Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2017 Torsdag den 22. juni 2017, kl Stationsparken 37, Glostrup 22. juni 2017

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2017 Torsdag den 22. juni 2017, kl Stationsparken 37, Glostrup 22. juni 2017 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Lars Jensen Stig Rasmussen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Martin Olsen Vibeke Rømming Jeannette Pagh Schiller deltager under punkt 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Råderet: Godkendelse af fremtidig håndtering 3. Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 5. Økonomisk orientering om helhedsplaner 6. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionslisten 8. Orientering om ansøgning til Brøndby Kommune om tilvejebringelse af det nødvendige plangrundlag for nedrivning af højhuset i T13 9. Afdeling 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 6 Moserne - orientering om godkendelse af råderetsaltaner på afdelingsmøder 10. Afdeling 1 Tranevænget - godkendelse af råderetsbeslutning 11. Afdeling 1 Tranevænget - orientering om udskiftning af døre og dørtelefoni, efterisolering af gavle, etablering af affaldssortering samt lukning af affaldsskakte 12. Afdeling 3 Maglelund -vandinstallationer, byggeregnskab 13. Afdeling 3 Maglelund - affald 14. Afdeling 4 Tranehaven - affald

2 15. Afdeling 4 Tranehaven - Tag- og facaderenovering, prækvalifikation 16. Afdeling 13 Silergården - HP3 - orientering om strategien vedr. udbedring af fugtskader på bagvedliggende bygningsdele, samt forbedring af vandrende over terrassedøre og vinduerne på syd-facaden 17. Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund - orientering om status på byggesag 18. Evaluering af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 29. maj Regler og rettigheder for bestyrelsen 20. Mødeplan Orienteringssager Antenneforeningen, v/ Hugo Thuge 22. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 23. Orienteringssager BL, v/allan Nielsen 24. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 25. Orienteringssager fra administrationen 26. Næste møde 27. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Råderet: Godkendelse af fremtidig håndtering Bestyrelsen besluttede følgende: at bestyrelsen tager reglerne om kollektiv og individuel råderet til efterretning, herunder reglerne for finansiering. at fremtidige råderetsbeslutninger i afdelingerne indtil videre vedtages ved brug af forslagsskabeloner og skabelon til råderetskatalog, udarbejdet af administrationen. at bestyrelsen godkender, at alle tidligere råderetsbeslutninger senest medio 2018 skal erstattes/besluttes på afdelingsmøder efter de nye retningslinjer, som fremgår af råderetskataloget og skabelon til beboerbeslutning om råderet. 2

3 at fremtidige kollektive råderetssager indtil videre gennemføres i et antal, der godkendes på afdelingsmødet. at alle tidligere råderetsbeslutninger respekteres, indtil nye beslutninger er truffet senest medio Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager reglerne om kollektiv og individuel råderet til efterretning, herunder reglerne for finansiering. at alle fremtidige råderetsbeslutninger i afdelingerne vedtages ved brug af forslagsskabeloner og skabelon til råderetskatalog, udarbejdet af administrationen. «at alle fremtidige kollektive råderetssager gennemføres i et antal, der godkendes på afdelingsmødet. at bestyrelsen godkender, at alle tidligere råderetsbeslutninger senest medio 2018 skal besluttes på afdelingsmøder efter de nye retningslinjer, som fremgår af råderetskataloget og skabelon til beboerbeslutning om råderet. Beskrivelse Oprydningen Bestyrelsen godkendte den 3. august 2016 råderetsoprydningen og administrationens håndtering af økonomien. De økonomiske følger af oprydningen på råderetssager er herefter indarbejdet i regnskab 2016 for alle afdelingerne. Fremadrettet håndtering Skabelon til afdelingsmødebeslutninq om kollektiv råderet Der er udarbejdet en skabelon, der skal anvendes, når afdelingsmødet skal tage beslutning om kollektiv råderet. Skabelonen sikrer, at beboerne gøres bekendt med alle relevante oplysninger i forbindelse med råderetssagen, og sikrer, at det fremgår klart, hvad der besluttes. BO-VESTs bestyrelse anbefaler, at skabelonen anvendes. Skabelonen er vedlagt som bilag. Skabelon til råderetskataloqet Formålet med råderetskataloget er at give beboere og administration klarhed over råderetsmuligheder og mindske risikoen for forskellige fortolkninger af afdelingsmødebeslutninger. En skabelon til et råderetskatalog er vedlagt som bilag 6.2.

4 Lovgivning Kollektiv råderet Kollektiv råderet betyder, at der er tale om et fælles byggeprojekt, som er finansieret af boligafdelingen, men hvor ikke alle behøver at deltage. Ved kollektiv råderet 'lægger boligafdelingen økonomisk ud forforbedringsarbejderne. Forbedringerne finansieres med et annuitetslån med en maksimal løbetid på 30 år. Boligafdelingen kan enten optage et kreditforeningslån, eller der kan lånes af egne midler på markedsvilkår, det vil sige, at beboerne betaler ydelser, der både indeholder renter og afdrag. Beboerne betaler tilbage til afdelingen ved en forhøjelse af huslejen. Både den maksimale anskaffelsessum, finansieringen og længden af den periode, hvor der betales mere i husleje, besluttes af afdelingsmødet. Ifølge reglerne er det afdelingsmødet, der beslutter, om den kollektive råderet kan anvendes. Det betyder, at afdelingsmødet bl.a. skal beslutte: - Hvad råderetsforslaget omfatter (køkkener, altaner osv.) - Det maksimale beløb for råderetsarbejdet, inkl. nedrivning, optagelse af lån mv. - Finansieringsform og låneperiode - Overdragelse af kompetence fra afdelingsmødet til afdelingsbestyrelsen til det videre arbejde - om råderet i flyttelejligheder - Beløb til evt. tekniske og økonomiske undersøgelser. Afdelingsmødets beslutning er betinget af, at organisationsbestyrelse og kommune godkender projektet. Lovgrundlag Lov om leje af almene boliger 37 b "Afdelingsmødet kan træffe beslutning om gennemførelse af bestemte forbedringer af det lejede efter lejerens ønske og om gennemførelse af sådanne forbedringer af ledige lejemål. Forbedringerne finansieres med annuitetslån med en maksimal løbetid på 30 år. Afdelingsmødet kan fastsætte nærmere rammer for den enkelte lejers adgang til at få forbedret sin bolig, herunder fastsætte maksimumsbeløb for anskaffelsessummerne for de enkelte forbedringsarbejder. Boligorganisationen godkender afdelingsmødets beslutninger. Individuel råderet ved forbedrinqsarbejder Den individuelle råderet giver lejer mulighed for at foretage forbedringer i sin bolig. Lejer kan få godtgørelse for fx modernisering af badeværelse og køkken samt energibesparende foranstaltninger, dvs. arbejder, der øger værdien af boligen. 4

5 Lejer er bygherre, dvs. betaler selv og står selv for udførelsen af arbejdet. Arbejdet skal være udført håndværksmæssigt korrekt, og der skal bruges autoriserede håndværkere til installationsarbejdet. Afskrivningsperioden er på mindst 10 år og højest 20 år og bør afspejle forbedringsarbejdets forventede holdbarhed. Den præcise aftale fastlægges mellem lejer og BO-VEST. Lovgrundlag 39. Lejeren har ret til at udføre forbedringer af boligen og ved fraflytning få økonomisk godtgørelse for de afholdte dokumenterede udgifter. Retten omfatter ikke hårde hvidevarer. Stk. 2. Forbedringerne skal være rimelige og hensigtsmæssige. Arbejderne må ikke fratage boligen dens karakter af almen bolig eller dens eventuelle karakter af bolig, der er velegnet for ældre og personer med handicap. Medfører arbejderne særlige vedligeholdelsesudgifter for afdelingen, forhøjes lejerens leje tilsvarende. Stk. 3. Der kan ikke ydes godtgørelse for særligt energiforbrugende installationer. Stk. 4. Godtgørelsen udbetales af udlejeren ved lejerens fraflytning. Udlejeren kan foretage modregning i godtgørelsen for lejerens forpligtelser overfor udlejeren. Stk. 5. Den nye lejer, der flytter ind i en bolig, hvor den tidligere lejer har gennemført forbedringer, skal betale afdelingens udgifter til godtgørelse. Ved indgåelse af lejeaftalen kan den nye lejer vælge mellem kontant betaling af udgiften eller en lejeforhøjelse, som modsvarer udgiften. Stk. 6. Ud over de i stk. 1 nævnte forbedringer har lejeren ret til uden godtgørelse at flytte og fjerne ikkebærende skillevægge og at opsætte skillevægge i sædvanligt omfang. 40. Udlejeren kan tillade, at lejeren udfører andre arbejder end de af 39 omfattede arbejder. Stk. 2. Bestemmelsen i 39, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse. Interne tiltag i administrationen Administrationen har indført forskellige procedurer til at sikre en korrekt behandling af råderetssager. Det drejer sig om bl.a.: - Detaljerede arbejdsbeskrivelser for håndtering af råderet i Unik - Forretningsgange - Uddannelse af relevante medarbejdere, heriblandt ejendomsledere og -mestre. Tidsplan 24. april 2017 BO-VESTs bestyrelse godkendte fremtidige procedurer for korrekt håndtering af råderet, herunder at anbefale over for organisationsbestyrelserne at anvende forslagsskabelon og ska- 5

6 Juni 2017 Medio 2018 belon til råderetskatalog og godkende tidligere råderetsbeslutninger på ny. Organisationsbestyrelserne behandler forslag til fremtidig korrekt håndtering af råderet Frist for fornyet godkendelse af råderetsbeslutninger på afdelingsmøder. Vurdering Hvis det skal undgås, at fortidens fejl gentager sig i fremtidige kollektive råderetssager, er det afgørende, at der foreligger klare og lovmedholdelige beslutninger fra afdelingsmøderne. Kun på den måde kan der administreres korrekt, og kun på den måde kan der skabes en ensartet, retfærdig behandling af beboerne samt den gennemsigtighed, der må være et krav i en demokratisk styret organisation. Det er administrationens vurdering, at "værktøjerne" i form af råderetskatalog og forslagsskabelon sammen med de interne tiltag vil udgøre de rigtige rammer for en korrekt håndtering af råderetten fremover. Bilag 2.1 Forslagsskabelon, kollektiv råderet 2.2 Skabelon til råderetskatalog 3. Budgetkontrol pr. 30. april 2017 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Beskrivelse: Budgetkontrollen er som sædvanlig udarbejdet på baggrund af bogføringen pr. 30. april tillagt forventningerne for resten af Estimatet for hele året 2017 er et overskud på kr For organisationen gør det sig generelt gældende, at der er god overensstemmelse imellem budgettet og det forventede resultat. Da der kun er gået fire måneder af året, er det vores bedste bud for årets resultat med de oplysninger vi har til rådighed. Det skal understreges, at der stadig kan ske væsentlige ændringer i året og næste budgetopfølgning vil give et mere præcist billede af det forventede resultat for 2017.

7 Bilag: 3.1 Budgetkontrol pr. 30. april Kommenteret budgetkontrol 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Beskrivelse: I opgørelsen over dispositionsfonden, trækningsretten og arbejdskapitalen er indarbejdet alle godkendte beslutninger i Tranemosegård frem til den 19. april For en nærmere beskrivelse henvises til det vedlagte materiale. Bilag: 4.1 Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4.2 Kapitaloversigt 5. Økonomisk orientering om helhedsplaner Bestyrelsen tog den økonomiske status på helhedsplaner og andre større byggesager til efterretning. Ud over nedennævnte byggesager ønskede bestyrelsen også følgende nævnt: Tranevænget: Gavlrenovering Tranehaven: Gavlrenovering Moserne: Rørrenovering og gavlrenovering : Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager den økonomiske status på helhedsplaner og andre større byggesager til efterretning. Beskrivelse Der er udarbejdet økonomisk status pr. 30.april 2017 for følgende helhedsplaner og større byggesager, der er under planlægning, udførelse eller økonomisk afslutning i Tranemosegårds afdelinger. Helhedsplaner: Silergården HP2, HP3 og HP4 Gillesager/Linneager 7

8 Større byggesager: Maglelund - vandinstallationer - dørtelefoni; Tranehaven - vandinstallationer - udskiftning af tagbelægning - altaner - beboerhus; Moserne - tagrenovering; Silergården - vandinstallationer - p-pladser - ombygning af politistation og tandlæge - ombygning af sundhedshus; Tranevænget - garageanlæg; Gurrelund/Bjerrelund - facaderenovering Bilag 5. Økonomisk status pr. 30. april Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag: 6. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Der er lavet en ny formulering til fleksibel udlejning i afdeling 15, som eftersendes. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag: 7.1 Aktionslisten 7.2 Ny formulering til fleksibel udlejning i afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund 8. Orientering om ansøgning til Brøndby Kommune om tilvejebringelse af det nødvendige plangrundlag for nedrivning af højhuset i T13 8

9 Bestyrelsen tog orienteringen om ansøgningen til Brøndby Kommune til efterretning. BIB har aftalt møde med Brøndby Kommune til august omkring planer for byggegrundende efter nedrivningen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orientering om ansøgning til Brøndby Kommune til efterretning Beskrivelse BO-VEST og Dorthe Larsen i egenskab af organisationsbestyrelsesformand modtog den 22. maj 2017 udkast til et brev, som SBS havde udarbejdet på vegne af de tre boligorganisationer, hvis højhuse er pcb-ramte. Hensigten med brevet var at anmode Brøndby Kommune om med henvisning til planlovens 13 stk. 2, at påbegynde udarbejdelse af det nødvendige plangrundlag for at kunne nedrive højhusene, samt i henhold til Planlovens 15 stk. 2 at afklare bestemmelser og forudsætningerne for plangrundlaget herunder, hvilke miljømæssige krav der kan forventes i forbindelse med ansøgning om nedrivning. Dorthe Larsen forespurgte direktøren for BO-VEST, om hun efter dennes opfattelse kunne skrive under på brevet sammen med de øvrige 2 organisationsbestyrelsesformænd, hvilket direktøren den 29. maj 2017 svarede bekræftende på. Baggrunden for at kunne sige ja til at skrive under var dels HP 4-styregruppens beslutning om at anbefale nedrivning af de 5 pcb-ramte bygninger, dels et fælles ønske om at kunne gennemføre en så hurtig proces som muligt, for ligeledes så hurtigt som muligt at kunne skabe sikkerhed for beboerne i.f.t., hvad der kommer til at ske med deres hjem og deres boligområde. Bilag: 8. Anmodning om udarbejdelse af lokalplan 9. Afdeling 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 6 Moserne - orientering om godkendelse af råderetsaltaner på afdelingsmøder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9

10 Beskrivelse en om, at beboere uden altan skal tilbydes altan udført som kollektiv råderet, er nu godkendt af afdelingsmøderne i alle tre afdelinger: Afd. 1 Tranevænget den 22. maj lejemål deltog. Forslaget blev enstemmigt vedtaget, o Afd. 3 Maglelund den 11. april lejemål deltog, 64 mulige stemmer. Godkendt med stort flertal, 2 stemmer hverken for eller imod, ingen imod. Afd. 6 Moserne den 17. maj lejemål deltog, 26 mulige stemmer. Godkendt med 25 for og en enkelt imod. Dermed kan byggeudvalget i samråd med administrationen nu gå videre med handlingsplanen: a) Forhåndstilkendegivelse b) Teknisk rådgivning til at forestå udbuddet c) Godkendelse af økonomien på afdelingsmøder d) Kommunal godkendelse e) Entrepriseudbud f) Bindende aftaler med lejere g) Entreprisekontrakt h) Udførsel Vurdering Administrationens vurdering er, at adgang til egen altan forbedrer boligernes kvalitet væsentligt og må dermed forventes at styrke beboertilfredsheden samt øge afdelingernes konkurrenceevne. Det er administrationens vurdering, at der er flere beboere, der er utålmodige efter at få en altan og at handlingsplanen derfor bør følges op snarest. 10. Afdeling 1 Tranevænget - godkendelse af råderetsbeslutning Bestyrelsen godkendte de kollektive råderetsbeslutninger i afdeling 1 Tranevænget. Administrationen indstiller, at Tranemosegårds organisationsbestyrelse godkender de kollektive råderetsbeslutninger i afdeling 1 Tranevænget, der blev godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde 22/05/

11 Beskrivelse Afdelingen har vedtaget kollektiv råderet på køkken og badeværelser i afdelingen, samt muligheden for etablering af altaner. Det godkendte referat fra mødet vedlægges til orientering. Lovgrundlag Almenlejeloven 39. Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., kap. 18, Vurdering Det er administrationens vurdering, at afdelingens beslutninger lever op til gældende lovgivning og giver beboerne bred mulighed for at sætte deres eget præg på deres boliger uden, at det ligger afdelingens økonomi til last. Bilag 10. Referat fra ekstraordinært beboermøde. 11. Afdeling 1 Tranevænget - orientering om udskiftning af døre og dørtelefoni, efterisolering af gavle, etablering af affaldssortering samt lukning af affaldsskakte Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse På grundlag af bestyrelsens godkendelse af projekt og økonomi på mødet den 19. april 2017 er projektet forelagt beboermødet den 22. maj Projektet med tilhørende økonomi, herunderfinansiering og huslejestigning blev godkendt med 73 stemmer for, 5 stemmer imod og 5 stemmer blanke. Tidsplan Administrationen vil herefter arbejde videre med planlægning af projektet. I første omgang vil det omfatte udbud af den tekniske rådgivning. Jf. foreløbig tidsplan skal projektet udføres i maj maj

12 12. Afdeling 3 Maglelund - vandinstallationer, byggeregnskab Bestyrelsen godkendte byggeregnskab, finansiering og huslejekonsekvens samt tog orienteringen om tærede rør til efterretning. Bestyrelsen godkendte desuden regnskabets udgift til målere og brug af tilskud fra trækningsretten hertil. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender byggeregnskab, finansiering og huslejekonsekvens, samt tager orientering om tærede rør til efterretning. at bestyrelse godkender regnskabets udgift til målere, og brug af tilskud fra trækningsret hertil. Beskrivelse: På bestyrelsesmøde den 28. august 2013 godkendte bestyrelsen igangsætning af projekt med udskiftning af vandinstallationer med et samlet anlægsbudget på 32,6 mio. kr. Arbejdet blev afleveret den 16. december 2016, og der foreligger nu revisorgodkendt regnskab med en samlet anlægsudgift på kr. Byggeregnskabet giver anledning til følgende overordnede bemærkninger: Kontraktsummen viste sig at være betydeligt under det budgetterede, hvilket tilskrives et gunstigt udbudstidspunkt, hvor der var stor konkurrence mellem vvs-installatørerne Ekstraarbejderne blev betydeligt større end forventet, hvilket skyldes flere forhold. Her nævnes de væsentligste: Ekstra bordplade, vinduesplader og tilpasninger af skabe i køkkener Etagedæk i beton og ikke som forventes træbjælkelag Asbestsnore i bøsninger i gennembrydninger Rør i kældre malet med zink, som med nye regler nu skulle regnes som farligt affald Krav om lækagemeldere ved skjulte samlinger i boligerne Ekstra bøjninger i kældre og ændrede rørindføringer * Omlægning af koldvandsledninger og brandhaner i terræn Byggelånsrenter og låneomkostningerne har været lavere end forventet. Regnskabet indeholder også udgifter til målere, som blev godkendt på særskilt beboermøde den 8. januar Bestyrelsen har på møde den 5. december 2013 godkendt brug af trækningsret, såfremt der installeredes open source målere. 12

13 Desværre har der vist sig begyndende tæring i samlingerne på de rustfri rør. Det har siden afleveringen forsøgt undersøgt, hvad årsagen kan være. Der er udtaget prøver, som er undersøgt af henholdsvis leverandøren og det uafhængige tekniske institut FORCE. Desværre viser begge undersøgelser, at der ikke kan påvises hverken materiale- eller udførelsesfejl. Skaden anmeldes derfor til Byggeskadefonden, som må forsøge at afdække problemet yderligere, herunder vurdere, hvor ansvar skal placeres ved indbringelse af sagen for voldgiftsnævnet eller skader skal udbedres på fondens foranledning. Økonomi og ressourcer: De samlede udgifter holder sig inden for det budget som blev godkendt af henholdsvis beboermøde og bestyrelsesmøde i Rettelse: I forbindelse med det udsendte regnskab, var desværre ikke afsat beløb for endelig afregning af vand- og varmemålere. Der vedhæftes derfor revideret regnskab. Det giver anledning til følgende ændringer i regnskab og finansiering. Der giver kun minimal ændring i huslejekonsekvensen, som fortsat er 6,5 %. Udgifter: Regnskab Budget Håndværkerudgifter Rådgivning Øvrige omkostninger, inkl. afsætningsbeløb Samlede udgifter i alt kr kr kr Kr Finansiering: 30 årigt realkreditlån, ustøttet Tilskud, trækningsret Tilskud, trækningsret, målere Finansiering i alt kr kr Kr Kr

14 Huslejekonsekvens: På beboer- og bestyrelsesmødet i 2013 godkendtes en huslejestigning på 9,1 %. Den reelle huslejestigning som følge af den angivne finansiering forventes at blive 6,5 %, når lånet er endeligt hjemtaget. Bilag 12. Byggeregnskab af 3. februar Afdeling 3 Maglelund - nye affaldsøer Bestyrelsen godkendte projekt, tidsplan og økonomi, herunder anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender projekt, tidsplan og økonomi, herunder anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. Beskrivelse: I Brøndby Kommune skal affaldet senest i 2020 sorteres i 7 fraktioner, bio- og restaffald, plast (hård og blød samlet), glas, metal, papir og pap. På beboermøde den 11. april 2017 har afdelingen besluttet allerede nu at etablere nye affaldsøer. Det skyldes, at kommunen pt. giver et stort tilskud til etableringen efter princippet først til mølle. I Maglelund er skaktene allerede nedlagt, og beboerne går allerede ned med affaldet. Der vil blive etableret 9 nye affaldsøer fordelt jævnt i afdelingen, således at beboerne ikke får for langt fra opgangene til affaldsøerne. Affaldsøerne vil blive at typen "fuldt nedgravede containere, som graves ca. 3 meter ned i jorden. De er kendetegnet med nem betjening, solide konstruktioner og minimale lugtgener. Økonomi og ressourcer: Det samlede anlægsbudget er kr , og finansieres delvist ved tilskud fra kommunen på kr , og resten ved anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. Der er således ikke nogen direkte huslejekonsekvens ved finansiering af projektet. Der forventes en besparelse i driften på ca kr. årligt. Det drejer sig primært om bemanding, men også besparelser på materiel. 14

15 Tidsplan: Projektet udbydes før sommerferien, med henblik på udførelse i september og oktober Vurdering: Der er flere fordele ved gennemførelse af projektet: Ved gennemførelse får funktionærerne et bedre arbejdsmiljø, da de ikke længere skal håndtere affald. Færre lugtgener (i dag kommer restaffald i containere som står ovenpå jorden) Afdelingen fremtidssikres i forhold til det kommunale krav om affaldssortering. Der er besparelser på huslejen. Ved at udføre projektet nu, opnås tilskud fra kommunen. Miljøet tilgodeses. Ulemper: Enkelte beboere får lidt længere til affaldsøerne, da der etableres færre affaldsøer. Der skal sorteres i flere affaldstyper allerede nu, og ikke først fra Afdeling 4 Tranehaven - nye affaldsøer Bestyrelsen godkendte projekt, tidsplan og økonomi, herunder anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender projekt, tidsplan og økonomi, herunder anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. Beskrivelse: I Brøndby Kommune skal affaldet senest i 2020 sorteres i 7 fraktioner, bio- og restaffald, plast (hård og blød samlet), glas, metal, papir og pap. På beboermøde den 18. april 2017 har afdelingen besluttet allerede nu at etablere nye affaldsøer. Det skyldes, at kommunen pt. giver et stort tilskud til etableringen efter princippet først til mølle, samt at der kan spares nye taghætter fra affaldsskaktene i den nuværende tagrenovering. Denne besparelse til nye taghætter anslås til kr

16 I Tranehaven betyder det, at affaldsskaktene nedlægges, og at beboerne fremover selv skal gå ned med affaldet. Nedlæggelse af skakte kræver godkendelse i Brøndby Kommune. Der vil blive etableret 7 eller 8 nye affaldsøer fordelt jævnt i afdelingen, således at beboerne ikke får for langt fra opgangene til affaldsøerne. Affaldsøerne vil blive at typen "fuldt nedgravede containere, som graves ca. 3 meter ned i jorden. De er kendetegnet med nem betjening, solide konstruktioner og minimale lugtgener. Økonomi og ressourcer: Det samlede anlægsbudget er kr , og finansieres delvist ved tilskud fra kommunen på kr , og resten kr ved anvendelse af overskudsmidler fra tidligere år. Der er således ikke nogen direkte huslejekonsekvens ved finansiering af projektet. Der forventes en besparelse i driften på ca kr. årligt. Det drejer sig primært om bemanding, men også besparelser på materiel. Besparelsen i driften svarer til ca. 2,5 %. Tidsplan; Projektet udbydes før sommerferien, med henblik på udførelse i august - oktober Vurdering: Der er flere fordele ved gennemførelse af projektet: Ved gennemførelse får funktionærerne et bedre arbejdsmiljø, da de ikke længere skal håndtere affald. Færre lugtgener (ikke længere lugtgener fra de gamle affaldsskakte) Afdelingen fremtidssikres i forhold til det kommunale krav om affaldssortering. Der er store besparelser på huslejen. Ved at udføre projektet nu, opnås tilskud fra kommunen. Ved at udføre projektet nu, opnås en stor besparelse i tag-projektet. Miljøet tilgodeses. Ulemper: Beboerne skal nu ned med affaldet. Der skal sorteres i flere affaldstyper allerede nu, og ikke først fra

17 15. Afdeling 4 Tranehaven - Tag- og facaderenovering, prækvalifikation Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Resultatet af licitationen fremsendes til bestyrelsen snarest mulig. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Tranehavens tag- og facaderenovering er nu i entrepriseudbud. Rådgiver Vilhelm Lauritzen Arkitekter A/S og administrationen har, i samråd med byggeudvalget, foretaget en vurdering af prækvalifikationsansøgningerne, og vurderet at nedenstående 5 selskaber og ansøgninger har indleveret de, i økonomisk og teknisk henseende, bedste ansøgninger og grundlæggende opfylder udbudsbetingelserne for at opnå prækvalifikation: Anker Hansen & co. A/S B. Nygaard Sørensen A/S Enemærke & Petersen A/S Hovedstadens Bygningsentreprise A/S Skou Gruppen A/S Disse 5 firmaer er nu inviteret til at afgive bud på den samlede entreprise. Tidsplan Licitationen afholdes den 9. juni 2017, udførsel starter medio august 2017 og aflevering er berammet til 1. oktober Afdeling 13 Silergården - HP3 - Orientering om strategien vedrørende udbedring af fugtskader på bagvedliggende bygningsdele, samt forbedring af vandrende over terrassedørene og vinduerne på syd facaden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Arbejdet med udskiftning af MgO plader og renovering af fuger i betondæk pågår i henhold til den indgåede forligsaftale som bestyrelsen er orienteret om på møde den 8. december

18 Arbejdet på nordfacader er afsluttet og arbejdet på sydfacader inkl. renovering af fuger i betondæk påbegyndes medio juni På mødet den 8. december 2016 blev bestyrelsen endvidere orienteret om opfugtede bygningsdele som følge af indtrængende fugt ved terrassedøre. Forholdet er beskrevet i rapport af 31. oktober 2016 udarbejdet af Dominia, der blev forelagt bestyrelsen. Undersøgelsen havde fokus på skader i Kisumparken 36. På baggrund af ovenstående har administrationen reklameret overfor rådgiver og entreprenør. Reklamationen har givet anledning til, at den tidligere totalrådgiver Witraz/ Rambøll og entreprenøren Enemærke & Petersen i forbindelse med det igangværende arbejde har undersøgt konstruktionen indgående sammen med ingeniørfirma Teytaud, der fører tilsyn med udbedringen for bygherrerne. Deres undersøgelser viser, at det stort set er et generelt problem på sydfacader i alle lejligheder i bebyggelsen. Konklusionen fra disse undersøgelser er, at hovedårsagen til skaderne må tilskrives den faktiske udformning af inddækning over terrassedøre og vinduer. Det er endvidere konstateret, at projekttegninger ikke giver den fornødne anvisning på, hvorledes inddækning skal udføres, hvorfor en del af ansvaret kan henføres til fejl ved projekteringen. På den baggrund har Witraz/Ramboll anmeldt skaden til deres ansvarsforsikring. Ramboll har udarbejdet nye anvisninger på en forbedret inddækning, der efter godkendelse af Teytard og Enemærke & Petersen nu udføres i forbindelse med retablering af facaden efter udskiftning af MgO plader. Det har tillige vist sig, at også bundstykker og træopklodsninger under døre er skadet, hvorfor der er behov for at udtage samtlige dørpartier for nærmere kontrol af underliggende bundstykker og opklodsningstømmer under bundstykke. I samme ombæring skiftes afvandingsskinnen under dør. I forbindelse med arbejdet sker en løbende vurdering af skimmel- og rådforekomster i træskelet ved biolog med henblik på konkret at fastlægge behov for imprægnering mod videre skimmelvækst henholdsvis egentlig hel eller delvis udskiftning af nedbrudt træ. Teytard fører løbende tilsyn med dette arbejde. De samlede ekstraudgifter vurderer Teytard beløber sig til ca. 4,2 mio. kr. der fordeler sig på de fire afdelinger. Ved forhandling mellem Witraz/Ramboll, Enemærke & Petersen samt repræsentanter fra de fire boligorganisationer er der skitseret en forligsmæssig fordeling af udgifter, der indebærer en væsentlig erstatning fra Witraz ansvarsforsikring i størrelsesordenen 50 %. Udgiften for T13 er vurderet til herefter at udgøre ca kr. der medtages i byggeregnskabet, skema C for 18

19 HP3. Det har indgået som et væsentligt hensyn i forhandlingerne, at udbedring skal udføres samtidig med det igangværende arbejde med udskiftning af MgO plader. Skulle ansvaret forfølges ved indbringelse af sagen for Voldgiftsnævnet vurderes det, at der ville være en væsentlig risiko for, at de samlede ekstraudgifter for bygherrerne ville blive højere bl.a. som følge af væsentlig højere udbedringsudgifter, hvis arbejdet skulle udføres uafhængigt af MgO arbejdet samt sagsomkostninger og risiko for standsning af MgO arbejdet. 17. Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund - orientering om status på byggesag Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Afdelingens byggeregnskab blev udleveret på mødet og blev taget til efterretning. Byggeregnskabet skal endelig godkendes på næste bestyrelsesmøde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Administrationen har afsendt udarbejdet byggeregnskab vedr. Facaderenovering i Gurrelund/ Bjerrelund til revisionen, administrationen afventer svar fra revisionen. Det forventes at der ved næstkommende møde vil foreligge endeligt byggeregnskab til præsentation for bestyrelsen. 18. Evaluering af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 29. maj 2017 Bestyrelsen evaluerede Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 29. maj Det var et godt møde og et godt oplæg og diskussion omkring vedtægtsændringerne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer afholdelsen af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 29. maj Regler og rettigheder for bestyrelsen Bestyrelsen godkendte med en enkelt rettelse omkring nøgler til administrationen, de reviderede Regler og rettigheder for bestyrelsen. 19

20 Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter udkastet til bestyrelsens regler, rettigheder og muligheder. Bilag: 19. Bestyrelsen - regler, rettigheder og muligheder 20. Mødeplan 2018 Bestyrelsen godkendte mødeplanen for Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender mødekalender for Beskrivelse Administrationen ønsker at fastholde rækkefølgen af møderne, så bestyrelsesmøderne i BO-VEST afholdes før møderne i organisationerne. Det skyldes, at en væsentlig del af emnerne på BO-VESTs dagsorden skal behandles i organisationerne efterfølgende. Møderne i de tre organisationsbestyrelser er lagt i de samme uger, for at sikre den bedst mulige koordinering. Forslag til mødedatoer for 2018: Torsdag den 8. februar Torsdag den 19. april Mandag den 30. april (ekstraordinært til godkendelse af regnskab) Onsdag den 16. maj (ekstraordinært i tilfælde af indkomne forslag) Tirsdag den 29. maj - repræsentantskabsmøde Torsdag den 21. juni Torsdag den 27. september Torsdag den 6. december Bilag: 20. Mødekalender 2018 (med forbehold for ændringer, da mødekalenderen endnu ikke vedtaget af de øvrige bestyrelser) 21. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20

21 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Antenneforeningen har indgået en 6 årig administrationsaftale med Den Selvejende Institution Tranemosegård, som træderi kraft den 1. januar Den 11. marts 2017 afholdt bestyrelsen strategiseminar. Der blev berørt mange spændende emner, bl.a. digital selvbetjening via hjemmeside, kommunikationsstrategi, markedsføringsstrategi, aftaler med leverandører og ny administrationsaftale. Der er fortsat en del henvendelser om optagelse i foreningen. Den 1. juni 2017 kommer Folehaven med i Antenneforeningen og pga. Folehavens størrelse, har der været igangsat en større administrativ forberedelse. Bl.a. har der været afholdt et succesfuldt informationsmøde i Folehaven, hvor flere hundrede beboere mødte op i løbet af dagen. Der er også indgået "databehandleraftale med 3B, så Antenneforeningen og 3B sammen kan sikre, at beboerne bliver oprettet i UNIK med de rigtige adresser, tv-pakker mv. Antenneforeningen har haft en del aktivitet i Ishøj, hvor alle brugere af Ishøjnettet skal skifte udbyder. Det har givet anledning til en lang række møder og gode muligheder for fremtidige nye medlemmer i Antenneforeningen, da flere afdelinger i Ishøj, af forskellige årsager, er utilfredse med den nye udbyder. Der afholdes repræsentantskabsmøde den 14. juni Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der har været afholdt møde i BIB og der er udarbejdet forslag til en bæredygtig boligpolitik i Brøndby Komme. Hvis bestyrelsen har kommentarer til oplægget, kan disse sendes til Dorthe Larsen i løbet af juli måned. Der afholdes borgermøder fordelt i Brøndby den 2., 11. og 18. november Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21

22 23. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der har været afholdt repræsentantskabsmøde i BL. Der arbejdes videre på at styrke det lokale samarbejde mellem boligorganisationer og kommuner. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Status på effektiv drift Effektiv drift projektets kortlægnings- og analyseproces skal munde ud i et idékatalog og effektiviseringsplaner for hver afdeling. Status er, at idékataloget er udarbejdet, mens effektiviseringsplanerne er undervejs. Idékatalog: BO-VEST bestyrelsen og de tre organisationsbestyrelser tog idékataloget til efterretning i april. Idékataloget præsenteres for BO-VESTs medarbejdere i juni. Planen er, at idékataloget præsenteres for alle afdelingsbestyrelser frem mod september. Alle afdelinger vil derudover få tilbudt, at administrationen præsenterer idékataloget til deres beboermøder i september. Effektiviseringsplaner: Effektiviseringsplansforslagene er godkendt af VA s og AB s organisationsbestyrelser. Administrationen vil frem mod september arrangere møder med afdelingsbestyrelserne, hvor de vil blive præsenteret for deres effektiviseringsplanforslag. Det er meningen, at effektiviseringsplanen rettes til i samarbejde med hver afdelingsbestyrelse. I Tranemosegård er effektiviseringsplanforslagene ikke godkendt. Efter aftale med formand Dorthe Larsen har administrationen ændret arbejdsgang og tidsplan for 22

23 Tranemosegård. Det forventes, at effektiviseringsplansforslagene forelægges for organisationsbestyrelsen i september, efter at administrationen har forelagt forslag og ideer fra kortlægningsmøderne i 2016/2017 for afdelingsbestyrelserne. Godkendes effektiviseringsplansforslagene så vil de blive præsenteret for afdelingsbestyrelserne i Tranemosegård hen over efteråret/vinter Både organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser er forskellige steder i processen i forhold til at begynde at ændre driften af deres afdeling/-er. I nogle afdelinger er de allerede i gang med større omlægninger, mens man i andre afdelinger har brug for mere tid og dialog. Derfor vil der blive udarbejdet en særlig tids-og procesplan for hver enkelt afdeling i samarbejde med afdelingens bestyrelse. Effektiviseringsudvalget og administrationen har i forbindelse med projekt effektiv drift desuden besluttet at udarbejde en kommunikationsplan, så både afdelingsbestyrelser og beboere løbende orienteres om arbejdet med effektivisering. Juni-september 2017: Alle afdelingsbestyrelser får præsenteret idékataloget. I AB og VA præsenteres de også for effektiviseringsplanforslaget. Administrationen arbejder med forslag til effektivisering i Tranemosegård. September: Administrationen præsenterer idékataloget på afdelingsmødet i de afdelinger, der ønsker det. Administrationen arbejder med procesopstart i VA s og AB s afdelinger. Uge 39: Organisationsbestyrelserne orienteres om arbejdet med effektiv drift. I Tranemosegård forelægges effektiviseringsplansforslagene. Status på udsættelser - april og maj 2017 Antal udsatte i april og maj måned som følge af økonomiske forhold: Fordelt på organisationer: VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Banehegnet 1 udsættelse Askerød 1 udsættelse Bilag: 24.1 Status på udsættelser 23

24 Status på ledige lejemål i Tranemosegård Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Ingen ledige lejemål. Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer: Uændret siden sidste møde. Fraflytningsstatistik Bilag: Bilag blev udleveret på mødet. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Christian Handest, jurist i Drift, 15. maj Peter Omdal, sagsbehandler i Boliggruppen, 29. maj (vikar) Boligafdelingerne: Ingen Fratrædelser Administrationen: Thomas Helsted, projektleder i Byg, 31. maj Boligafdelingerne: Lars Høfler Rasmussen, EF i Tranevænget, 30. juni (pension) 26. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er torsdag den 28. september Det blev besluttet at invitere afdelingsbestyrelserne med til næste møde for at diskutere den nye byggepolitik. 24

25 27. Eventuelt Der skal aftales et ekstraordinært møde vedr. godkendelse af prøveopgange i T13. Der skal holdes møde med kommunen vedr. p-pladser og miljøstation i T13. Glostrup den 22. juni 2017 Stig Rasmussen Lars Jensen 25