Deltagere: Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Marianne Evers, Ib Steen Mikkelsen, Michael Nørgaard, Morten Koch, Jan Huus Vestergaard

Transkript

1 Referat Møde MED-Hovedudvalget Deltagere: Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Marianne Evers, Ib Steen Mikkelsen, Michael Nørgaard, Morten Koch, Jan Huus Vestergaard AC: Jan Woollhead, Jesper Rydberg FTF: Jenny Heinrichs (næstformand), Eva Skovrind, Lisbet Jensen, Susann Carlsen (suppleant for Helle Dirksen) LO: Jes Hansen, Lone Kikkert, Gunhild Krogager Carlsson, Vivi Jytte Henningsen, Lene Larsen (suppleant for Palle Reipurth Carstensen) Arbejdsmiljørepræsentanter: Dorethe Bay Christiansen, Margit Siig Mortensen Sekretariat: Karin Winther Afbud: Michael Werchmeister, Helle Dirksen, Palle Reipurth Carstensen, Ninna Friis. Lars Onsberg Henriksen deltog til kl. 14. Lene Winther Grøndahl, Koncern HR deltog under punkt 5 - Årlig arbejdsmiljødrøftelse. side 1

2 Møde i MED-Hovedudvalget Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Nyt koncept for MUS og LUS Forslag om sammenhæng i regionens målinger/evalueringer Årlig arbejdsmiljødrøftelse Nedbringelse af sygefraværet med 10% Arbejdsmiljøpuljen (udmøntning af restansøgninger) Justering af ansættelsespolitik Ændring af lokal-med-udvalget for Psykiatriens Forskningsenhed til et arbejspladsforum Gensidig orientering Eventuelt Punkt vedr. Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Næstved Om tjenestefri med eller uden løn ved varetagelse af borgerligt ombud som domsmand eller nævning Drøftelser vedr. serviceassistenter side 2

3 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 1 Journalnummer: Godkendelse af dagsorden Medarbejdersiden anmodede om, at serviceassistenter (under gensidig orientering) drøftes som selvstændigt punkt. Det aftales, at serviceassistenter drøftes som punkt 14. Herefter blev dagsordenen godkendt. side 3

4 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 2 Journalnummer: Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i MED-Hovedudvalget den 17. december MED-Hovedudvalgets behandling Forretningsudvalget: Der blev fra medarbejderside knyttet følgende kommentarer til referatet fra det seneste møde: Der savnes under punkt 1 - Møde med den politiske ledelse - at følgende også bliver nævnt: Regionsrådet bør have opmærksomhed på, at nogle politiske beslutninger har konsekvens for sygefraværet. Herefter blev referatet godkendt. side 4

5 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 3 Journalnummer: Nyt koncept for MUS og LUS Resume HovedMed behandlede på sit møde d. 2. november 2012 et oplæg om et nyt koncept for MUS og LUS og havde bl.a. disse kommentarer til konceptet At der i forhold til LUS forberedelsesskemaet indføjes, hvordan lederen vil arbejde med MED systemet og med arbejdsmiljødelen At det samlede koncept gennemskrives, så det dækker alle ansatte/enheder i Region Sjælland og ikke fremstår dækkende for kun ansatte/enheder, der arbejder i overensstemmelse med Den Danske Kvalitets Model. Sagsfremstilling/bilag Konceptet er nu gennemskrevet og inkluderer ændringer i forhold til MED- Hovedudvalgets kommentarer. Af sagsfremstillingen til mødet d. 2. november 2012 kunne man få den opfattelse, at alle ansatte i Regionen skal have udarbejdet en udviklingsplan som resultat af en MUS. Det er vigtigt at fastslå, at dette ikke er gældende for samtlige ansatte, da dette krav ikke indgår i alle overenskomstmæssige aftaler. Skema til udarbejdelse af udviklingsplanen vil ligge tilgængeligt i Den administrative Portal, så det kan bruges, når det er påkrævet. Alle afholdte MUS og LUS skal registreres i Den administrative Portal - uagtet om en udviklingsplan skal aftales eller ej. Det er fortsat altid lederens ansvar at registrere/dokumentere den afholdte samtale og godkende en udviklingsplan, hvis en sådan er aftalt. Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Introduktion til MUS Introduktion til LUS Regionalt forberedelsesskema til LUS side 5

6 Indstilling at MED-Hovedudvalget vedtager det nye koncept for MUS og LUS, der vil være gældende for alle i Region Sjælland. MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget vedtog det nye koncept for MUS og LUS. Medarbejdersiden spurgte til: Muligheden for, at udviklingsplanen bliver obligatorisk for alle medarbejdere i Region Sjælland - og ikke kun som udgangspunkt til dem, for hvem det er overenskomstbestemt. Implementeringen, der bør tilgodese, at samtalerne også gennemføres. Ledelsessiden oplyser, at konceptet for MUS og LUS er i overensstemmelse med forpligtelsen i overenskomsterne. I forbindelse med afholdelsen af samtaler kan der konkret aftales brug af udviklingsplan. Der pågår en implementering af det nye koncept for MUS og LUS. Ledelsen erindrer om, at forpligtelsen til at afholde MUS og MUS er et DDKM-krav, der gør sig gældende for mange medarbejdere i Region Sjælland. Desuden vil der fremadrettet ske registrering af afholdte MUS-samtaler, således opfølgning på afholdte MUS-samtaler er muligt. side 6

7 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 4 Journalnummer: Forslag om sammenhæng i regionens målinger/evalueringer Resume MED-Hovedudvalget har besluttet, at det skal undersøges om Region Sjællands 3 målinger - trivselsmålingen, APV og ledelsesevaluering - med fordel kan afvikles samlet. Der ses sammenfald mellem de 3 målinger på flere områder, f.eks. i forhold til spørgsmål, gennemførelsesmetode, afviklingstidspunkt og opfølgningsproces, og det foreslås derfor at de 3 målinger sammenlægges. Sagsfremstilling MED-Hovedudvalget har i forbindelse med evalueringen af ledelsesevalueringen besluttet, at det skal undersøges om Regions Sjællands 3 målinger (Trivselsmålingen, APV og ledelsesevaluering) med fordel kan afvikles samlet. Der ses sammenfald mellem de 3 målinger på flere områder, f.eks. i forhold til spørgsmål, gennemførelsesmetode, afviklingstidspunkt og opfølgningsproces: Mange spørgsmål er enten enslydende eller har samme hensigt. Hele organisationen anvender de samme spørgeskemaer. (I forbindelse med APV, hvor der er metodefrihed, anvendes det samme spørgeskema over for 90 % af medarbejderne.) De 3 målinger gennemføres hvert 2. år, hvilket betyder at der sker tidsmæssige sammenfald i afviklingen. Det er de samme målgrupper som er omfattet af målingerne. Der er ens datatilgængelighed for trivselsmålingen og APV. Ledelsesevalueringen kan udelukkende tilgås af lederen, men da der også findes spørgsmål om ledelse i trivselsmåling og APV, betyder det i praksis at organisationen her ser data om nærmeste leder. Ledelsen har en central rolle i alle 3 opfølgningsprocesser, ligesom der også er krav om involvering af medarbejderne. Dette krav gennemføres ikke ens i de tre målinger. Der bruges eksterne og interne benchmark på ledelsesspørgsmål i trivselsmåling og APV. Dette er fravalgt ift. ledelsesevalueringen, men da side 7

8 der også stilles spørgsmål om nærmeste leder i de øvrige målinger, foregår der her benchmark på nærmeste leder. Hvert år gennemføres mindst en undersøgelse (Trivselsmåling, ledelsesevaluering eller APV), som både giver status og afsæt for arbejdet med trivsel, arbejdsmiljø og ledelse. Det foreslås, at der sker sammenlægning af Region Sjællands 3 målinger: trivselsmåling, ledelsesevaluering og arbejdspladsvurdering. Der foreslås konkret: At der sker en sammenlægning af spørgeskemaerne i de 3 målinger, og at der i den forbindelse sammensættes et nyt spørgeskema ud fra de eksisterende spørgsmål, således at det samlede antal spørgsmål reduceres. At datatilgængeligheden for den nye undersøgelse betyder, at både lederen og arbejdsmiljørepræsentanten kan hente data. Data fra en leders evaluering af underordnede ledere er dog kun tilgængeligt for den enkelte leder og således ikke del af den samlede rapport. At medarbejderne i forbindelse med opfølgningsprocessen bliver præsenteret for data. At der foregår en samlet opfølgningsproces, hvor lederen først drøfter resultatet med egen nærmeste leder og arbejdsmiljørepræsentanten. Herefter med medarbejderne. At der udarbejdes handlingsplaner for alle områder, hvor det vurderes relevant. At undersøgelsen gennemføres hvert andet år, første gang 1. kvt At gennemførelsen af trivselsmålingen 2013 udskydes og gennemføres som en del af den anbefalede løsning om sammenlægning af de tre evalueringer. En sådan sammenlægning vil betyde: Organisationen og dens ledere og medarbejdere bruger mindre tid på at svare på spørgeskemaer og skal ikke svare på de samme spørgsmål flere gange. Organisationen vil ikke opleve at målingerne gennemføres tæt på hinanden med sammenfald af opfølgningsproces til følge. En styrkelse af opfølgningsprocessen idet der er tale om én undersøgelse og én opfølgningsproces, hvor der udarbejdes handlingsplaner og sker ensartet involvering af nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant og medarbejdere. Samlet overblik over indsatser og status på handlinger, med mulighed for at synkronisere LUS/MUS processer, således at disse kan integrere data fra den samlede analyse. Såfremt det besluttes at sammenlægge målingerne til én undersøgelse, vil der blive etableret et egentligt udviklingsprojekt med deltagelse fra koncern HR og virksomhedsområderne. Såfremt den første samlede undersøgelse skal gennemføres i 1. kvt.2014 skal projektet igangsættes i 1. kvt. 2013, hvor business case og projektplan etableres herunder fastlæggelse af involvering af MED- Hovedudvalget og arbejdsmiljønetværket. side 8

9 Indstilling At Det MED-Hovedudvalget beslutter, at sammenlægge trivselsmåling, ledelsesevaluering og APF til én måling. at Målingen gennemføres første gang i 1. kvt at Der igangsættes udviklingsprojekt for nærmere beskrivelse af konceptet for sammenlægning af regionens målinger, som forelægges MED-Hovedudvalget til endelig drøftelse og beslutning MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget drøftede en sammenlægning af de tre målinger. Det blev aftalt også at beskrive en supplerende model, hvor der gennemføres APV for sig, mens ledelsesevalueringen og trivselsmålingen sammenlægges. Modellen skal tilgodese at ledelsesevalueringen og trivselsmålingen gennemføres i ulige år (og i 2013) og APV gennemføres i lige år. Beskrivelse af de to modeller behandles på næste møde i MED-Hovedudvalget. side 9

10 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 5 Journalnummer: Årlig arbejdsmiljødrøftelse Resume Sagsfremstilling / bilag MED-Hovedudvalget skal gennemføre sin årlige arbejdsmiljødrøftelse vedr. regionens samlede arbejdsmiljøindsats i 2012 og Formålet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er: At få drøftet en overordnet status på den samlede arbejdsmiljøindsats i 2012 med fokus på de fælles indsatsområder på baggrund af enhedernes årlige arbejdsmiljødrøftelser At få drøftet det kommende års arbejdsmiljøindsats med fokus på de fælles indsatsområder At få drøftet samarbejdet i MED-organisationen i forhold til arbejdsmiljøindsatsen i 2012 og det kommende år. Som udgangspunkt for denne drøftelse er der udarbejdet et oplæg med bilag ud fra regionens vejledning til drøftelsen. I oplægget fremgår det at: Sygefraværet er faldet Sygefraværet i forbindelse med arbejdsulykker er faldet. Der er dog en usikkerhed om dette tal, da der er en formodning om, at en del af dette sygefravær registreres som almindeligt fravær - og ikke som TT (tilskadekomst i tjenesten). I forbindelse med implementering af OPUS arbejdsskade vil der være fokus på dette. Arbejdsulykker med forventet fravær er faldet samlet set. Indenfor indsatsområdet psykisk arbejdsmiljø med fokus på forebyggelse af vold er der sket en stigning. Arbejdsulykker uden forventet fravær er samlet set steget. side 10

11 Det er især indenfor områderne fysisk og psykisk vold, fysisk uheld og smitterisiko. En del af stigningen kan også skyldes en øget bevidsthed om registrering i forbindelse med indsatsområderne. Antal påbud fra arbejdstilsynet er steget samlet set. Der er især kommet flere påbud og vejledninger indenfor området psykisk arbejdsmiljø vedr. vold og traumatiske hændelser og arbejdsmængde og tidspres. Der er også kommet flere påbud indenfor området arbejdsstillinger. Begge disse områder er særlige fokusområder for arbejdstilsynet. Samtidig har der været betydelig flere tilsynsbesøg end i 2011 i forbindelse med arbejdstilsynets nye risikobaserede tilsyn. Enhederne arbejder målrettet med arbejdsmiljøindsatsen indenfor regionens indsatsområder. Dette fremgår af enhedernes lokale indsatser samt de projekter som der ansøges om midler til fra arbejdsmiljøpuljen. Der er dog fortsat stort fokus på, at arbejdsmiljøgrupperne får den fornødne tid til arbejdet, da det kan være en udfordring i en travl hverdag. Der er ikke gennemført det forventede antal supplerende uddannelsesdage på grund af manglende deltagere. Der har været informeret om uddannelsen på intranettet, efterlysninger, udleveret foldere m.m.. Der har i 2012 og vil fortsat i 2013 være en del uddannelsestilbud til arbejdsmiljøgrupperne udover den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse bl.a. i safetynet, risikovurdering, arbejdspladsbrugsanvisninger og undersøgelse af arbejdsulykker. Der er ønsker fra enhederne om uddannelsesdage indenfor kommunikation og samarbejde og psykiske arbejdsmiljø med fokus på det at arbejde med social kapital. Se yderligere under punktet Input til kompetenceplan i oplægget. Tiltag og mål for det kommende år Indsatsområderne for 2013 er besluttet, idet de tidligere indsatsområder Forebyggelse af arbejdsulykker og Psykisk arbejdsmiljø fortsættes i Følgende tiltag i forbindelse med indsatsområder iværksættes i 2013: Implementering af ny risikovurderingsmetode Uddannelse i registrering og undersøgelse af arbejdsulykker Afholdelse af sidste kurser i konflikthåndtering Tiltag i forbindelse med indsatsen til at nedbringe sygefraværet under temaet Mening og Sundhed forventes at være med til at forstærke indsatsområdet Psykisk arbejdsmiljø. Der arbejdes med forslag indenfor emner som fx social kapital med fokus på samarbejde, nærværskultur m.v. Udmøntning af arbejdsmiljøpuljen til understøttelse af den fortsatte lokale indsats i forbindelse med indsatsområderne I forhold til den fortsatte stigning i antallet af ulykker med og uden forventet fravær forårsaget i forbindelse med fysisk og psykisk vold, kan MED- Hovedudvalget overveje permanent at tilbyde uddannelse i konflikthåndtering. Ud fra evaluering og efterspørgsel vurderes det, at kurserne opfylder et stort behov, og de vil have en forebyggende effekt i forhold til ulykker. Det forventes at ulykkerne med forventet fravær fortsat vil falde, dog anses det oprindelige mål om et fald på på 25 %, som urealistisk at nå. Set i forhold til side 11

12 faldet de seneste år er det sandsynligt, at nå et mål på 20 %. Det tidligere mål på 25 % skal ses i sammenhæng med den nationale arbejdsmiljøstrategi 2020 planen, hvor der er fast et mål om et fald i antallet af arbejdsulykker på 25 % i I forhold til indsatsen med at mindske antallet af ulykker uden forventet fravær, vil der fortsat være fokus på dette i forbindelse med tiltagene i Det formodes, at antallet af ulykker uden forventet fravær i 2013 ikke stiger i samme takt som tilfældet har været de seneste år ud fra tendensen i Tallet er imidlertid også behæftet med nogen usikkerhed, idet det stigende antal ulykker uden forventet fravær også kan hænge sammen med øget fokus på registrering. Ulykker uden fravær er ikke anmeldepligtige i forhold til arbejdstilsynet. Bilag 4: Oplæg til MED-Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse 2012 Bilag 5: Oversigt over fordeling af arbejdsulykker og påbud 2012 Bilag 6: Enhedernes årlige arbejdsmiljødrøftelser 2012 Indstilling At at at at At MED-Hovedudvalget ud fra ovenstående samt oplæg og bilag drøfter regionens arbejdsmiljøindsats i MED-Hovedudvalget drøfter samarbejdet i MED-organisationen i forbindelse med arbejdsmiljøindsatsen i 2012 og for det kommende år. MED-Hovedudvalget vedtager at fortsætte det igangværende arbejdet med Region Sjællands indsatsområder i MED-Hovedudvalget vedtager at udbyde kurser i konflikthåndtering permanent. MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget drøftede regionens arbejdsmiljøindsats i 2012, herunder tendenser i det statistiske materiale, og konkrete indsatser i forhold hertil. Det blev konstateret, at der foregår et stort og systematisk arbejde med arbejdsmiljøet i enhederne. Indsatsområderne forebyggelse af arbejdsulykker og psykisk arbejdsmiljø fortsætter som indsatsområder i 2013, og der skal være fokus på at nedbringe sygefraværet, jf. budgetaftale Opgørelsen af sygefraværet i forbindelse med arbejdsulykker kræver en særlig indsats, så der bliver større sikkerhed i statistikkerne for dette. Der vil være fokus på korrekt registrering ved implementering af arbejdsskademodulet i regi af NASA. side 12

13 Øvrige bemærkninger under drøftelsen: Fra medarbejderside blev det nævnt, at dufte, hormonforstyrrende stoffer, miljømærkning og CSR kan være en del af arbejdsmiljøindsatsen. Dufte og hormonforstyrrende stoffer er tidligere drøftet i regi af Personalepolitisk underudvalg. Medarbejdersiden peger på, at der ved indretningen af arbejdspladser og nybyggeri bør være fokus på muligheden for at kunne konflikthåndtere. I øvrigt bør det sikres, at arbejdsmiljørepræsentanter altid er involveret i forbindelse med byggearbejde. Ledelsen oplyser, at der allerede er arbejdsmiljørepræsentanter inddraget i byggeprojekter, og at kommunernes regler for byggeri foreskriver, at en arbejdsmiljørepræsentant skal have underskrevet de papirer, der indsendes til kommunen herom. Medarbejdersiden efterspørger nogle klare retningslinjer for politikanmeldelse i forbindelse med vold og trusler. Medarbejdersiden foreslår, at arbejdsmiljøuddannelsen gøres mere brugbar og omsættelig til hverdagen. Koncern HR oplyser, at uddannelsen netop er justeret, og at evalueringerne fra uddannelsen er gode. Det aftales at udbyde kurser i konflikthåndtering permanent. side 13

14 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 6 Journalnummer: Nedbringelse af sygefraværet med 10% Resume Region Sjælland har et højt sygefravær i forhold til andre regioner. Regionsrådet har i forbindelse med budgetaftalen for 2013 besluttet, at regionens sygefravær skal sænkes med 10%. På mødet i MED-Hovedudvalget den 17. december 2012 drøftede man et oplæg, der handlede om, hvordan man fra strategisk niveau kan supplere regionens virksomhedsområders indsats for at realisere regionsrådets målsætning om, at nedbringe sygefraværet i Region Sjælland med 10 %. I oplægget blev foreslået 2 ting, dels at man arbejder og udvikler forskellige former for hjælp, støtte og inspiration under overskriften, "Mening og Sundhed", og dels at man styrker og målretter indsatsen ved at reservere 2 millioner af arbejdsmiljøpuljen i 2013 til projektansættelser af særlige sygefravær/nærværs - konsulenter. For at tilgodese MHU s behov for en yderligere uddybning og konkretisering af projektet, har vi i det følgende beskrevet en række forslag til temaer og elementer i projektet. Sagsfremstilling / bilag Under overskriften, "Mening og Sundhed", skal projektet søsætte en lang række initiativer, der kan bruges frivilligt af de enkelte virksomhedsområder. De forskellige initiativer retter sig især mod chefer, mellemledere, kolleger og de medarbejdere, der har det største sygefravær. Omdrejningspunktet for projektet vil være alle de faktorer, der har en entydig effekt på sænkning af sygefraværet. Vores opgave er at skabe tilbud, der kan styrke den indsats, der allerede er igangsat rundt omkring i regionen og samtidig sætte nye og spændende initiativer i gang. Da projektet skal være et tilbud til igangværende fraværsprojekter overalt i regionen, vil de enkelte projektelementer designes metodisk, så de kan inspirere, støtte og hjælpe alle. Det har den konsekvens, at vi i forslaget vælger direkte konsulentbistand fra og udelukkende arbejder med konferencer, foredrag- og formidlingsinitiativer, WEB-værktøjer og genereller workshops- og kursustilbud. side 14

15 Projektet initieres af MED-Hovedudvalget, som står som styregruppe. Projektets forskellige elementer kobles i hele projektet sammen med regionens arbejdsmiljøpolitik, fraværspolitik og personalepolitik. For at kvalificere indholdet af projektet vil vi som udgangspunkt starte med et grunddigt analysearbejde for at sikre os, at projektets indhold rammer præcist, og kan bruges som inspiration, støtte og hjælp til de virksomhedsområderne, der arbejder med at sænke deres sygefravær. Derfor vil første fase af projektet handle om at skabe et overblik over, hvad man har brug for og hvordan fraværet ser ud i regionen, gerne ned på afsnits- og afdelingsniveau. På baggrund af indsamling af viden om sygefraværet i regionen, designer vi indholdet af projektets enkelte faser. I bilag 7 gives eksempler på initiativer, der vil være oplagte meningsfulde tiltag i projektet Finansiering Det foreslås, at projektet finansieres af arbejdsmiljøpuljen med 2 millioner i Udgifterne skal dække omkostningerne ved ansættelse af 3 projektmedarbejdere i et år og derudover dække omkostninger i forbindelse med konferencerne, workshops, foredragsholdere, materialer, forplejning, lokaleleje etc. Ser man på projekter, der indenfor de sidste 3 år har fået penge fra arbejdsmiljøpuljen, handler de alle om mål som mere eller mindre indirekte - sænker sygefraværet. Der er i den forstand sammenfald mellem forslaget her, og det man allerede bruger puljen til. Det vil derfor være naturligt, at fremtidige ansøgninger om midler af arbejdsmiljøpuljen til projekter, der har som formål at sænke sygefraværet vurderes i forhold til den fælles indsats, der gennemføres. Der skal være en hensigtsmæssig balance mellem det fælles projekt, der kan skabe en mere effektiv, ensartet og strategisk indsats og muligheden for, at man stadig kan søge midler og søsætte egne projekter, med eksterne konsulenter. Derudover har projektet en lang række andre fordele. Fordelene er f.eks.: 1. At vi med interne konsulenter signalerer, at Region Sjælland er en fælles virksomhed, der har søsat en fælles løsning for at løse et fælles problem. 2. At vi gennem sygefraværspolitikken, personalepolitikken og arbejdsmiljøpolitikken kan gennemføre og styrke indsatsen for at sænke sygefraværet 3. At vi skaber en platform for erfaringsudveksling, vidensdeling og udveksling af vellykkede metoder og værktøjer. 4. At vi skaber et sted, hvor man kan få hjælp, støtte og inspiration, når man vil arbejde med sygefraværet 5. At vi kan sikre, at vigtig viden forbliver i virksomheden og derfor er til rådighed for de virksomheder, der har behov for hjælp, støtte og inspiration. 6. At vi kan skabe et erfarent beredskab, der kan sikre at metoder, erfaringer og viden kan deles med andre dele af virksomheden. 7. At vi fortsat kan bevare en stor del af arbejdsmiljøpuljen til lokale projekter og i højere grad får anvendt hele puljen til sit formål. 8. At vi kan spare mange penge på eksterne konsulenter, når der som her er tale om en samlet og ensartet indsats i mange enheder. side 15

16 9. At vi kan skaber et fagligt miljø, hvor vi kan udvikle støtte, hjælp og inspiration, så de passer til virksomhedens særlige struktur og kultur. 10. At vi kan levere hjælp, inspiration og støtte til længerevarende processer (- eksterne konsulenter kan ikke følge processer tæt og længe, da det typisk øge omkostningerne for meget for rekvirenten) 11. At vi kan sikre et større ejerskab til den støtte, hjælp og inspiration vores egne folk leverer, fordi det er egne folk og egen virksomhed man arbejder for. Bilag 7: Eksempler på meningsfulde temaer og elementer til nedbringelse af regionens sygefravær Indstilling at at MED-Hovedudvalget drøfter indsatsen MED-Hovedudvalget bevilliger 2 millioner til projektet af arbejdsmiljøpuljen. MED-Hovedudvalgets behandling Ledelsen indledte drøftelsen med at anføre, at sagsfremstillingen beskriver en fælles indsats for at nedbringe sygefraværet, der skal ses som et supplement til den indsats, der i øvrigt er på arbejdspladserne. Fra medarbejderside blev der peget på, at mange enheder allerede har nedbragt sygefraværet via fokus og særlig lokal indsats. Regionsrådets målsætning om at nedbringe sygefraværet med 10% skal imidlertid nås, og fra ledelsessiden blev det understreget, at det vil kræve en ekstraordinær indsats, for at det kan nås. Med fokus på mening og sundhed er det muligt at understøtte enhedernes indsats for at nedbringe sygefraværet med en anden fremgangsmåde end tidligere. Det blev besluttet at afsætte 2 mio. kr. fra arbejdsmiljøpuljen til projektet. Det blev drøftet, at det er vigtigt, at projektet kommer hurtigt fra start, så indsatsen kan få hurtig effekt. Der skal være en kampagneindsats, så ingen er i tvivl om, at Region Sjælland vil reducere sygefraværet. Der skal desuden være rimelig sikkerhed for, at de indsatser, der udvælges, virker i organisationen. MED-Hovedudvalget er styregruppe for projektet. Der rapporteres til Personalepolitisk Underudvalg, og projektet vil være på dagsordenen på møder i MED-Hovedudvalget. side 16

17 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 7 Journalnummer: Arbejdsmiljøpuljen (udmøntning af restansøgninger) Resume På møde i MED-Hovedudvalget den 17. december 2012 skete der udmøntning til Arbejdsmiljøpuljen. Enkelte ansøgninger skulle undersøges nærmere, og det blev aftalt, at disse behandles på møde i MED-Hovedudvalget den 29. januar Sagsfremstilling / bilag Sekretariatet har bedt de pågældende projekter om at uddybe business case / ansøgning. Da der endnu ikke er tilbagemeldinger fra alle projekter, eftersendes en oversigt over restansøgningerne med sekretariatets forslag til prioritering. Bilag 8: Oversigt over restansøgninger 2013 (eftersendes) Indstilling at MED-Hovedudvalget vedtager at give de prioriterede restansøgninger støtte fra arbejdsmiljøpuljen MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget godkendte de indstillede projekter. Som tidligere år vil business casen for projekter, der støttes af arbejdsmiljøpuljen, blive tilgængelig på internettet. side 17

18 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 8 Journalnummer: Justering af ansættelsespolitik. Resume På baggrund af spørgsmål rejst om nedsættelse af samtaleudvalg blev Region Sjællands politik for ansættelse af personale drøftet på møde i personalepolitisk underudvalg den 13. november Fra medarbejderside var der ønske om, at samtaleudvalg benyttes, hvor der skal ske valg mellem flere kandidater til en stilling. Det blev aftalt, at der skal ske en indføjelse i Region Sjællands politik for ansættelse af personale om, at samtaleudvalg benyttes, hvor der skal ske valg mellem flere kandidater til en stilling, og at rettelsen i politikken godkendes af MED-Hovedudvalget. Sagsfremstilling/bilag Sekretariatet har indarbejdet den ønskede ændring i udkast til justeret ansættelsespolitik, der er vedlagt som bilag til dagsordenspunktet. Bilag 9: Justeret ansættelsespolitik (tilføjet ændring om samtaleudvalg) Indstilling At MED-Hovedudvalget vedtager ændringen af ansættelsespolitikken. MED-Hovedudvalgets behandling Ny ansættelsespolitik blev godkendt. side 18

19 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 9 Journalnummer: Ændring af lokal-med-udvalget for Psykiatriens Forskningsenhed til et arbejspladsforum Resume Sagsfremstilling / bilag Sekretariatet har modtaget en henvendelse fra MED-Psykiatri. MED-Psykiatri har modtaget et forslag fra lokal-med-udvalget for Psykiatriens Forskningsenhed om at nedlægge dette Lokal-MED, og i stedet oprette et arbejdspladsforum for samme enhed under MED-Psykiatri. Forskningsenheden har otte ansatte, og man finder det derfor uhensigtsmæssigt at MED-aftalens bestemmelser om medindflydelse og medbestemmelse udøves gennem et MED-udvalg, i betragtning af det lille antal ansatte Sagen er drøftet i MED Psykiatri, der tilsluttede sig indstillingen. MED-Hovedudvalget skal godkende nedlæggelsen af MED-udvalget jf. MEDaftalens 9. Bilag 10: Brev fra MED-Psykiatri om ændring af lokal-med-udvalget for Psykiatriens Forskningsenhed til et arbejspladsforum Indstilling At MED-Hovedudvalget godkender nedlæggelsen af MED-udvalget. MED-Hovedudvalgets behandling Set i sammenhæng med de igangværende forhandlinger om ny MED-aftale og MED-struktur ønskede medarbejdersiden ikke at godkende nedlæggelsen af et MED-udvalg på nuværende tidspunkt. Indstillingen blev ikke imødekommet. side 19

20 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 10 Journalnummer: Gensidig orientering Sagsfremstilling Dagsordenens sagsfremstilling under gensidig orientering vedrørte: Personaleproces i forbindelse med samling af intern service fra de 5 sygehuse i Koncernservice. Serviceassistent projekt. Under godkendelse af dagsordenen blev det aftalt, at begge emner drøftet som særskilt punkt - se punkt 14. MED-Hovedudvalgets gensidige orientering Ledelsessiden orienterede om, at MED-Hovedudvalgets dagsordener og referater nu er tilgængelige på internettet. Lukkede punkter vil ikke blive lagt på internettet. side 20

21 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 11 Journalnummer: Eventuelt Kommende punkter: Rygepolitik Retningslinje for fotografering, video- og lydoptagelse side 21

22 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 12 Journalnummer: Punkt vedr. Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Næstved Resume Sagsfremstilling Medarbejdersiden i Lokal - MED for Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Næstved-Slagelse sygehus har udtalt, at de ikke har oplevet tilstrækkelig mulighed for medinddragelse i aktuel sag om besparelseskrav. I henhold til MEDrammeaftalen 20 stk. 1 kritiserer medarbejdersiden afdelingsledelsen for ikke at overholde MED-rammeaftalens 7 stk. 4-6, som omhandler medinddragelse af MED-udvalget inden beslutninger om væsentlige ændringer i afdelingen. Der er udtalt kritik af afdelingsledelsen, der er sendt til: Afdelingsledelsen Sygehusledelsen Formand og næstformand i MED-Hovedudvalget Næstformanden i Område-MED for Næstved-Slagelse sygehus Den konkrete sag er behandlet i møde i det lokale MED-udvalg den 4. januar 2013, hvor der er givet redegørelse for besparelsen, samt drøftet og vedtaget plan for personaleprocessen, der er iværksat den 7. januar Næstformanden for MED-Hovedudvalget har bedt om, at sagen drøftes på udvalgets møde den 29. januar Til brug for drøftelsen vedlægges bilag 11-14: Bilag 11: Udkast til referat fra ekstraordinært møde den 4. januar i MEDudvalget for Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Næstved - Slagelse Sygehus med kommentarer fra medarbejderrepræsentanterne. Referatet er ikke godkendt. Bilag 12: Redegørelse om forløb fra afdelingsledelsen Bilag 13: Brev til afdelingsledelsen m.fl. dateret den 4. januar 2013 Bilag 14: Brev til afdelingsledelsen m.fl. dateret den 14. januar 2013 side 22

23 Indstilling at sagen tilbagesendes til det lokale MED-udvalg med henblik på drøftelse af referat og uenighed, samt forsøg på løsning af uoverensstemmelsen. MED-Hovedudvalgets behandling Medarbejdersiden i MED-Hovedudvalget er af den opfattelse, at Rammeaftalens 7, stk. 4-6 ikke er overholdt. Medarbejderne i Lokal-MED for Gynækologisk- Obstetrisk Afdeling, Næstved - Slagelse Sygehus har efter medarbejdersidens opfattelse - ikke haft tilstrækkelig mulighed for medinddragelse i den aktuelle sag om besparelseskrav. Medarbejdersiden i MED-udvalget har modtaget driftsaftalen under 24 timer før møde i Lokal-MED den 4. januar til trods for, at sygehusledelsen og afdelingsledelsen holdt møde den 13. december 2012 om driftsaftalen, der har et væsentligt besparelseskrav som konsekvens. Ledelsessiden understregede, at de ikke på det foreliggende grundlag kan forholde sig til, om rammeaftalens 7 stk. 4-6 er overholdt. Henvendelsen er ikke målrettet MED-Hovedudvalget og der foreligger ikke et godkendt referat. MED- Hovedudvalget er ikke en opmandsinstitution, der kan afgøre striden om ordlyden i referatet. Det er nødvendigt, at parterne sætter sig sammen om at udarbejde et referat, som begge parter kan godkende, inden ledelsessiden i MED- Hovedudvalget forholder sig til, om rammeaftalens 7, stk. 4-6 er overholdt eller ej. Jes Hansen ønsker, at følgende standpunkt fremgår af MED-Hovedudvalgets behandling af sagen: Organisationerne kan ikke acceptere, at der sker en tilbagesendelse til det lokal-med-udvalg. Det sker med henvisning til 9, stk. 2 i rammeaftalen. Under den fortsatte drøftelse peger medarbejdersiden i MED-Hovedudvalget på at der er skuffelse over, at ledelsessiden i det lokale MED-udvalg ikke har taget initiativ til et møde, inden der er gået en måned, jf. rammeaftalens 20. Desuden vurderes MED-aftalen allerede at være brudt i efteråret, da enheden må have været vidende om, at økonomien ikke var god. Det er også medarbejdersidens holdning, at det også af såvel udkast til referat og ledelsens redegørelse over hændelsesforløbet fremgår, at materialet ikke er udsendt 4 dage før mødet, som det ellers skal, jf. forretningsordenen. Ledelsessiden bemærker hertil, at det samtidig fremgår, at ledelsen tilbød medarbejderne i det lokale MED-udvalg en udsættelse af mødet til den 9. januar Ledelsessiden konstaterede, at medarbejdersiden og ledelsessiden i MED- Hovedudvalget sidder med hver deres opfattelse af hændelsesforløbet. Situationen er uheldig for samarbejdet i Lokal-MED og der bør være en fælles interesse i at få løst konflikten. side 23

24 Ledelsessiden anførte, at månedsfristen kræver hurtig handling, og at ledelsen straks den næste dag vil tage kontakt til sygehusledelsen og afdelingsledelsen med henblik på, at der bliver indkaldt til et ekstraordinært møde i det lokale MED-udvalg for Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling. Formålet med mødet skal være at nå til enighed om et referat og en beskrivelse af hændelsesforløbet, samt at drøfte de gensidige forventninger til samarbejdet i denne sag og i et fremadrettet perspektiv. Jes Hansen ønsker, at følgende standpunkt fremgår af MED-Hovedudvalgets behandling af sagen: Det er vejledningen fra OAO til FOA, at MED- Hovedudvalget skal træffe beslutning om brud på MED-rammeaftalens 20, stk. 1 og 7 stk FOA kan ikke acceptere en tilbagesendelse, jf. 9, stk. 2 i Rammeaftalen. Hvis der er uenighed herom, bliver sagen sendt til de centrale parter. Medarbejdersiden i MED-Hovedudvalget er overbeviste om, at der er sket et brud. Brudet er sket mellem den 13. december 2012 og den 4. januar Ledelsen fastholder, at der ikke på det foreliggende grundlag kan tages stilling til, om der er sket bud på MED-rammeaftalen og gentager, at de vil kontakte afdelingsledelen for at få genoptaget kontakten i det lokale MED-udvalg. Afslutningsvis bliver det fra en ledelsesrepræsentant påpeget, at denne sag peger på, at formandskabet for MED-Hovedudvalget skal have fokus på, at sager bliver tilstrækkelig belyst, og at overholdelse af tidsfrister iagttages, forinden der sker fremsendelse af materiale til MED-Hovedudvalget. Denne sag er fremsendt med meget kort varsel og ikke oplyst i tilstrækkelig grad, hvorfor det ikke er muligt eller rimeligt at skulle tage stilling på det foreliggende grundlag. side 24

25 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 12 Journalnummer: Om tjenestefri med eller uden løn ved varetagelse af borgerligt ombud som domsmand eller nævning Resume Personaleadministrativ vejledning for ansatte i Region Sjælland om ydelse af tjenestefrihed med og uden løn i forbindelse med varetagelse af borgerlige ombud indeholder en fejl, når den beskriver ombud som domsmand og nævning som lønnet. Fejlen har medført, at man er blevet trukket i løn for den tid, man har været fraværende fra arbejdet i forbindelse med varetagelsen af de pågældende ombud. Vejledningen skal derfor rettes. Endvidere præciseres det fremadrettet, at det også er strafbehæftet at udeblive uden lovligt forfald fra ombuddet som domsmand. Sagsfremstilling/bilag På sit møde i august 2008 behandlede MED-Hovedudvalget den aktuelle vejledning om tjenestefrihed i forbindelse med varetagelse af borgerlige ombud. Af vejledningen fremgår nederst side 1, at Et hverv (altså et ombud) betragtes som lønnet, hvis der ydes et vederlag eller der er mulighed for ydelse af erstatning fra tabt arbejdsfortjeneste. Det fremgår videre, at domsmænd, nævninge og andre lægdommere modtager et vederlag, hvorfor ombud som domsmand og nævning har været administreret som lønnet hverv med heraf følgende løntræk for fravær i arbejdstiden. Denne administration har været konsekvent på tværs af regionen. Koncern HR har forespurgt Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) om fortolkningen af tjenestemandsregulativet med henvisning til, at man både i staten og kommuner betragter ombud som domsmand og nævning som ulønnet ombud, hvorfor der ydes tjenestefrihed med løn. RLTN har nu oplyst, at de også i regionerne skal betragtes som ulønnet, og at dette hviler på en afgørelse truffet af Amtsrådsforeningen. Den personaleadministrative vejledning skal derfor rettes på dette punkt, og der skal ske en efterbetaling af de af regionens ansatte, som har haft tjenestefri uden løn til varetagelse af ombuddet som domsmand, herunder nævning. side 25

26 Det er fortsat hovedreglen, at tjenestefriheden som udgangspunkt skal gives i form af tjenesteomlægning eller tjenestebytning - dvs. at arbejdet lægges på andre tidspunkter, eller at der byttes arbejdsopgaver med en anden medarbejder. Det er blevet påtalt som en fejl, at det af den aktuelle vejledning ikke fremgår, at også domsmænd kan straffes med hjemmel i retsplejeloven, hvis de udebliver uden lovligt forfald. Det er korrekt, at også domsmænd kan straffes for udeblivelse uden lovligt forfald efter retsplejeloven 85, jf. 90. Dette præciseres i den reviderede vejledning Bilag 15: Udkast til revideret Personaleadministrativ vejledning for ansatte i Region Sjælland om ydelse af tjenestefrihed med og uden løn i forbindelse med varetagelse af borgerlige ombud Indstilling At at MED-hovedudvalget tager til efterretning, at den personaleadministrative vejledning tilrettes således, at det fremgår, at ombud som domsmand og nævning betragtes som ulønnet, og at Koncern HR herefter iværksætter en efterbetaling af de ansatte, som er blevet trukket i løn for det fravær i arbejdstiden, der er medgået til ombud som domsmand og nævning. MED-hovedudvalget tager til efterretning, at den personaleadministrative vejledning tilrettes således, at det fremgår at også udeblivelse uden lovligt forfald fra ombuddet som domsmand kan straffes efter retsplejeloven. MED-Hovedudvalgets behandling Fra medarbejderside var der ønske om følgende tekstjustering i vejledningen: Sætningen Et hverv betragtes som lønnes, hvis der ydes vederlag for dette. ændres til Et hverv betragtes som lønnes, hvis der ydes fast vederlag for dette Personaleadministrativ vejledning for ansatte i Region Sjælland om ydelse af tjenestefrihed med og uden løn i forbindelse med varetagelse af borgerlige ombud blev derefter godkendt. Der blev spurgt til muligheden for at få efterbetaling, hvis der er sket tjenesteomlægning i forbindelse med borgerlige ombud. Ledelsen oplyser, at det fortsat er hovedreglen, at tjenestefrihed som udgangspunkt skal gives i form af tjenesteomlægning eller tjenestebytning, og at der alene vil ske efterbetaling, hvor der faktisk er sket løntræk. side 26

27 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 14 Journalnummer: Drøftelser vedr. serviceassistenter Sagsfremstilling Personaleproces i forbindelse med samling af intern service fra de 5 sygehuse i Koncernservice. På MED-Hovedudvalgets møde den 17. december 2012 blev planen for overførselen af medarbejdere i forbindelse med samlingen af sygehusenes interne serviceopgaver i Koncernservice præsenteret. Ledelsen i Koncernservice og ledelserne på sygehusene har i den forløbne periode arbejdet videre på at få beskrevet de fremtidige organisatoriske snitfalder med henblik på en afgrænsning af de afdelinger og medarbejdere, som via samlingen af servicefunktionerne skal overføres til Koncernservice. Datoen for samlingen af de interne serviceopgaver i Koncernservice er i den forbindelse fastsat til den 1. juni I alt drejer det sig om ca. 750 medarbejdere, der berøres af samlingen. I praksis vil langt, langt den overvejende del ikke blive direkte berørt, da de efter overgangen fortsat skal arbejde med de samme opgaver som hidtil, - på samme arbejdsplads som hidtil og med samme nærmeste leder som hidtil. Fastlæggelsen af skæringsdatoen den 1. juni 2013 betyder, at den plan for personaleprocessen, som MED-Hoved-udvalget blev præsenteret for på decembermødet justeres. Personaleprocessen med udsendelse af tillæg til ansættelsesbreve, evt. partshøringer mm., flyttes én måned og gennemføres således inden udgangen af februar måned. Som vedtaget på MED Hovedudvalgets møde den 17. december 2012 er der taget initiativ til etablering af et midlertidigt MED-udvalg i Koncernservice med inddragelse af leder-/medarbejderrepræsentanter fra de berørte MED-udvalg/serviceafdelinger. side 27

28 Serviceassistent projekt. Bodil H. Menz er pr. 1. januar tilknyttet som projektleder for serviceassistentprojektet. Projektets styregruppe er udpeget: Jens Andersen - formand Vinnie Vestergaard Breuning, Ib Steen Mikkelsen, Arne Cyron, Michael Werchmeister og Torben Denker (virksomhedslederne for de 5 sygehuse) seniorbrugere Marianne Evers, Michael Nørgaard og Peder Ring (koncernlederne for de tværgående centre K-HR, Koncernservice og KU) Seniorleverandører Grundet projektets omfang og kompleksitet er det vurderet, at projektet skal indledes af en initieringsfase med projektmobilisering, herunder udpegning af delprojektledere, etablering af projektgruppe og referencegrupper, nærmere afdækning af opgavens omfang, interessenter, risici, Business Case, estimering af ressoursebehov fra deltagende enheder i projektets koncept- og pilotfase, samt bud på detaljeret tidsplan, herunder en beskrivelse af de indbyrdes afhængigheder mellem projektets delelementer. På møde i MED-Hovedudvalget den 3. april 2013 gives en status på ovenstående arbejde. Den endelige tidsplan for koncept- og pilotfase vil desuden blive forelagt til orientering og kommentarer på et møde i MED-Hovedudvalget. Indstilling: Intet, se punkt 10 - gensidig orientering. MED-Hovedudvalgets gensidige orientering Under godkendelse af dagsordenen blev det aftalt, at samling af intern service og serviceassistenter drøftes som punkt 14. Vedr. samling af intern service: Medarbejdersiden spurgte til omfanget af væsentlig stillingsændring. Hertil svarede ledelsen, at langt de fleste bevarer samme arbejdsplads og samme opgaver, og det er derfor kun ganske få, der får væsentlig stillingsændring. Det forventes, at samlingen er sket for langt hovedparten den 1. juni, og for det ganske lille antal, hvor dette ikke er muligt pga. væsentlig stillingsændring, håndteres det med individuelle forløb. side 28

29 Medarbejdersiden spurgte til, hvornår serviceassistenterne forventes at skulle flyttes til sygehusene igen. Ledelsen svarer, at for nogle vil det være om ca. et år, for andre vil der gå flere år. Vedr. serviceassistentprojektet: Ledelsen uddybede sagsfremstillingen med, at der helt indledningsvis i projektet er brug for lidt tid, hvor projektet i en startfase mobiliseres til den forestående opgave. Projektorganiseringen skal blandt andet på plads og tids- og handleplaner med videre skal fastlægges. I den efterfølgende konceptfase skal konceptet beskrives. Der vil være tale om en fælles obligatoriske ramme for organisering af serviceassistenter. Indenfor denne ramme skal der efterfølgende være en proces i sygehusenes enheder om den endelige organisering af serviceassistenterne. Ledelsen præciserede, at MED-Hovedudvalget kommer til at drøfte konceptet, og som tidligere lovet også delresultater heraf. Resultatet af konceptfasen forventes ikke at ligge helt færdigt i august, som oprindelig oplyst, som følge af den tid der i øjeblikket går med at mobilisere projektet. Medarbejdersiden anførte, at de gerne indgår i arbejdsgrupper i konceptfasen. Ledelsen svarer, at brugen af arbejdsgrupper/referencegrupper også indgår i de overvejelser, der pågår i forbindelse med projektmobiliseringen. På næste møde i MED-Hovedudvalget drøftes oplæg til, hvordan medarbejdere og andre interessenter vil blive inddraget via referencegrupper. Det oplyses fra medarbejdersiden, at de faglige organisationer har fremsendt ønske om at indgå i styregruppen for projektet. Denne henvendelse behandles ikke her, men vil blive besvaret direkte til de organisationer, der har fremsendt anmodningen. side 29