Referat af møde i Forsvarsministeriets Turnusudvalg torsdag den 30. oktober 2003

Transkript

1 Forsvarsministeriets Turnusudvalg Sekretæren j. nr. 10. kt Referat af møde i Forsvarsministeriets Turnusudvalg torsdag den 30. oktober 2003 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet 10. april Orientering fra formanden 3. Orientering fra myndigheder og institutioner 4. Indsatsområder for turnusordningen 5. Plads til alle - kan vi undgå afskedigelser? 6. Orientering om nyt karriereafklaringsforløb. 7. Eventuelt. Deltagerliste: Afdelingschef Else K. Sørensen Kontorchef Pernille Reuter Eriksen Fuldmægtig Anne Monica Lomborg Bosteen Kontorchef Anders Jakobsen Fuldmægtig Michael Møller-Jørgensen Kontorchef Andreas Raben Levetzau Fuldmægtig Peter Bjødstrup Kontorchef Kenneth Jensen Fuldmægtig Camilla Lindholm Rasmussen Afdelingsleder Preben Gramkov Fuldmægtig Mads Schønning Frandsen Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Efterretningstjeneste Forsvarets Bygningstjeneste Farvandsvæsenet Regnskabssekretariatet Fuldmægtig Morten Eriksen (sekretær) 1

2 ad 1: Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af seneste TU møde den 10. april 2003 blev fordelt til medlemmerne den 18. juni 2003 til 14 dages silence procedure. Kasper Jespersen fra FRV sendte 26. juni 2003 en mail vedrørende referatet omkring en drøftelse om at undgå afskedigelser blandt turnusfuldmægtigene. Referatet er som følge heraf ikke godkendt. Michael Møller-Jørgensen har siden hen bedt om at få et særskilt punkt på dagens dagsorden vedrørende samme emne. Formanden foreslog derfor, at referatet godkendtes, som det forelå, og at Kasper Jespersens indsigelser drøftedes under dagsordenens punkt 5. Referatet godkendtes. ad 2: Meddelelser fra formanden Formanden orienterede om, at der som forudset på seneste møde er kommet mere gang i rokeringerne i turnusordningen. En af årsagerne til den øgede rokeringsfrekvens er, at der i den forløbne periode er tre turnusfuldmægtige, som har forladt ordningen for at overtage stillingerne som chef for ministersekretariatet i departementet, som chef for PSF4 i Forsvarskommandoen og som controller i departementet. Det er et af succeskriterierne for turnusordningen, at der kan rekrutteres dygtige kandidater til chef- og specialiststillinger i ministerområdet. Så det er glædeligt, når det lykkes at placere turnusfuldmægtige i chef- og konsulentstillinger. Formanden spurgte, om der var bemærkninger til den udsendte oversigt over rokeringer, nyansættelser, afgang mv. Camilla Lindholm Rasmussen beklagede, at en stor del af de stillinger, der var besat i den forløbne periode, var besat uden forudgående opslag. Det kan medvirke til, at turnusordningen sander til. Pernille Reuter Eriksen forsikrede, at det kun er absolut undtagelsesvis, at stillinger besættes uden forudgående opslag. I de fleste tilfælde skyldes det, at en fuldmægtig kommer tilbage fra ekstern turnus, barsel eller tjenestefri, hvor 10. kontor har pligt til at genplacere den pågældende i en egnet stilling. Pernille Reuter Eriksen oplyste endvidere, at 10. kontor fremover vil være tilbageholdende med at rokere turnusfuldmægtige til barselsvikariater, da det erfaringsmæssigt har vist sig at kunne give problemer med genplacering, når barselsvikariatet ophører. Desuden har 10. kontor strammet op på adgangen til forlængelse af tjenestefrihedsperioder til ekstern turnus, således at tjenestefrihedsperioder til ekstern turnus kun forlænges, når noget særligt taler herfor, eller når den pågældende fuldmægtig har et retskrav herpå. Peter Bjødstrup spurgte, hvilke kriterier stillinger tildeles efter ved tilbagekomst fra tjenestefrihed. Pernille Reuter Eriksen oplyste, at der indgår en række overvejelser, herunder blandt andet den pågældendes kvalifikationer og ønsker, samt hvilke ledige stillinger der er til rådighed. Der er tale om en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. Peter Bjødstrup spurgte, hvor mange turnusfuldmægtige der i øjeblikket har tjenestefri til ekstern turnus. 2

3 Pernille Reuter Eriksen svarede, at der er omkring 20 turnusfuldmægtige, som har tjenestefri til ekstern turnus, men at det erfaringsmæssigt er ganske få af disse, der vender tilbage til turnusordningen. Peter Bjødstrup spurgte til proceduren i forbindelse med besættelse af stillinger særligt med hensyn til, hvorvidt fuldmægtigene indkaldes til personlige samtaler i forbindelse med ansættelsen. Peter Bjødstrup havde erfaret, at stillingen ved Udenrigsministeriet var blevet besat, uden at der havde været indkaldt til samtaler. Pernille Reuter Eriksen oplyste, at der normalt ikke indkaldes til personlige samtaler i forbindelse med besættelse af stillingerne i Statsministeriet og Udenrigsministeriet, idet kandidaterne hertil udpeges af 10. kontor. Ved alle andre stillinger vurderer den enkelte chef på baggrund af 10. kontors indstilling, hvem der skal indkaldes til samtale. ad 3: Orientering fra myndigheder og institutioner Anders Jakobsen anmodede om at få en stilling ved IS staben i Forsvarskommandoen undtaget fra turnusordningen. Forsvarskommandoen søger en cand.scient.bibl. til stillingen, og den pågældende skal arbejde med udvikling af koncepter og systemer til videndeling i Forsvarskommandoen. Stillinger kræver specialviden inden for IT. Camilla Lindholm Rasmussen påpegede, at såfremt stillingen kræver særlig grad af specialviden og kontinuitet, bør den slås op som en specialkonsulentstilling. Andreas Raben Levetzau påpegede, at der er adskillige stillinger herunder blandt andet ved FE, som kræver specialviden, men som ikke er tunge nok til at være specialkonsulenter. Spørgsmålet er snarere, om den profil, der søges til stillingen, kan indgå i turnusordningen. Formanden foreslog, at stillingen i første omgang slås op blandt turnusfuldmægtigene. Såfremt der ikke kommer kvalificerede interne ansøgere til stillingen, slås stillingen op eksternt og kandidaten kan personligt undtages fra turnusordningen. Stillingen slås herefter i første omgang op internt. ad 4: Indsatsområderne for turnusordningen Formanden overlod ordet til Pernille Reuter Eriksen, der gav en orientering om status på indsatsområderne for turnusordningen. Det drejer som følgende punkter: 1) Decentral rekruttering. 2) Koordineret efteruddannelse. 3) Regelmæssige møder mellem 10. kontor og myndighedsrepræsentanterne. 4) Regelmæssige samtaler mellem 10. kontor og den enkelte fuldmægtig. 5) Fratrædelsessamtaler. Decentral rekruttering. Der havde ikke været nyansættelser siden sidste møde. 3

4 Der havde været en enkelt beklagelig episode, hvor Forsvarsakademiet slog en nyoprettet fuldmægtigstilling op eksternt, uden at stillingen havde været slået op internt først. Fejlen blev rettet med det samme, da 10. kontor blev opmærksom på det, og stillingen blev derefter slået op internt. 10. kontor har pointeret over for Forsvarsakademiet, at ekstern ansættelse kun kan komme på tale, såfremt der ikke kan findes kvalificerede ansøgere blandt turnusfuldmægtigene. Koordineret efteruddannelse. Der skulle være startet et nyt hold op på fuldmægtiguddannelsen i foråret, men der var for få deltagere til, at det økonomisk var forsvarligt at afvikle et kursusforløb. Det er på den ene side uheldigt, når der ikke er nok deltagere til at starte et nyt hold op hvert år, da der derved kan gå op til halvandet år efter ansættelsen, før man kommer på uddannelsen. Det er uheldigt i forhold til netværksdannelsen. På den anden side skal det være økonomisk forsvarligt at afholde kurset. Der skal minimum være 15 potentielle deltagere til kurset, og pt. er der kun 10 potentielle deltagere. Regelmæssige møder mellem 10. kontor og myndighedsrepræsentanterne. Møderne vurderes fortsat at være til stor gavn for turnusordningen. Regelmæssige samtaler mellem 10. kontor og den enkelte fuldmægtig. Fuldmægtigsamtalerne vurderes fortsat at være til stor gavn, og turnusfuldmægtigene opfordres til også selv at tage kontakt til 10. kontor, såfremt man har behov for en samtale. Fratrædelsessamtaler Ligesom ved fuldmægtigsamtaler giver fratrædelsessamtalerne et godt indblik i, hvordan det er at være turnusfuldmægtig under Forsvarsministeriets område. Peter Bjødstrup spurgte, om der fra 10. kontors side var udarbejdet en plan for afholdelse af fuldmægtigsamtaler, og i bekræftende fald om denne plan kan udleveres til fuldmægtigene for at skabe klarhed over, hvornår man kan forvente at blive indkaldt. Pernille Reuter Eriksen svarede, at der er udarbejdet en sådan plan, men at det ville være uhensigtsmæssigt at udlevere den, da planen er dynamisk og opdateres i takt med, at fuldmægtigenes behov ændres, eksempelvis ved rokeringer, barsel, tjenestefri o.lign. Michael Møller-Jørgensen spurgte, hvordan samtalerne anvendes i 10. kontor. Pernille Reuter Eriksen oplyste, at samtalerne anvendes til at skabe kendskab til turnusfuldmægtigene. Dette kendskab anvendes blandt andet i forbindelse med besættelse af ledige stillinger. Desuden fungerer samtalerne som et kvalitetstjek på turnusstillingerne, og endelig giver samtalerne et indblik i, hvordan det opleves at være turnusfuldmægtig i Forsvarsministeriet. Samtalerne kan således være med til at opspore generelle problemer i turnusordningen. Anne Monica Lomborg Bosteen opfordrede til, at stillingshåndbogen, som nu er lagt på Forsvarsministeriets ekstranet, bliver opdateret med større frekvens. 4

5 ad 5: Plads til alle - kan vi undgå afskedigelser? Michael Møller-Jørgensen havde bedt om at få dette punkt på dagsordenen med henblik på at få 10. kontors vurdering af, om de generelle nedskæringer i staten giver anledning til frygt for afskedigelser blandt turnusfuldmægtigene. Herunder ønskede Michael Møller-Jørgensen oplyst antallet af turnusfuldmægtige, antallet af turnusstillinger samt, hvor mange specialkonsulent-, chefkonsunsulent- og chefstillinger inden for ministerområdet som kunne være interessante for turnusfuldmægtigene. Pernille Reuter Eriksen oplyste, at der i det seneste års tid har været flere turnusfuldmægtige end turnusstillinger, men at det alligevel er lykkedes at undgå afskedigelser. Det ser betydeligt bedre ud nu, end det gjorde for bare få måneder siden, men 10. kontor kan naturligvis ikke garantere, at der ikke vil ske afskedigelser i fremtiden. Der er for tiden omkring 130 turnusfuldmægtige fraregnet de omkring 20 på ekstern turnus og et tilsvarende antal turnusstillinger. Antallet af stillinger svinger en del afhængig af, hvilke stillinger der bliver oprettet og nedlagt, og hvilke stillinger myndighederne ønsker genbesat ved ledighed Der er knap 40 civile chefstillinger inden for ministerområdet, hvis der medregnes stillinger indtil lønramme 37, og knap 50 hvis stillingerne i lønramme medregnes. I disse tal er ikke medregnet teknisk betonede chefstillinger som fx ingeniører, arkitekter o. lign. Antallet af special- og chefkonsulentstillinger er ikke opgjort og er næppe heller relevant, da stillingerne oftest oprettes til bestemte fuldmægtige ved de enkelte myndigheder. ad. 6: Orientering om nyt karriereafklaringsforløb Pernille Reuter Eriksen redegjorde for arbejdet med et nyt karriereafklaringsforløb for turnusfuldmægtige. På sidste møde i Turnusudvalget præsenterede 10. kontor et udkast til et karriereafklaringsforløb for turnusfuldmægtige. Drøftelserne i udvalget afspejlede et behov for justeringer og præciseringer af projektet særlig med hensyn til målgruppen og udvælgelseskriterierne. 10. kontor har siden hen arbejdet videre med projektet, og der er indledt et samarbejde med Forsvarsakademiet, som har været behjælpelig med at udarbejde et konkret forslag til et karriereafklaringsforløb. Forslaget har været drøftet på to møder med myndighedernes personalechefer. Der ligger derfor nu et udkast, som er meget tæt på at være det endelige. Der bliver tale om et pilotprojekt, og det vil først ved afslutningen af pilotprojektet blive fastlagt, om forløbet skal gentages og i givet fald, hvordan det skal se ud i fremtiden. Karriereafklaringsforløbet vil blive præsenteret for turnusfuldmægtigene på et fællesmøde i Kastellet i slutningen af november måned. Michael Møller-Jørgensen glædede sig over, at 10. kontor havde taget initiativ til et sådan projekt og var i øvrigt glad for, at 10. kontor havde indarbejdet mange af Turnusudvalgets ideer i projektet. Michael Møller-Jørgensen beklagede imidlertid, at fuldmægtigsiden i turnusudvalget eller DJØF-tillidsrepræsentanterne ikke i højere grad var blevet inddraget i processen. 5

6 Mads Schønning Frandsen bakkede op om dette synspunkt og bemærkede, at 10. kontor på seneste møde i Turnusudvalget lovede at indkalde DJØF-repræsentanterne til et orienteringsmøde om projektet, når der forelå nogle mere konkrete planer. Dette var ikke sket. Pernille Reuter Eriksen forklarede, at 10. kontor havde besluttet at holde et informationsmøde for samtlige fuldmægtige i stedet for kun DJØF-repræsentanterne og beklagede, at dette ikke var blevet kommunikeret ud i god tid. ad. 7: Eventuelt Næste møde planlægges afholdt i april måned. 10. kontor sender mødeindkaldelse ud. Else K. Sørensen Fungerende formand Morten Eriksen Sekretær 6