Bilag 3A Behovsopgørelse

Transkript

1 Bilag 3A Behovsopgørelse Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING UNDERBILAG FARVEANVENDELSE PÅ ARKITEKTURDIAGRAMMER FORRETNINGSUDBUDSARKITEKTUR OG KOMPONENTMODEL FORRETNINGSUDBUDSARKITEKTUREN AUTOMATISERET OG MANUEL SAGSBEHANDLING KANALER OG KOMMUNIKATION ØVRIGE ELEMENTER I FORRETNINGSUDBUDSARKITEKTUREN KOMPONENTMODEL KANALER Modtagelse af post Selvbetjening MANUELT Opgaveindbakke Tværgående Overblik Sagshåndtering Manuelle Breve System Administration Regeladministration AUTOMATISK Hændelser Validering Beskedhåndtering Dan Udbetaling Kontrol Bilag 3A Behovsopgørelse Side 1 af 77

3 Skatteberegning Beregning af Ydelser STØTTEKOMPONENTER Persondata Sager og dokumenter ØVRIGE KOMPONENTER Sikkerhed Rapporter Jobafvikling Økonomi Afstemning Arkivering (på nuværende tidspunkt er det ikke afklaret hvorvidt pensionssystemet skal aflevere data til statens arkiver) Indekssynkronisering SYSTEMETS ROLLER RISIKOVURDERING PERSONDATALOVEN FUNKTIONSADSKILLELSE DOKUMENTATION KONTROLLER FORRETNINGSROLLER FORRETNINGSPROCESSER SAMLET PROCESOVERBLIK KERNEPROCESSER KERNEPROCES - HÅNDTER INDBERETNING Løsningsflow, Opret sag Løsningsflow, Udfyld indberetning KERNEPROCES - TRÆF AFGØRELSE Bilag 3A Behovsopgørelse Side 2 af 77

4 Løsningsflow, Træf afgørelse KERNEPROCES - HÅNDTER LØBENDE ÆNDRINGER Løsningsflow, Håndter løbende ændringer person Løsningsflow, Håndter løbende ændring myndighed Løsningsflow, Håndter indgående automatisk genererede hændelser KERNEPROCES HÅNDTER DRIFT Løsningsflow, Vurder økonomisk effektueringsplan Løsningsflow, Håndter satsregulering Løsningsflow, Håndter årlig regulering Løsningsflow, Udfør årlig kontrol af udskudt pension Løsningsflow, Udfør årlig kontrol af leveattester Løsningsflow, Udfør årlig kontrol af varmeregnskaber LØSNINGFLOW, HÅNDTER UDBETALING LØSNINGSFLOW, HÅNDTER OPKRÆVNING INFORMATIONSARKITEKTUR OVERORDNET BEGREBSMODEL FOR UDBETALING DANMARK BEGREBS- OG INFORMATIONSMODELLER FOR FORRETNINGSLØSNINGEN DOKUMENTATION TIL LEVERANDØR INFORMATIONSMODEL SAG SAG Sag - Nøgler og Egenskaber Sagens oprettelse og livsforløb PART SAGSDOKUMENTATION INFORMATIONSMODEL PENSION PENSIONSSAG Forskelle til sagsbegreb i Eksisterende Løsning PENSIONSINPUTGRUNDOPLYSNING PENSIONSYDELSESTYPE PENSIONSYDELSE Bilag 3A Behovsopgørelse Side 3 af 77

5 6.4.5 UDBETALING PENSIONSSYSTEMADMINISTRATION IT ARKITEKTUR IT-UDBUDSARKITEKTUREN SYSTEM KONTEKST OG INTEGRATIONER TRANSITIONSARKITEKTUR INTEGRATIONER OG INFRASTRUKTUR NON-FUNKTIONELLE KRAV TIL SYSTEMET ARKITEKTUR RAMMER FOR ARKITEKTUREN BELASTNING OG SKALERING Telefonopkald Breve Blanketter (yderligere underretningsbreve) Digital Post DESIGN OG APPLIKATIONSSTRUKTUR LOGNING DRIFTSSTYRING TILGÆNGELIGHED DATAKONVERTERING KONVERTERINGSKONCEPTET GENERELT UDTRÆK AF DATA TRANSFORMERING AF DATA INDLÆSNING OG VIDEREFORDELING AF DATA Indlæsning af data i Systemet Viderefordeling af data og synkronisering med støttesystemer AFSTEMNING OG DATAVALIDERING GENNEMFØRSEL AF KONVERTERINGEN Bilag 3A Behovsopgørelse Side 4 af 77

6 8.6.7 HÅNDTERING AF PRØVEUDTRÆK BRUGERVENLIGHED LOVGIVNING SIKKERHED MILJØER PROJEKTLEDELSE UDDANNELSE DOKUMENTATION IDRIFTSÆTTELSE HYPERCARE SAMARBEJDE OG RAPPORTERING AFPRØVNINGER FREMTIDIGE TILPASNINGER TIL SYSTEMET HENT INDKOMSTOPLYSNINGER UDENOM KMD INDKOMST INTEGRATION TIL ANDET UDBETALINGSSYSTEM KRAV TIL DRIFT, VEDLIGEHOLDELSE, SUPPORT OG VIDEREUDVIKLING (YDELSERNE) OVERORDNEDE KRAV ETABLERINGSYDELSEN ETABLERING AF LOKALITETER ETABLERING AF KOMMUNIKATIONSINFRASTRUKTUR ETABLERING AF PROGRAMMEL ETABLERING AF PROCESSER FOR DRIFTSAFVIKLING OG SUPPORT ETABLERING AF PROCESSER OG VÆRKTØJER TIL VEDLIGEHOLDELSE AF SYSTEMET VEDLIGEHOLDELSE OG VIDEREUDVIKLING AF SYSTEMET VEDLIGEHOLDELSE AF SYSTEMET VIDEREUDVIKLING AF SYSTEMET LØBENDE DRIFT LOKALITETER Bilag 3A Behovsopgørelse Side 5 af 77

7 INFRASTRUKTUR OG MASKINEL PROGRAMMEL TEKNOLOGISK RÅDGIVNING, RAPPORTERING OG SUPPORT DOKUMENTATION OG KONFIGURATIONSSTYRING SIKKERHED OG BEREDSKAB OVERVÅGNING OPHØRSBISTAND SERVICE OPERATION Supportløsningen INCIDENT MANAGEMENT PROBLEM MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT RELEASE MANAGEMENT EVENT MANAGEMENT - OVERVÅGNING CONFIGURATION MANAGEMENT Bilag 3A Behovsopgørelse Side 6 af 77

8 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 3A Behovsopgørelse Side 7 af 77

9 2 Indledning Dette bilag indeholder en overordnet beskrivelse af ATP s krav til det nye System samt de øvrige krav til Leverandøren. Bilaget udgør sammen med tilhørende underbilag ATP s behovsopgørelse for Systemet. 2.1 Underbilag Bilaget har følgende underbilag: Bilag Bilag 3A.1 (Kravliste) Bilag 3A.2 (Løsningsflows) Bilag 3A.3 (Aktivitetsbeskrivelser) Bilag 3A.4 (Begrebs- og informationsmodeller) Bilag 3A.5 (Regel- og beslutningsmodeller) Bilag 3A.6 (Integrationer) Bilag 3A.7 (Wireframes) Bilag 3A.8 (Oversigter) Indhold Bilaget indeholder en liste over ATP s krav til Leverancen, hvor Leverandøren skal angive opfyldelsesgrad mv. i overensstemmelse med vejledningen til bilaget. Bilaget skal for en del krav læses i sammenhæng med de øvrige underbilag. Bilaget indeholder de løsningsflows, der indgår i de forretningsprocesser, som er forbundet med indberetning, administration og udbetaling af pension. Bilaget indeholder de løsningsflows og aktivitetsbeskrivelser, der indgår i de løsningsflows og forretningsprocesser, som er forbundet med indberetning, administration og udbetaling af pension. Bilaget indeholder UML modeller af de væsentligste forretningsmæssige begreber og de informationer, som vedrører indberetning, administration og udbetaling af pension. Bilaget indeholder standardiserede modeller af de regler af lovgivningsmæssig og anden karakter forbundet med indberetning, administration og udbetaling af pension Bilaget indeholder uddybende information om de integrationer, som Leverandøren skal etablere fra Systemet. Indgår ikke i markedsdialog. Bilaget indeholder rammesættende wireframes for brugergrænseflader, der har til formål at give Leverandøren inspiration til design af brugergrænsefladerne i Systemet Bilaget indeholder følgende oversigter: Brevoversigt Tabel 1 Behovsopgørelsen og tilhørende underbilag Bilag 3A Behovsopgørelse Side 8 af 77

10 2.2 Farveanvendelse på arkitekturdiagrammer I dette bilag optræder en række arkitekturdiagrammer. Der er på tværs af alle disse figurer anvendt en farvekodning, som siger noget om, hvem der ejer eller anskaffer et system/komponent. Betydningen af farverne fremgår af Figur 1. Figur 1: Farveanvendelse på arkitekturdiagrammer. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 9 af 77

11 3 Forretningsudbudsarkitektur og komponentmodel I dette afsnit beskrives forretningsudbudsarkitekturen, som den ser ud ved implementering af det nye System. Herefter beskrives Systemet via en komponentmodel. 3.1 Forretningsudbudsarkitekturen Forretningsudbudsarkitekturen beskriver sammenhænge mellem de forskellige dele i den forretningsmæssige løsning og dels den ønskede forretningsmæssige funktionalitet. Tegningen og den efterfølgende forklarende tekst tjener som introduktion til pensionsløsningen på et konceptuelt plan. Figuren nedenfor viser de væsentligste elementer i forretningsudbudsarkitekturen. Figur 2: Forretningsudbudsarkitektur for pensionsløsningen I den samlede forretningsmæssige løsning er selve fagsystemet illustreret ved udvalgte forretningskomponenter med blå farve. Denne del er specifik for fagsystemet til administration af folke- og førtidspension, mens de øvrige dele af figuren viser samspillet med omkringliggende systemer. For at lette overblikket er kun ud- Bilag 3A Behovsopgørelse Side 10 af 77

12 valgte systemer illustreret i forretningsudbudsarkitekturen. I nogle tilfælde er systemer slået sammen og repræsenteret ved én kasse, og konkrete systemnavne er navngivet ved den primære funktionalitet, de leverer frem for konkrete systemnavne. Vi henviser til bilag 3A.6 for en komplet oversigt over eksterne systemer, som Systemet skal integrere til Automatiseret og manuel sagsbehandling Denne del er selve fagsystemet, hvor man finder it-understøttelse til administration af folke- og førtidspension. De blå kasser repræsenterer forretningskomponenter, der beskrives i afsnit 3.2. Fagsystemet skal betragtes som en hel løsning, hvor både automatiseret og manuel funktionalitet er placeret. Dette betyder, at kunderådgiverne arbejder i fagsystemet som deres primære system og kan bruge det til at løse stort set alle deres opgaver. Det er en forudsætning, at sagsbehandlingen automatiseres i vid udstrækning for at ATP kan realisere det effektiviseringspotentiale, der fremgår af ATP s business case. Dette er særdeles vigtigt for de løsningsflows i bilag 3A.1 (Løsningsflows og aktivitetsbeskrivelser), der er kategoriseret som motorveje eller landevej, jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Fagsystemet indeholder den funktionalitet og sikrer adgang til de data, der er behov for at behandle en ansøgning. Dokumenter, journalnotater og digital post er endvidere placeret på sager og er journaliseret i fagsystemet. Fagsystemet skal understøtte ønsket om at gennemføre straight through processing (STP) i videst muligt omfang uden, at det går ud over kvaliteten af sagsbehandlingen. Princippet er, at sagerne behandles så automatisk som muligt i fagsystemet, især på motorvejene jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., og hvor det er muligt ud fra oplysninger i de autoritative registre. I de tilfælde, hvor der er behov for manuel sagsbehandling, sendes en opgave videre til kunderådgivernes opgaveindbakke i fagsystemet Kanaler og Kommunikation Her vises de kanaler, der bruges til borgerrettet kommunikation og koordinering af sager med borgerens kommune og eller udenlandske myndigheder. En vigtig del af løsningen er selvbetjeningsløsningen på borger.dk, som skal give borgere nem adgang til ansøgning om pensionsydelser og tillæg, at indberette ændrede oplysninger samt mulighed for at se egne oplysninger. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 11 af 77

13 Udbetaling Danmark har etableret en kviklinje for kommunerne, som er en direkte linje til Udbetaling Danmark. Den skal sikre hurtige svar og afklaringer vedr. en borgers sag mellem kommunen og Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark arbejder tæt sammen med udenlandske myndigheder om pensionister, der får pension i udlandet. F.eks. udveksles stamoplysninger mellem en række lande og der samarbejdes med lokale myndigheder om tilkendelse af førtidspension for danskere, der bor i udlandet. Derudover illustreres også, at vi modtager fysisk og Digital Post gennem hhv. Scanning Fysisk Post og Digital Post. Afsendelse af post vil ske til Fjernprint, der videresender beskeder til Digital Post eller printer, kuverterer og afsender fysisk post, hvis modtager er undtaget fra Digital Post Øvrige elementer i forretningsudbudsarkitekturen De øvrige dele af forretningsudbudsarkitekturen er tværgående (indenfor Udbetaling Danmark) støttesystemer, komponenter eller registre, som fagsystemet skal have snitflader til. De tværgående dele understøtter interne behov for rapportering, forpligtelser i forhold til ekstern rapportering og udbetaling. Bemærk at en fuldstændig liste over integrationer findes i afsnit 7 IT arkitektur. 3.2 Komponentmodel Den funktionalitet, som Systemet skal besidde, beskrives i form af en Komponentmodel. Til forskel fra forretningsudbudsarkitekturen, så omhandler Komponentmodellen kun den fagspecifikke løsning. Komponentmodellen illustrerer hvordan, vi tænker Systemet opdelt i forretningsmæssige logiske komponenter, der leverer beslægtet funktionalitet. Komponentmodellen og de efterfølgende komponentbeskrivelser har to formål: at give et overblik over den funktionalitet, Systemet skal indeholde. at gøre os i stand til at italesætte og kategorisere Systemets funktionalitet fra et forretningsmæssigt perspektiv. Leverandøren må gerne byde ind med forslag til en anden opdeling end den viste, hvis det er mere fordelagtigt set ud fra Leverandørens systemopbygning. Det er Bilag 3A Behovsopgørelse Side 12 af 77

14 blot vigtigt, at Leverandøren tydeliggør, hvordan løsningen samlet leverer den beskrevne funktionalitet i forhold til komponentmodellen. Generelt skal de komponenter, som indeholder funktionalitet, der ændres hyppigt, fx ved lov- og regelændringer kunne ændres smidigt. Derfor skal komponenternes funktionalitet kunne ændres igennem skærmbilleder, hvor ATP s forretningsadministratorer kan konfigurere regler og parametre til regler. Figuren nedenfor viser komponentmodellen for pension. Figur 3: Komponentmodel Komponentmodellen er inddelt i fem hovedområder: Kanaler Manuelt Bilag 3A Behovsopgørelse Side 13 af 77

15 Automatisk Støttekomponenter Øvrige komponenter De følgende afsnit gennemgår komponenterne i modellen enkeltvis og præsenterer overordnet den funktionalitet, som komponenterne leverer. De detaljerede krav til komponenterne er listet i bilag 3A.1 Kravlisten Kanaler Komponenterne i denne gruppe angiver hvordan Systemet skal fungere sammen med ATP s postmodtagelse og Systemets selvbetjeningsløsning Modtagelse af post Systemet skal kunne modtage digital og fysisk post fra borgere og myndigheder. Digital post vil komme fra de fællesoffentlige løsninger på Borger.dk. Den digitale post hentes af en posthåndteringsleverandør, inden den overleveres til Systemet igennem en snitflade. Samme posthåndteringsleverandør modtager fysisk post, som overleveres til Systemet ad samme snitflade Selvbetjening Selvbetjening leverer en webbaseret løsning, som udstilles på borger.dk, der anvendes af borgere til ansøgning om pensionsydelser og tillæg, indberetning af oplysninger samt informationer om pensionistens sag og vejledning. Derudover kan borgerne foretage en simulering af hvor meget, den enkelte forventes at få udbetalt. Selvbetjening modtager indtastede data og sender disse til Systemet for validering og eventuel registrering Manuelt Denne gruppe af komponenter støtter op om den daglige manuelle sagsbehandling, som foretages af kunderådgiverne Opgaveindbakke Udgangspunktet for det daglige arbejde for en kunderådgiver er Opgaveindbakken. Opgaveindbakken indeholder opgaver, som er struktureret i arbejdspakker. En opgave kan bestå behandling af fysisk post, digital post og hændelser, som systemet ikke kan håndtere automatisk. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 14 af 77

16 En kunderådgiver skal kunne reservere og arbejde med en opgave Tværgående Overblik Systemet skal kunne præsentere et Tværgående Overblik, der samler alle relevante informationer om den enkelte borger. Formålet er at give kunderådgiveren mulighed for, ved et enkelt opslag, hurtigt at få et overblik over borgerens personlige forhold. Fra det Tværgående Overblik skal kunderådgiveren have mulighed for at få præsenteret yderligere detaljer om en sag og borgeren Sagshåndtering Denne komponent leverer en brugergrænseflade, hvorfra kunderådgiveren udfører manuelle sagsbehandling, og hvor pensionsdata kan vises og redigeres Manuelle Breve Denne komponent har ansvaret for at administrere og vedligeholde brevskabeloner til udsendelse af manuelt udarbejdede breve. Disse breve sendes ad samme kanal til Fjernprint som automatisk genererede breve, og kan herfra enten afsendes til borgeren eller myndighed som fysisk post eller digital besked. Kunderådgiveren skal her kunne genere et manuelt brev med udgangspunkt i prædefinerede brevskabeloner, og forretningsadministratoren skal kunne oprette nye skabeloner og rette i eksisterende System Administration Systemet indeholder en brugergrænseflade, hvor man kan udføre administration af systemet. Med administration menes her fx rettelse af forskellige parametre (fx datoer, grænseværdier mv.), tekster, hjælpeinformation og genvejstaster mv Regeladministration For ATP er det væsentligt, at systemet er fleksibelt og robust for indførsel af nye forretningsprocesser og ændret lovgivning. Vi forventer, at der sker en løbende tilpasning af regler for, hvad der håndteres automatisk, og hvad der skal behandles manuelt. Det er væsentligt for optimeringen af arbejdsprocesserne at disse tilpasninger kan ske smidigt og uden store implementeringsomkostninger. Komponenten, Regeladministration, indeholder de nødvendige og tilstrækkelige beregningsparametre til tilkendelse og ydelsesberegning. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 15 af 77

17 Komponenten leverer en brugergrænseflade til at vedligeholde regler/parametre til at udføre validering, kontrol, afgørelse (beslutning), beregning af ydelse samt skatteberegning, herunder beregning af ATP-bidrag og bidrag til Supplerende Arbejdsmarkedspension. I Regeladministration vedligeholdes også regler for hvilke processer, der skal igangsættes når hændelser indtræffer. De konkrete krav til parameterstyring og konfigurering af Systemet fremgår af bilag 3A.1 Kravliste Automatisk Denne gruppe af komponenter understøtter den automatiske sagsbehandling på motorvejene (for nærmere om motorvejene se Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.) Hændelser Hændelser har ansvaret for at styre et automatiseret flow i fagsystemet efter en given ændring i interne eller eksterne registre. Komponenten igangsætter den proces, der følger efter en given ændring i eksterne eller interne registre. Det sker på baggrund af de beslutningsmodeller, der er gældende for den aktuelle proces Validering Denne komponent har ansvaret for at validere inputdata såsom ansøgninger og ændringer til Systemet. Valideringen skal sikre konsistens i Systemets data, således, at beløb f.eks. ikke indtastes i datofelter. Validering kan både ske på feltniveau (enkelt attribut validering) og ved at vurdere sammenhænge mellem flere forskellige informationer. Det sker ud fra et sæt af beslutningsregler, der er implementeret i komponenten Regel Administration. Validering udstiller services til Selvbetjening (jf. kravliste validering ) Beskedhåndtering Beskedhåndtering initierer udsendelse af beskeder til Digital Post og fysiske breve til Fjernprint. Den indsamler informationer og genererer automatisk beske- Bilag 3A Behovsopgørelse Side 16 af 77

18 den/brevet. På baggrund af retursvaret fra Fjernprint registreres den anvendte afsendelseskanal. Beskedhåndtering indeholder desuden en brugergrænseflade til konfigurering af beskeder/breve. Komponenten muliggør oprettelse og vedligehold af besked- /brevskabeloner med tilpasning og forudfyldelse af tekstblokke Dan Udbetaling Komponenten skal samle og overføre udbetalinger til udbetalingssystemet. Den registrerer udbetalingsdata og genererer udbetalingsfiler. Hvis en bevilget ydelse har kommunal medfinansiering, dvs. borgerens kommune skal betale en andel af ydelsen, sender komponenten Dan udbetaling data til systemet Kommunal Medfinansiering, jf. Systemkontekstdiagrammet. Data er opdelt pr. kommune på personniveau med information om kommune, person og beløb Modregning Komponenten Modregning effektuerer modregninger i pensionsydelser for krav, der indmeldes fra opkrævningssystemet og eksterne systemer som Boligstøttesystemet, Kommunernes Ydelsessystem og kommunale systemer, der håndterer opkrævning af serviceydelser (se evt. Systemkontekstdiagrammet i afsnit 7.2). Komponenten har ansvar for at danne udbetalingsposter til fordringshavere for de modregninger den foretager Dan Opkrævning Dan opkrævning skal kunne danne opkrævningsposter, der sendes til opkrævningssystemet Kontrol Kontrol behandler ansøgninger, indberetninger og ændringer efter, at Validering succesfuldt har valideret inputdata, og borgeren er fundet berettiget til ansøgte ydelser. Komponenten udfører kontroller ved inddragelse af yderligere data end de, der direkte danner grundlag for berettigelse til ydelser. Et eksempel på en kontrol kunne være om der bor en anden pensionist på samme adresse, som ansøger, der angiver at være enlig. Kontrollerne sker kun på de data, der er til rådighed i Systemet fra autoritative kilder og borgeren selv. Komponenten henter således ikke data fra andre systemer. Kontrollerne skal konfigureres ud fra et sæt af beslutningsregler, som er defineret i Regeladministration. Hvis nogle kontrolbetingelser er opfyldt adviseres en kunderådgiver herom for videre inspektion af sagens oplysninger og yderligere kontroller. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 17 af 77

19 Skatteberegning Skatteberegning foretager beregning af A-skat, ATP-bidrag, bidrag til Supplerende Arbejdsmarkedspension og nettoydelse. Den kan foretage enkeltberegninger samt bestandsberegninger, som enten er igangsat automatisk eller manuelt af en kunderådgiver. Komponenten benytter parametre fra Regel Administration til at gennemføre en skatteberegning. Skatteberegning understøtter, at man foretager en genberegning baseret på tidligere udgaver af input og skattekort, som den henter fra e-indkomst Beregning af Ydelser Beregning af Ydelser indeholder beregningsfunktionaliteten for alle typer pensionsydelser og tillæg. Komponenten træffer afgørelser på baggrund af bl.a. indkomstoplysninger, beskæftigelsesgrad, formue, samliv og beregner ydelsen. Herefter oprettes en effektueringsplan som afspejler de ydelser, borgeren er tilkendt. Hvis beregningerne resulterer i at borgeren har fået for meget udbetalt i pensionsydelser, sørger komponenten for at korrigere de kommende pensionsydelser i indeværende kalenderår. Hvis komponentens beregninger resulterer i, at der skal rettes et krav mod borgeren, sender komponenten automatisk en opkrævning til Opkrævningssystemet, hvorfra beløbet opkræves. Opkrævningen kan enten ske ved udsendelse af et girokort til borgeren eller ved modregning i kommende pensionsudbetalinger. Beregningen baserer sig på de beslutningsregler og beslutningsparametre, der er defineret for tilkendelse og ydelsesberegning i komponenten; Regel Administration Støttekomponenter Denne gruppe af komponenter varetager informationer om borgere fra autoritative registre samt sager og dokumenter Persondata Denne komponent har ansvaret for at hente persondata fra Beriget Grunddata. Borgerdata udstiller disse informationer for de øvrige komponenter i Systemet. Komponenten skal vedligeholde de ydelsesspecifikke persondata som ikke vedligeholdes i det tværgående støttesystem, Beriget Grunddata. Dette drejer sig f.eks.om enligstatus og undtagelse for obligatorisk selvbetjening, som brugere kan Bilag 3A Behovsopgørelse Side 18 af 77

20 opdatere igennem Systemet. Det vil sige gemme disse lokalt og understøtte at disse kan opdateres, ligesom komponenten har ansvaret for, at historiske data bevares og kan tilgås fra de andre komponenter Sager og dokumenter I Systemet bliver alle sags- og ydelsesinformationer gemt i Sager & Dokumenter. Denne komponent er en database, som vedligeholder metadata for sager og dokumenter og holder referencer mellem sager og dokumenter. Til gruppen af dokumenter hører blandt andet blanketter, beskeder fra Digital Post, breve, post, og andet bilagsmateriale som ATP modtager eller selv udsender Øvrige Komponenter Sikkerhed Sikkerhed har ansvaret for konfiguration og administration af sikkerhed, herunder rolle og rettighedsstyring i forhold til de brugerrettede dele af systemet. Sikkerhed har desuden ansvaret for håndtering af log on på Systemet og Selvbetjeningsløsningen Rapporter Rapporter har ansvaret for, at der dannes dataudtræk og genereres afleveringsfiler, så der kan dannes rapporter til interne ATP systemer og eksterne rapporter til forskellige samarbejdsparter primært offentlige instanser Jobafvikling Komponenten har ansvaret for at håndtere driftflows for interne hændelser i fagsystemet, hvilket typisk drejer sig om batchkørsler. Komponenten vedligeholder regler for kørselstidspunkter og flowregler for afvikling af de automatiske kørsler Økonomi Systemet overfører posteringer til ATP`s ERP system i forbindelse med udbetalinger, dannelse af opkrævningsposter, ændringer til udbetalinger etc. Systemets kontonumre skal stemme overens med de kontonumre som anvendes i ERP, så sum-posteringer etc. placeres korrekt i forbindelse med en overførsel. Samlet set sikrer denne dataudveksling, at regler til understøttelse af regnskabslovgivning samt gældende revisionskrav kan overholdes. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 19 af 77

21 Afstemning Afstemning leverer afstemningsdata fra fagsystemet til et file share hos ATP for videre behandling. Afstemning har ansvaret for at udtrække og samle afstemningsdata fra fagsystemet, da det forretningsmæssige formål med afstemning er at dokumentere, at regnskabstallene er retvisende. Komponenten har ligeledes ansvar for at foretage afstemning af interne dataflyt i Systemet Arkivering (på nuværende tidspunkt er det ikke afklaret hvorvidt pensionssystemet skal aflevere data til statens arkiver) Systemet skal efterleve de offentlige arkivers krav til elektronisk aflevering iht. de til enhver tid af de offentlige arkiver (herunder Statens Arkiver) fastsatte regler, herunder Arkivloven. Arkiveringskomponenten skal sikre dette Indekssynkronisering Systemet henter sags- og ydelsesinformationer fra de fælleskommunale støttesystemer, Sags- og dokumentindeks og Ydelsesindeks. Systemet skal tilsvarende levere sags- og ydelsesinformationer for pensionssager til de samme indekser, dels for at stille informationerne til rådighed for kommunerne, men også for at kunne etablere et opdateret overblik i KMD Sag i den overgangsperiode hvor nogle af ydelsesområdernes systemunderstøttes der. Samlet sikrer denne dataudveksling, at kunderådgiverne har et overblik over sager i både Udbetaling Danmark og i kommunerne og på denne baggrund kan man foretage helhedsorienteret vejledning af borgeren på tværs af Udbetaling Danmarks og kommunernes opgavesnit. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 20 af 77

22 4 Systemets roller Det er et grundlæggende arkitekturkrav, at der anvendes roller til at styre adgang til data og funktioner. Adgangstildelingen skal være baseret på en risikovurdering og foregå i overensstemmelse med informationssikkerheds- og kontrolpolitikken i ATP. Det er ATP som tildeler brugerne adgange og adgangene skal kunne styres via TIM (IBM Tivoli Identity management). I det følgende gennemgås grundprincipperne for opbygningen af rollerne, hvor risikovurdering, persondataloven, funktionsadskillelse, dokumentation og kontroller er vigtige elementer. Til sidst nævnes de forretningsroller som der på nuværende tidpunkt er identificeret behov for. 4.1 Risikovurdering Risikovurderingen skal foretages i forhold til de konkrete processer, som den pågældende rolle giver adgang til. Generelt vurderes det, at følgende risici skal overvejes ved opbygningen og vedligeholdelse af roller: fejl i transaktionsdata, fejl i stamdata, fejl i beregningsparametre, fejl i kørsler, overtrædelse af persondatalovens regler og besvigelser. En hensigtsmæssig opbygning af roller er en vigtig forebyggende kontrol i forhold til at afdække risici. Rolleopbygningen er (sammen med adgangstildelingen) en effektiv kontrol, når en risiko kan afdækkes ved funktionsadskillelse eller ved at begrænse adgang til transaktioner og data. 4.2 Persondataloven Persondataloven stiller krav til behandling af data. Ved behandling af data forstås adgang til at se, registrere, slette eller arkivere data. Ret til at behandle alle personfølsomme oplysninger skal være begrundet i et kontinuerligt arbejdsrelateret behov. Ved design og vedligeholdelse af roller bør det sikres, at der kun tildeles adgange til personfølsomme oplysninger, hvis der er et kontinuerligt arbejdsrelateret behov. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 21 af 77

23 4.3 Funktionsadskillelse ATP s informationssikkerhedspolitik stiller krav om, at der skal være grundlæggende funktionsadskillelse mellem a) udvikling og vedligeholdelse af systemer, b) drift og c) ATP s forretningsaktiviteter og brugerfunktioner. Dette betyder blandt andet at der ikke må tildeles IT roller i forretningen og omvendt. Ved design af roller er det således væsentlig, at forretningsopgaver ikke lægges i IT-roller og IT-opgaver ikke lægges i forretningens roller. Inden for ATP s forretningsaktiviteter, skal der ligeledes etableres funktionsadskillelse, der sikrer, at samme person ikke alene kan initiere, udføre og godkende transaktioner. 4.4 Dokumentation Rollerne og de tilhørende rettigheder skal dokumenteres i en rolle/rettighedsmatrice. I rolle/rettighedsmatricen skal rollerne stå nævnt vandret og de tilhørende rettigheder lodret. Det skal for hver rettighed være angivet om der er tale om oprette-, læse-, opdatere- og/eller sletterettigheder. Matricerne skal til enhver tid holdes opdaterede, så de altid afspejler virkeligheden. Rettighedstabellerne kan ændres ved konstruktion af nye funktioner/transaktioner, ændrede funktioner eller nye forretningsmæssige behov. Der vil uvilkårligt ske ændringer, både som følge af udvikling af ny funktionalitet og som følge af forretningens ønsker om tilpasning af roller og arbejdsfunktioner. 4.5 Kontroller Rollerettighedsmatricerne og adgangstildelingen revideres årligt. Chefer skal på halvårlig basis dokumentere at de har kontrolleret at de roller som deres medarbejdere har fået tildelt er korrekte og givet i overensstemmelse med retningslinjerne. Leverandøren vil blive bedt om at kontrollere at de IT roller som deres medarbejdere har fået tildelt er korrekte og givet i overensstemmelse med ATP s retningslinjer. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 22 af 77

24 4.6 Forretningsroller Der er på nuværende tidspunkt identificeret et behov for nedenstående forretningsroller. Rollerne er ordnet i en matrix, der angiver hvilke pakker af informationer fra pensionsområdets informationsmodel, de skal have adgang til henholdsvis at oprette (C), læse (R), opdatere og slette (CRUD). Leverandøren skal selv definere IT rollerne. I Etape II skal leverandøren, som en del af Delleverancerne, i samarbejde med ATP udspecificere forretningsrollernes adgang til informationer på klasse- og attributniveau og mappe dem til IT-rollerne. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 23 af 77

25 Rolle /inf. PensionInputGrundoplysning Udbetaling PensionUdgåendedokument PensionSystemadministration PensionBeregningsmotor PensionYdelsesType PensionsSag PensionSkatteberegningskomponent PensionValidering PensionKontrol PensionYdelse PensionPart Løsningsspecialist R R R R R R R R R R R R CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD R R R R R R R R R R R R Afstemning R R R R R R R R R R R R Økonomi R R R R R R R R R R R R Direktions-klage R R R R R R R R Intern revision R R R R R R R R R R R R Jurist R R CRUD R R R CRUD R R R R R Sektionschef R R CRUD CRUD R R CRUD R R R R R Sektionschef i HOK R R R R R R R R R R R R Centerdirektør R R R R R R R R R R R R Forespørger R R R R R R R R R R R Kunderådgiver CRUD R CRUD R R R CRUD R R R R R Kunderådgiver HOK R R R R R R R R R R R R Superbruger CRUD R CRUD CRUD R R CRUD R R R R R Superbruger HOK R R R R R R R R R R R R CRUD R CRUD CRUD R R CRUD R R R R R R R R R R R R R R R R R VIP rolle CRUD R CRUD R R R CRUD R R R R R Postadministrator R R CRUD R R R R R R R R R Journal-medarbejder R R CRUD R GO-LIVE rolle CRUD R CRUD CRUD R R CRUD R R R R R Forretningsadministrator Rapporteringmedarbejder Udbetalingsmedarbejder Administrator sikkerhed Posthåndteringsleverandør CRUD R R Bilag 3A Behovsopgørelse Side 24 af 77

26 5 Forretningsprocesser Her en beskrivelse af de processer, som indgår i Pensionsløsningen, herunder hvordan processerne er beskrevet i aktivitetsbeskrivelser, som knyttes til informationsmodeller, lovgivning samt regel- og beslutningsmodeller. For en detaljeret beskrivelse af forretningsprocesserne og de forskellige niveauer henvises til bilag 3A.2 Løsningsflow mens den metodemæssige tilgang til forretningsmodellering i ATP er beskrevet i bilag 2A (Sådan forretningsmodellerer vi i ATP). 5.1 Samlet procesoverblik Procesoverblikket i figur 5 markeret med viser samtlige forretningsmæssige processer, der benyttes i den samlede administration af pension. ATP har udarbejdet et fuldt proceskatalog for Udbetaling Danmark. Kerneprocesser er nedenfor markeret med rødt, mens samtlige tværgående processer er markeret med grønt: Figur 4 Procesoverblik med markering af kerne- og tværgående processer Bilag 3A Behovsopgørelse Side 25 af 77

27 Her det fulde procesoverblik: Figur 5 Samlet procesoverblik 5.2 Kerneprocesser Kernerprocesserne beskriver hvordan Udbetaling Danmark indberetter, administrerer og udbetaler pension. Kerneprocesserne er nedbrudt i Løsningsflow, som er yderligere beskrevet nedenfor Kerneproces - Håndter indberetning Processen håndterer overordnet set udsendelse af orienteringsbrev samt modtagelse af ansøgning eller tilkendelse om henholdsvis folkepension og førtidspension fra borger, kommune eller udenlandsk myndighed. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 26 af 77

28 Løsningsflow, Opret sag Løsningsflow Opret sag beskriver, hvordan pensionssagsprocessen initieres. Formålet med dette løsningsflow er i hovedtræk at vurdere hvilke sager, der er oprettet, hvilke der skal oprettes. For folkepension gælder, at der automatisk indhentes information om hvilke borgere, der har bopæl i Danmark og snart når pensionsalderen. Tidspunktet, for hvornår denne udsøgning af kommende folkepensionister foretages, skal kunne justeres løbende. Da der ikke skal kunne oprettes to pensionssager på samme borger, skal systemet automatisk kontrollere for eksisterende pensionssag. Typisk vil en eksisterende sag være en førtidspensionssag, men det kan også være en sag, der er oprettet idet en borger allerede har søgt folkepension via selvbetjeningsløsningen. Hvis det drejer sig om en allerede eksisterende førtidspensionssag, opdateres denne til folkepension fra måneden efter at borgeren opnår pensionsalderen. Hvis ikke der allerede findes en pensionssag, udsendes automatisk orienteringsbrev til de borgerer, der snart når folkepensionsalderen. Der udsendes sådanne orienteringsbreve til kommende pensionister månedligt. For førtidspension er det kommunen, der træffer afgørelse i sager om bevilling af pension. Oprettelsen af en pensionssag i Udbetaling Danmark sker derfor som følge af, at kommunen sender besked til Udbetaling Danmark om, at de har bevilget pension og fra hvilken dato, udbetalingen skal påbegyndes. På baggrund af denne første henvendelse fra kommunen skal systemet kunne foretage en validering af, om førtidspensionssagen skal sendes til manuel behandling, eller den kan oprettes automatisk. Kriterier for manuel behandling skal kunne ændres, men vil typisk være indikationer på udenlandsophold, flygtningestatus og eller svage borgere med særlige behov. I de tilfælde, hvor sagen kan valideres i det automatiske flow, sendes automatisk brev med anmodning om at borger indgiver relevante oplysninger på baggrund af hvilke den kommende pensionsudbetaling skal beregnes. En væsentlig forskel mellem opstart af henholdsvis folkepension og førtidspension er, at i tilfælde af førtidspension, er der fra kommunen truffet afgørelse om pensionsretten. Omvendt er det udelukkende borgerens alder der indikerer overfor Udbetaling Danmark, om det kunne være relevant at søge folkepension. Udbetaling Danmark skal derfor ved ansøgning om folkepension, hvor der ikke i forvejen er en pensionssag, vurdere pensionsretten. Systemet skal i videst muligt omfang kunne automatisere denne vurdering, der hvor relevante og afgørende oplysninger kan trækkes fra andre systemer eller indgives via selvbetjeningsløsningen, og derpå valideres af fagsystemet. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 27 af 77

29 For begge sagstyper gælder det, at der skal sendes automatisk brev til borgeren om at indberette relevante oplysninger. Endvidere skal systemet kunne generere en automatisk opfølgning på, om borger har henvendt sig. Borger kan i princippet henvende sig ad forskellige kanaler; telefonisk, skriftligt eller via de digitale selvbetjeningsløsninger. Personer, der er bosiddende i udlandet, initierer selv processen for sagsoprettelsen. Dette sker i form af en ansøgning om enten førtidspension eller folkepension til Udbetaling Danmark. Ansøgningen kan komme enten fra person selv eller fra en myndighed i det land person bor i Løsningsflow, Udfyld indberetning Løsningsflow udfyld indberetning beskriver processen for ansøgning om folkepension og processen for afgivelse af oplysninger for beregning af førtidspension. Flowet fastlægger samtidig, hvordan systemet understøtter borgerens mulighed for såvel simulering af berettigelse af pension (hvad og hvor meget) samt simulering af hvordan kommende udbetalinger kan ændre sig. Desuden skal systemet kunne foretage en vurdering af fordelagtigheden ved at udskyde folkepensionen frem for at få den udbetalt straks ved berettigelsestidspunktet. Borgere skal kunne tilgå selvbetjeningsløsningen både direkte via borger.dk og via links i de breve, borgeren har modtaget fra Udbetaling Danmark. Det skal således være muligt at klikke sig direkte til den del af selvbetjeningsløsningen, der er målrettet borgerens situation. Når en borger via selvbetjeningsløsningen vælger at ansøge om folkepension eller at afgive oplysninger til beregning af førtidspension, skal systemet guide borgeren. Der er et fastlagt regelsæt for hvem, der har mulighed for at ansøge om folkepension, og dermed hvilke borgere, der skal kunne logge på selvbetjeningsløsningen. Kriterierne, for hvornår systemet automatisk skal fortsætte og oprette en sag, og hvornår borgeren skal afvises i selvbetjeningen, skal kunne ændres af forretningsadministrationen. Når en borger opfylder kriterierne for at ansøge, skal systemet understøtte, at borgerens samtykke til at indhente de nødvendige oplysninger om samlivs- og bopælsforhold samt økonomiske forhold fra autoritative registre indhentes. Borgerens samtykke er en forudsætning for, at ansøgningsprocessen kan fortsætte. Ved manglende accept skal borgeren gøres opmærksom på, at det ligestilles Bilag 3A Behovsopgørelse Side 28 af 77

30 med frasigelse af pension. Borgeren skal herpå bekræfte frasigelse af pensionen eller have mulighed for at give samtykke. Gives samtykke til indhentning af samlivs og bopælsoplysninger trækkes oplysninger om borgerens adresse, hvem der i øvrigt bor på adressen, ægteskabsforhold samt bopælsperioder i Danmark og personens statsborgerskab. Oplysningerne analyseres af systemet i forhold til, om der er forhold, der kunne give anledning til ønsket uddybning. Det kunne være adresse-sammenfald med andre personer over 18 år med hvem borgeren kan indgå ægteskab eller med tidligere ægtefæller eller det kunne være ægtefæller, personen ikke umiddelbart deler adresse med. Er der anledning til forhold der skal belyses skal borgeren dirigeres til at afgive yderligere oplysninger. Gives der som udgangspunkt ikke samtykke til, at Udbetaling Danmark kan indhente bopæls og samlivsoplysninger dirigeres personen til selv at oplyse disse forhold i selvbetjeningsløsningen. De nødvendige oplysninger om borgerens økonomiske forhold fremkommer ved borgerens egen indtastning samt ved automatisk indhentning fra SKAT. Sidstnævnte oplysninger præsenteres for borgeren (til godkendelse). Økonomiske oplysninger om borgerens ægtefælle/samlever skal samtidig angives af borgeren med mindre at ægtefælle/samlever er pensionist. Hvor ansøgning om folkepension udelukkende bevilges fremadrettet, kan tilkendelse at førtidspension ske med tilbagevirkende kraft. Dette medfører, at der her ofte opstår perioder med dobbelt forsørgelse. I disse tilfælde skal systemet kunne modregne tidligere udbetalte sociale ydelser i efterbetalingen af førtidspension. Det er kommunen der oplyser hvilket beløb der skal modregnes i pensionen. Ved såvel ansøgning om folkepension samt beregning af førtidspension skal der kunne vedhæftes dokumentation. Inden afslutningen skal borgeren endvidere have mulighed for at vælge mellem at gemme indberetningen som kladde på egen PC med henblik på senere afsendelse og eventuel redigering, eller at afsende indberetning/ansøgningen med det samme Kerneproces - Træf afgørelse Processen håndterer overordnet set modtagelse af data i systemet, validering af disse med henblik på at træffe en afgørelse, som kan være en bevilling eller et afslag. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 29 af 77

31 Løsningsflow, Træf afgørelse Processen initieres når en borger har afgivet oplysninger eller sendt ansøgning via den digitale selvbetjening og er afsluttet når, der er truffet afgørelse i sagen. Det kan dreje sig enten om indkomne oplysninger jf. afsnit , svar på partshøringer og agterskrivelser eller ansøgninger om varmetillæg, der er modtaget på et senere tidspunkt end umiddelbart i forbindelse med sagsopstarten. Systemet skal understøtte, at indkomne data - udefrakommende eller interne hændelser - lagres, og at der logges med oplysninger om dato og tid for hvornår, de konkrete data er modtaget i systemet. Ved en borgers indberetning via selvbetjeningen skal der automatisk sendes kvittering til borgeren, hvor det fremgår, hvad der er indberettet og hvornår. Uagtet hvilken type data der er indkommet, skal systemet kunne validere oplysningerne for at afgøre hvorvidt der er behov for manual behandling eller om der skal foretages yderligere kontrol af eventuelle uoverensstemmelser. Denne form for validering skal finde sted hver gang systemet modtager eller trækker nye oplysninger. For at der kan skabes den mest effektive og automatiserede afgørelsesproces er det afgørende, at systemet i videst muligt omfang henter de oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage valideringen af data og derpå træffe afgørelse i sagen. Kriterierne, for hvordan data skal valideres og hvilke oplysninger, der skal ligge til grund for valideringen, skal kunne reguleres løbende af forretningsadministrationen. Ligeledes skal kriterierne for hvornår sager trækkes ud til manuel behandling løbende kunne reguleres af forretningsadministrationen. Drejer det sig eksempelvis om en ansøgning om varmetillæg skal der automatiskforetages opslag i Boligstøttesystemet. Dette da, beregningen af varmetillæg er afhængig af, om der er bevilget boligstøtte. Såfremt data kan valides umiddelbart skal systemet sende en automatisk afgørelse til borgeren. Dette uagtet om der er tale om et afslag eller en bevilling. Samtidig skal systemet kunne vurdere hvilke oplysninger vedrørende sagen, der skal gøres tilgængelige for andre og for hvem Kerneproces - Håndter løbende ændringer Processen håndterer, hvordan systemet skal validere ændringer til eksisterende sager. Beskrivelsen er opdelt i tre situationer: De situationer hvor borger selv indberetter ændringer via selvbetjeningsløsningen; de situationer hvor Udbetaling Danmark modtager oplysninger fra anden myndighed, her tænkes primært på pen- Bilag 3A Behovsopgørelse Side 30 af 77

32 sionssager hvor person har bopæl i udlandet; og det forhold at systemet skal abonnere på meddelelser fra eksterne registre med henblik på at foregribe ændringer af betydning for udbetalingen Løsningsflow, Håndter løbende ændringer person Løsningsflow håndter løbende ændringer person beskriver retningslinjerne for, hvordan systemet skal håndtere, at en borger meddeler ændringer til eksisterende sag eller søger om tillægsydelser til eksisterende sag. For borgere med bopæl i Danmark vil sådanne ændringsmeddelelser omhandle varmetillæg, samlivsændringer, og for folkepensionisterne formueændringer eller start/stop af udskudt pension. For personer med bopæl i udlandet vil der desuden komme indberetninger af indkomstforhold, svar på leveattester, kontooplysninger samt ansøgninger om personlige tillæg herunder bistandsplejetillæg. For denne personkreds vil dog gælde, at mange henvendelser sker via fysisk post til Udbetaling Danmark. Generelt skal systemet understøtte validering af de oplyste nye data. Systemet skal kunne trække relevante informationer fra relevante eksterne registre med henblik på validering. Herefter skal systemet kunne vurdere, om der eventuelt er behov for ekstra kontrolforanstaltninger, eller om data er af en sådan karakter, at de umiddelbart kan anvendes. Vurderes det at data kan implementeres, skal sagen ændres i henhold hertil. Alternativt skal sag trækkes ud til manuel behandling, og systemet skal kunne generere en sag til kunderådgiveren. Ændres og godkendes nye data i systemet, skal systemet vurdere hvilke oplysninger, der skal gøres tilgængelige for andre og for hvem jf. i øvrigt proces i afsnit Løsningsflow, Håndter løbende ændring myndighed Beskriver processen, når en udenlandsk myndighed retter henvendelse til Udbetaling Danmark med nye informationer til en sag eller, at borger bosiddende i udlandet henvender sig med ændringer eller ny data i en given sag. Udenlandske myndigheder kommunikerer primært via fysisk post og blanketter, hvorfor denne type sager hovedsagligt behandles manuelt. Fagsystemet skal dog understøtte at data registreres korrekt således, at kunderådgiver kan trække data ud og behandle og indberette manuelt i systemet. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 31 af 77

33 Såfremt personer bosiddende i udlandet har Nem id, kan de søge og indberette ændringer via selvbetjeningsløsningen, dette vil dog fortsat dreje sig om et mindre tal. Kommer der digitale henvendelser, skal systemet kunne validere data på lige fod som i de nationale pensionssager. Det skal kunne vurderes om sagen kan afgøres umiddelbart, eller om den skal trækkes ud til manuel behandling. Systemmæssigt ligner processen på dette punkt afsnit Systemet skal endvidere understøtte manuel behandling af henvendelse via fysisk post og telefon. Som i de nationale sager kan henvendelser dreje sig om flytninger og samlivsændringer samt ændring af indkomst/formueforhold. Kommer henvendelsen fra udenlandsk myndighed, vil den desuden kunne indeholde oplysninger om dødsfald/leveattester. Vi vil af denne kanal endvidere modtage henvendelse om udenlandske kontonumre, som fagsystemet skal kunne udbetale til. Endvidere skal systemet kunne modtage meddelelser om tilkendt udenlandsk pension til personer bosiddende i Danmark Løsningsflow, Håndter indgående automatisk genererede hændelser Beskriver hvordan ændringer og meddelelser fra eksterne registrer modtages, og hvordan disse valideres og behandles gennem systemet. Automatisk genererede meddelelser er meddelelser som systemet abonnerer på. Det kan være data fra forskudsopgørelsen, ændrede årsopgørelser, formueoplysninger i forbindelse med beregning og udbetaling af ældrechecks eller træk af skattekort ved løbende ændringer af skattekort eller ved opstart af sag. Omfanget og karakteren af disse meddelelser skal kunne justeres løbende. De automatiske meddelelser har til hensigt løbende at sikre en korrekt udbetaling og dermed korrekt beregning af pension og tillægsydelser. På den anden side drejer det sig om meddelelser, sendt til Udbetaling Danmark fra kommunen. I disse tilfælde kan det dreje sig om ændringer i status på førtidspension såsom om den gøres hvilende eller bliver frakendt, anmodninger om beregning af pension til huslejebetaling i forbindelse med fængslingssager, orientering om udenlandsophold og anmodning om stop/start af administration af en pensionssag. I forhold til validering af indkommet data og udtræk af data til manuel behandling, skal systemet agere på samme måde, som ved andre typer af data input. Systemet skal dog i forhold til automatisk genererede hændelser kunne håndtere og undgå dobbelt behandling af data. Idet en stor mængde af de automatiske hændelser er nogen forretningen selv rekvirerer, vil der være tilfælde, hvor samme data er indkommet af anden kanal, det kan være via selvbetjeningsløsningen, som fysisk post Bilag 3A Behovsopgørelse Side 32 af 77

34 eller via telefonen. Systemet skal derfor i denne proces kunne validere hændelsen i forhold til om den indeholder data, der allerede er modtaget og evt. behandlet via anden kanal Kerneproces Håndter drift Processen håndterer omregning af ydelser og årlig kontrol af tre forhold: 1) beskæftigelseskravet i forbindelse med udskudt pension, 2) at personer, der modtager pension i udlandet, fortsat er i live og berettiget og 3) årlig kontrol af, at vi har de nødvendige oplysninger for fortsat at beregne varmetillæg til de borgere, der modtager dette. I forhold til omregning drejer det sig om løbende genberegning af ydelserne primært set i forhold til løbende ændrede forskudsopgørelser og siden årlig regulering af seneste kalenderårs udbetaling dette på baggrund af SKAT s årsopgørelser Løsningsflow, Vurder økonomisk effektueringsplan Beskriver, hvordan data, der medfører en revurdering af udbetalingen af pension, skal behandles. Hændelserne indeholder, blandt andet, data skabt af månedlige kontroller mellem fagsystemets indkomstoplysninger år til dato og forskudsopgørelsen. Hver måned sammenholdes anvendt beregningsgrundlag med forskudsindberetningen til skat. Er der ændringer i forskudsindberetningen, skal pensionssagen omregnes i forhold hertil. Systemet skal sammenholde anvendt indkomstgrundlag fra forskudsopgørelsen med oplysninger om faktiske udbetalinger til person i det elektroniske indkomstregister. Formålet herved er at kunne sende advarselsbreve til borgeren, når det faktisk indtjente beløb nærmer sig det forskudsregistrerede. Skrivelsen til person skal opfordre person til at ændre forskudsregistreringen i forhold til reel forventet indkomst. Reagerer borgeren ikke på advarselsbrevet, sendes rykkerbrev. Sker der stadig ingen ændring i forskudsregistreringen og indkomsten fortsætter med at stige over det forskudsregistrerede niveau, skal fagsystemet omregne sagen måned for måned i forhold til den opsummerede indkomst. Data der medfører forandring i udbetaling kan også være også automatisk genererede oplysninger om, at en førtidspensionist har nået folkepensionsalderen, og at pensionssagen derfor overgår fra udbetaling af førtidspension til udbetaling af folkepension. Da overgang er aldersbetinget, kan denne proces håndteres automatisk i systemet, og person orienteres herefter om den nye udbetaling. Bilag 3A Behovsopgørelse Side 33 af 77