Medlemmer og suppleanter i FSU

Transkript

1 DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 6. MARTS 2014 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg PERSONALESEKTIONEN Møde afholdt: Torsdag den 6. marts 2014 kl Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale ØSTER FARIMAGSGADE KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF DIR FAX Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Carsten Strøby Jensen (CSJ), Christian Schultz, (CS), Tina Franck (TFR), Helle Samuelsen (HS), Lars Bo Kaspersen og Axel Larsen (AL) Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Vibeke Ring (VR), Malene E. Clausen (MEC), Ole Bested (OB), Lisbeth Harms (LHA), Tine Gammeltoft (TG) og Henrik Jensen (HJ). Afbud fra: Erwin Koster Kristensen, Sanne Mendahl, Søren Hedegaard Sørensen, Hans Jakob Kirk og Hilda Rømer Christensen. cspe@samf.ku.dk REF: CSPE SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. TOES bød velkommen til de ny medlemmer af FSU, Henrik Jensen og Lisbeth Harms. Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden TOES foreslog, at punkt 7 (samarbejdets år og revitalisering af FSU) blev behandlet efter punkt 3. Der var tilslutning til dette. Dagsordenen blev herefter godkendt.

2 Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU møde den 12. december 2013 TOES oplyste, at Christian Laursen er ansat som ny fakultetsbibliotekar. Han tiltrådte den 3. marts. Læs nyheden her: Vedrørende punkt 3 (økonomi): Lis Højgaard (LH) havde indsendt en kommentar til punktet om økonomi fra sidste møde. I referatet står der LH tog forklaringen til efterretning, men bemærkede, at hun ikke er enig i fordelingen. LH ønskede ført til referat, at det var legitimiteten i fordelingsmodellen mellem fagene, hun stillede spørgsmålstegn ved. Punkt 3 i referat fra FSU møde den 12. december 2013 ændres herefter til LH ønskede ført til referat, at det var legitimiteten i fordelingsmodellen mellem fagene hun stillede spørgsmålstegn ved. Vedrørende punkt 5 (høring vedrørende KU s rapport om brug af engelsk som administrativt sprog): Der er sendt et samlet høringssvar for SAMF til rektoratet den 14. februar. Høringssvaret er sendt til FSU s medlemmer til orientering. HS roste høringssvaret, som fyldigt og dækkende. Vedrørende punktet om ligestilling (som blev udskudt til senere drøftelse): TOES oplyste, at KU s handlingsplan for kønsmæssig balance blev drøftet i HSU den 15. januar. Handlingsplanen er bredere end den tidligere kvindehandlingsplan om mangfoldighed og flere kvinder i ledelse. Der skal mere fokus på kvindelige talenter i dansk forskning. En KU task force har, i samarbejde med KU s ledelsesteam, anbefalet en række initiativer, som skal fremme kønsmæssig balance. I planen indgår bl.a. forslag om oprettelse af en barselsfond på KU. Forslagene vil blive sendt i høring i bl.a. FSU og Akademisk Råd. Der vil muligvis blive behov for et ekstraordinært FSU møde eller et fællesmøde med Akademisk Råd til drøftelse af handlingsplanen. TOES vil aftale den videre proces med AM. Vedrørende nedskæringerne på NIAS: LBK oplyste, at der var bebudet 20% besparelser på NIAS budget for 2014 og fremover. I vurderingen af, hvor besparelserne skulle findes, blev der lagt vægt på, hvilke aktiviteter og opgaver, der bedst kunne undværes, omlægges eller bortfalde, for at NIAS fremover kan fungere bedst muligt under de givne omstændigheder. Der blev bl.a. skåret ned på aktiviteterne på biblioteksområdet. De aktiviteter, der skaber indtægter for NIAS og de aktiviteter, der fremmer NIAS formål, blev bibeholdt. I det omfang det var muligt, blev der anvendt afværgeforanstaltninger. Processen er nu afsluttet. SIDE 2 AF 7

3 Ad 3. Ny dekan periode TOES henviste til sit tiltrædelsesbrev, som blev udsendt til samtlige medarbejdere på fakultetet den 21. februar. TOES oplyste, at han i den kommende dekanperiode særligt vil arbejde for at skærpe kvalitetsprofilen, den internationale- og den tværdisciplinære profil samt intensivere relationerne til omverdenen. Disse temaer ligger i direkte forlængelse af universitetets og fakultetets strategiplaner. For at kunne skærpe profilen og for at imødegå de mange udfordringer på uddannelsesområdet, vil der fremover være to prodekaner på SAMF. Udover Birgitte Sloth, som varetager uddannelsesområdet, vil der i marts blive opslået en ny stilling som prodekan med forskning og relationer til omverdenen som hovedopgave. Som led i denne omlægning forventes posten som ph.d. - skoleleder, der i dag varetages af en af programlederne på institutterne, fra efteråret at blive varetaget af en af prodekanerne. Processen med nedsættelse af et ansættelsesudvalg med bl.a. VIP og TAP-repræsentanter går i gang i denne uge. SIDE 3 AF 7 Ad 4. Økonomi Resultatoversigt på SAMF ( ) for henholdsvis ordinær (VT10) og ekstern virksomhed (VT50), samt en oversigt over eksterne bevillinger på SAMF, var udsendt som bilag. TOES oplyste, at VT10 er de ordinære midler, som SAMF får fra KU. I VT10 oversigten er CSC ikke medregnet i totalbeløbet. Det skyldes at driftsområdet fører et særskilt regnskab, da området deles med JUR, TEO og Fællesadministrationen. Underskudsdækning for parterne i indre by indgår som underskud på SAMF. Af oversigten fremgår det, at SAMF havde et overskud på ca. 9 mio. i TOES forklarede, hvorfor SAMF nu budgetterer nu med et underskud på 15 mio. i Det skyldes bl.a., at fakulteterne er blevet pålagt at bruge af formuen. Indtægtsstigningen på hovedkontoen skyldes, at huslejeindtægterne er medregnet. Det er dog ikke midler, som SAMF kan disponere over. VT30 er indtægtsdækket virksomhed. Den er så lille på SAMF, at der ikke er udsendt en særskilt oversigt. VT50 er ekstern finansiering. I 2013 blev der budgetteret med106 mio., men den samlede omsætning endte på ca. 90 mio. Det upræcise skøn på ekstern virksomhed i forhold til budget- og Q3-tallene kan give problemer i forhold til KU s samlede regnskab, derfor er det målsætningen at ramme budgettet så godt som muligt. NIAS er nu et eksternt finansieret center på Institut for Statskundskab, og instituttet er den regnskabsførende enhed. Når NIAS alligevel står i oversigten som en selvstændig enhed, så skyldes det, at der er en række projekter, som er videreført efter NIAS blev lagt ind under statskundskab.

4 SIDE 4 AF 7 Ad 5. Tilfredshedsundersøgelsen på SAMF Fakultetsrapporten og kommentaranalysen blev udsendt til FSU den 31. januar med henblik på drøftelse i LSU. Svarprocenten på SAMF ligger på gennemsnittet for KU. Svarprocenten på SAMF-IT er højest på SAMF. Der er modtaget ca. 500 fritekstsvar og disse er kategoriseret i kommentaranalysen. TFR oplyste at SAMF ikke har modtaget fritekstsvarene opdelt på institutter. De skal udtrækkes (og afregnes) særskilt. Denne ydelse indgik ikke i den oprindelige aftale med Rambøll. AM bemærkede, at fritekstsvarene kan indeholde vigtig information for institutterne. Fx misforståelser om muligheder eller andet, som man nemt kan rette op på. Der er flere områder, som institutterne ikke har indflydelse på, fx IT-, og økonomiområdet. Det er vigtigt for institutlederne at vide, om eventuel utilfredshed skyldes, at disse områder ikke fungerer ordentligt. CS oplyste, at økonomisk institut har fået udleveret svarene som et forsøg, og at han har gennemgået dem sammen med AM. Det var meget informativt. Rektor har besluttet, at ledelsen ikke må se fritekstsvarene, uden at der er en tillidsrepræsentant tilstede. Fortroligheden skal påses. TFR vil i den kommende uge drøfte processen omkring fritekstsvarene med AM. Hvis TRF og AM skønner det, kan der bestilles en særkørsel for et enkelt institut/enhed. Hvis fritekstsvarene sendes ud til et institut, skal de gennemgås af institutlederen og næstformanden i LSU, før de eventuelt drøftes i LSU. Der var enighed om denne fremgangsmåde. Tilfredshedsundersøgelsen peger på KU-niveau på, at der især er 3 områder, der skal følges op på: Merit- og dispensationssager skal behandles hurtigere. Forskningsbevillinger kræver bedre overblik over økonomien. Selvbetjeningsløsninger er kommet for at blive, men kræver en del service, da de opleves som et stort problem. HSJ oplyste af egen erfaring, at selvbetjeningsløsningerne på Indfak og RejsUd er vanskelige, uoverskuelige og tager en del tid. TFR oplyste, at der vil blive samlet erfaringer ind og meldt tilbage, hvis der er behov for forbedring af systemet. Ad 6. Trivselsundersøgelsen på SAMF Fakultetsrapporten var vedlagt som bilag.

5 Trivselsundersøgelsen er en del af det psykiske arbejdsmiljø og behandles derfor formelt i arbejdsmiljøudvalget (FAMU). Hovedtemaerne, der skal følges op på, er følgende: Balance mellem arbejde og fritid, opgavernes størrelse, familiepolitik og relationerne til nærmeste leder. Hovedkonklusionerne på undersøgelsen er, at balance mellem arbejde og fritid, opgavernes størrelse og familiepolitik tages op i AMU og HSU. Relationerne til nærmeste leder drøftes bedst lokalt (på institutniveau). LHA bemærkede, at den type undersøgelser bør tage højde for den virkelighed medarbejderen er i. Hun oplyste, at undersøgelsen har været drøftet i LSU. Der er stor usikkerhed omkring, hvem den nærmeste leder er. Undersøgelsen er ikke udviklet til den organisation medarbejderne er i, derfor kan de tilbagemeldinger, der er kommet frem i undersøgelsen, være rettet de forkerte steder hen, fx til institutlederen. AM oplyste, at det blev forklaret i spørgeskemaet, hvem den nærmeste leder er, men af svarene kan man se, at der er usikkerhed omkring dette for nogle grupper. Det er særligt de ph.d.-studerende og løst ansatte, der er usikre på, hvem deres nærmeste leder er. Der kan være flere ledere involveret: en personaleleder og en faglig leder. Disse nuancer er ikke medtaget i spørgeskemaet. SIDE 5 AF 7 Ad 7. Samarbejdets år og revitalisering af FSU HSU vedtog sidste år, at 2014 skal være samarbejdets år. Uafhængigt af dette bemærkede TOES, at tiden var inde til at forny FSU-møderne. HSU s notat af 20. februar om forslag til indsatser i samarbejdets år var vedlagt som bilag. Notatet blev drøftet på HSU møde den 26. februar. TOES bemærkede, at dette bilag ikke er det endelige, bl.a. er afsnit 8 om snitflader udgået. Formandsskabet havde inden dette FSU møde foreslået nogle korte oplæg fra henholdsvis medarbejdersiden (VIP og TAP) og fra ledelsessiden (en institutleder og en leder fra administrationen), med forslag til fornyelse. Fx forslag til mødeform- og indhold, mødetidspunkt mv. Fra B-siden havde TG og OB hver et oplæg og fra A-siden havde TFR og CSJ hver et oplæg. TG sammenfattede sit oplæg i 3 punkter: Dagsorden, mødetidspunkter og reel vilje til dialog. Hun foreslog den samme model, som benyttes i LSU på Institut for Antropolog, hvor dagsordenen bliver udarbejdet af næstformanden i samarbejde med institutleder og efter høring i baglandet. På den måde bliver det ikke en top down dagsorden. Frafald til FSU møderne kan skyldes, at møderne er i konflikt med andre møder. Man kunne overveje andre mødetidspunkter, som gør det muligt for flest mulige at

6 deltage. Det var TG s opfattelse at, i hvert fald VIP-medarbejderne oplevede, at der ikke var nogen reel dialog på møderne, men at der var tale om en top down orientering. OB s hovedpunkter i sit oplæg var: Engagement, respekt for hinanden og at tage ved lære af fortidens fejl. Det er vigtigt at få afdækket, hvorledes der opstår utryghed, mistillid og dårligt omdømme. Det gode arbejdsklima er et fælles ansvar. Nærhed, kendskab og netværk er nøgleord. CSJ talte på institutledernes vegne. Samarbejdsudvalg i den offentlige sektor er uundgåeligt. Der er formelle punkter og sager, som skal være en del af dagsordenen. Ofte punkter fra HSU. HSU, FSU og LSU, som i dag er adskilte sektorer, kunne måske integreres mere. Hvad vil vi med FSU? Hvordan kan FSU bidrage til HSU (og ikke omvendt) og til de lokale SU? CSJ foreslog en brainstorm og derefter en handlingsplan for, hvad FSU skal arbejde med i det kommende år. TFR bemærkede, at FSU er et underligt organ i midten (mellem HSU og LSU). FSU har ifølge samarbejdsaftalen pligt til at mødes 4 gange om året. Hvordan undgår vi at disse møder bliver en envejskommunikation fra ledelsen? TFR foreslog oplæg fra medlemmerne, fx på baggrund af et emne, som er behandlet i et underudvalg. Ligestilling kunne være et emne at starte med. Der var følgende kommentarer til de fire oplæg: HS opfattede FSU som et informerende udvalg, ikke et arbejdende udvalg. Emnerne på FSU møderne er allerede behandlet i FLT og på B-sidens formøde, hvor meninger og holdninger er blevet afstemt på forhånd. For mange medlemmer kunne være begrundelsen for det manglende fremmøde. Et mindre antal deltagere fra henholdsvis ledelses- og medarbejderside, som melder tilbage til de øvrige, kunne være en løsning. AM bemærkede hertil, at fagene på SAMF ikke har så meget med hinanden at gøre til daglig, og derfor kan det være godt at mødes i et forum som FSU. Det kan ikke undgås, at overlappende møder, rejser, konferencer eller undervisning kan komme i vejen. Selvom møderne aftales i god tid, så er det ikke alt, der kan planlægges på forhånd. FSU kan godt være et større forum (som i dag), da det er vigtigt, at alle institutter/enheder er repræsenteret. 4 møder om året er et minimum, hvis FSU skal behandle de sager, der kommer fra ledelsen. CS var enig i, at der burde være repræsentanter for alle institutter tilstede på FSU møderne. FSU er en obligatorisk institution. TG var ligeledes enig i, at alle institutter skulle være repræsenteret. Og hvis der var en reel dialog, var det ikke spild af medlemmernes tid. SIDE 6 AF 7

7 LBK foreslog, at der udover de faste punkter også var et eller to strategiske punkter på dagsordenen. Hvis der blot var ét strategisk punkt udover de obligatoriske orienteringspunkter, kunne mødet blive meget mere interessant. AM bemærkede, at rektor holder møde med næstformanden inden dagsordenen udsendes til HSU. AM vil gerne påtage sig at indhente forslag til dagsordenspunkter. FSU som organ er vigtigt af hensyn til legitimiteten af de beslutninger, der træffes af dekanen og i KU s ledelse. AL tilsluttede sig, at B-siden blev aktiveret i forhold til dagsordenspunkter. FSU har sin berettigelse, når der er vigtige sager på dagsordenen, men det reelle arbejde sker på institutniveau. FSU er bundet af nogle faste rammer, som der altid vil være i et formelt organ. OB bemærkede, at både A- og B-siden er forpligtet af de beslutninger der træffes i FSU og til at formidle videre til baglandet. Derfor er diskussionerne i FSU vigtige. Konklusionerne efter drøftelsen blev som følger: Angående mødetidspunktet bemærkede TOES, at der er tradition for at holde FSU møde om torsdagen, så alle kan indrette sig efter det og få det ind i kalenderen. Det vil under alle omstændigheder være svært at finde et tidspunkt, hvor alle kan. Han henstillede derfor til at fastholde mødetidspunktet torsdag formiddag. TOES bakkede op om forslaget om, at flere blev involveret i dagsordenens punkter. Formandsskabet vil fremover have en tættere dialog omkring møderne, og flere vil få ordet på møderne. TOES foreslog, at FSU på næste møde gør status over de personalepolitiske grundprincipper og forslagene i HSU notatet om indsatser i samarbejdets år. SIDE 7 AF 7 Ad 8. Tidsplan for årets lønforhandlinger Tidsplanen for årets lønforhandlinger på SAMF blev vedtaget. Tidsplanen ligger på KUnet: TOES orienterede om processen for lønforhandlinger på SAMF: Tillidsrepræsentanten kommer med et udspil, efter aftale med medarbejderen, som drøftes med institutleder/institutadministrator. Adjunkter, lektorer og professor mso forhandler ved tillidsrepræsentanten. Professorer forhandler selv. Der er ingen forhåndsaftaler på SAMF, udover aftalen om publikationstillæg på Økonomisk Institut. KU s lønpolitik skal overholdes, herunder minimumsbeløbene for de enkelte tillæg. Alle

8 lønforhandlinger er uddelegeret til institutleder/institutadministrator og fakultetsdirektør, bortset fra tillæg til Studieleder, phd.-programleder og phd.-skoleder, som TOES forhandler med den respektive tillidsrepræsentant på instituttet. LHA ville høre om ledelsens holdning til tillæg til ph.d.-studerende. TOES bemærkede at ph.d.-studerende har gode forhold i Danmark, sammenlignet med ph.d.-studerende i andre lande. Tillæg kan gives i rekrutteringsfasen, hvis der er tale om særlige kvalifikationer, men det er op til institutlederne at vurdere dette i de enkelte tilfælde. På forespørgsel fra AL blev det oplyst, at det er obligatorisk på KU, at der lønforhandles i forbindelse med ansættelse. Det gælder både VIP og TAP, videnskabelige assistenter, postdocs og eksterne lektorer - også selvom der er tale om eksterne bevillinger, hvor lønforhandling synes overflødig. Forhandling af tillæg til eksterne lektorer er reguleret i 5 i cirkulære af om eksterne lektorer ved universiteter m.fl. under Uddannelsesministeriet: Der kan ved ansættelsen såvel som under ansættelsen lokalt aftales funktionstillæg, samt kvalifikationstillæg på grundlag af faglige og personlige kvalifikationer, kvaliteten i opgavevaretagelse eller af hensyn til rekruttering og fastholdelse mv. I en bemærkning til cirkulærets 5, stk. 1 forudsættes det, at der mellem ledelsen og tillidsrepræsentanterne aftales rammer for den lokale forhandlingsprocedure, herunder terminer for tillægsforhandlingerne (mindst hvert 3. år, hvis en af parterne ønsker det). Cirkulæret trådte i kraft den 1. maj SIDE 8 AF 7 Ad 9. Orientering fra HSU BILAG 9.1: Dagsorden for HSU møde den 15. januar 2014 BILAG 9.2: Dagsorden for HSU møde den 26. februar 2014 Ingen bemærkninger. Ad 10. Meddelelser Ingen yderligere meddelelser. Ad 11. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) TOES udtrykte stor tilfredshed med Erwin Koster Kristensens arbejdsindsats omkring de initiativer, som er besluttet i FAMU som opfølgning på APV en i 2012, særligt tætning af vinduer, der har betydet meget for det fysiske arbejdsmiljø. På sidste møde i FAMU blev der talt om rygning og rygeskure. Der er stor irritation over, at der ryges i portene, men rygeskure er ikke populære. FAMU ønsker fred på rygeområdet, og der vil

9 nu komme et skilt op i port rummene med rygning forbudt, og askebægerne bliver fjernet. CS foreslog, at al rygning på CSS forbydes. Et forbud er allerede indført på SCIENCE. Dette var der ikke umiddelbart tilslutning til i FSU. SIDE 9 AF 7 Ad 12. Energi v/erwin K.K. EKK deltog ikke i mødet, hvorfor punktet udgik. Ad 13. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Havde møde for 14 dage siden. Sociologi: Havde møde uge 10. Statskundskab: Har holdt møde om situationen på NIAS. Psykologi: Har bl.a. drøftet trivselsundersøgelsen. Økonomi: Har haft indbrud og fået stjålet kostbare lamper. Der er nu etableret overvågning af hensyn til de medarbejdere, der møder tidligt eller går sent. Fakultetssekretariatet: Havde møde i januar, hvor trivselsrapporten blev drøftet. Campus Service City: Ingen til stede. Ad 14. Eventuelt Ingen bemærkninger