Medlemmer og suppleanter i FSU

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 22. SEPTEMBER 2016 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg SAMF-HR Møde afholdt: Torsdag den 22. september 2016 kl Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale ØSTER FARIMAGSGADE KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF DIR Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Christian Schultz (CS), Søren Kyllingsbæk (SK), Mikkel Vedby Rasmussen (MVR), Margaretha Järvinen deltog på vegne af Janus Hansen (MJ) og Helle Samuelsen (HS). Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Jan Majfred (JM), Tine Gammeltoft (TG), Henrik Jensen (HJE), Hanne Merete Krak (HMK), Annette Vester (AV), Vicki Antosz (VA), Hans Jakob Kirk (HJK) og Randi Starrfelt (RAN). FAX cspe@samf.ku.dk REF: CSPE Afbud fra: Tina Franck, Janus Hansen, Ole Bested og Hilda Rømer Christensen Dagsorden: Ad1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU mødet den 16. juni 2016

2 HS har gjort opmærksom på, at hun er blevet fejlciteret i hendes udsagn vedrørende normer (punkt 5, side 5 i referatet fra 16. juni 2016). HS s tilrettede udsagn blev oplæst og den reviderede udtalelse indsættes i referatet. HS refereres herefter således: SIDE 2 AF 8 HS bemærkede, at hun ikke var begejstret for timingen og processen. Det udkast, der foreligger nu, er dog meget mere lokalvenligt end tidligere. Det er fint, at der er nogle ting, der er fastlagt, som er fælles for alle institutter. Hun vil dog hellere bruge tid på at drøfte fundraising til forskning på instituttet fremfor at bruge tid på at drøfte normer ved lokale forhandlinger. Referatet blev herefter godkendt. På forespørgsel fra AM bemærkede TOES, at B-sidens medlemmer kan indsende eventuelle bemærkninger til de fælles normsatser individuelt, hvis de ønsker det. Fristen for bemærkninger udløber den 30. september Ad 3. Økonomi 3.1. Q2 DR10 resultatoversigt (Q2-2016) og DR50 resultatoversigt (Q2-2016) var udsendt som bilag. TOES gennemgik DR10 oversigten. Det samlede underskud på 10 mio. i Q1 regnskabet har nu ændret sig til balance. Det skyldes at studiefremdriftsreformen har genereret flere STÅ indtægter end forventet. Det er ikke umuligt at SAMF ender med at have et samlet overskud når STÅ indtægterne er gjort endeligt op. TOES vil arbejde ihærdigt for at SAMF selv kan disponere over et eventuelt overskud. AM bemærkede, at der mangler viden blandt underviserne om konsekvenserne af, at de studerende ikke gennemfører deres studier til normeret tid. Han anbefalede at der sættes fokus på problemet, fx med en artikel i SAMF-nyt. Vedrørende DR 50-oversigten, bemærkede TOES, at de eksterne midler først udgiftsføres når beløbet anvendes. Derfor er oversigten udgiftsneutral. Indtægterne på eksterne midler er vokset pænt siden 2014.

3 3.2. Status for budget 2017 og for 200 mio. kr s initiativerne TOES oplyste følgende vedrørende Budget 2017: 2% besparelsen videreføres på Finansloven i Det vil påvirke KU samlet set. Taksameteret for internationale studerende reduceres med 25%. Taksameterløftet på kr er sikret i 2017 og beløbet er indsat på en reservekonto i forsknings- og uddannelsesministeriet for 2018 og Der er dog ingen garanti for udbetaling. Som led i besparelserne vil SAMF få færre midler til Ph.d., men samtidig er kravet til optag faldet midlerne falder bort i Institutternes budgetter skal nu gennemgås nøjere. Der vil komme nærmere oplysninger om budgettet på SAMF på budgetseminaret den 24. november. TOES oplyste følgende vedrørende 200 mio. kr. initiativerne: Der er stærkt fokus på at øge ekstern finansiering generelt på KU. Hvert fakultet skal nu lave en mere detaljeret plan over hvilke fonde der kan være relevante at søge, og hvilke personer der skal indgå i arbejdet med fundraising. Planen skal være færdig inden 1. januar Det er prodekan Mette Wier, der har ansvaret for dette arbejde på SAMF. Da der fortsat er fokus på besparelser på indkøb og på bygningsområdet må en yderligere fortætningsplan forventes. Et eksternt konsulentfirma skal nu se på mulige besparelser i IT søjlen. Der er endnu ingen konkrete planer på disse områder. Ad 4. Status for APV 2016 TOES refererede fra drøftelserne af APV resultaterne på FAMU mødet den 7. september. Alle institutter har indsendt APV-handleplaner rettidigt (15. september). SIDE 3 AF 8 AM opsummerede for B-siden vedrørende det psykiske arbejdsmiljø: Det er især problematikken med stress og arbejdsbyrder der berører medarbejderne. 16 personer på SAMF har angivet at have haft sygefravær på grund af arbejdsrelaterede forhold. Hos især Post doc gruppen er der givet udtryk for utilfredshed med ledelsen og svarene viser at de mangler information, samt at de ikke oplever at blive inddraget i beslutningsprocessen. TOES bemærkede at resultaterne på SAMF ikke afviger markant fra resultaterne fra sidste APV og at SAMF ikke afviger markant fra det øvrige KU. Trods utilfredshed med ledelsen er det ifølge undersøgelsen ikke noget der slår igennem på trivslen generelt. TOES oplyste, at han er villig til at holde møde med Post doc gruppen på SAMF for at få identificeret hvor utilfredsheden ligger og hvad der eventuelt kan gøres for at rette op på det. Han opfordrede også institutlederne til at tale med deres Post doc ansatte.

4 Vedrørende den fysiske APV er det især varme/kulde problematikken som berører medarbejderne. Det vil være muligt at reducere varmen ved at sætte en speciel film på vinduerne. Driftsafdelingen vil lave en forsøgsmodel, så man kan se hvordan det fungerer før man tager stilling til om man vil vælge den løsning. Beredskab og manglende kendskab til dette var det gennemgående tema for stort set alle enheder og stort set alle institutterne har planer for evakueringsøvelser. SIDE 4 AF 8 Institutterne informerede herefter om temaerne for de lokale handleplaner: Sociologisk Institut har handleplaner vedrørende stress og arbejdsmængde, øget kollegialt fællesskab, feedback fra ledelsen samt forholdet mellem VIP og TAP. På det fysiske arbejdsmiljø skal der arbejdes med træk fra vinduerne og beredskabsøvelser. På Økonomisk Institut har de Ph.d.-studerende udtrykt usikkerhed omkring hvem deres nærmeste leder er. Det vil nu blive præciseret hvem der har beslutningskompetencerne hos de forskellige ledere og vejlederen. Vedrørende det fysiske arbejdsmiljø, vil de medarbejderne der ønsker det, få tilbudt ergonomisk gennemgang af arbejdspladsen grundet manglende kendskab til indstilling af hæve-/sænke borde og arbejdsstole. I relation til beredskab bemærkede CS at underviserne har en særlig rolle, som de færreste er bekendte med, og de bør derfor gøres særlig opmærksom på deres rolle i forhold til evakuering af undervisningslokaler. På Institut for Antropologi skal der holdes et møde mellem de Ph.d.- studerende, tillidsrepræsentanten for VIP og Ph.d.-programlederen for at afstemme forventninger og afklare roller i forhold programleder og vejleder. VIP-medarbejderne har udtrykt ønske om mere sammenhængende forskningstid og struktureret undervisning. Der er nedsat en arbejdsgruppe med studielederen som formand. Desuden har VIP-medarbejderne udtrykt ønske om mere kontakt og uformelle møder med institutlederen. I relation til beredskab vil der nu blive informeret nøjere om evakueringsplanerne. På Institut for Psykologi er det især evakuering og varmeproblemer, der fylder i den fysiske APV. Det er især solindfald på de kontorer, der vender ud mod Botanisk have, der giver problemer med varme. Der er opsat solfilm på øverste etage i bygningen med positivt resultat. Filmen reducerer varmen, men tager samtidig noget af lysindfaldet. Driftsafdelingen vil nu lave et forsøgsvindue med henholdsvis gardiner og solfilm, hvorefter instituttet vil tage stilling til hvilken løsning man vil vælge. På det psykiske arbejdsmiljø skal mobbehandleplanen revideres og der vil være fokus på konflikthåndtering på et kommende personaleseminar. På Institut for Statskundskab skal der på det fysiske arbejdsmiljø arbejdes med evakuering samt kontorindretning og rengøring i køkkenerne. På det

5 psykiske arbejdsmiljø skal der bl.a. tages hånd om arbejdsbelastninger og trivsel i Studieadministrationen. Der vil blive etableret en Staff lounge til brug for uformel mødeaktivitet på tværs af personalegrupper. Instituttet bestilte en særskilt Post doc rapport hos Rambøll for at undersøge denne gruppe medarbejderes trivsel. Viceinstitutlederen skal stå i spidsen for en analyse af problemerne og komme med forslag til en Post doc handleplan. SIDE 5 AF 8 På Campus Service City er der lavet en handleplan som skal tager hånd om den utryghed, som navnlig betjente og rengøringspersonale oplever når der er fremmede, der opholder sig på Campus området. Også øvrige medarbejdere, der arbejder på yder tidspunkter kan opleve utryghed. Alle ansatte opfordres til at kontakte driften på vagttelefonen, hvis man møder uønskede gæster i bygningerne. Vagtnummeret fremgår af hjemmesiden: SAMF-IT har lavet handleplan vedrørende forholdet mellem arbejdstid og arbejdsmængde. Fakultetssekretariatet har lavet handleplan vedrørende etablering af en støjfri stillezone på gangen ved SAMF-Info samt planer for anmeldte evakueringsøvelser og opdatering af kendskab til evakueringsplaner. TOES bemærkede, at institutterne fortsat skal kontakte driftsenheden, hvis man oplever problemer i relation til det fysiske arbejdsmiljø. Ad 5. SAMF Handlingsplan for Karriere, Køn og Kvalitet Ifølge SAMF Handlingsplan for Karriere, Køn og Kvalitet skal der følges op på planen én gang årligt, første gang i september Link til handlingsplanen: _koen_kvalitet2015.pdf Fakulteterne har afrapporteret til Rektor i april Afrapporteringen fra SAMF til rektor var udsendt som bilag. Afrapporteringen til Rektor blev forinden sendt i høring på institutterne for så vidt angår punkt 6.1. og 6.2. i afrapporteringsskemaet (indsats efter endt barsels- og forældreorlov). Derudover blev besvarelsen udarbejdet af SAMF-HR i samarbejde med Dekanatet og økonomiafdelingen. TOES oplyste, at der ikke har været konkrete refusioner til institutterne i 2015 i relation til undervisningsfritagelse i forlængelse af barsels og/eller forældreorlovsperioder. Ordningen gælder for adjunkter og lektorer med højst 5 års anciennitet. HS bemærkede, at der ikke har været nogen medarbejdere på antropologi i det forgangne år, som kunne høre ind under ordningen.

6 RAN opfordrede institutlederne og tillidsrepræsentanterne til at være opmærksomme på at de berørte medarbejdere får tilbudt ordningen og at institutterne sørger for at søge refusion. TOES oplyste i forlængelse af punkt 7 i afrapporteringsskemaet (klare karriereveje for VIP) at mødeforum for yngre kvindelige forskere er startet op og at der indtil videre er afholdt 3 møder. Gruppen arrangerer selv møderne og bestemmer selv hvem de vil indkalde og hvordan dagsordenen skal se ud. Dekanaet har hjulpet til med logistikken, men derudover er gruppen selvkørende. RAN opfordrede til at gruppen annoncerer deres møder på en måde, så de er tilgængelige for alle som ønsker at deltage. Der var ikke yderligere bemærkninger til SAMF Handlingsplan for Karriere, Køn og Kvalitet, som drøftes næste gang i september SIDE 6 AF 8 Ad 6. Orientering om nye administrative procedurer ved udlandsophold Sagsnotat fra ISM om udgående forsker/undervisermobilitet på KU var udsendt som bilag. Link til procedurer mv. på KUnet: ØI bemærkede, at der bruges mange TAP-ressourcer på de nye procedurer. AM bemærkede, at procedurerne blev indført fordi den praksis der hidtil blev udført på KU var ulovlig. TOES bemærkede at det, trods burokratiet, var en god ordning, idet der er kommet klarhed over forsikringsområdet og hvad man er berettiget til i de forskellige typer udlandsophold. ISM yder en god service og hjælper også udrejsende med skatte- og forsikringsforhold. TOES opfordrede institutterne til at kontakte ISM i forbindelse med konkrete udstationeringer og andre udlandsophold. Ad 7. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU mødet den 23. august 2016 (ekstraordinært) og den 14. september 2016 var udsendt som bilag. AM bemærkede ad punkt 5. på HSU mødet den 14. september, at institutlederne nu skal påse at VIP-medarbejderne har dokumenteret at de har reflekteret over den pædagogiske undervisningsprofil. Dette skal ske i forbindelse med en årlige MUS samtale.

7 Ad 8. Meddelelser Et fælles driftsområde mellem SAMF, JUR, TEO og FA er nu en realitet. Information om hvilke konsekvenser det har for SAMF vil blive sendt ud i et kommende SAMF-nyt sammen med oplysninger om, hvem man skal henvende sig til nu hvor Erwin er holdt op. AM oplyste på vegne af OB, at der er ansat en drifts- og vedligeholdelseschef. Samarbejdsudvalget for indre by fortsætter indtil videre. Ad 9. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) Se under punkt 4. SIDE 7 AF 8 Ad 10. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Har drøftet APV resultater og normsystemet. Sociologi: Ingen bemærkninger Statskundskab: Har drøftet APV resultater, strategiproces og etablering af Staff Lounge Psykologi: Har drøftet APV resultater og normsystemet. Økonomi: Har drøftet APV resultater og normsystemet Fakultetssekretariatet: Har drøftet APV resultater. Ad 11. Eventuelt TOES oplyste, at ISM har taget initiativ til aktiviteter for internationale medarbejdere og deres pårørende. Dette er sket på opfordring fra SAMF og efter ønske fra de internationale medarbejdere. Et specielt aftenarrangement, særskilt for medarbejdere på SAMF den 22. september er blevet aflyst på grund af manglende tilmelding. Et tidligere arrangement på Christiania blev også aflyst. Invitationerne til disse arrangementer blev udsendt pr. som personlig invitation. TOES mente at der nu er andre der må tage initiativ til eventuelle arrangementer og opfordrede institutlederne til at drøfte dette med deres internationale medarbejdere. RAN bemærkede, at arrangementerne alene er for internationale medarbejdere og at de muligvis ønsker arrangementer, hvor de også møder andre (danske) medarbejdere.

8 HS oplyste, at der er stor tilslutning til at deltage i DHL også blandt de internationale medarbejdere. HJ havde en bemærkning vedrørende Koncernøkonomi s håndtering af de nye regler om brug af kreditkort og mastercard. Høringen blev sendt ud den 1. juli med frist den 31. juli og uden adressat. Mange medarbejdere havde derfor opfattet det som en fishingmail som man ikke skulle svare på. TOES vil lade bemærkningen gå videre til Koncernøkonomi. AV oplyste at Fakultetsbiblioteket formelt er blevet lagt sammen med Det Administrative Bibliotek (DAB) uden at lederen af Fakultetsbiblioteket eller medarbejderne var blevet informeret om det. DAB servicerer Centraladministrationen og flytter ikke fysisk som følge af sammenlægningn. Sammenlægningen sker pr. 1. januar SIDE 8 AF 8