Årsberetning 2014 Københavns Byret

Transkript

1 Årsberetning 2014 Københavns Byret 1

2 1. Indledning kort præsentation af retten Københavns Byret er den største af Danmarks 24 byretter. Retten betjener en stor del af Københavns Kommune samt Dragør og Tårnby kommuner. I retskredsen bor ca indbyggere. Byrettens præsident har det øverste ansvar for administrationen af retten. I byretten er foruden retspræsidenten ansat ca. 60 jurister fordelt med 41 dommere og ca. 20 retsassessorer og dommerfuldmægtige samt ca. 140 ikke-jurister fordelt mellem kontorfunktionærer, vagtmestre, portnere, servicemedarbejdere, ITmedarbejdere, elever og jobtrænere. Københavns Byret behandler civile sager og straffesager, skiftesager, notarialforretninger og fogedsager. Det er Byrettens vurdering, at de organisatoriske tiltag, Københavns Byret har iværksat for at sikre en forsvarlig og hensigtsmæssig drift, fungerer. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvalitet i kraft af videndeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne samtidig med, at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager, som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. Byrettens organisation pr. 1. marts 2015 fremgår af nedenstående diagram: 2

3 2. Resultater i 2014 produktivitet og aktivitet Udgangspunktet for mål- og resultatstyring ved Danmarks Domstole fremgår af strategien i Danmarks Domstole - for ret og retfærdighed. Herudover fastsætter Københavns Byret en lang række interne mål om sagsbehandlingstider, produktion, produktivitet og sagsbeholdning specielt inden for Byrettens fire kerneområder civil-, straffe-, foged- og skifteret, hvor Byretten kan sammenligne sig med øvrige byretter. Målet er samtidigt at styrke ejerskabet til mål og resultater ved Københavns Byret, hvilket bl.a. sker ved udfærdigelse af interne månedlige statistikker. Den samlede produktivitet i 2014 er som det fremgår af årsnøgletallene 2014 faldet lidt, og sagsbehandlingstiderne for straffesager og civile sager er steget lidt. Det beror formentlig i væsentlig grad på afviklingen af de meget store sagskomplekser vedrørende Pusherstreet. Der er angiveligt tale om en af Danmarks historiens største sagskomplekser. Afviklingen har været særdeles ressourcebelastende og vægter i det samlede produktivitetsregnskab slet ikke svarende til belastningen. 3

4 Straffesager Antallet af modtagne straffesager i 2014 har været jævnt fordelt hen over året med en stigende tendens i slutningen af året. Det er i 2014 ikke helt lykkedes for Byretten at fastholde et mindre antal verserende sager, idet der har været en stigning bl.a. som følge af afviklingen af flere omfattende og større narkosager. Der vil også i 2015 være fortsat fokus på antallet af verserende sager Alle straffesager Modtagne straffesager Verserende straffesager

5 Domsmandssager Byretten har hen over de seneste år reduceret antallet af verserende sager. I 2010 havde Københavns Byret således på et tidspunkt over verserende domsmandssager. Dette antal sager blev i 2012 og 2013 nedbragt til under 600 sager, og hvor antallet af modtagne domsmandssager i perioden samtidigt var konstant. I 2014 ses en stigning i antallet af verserende domsmandssager, hvilket bl.a. kan tilskrives, at byretten har afviklet 7 større narkosager med mere end 80 tiltalte som omtalt foran Domsmandssager Modtagne domsmandssager Verserende domsmandssager

6 Civile sager Antallet af modtagne civile sager er steget i 2014, hvilket bl.a. beror på de såkaldte flysager. Det er derfor i modsætning til 2013 ikke i 2014 lykkedes at nedbringe antallet af verserende civile sager. Det har været og er dog forsat målet at nedbringe sagsbehandlingstiden, og det gør sig også gældende i Civile sager Modtagne sager Verserende sager I statistikken for civile sager indgår også de tunge civile sager. Byretten modtager fortsat mange tunge civile sager, som tidligere begyndte i landsretten. Der er tale om sager, hvor der skal bruges langt flere resurser, og ofte langt flere retsdage, end på gennemsnitlige civile sager. Der er 2014 modtaget over 200 tunge civile sager, som tidligere var 1. instanssager i Landsretten. 6

7 Fogedsager På fogedområdet er stigningen af antallet af modtagne sager stoppet og på det seneste afløst af et mindre fald. Fokus har i en længere periode været på at nedbringe sagsbehandlingstiden og dermed antallet af verserende sager. Det går den rigtige vej, og fokus på hurtigere gennemførelse vil fortsætte i Alle fogedsager Modtagne sager Verserende sager Dødsboskiftesager På dødsboskifteområdet er antallet af modtagne sager nogenlunde konstant, og der er løbende arbejdet med at nedbringe antallet af verserende sager. Der er bl.a. indført øget brug af telefonmøder. Der vil i 2015 blive arbejdet på yderligere at nedbringe gennemløbstiden. Dødsboskiftesager Modtagne sager Verserende sager

8 3. Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Med henblik på en konkret udmøntning af det overordnede mål om korte sagsbehandlingstider er der i 2014 i samarbejde med retterne foretaget en revision af de hidtidige mål for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ved byretterne. Domstolsstyrelsens bestyrelse har besluttet 13 mål, der omfatter straffesager, civile sager, fogedsager og skiftesager. Det er en forenkling sammenlignet med de tidligere mål. Herudover vil der blive fokuseret på den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i de bedste 80 pct. af sagerne. Som eksempel kan nævnes, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de 80 pct. bedste domsmandssager var på ca. 50 dage i Det tilsvarende tal for alle afsluttede sager var 115 dage. Københavns Byret kan helt tilslutte sig målene om korte sagsbehandlingstider. Det er de seneste år lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiderne i en række sagstyper. Udfordringerne ved målsætningen Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alle alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret er helt enig i, at det er positivt at have en målsætning om en kort sagsbehandlingtid i disse sager, men vi må desværre konstatere, at det ikke er muligt at leve op til den konkrete politiske målopfyldelse om, at 100% af de nævnte sager behandles inden for 37 dage. For at opfylde en sådan målsætning for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal Byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten har i alle sagerne kunnet tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor den forsvarer, der her været beskikket, har haft tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det i en del tilfælde, at politiet ikke har kunnet forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder op, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. 8

9 En faktor, der her påvirker byrettens sagsbehandlingstider i 2014, er det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten, og som ved domstolsreformen blev henlagt til at begynde i Byretten ofte som 3-dommersager, der er meget ressourcetunge for Byretten. En anden faktor, der har påvirket sagsbehandlingstiden i 2014 er gennemførelsen af Pusherstreet-sagerne, som både i forbindelse med varetægtsfængslingerne, fristforlængelserne og sagernes gennemførelse, har trukket store resurser. Endelig kan der for visse sagstypers vedkommende være behov for at justere målsætningerne, idet målene i praksis har vist sig at være urealistiske på grund af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægerådet eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager påvirker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid så meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager. Resultat 2014 Målsætning Alle almindelige straffesager Under 2 mdr. 80% Nævninge- og domsmandssager (hovedforhandlede) Under 4 mdr. 72% Tilståelsessager og sager uden domsmænd Under 4 mdr. 75% Nævningesager Under 4 mdr. 14,3% 60% Under 6 mdr. 33,3% 80% Domsmandssager Under 3 mdr. 60,4% 65% Under 6 mdr. 85,4% 90% Sager uden domsmænd Under 2 mdr. 89,4% 65% Under 6 mdr. 96,8% 95% Tilståelsessager Under 2 mdr. 60,3% 62% Under 6 mdr. 90,5% 90% Særlige voldssager Under 37 dage 38% 60% Under 2 mdr. 47,9% 70% Voldtægtssager Under 37 dage 0% 55% Under 2 mdr. 20% 75% 9

10 Resultat 2014 Målsætning Alle sager (alm. sager, boligretssager, småsager, påbud- og forbudssager) under 6 mdr. 64,9% 70% 70% Under 12 83,1% 85% 85% Alm. sager og boligretssager (hovedforhandlede) under 15 mdr. 62% Småsager (hovedforhandlede) under 9 mdr. 65% Forældremyndighed og ægteskabssager Under 6 mdr. 80% Tunge alm. Sager Under 15 mdr. 40,8% 45% Under 18 mdr. 51,7% 60% Øvrige sager Under 12 mdr. 52,1% 60% Under 15 mdr. 67,7% 72% Alle sager Under 6 mdr. 64,9% 70% Under 12 mdr. 83,1% 85% Ægteskabssager Under 4 mdr. 43,3% 56% Under 6 mdr. 71,1% 83% 1) Ved tunge alm. sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. DKK, hvor der er tale om en forvaltningssag eller sager, hvor der har fundet kollegial dommerbehandling sted. Fogedsager På fogedområdet er sagsbehandlingstiden forbedret. I 2014 er målopfyldelsen på de særlige fogedsager - afsluttet under 2 og 4 måneder - væsentligt forbedret og tæt på den fastsatte målsætning. Der er stadig plads til forbedringer, og de seneste tiltag, der ikke er slået fuldt ud igennem i 2014, forventes at gøre det i Resultat 2014 Målsætning Alm. fogedsager og betalingspåkrav under 3 mdr. 80% Særlige fogedsager Under 2 mdr. 76,1% 80% 80% Under 4 mdr. 95,3% 97% Betalingspåkrav Under 2 mdr. 53,8% 55% Under 4 mdr. 81,5% 85% 10

11 Tvangsauktioner Resultat 2014 Målsætning Alle sager under 5 mdr. 80% Dødsboskiftesager På skifteområdet er resultatet på såvel sagsbehandlingstiden som målopfyldelsen bedre end de fastsatte målsætninger for Resultat 2014 Målsætning Udlæg af bo under 2 mdr. 80% Boudlæg under 2 mdr. 95% 85% Uskiftet bo under 2 mdr. 91% 80% Privat skifte Under 3 mdr. 95% 70% Forenklet privat skifte Under 3 mdr. 96% 85% 11

12 4. Byrettes mål og målsætninger i 2014 Handlingsplanen for Byretten i 2014 indeholdt disse målsætninger og mål: Korte sagsbehandlingstider, Mere ensartethed i opgaveløsningen, Ensartet behandling af nye sagskomplekser, Tidssvarende kommunikation, Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads og Helhedsorienteret kvalitetsudvikling. Nedenfor beskrives de enkelte gennemførte tiltag og projekter i 2014 under hvert mål. Korte sagsbehandlingstider Med henblik på at reducere sagsbehandlingstiderne i de civile sager, nedsatte Københavns Byret i 2013 en projektgruppe, der har gennemgået den typiske sagsgang for en civil sag. Flere af projektgruppens forslag blev gennemført i slutningen af 2013, mens de resterende forslag blev vedtaget og gennemført i Københavns Byret har endvidere i 2014 nedsat en projektgruppe vedrørende domsmandssager og en projektgruppe vedrørende store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte) med henblik på bl.a. at nedsætte berammelsestiderne. Projektgruppen vedrørende domsmandssager har holdt møde i 2014 og igen i starten af 2015, og forventer at gennemføre sine forslag i første halvår Projektgruppen vedrørende store straffesager har holdt møde i 2014 og samlet erfaringer fra afviklingen af de store Pusherstreet-sager. Projektgruppen har afholdt møde igen i 2015 og forventer således at komme med et oplæg i første halvdel af Mere ensartethed i opgaveløsningen Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for også internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Byrettens medarbejdere har udarbejdet manualer for behandlingen af de forskellige typer sager. Det er afgørende, at manualerne anvendes, og de skal derfor være let tilgængelige. Byretten vil derfor i 2015 arbejde med en ny model for, hvorledes det sikres, at manualerne løbende ajourføres, ligesom der arbejdes på en oversigt på det nye intranet, så manualerne let kan findes frem. Ensartet behandling af nye sagskomplekser Byretten modtager lejlighedsvis et større antal sager vedrørende et fælles specifikt juridisk problem. Det kan være civile sager om overdragelse af kolonihaver, straffesager om kørsel i hashpåvirket tilstand eller erstatning pga. forsinkede eller aflyste fly. Særligt modtagelsen af sidstnævnte sager har i 2014 været meget stor. Byrettens dommere og øvrige jurister samler på byrettens intranet afgørelser i sådanne sagskomplekser, så sagerne behandles efter ensartede principper. Byretten har i 2014 aftalt en model med Østre Landsret og Højesteret for, hvordan et udsnit af sagerne fra sagskomplekser kan fremmes bedst muligt til endelig dom. Det er håbet, at der derved hurtigt kan skabes præcedens i især nye typer af sagskomplekser. 12

13 Tidssvarende kommunikation Oplysninger til borgerne om byretten Byretten havde også i 2014 en stor opgave med at videregive oplysninger om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film. Københavns Byret modtager dagligt gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønsker at overvære retsmøder. Der gennemføres i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kan være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser m.fl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Vi har medvirket ved udarbejdelsen af undervisningsmateriale samt produceret en flot folder, der dels beskriver bygningen, dels beskriver byrettens arbejde. Vi har endvidere lavet et klassesæt, der kan uddeles ved skolebesøg mv. "Kend din ret" Hvert år deltager byretten i Kulturnatten, hvor ca mennesker besøger os. Til brug herfor har retten lavet diverse plancher, der beskriver retssystemet og C.F. Hansens smukke Domhus. Vi har sammen med Københavns Politis kriminalpræventive afdeling indspillet en film med en sag om gadevold, der viser et overfald og den følgende retssag. Det er muligt at få lov at fungere som domsmand, idet tilhørerne via et særligt system kan stemme om straffens størrelse. Det er endvidere tanken, at filmen skal vises i diverse skoler for de ældste klasser. Vi har stillet dommerkræfter til rådighed for projektet. Der er i 2014 gennemført undervisningsforløb med bl.a. Gefion Gymnasium. Vi er glade for bl.a. på denne måde at give mange et mere indgående indblik i, hvordan retssystemet virker. Dette er utvivlsomt medvirkende til at sikre en høj tillid til domstolenes arbejde. Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Der har i 2014 igen været afholdt møder med kontaktudvalget for advokaterne i Kreds 1 og 2, med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi har drøftet de forskellige gruppers oplevelser som brugere af Byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer har været drøftet. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der er i 2014 udarbejdet pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig har der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte været TV-transmissioner fra byretten. Kommunikation med domsmænd og advokater I 2013 gennemførte byretten en brugerundersøgelse, der viste et stort ønske fra domsmændene og advokaterne om, at de kan kommunikere med byretten via . I 2014 blev det således besluttet, at domsmænd fra den 1. februar 2015 indkaldes via en til e-boks. Byretten er i april 2015 endvidere begyndt at sende påmindelses-sms'er til domsmænd, der skal møde i en sag i byretten, således at domsmændene modtager en påmindelses-sms få dage før retsmødet. 13

14 I 2014 begyndte Byretten ligeledes at sende domme og retsbøger til advokaterne via til e-boks. Pr. 1. november 2014 sendes således alle domme o.lign. til advokaternes e-boks. Byretten vil i løbet af 2015 ligeledes i større omfang sende indkaldelser til advokaterne via e-boks, medmindre sagsakterne skal medsendes. Digital afsendelse i civile sager I byrettens civile sager giver rettens sagsbehandlingssystem allerede nu mulighed for at foretage digital afsendelse af breve, retsbøger og dombøger mv. til sagens parter. Dette kan ske ved afsendelse af digital post via e-boks, ved afsendelse af sikker med brug af digital signatur og sikre certifikater (sikker e- mail) og ved afsendelse af en normal via outlook uden digital signatur. I 2014 har der været undervist i anvendelse af digital afsendelse fra sagsbehandlingssystemet. Digital afsendelse i straffesager I 2014 begyndte en sektion forsøgsvist at sende så meget som muligt digitalt til anklagemyndighed, advokater mv. I slutningen af 2014 blev forsøgsordningen udvidet til de øvrige sektioner, og i 2015 vil alt så vidt muligt blive sendt digitalt. Visse dele af Københavns Politi og visse advokater, har haft særlige udfordringer med den digitale kommunikation, og i enkelte tilfælde er almindelig post opretholdt. Der arbejdes løbende med at udvide den digitale postgang til også at gælde disse områder. AV-udstyr, digitale retsmøder og videokonferenceudstyr Det fremgår af brugerundersøgelser, at anvendelsen af tekniske hjælpemidler under retssagerne bør forbedres. Byretten har i 2014 indrettet 3 større retssale med AV-udstyr, der vil muliggøre fuld elektronisk afvikling af bl.a. nævningesager. Hertil kommer 5 retssale, hvor der ud over elektronisk afvikling af retsmøder også er mulighed for videoopkobling. Endelig er der 7 mindre retssale med udstyr, der muliggør elektronisk forelæggelse af sager mv. Der er i alle retssale digital lyd- og rumoptagelsesudstyr. Byretten vil i de kommende år søge at udvikle bedste praksis vedrørende brug af it under hovedforhandlingerne mv., således at det på sigt vil være forsvarligt og hensigtsmæssigt at gå over til digital sagsbehandling og dermed indføre den papirløse ret. Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads Trivselsundersøgelsen Ved den seneste trivselsundersøgelse var resultatet for Københavns Byret meget flot og en forbedring i forhold til den forrige undersøgelse. Der var dog punkter, hvor tilfredsheden var mindre end på andre. De punkter, hvor tilfredsheden var mindst selvom den var indenfor området for et tilfredsstillende resultat var 1. Videndeling mellem afdelinger/sektioner, 2. Respekt og hjælpsomhed mellem afdelinger/sektioner, 3. Opfølgning på MUS, 4. Nærmeste leders konfliktløsning og 5. Nærmeste leders drøftelse af målopfølgning med medarbejderen. Samarbejdet mellem afdelingerne bliver løbende drøftet med afdelingsledelserne. Man drøfter blandt andet, hvordan samarbejdet og videndelingen til stadighed kan styrkes, muligheder for rokering mellem afdelingerne og besøgsophold. 14

15 I forbindelse med opfølgning på MUS, konfliktløsning og drøftelse af målopfyldelse med medarbejderne vil lederne fokusere på at være konkrete og præcise i tilbagemeldingerne. Efter indstilling fra domstolenes evalueringsråd har retspræsidenten også i 2014 gennemført 6-års-samtaler med de dommerfuldmægtige, der har 6 års anciennitet ved domstolene. De fysiske rammer Store dele af byretten er i 2014 blevet malet og istandsat. Vedligeholdelse og opdatering vil fortsat ske i overensstemmelse med byrettens plan for rækkefølgen af vedligeholdelse mv. Byrettens bygninger er fredede og meget dyre at vedligeholde, hvorfor gennemførelsen af vedligeholdelsesprojekterne forudsætter hel eller delvis medfinansiering af Domstolsstyrelsen. Trivsel i øvrigt Der var i 2014 fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støttede endvidere i 2014 i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer som DHL-staffetten, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Helhedsorienteret kvalitetsudvikling Service og sikkerhed Københavns Byret har taget hul på et større projekt vedrørende servicekvalitet. I 2014 blev igangsat en række initiativer. Der blev bl.a. fokuseret på at gøre det relevante service- og sikkerhedspersonale mere synligt i bygningen, så brugerne, når de færdes i retten, ser, at der er personer, de kan rette henvendelse til med spørgsmål. En fordel ved dette er desuden, at medarbejderne samtidig vil have et øje for, hvem der bevæger sig rundt i bygningen. Skulle der være en anspændt stemning blandt rettens brugere, vil medarbejderne kunne fornemme, om der er optræk til urolig eller forstyrrende adfærd og om fornødent tilkalde politiet. Københavns Byret håndterer jævnligt sager, hvor der er vidner involveret, som er bange for at skulle afgive forklaring i retten. Københavns Byret vil fortsat i samarbejde med politiet sikre bedre forhold for vidner, og politiet vil kunne meddele retten, at der er vidner i en sag, som på grund af særlige forhold har behov for at blive eskorteret til retssalen af én af rettens medarbejdere. Til brug herfor etablerer retten et egnet venterum, hvor vidnerne kan tilbringe ventetiden uden at være i kontakt med andre af sagens aktører eller personer tilknyttet disse aktører. Der iværksættes desuden løbende øvrige tiltag, som skal forbedre servicen og sikkerheden i byretten. I 2015 vil fase 2 af forslag fra en projektgruppe, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, blive implementeret, så Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af byretten. 15

16 I lyset af en tragisk skudepisode i Byretten i 2014 er der indført en række yderligere sikkerhedstiltag, som Byretten af sikkerhedsmæssige grunde ikke nærmere kan kommentere. Det er dog åbenbart, at Byretten i 2015 vil arbejde videre med at sikre en mere systematisk adgangskontrol som supplement til de allerede eksisterende sikkerhedstiltag. Byretten vil samtidig fortsat have fokus på, at personer, der kommer til retten, stadig oplever, at de bliver mødt med venlighed og åbenhed. 16

17 5. Udviklingsaktiviteter i 2015 Der er for Danmarks Domstole udarbejdet en handlingsplan for 2015, som koncentrerer sig om specifikke fokusområder og indsatsområder under den overordnede målsætning. Domstolene vil på landsplan særligt fokusere på følgende områder: Kvalitet gennem videndeling har til formål at arbejde med kvalitet gennem systematisk videndeling på tværs af Danmarks Domstole og dermed bidrage til den faglige udvikling. Retterne kan bidrage lokalt i deres handlingsplaner med at løfte denne indsats ved at gennemføre egne lokale eller regionale tiltag, der styrker videndeling i hverdagen, samt bidrage ved at forfatte videndelingstekster til de juridiske arbejdsgrupper. Digitale retsmøder har til formål at understøtte afvikling af digitale retsmøder. Fokusområdet bidrager til en modernisering af retternes arbejdsgang og muliggør hurtigere afvikling af retsmøder, når processkrifter og bilag er digitalt tilgængelige. Retterne kan bidrage til at fremme udbredelsen af digitale retsmøder, ved at flere dommere og superbrugere kommer på kursus, ved indretning af yderligere digitale retssale og ved at identificere bedste praksis for afvikling af digitale retsmøder. Den digitale retsproces hvis formål er at etablere mulighed for digital kommunikation i civile sager med eksterne parter via en portal, digital sagsbehandling og digital betaling af retsafgifter. Målet er at levere digitale sager fra start til slut. Endvidere at oprette mobile arbejdspladser. Retterne kan bidrage i deres handlingsplaner ved at ibrugtage de nuværende digitale værktøjer. Styrelsen sørger for anskaffelse af udstyr, men retterne kan desuden bidrage ved at sikre den bedst mulige implementering. Ret- og forligsmægling har til formål at udbrede kendskabet til rets- og forligsmægling som alternativer til domsafsigelser eller kendelser ved retterne. En øget brug af tvistløsning inden hovedforhandlingen forventes at kunne give kortere sagsbehandlingstider samt bedre løsninger. Formålet er, at ansatte i retterne kan opnå eller videreudvikle kompetencer til at vejlede parterne om muligheden for konfliktløsning. Styrkelse af it-organisering og -kompetencer i retterne skal ske gennem uddannelse. Formålet med fokusområdet er at understøtte, at brugen af it i retternes dagligdag fungerer bedst muligt, og at domstolene får mest mulig nytte af investeringer i ny it. Sikkerhed er altid et indsatsområde, men indsatsen vil fylde særligt meget i 2015 og Formålet er, at der skal skabes sammenhæng, opmærksomhed og forankring af begrebet sikkerhed. Der skal etableres en sikkerhedsorganisation, som har det overordnede ansvar for sikkerheden ved de danske domstole. Derudover vil der være sikkerhedsmæssige tiltag som bl.a. adgangskontrol og risikovurdering. Der vil ydermere blive udarbejdet en beredskabsplan, og der vil være fokus på uddannelsesindsatsen ift. konflikthåndtering. Inden for disse fokusområder og indsatsområder vil Københavns Byret i 2015 gennemføre disse udviklingsaktiviteter: 17

18 Lean Straffe - De resterende forslag indenfor Lean Straffe almindelige domsmandssager forventes vedtaget og gennemført i Projektgruppen vedrørende Lean Straffe store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte) vil i 2015 komme med et forslag til etableringen af en central funktion, som skal medvirke til at nedsætte berammelsestiderne og øge serviceniveauet omkring afviklingen af disse sager. Manualerne vedrørende behandlingen af straffesager vil i 2015 blive gennemgået og revideret i forbindelse med vedtagelsen og implementeringen af nye forslag vedrørende domsmandssager og store straffesager. Telefonforkyndelse Den 1. juli 2013 trådte nye regler vedrørende forkyndelse, herunder telefonforkyndelse, i kraft. Telefonforkyndelser har til formål bl.a. at være med til at reducere sagsbehandlingstiderne. På baggrund af erfaringer med telefonforkyndelser i 2013 og første halvår 2014 blev det besluttet at iværksætte et pilotprojekt, hvor Byretten i stedet for at ringe til en part ville forsøge at sende ringemeddelelser til e-boks og bede parten ringe ind til byretten med henblik på at telefonforkynde sagen. De foreløbige erfaringer fra pilotprojektet har været så gode, at det er blevet besluttet at udbrede ringemeddelelsen til e-boks til hele byretten i Digital forkyndelse Den 1. februar 2015 trådte de nye regler i kraft for digital forkyndelse. Det vil herefter være muligt at forkynde en meddelelse ved digital fremsendelse til e-boks, hvis adressaten bekræfter modtagelsen. Københavns Byret vil derfor i starten af 2015 begynde at forkynde via e-boks. Konkret målsætning for produktivitet For straffesagerne vil der i 2015 være fokus på at nå det sidste stykke til opfyldelse af målene, på trods af de forsinkende faktorer, som domstolene ikke er herre over. Byretten vil i samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarerne i 2015 sikre forhåndsberammelse af de store arrestantsager Konkret målsætning for produktivitet I de civile sager vil der i 2015 være særligt fokus på øvrige sager og ægteskabssager, hvor sagsbehandlingstiden skal forbedres, så de overholder domstolenes målsætning. Målsætning for foged og skifte Fogedrettens mål vil i 2015 være at opfylde målsætningen for fogedsagerne på alle sagsområder. Der er allerede fra 2012 til 2013 sket en markant forbedring af målopfyldelsen, og målet er, at den gode udvikling fortsætter. For skiftesagerne opfyldes alle mål allerede med undtagelse af målsætningen for dødsboskiftesager, i de sager hvor boet udleveres til den efterlevende ægtefælle. Hidtil er målsætningen blevet målt som antal afsluttede sager efter 2 måneder, men dette har været en målsætning, der grundet fristerne i sagstypen har været svær at nå. Denne frist ændres for 2014 til 3 måneder. Byretten vil i 2015 fastholde de gode resultater for de øvrige sagstyper og arbejde for at nå den nye målsætning for privat skiftede sager. Ensartet behandling af nye sagskomplekser Byrettens dommere og øvrige jurister vil også i 2015 på Byrettens intranet samle afgørelser i sådanne sagskomplekser, så sagerne kan behandles efter ensartede principper. 18

19 Nyt Intranet I april 2014 fik alle retter nyt Intranet, der på mange områder adskiller sig fra det eksisterende. Løsningen er baseret på Sharepoint 2013, som giver mange nye tekniske muligheder. Fremover vil retterne i højere grad have adgang til hinandens vidensmateriale, hvilket giver mange fordele i forhold til vidensdeling. Manualer, arbejdsvejledninger, praksisnotater mv. vil således nemt kunne fremsøges og bruges af de ansatte ved én ret, selvom de er udarbejdet af en anden ret. I 2015 vil byretten arbejde for at udbrede brugen af det nye Intranet. Møder med samarbejdsparterne Der vil også i 2015 blive afholdt møder med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af Byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Information om Byretten Vi har endvidere en indgående information om bl.a. Byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der udarbejdes også i 2015 pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter ofte TV-transmissioner fra Byretten. Kommunikation med domsmænd I 2015 er byretten begyndt at sende påmindelses-sms'er til domsmænd, der skal møde i en sag i byretten, således at domsmændene modtager en påmindelses-sms få dage før retsmødet. Digital afsendelse I 2015 vil byretten fortsat undervise i anvendelse af digital afsendelse fra sagsbehandlingssystemet. Undervisningen er påbegyndt i januar Når personalet har de nødvendige kompetencer, udarbejder byrettens administrationsafdeling en samlet oversigt over, hvordan dokumenter kan sendes til parterne. Herefter træffer byretten beslutning om, hvilken digital fremsendelsesmetode, der skal anvendes ved de enkelte dokumenttyper, så Byrettens sektioner håndterer afsendelse af dokumenter ens. AV-udstyr Byretten har i 2014 indrettet tre større retssale med AV udstyr, der vil muliggøre fuld elektronisk afvikling af blandt andet nævningesager. Hertil kommer, at der i flere mindre retssale er blevet installeret udstyr, der muliggør elektronisk forelæggelse af sager mv. I 2015 undervises dommerne og de øvrige jurister i brugen af det nye udstyr under hovedforhandlingerne. Video 3 I 2014 blev der installeret teknisk udstyr i nogle retssale i Byretten, der gør det muligt at gennemføre hovedforhandlinger ved brug af videokonferenceudstyr, så sagens aktører ikke er til stede i retten. I forbindelse med forberedelsen af udrulningen af Video3-projektet har en referencegruppe bestående af forskellige personalegrupper fra domstolene, anklagemyndigheden, politiet og Kriminalforsorgen gennemgået eksisterende arbejdsgange for at afdække nødvendigheden af nye arbejdsgange, f.eks. når samtlige relevante aktører i et givent retsmøde ikke længere altid er fysisk til stede i retssalen. Byretten vil i 2015 implementere sagsgangene for Video3 i samarbejde med sektionerne og afdelingerne. 19

20 Service/kvalitet I 2015 vil forslagene fra projektgruppen, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, blive gennemgået og indgå i en plan for, hvorledes Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af byretten. Underskriftskravets ophævelse Den 1. januar 2015 blev kravet om, at alle processkrifter skal forsynes med original underskrift ophævet. Domstolsstyrelsen har i den forbindelse udarbejdet retningslinjer for brug af og anden digital kommunikation ved Danmarks Domstole. Retningslinjerne indeholder bl.a. en oversigt over, hvilke dokumenter der som udgangspunkt kan fremsendes digitalt, idet det dog fortsat bemærkes, at det i den sidste ende er en judiciel afgørelse, der træffes af dommeren, hvorvidt retten kan modtage et dokument digitalt i en konkret sag. Københavns Byret har på hjemmesiden lagt en oversigt over, hvilke mail-adresser der skal anvendes ved de forskellige sagstyper. Underskriftskravets ophævelse har medført en omlægning af arbejdsgangene i Byretten, da sagssystemerne endnu ikke understøtter modtagelsen af sagens dokumenter digitalt. Byretten har derfor i 2014 nedsat en arbejdsgruppe, der har arbejdet med, hvorledes arbejdsgangene i Byretten mest hensigtsmæssigt kan tilrettelægges, herunder anvendelsen af dokumentarkivet til lagring af de modtagne dokumenter. Omlægningen af arbejdsgangene vil ske faseopdelt i løbet af 2015 i takt med at erfaringer indhentes. Retsmægling Københavns Byret har gennem årene - ikke mindst i kraft af ildsjæle blandt dommerne tilbudt retsmægling i alle sager. Byretten vil i 2015 forsøge at forenkle processen med at udfinde datoer til retsmægling ved forsøgsvis at indføre et centralt bookingsystem, hvor parterne via Byrettens hjemmeside selv finder en dag, hvor de kan booke et retsmæglingsmøde. Når Byretten har modtaget meddelelse om bookingen, fordeles sagen til den retsmægler, der har reserveret den pågældende dag til retsmægling. Hvis ikke dagen er blevet booket 3 uger før, bliver dagen anvendt til berammelse af andre sager. Denne forenklede berammelsesproces vil gøre det hurtigere og nemmere for parterne at få en dato for retsmæglingsmødet, når de er blevet enige om at deltage i retsmægling. I princippet kan parternes advokater allerede i tilslutning til det telefoniske retsmøde, hvor sagen drøftes og beslutningen om retsmægling ofte træffes, finde en dato for retsmæglingsmødet via bookingsystemet på byrettens hjemmeside. Ved årets udgang vil Byretten eventuelt med inddragelse af brugerne evaluere ordningen med henblik på at optimere processen for retsmægling. Adgangskontrol Københavns Byret vil i 2015 indgå i den 1-årige forsøgsordning i domstolene med adgangskontrol ved indgangen. Der vil blive tale om en systematisk kontrol ved indgangene af personer, der kommer til retten. Kontrollen vil minde om den man går igennem ved Københavns Lufthavn og Folketinget mv. Københavns Byret, april 2015 Søren Axelsen retspræsident 20