Kommunikationsplan for Cykelsuperstierne (Plan & Koncept samt Albertslundruten) edoc nummer:

Transkript

1 10. oktober 2012 Kommunikationsplan for Cykelsuperstierne (Plan & Koncept samt Albertslundruten) edoc nummer: Udarbejdet d 25/ af Lise Borgstrøm Henriksen Revideret d. 20/ BEMÆRK Kommunikationsindsatserne skal koordineres med Region Hovedstaden og de enkelte kommuners kommunikationsafdelinger. Formålet med denne plan er at give et hurtigt overblik over de planlagte kommunikationsaktiviteter i løbet af 2012 og Planen indeholder både aktiviteterne i forbindelse med lanceringen af Albertslundruten (A) samt de planer som er lagt for det samlede projekt her henvises til de kommunikationstiltag som hører under Plan & Koncept (B). I oversigten i slutningen af dokumentet vil det være tydeligt markeret. hvilke aktiviteter der hører til A og hvilke der hører under B. Vi har valgt at lave én samlet kommunikationsplan for aktiviteter, der hører under såvel A som B, da det i praksis ikke giver mening at adskille disse to områder. Begge hovedområder hænger sammen, påvirkes af hinanden og bør koordineres. Planen har klart flest planlagte aktiviteter i første halvdel af Aktiviteterne efter første halvdel af 2012 er knap så konkrete, da de i høj grad afhænger af, hvad der sker med Betalingsringen, forholdet til de nye kommuner, anlæg af nye ruter og mulighederne for statslig støtte. De allerede afviklede kommunikationsaktiviteter i 2011 er listet i kommunikationsplanens første del. 1) Baggrund: 18 kommuner og Region Hovedstaden gik i 2010 sammen om at lave en plan og et koncept for cykelpendlerruter i hovedstadsområdet. Planen ligger nu færdig med 26 ruter på i alt 300 km: 17 ud af 18 kommuner tiltrådte Plan & Koncept. Samarbejdet er i 2012 blevet udvidet, således at også Høje-Taastrup, Helsingør, Allerød, Frederikssund, og Hørsholm kommuner er med i samarbejdet. Den første Cykelsupersti - Albertslundruten -åbner i foråret Herefter følger Farumruten, Vestvoldruten og sandsynligvis Ballerupruten i Visionen for projektet er, at hovedstadsområdet skal have verdens stærkeste net af cykelpendlerruter. 2) Interessenter (har interesse i projektet): Politikere (kommunal, regional og landspolitikere). o Finansierer Cykelsuperstierne. Skal sikres positiv omtale og fremdrift i projektet så fordelen ved at flere cykler længere hurtigst muligt kan høstes til glæde for samfundet De deltagende kommuner. Dansk Cyklistforbund - sekretariatet o Er positive overfor samarbejde (bringer historier om CSS i deres medlemsblad, bedriver Public Affairs arbejde og vil gerne lave et samarbejde i forbindelse med DCFs Vi Cykler til arbejde - kampagne). Dansk Cyklistforbund, de berørte lokalafdelinger. Virksomheder, organisationer og institutioner som arbejder med sundhed og idræt (LIFE, Bikeability fx). 3) Målgrupper (dem vi vil ramme med vores kommunikation): Projektets parter Projektets parter omfatter de embedsmænd, som gør projektet operationelt, og politikerne i de deltagende kommuner samt Regionsrådet. De fem nye kommuner bliver draget ind i projektet ved dels at have egne projektgrupper der i første omgang skal arbejde med udvidelsen af ruteføringen og dels ved at deltage projekt- og styrgruppemøderne sammen med alle kommunerne i samarbejdet. Vi ønsker de nye kommuner hurtigst muligt får et ejerskab til projektet og begynde at sætte penge af til at få anlagt nye cykelsuperstier.

2 Projektdeltagerne Projektdeltagerne er dem, der har et konkret ansvar for, at projektet udvikler sig efter hensigten. De omhandler: Repræsentanter for hver af de deltagende kommuner, en repræsentant for Region Hovedstaden samt Projektsekretariatet. Projektejerne Myndigheder Projektejerne er defineret som politikerne i de deltagende kommuner og Region Hovedstaden. Den fokuserede og strategiske kommunikationsindsats skal sikre at kommunerne og Region Hovedstaden bliver inddraget i processen når det giver mening men især sikre synliggørelse og omtale i omverdenen. Vejdirektoratet i form af Vejcenter Hovedstaden, Vejregelsekretariatet, Miljøministeriet Naturstyrelsen som sidder med Landsplandirektivet og Fingerplan 2012, de berørte politikredse (Nordsjælland, København og Vestegnen) samt DSB, Banedanmark /Trafikministeriet som myndighed i forhold til stationerne. Brugere Brugere er alle nuværende og potentielle brugere af cykelruterne. De omfatter: Borgerne i kommunerne, borgere i nærliggende kommuner, kommunale arbejdspladser, Region Hovedstadens arbejdspladser, uddannelsesinstitutioner, samtlige pendlere i hovedstadsområdet, Dansk Cyklist Forbunds berørte lokalafdelinger, Cykelbussen og eventuelle andre cyklistorganisationer. Medier Medierne omfatter: Kommunikationsmedarbejdere i de deltagende kommuner, lokalaviser, landsdækkende dagblade, lokalradioer, især Københavns Radio, TV Lorry og andre lokaltv-stationer samt bloggen Copenhagenize.com. Dertil kommer fagblade som Ingeniøren, Trafik & Veje, Byens Puls (DSB online magasin), Cyklister og virksomhedsmagasiner. Samarbejder Samarbejder dækker over en lang række institutioner og organisationer, som enten kan tænkes at have et interessefællesskab om projektet, eller som det er vigtigt at inddrage af hensyn til projektets succes. Store og mellemstore offentlige og private virksomheder, Dansk Cyklist Forbunds sekretariat, KKR Hovedstaden (Kommune Kontaktrådet), forvaltninger og afdelinger i ejerkommunerne, f.eks. fritids-, social- og sundhedsforvaltningerne, andre cykelpendlerprojekter som Øresundspendlerprojektet, sportsklubber, Danmarks Idræts-Forbund, Kræftens Bekæmpelse, Hjerteforeningen, Friluftsrådet osv. Virksomheder, der fremstiller og forhandler cykler og udstyr, andre cykelbyer, DSB, internationale cyklisttiltag. 4) Budskaber: Projektet har overordnet set fire hovedbudskaber hver med en række underbudskaber listet i stikordsform. Budskaberne er uprioriterede da valg af budskab afhænger af målgruppe og kontekst: 21 kommuner og Region Hovedstaden arbejder sammen i et nyt fællesskab for at skabe verdens stærkeste net af pendlerruter til cyklister. Det nye fællesskab bunder i en enighed om, at pendlercyklisme er et vigtigt element i at fremtidssikre infrastrukturen i vores region. Opprioritering af cyklisterne som pendlere. Et net af Cykelsuperstier med ekstra fokus på pendlercyklisters vilkår skal gøre cyklen til en mere attraktiv transportform på de lidt længere ture. Mange vælger cyklen på ture op til fem kilometer flere skal vælge cyklen på de længere ture. Projekt Cykelsuperstier fokuserer særligt på fremkommelighed for cyklister, der skal til job og uddannelse. Cykelsuperstierne skal opfylde en række minimumstandarder. Cykelsuperstierne skal være letgenkendelige. Cykelpendling giver mange gevinster på det personlige plan Fleksibilitet - du cykler, når det passer dig. Effektivitet - du kommer uden om bilkøerne. Nemt og hurtigt - du er uafhængig af bil og kollektiv transport. Sundt - du får din daglige motion helt gratis. Sikkert - på cykelsuperstierne er risikoen for trafikulykker lille. Det er nødvendigt for vores fælles samfund, at vi arbejder med pendlercyklisme som en seriøs transportform. Fremkommelighed - det skal være hurtigt at komme på arbejde. Byliv - plads til alle trafikanter og liv i gaden. Sundhed - udgifter til sygdomspleje, levealder, arbejdsmarked. (10 km på cykel i stedet for 10 km i bil = 47 kr. i sundhedseffekt. Gevinst ved at overflytte én bilist til cykel i myldretiden = 1,98 kr. pr. km Samfundsøkonomisk gevinst i København: o +1,22 kr. pr kørt km. på cykel o -0,69 kr. pr kørt km. i bil) 2

3 Miljø - cykler forurener ikke. (10 km på cykel i stedet for 10 km i bil = 1,6 kg. Co2 sparet. 6 km cykling 2 gange dagligt sparer samfundet for 450 kilo co2 om året sammenlignet med at tage bilen). Bedre luftkvalitet. Dertil kommer de budskaber, vi fremhæver når vi henvender os til borgerne som fx i lanceringskampagnen for Albertslundruten. I den konkrete kampagne er budskaberne: SUPER HURTIGT FREMME. Underbudskabet er: Følg den orange rute, og du kommer hurtigt, nemt og sikkert fra A til B. Altså er Cykelsuperstierne den praktiske forbindelse mellem de to punkter i hverdagen, hvor man slipper for mellemregninger i form af køer, parkeringspladser og spildtid på løbebåndet i fitnesscenteret. Kampagnen skal appellere til både mænd og kvinder, til folk med fart på, til dem, der betragter cykelpendling som den daglige dosis motion, og til dem, der gerne vil komme sikkert og nemt frem til arbejdet. For at nå alle målgrupper er det vigtigt at understrege, at det sproglige koncept er dynamisk. Derfor vil vi også koble SUPER HURTIGT FREMME sammen med SUPER HURTIGT HJEMME. På samme måde vil vi, når det giver mening, også kunne slå på, at Cykelsuperstierne ud over at være den hurtigste vej fra A til B, også er en nem og sikker vej. På den måde foldes konceptet ud til at være inkluderende frem for kun at kommunikere til én bestemt målgruppe. (Se evt.separat plan for lanceringskampagnen). 5) Kommunikationskanaler: Interne nyhedsmail Eksterne nyhedsmail Projektgruppemøder Styregruppemøder Politiske indstillinger Konferencer/seminarer Foldere/tryksager Events Byggeskilte og opslag Hjemmeside og Facebookside Annoncering ifb åbning af Albertslundruten (online og trykt) Direkte kontakt til virksomheder Indvielse/event ved åbning Pressemeddelelser Oplæg ved konferencer (Velo City, Trafikdage, Årsmøde i Dansk Cyklistforbund) Møder med Intereg + DCF + DSB S-tog + Bikeability + trafikordfører + borgmestre og politikere i kommuner og region Merchandise 6) Risici (uprioriteret): At kommunerne ikke har pengene til at realisere nettet At Cykelpuljen fortsat støtter projektet. At ombygninger/anlæg af ruten er generende for beboere eller trafikanter. At borgernes forventninger til Cykelsuperstierne er højere end den virkelighed de møder ude på stierne. At én kommune melder sig ud af samarbejdet. At der ikke er politisk interesse for projektet. 7) Milepæle: Interne: Projektgruppemøder hver anden måned 2012, Styregruppemøder 2 gange årligt i 2012, Opstartsmøde med de nye kommuner december 2011 Trykt informationsmateriale på dansk og engelsk ligger klar - januar Politikerkonference afholdes - februar 2012 og igen i Pointsystem færdigt Februar Launch af ny hjemmeside + film + facebook side - marts Koncept for drift og vedligehold færdigt marts Workshop med de nye kommuner om ruteføringer marts Lancering af Albertslundruten - april Dialog med kommuner uden for Region Hovedstaden (Region Sjælland) om deltagelse i samarbejdet - maj

4 Deltagelse til Velo City Global i Vancouver - juni Cykelruteplanlægger betaversion - august Åbning af nye ruter: Farumruten - oktober 2012 Del af Vestvoldruten - oktober Opstart på nye ruter fx Ballerupruten Nye kommuner får sat gang i projektgruppe søgt cykelpuljen og får penge - marts 2012 og Kampagne for cykelpendling og gd cyklistadfærd august 2012 Effektmåling på Albertslundruten august/september Eksterne: Betalingsringen forhandlinger om provenu og overflytning af trafik. Regional Udviklingsplan fra Region Hovedstaden marts-maj 2012 Høringssvar til Fingerplan 2012 Cykelsuperstierne med i planen. Resultater fra Bikeability hvad kan vi bruge og arbejde videre med? Kommunalvalg 2013 Svar på artikler eller kommentarer vedr. projektet (ad hoc) Ingeniøren + Trafik og Veje 8) Budget INDTÆGTER I alt Egenfinansiering fra kommunerne Tilskud fra Region Hovedstaden I alt UDGIFTER Kommunikation Politisk formidling Lanceringskampagne for Albertslundruten: kr kr. for konceptudvikling (A) Film til Hjemmeside: kr. (B) Trykte foldere: (dansk og engelsk): ca kr. + forsendelse (B) Ny hjemmeside: kr. (B) Kommunikationsplan: kr. (B) PA arbejde: kr. i 2012 og 2013 (B) Promovering (fx en kampagne for cykelpendling) 2012 : kr. (B) 9) Pressetalsperson(er) (Sekretariatets forslag ikke besluttet i styregruppen) Spørgsmål om de enkelte kommuners tiltag: De relevante kommuner eller en tals-borgmester fx Albertslund Kommunes Borgmester, Steen Christiansen (S) da han også er formand for KKR. Spørgsmål om projektet generelt: Maj-Britt K. Andersen og Brian Hansen Spørgsmål om Regionens rolle: Regionsrådsformand, Vibeke Storm Rasmussen (S) og Udvalgsformand Steen Olesen (SF). Spørgsmål/kommentarer til Albertslundruten en testpendler fra en af Albertslundrute kommunerne. 4

5 Kommunikationsplan Tidspunkt Kommunikationsaktivitet Målgrupper Budskab/formål Ansvar / Udført juni Ny kommunikationsmedarbejder tiltræder Juni-december Opstart på presse og besøgslog (B): Hjælp med citater og facts til artikler i: Baumeister tysk arkitektblad, Indslag i P1 morgen, Indslag i Japansk TV, Sveriges Television, Berlingske, Politiken, VCö magazine, Bagsværd-Søborg Bladet, Sveriges Radio, MeraMedia i Sverige, LightLife Magazine, P4, Dansk cyklistforbunds medlemsblad, Politiken. Oplæg og præsentationer til: Amerikansk studiegruppe Bikes Belong, Statens Vegvesen Norge, TØF konference, Japansk TVhold, Krogerup Højskole, Planlæggere fra Helsinki Kommune, Communte n bike, oplæg på konference i Hannover, Interreg, DCF lokalafdelinger. Overblik over omtalen og samarbejdet eksternt overvågning Juni Opstart på internt Q&A dokument (B) Internt redskab til at holde styr på facts og udviklingen i projektet Juli Besvare en lang række direkte henvendelser til Sekretariatet samt Debatforum på hjemmesiden (B) Interesserede borger Juli- Opstart på lanceringskampagne for Albertslundruten (A) Juli Udsending af nyhedsmail til projekt- og styregruppe Projekt- og styregruppe (B) August-april 2012 September Oktober Oktober Oktober Opstart på ny hjemmeside. Afholdt to strategi-workshops, lave udbud på design og implementering af ny hjemmeside. (B) Udsendt nyhedsmail 3 til de der har tilmeldt sig nyhedsbrevet på hjemmesiden (B) Vindere af webudbud fundet i gang ed arbejdet med ny hjemmeside (B) Formulerer byggepladsskilte og opslag til opgange ifbm ombygningen på Albertslundruten (A) Lav aftale med Advice om kreativt koncept for lanceringskampagne for Cykelsuperstier (A) Hjemmesiden fokuserer på borgerne (cyklister/pendlere) med det formål at fremme brugen af Cykelsuperstier, og i mindre grad henvende sig til presse / politikere. Interesserede borgere Borgere tæt på Albertslundruten Internt Oktober Seminar om digital regional cykelruteplanlægger (B) Alle kommuner i Region Hovedstaden, Vejdirektoratet, Dansk Cyklist Forbund, Øresund som Cykelregion, IT- og Telestyrelsen November Public Affairs aktiviteter: talepinde til Ayfer Baykal, talepinde til Jens Loft fra DCF om CSS og provenu fra betalingsringen (B) Presse, politikere (MF ere) At fortælle om Cykelsuperstierne, udbrede kendskabet At servicere borgerne. Oplyse om projektet mål, formål og potentiale At informere om at sekretariatet nu var fuldt bemandet og projektet igen kører med fuld fart fremad At fremme brugen af Cykelsuperstierne. - Skabe efterspørgsel og inspirere pendlere til at benytte Cykelsuperstierne. At informere om udviklingen og de seneste nyheder i projektet At informere Diskussion af muligheden for kun at få udviklet én fælles regional cykelruteplanlægger deling af viden og erfaringer netværk blandt dem som arbejder med cykelruteplanlægger At fremme sagen politisk, få sikret penge til projektet 5

6 November November Udsending af nyhedsmail til projekt- og styregruppe (B) Revision af de trykte hæfter samt at få lavet et engelsk hæfte om projektet (B) Projekt- og styregruppe Interesserede borgere, politikere, samarbejdspartnere, udenlandske interesserede November Opstart på animationsfilm om Cykelsuperstier (B) Til at vise i præsentationer, til at lægge på hjemmesiden November December 2012 Skrive og indsende abstract om Cykelsuperstierne til Velo-city Global 2012 (B) Udsendt nyhedsmail 4 til de der har tilmeldt sig nyhedsbrevet på hjemmesiden (B) International konference om cykelplanlægning deltagere fra hele verden Interesserede borgere Status på projektet og processen Materiale til omdeling At fortælle om Cykelsuperstierne udbrede kendskabet internationalt fokus At informere om udviklingen og de seneste nyheder i projektet 20. januar Opstartsmøde vedrørende Public Affairs (B) Helen Lundgaard, Brian Hansen, Henriette Lund, Peter Jantzen og Lise B. Henriksen Februar 20. februar og ellers hver anden måned ca 27. februar 27/2 og en eller to gange mere i At få afklaret hvad målet med den politiske forankringsproces skal være? Hvad vi vil bruge en politisk rådgiver til? Aftale med Kommunikationsafdelingen i Københavns Internt Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning om at være bureau på lanceringskampagnen for Albertslundruten (praktisk hjælp til grafik, udvikling, eksekvering, presse mv) (A) Projektgruppemøde (A + B) Projektgruppe Status på projektet fremdriften udfordringerne - Styregruppemøde (A + B) Styregruppe Tag beslutning om x og y fremdrift fastholde motivation 29. februar Politikerseminar (B) Kommunalbestyrelser, regionsråd, politikere og embedsmænd (projekt og styregruppe) Februar Marts Marts-maj Møde med kommunikationsmedarbejdere i Albertslundrute kommunerne om lanceringskampagnen (A + B) Møde med pressekonsulent i Region Hovedstaden Linda Bang Jessen og Helen Lundgaard (B) Regionaludviklingsplan historier om Cykelsuperstierne Kommunikationsmedarbejdere i Albertslund, Glostrup, Rødovre, Frederiksberg og København Internt Medio marts Lancering af ny hjemmeside med ny film (B) - Pendlere i region hovedstaden. Der er særligt fokus på de pendlere som har mellem 5 og 20 km. til arbejde. - Politikere i kommunerne i Region H - Pressen - Virksomheder og uddannelsesinstitutioner Sikre fortsat politisk opbakning lokalt. Indsamle og udbrede argumenter for CSS. At informere om projektets fremdrift. At sikre forankring til kampagnen, kvalitetssikring, og praktisk hjælp til event, presse mv Opstart på en proces der har til formål at inddrage og synliggøre Region Hovedstaden både administrativt men især også politisk. Lanceringskampagne, talsmand, Regional udviklingsplan, talepinde mv. Region H er afsender med Cykelsuperstierne hjælper med at levere indput Produktet hvad får man ud af CSS? - Status på projektet (anlagte, planlagte, under anlæg) - Støt projektet 6

7 Marts Oprette en Facebook site til cykelsuperstierne (B) - Interesserede borgere (pendlere) Ultimo marts og Deltagelse ved E-bike event på Rådhuspladsen i primo april København (B)?? Sig din mening, giv din kommentarer, (involvering) Hver anden måned Møder i Øresundsreg. Samarbejdet (B) Svenske kolleger Information og videndeling Hver anden tredje måned Éksterne nyhedsmails (A + B) Borgere der har tilmeldt sig nyhedsbrevet har en vis interesse Hver anden måned Interne nyhedsmails (A + B) Nyhedsmail til projekt- og styregruppe, region H, DCF Hvad sker der på projektet? Hvad er status? Evt opfordring til at hjælpe eller gøre noget aktivt Fastholde interesse og motivation dele viden om hvad der foregår på projektet Primo april Nye fotos til arkiv (B) Redskab i CSSs pressearbejde samt betjening af de deltagende kommuner 14/4 Lanceringskampagne (A) * - PR presseindsats -Event -Outdoor - Annonce -Web - merchandise - Print - Pendlere i region hovedstaden. Der er særligt fokus på de pendlere som har mellem 5 og 20 km. til arbejde. - Politikere i kommunerne i Region H - Pressen - Virksomheder og uddannelsesinstitutioner Løbende Møder med DCF og pressesamarbejde (B) Dansk cyklistforbund og lokalafdelingerne Op til 14/4 Hjemmeside konkurrence/nyheder (A + B) Sikre opmærksomhed omkring den første rute åbner hvad tilbyder vi? Sikre synergier at vi arbejder mod samme mål fodre DCF med gode argumenter støtte i PA + PR arbejdet Maj? PA aktivitet: Argumentbank workshop (B) Politikere, arbejds- og styregruppe Få en række fælles argumenter der kan bruges i det daglige arbejde med politikerne og pressen lokalt Maj? PA aktivitet: Stakeholder mapping (B) Politikere, arbejds- og styregruppe Give CSS indsigt i PA arbejdet viden om hvem der er de vigtigste relationer Maj Produktion af merchandise Maj? Juni Oplæg om CSS ved Dansk Cyklist Forbunds Landsmøde? (B) Få lavet en lille film der viser Cykelsuperstien Albertslundruten (med stribe, fodhvilere, pumper mv) Dansk Cyklistforbund Til at vise ved oplæg/præsentationer, til udenlandske interesserede, til pressen til interesserede borgere Byplanlæggere og trafikplanlæggere fra hele verden Opbygge kendskab og skabe relationer juni Oplæg og best practice workshop ved Velo-City Global i Vancouver (B) Opbygge kendskab og skabe relationer, få inspiration og viden Løbende PA aktivitet: møder med S-tog, DCF, trafikordfører (B) Synergier samarbejde? Medie og budskabstræning af projektleder (B) Projektleder Sikre en god gennemslagskraft det er de rigtige budskaber vi får ud på det rigtige tidspunkt på den rigtige måde Primo september Oktober? Kampagne for cykelpendling og god cyklistadfærd generelt (B) Oplæg om Cykelsuperstier for Regional udviklings udvalg Borgere, pendlere, cylister Politikerne i Regionsrådet Understøtte at cykelsuperstierne bliver benyttet og efterspurgt Fortælle om status på projektet, succeserne, at inddrage, sikre forankring og opbakning politisk 7

8 Oktober 2013 Opfølgning og revidering af kommunikationsplan til 2013 (B) Projektgruppemøder (B) Styregruppemøder (B) Politikerseminar (B) Konkrete Public Affairs indsatser (B) Præsentationer/oplæg (B) Presse servicering (B) Langsigtet BtB kampagne med DSB S-tog (Nogle dage er cykeldage andre er togdage) (A + B) Lancering af Balleruprute (A) * Se selvstændig detailplan (inkl. tidsplan) for lanceringskampagne 8