Temamøde om afbureaukratisering - Mindre, bedre og meningsfuldt bureaukrati som varig kultur i Næstved Kommune

Transkript

1 MHU Oplæg om afbureaukratisering fra tema 1/11 Bilag 4a Temamøde om afbureaukratisering - Mindre, bedre og meningsfuldt bureaukrati som varig kultur i Næstved Kommune Temadrøftelse i MED-Hovedudvalget d. 1. nov. 2017

2 Dagsorden 1. Hvad vil direktionen med afbureaukratiseringsopgaven? v. kommunaldirektør Rie Perry 2. Hvordan kan afbureaukratiseringsopgaven gribes an i praksis? v. centerchef for Børn og Unge Thomas Carlsen, virksomhedsleder Søren Koch Palshøj og medarbejderrepræsentant/tr Jeanette Lykke Carstensen, Center for Neuropædagogik 3. Gruppedrøftelse: Hvor kan MED-Hovedudvalget afbureaukratiserer? v. centerchef for Politik og Udvikling Birgitte Eriksen 4. Kort opsamling v. centerchef for Politik og Udvikling Birgitte Eriksen 5. Den videre proces v. centerchef for Politik og Udvikling Birgitte Eriksen

3 Hvad vil direktionen med afbureaukratiseringsopgaven? Opdrag fra byrådet forventninger fra politikerne Arbejdsgange og samspil mellem centrene Forenkling af mødestrukturer og betjening? Nødvendig styring vs. Overstyring Forenkling og standardisering Inddragelse af MED-organisationen Eksempler på, hvor direktionen vil afbureaukratisere

4 Effektivisering og afbureaukratisering Effektivisering o Fastholde serviceniveauet til færre omkostninger o Øge serviceniveauet til de samme omkostninger Afbureaukratisering o Mindre: Forenkling af procedure, registreringer, regler, mødestrukturer etc. til gavn for borgerne og os selv o Bedre: Det bureaukrati vi bibeholder, skal vi få til at fungerer godt o Meningsfuldt: Det bureaukrati vi bibeholder, skal give mening for borgerne og os selv

5 Kært barn har mange navne Afbureaukratisering Udfordringsret Kvalitet i dokumentationen

6 Opgavebeskrivelsen Formål: Borger- og medarbejderrettet Resultater: Inddragelse, behandling, implementering og afrapportering Bærende principper: Imødekommelse af at centrene arbejder forskelligt, forslag fra arbejdsfællesskabet, alternative løsninger, udfordres på alt dog aktie i udfordringen

7 Motiveret bureaukrati Bureaukrati med mening Udfordring af bureaukratiet

8 Bureaukrati skal skabe værdi Bureaukrati skal skabe værdi for Politikere Ledere Medarbejdere Borgere Viden, overblik, retssikkerhed etc. Vi skal have BEDRE bureaukrati og MINDRE bureaukrati!

9 Lav Indsats høj Værdi og indsats skal hænge sammen Stor indsats lille værdi Kan det afskaffes? Kan indsatsen sænkes? Kan værdien øges? Stor indsats stor værdi Kan indsatsen sænkes? Lille indsats lille værdi Kan det afskaffes? Kan værdien øges? Lille indsats stor værdi Lav Værdiskabelse høj

10 Udfordringsret - Hvis værdi og indsats ikke hænger sammen Enten Eller Indsatsen skal bortfalde eller reduceres Forståelsen af værdien skal gøres større De dårlige historier skal blive til gode ideer Farvel til brokkeriet

11 Udfordring udefra Plejefamilierne udfordrede kommunen Større tryghed i ansættelsen Større tydelighed i vilkårene Større tillid i samarbejdet Bedre og mindre bureaukrati Mere automatik i bevillinger Færre og enklere sagsgange Fra total-kontrol til stikprøver

12 Udfordringsret til borgerne 1. halvår 2018 Forældre til børn med handicap Fokusgruppe med 3 forældrerepræsentanter fra bestyrelser 4 forældrerepræsentanter fra Handicaprådet 4 administrative repræsentanter Identificere uhensigtsmæssige administrative procedurer og finde alternativer Kan også involvere andre centre

13 Giver det mening? Fokus på den borger- og medarbejdernære afbureaukratisering. Med den borgernære medarbejder i centrum

14 Hvordan tolker jeg begrebet afbureaukratisering Bureaukrati beskriver en organisationsform, der kendes ved, at denne er regelstyret og ledes ud fra en hierarkisk ledelsesform. Organisationsformen, stammer fra starten af industrielle samfund og fra militæret. Afbureaukratisering er en forenkling af regler (fjernelse/afskaffelse af regler der ikke giver mening eller er nødvendige). En høj medarbejderinddragelse, hvor den borgernære medarbejder kommer før reglerne.

15 På opdagelse i Center for Neuropædagogik Der var en forskel på medarbejdernes og afdelingsledernes beskrivelse af hverdagen i centeret. Arbejdsmiljørepræsentanterne blev ledelse tour vejledere rundt i hele organisationen bag Center for Neuropædagogik. Ledelsen på opdagelse i alle medarbejderteam, med en bunden opgave og en ny åbenhed.

16 Ledelsens opdagelser Medarbejderne beskrev, at de var presset. Medarbejderne tilkendegav, at de var glade for arbejdet med borgerne. Medarbejderne beskrev der var store forventninger kollegaer imellem i forhold til det, der kunne nås på en vagt. Medarbejderne beskrev, at de var begrænset af regler.

17 Medarbejderne med på tour Ledelsens ændrede syn på medarbejdernes hverdag, medførte en ny ledelses- og styreform. Den nye styreform skulle sikre en ekstrem høj medarbejderinddragelse. Ledelsen begyndte at arbejde procesorienteret, tilkendegive forventning, ønsker og mål, samt beskrive rammer og vilkår. Kort sagt En medarbejder ledelse tillidsøvelse

18 Hvorfor kunne de ønskede forandringer ikke komme af sig selv Både medarbejdere og ledelse faldt over de nedskrevne, uskrevne og udstykkede regler. Reglerne levede deres eget regelliv i centeret, hvilket betød at en ny regel blev født, hvis en gammel regel udgik, for at dække det behov, der opstod i forhold til en opgave f.eks. ikke blev løst. Reglerne havde det også med at gemme sig i mapper, i det inderste af de 3 lag på opslagstavlen osv.

19 Giver det mening? Reglerne kan fjernes, eller minimeres ved at arbejde ud fra 2 simple sætninger: Giver det mening? Lade den sunde og faglig fornuft råde i stedet for skabelsen af en ny regler!!!

20 Hvorfor dette? Center for Neuropædagogik handler ind over Osuma som følge af SAO. Når en vare mangler, eller varerne er for gamle, skal der ringes til Osuma, med henblik på at få en erstatningsvare, eller få krediteret varen. Der skal ringes til Indkøb for at fortælle, at der er modtaget f.eks. en for gammel vare. Det vigtige er, at der kun betales for de varer, der er modtaget. Giver det mening?, for den borgernære medarbejder at ringe til indkøb? (NEJ) Derfor følger medarbejderne ikke denne regel.

21 Jeanette vil beskrive medarbejderoplevelserne

22 Disse processer er sat i gang Et særligt tilrettelagt GRUS-forløb i alle medarbejderteam. Vikaranalyse, hvor medarbejder meldte deres behov ind i forhold til at arbejde sammen med vikarer. Vagtplan ændringer, ud fra et lighedsprincip. Rød, Gul og Grønne vagter Uskrevne og nedskrevne regler. Opgør med de mange mapper. Centerets kerneopgaver og de enkelte teams kerneydelser. Et samlet center

23 Gruppedrøftelse Formål: At MED-Hovedudvalget kommer med forslag til, hvor udvalget kan afbureaukratisere i egen praksis Grupperne skal: Brainstorme på ideer til, hvor MED-Hovedudvalget kan afbureaukratiserer i egen praksis referenten nedfælder ideerne Udvælge det afbureaukratiseringsforslag, der kan igangsættes nu Komme med forslag til, hvem der kan være tovholder på det afbureaukratiseringsforslag, der kan igangsættes nu

24 Grupper Gruppe 1 Lok. 8 Nils (ordstyrer) Gruppe 2 Lok. 8 Tommy (ordstyrer) Gruppe 3 Lok. 4 Jimmi (ordstyrer) Gruppe 4 Lok. 4 Minna (ordstyrer) Gruppe 5 Lok. 1 Morten (ordstyrer) Rie Hanne Jakob Sven Torben Ole Nanna Mette Anne Gitte Karen Lise-Lotte Birthe Kirsten Louise Stine (referent) Birgitte (referent) Bo (referent) Maj-Britt Dorthe (referent) Lone (referent)

25 Kort opsamling Hver gruppe fremlægger ét konkret forslag til afbureaukratiseringsindsats, der kan igangsættes og hvem, der skal være tovholder på indsatsen 5 min. pr. gruppe

26 Hvad er næste skridt? Referenten sender afbureaukratiseringsforslagene til Stine - nu MED-Hovedudvalget arbejder videre med afbureaukratiseringsforslagene på mødet d. 13. dec Byrådet præsenteres for hele organisationens afbureaukratiseringsforslag på byrådsmødet d. 19. dec. 2017