REFERAT. År 2013, onsdag den 27. februar, kl , blev der afholdt ordinær generalforsamling i. E/F Agerskovvej 4 A-N.

Transkript

1 År 2013, onsdag den 27. februar, kl , blev der afholdt ordinær generalforsamling i E/F Agerskovvej 4 A-N. på Hendriksholms skole, Hendriksholms Boulevard 20, 2610 Rødovre. Dagsorden i.h.t. vedtægternes 14: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af statsautoriseret revisor. 4. Forelæggelse af årsbudget til godkendelse. 5. Valg af formand for bestyrelsen. 6. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. 7. Valg af 2 suppleanter. 8. Valg af administrator. 9. Valg af statsautoriseret revisor. 10. Indkomne forslag 11. Eventuelt. 27 lejligheder incl.7 fuldmagter svarende til fordelingstal 265 ud af var repræsenteret. Endvidere deltog Helle Bending, fra Herbo-Administration A/S og Karsten Christensen, fra ReviPartner. Formand Karin Bøgelund Jensen bød velkommen, og oplyste, at årsagen til den tidlige afholdelse af den ordinære generalforsamling, var at tre medlemmer af bestyrelsen var fraflyttet ejendommen og dermed trådt ud af bestyrelsen. Ad 1 Valg af dirigent og referent. Helle Bending blev valgt som dirigent og referent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede herefter generalforsamlingens lovlighed. I henhold til vedtægternes 14, skal en ordinær generalforsamling indkaldes med 14 dages varsel, hvilket var overholdt. Ad 2 Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. Kære beboere så er der gået endnu et år på Agerskovvej, og der som altid har været nok at se til for bestyrelsen, specielt i år hvor bestyrelsen siden november kun har bestået af Lona, Carsten, Annette og mig grundet de øvrige tre medlemmers fraflytninger fra ejendommen. Bestyrelsen havde gennem længere tid arbejdet med tanken om at skifte administrator, da vi dels have mistet vores kontaktperson hos Datea, Helle Bending, og vi følte, at samarbejdet var op ad 1

2 bakke med mange skiftende kontaktpersoner og dels ville vi gerne have en administrator, som lå tættere på byen. Derfor havde vi kontaktet Boligexperten, som vi mente var et godt bud på en afløser. Vi manglede blot at sætte en underskrift på samarbejdsaftalen. Men det skete aldrig, fordi vi allerede inden samarbejdet var begyndt, havde en kedelig fornemmelse af, at de ikke levede op til det, der var blevet lovet. Vi havde i mellemtiden erfaret, at Helle Bending var flyttet til Herbo Administration på Frederiksberg som tidligere har været vores administrator. Alle i bestyrelsen var enige om, at det var en god ide at prøve, om det kunne lykkes at vende tilbage til Herbo. Der blev arbejdet på højtryk og hurtigt indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling den 30. juni i Billardrummet, og umiddelbart efter, var det en kendsgerning, at vores kommende administrator igen hed Herbo. Vi må dog indrømme, at året ikke har været uden problemer, men vi er sikre på, at det skyldes det hurtige skift, og at det kommende år vil blive meget bedre. Sydgavlen på ejendommen har givet os mange udfordringer og anledning til stor frustration, belægningen på gavlen begyndte at skalle af, og det blev værre dag for dag. Det har været en lang sej kamp, og det har hidtil været umuligt, at få bygherre til at påtage sig et ansvar for dårligt udført arbejde. Vi har haft allieret os med rådgivere fra Balslev, som har bistået os, der er skrevet uendeligt mange mails, og der er afholdt møde med alle sagens parter. Torsdag den 21. februar var repræsentanter fra Herbo og MT Højgård ude på ejendommen og besigtige gavlen, konklusionen blev, at gavlen bliver repareret af MT Højgård til alles tilfredshed. Vi kan formentlig takke Herbo for sagens udfald, så nu afventer vi bare bedre vejrforhold, så gavlen kan blive repareret. Efter den store oversvømmelse for to år siden har det været nødvendigt at gennemføre nogle undersøgelser og forbedringer af vores kloak, så en lignende situation forhåbentlig ikke gentager sig. En inspektion viste, at der var en stor prop i kloakken under huset, som er blevet fjernet. Der er flere tiltag, som bør gøres i fremtiden, hvis vi gerne vil forhindre regnen i at trænge ind og samtidig mindske fugtproblemerne i kælderen. Den største og dyreste udfordring ligger begravet i bedet foran huset. Jord som altid er vådt tilfører meget fugt til ejendommen, og det er uhensigtsmæssigt at bevare bedet, i den nuværende form. Vi vil arbejde med at finde en anden og for ejendommen bedre løsning. Et af de andre steder, hvor der også er fugtigt er i vaskeriet / tørrerum, derfor er der blevet opsat radiatorer, og der er etableret mere ventilation, som sørger for, at der tørt i rummene. I stedet for at holde arbejdsweekend blev der opfordret til, at man hver især skulle gennemføre forårsrengøring på egen matrikel, som alle i øvrigt er forpligtet til. Der var heldigvis flere, der syntes, det var en god ide, og der blev pudset vinduer, fjernet spindelvæv og vasket af rundt omkring. Vi håber på, at forårets komme vil give anledning til, at der igen vil blive taget fat i kost og spand. Vi vil rigtig gerne have et fint og rent hus at bo i. Vi har også måtte sande, at det maler- og vedligeholdelsesarbejde, der skal foretages på ejendommen fremover bliver udført af professionelle håndværkere. Der er ikke arbejdskraft og vilje til, at vi selv udfører disse opgaver i forbindelse med en arbejdsweekend, og derfor vil der blive afsat midler til, at det bliver gjort med passende mellemrum. I sommer er der bl.a. blevet malet hegn omkring græsplænen, garagen, skrældegården samt nedgangen til kælderen. 2

3 I efteråret blev der annonceret cykeloprydning, da der efterhånden var fyldt så meget op i og uden for alle stativer. Beboerne blev bedt om, at mærke deres cykler med navn, så der kunne blive tyndet ud i bestanden af herreløse cykler. Det var dog ikke alle, der lige havde husket at sætte navn på, så de måtte efterfølgende grave deres cykel ud af bunken, som var sorteret fra til afhentning af politiet. Et af sidste års projekter der blev gennemført, var at muren under postkasserne blev repareret og malet rigtig fint. Desværre blev den i efteråret påkørt af en chauffør, som skulle levere møbler til en beboer. Muren afventer nu forår og bedre vejr, så det er muligt at genopbygge den igen. Heldigvis har synderen påtaget sig ansvaret, og udgifterne til renoveringen betales af forsikringen. Vi blev kontaktet af naboen Tryghedsplejen, som viste interesse for at leje et antal p-pladser til deres medarbejdere. Det var dog ikke muligt at blive enige om prisen, og derfor blev der ikke indgået en aftale. Efterfølgende var der store udfordringer med at holde udefrakommende biler væk fra vores parkeringspladser. Vi brugte meget tid på at agerer p-vagter, som vi kun fik utak for, og den tid ville vi meget hellere bruge på noget mere nyttigt, derfor blev der taget initiativ til at undersøge muligheden for at indgå en aftale med et eksternt parkeringsvagtfirma. I september luftede vi tanken for beboerne, og den 28. januar 2013 trådte ordningen i kraft. Vi takker for den store opbakning fra alle beboerne, som har taget rigtig godt imod vores tiltag. Det er vores indtryk, at det har haft den ønskede effekt. Rødovre Kommune har informeret om, at der træder en ny affaldssorteringsordning i kraft i april Det betyder, at vi skal til af sortere vores affald endnu mere, og der kommer nye containere, og måske skal vores skraldegård udvides / ombygges, fordi der skal være plads til flere containere. I sidste ende vil det måske resultere i, at vores skakter bliver nedlagt. Vi kender pt ikke alle detaljer i den nye ordning, men er sikre på, at det kommer vi til meget snart. I vaskeriet er der udover de nye radiatorer også kommet en ny vaskemaskine. Vi beklager, at det ikke har været muligt at få en model magen til den vi fik sidst, og beboerne derfor har måtte lære at betjene en ny model og samtidig holde styr på endnu en vaskemønt., desværre er det nok ikke sidste gang, vi stifter bekendtskab med nye modeller. Derudover er der inde i hjørneskabet kommet en ny beholder, som skaffer blødt vand til vaskemaskinerne. Igennem mange år har beboerne med fordel kunnet købe skraldeposer med snoreluk på kontoret. Indkøbsprisen er steget, og det er ikke længere muligt at sælge poserne billigere, end de kan købes i butikkerne, derfor har vi besluttet at stoppe salget. Vi opfordrer selvfølgelig beboerne til fortsat at bruge poser, som kan lukkes, inden de smides i skakten. Det mindsker lugtgener i kælderen og samtidig sviner det mindre. Dette efterår har mange igen været plaget af bankelyde fra rørene. Rødovre Fjernvarme og blikkenslageren har prøvet forskellige tiltag for at komme problemet til livs dog uden de store resultater. Som det sidste forsøg på at genoprette roen, har der været en tekniker ude, og systemet er blevet nulstillet, og alt er blevet programmeret forfra. Vi håber, det gør en forskel, ellers vil vi fortsætter med forskellige tiltag, til problemet er løst. 3

4 Som noget nyt prøvede vi ved juletid - at lave et socialt arrangement, hvor der i forbindelse med kontortiden blev serveret gløgg og æbleskiver. Åbningstiden var blevet udvidet med en time, og kontorlokalet var byttet ud med Billardsummet, som var i dagens anledning var pyntet med julestads. Mange mødte op, og vi tør godt love, at vi gentager succesen igen til jul. Vi har i løbet af året undersøgt mulighederne for: - at koble sig på en individuel TV-pakke. Men ejendommens system er gammelt, og det giver ikke en mulighed for, at man kan vælge forskellige kanaler. Alle er tvunget til at have samme pakke. - at skifte elselskab. Alle har mulighed for at skifte sin nuværende elleverandør ud med en anden og billigere. Det kunne måske godt være interessant for ejendommens fælles elforbrug at skifte leverandør. Hvis man skal opnå en større besparelse, skal man indgå aftaler med en kort termin, og det kræver, at man jævnligt skal forhandle nye aftaler, og det har vi ikke haft kapacitet til at føre ud i livet. Det er muligt, at vi senere tager fat på opgaven igen. Vi har i årets løb omdelt fire Beboeraviser, og informeret beboeren på tavlerne i opgangene. Alle er meget velkomne til at komme med input til de informationer, der sendes ud i avisen. Du kan aflevere forslag i bestyrelsens postkasse, som tømmes dagligt. Vi prøver at informere så godt som muligt, og selvfølgelig er vi også til rådighed i kontorets åbningstid om torsdagen. Endnu engang har vi måtte udskyde arbejdet med revision af foreningens vedtægter samt vores Husorden. Det er vi bestemt ikke stolte af, men det er et meget omfattende og krævende arbejde, der skal gøres, og vi har simpelthen ikke kunnet finde tiden til opgaven ved siden af de mange andre opgaver og ikke mindst vores civile arbejde, som vi jo også skal passe. Men vi satser bestemt på, at påbegynde arbejdet snarest. Vi har været privilegeret med, at have nogle gode hjælpere og faste samarbejdspartnere, som rykker ud og bistår bestyrelsen med at klare de opgaver, som skal løses. Børge er en rigtig god handymand, og hjælper med mange forefaldende opgaver. Ellen pynter med gran til jul, og sidst med ikke mindst Finn og Kenneth der er vores lønnede samarbejdspartnere. Det giver os stor tryghed at vide, at vi kan kontakte dem vedr. stort og småt, og de er altid villige til at hjælpe os. Som formand vil jeg gerne afslutte med at sige, at vi har en økonomisk god og sund forening, og det skal den gerne fortsætte med at være. En sund økonomi giver råderum og muligheder for at være på forkant med visse reparationer / forbedringer, og ved at tage dem i opløbet, bliver det ofte billigere, end hvis man bare lader stå til. Vi har med de mange tiltag, der er foretaget gjort et stort indhug i vores kassebeholdning, som skal fyldes op igen til nye forbedringer og uforudsete udgifter. Derfor vil der nødvendigvis ske stigninger i fællesudgifterne, så vi kan foretage de nødvendige forbedringer. Det regner vi med, at der er stor forståelse for, så vi kan bevare vores ejendom i god stand. Herefter blev beretningen enstemmigt godkendt. 4

5 Ad 3 Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af statsautoriseret revisor. Årsregnskab år 2012 blev fremlagt af revisor Karsten Christensen. Årsregnskabet udviste et overskud på kr ,00 mod forventet budgetteret underskud på kr ,00 Egenkapitalen udgør således kr ,00 pr Fradrag af renter på fælleslånene på side skal hver enkel ejer selv sørge for at indberette til Skat. Årsregnskab år 2012 blev enstemmigt godkendt. Ad 4 - Forelæggelse af årsbudget til godkendelse. Budgettet for år 2013 blev fremlagt af Helle Bending. Budgettet lægger op til en forhøjelse af fællesudgifterne: Kr. 140,00 for fordelingstal 7 Kr. 200,00 for fordelingstal 10 Kr. 220,00 for fordelingstal 11 Budgettet for år 2013 blev enstemmigt godkendt, således at forhøjelsen af fællesudgifterne er gældende fra 1. april Ad 5 - Valg af formand for bestyrelsen. Udgår da formand Karin Bøgelund Jensen først er på valg år Ad 6 - Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsesmedlem Annette Bull er på valg år Bestyrelsesmedlem Carsten Kristensen er på valg år Bestyrelsesmedlem Lona Nielsen er på valg år 2013 ønsker genvalg Bestyrelsesmedlem Jesper Resting-Jeppesen er på valg år 2013 ønsker ikke genvalg, bestyrelsen indstiller Lars Rehsø Madsen fra nr. 4st. L.- på valg i år Bestyrelsen ser således ud: Formand Karin Bøgelund Jensen på valg år Bestyrelsesmedlem Annette Bull på valg år Bestyrelsesmedlem Carsten Kristensen på valg år Bestyrelsesmedlem Lona Nielsen på valg år 2015 Lars Rehsø Madsen på valg år 2015 Begge blev enstemmigt valgt med applaus. Ad 7 - Valg af 2 suppleanter. Suppleant Annette Egebjerg Suppleant Jamie Nolin på valg i år 2015 indstillet af bestyrelsen på valg i år 2014 indstillet af bestyrelsen. Ad 8 - Valg af administrator. Herbo-Administration blev enstemmigt valgt med applaus. 5

6 Ad 9 - Valg af statsautoriseret revisor. ReviPartner ved Karsten Christensen blev enstemmigt valgt med applaus. Ad 10 - Indkomne forslag Der var kommet et forslag vedr. forhøjelse af fællesudgifterne, som er behandlet under pkt. 4. Ad 11 - Eventuelt. Der har været bankelyde i radiatorerne; - der arbejdes med at løse problemet. Elevatoren ved opgang A, er svær at lukke; - tømrer er på sagen. Døren fra svalegang til opgangene lukker ikke ordentligt,-. tømrer er på sagen. Formand Karin Bøgelund Jensen henstillede til, at beboerne overvejer vigtigheden af deres henvendelse til bestyrelsen. Bestyrelsen vil meget gerne hjælpe alle, men som ejer bedes man venligst overveje, om ens problem opstået på et ukristeligt tidspunkt kan vente. Eksempelvis kontaktede en beboer formanden nytårsdag kl. 7 om morgenen, fordi beboeren ikke få tørret sit tøj, noget var galt med tørretumbleren; formanden gjorde alt hvad hun kunne og brugte timer på at løse problemet, dog med resultatet at beboeren stadigvæk var utilfreds = sådan en henvendelse kunne godt have ventet til et andet tidspunkt. Dirigenten takkede herefter for god ro og orden og afsluttede herefter generalforsamlingen kl Med venlig hilsen Herbo-Administration A/S Helle Bending 6