Referat Kongens Lyngby Provsti Møder

Transkript

1 Referat Kongens Lyngby Provsti Møder PU møde 23. januar d kl. 15:00 til 17:30 Deltagere: Lars Heilesen, Vibeke Susanne Lentz, Julie Finne Bjorklund Rebel, Uni Nielsen, Ulla Willaing Jeppesen, Hans-Christian Jørgensen, Eigil Lundholm Saxe, Beate Alice Andreassen Afbud: John Corlin Bagger-Petersen John Bagger-Petersen afbud på grund af sygdom. PU retter henvendelse til MR vedrørende længden af sygemeldingen. Mødet slut kl Næste møde 27. marts 2019: Formandsmøde kl PU møde Mødepunkt 1 - Godkendelse af dagsorden Referat Dagsordenen godkendt. 2 - Postlisten 3 - Økonomi PUK 1) Indestående i banker 2) Stiftets tilbagemelding vedrørende PUKs kvartalsr apporter for 2. og 3. kvartal ) Funktionsadskillelse - Revisor har gjort opmærksom på, at der ikke er fun ktionsadskillelse vedrørende kontering og betalinger. Der er flere muligheder: Alle betalinger i banken skal godkendes af både sekretær og provst (I Netbanke n) Der angives et maksimumbeløb i banke n for, hvad sekretæren kan anvise betal 1) Drift: Kr % midler: Kr Udviklingspuljen: Kr ) Taget til efterretning. 3) Det blev vedtaget at provstisekretæren alene kan an vise enkeltbetalinger for max. kr Betalinger over dette beløb skal godkendes af både provstisekr etær og provst i Netbank. Der udarbejdes nyt "Tillæg til regnskabsinstruks" i ov erensstemmelse med det vedtagne og denne forelæ gges til underskrift på mødet i marts Udgiften til Folkekirkens Arbejdsmiljø Råd (FAR) for 2

2 inger for. Beløb over dette maksimum s kal også godkendes af provsten (I Netb anken). Maksbeløbet kan være/anbefal es til kr PUK Økonomi - Kgs. Lyngby ( ) PUK Økonomi - Kgs. Lyngby ( ) Aktdokument, Svar til Kongens Lyngby Provstiudvalg skasse vedr. kvartalsrapport, 2. kvartal 2018, Aktdok ument, Svar til Kongens Lyngby Provstiudvalgskasse vedr. kvartalsrapport, 3. kvartal betales af PUK. 4 - Forslag om procedure ved behandling af sager fr a eget Menighedsråd samt ved inhabilitet Sagen blev drøftet og det blev besluttet at følge PUs gældende forretningsorden. Som anført i referatet fra Provstiudvalgets møde den 28. november 2018, pkt. 40 "Eventuelt", har Vibeke L entz ønsket at få Forretningsordenen sat på dagsord enen til mødet den 23. januar 2018, vedrørende omf anget af eventuel inhabilitet til drøftelse. Vibeke Lentz foreslår at den berørte person forlader lokalet under sagens behandling. Som udgangspunkt for drøftelsen vedlægges Lov om Menighedsråd samt Provstiudvalgets gældende Forr etningsorden som bilag. Kgs. Lyngby Provsti -Provstiudvalget ( ) Kgs. Lyngby Provsti -Provstiudvalget ( ) Aktdokument, Bekendtgørelse af lov om menighedsr åd Hentet 16. januar 2019, Aktdokument, Forretning sorden for Provstiudvalget - Vedtaget på provstiudva lgsmøde 24. januar Kgs Lyngby - Fugearbejde på kirken MRs redegørelse i form af mail af 10. januar 2019 fra Tegnestue ApS, Peter Foged Rasmussen tages til efte rretning.

3 MR har i mail af 10. januar 2019 fremsendt redegørel se af 9. januar 2019 fra Tegnestue ApS, Peter Foged Rasmussen, for det udførte arbejde og forklaring på merudgiften i forbindelse med istandsættelse af faca der på Lyngby Kirke til behandling. I redegørelsen oplyses det, at ekstraarbejderne er go dkendt af MR v/ kirkeværgen og MR's bygningskyndi ge arkitekt. Disse ekstraarbejder beløber sig netto til ialt kr , idet det oprindelige anlægsbudget af 23. februar 2018 var kr og den endelige udgi ft til arbejdet var kr Kgs. Lyngby - Fugearbejde på kirkens murværk ( ) VS Redegørelse til PU vedr. fugningsarbejde '18, Red egørelse til PU vedr. fugningsarbejde ' Kgs Lyngby - Renovering af sognegården - Opstar t Det fremsendte byggeregnskab tages til efterretning. Det er noteret at overskridelsen af budgettet med kr finansieres af MRs frie midler. MR har i mail af 9. november 2018 fremsendt bygger egnskab vedrørende opstart på renoveringsprojekt i Sognegården til behandling. Der var i budget 2017 bevilget kr til projekt " Renovering - opstart". MR har 16. januar 2019 fremsendt regnskabet, der vi ser samlede udgifter på i alt kr inkl moms. MR oplyser i mail af 9. november 2018, at budgettet er overskredet med kr , som finansieres af MR 's frie midler. Overskridelsen skyldes uenighed om m oms, oplyser MR. Kgs Lyngby - Renoveringsprojekt i sognegården ( ) Kgs Lyngby - Renoveringsprojekt i sognegården ( ) Kgs Lyngby - Renoveringsprojekt i sognegården (201

4 ) VS Fra Kgs. Lyngby Provsti Renovering af sognegård - Opstart (STPR F ), Lyngby kirke - Renovering, opstart, 8113, Byggeregnskab, DOC Kgs Lyngby - Rustenborgvej 5 - Skagenstakit Det fremsendte byggeregnskab tages til efterretning. Det er noteret at overskridelsen af budgettet med kr. 250,00 finansieres af MRs frie midler. MR har i mail af 21. november 2018 fremsendt bygge regnskab af 26. oktober 2018 til behandling. Der var i budget 2018 afsat kr til anlægsproje kt Skagenstakit, Rustenborgvej. De samlede udgifter lød på kr MR oplyser, at overskridelse på kr 250 finansieres af MR's frie midler. Kgs. Lyngby - Rustenborgvej - Skagenstakit ( ) Byggeregnskab, Byggeregns.anl. Skagenstakit RV5 8 - Lundtofte - Møde i Stiftet om Lundtofte, MR, PU og provst Helsingør Stift har i mail af 9. januar 2019 indkaldt til møde i stiftet onsdag den 30. januar 2019, kl med deltagelse af repræsentanter fra Lundtofte MR, Kgs Lyngby Provstiudvalg, provsten i Kgs Lyngby Prov sti og stiftskontorchefen i Københavns Stift. Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst ( ) Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst ( ) Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst ( ) Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst ( ) Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst, Stiftsøvrigheden til Lundtofte MR - Møde 30 jan 19 Mødet den 30. januar 2019 er med deltagelse af prov st Eigil Saxe samt PU medlemmerne Uni Nielsen, Ulla Jeppesen, Hans-Christian Jørgensen og Lars Heilesen. Julie Rebel deltog ikke i sagens behandling.

5 - Dagsorden, Aktdokument, Stiftsøvrigheden til Lund tofte MR, Fwd VS Møde i Stiftet om Lundtofte MR, P U og provst, Møde i Stiftet om Lundtofte MR, PU og provst 9 - Kvartalsrapporter kvartal 2019 Taget til efterretning. Lundtofte - Kvartalsrapport 3. kvartal 2018 Med behandlingen af denne kvartalsrapport er alle k vartalsrapporter for 3. kvartal 2018 behandlet. Kgs. Lyngby Provsti - Kvartalsrapporter 2018 ( ) VS 3.kvartalsrapport, kvartalsrapport Udviklingspuljen - Masterclass i ritualer Evaluering og økonomi oplysninger taget til efterretn ing. Sognepræst Charlotte Paaskesen har i mail af 11. dec ember 2018 fremsendt evaluering af projektet "Mast erclass i ritualer". Økonomien: Der er udbetalt kr (plus kørsel) af de bevilgede kr Udviklingspuljen - Charlotte Paaskesen - Projekt "Ma sterclass" ( ) VS Projekt Masterclass i ritualer 11 - Christians - Orgel Afventer byggeregnskab. Projektet forventes afsluttet i januar Afventer byggeregnskab 12 - Kgs Lyngby - Forundersøgelse af kalkmalerier i L yngby Kirke Afventer forundersøgelse.

6 Afventer forundersøgelse Kgs Lyngby - Orgel Afventer principgodkendelse fra Helsingør Stift. Afventer principgodkendelse fra Helsingør Stift Kgs Lyngby - Renovering af gravminder 15 - Kgs Lyngby - Kørevej Afventer modtagelse af detaljeprojekt. Afventer modtagelse af detaljeprojekt Kgs Lyngby - Stråtag på Stalden Afventer byggeregnskab. Afventer byggeregnskab Lundtofte - Lydanlæg i kirken 18 - Lundtofte - Vandindtrængning i Sognegården 1) Er der tale om to anmeldelser i samme sag eller er der tale om to forskellige sager? 2) Afventer MRs klage til FFS over den langvarige sag sbehandling, orientering om processen og resultatet. 3) Afventer redegørelse fra Eduard Troelsgaard Rådgi

7 vende Ingeniører A/S om redegørelse for, om der ev entuelt kan vlre tale om skjulte fejl, som tidligere ent reprenører og/eller rådgiver kan gøres ansvarlig for Lundtofte - Istandsættelse af fortov langs Lundt ofte Kirkevej Afventer 1) Tidsplan og 2) Landskabsarkitekt Lea Nør gårds indstilling til tidspunktet for udførelsen af arbe jdet. Disse oplysninger afventes fremsendt til PU inden iga ngsættelse af projektet Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 - Kælder Afventer yderligere information fra MR. Afventer yderligere information fra MR Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 - Badeværelse 22 - Lundtofte - Beholdningseftersyn 2016 Ansøgning om overførsel af ikke specificeret anlægso psparing på kr ,65 til anlægsprojektet "Fortov mod Lundtoftevej og belægning til gården". Ansøgningen ikke imødekommet. Beslutning om bel øbets anvendelse afventer afklaring af regnskab og Lundtofte - Regnskab 2016 PU afventer: 1) Alle rettelser til regnskab 2016 samt forklaring af d

8 isse i det åbne regnskabsår ) Redegørelse fra MR om, hvilke rettelser der er tale om i regnskab ) Revisors bemærkninger til gennemgangen af regn skab 2016 og Lundtofte - Beholdningseftersyn 2017 PU afventer svar på 4 specifikke spørgsmål i relation til PricewaterhouseCoopers kommentar til beholdni ngseftersynet 16. oktober Spørgsmålene er fremsendt af PU til MR i mail af 26. juni Lundtofte - Regnskab 2017 Afventer MRs fremsendelse af svaret fra revisors gen nemgang af regnskab Taarbæk - Deponering af altertavle Afventer nærmere fra Helsingør Stift. Taarbæk - Altertavle ikke i brug ( ) Vedr. deponering af gammel altertavle, Taarbæk Kirk e, Brev vedr. gammel altertavle - nov 2018, sag tilbud Taarbaek Kirke 27 - Taarbæk - Nyt sognehus

9 28 - Virum - Tværvej Skur Afventer byggeregnskab. Afventer byggeregnskab Virum - Menighedsrådet Taget til efterretning. Orientering om valg af formand og næstformand. Menighedsråd - Virum ( ) Virum Sogn Referater fra offentlige MR møder Taget til efterretning. Kgs. Lyngby - Referat fra MR møde 20. november og 11. december 2018 Lundtofte - Referat fra MR møderne 27. september og 29. november 2018 Sorgenfri - Referat fra MR møde 11. oktober 2018 Til orientering: Dagsordenen indeholder også bilag fra MR møde i C hristians ogtaarbæk. Disse to referater blev behandl et på PU mødet i november Det har ikke været muligt at fjerne de to bilag fra dagsordenen. Beklage r. Kgs. Lyngby Provsti - Referater fra offentlige MR mød er 2018 ( ) Kgs. Lyngby Provsti - Referater fra offentlige MR mød er 2018 ( ) Kgs. Lyngby Provsti - Referater fra offentlige MR mød er 2018 ( ) Kgs. Lyngby Provsti - Referater fra offentlige MR mød er 2018 ( ) Referat fra MR-møde d , Refe rat, Christianskirken - Referat fra seneste MR-møde, _Christianskirken Beslutningsprotokol und

10 erskrevet, Referat fra menighedsrådsmøde d. 11. dec. 2018, DOC022, referat, DOC Aftale med revisor PricewaterhouseCooper Afventer svar fra Helsingør Stift på PUs brev af 29. no vember Afventer svar fra Helsingør Stift på PUs brev af 29. no vember Aftale med revisor PricewaterhouseCooper (Kgs. Lyn gby Provsti) ( ) Aktdokument 32 - Momsregler og kirkegårde Afventer Helsingør Stift. Afventer Helsingør Stift Lokalplansforslag 271-Lyngby Taarbæk Kommu ne, Lundtofte Kirke Taget til efterretning. Lokalplansforslag Område ved Danmarksvej ( ) LP forslag 271, Lyngby Taarbæk Kommune, _KS_B_LP 271 område ved Danmarksvej_jf 34 - Eventuelt Intet til dette punkt. Kongens Lyngby Provsti Møder , 15:00

11 Lars Heilesen (Kongens Lyngby Provstiudvalg) Vibeke Susanne Lentz Julie Finne Bjorklund Rebel (Kongens Lyngby Provstiudvalg) Uni Nielsen Ulla Willaing Jeppesen Hans-Christian Jørgensen Eigil Lundholm Saxe (Kongens Lyngby Provsti) Beate Alice Andreassen