Notat. Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel. Til: FællesMEDudvalget. Den 7. december Århus Kommune

Transkript

1 Notat Til: FællesMEDudvalget Den 7. december 2006 Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Århus Kommune IT- og Organisationsafdelingen Borgmesterens Afdeling Magistratsafdelingerne og hovedmedudvalgene har afgivet en række høringssvar/spørgsmål til forslaget til fælles virksomhedsmodel mv. der kommenteres/besvares nedenfor. En del af høringssvarene grupperer sig om temaer som: Offentlig politisk virksomhed vs. privat virksomhed Dialog og samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere/ brugere Styring og kontrol med/uden virksomhedsmodel Effektmål Virksomhedsmodellens konsekvenser for den enkelte medarbejder og det decentrale driftsniveau IT- og Organisationsafdelingen Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer AK/2004/00506 Sagsbehandler Flemming Hager Jensen Telefon Direkte telefon Telefax E-post ito@aarhus.dk E-post direkte fhj@ito.aarhus.dk Bemærkningerne er koncentreret om disse temaer og anført under høringssvarene fra hver magistratsafdeling. Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Indstillingen om fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune blev behandlet på HMU-mødet i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse den 28. november. Indstillingen har ikke givet anledning til bemærkninger fra ledelsens side. Fra medarbejdersiden bortset fra AC-medarbejderne - fremsendes vedlagte høringssvar.

2 ./. Vi ser ikke Århus Kommune som en koncern men som en offentlig politisk organisation der skal levere serviceydelser til byens borgere. Vi kan ikke se hvad der betyder for den enkelte medarbejder i driften, at man indfører nævnte virksomhedsmodel. Modellen er og bliver et ledelsesredskab. Samtidig er det vigtigt at der løbende er et samspil mellem de ansatte og den politiske ledelse i kommunen. Medarbejderne i HMU, Social- og beskæftigelsesforvaltningen, undtaget AC-medarbejderne. Bemærkninger: Virksomhedsmodellen bygger på, at Århus Kommune er en politisk organisation, hvor Byrådet både fastlægger de overordnede politikker og de konkrete mål for ressourcer, organisation, ydelser og effekt. God service til byens borgere forudsætter endvidere, at der lægges vægt på helhed og sammenhæng i indsatsen, hvilket fremmes gennem anvendelse af en fælles virksomhedsmodel. Virksomhedsmodellen vil blive brugt i de enkelte magistratsafdelinger til at fastlægge rammerne om den decentrale drift og vil dermed få direkte betydning for den enkelte medarbejder, fx gennem virksomhedsplaner, resultataftaler og MUS. Samspillet mellem de ansatte og den politiske ledelse vil kunne styrkes, fordi en fælles virksomhedsmodel kan danne baggrund for en dialog og et samarbejde i MEDsystemet om de udfordringer, som Århus Kommune står overfor. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø HovedMEDudvalget i Teknik og Miljø har den 29. november 2006 behandlet byrådsindstillingen vedrørende indførelse af fælles virksomhedsmodel i Århus Kommune. Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 2 af 11

3 Ledersiden i HMU kan tilslutte sig planen om at indføre en fælles virksomhedsmodel og derigennem skabe bedre overblik over mål, forbedre styringsmulighederne og sikre større gennemskuelighed. Medarbejdersiden kan ikke umiddelbart tilslutte sig indstillingen men har rejst en række spørgsmål til indstillingen, der vedlægges som bilag../. I erkendelse af, at Fælles Medudvalget i Århus Kommune på deres møde d. 20. november har diskuteret forslaget til virksomhedsmodel for kommunen skal medarbejdersiden i Hoved Medudvalget i Magistraten for Teknik og Miljø undlade at kommenterer forslaget yderligere, men blot henvise til medarbejdersiden i Fælles Medudvalgets bemærkninger. Vi har dog en række konkrete spørgsmål vi gerne vil have svar på: På side 1 står der: "Enhver virksomhed, både private og offentlige har brug for at kunne forklare sammenhængen mellem de mål og forventninger, der stilles til virksomheden fra bestyrelse/byråd, kunder/brugere, det omgivende samfund/borgere m.fl. og de ressourcer, der er til rådighed". Vil det sige, at man i det politiske system i Århus kommune ikke skelner mellem private virksomheder og offentlig forvaltning? Skelnes der heller ikke mellem kunder og brugere og borgere? Har Århus kommune hidtil været i en situation, hvor man ikke har kunnet forklare sammenhængen mellem mål og forventninger og forbruget af ressourcer? For så vidt, dette skulle være tilfældet, hvor er det så forklaringsgrundlaget svigter? Kan det nærmere anskueliggøres, hvorledes en virksomhedsmodel giver de forskellige parter i kommunen et "fælles sprog og en forståelse af, hvordan det hele hænger sammen"? Hvordan forestiller man sig konkret, at en virksomhedsmodel skal give byrådet bedre styringsmuligheder? Har byrådet ikke hidtil haft tilstrækkelige styringsmuligheder, og i givet fald, hvorledes har det givet sig praktisk udslag? Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 3 af 11

4 Århus kommune har i lighed med mange andre kommuner styret gennem mål - ramme i flere år. Hvad præcist er det, der begrunder, at det nu kan lade sig gøre gennem en virksomhedsmodel? Har mål - rammestyret været utilstrækkeligt? Eller er der sket forskydninger i selve forvaltningen, der gør nye styreredskaber nødvendige? Skal virksomhedsmodellen læses fra venstre mod højre som: ressourcer, organisation, ydelser og effekt. Kan ydelser direkte aflæses af de to forudgående faktorer? Og i givet fald kan den forventede effekt så direkte aflæses ud fra bestemte standarder? For så vidt det kun kan lade sig gøre tilnærmelsesvist, hvordan skal man så indfange de faktorer, der ikke kan effektmåles? Og hvilken vægt skal de tillægges? Normalt vil en almindelig input og output model, som er det bærende princip i virksomhedsmodellen, virker kun, for så vidt der kan opereres med eksternaliteter. Forventer man, at virksomhedsmodellen også kan arbejde med eksternaliteter? I givet fald hvem skal så løse de faktorer, der ikke kan løses indenfor virksomhedsmodellens input-output system? Budget målene skal synliggøres i virksomhedsmodellen. Indebærer det alene, at målene sættes ind i modellen? Eller medfølger forudsætningerne også? Virksomhedsmodellen forudsætter øget ledelsesstyring på alle niveauer. Vil det kunne lade sig gøre og vil virksomhedsmodellen overhovedet kunne anvendes, hvis der ikke indbygges en konsekvent kontraktstyring som en lang kæde? For så vidt, dette er tilfældet, skal kontrakterne så ikke harmoniseres? Og gælder det ikke tilsvarende de dermed forbundne sanktionsmekanismer? I tilknytning til virksomhedsmodellen ønsker man at indføre porteføljestyring/opgavestyring. Det fremgår også, at denne porteføljestyring skal udgå fra de centrale niveauer. Udgår dette ønske fra en konkret og grundlæggende undersøgelse af det nuværende tværmagistratslige samarbejde? Hvis dette har været utilstrækkeligt, hvordan har det så vist sig konkret, og hvad har været hovedårsagen? Allerede på nuværende tidspunkt er det kendt, at mag 1 og mag 3 vil indføre kontraktstyring og opbygge en tilnærmet BUM model. Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 4 af 11

5 Hvorledes er disse modeller tænkt ind i den samlede virksomhedsmodel? Og hvordan forestiller man sig MED systemet indrettet, hvis BUM modellerne udbredes videre, så den samlede organisation bygger på kontraktlige forhold mellem en bestillende myndighed og en udførende del? I Servicestrategien indgår ønsker om øget intern konkurrence og et nyt personalepolitisk grundlag og et nyt ledelsesgrundlag hovedsageligt begrundet på værdier. Har man gjort sig tanker om, hvordan et internt konkurrenceforhold og de givne værdier skal reguleres, så de stemmer sammen? I Servicestrategien er der også et indsatsområde omhandlende modernisering af økonomiske styringsværktøjer. Hvad er hovedprincipperne i de nye styringsværktøjer? Hvor adskiller de sig fra de nuværende? Og er der ydre faktorer, der begrunder indførelse af nye styringsværktøjer? I Servicestrategien nævnes tillige indsatsområder som kontraktstyring, udbud og frit valg. Er det muligt at få en mere konkret og præcis beskrivelse af, hvad det er for en form for kontraktstyring, der skal indføres? Og skal det være samme model i alle magistratsafdelinger? Når udbud opstilles som et indsatsområde, indebærer det så, at Århus kommune forventer at udmønte KL aftalens mål om 25 % udbud af alle kommunale opgaver? I givet fald indenfor hvilke områder, skal disse udbud gennemføres? Og hvordan forventer man at udvide frit valgs området? Hvilke resultater forventer man at opnå med øget brug af frit valg? Har man tænkt sig at gøre brug af erfaringerne fra hjemmeplejen? Og konkret hvilke erfaringer herfra, vil man inddrage? Bemærkninger: Der er både fælles træk, men også betydelige forskelle mellem de private virksomheders og den offentlige forvaltnings vilkår og funktionsmåde. Fx er der i begge sektorer krav til løbende effektivitetsforbedringer, men mulighederne for at opnå disse varierer på grund af forskelle i produktionsforholdene (råstof/realkapital/arbejdskraft) og ydelsernes indhold (hård/blød). Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 5 af 11

6 Den politiske beslutningsproces, borger-/brugerinddragelse, kravet om offentlighed i forvaltningen, hensynet til den enkeltes retssikkerhed og forpligtelsen til ligelig behandling af borgerne stiller også andre krav til det offentlige end de hensyn som private virksomheder må tage til kunder, aktionærer og konkurrenter. I forslaget til fælles virksomhedsmodel er der taget højde for disse forhold. Virksomhedsmodellen skal medvirke til, at Byrådets styrings- og prioriteringsmuligheder løbende forbedres og udvikles, således at der sættes fokus på både ressourceindsats og effekt, men også på forudsætningerne. Ikke alt lader sig måle, og årsag og virkning kan være svær at fastslå. Brugen af en fælles virksomhedsmodel skal være med til at gøre Byrådet, ledere og medarbejdere mere bevidste om hvor og hvornår, det giver mening at drage disse konklusioner. Mål- og rammestyring opgives ikke. Både mål og rammer er indpasset i virksomhedsmodellen, der også levner plads til, men ikke forudsætter brugen af kontraktstyring. Forslaget om at indføre porteføljestyring er ikke begrundet i konkrete eksempler på, at det tværmagistratlige samarbejde ikke fungerer tilfredsstillende, men har til formål at give de enkelte byrådsmedlemmer et bedre overblik over Århus Kommunes aktuelle udviklingsinitiativer og Byrådet bedre muligheder for at styre og prioritere disse. Spørgsmålene vedr. servicestrategien vil ikke blive besvaret i denne sammenhæng. Magistratsafdelingen for Sundhed og omsorg Hermed fremsendes fælles høringssvar fra Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg og afdelingens HovedMedUdvalg. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg og afdelingens Hoved- MedUdvalg tager til efterretning, at Århus Kommune indfører en fælles virksomhedsmodel med flg. bemærkninger: Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 6 af 11

7 modellen må ikke blive et middel til centralisering, men skal anvendes til at skabe et fælles ståsted for kommunens forskellige faggrupper modellen må i sin anvendelse ikke skabe mistro til og overvågning af medarbejdere, men skal skabe gennemsigtighed mellem ressourcer og effekt ved implementering af modellen skal der tages højde for, at den implementeres i en offentlig virksomhed og ikke i en privat data til modellen skal hentes automatisk fra eksisterende operationelle systemer, således at der ikke skabes unødig belastning af de udførende medarbejderes ressourcer som medarbejderrepræsentant er det svært at gennemskue konsekvenserne både økonomisk og fagligt for kollegerne HovedMedudvalget og Sundhed og Omsorg noterer sig kompleksiteten i det fremsendte materiale og forudser dermed en betydelig pædagogisk opgave ved udbredelsen af modellen. HovedMedUdvalget og Sundhed og Omsorg anbefaler derfor kraftigt at udbredelsen til alle medarbejdere bl.a. vil ske via de lokale medudvalg. Det er vigtigt, at modellen udbredes til samtlige medarbejdere, der bliver berørt af modellen i den ene eller anden form. Bemærkninger: I indstillingen er formålet med at indføre en fælles virksomhedsmodel netop beskrevet som et værktøj, der kan være med til at forbedre Byrådets styringsmuligheder uden unødig centralisering. Virksomhedsmodellen skal ikke bruges til at overvåge den enkelte medarbejder, men skal skabe større gennemskuelighed mellem valg af mål og midler samt bedre målopfyldelse for Århus Kommune som helhed. I forslaget til fælles virksomhedsmodel er taget højde for, at Århus Kommune er en offentlig og ikke privat virksomhed, jf. bemærkningerne s. 2 og s I de langsigtede planer for at IT-understøtte virksomhedsmodellen vil indgå, at data til modellen skal hentes automatisk fra eksisterende Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 7 af 11

8 operationelle systemer. IT-understøttelse vil på kort sigt kræve manuelle indberetninger. Formidlingen af virksomhedsmodellen rummer pædagogiske udfordringer, der vil blive taget hånd om ved hjælp af det nye fælles intranet, pjece og kursusmaterialer. Implementeringsplanen omfatter både en fælles indsats og en indsats i de enkelte magistratsafdelinger. De lokale MEDudvalg vil kunne spille en betydelig rolle i denne sammenhæng. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice HovedMedUdvalget i Kultur og Borgerservice har den 8. november 2006 behandlet Borgmesterafdelingens indstilling til Byrådet vedrørende indførelse af fælles virksomhedsmodel i Århus Kommune. Udvalget finder at den fælles virksomhedsmodel kan styrke den poliske og administrative ledelse af kommunens opgavevaretagelse, idet der kan skabes bedre overblik over mål, performance m.v. på tværs af kommunens magistratsafdelinger. Konkret ser udvalget også muligheder i implementering af et rapporterings- og ledelsesinformationssystem, der kan give hurtig adgang til relevante informationer og nøgletal. Udvalget ønsker dog samtidig at pointere, at der bør tilstræbes et informationsniveau, hvor ressourcerne ved at indhente og opdatere oplysningerne i systemet står i et rimeligt forhold til fordelene. Udvalget vil desuden bemærke, at oplysningerne fra systemet ikke bør stå alene i forbindelse med konkrete politiske eller administrative beslutninger. Systemet vil give et godt overblik over mange problemstillinger men ofte vil der være behov for supplerende oplysninger. Udvalget ønsker også at påpege, at det er et ubetinget krav for realisering af fordelene, at IT-understøttelsen er optimal. Det forventes derfor, at der sker den fornødne udvikling og implementering af de nye nødvendige IT-værktøjer. Endelig vil udvalget bemærke, at indkøring af den fælles virksomhedsmodel m.v. må forventes at kræve en del ressourcer, og at det derfor kan blive nødvendigt at prioritere mellem øvrige opgaver. Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 8 af 11

9 Bemærkninger: Hvordan virksomhedsmodellens informationsbehov kan dækkes vil blive nøje afvejet med indsatsen af ressourcer hertil. Som grundlag for konkrete politiske eller administrative beslutninger vil virksomhedsmodellen ikke kunne stå alene, men begreber og sammenhænge fra virksomhedsmodellen vil blive belyst som en del af beslutningsgrundlaget. Der vil blive taget skridt til at IT-understøtte virksomhedsmodellen både på kort og længere sigt, jf. bemærkningerne på s.7-8. Magistratsafdelingen for Børn og Unge Børn og Unges HovedMEDudvalg blev på sit møde d. 10. oktober orienteret om Byrådsindstillingen: Indførelse af fælles Virksomhedsmodel og porteføljestyring i Århus Kommune. Efterfølgende har HMU på møde den 15. november behandlet indstillingen. Behandlingen resulterede i 2 høringssvar. Et fra medarbejdersiden og et fra ledersiden samt AC-delen af medarbejdersiden. De to høringssvar er vedlagt som bilag../. Udtalelse fra medarbejdersiden i HMU, Børn og Unge. Velvidende at mange medarbejdere og ledere i en årrække har arbejdet med virksomhedsplan og bruger det i det daglige arbejde, vil en stor del af organisationerne i HMU, Børn og Unge gerne give udtryk for deres overordnede politiske holdning til Fælles Virksomhedsplan og Poteføljestyring Vi mener ikke, at Århus Kommune kan omdefineres fra en politisk demokratisk organisation til en virksomhed, der styres og opbygges som en koncern. Virksomhedsmodellen ser ikke opgaveløsningen og dens indhold som det væsentlige led, der skal styrkes og udvikles, men ser ude- Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 9 af 11

10 lukkende på måleinstrumenter, der måler effekt efter standardiserede normer. Vi mener, at en politisk organisation altid skal være i dialog med borgerne og medarbejderne, og altid sikre medarbejderindflydelsen. Vi mener ikke, at processer som led i et demokrati, kan ske uden åbent samspil med borgere og ansatte i kommunen. I modellen kan vi ikke se hvor den enkelte medarbejder får indflydelse på eget job. Medarbejdersiden i HMU, Børn og Unge, undtaget AC er enige i denne udtalelse../. Udtalelse fra Ledelsessiden samt AC-delen af medarbejdersiden i HMU Ledelsessiden samt AC-delen af medarbejdersiden tilslutter sig indstillingen og planen om, at indføre en fælles Virksomhedsmodel og porteføljestyring, med det formål at forbedre Byrådets styringsmuligheder og uden unødig centralisering, at sikre større gennemskuelighed mellem valg af mål og midler lokalt såvel som centralt og dermed opnå bedre målopfyldelse for Århus Kommune som helhed. Vi anbefaler samtidig, at Virksomhedsmodellen i første omgang implementeres på det strategiske niveau og anvendes som ramme for målrapportering i det fremadrettede arbejde i Børn og Unge, og som et fælles værktøj til at skabe sammenhæng i og overblik over de mange aktiviteter, der pågår i Afdelingen og Århus Kommune. Endelig anbefaler ledelsessiden samt AC-delen af medarbejdersiden, at modellen i Børn og Unge danner ramme for det igangværende arbejde med udarbejdelse af fælles skabeloner for eks. Virksomhedsplaner, projektbeskrivelser, indstillinger og kvalitetsrapporter m.m. og naturligt implementeres i takt hermed. Bemærkninger: Virksomhedsmodellen opfatter ikke Århus Kommune som en koncernstyret virksomhed, men som en offentlig, politisk styret virksomhed, Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 10 af 11

11 der lægger vægt på helhed og sammenhæng i indsatsen, jf. bemærkningerne på s. 2 og 5-6. Virksomhedsmodellen lægger ikke kun vægt på effekt, effektmålinger eller rapportering heraf. Ressourceindsats, udvikling af organisation og ydelser er helt afgørende elementer i virksomhedsmodellen. Ligeledes er det strategiske arbejde med at påvirke de ydre vilkår og opstille de overordnede politikker af afgørende vigtighed for Århus Kommunes fremtidige virksomhed. Borger- og brugerinddragelse og medarbejderindflydelse indgår som eksempler på ressourcer og organisation i virksomhedsmodellen, og som forståelsesramme kan virksomhedsmodellen være med til at skabe en bedre dialog og samspil med borgere og ansatte. Som omtalt på s. 2 vil virksomhedsmodellen blive brugt i de enkelte magistratsafdelinger til at fastlægge rammerne om den decentrale drift og dermed for den enkelte medarbejder, fx gennem virksomhedsplaner, resultataftaler og MUS. Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdelings HovedMEDudvalg har behandlet udkast til byrådsindstilling vedr. fælles virksomhedsmodel mv. på sit møde den 3. november 2006, hvor indstillingen blev taget til efterretning. Borgmesterens Afdeling kan tilslutte sig denne udtalelse. Bemærkninger: Ingen. Bemærkninger til høringssvar vedr. fælles virksomhedsmodel Side 11 af 11