JOB- OG KRAVPROFIL Jesper Lund/Morten Mølgaard Aarhus, den 15. august 2014 Forretningsfører med ansvar for det midt- og østjyske område Boligkontoret Danmark AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2. OM BOLIGKONTORET DANMARK... 3 3. SKANDERBORG-AFDELINGEN... 7 4. STILLINGSPROFIL... 8 5. ANSÆTTELSESVILKÅR... 9 6. ANSÆTTELSESUDVALG... 9 7. PROCES- OG TIDSPLAN... 10 Side 2 af 10
1. Indledning Den almene boligsektor står i disse år overfor en lang række spændende udfordringer og muligheder, hvor der blandt andet opleves stigende forventninger fra beboerne, der stilles større krav til boligerne, og der skal findes bæredygtige løsninger for håndtering af urbaniseringen og ledige boliger i landdistrikterne. Boligkontoret Danmark er en organisation, der blandt andet - og ikke mindst - arbejder for at sikre gode boliger, holde huslejen på et fornuftigt niveau og minimere antallet af ledige boliger samt sikre udførelse af en effektiv administrativ drift. Boligkontoret Danmark indgår i en lang række samarbejder med almene boligorganisationer og øvrige samarbejdspartnere, hvor det primære fokus er at levere god service og sikre en effektiv, kvalitetsbevidst og individuel sagsbehandling. Det er i den ovenstående kontekst, der nu søges en forretningsfører til Skanderborg-afdelingen. Den tidligere forretningsfører for kontoret har valgt at gå på pension, hvorfor stillingen er vakant. Boligkontoret Danmark har i den forbindelse indgået samarbejde med Mercuri Urval om gennemførelse af rekrutteringsprocessen. 1.1 Formål med notatet Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval på baggrund af drøftelser og synspunkter fremkommet i forbindelse med interview med relevante nøglepersoner samt det foreliggende skriftlige materiale. Notatet tjener følgende formål: at udgøre et relevant baggrundsmateriale for interesserede kandidater at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold. Således indgår notatet som grundlag for vurdering af kandidaternes egnethed til stillingen som forretningsfører for Skanderborg-afdelingen. Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte Mercuri Urval, konsulent Morten Mølgaard på telefon 4132 8601 eller direktør Jesper Lund på telefon 4045 3435. 2. Om Boligkontoret Danmark Boligkontoret Danmark (herefter BDK) er en almen boligadministration, der arbejder for gode boliger og boligområder i hele Danmark. BDK administrerer cirka 30.000 boliger for 59 boligorganisationer og 41 øvrige samarbejdspartnere, herunder kommuner og regioner. BDK er organiseret som en medlemsbaseret/andelsejet forening med 59 boligorganisationer, der alle har stemmer i forhold til at udpege repræsentantskabet. Repræsentantskabet vælger en bestyrelse på 17 medlemmer (heraf 2 medarbejderrepræsentanter) og en formand, der indgår i et tæt samspil med BDK-direktionen. Repræsentantskabet mødes en gang årligt. Bestyrelse: Formand Lisbeth Riis, Søllerød almene Boligselskab Næstformand: Hans-Christian Andersen, Den Selvejende Byggevirksomhed for Herfølge Direktion: Adm. direktør Michael Demsitz Forvaltningsdirektør Lars Lehmann Økonomidirektør Bent Gail Side 3 af 10
Inddragelse og lokal indflydelse Der arbejdes ud fra en holdning om, at alle medlemmer har stor indflydelse gennem inddragelse i lokalråd, netværksgrupper og udvalg - og der sørges for, at der lokalt er mulighed for at præge udviklingen i BDK gennem debatter med direktion, ledere og medarbejdere i organisationen. Stor velfungerende boligadministration en attraktiv arbejdsplads Der er i alt ca. 170 administrative medarbejdere ansat i BDK, og seneste trivselsmålinger indikerer en meget velfungerende arbejdsplads med engagerede medarbejdere. Resultat af trivselsundersøgelse - på en skala fra 1 til 5, med 5 som bedst er Top 5: 2.1 Organisationsdiagram Side 4 af 10
2.2 Centraliseret support og lokal forankring I BDK er der truffet et valg om, at man er tilstede dér, hvor beboerne er. BDK er derfor decentralt opbygget med fagligt kompetente afdelingskontorer rundt i landet, som hver betjener et antal boligorganisationer i lokalområdet. Gennem det geografiske nærvær tilbydes en lokalt tilpasset administration, der tilgodeser den enkelte boligorganisations behov og forventninger. Hensynet til den enkelte boligorganisation betyder, at inddragelse af beboerdemokratiet spiller en helt central rolle i samarbejdet mellem BDK og boligorganisationerne. Eksempelvis bestemmer den enkelte boligorganisation, hvorvidt eget logo, grafiske linje, hjemmeside m.m. skal benyttes i markedsføringen, eller om man ønsker at markedsføre sig sammen med BDK. Den centrale administrative support er samlet på hovedkontoret i København, hvor stabsfunktionerne arbejder for at understøtte arbejdet på de lokale afdelingskontorer samt kvalitetssikre og udvikle BDK s serviceydelser til gavn for medlemmerne. Stabsfunktionerne består af HR, it, marketing, økonomi, jura, byg, regnskab, energi og miljø, sekretariat, udvikling, kommunikation, kommunikationsrådgivning. 2.3 Tre centrale indsatsområder BDK arbejder løbende på at udvikle organisationen, medarbejderne og samarbejdet med de lokale boligforeninger. Derudover har BDK udviklet værktøjer på følgende tre områder: 1) Involvering af frivillige. Her er udviklet en konkret værktøjskasse - frivillighedscirklen - med inspiration til, hvordan man bedst muligt involverer frivillige og leder arbejdet. 2) Boligbank: Hvor man som beboer har mulighed for at fastholde retten til en bolig (forrest på ventelisten), selvom man fraflytter den eksisterende bolig. Dette kan eksempelvis være relevant for beboere, der flytter sammen med en partner, men som senere går fra hinanden. Boligbanken medvirker til et større udbud af boliger og sikrer samtidig beboernes muligheder. 3) Råderetsmodel: Råderetsmodellen giver den enkelte beboer større frihed og indflydelse på egen bolig og ændringer af denne. Dette kan eksempelvis forekomme i forbindelse med renovering og fornyelse af boliger/ejendomme, hvor den enkelte beboer har stor indflydelse på timing m.m. 2.4 Værdier BDK er baseret på fem grundlæggende værdier, som udgør hjørnestenene i det daglige arbejde: Nærvær Mangfoldighed Fællesskab Engagement Ordentlighed 2.5 Mission Igennem vores fællesskab at sikre velfungerende boligorganisationer, boliger og boligområder. Vi mener, at alle har ret til et godt sted at bo med størst mulig indflydelse på egne boforhold inden for hjemmets fire vægge såvel som udenfor i nærområdet. Side 5 af 10
2.6 Målsætninger BDK s målsætningsprogram Lej dig til muligheder - vejen til det gode boligliv understøtter den vedtagne forretningsstrategi inden for områderne: Administration Drift og vedligeholdelse Byggeri, renoveringer, miljø og energi Boligsocial indsats Beboerdemokratiet. Målsætningsprogrammet består af følgende 15 hovedoverskrifter: 1. Mål for vækst 2. Kommunale boliger i administration 3. Eksterne kunder 4. Boligselskabet Sct. Jørgen og Boligforeningen 3B 5. Udvikling 6. Drift 7. Byggeri og renoveringer 8. Beboerdemokratiet 9. Beboerne 10. Boligsocial indsats 11. Boligsøgende 12. It 13. Medarbejderne 14. Kommunerne 15. Kommunikation 2.7 Almen social ansvarlighed BDK s repræsentantskab vedtog den 16. juni 2012 en politik for Boligkontorets og boligorganisationernes indsats inden for CSR: Almen Social Ansvarlighed. 2.8 Klima, energi og miljøpolitik BDK s repræsentantskab vedtog på mødet den 16. juni 2012 en politik for Boligkontorets indsats for at blive en bæredygtig boligadministration og tilskynde boligorganisationerne til klimarigtige løsninger ved byggeri, drift m.v.: Boligkontorets klima, energi og miljøpolitik. 2.9 Forvaltningsrevision: Mål for alt BDK arbejder målrettet med forvaltningsrevision og samler hvert år en status i rapporten "Mål for alt til bestyrelsen og boligorganisationerne. Mål for alt indeholder statistik og gennemgang af projekter og undersøgelser samt målinger blandt beboertillidsfolk og medarbejdere. 2.10 God selskabsskik BDK arbejder efter retningslinjer for god selskabsledelse. I pjecen "God selskabsskik" - er en række anbefalinger til arbejdet og tjekskemaet "Følg eller forklar - opfølgning på god selskabsskik", som udfyldes og indsendes til den tilsynsførende kommune hvert år. Skemaet er til brug for beboerne, offentligheden, revision og myndigheder. Side 6 af 10
2.11 Markedsføring Markedsføring er det overordnede redskab til at synliggøre værdien af ovenstående punkter/indsatser. 3. Skanderborg-afdelingen Skanderborg-afdelingen yder service til beboere, boligsøgende, bestyrelser, ejendomsfunktionærer og samarbejdspartnere i kommuner. Skanderborg-afdelingen deler lokaler med Skanderborg Andels Boligforening, og er fysisk placeret på Adelgade i Skanderborg. BDK s Skanderborg-afdeling har to medlemmer: Midtjysk Boligselskab, Formand Bjarne Almind Johansen, 72 boligafdelinger og 1956 boliger Samsø Boligselskab, 1 afdeling, 24 boliger. Derudover udføres administration for Samsø Kommune og Silkeborg Kommune, hvor der i alt er 2 afdelinger og 61 boliger. Midtjysk Boligselskab, som udgør den største mængde boliger, udlejer boliger i områderne Skanderborg, Silkeborg, Hammel, Horsens, Nr. Snede, Samsø, samt en række mindre byer i det østlige Midtjylland. Midtjysk Boligselskab har et stort udbud af både store og små attraktive lejeboliger, der passer til behovene hos både familier, singler, unge og seniorer. Selskabet er således for alle - både dem, der vil have frihed og dem, der samtidig ønsker at være en del af et godt fællesskab. Skanderborg-afdelingen er organiseret med en forretningsfører, to driftschefer, en forvaltningskonsulent og 5 sagsbehandlere. Afdelingen har således kompetence i de daglige forretninger med både beboere og de beboervalgte ledelser i boligorganisationerne og boligafdelingerne. De to erfarne driftschefer og forretningsføreren har det direkte samarbejde med afdelingsbestyrelserne. 3.1 Økonomi Økonomien i Midtjysk Boligselskab (som er den væsentligste for Skanderborg-afdelingen) er sund med indtægter og udgifter på niveau med hinanden. Der er en fornuftig egenkapital, og driften er velkørende. Der har gennem en periode været afsat midler til renovering og fornyelse af boligerne med henblik på at gøre det endnu mere attraktivt for borgere at søge bolig gennem selskabet. Der er aktuelt et stort aktivitetsniveau i boligselskabet. Der arbejdes blandt andet med planlægning og opførsel af ca. 100 nye boliger, og der er derudover afsat midler til renoveringsopgaver for ca. 100 mio. kroner. Det fulde budget for Midtjysk Boligselskab kan findes på: http://midtjyskboligselskab.dk/dokumenter.aspx 3.2 Kompetenceudvikling, herunder for medarbejdere og ledere på Skanderborg-kontoret BDK har valgt at investere i medarbejdere og ledere og tilbyder forskellige kompetencegivende kurser m.m. Herunder tilbydes der lederuddannelse til alle forretningsførere med det formål at styrke det personlige lederskab og skabe et bedre netværk blandt lederne i BDK. Derudover gennemføres der uddannelse af sagsbehandlerne, som undervises i udlejningsservice, boligjura, Side 7 af 10
kundeservice, servicelov og kommunikation. Endelig er der i starten af 2013 igangsat en ny uddannelse for bestyrelsesmedlemmer i de største boligorganisationer, hvor BDK har skabt Det almene bestyrelsesakademi. Uddannelsen for bestyrelsesmedlemmerne er den første professionelle bestyrelsesuddannelse på tværs af boligadministrationer og -organisationer. BDK er netop blevet nomineret for at have et af de bedste CSR initiativer inden for almene boligområder- og organisationer i Europa. Se mere på http://www.bl.dk/nyhederpresse/nyheder/2014/7/danske-boligorganisationers-csr-projekter-faar-europaeiskopmaerksomhed/ 4. Stillingsprofil Alle nye medarbejdere får en introduktionsplan for deres første tid i BDK, hvilket også er gældende for den kommende forretningsfører. Der vil i løbet af efteråret 2014 blive mulighed for at blive sat grundigt ind i organisationens opbygning, opgaver og den almene sektor generelt. 4.1 Opgaver og ansvar Forretningsføreren får den daglige ledelse af Skanderborg-afdelingens 9 medarbejdere, der betjener de to ovennævnte boligorganisationer samt en række samarbejdspartnere. Forretningsføreren har opgaven med at sikre en god kvalitet i leverancen af BDK s ydelser og services samt sikre en fortsat udvikling af lokalområdet. Forretningsføreren bliver det centrale omdrejningspunkt og forbindelsesled mellem den lokale indsats og den centrale organisation, og vil skulle indgå i en række møder som blandt andet indebærer 7 til 8 årlige møder med de lokale bestyrelser samt en række møder med de lokale boligafdelinger. I alt forventes det, at den kommende forretningsfører deltager i 40 til 50 aftenmøder. Kort opsummering af de centrale opgaver: Ledelse af Skanderborg-afdelingen - 9 medarbejdere, herunder to driftschefer Sikre et godt samarbejde med BDK s øverste administrative ledelse Sikre samarbejdet med BDK s centrale stabsfunktioner Medlem af BDK s brede ledergruppe, hvor der er deltagelse af alle forretningsførerne Skabe gode relationer til de to lokale boligforeninger og lokalafdelingernes bestyrelser Indgå i bestyrelsesarbejde, lokale boligafdelingsmøder samt centrale møder i organisationen (ca. 40 til 50 aftenmøder årligt) Medvirke til at løse konkrete operationelle opgaver, eksempelvis klagesager og lignende Ansvarlig for kontorets budget og regnskab Løbende håndtere og løse problemer med beboere, beboerdemokrater Skabe socialt engagement og arbejde med involvering af frivillige Være ansvarlig for kommunikationen med kommuner og organisationsbestyrelser. 4.2 Faglige kompetencer Med henblik på at løfte ovenstående opgaver kræves følgende erfaringsmæssige og faglige kompetencer: Relevant ledelseserfaring fra en offentlig/halvoffentlig institution med politisk ledelse Erfaring med økonomi og boligjura Erfaring med almene boligorganisationer og gerne erfaring med lokaldemokrati og bestyrelsesarbejde Side 8 af 10
Relevant uddannelse og gerne lederuddannelse Erfaring med opbygning af netværk i professionel sammenhæng gerne inden for branchen, men det er ikke et krav Solide mundtlige og skriftlige kompetencer på dansk. 4.3 Personlige kompetencer Initiativrig og udviklingsorienteret ser muligheder fremfor begrænsninger og udfordrer gerne vaner. Tager selvstændige initiativer og forbedrer løbende den daglige drift Tydelig og retningssættende leder viser vejen for afdelingen og går gerne forrest, også når der skal løses operationelle opgaver Udadvendt og netværksorienteret kan bevæge sig på alle niveauer i organisationen og formår aktivt at skabe gode relationer både til de lokale boligforeninger og -afdelinger og internt i BDK s organisation Politisk tæft og strategisk flair har sans for politiske processer og lokaldemokrati og formår at balancere de mange interesser med blik for strategien Tydelig og inspirerende kommunikator kan gennemskue komplekse forhold, skære ind til benet og formidle pointerne med blik for modtageren og konteksten Robust formår at holde hovedet koldt og agere professionelt, også i konfliktfyldte situationer Involverende og engagerende ledelsesstil formår at motivere medarbejderne og bidrage til en god trivsel på arbejdspladsen Trives i en serviceorganisation med højt til loftet, hvor fokus fastholdes på samarbejdet med kunderne. Inddragende og involverende ledelsesstil evner at navigere i en organisation med et fladt ledelseshierarki, og formår at processe, lytte og sikre ejerskab hos de involverede parter Formidlende nærværende, mærkbar og levende formidler, der kommer ud over rampen. 5. Ansættelsesvilkår Stillingen er med reference til BDK s forvaltningsdirektør, Lars Lehman. Løn forhandles efter kvalifikationer på et attraktivt niveau med en god pensionsordning og gode personaleforhold. Arbejdssted: Adelgade i Skanderborg. 6. Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget består af: Adm. direktør Forvaltningsdirektør Formand for Midtjysk boligselskab Næstformand for Midtjysk Boligselskab En forvaltningskonsulent En driftschef En boligrådgiver. Side 9 af 10
7. Proces- og tidsplan AKTIVITET TIDSANGIVELSE Annoncering / sourcing Fra 18.08.2014 Ansøgningsfrist 08.09.2014 Udvælgelse af kandidater til indledende samtaler 10.09.2014 Indledende samtaler 17.09.2014 Test, personvurdering og referencetagning 17. - 24.09.2014 Rapportering og anden samtalerunde Boligkontoret Danmark og Mercuri Urval 30.09.2014 Forhandling og ansættelse Efter 30.09.2014 Tiltrædelse 01.11.2014 Side 10 af 10