TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook Kære TeamShare bruger, I min løbende orientering om alle de nye ting der kommer i TeamShare 3.0, vil jeg her give en beskrivelse af de forbedringer vi laver i integrationen af TeamShare 3.0 i Outlook. Jeg vil lige nævne, at selvom alle skærmbillederne i dokumentet er fra Outlook 2007 eller 2010, så er alle de nye funktioner er tilgængelige i Outlook 2003, 2007 og 2010, så alle får glæde af forbedringerne. Bemærk at alle informationer heri omhandler udviklingsversionen af TeamShare 3.0, hvorfor der er risiko for at det ændres frem til frigivelsen af TeamShare 3.0. Opfølgning på Nyt i office 2010 Siden sidste information, er der tilføjet support for Visio og Publisher, så den samlede liste af understøttede Office produkter er Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio og Publisher. I Visio og Publisher, er der understøttelse for at åbne og gemme dokumenter i TeamShare. Der bliver stadig kigget nærmere på Project, OneNote og InfoPath, med mulige integrationer. Opdateret hovedmenu Hovedmenuen i Office 2010 skifter til også at benytte Ribbon menuen, som blev introduceret med Word, Excel og PowerPoint i Office 2007. TeamShare's menu integreres her, sidst i række af grupper på første faneblad. TeamShare menuen er udvidet med en ny knap til at åbne et TeamShare dokument. Denne knap åbner en standard Åbn Dokument dialog, der giver adgang til brugerens Mine Dokument, Mine Arbejdsområder, Søg, etc. Der er af den vej adgang til alle dokumenter i TeamShare. Figur 1. TeamShare 3.0 hovedmenuen i Outlook 2007 (og 2003) Side 1 af 10
Figur 2. TeamShare 3.0 hovedmenuen i Outlook 2010 Opret e mail Ud over at vedhæfte dokumenter fra TeamShare til en e mail, kan man nu vælge flere samtidige dokumenter både fra TeamShare og fra disk og få dem samlet i en ZIP fil. Dermed kan man sende mange samtidige filer, i en samlet pakke. Som I vil se på skærmbilledet, er der også mulighed for "Vedhæft som PDF", men dette vil være en del af et selvstændigt modul, som vil blive beskrevet i et selvstændigt dokument senere. TeamShare menuen er udvidet med muligheden for at invitere deltagere ud fra TeamShare's adressebøger. Der er adgang til at søge efter adressater, og tilknytte disse som modtager eller kopimodtager. Dermed får man fuldt udbytte af at vedligeholde kontakter i TeamShare. Figur 3. Vedhæft og Indsæt modtager i Office 2007 (og 2010) Side 2 af 10
Figur 4. Dialog til at samle flere dokumenter og filer i en enkelt ZIP fil. Figur 5. Dialog til at fremsøge og sætte TeamShare adressater på en mail eller en kalenderaftale. Side 3 af 10
Kalender TeamShare menuen er udvidet med muligheden for at invitere mødedeltagere ud fra TeamShare's adressebøger. Der er adgang til at søge efter adressater, og tilknytte disse som påkrævede deltagere eller som optionelle deltagere. Dermed får man fuldt udbytte af at vedligeholde kontakter i TeamShare. Vedhæft får, som på e mail, mulighed for vedhæft som zip (og som pdf med rette modul). Figur 6. TeamShare menuen på kalenderaftaler. i Office 2010 (og 2007) Opgaver Der arbejdes på at skabe en fuld synkronisering mellem brugerens Outlook opgaver og TeamShare opgaver. Dvs hvis brugeren får tildelt en opgave i TeamShare, vil den også være tilgængelig i Outlook. Når opgaven ændres i TeamShare, så opdateres den automatisk i Outlook, og ændringer i Outlook opdateres ligeledes automatisk i TeamShare. Brugeren kan så arbejde med opgaven fra både TeamShare og Outlook, fx ændre fristdato, ansvarlig, skrive kommentarer, afslutte og lign., og ændringerne vil slå igennem begge steder. Der vil på opgaven være information om, at det er en TeamShare opgave, og der vil være link til sagen/dokumentet og lign. Denne del er stadig under udarbejdelse, så der kan desværre ikke vises skærmbilleder endnu. TeamShare mapperne i Outlook Funktionaliteten i TeamShare mapperne er kraftigt forbedret, og der er adgang til meget mere data og mange flere funktionaliteter. TeamShare mappen Selve mappen "TeamShare" er nu udvidet med en række faneblade, der tillader brugeren at tilgå ikke bare "Mine Arbejdsområder", men også brugerens genveje til dokumenter: "Mine Dokumenter", "Søg Dokument", "Seneste Dokumenter" og "Mine Udcheckede Dokumenter". Figur 7. Adgang til flere af brugerens standard genveje, direkte i Outlook her med "Mine arbejdsområder" valgt. Side 4 af 10
Figur 8. Fuldt skærmbillede af TeamShare mappen. Mine arbejdsområder Her vises som nu listen af brugerens arbejdsområder, svarende til listen i TeamShare Web. Som noget nyt kan brugeren nu afkrydse de arbejdsområder der ønskes gjort tilgængelige i Outlook mappeliste, så der kan journaliseres med træk slip. Dermed kan den enkelte bruger nu selv definere hvad der skal være tilgængeligt i TeamShare. Side 5 af 10
Figur 9. Afkrydsningsfelter viser hvilke arbejdsområder der er tilgængelige i Outlooks mappeliste. Eksport af arbejdsområder Fra listen af arbejdsområder, er det muligt at vælge et eller flere arbejdsområder, og så eksportere disse, med eller uden dokumenter, til disk. Der kan endvidere eksporteres en oversigt over sagen, dets metadata og dets dokumenter, i html format eller i det offentlige standard OIO format. Dette er især tiltænkt organisationer der samarbejder med andre, og som har behov for at sende sager til andre. Adgang til rapportmodul Hvis man har rapportmodulet installeret, så vil der være adgang til de relevante rapporter, direkte fra Outlook integrationen. Hvor det er relevant vil der fremkomme en knap der åbner den rapport der er defineret som aktiv for det pågældende område. Er der flere rapporter, kan man vælge den fra en liste over relevante rapporter. Side 6 af 10
Søg dokument På fanebladet "Søg dokument", har man adgang til at søge efter dokumenter, svarende til den søgning der ligeledes er tilgængelig i Åbn dialogen. Resultatlisten er en standard dokument liste, og de nye funktioner dækkes i afsnittet om Dokument lister, herunder. Figur 10. Søg TeamShare dokumenter direkte i Outlook. Mine dokumenter, Mine seneste dokumenter, Mine udchekede dokumenter Disse viser lister af dokumenter, ud fra standard genvejene. Se endvidere afsnittet Dokument lister herunder, for information om nye muligheder i dokument lister. Dokument lister Dokument lister dækker her over standard genvejene "Mine dokumenter", "Søg dokument" resultatlisten, "Mine seneste dokumenter", "Mine udcheckede dokumenter" og dokumentlisterne for hver TeamShare mappe i Outlook mappelisten. Listevisningen Listen er udvidet med nye felter til afsender og modtagere, samt modtaget dato, for bedre at understøtte e mails. Endvidere bliver e mails med vedhæftede dokumenter nu præsenteret på samme vis som TeamShare web, dvs hvor de vedhæftede dokumenter, visuelt fremstår som vedhæftede. Side 7 af 10
Figur 11. Dokumentliste med e mails med vedhæftede dokumenter, samt felter til modtager, afsender, modtaget dato. Opret e mail I opret menuen kan man nu vælge at oprette en e mail. Dette opretter en standard Outlook e mail, der automatisk er sat til at journalisere en kopi af mailen i denne mappe, ved afsendelse. Figur 12. Opret e mail med autojournalisering i TeamShare mappen. Nye funktioner I Værktøj menuen er der kommet flg. nye muligheder: Der er nu adgang til at fortryde udcheckning fra Outlook. Der er mulighed for at gemme listen over dokumenter (dvs kun listen, som den ser ud) i Excel format. Der er mulighed for at eksportere dokumenterne fra den mappe man står i. Der kan endvidere eksporteres en oversigt over dokumenterne, i html format eller i det offentlige standard OIO format. Side 8 af 10
Figur 13. Nye muligheder i Værktøjer menuen. Filtrering af dokumentlisten I TeamShare 2.1 kunne man filtrere dokumentlisten, så den kun viste e mails. Med TeamShare 3.0 kan man endvidere vælge at filtrere listren, så kun ens egne dokumenter fremstår. Derved er det nemmere at skabe sig et overblik i mapper med mange dokumenter. Figur 14. Filtrering af dokumentlister. Adgang til rapportmodul Hvis man har rapportmodulet installeret, så vil der være adgang til de relevante rapporter, direkte fra Outlook integrationen. Hvor det er relevant vil der fremkomme en knap der åbner den rapport der er defineret som aktiv for det pågældende område. Er der flere rapporter, kan man vælge den fra en liste over relevante rapporter. Figur 15. Adgang til TeamShare rapportmodul fra Outlook. Side 9 af 10
Generelt for mapper Indstillinger for listerne både lister med arbejdsområder og med dokumenter huskes per bruger, og på tværs af brug. Dvs hver bruger kan nu vælge hvilke felter der skal være synlige, bredden af felterne, deres rækkefølge, sortering og gruppering, og have den samme opsætning hver gang. Indstillingerne er ens for dokumentlister og for arbejdsområde liste. Dvs det er ikke en indstilling per TeamShare mappe med dokumenter, men en der gælder alle mapper med dokumenter. Figur 16. Højreklik på felt for at skjule det. Træk fra feltliste for at tilføje det. Mere information Næste gang vil jeg informere om det kommende modul til at håndtere flere samtidige formater af TeamShare dokumenterne fx sideløbende TIFF og/eller PDF udgave som giver mulighed for funktioner som "Vedhæft i PDF" i ny mail, "Preview dokumenter" i Outlook, konvertering fra fx Office 2007 til Office 2003 format ved modtagelse, konvertering til PDF ved publisering via workflows, samt mulighed for løbende tiff'ning for offenlige kunder der har aflevering til Statens Arkiver. I er indtil da altid velkomne til at kontakte mig med spørgsmål, kommentarer og idéer. Med venlig hilsen Thomas Bargholz TeamShare Produktansvarlig E mail thomas.bargholz@lector.dk Side 10 af 10