NORDDJURS KOMMUNES PROJEKTGUIDE

www.norddjurs.dk/projektguide NORDDJURS KOMMUNES PROJEKTGUIDE

ET FÆLLES FUNDAMENT I Norddjurs Kommune arbejder vi målrettet på at etablere et fælles fundament for arbejdet med projekter. Norddjurs Kommunes projektlederuddannelse, der blev etableret i 2014, er et eksempel på det arbejde. Vi ønsker at etablere et fælles fundament, fordi projektformen er med til at skabe løsninger af høj kvalitet, og fordi den egner sig til at arbejde på tværs af forvaltninger. Dermed udnytter vi de kompetencer og den viden, vores organisation allerede rummer. Kræfterne skal sættes i spil på tværs i organisationen, og her har projektformen et kæmpe potentiale for at skabe udvikling og innovation indefra. Projektguiden er den fælles ramme, der skal være med til at professionalisere projektarbejdet i Norddjurs Kommune ved at støtte projektleder, projektejer eller andre medarbejdere, der er involveret i projektarbejdet. Den vil i højere grad skabe synlighed om sammenhængene mellem vores projekter og de strategier og visioner, som er vedtaget i kommunen. Derudover skal de fælles skabeloner og værktøjer være med til, at vi i højere grad kan udveksle erfaringer med brugen af projektformen og værktøjerne. Dermed skabes læring i organisationen til gavn for forvaltningernes arbejde, men i sidste ende også for de brugere og borgere, der er afhængige af vores løsninger og tilbud. Vi håber, at alle vil tage godt imod projektguiden og være med til at gøre den levende overalt i vores organisation. Direktionen Find også denne guide på NORDDJURS.DK/ PROJEKTGUIDE Her finder du også de værktøjer og skabeloner der henvises til i guiden 2

PROJEKTGUIDEN TIL DIG I DENNE GUIDE FINDER DU: NORDDJURS KOMMUNES PROJEKTMODEL...4 DEN TRADITIONELLE PROJEKTMODEL...6 LABORATORIEMODELLEN...8 PROJEKTFORLØBET...10 PROJEKTVÆRKTØJSKASSE...12 STARTDOKUMENTET...14 Projektguiden er til dig, der arbejder med projekter eller projektlignende opgaver. Den guider dig igennem de faser, projektet kan opdeles i, og de overvejelser, du skal gøre dig undervejs. Derudover kommer guiden med anbefalinger til værktøjer og skabeloner, som du kan bruge undervejs. I projektguiden kan du også læse om, hvordan vi i Norddjurs Kommune forholder os til organisering, roller og ansvar i projekter. Projektguiden er ikke en opskrift, der skal følges fra start til slut. Du kan plukke i de enkelte værktøjer og bruge dét, som giver mening i forhold til dit projekt. Arbejder du ikke med et decideret projekt, men med en projektlignende opgave, kan du finde inspiration til din opgave og bruge elementer fra projektlederens værktøjskasse og organiseringsformer, som er beskrevet i projektguiden. Projekter er unikke og relativt komplekse opgaver med et klart og defineret mål, en afgrænset tidsperiode samt et ressourcetræk i form af arbejdstid og udgifter. Projektlignende opgaver kan have flere af de samme kendetegn, men vil ofte være mindre komplekse eller have en mindre klart defineret ramme. 3

NORDDJURS KOMMUNES PROJEKTMODEL Norddjurs Kommunes projektmodel giver mulighed for at gribe projektarbejdet an på to forskellige måder. Når du som projektleder påbegynder dit projekt, skal du beslutte dig for, om du vil gennemføre projektet efter en traditionel projektmodel, eller om du vil benytte dig af laboratoriemodellen. Modellerne er uddybet på de følgende sider. Begge modeller opererer med fire faser, som du kan læse mere om på side 10. Vær opmærksom på at du også kan anvende laboratoriemodellen til kortere forløb eller delprojekter i den traditionelle projektmodel. START- DOKUMENT IDÉFASEN PLANLÆGNINGSFASEN Startdokumentet Startdokumentet er det eneste dokument, der er obligatorisk at udfylde, når du arbejder med projekter i Norddjurs Kommune. Startdokument skal godkendes af projektejer inden gennemførelsesfasen. Ved projektlignende opgaver vurderes det fra gang til gang, hvorvidt startdokumentet skal udfyldes. Læs mere på side 14. 4

RIEMODELLEN ATO T BORA R LA L DEN TRADITIONELLE PROJEKTMODEL GENNEMFØRELSESFASEN AFSLUTNINGSFASEN DRIFT RIEMODELLEN ATO T BORA R LA L 5

DEN TRADITIONELLE PROJEKTMODEL Den traditionelle projektmodel er en velafprøvet og forudsigelig måde at organisere og gennemføre projekter på. Den traditionelle projektmodel er den oftest benyttede projektmodel. DEN TRADITIONELLE PROJEKTMODEL Du kan anvende den traditionelle projektmodel, hvis: projektet strækker sig over en længere periode, dine leverancer kan defineres inden projektopstart, og du kan analysere dig til, hvordan projektet skal gennemføres og organiseres, der findes best practice eller good practice på området. Roller og ansvar Et projekt der gennemføres efter en traditionel projektmodel organiseres ofte med en styregruppe, projektejer, projektleder, projektgruppe og eventuelt en referencegruppe og følgegruppe. STYREGRUPPE Er du med i en styregruppe, er du ambassadør for projektet og har ansvar for at sikre rammerne for, at projektet kan leve i organisationen. En styregruppe skal være så lille som mulig. Styregruppen vil ofte bestå af dem, der har bestilt produktet. PROJEKTEJEREN Som projektejer er det dig, der har ansvaret for projektet, og at projektet giver den forventede effekt. Det er dig, der tager beslutninger vedrørende projektets tidsplan, leverancer og økonomi. Det vil sige, at det er dig, der løbende kan sige ja og nej i dialog med styregruppen. Du er desuden formand for styregruppen. PROJEKTLEDEREN Som projektleder er du projektets kaptajn, og du er leder af projektgruppen. Det er dig, der har ansvaret for, at projektet skrider planmæssigt fremad og overholder beskrivelserne i startdokumentet. Det er dig, der sikrer rammerne for, at projektgruppen kan arbejde, og du kommunikerer løbende med projektejer om eventuelle ændringer. PROJEKTGRUPPE Er du medlem af en projektgruppe, er du medansvarlig for, at projektet lykkes. Du leverer arbejdskraften i projektet; det vil sige, at du er med til at udarbejde og kvalificere projektets leverancer. Det aftales hvor meget tid projektgruppemedlemmerne bruger i projektet. I en projektgruppe kan der desuden nedsættes mindre arbejdsgrupper, der arbejder med specifikke opgaver. REFERENCEGRUPPE Er du med i en referencegruppe, er du med til at kvalificere projektet. Du skal levere viden inden for dit fagområde. Referencegruppen kan komme med anbefalinger, men ikke tage beslutninger. FØLGEGRUPPER Der kan være flere følgegrupper knyttet til et projekt, eller følgegrupper, der kun er knyttet til dele af et projekt. Følgegrupper kan bestå af borgere eller andre relevante interessenter, der skal orienteres og eventuelt høres i løbet af projektperioden. Et politisk udvalg, der løbende orienteres om et projekt, opfattes ligeledes som en følgegruppe. Du kan læse en uddybende beskrivelse af roller og ansvar i projekter på norddjurs.dk/projektguide 6

STYREGRUPPE PROJEKTEJER Formand for styregruppen Store komplekse projekter vil typisk have en stor organisation, hvor alle grupper og roller er i spil. PROJEKTLEDER REFERENCEGRUPPE PROJEKTEJER PROJEKTGRUPPE PROJEKTLEDER FØLGEGRUPPER REFERENCEGRUPPE Mindre projekter eller projektlignende opgaver vil typisk have en mindre organisation, måske kun bestående af projektleder og projektejer. 7

LABORATORIEMODELLEN Laboratoriemodellen er en fleksibel og tilpasningsdygtig måde at organisere og gennemføre projekter på. Laboratoriemodellen indebærer en kort projektperiode på max 30 dage og har derfor et stort ressourcetræk i en kort periode. Vi bruger betegnelsen laboratorie for at synliggøre, at man i perioden arbejder meget fokuseret og med en vekselvirkning mellem udvikling af ideer og løbende afprøvning af disse. Laboratoriemodellen kan anvendes som ét projektforløb eller indgå som en del af den traditionelle projektmodel. Du kan overveje at anvende denne model, hvis: der ønskes et kort og intensivt forløb og der er brug for hurtig afprøvning, hvis der skal tænkes nyt for at skabe løsninger, hvis de endelige leverancer og effekten ikke er givet på forhånd. Roller og ansvar Gennemføres et projekt efter laboratoriemodellen, vil organisationen bestå af et team, en procesleder, en projektejer og en styregruppe. TEAM Teamet er tværfagligt sammensat ud fra de kompetencer, der er krævet for at kunne udarbejde de ønskede leverancer. Teamet er selvledende og planlægger selv, hvordan de leverancer, der er aftalt med projektejer, opfyldes. Teamets medlemmer leverer nødvendig arbejdskraft og er alle ansvarlige for det samlede produkt, og at det leveres inden for den aftalte tidsramme. PROCESLEDEREN Proceslederen samarbejder med projektejeren om at optimere projektets leverancer. Proceslederen sikrer, at processen følges, at der er optimale arbejdsbetingelser for teamet og at teamet skærmes mod udefrakommende RIEMODELLEN ATO T BORA R LA L forstyrrelser. Proceslederen kan desuden være en del af arbejdskraften i teamet. PROJEKTEJEREN Projektejeren er ansvarlig for, at projektets leverancer lever op til styregruppens krav og er i løbende dialog med styregruppen. Projektejeren er ansvarlig for projektets retning og deltager løbende i teamets arbejdsmøder for at følge projektets fremdrift. Der er som udgangspunkt kun én projektejer, men hvis projektet går på tværs af forvaltninger, kan man med fordel udpege to. STYREGRUPPE I laboratoriemodellen er styregruppen produktbestilleren. Styregruppen definerer rammen for projektet og nedsætter en projektejer. MÅLGRUPPE Målgruppen er omdrejningspunktet for og modtageren af leverancerne. Relevante repræsentanter fra målgruppen bør inddrages til idéudvikling, til at give feedback på den endelige leverance og i kvalitetssikring i en afprøvningsperiode. Du kan læse en uddybende vejledning til laboratoriemodellen på norddjurs.dk/projektguide. 8

Find vejledningen til laboratoriemodellen på norddjurs.dk/ projektguide O RGA OR G ANISA ATION S O PROJEKTEJER EN E STYREGRUPPE LABORA ORIE PROCESLEDER TEAM MÅLGRUPPE Laboratoriemodellen er en intensiv proces, med stort ressourcetræk på teamets medlemmer i en kort periode. 9

PROJEKTFORLØBET Projekter vil typisk forløbe i fire faser med hver sit indhold og karakteristika. Fasernes varighed og omfang vil variere alt efter, hvilken type projekt, der er tale om. Her kan du læse om fasernes indhold, muligheder og obligatoriske leverancer. Faserne er illustreret i modellen på side 4 og 5. IDÉFASEN PLANLÆGNINGSFASEN I denne fase kan du med fordel arbejde med struktureret idéudvikling. Derudover skal du blandt andet have fokus på: om projektet har sammenhæng med strategier, politikker eller andre projekter i Norddjurs Kommune, hvad der er projektets formål, leverancer og succeskriterier, om projektet skal følge en traditionel projektmodel eller om laboratoriemodellen med fordel kan anvendes. Grundig planlægning baner vejen for en mere effektiv gennemførelse af projektet I denne fase planlægger du projektets organisering, indhold og omfang. Derudover foregår følgende: startdokumentet udfyldes med en klar og tydelig beskrivelse af projektidé og skitsering af projektets forløb, der indgås en klar aftale mellem projektleder og projektejer, om hvornår projektet er afsluttet (en dato, leverance eller succeskriterie der er nået), forventningsafstemning mellem projekt- og/eller referencegruppe og ledelse om ressourceforbrug, tids- og aktivitetsplan udarbejdes, og der laves en kommunikationsplan, interessentanalyse og risikoanalyse, projektejer godkender startdokumentet og afgør, hvem der giver grønt lys til, om projektet kan fortsætte. Tip: Lad projektdeltagere og projektejere være med til at planlægge projektet - det skaber ejerskab og kvalitet. 10

Find relevante dokumenter og uddybende beskrivelser på norddjurs.dk/ projektguide GENNEMFØRELSESFASEN AFSLUTNINGSFASEN I denne fase skal du have fokus på udførelse af leverancer og opnåelse af succeskriterier. Derudover foregår følgende: planlagte aktiviteter gennemføres (traditionel projektmodel) eller nye løsninger udvikles og afprøves (laboratoriemodellen), løbende justering af alle elementer i projektet (traditionel projektmodel) eller tilpasning af projektleverancer og afprøvning af løsninger (laboratoriemodellen). Benyt eventuelt statusdokumentet. Projektet er afsluttet, når aftalerne fra planlægningsfasen med projektejer er indfriet. Derudover skal du blandt andet have fokus på: at der evalueres og drages læring af forløb og leverancer. Evalueringen tager udgangspunkt i startdokumentet med eventuelle godkendte tilpasninger. Benyt eventuelt slutdokumentet, at sikre, at projektet er forberedt til drift, og at eventuelle problemstillinger i den forbindelse er adresseret og løst (det kunne f.eks. være ressourcemæssige problemstillinger). Dokumentér projektet løbende. Du bør som minimum journalisere: Startdokument, mødereferater og aftaler. Husk datoangivelse på alle dokumenter. Et sted at stå... En vej at gå... Et mål at nå... Et resultat at få... 11

PROJEKTVÆRKTØJSKASSE I Norddjurs Kommunes projektmodel er startdokumentet det eneste obligatoriske dokument. Du skal udfylde startdokumentet, og det skal godkendes, inden gennemførelsesfasen påbegyndes. Ud over startdokumentet indeholder værktøjskassen en række forslag til værktøjer, som kan hjælpe dig i projektarbejdet. Brug dem der giver mening i dit projekt. IDÉFASEN PLANLÆGNINGSFASEN STARTDOKUMENT Kan du bruge i idéfasen for at skabe overblik og struktur. Startdokumentet udfyldes med alle relevante oplysninger om projektet. IDÉUDVIKLINGSVÆRKTØJ Kan du bruge til at udvikle og kvalificere projektidéen og skabe nye perspektiver på opgaven. MÅLHIERARKI Kan du bruge til at beskrive formål, resultatmål og succeskriterier. BUDGETMODEL Kan du bruge til beregning af udgifterne, der er forbundet med projektet. STARTDOKUMENT Skal du udfylde inden gennemførelsesfasen. Startdokumentet udfyldes med alle relevante oplysninger om projektet. TIDS- OG AKTIVITETSPLAN Kan du bruge til at få overblik over projektets tidsforløb, samt aktiviteternes tidsterminer. MILEPÆLSPLAN Kan du bruge til at bryde projektet ned i mindre delmål. KOMMUNIKATIONSPLAN Kan du bruge til at planlægge, hvordan kommunikationen omkring projektet skal foregå. INTERESSENTANALYSE Kan du bruge til at identificere, hvem der har interesse i projektet. RISIKOANALYSE Kan du bruge til at afdække hvilke risici, der er i projektet, prioritere dem og finde mulige løsninger. BUDGETMODEL Kan du bruge til beregning af udgifterne, der er forbundet med projektet. 12

GENNEMFØRELSESFASEN AFSLUTNINGSFASEN STATUS- OG SLUTDOKUMENT Statusdokumentet kan du bruge til løbende at gøre status på emner der er afgørende for projektet. STATUS- OG SLUTDOKUMENT Kan du bruge til at beskrive, hvordan projektet afleveres, samt hvordan det evalueres. PROJEKTJOURNAL Kan du bruge, til at dokumentere projektets forløb. LABORATORIEMODELLEN Kan du bruge til at organisere hele dit projekt eller som et værktøj i gennemførelsesfasen i en traditionel projektmodel. Find relevante dokumenter og uddybende beskrivelser på norddjurs.dk/ projektguide Det er vigtigt at fejre og formidle succeshistorier. Overvej: Nyhed på norddjurs.dk, afslutningsseminar, pressemeddelelse, nyhedsbrev osv. 13

STARTDOKUMENTET Startdokumentet skal altid udfyldes, når du arbejder med projekter i Norddjurs Kommune. Startdokument skal godkendes af projektejer inden gennemførelsesfasen. Ved projektlignende opgaver vurderes det fra gang til gang, hvorvidt startdokumentet skal udfyldes. Startdokumentet hjælper med at skabe overblik tidligt i projektet, ved at projektlederen forholder sig til en række væsentlige emner inden gennemførelsesfasen. Startdokumentet er ligeledes et værktøj til at præsentere og kommunikere essensen i projektet til andre. Startdokumentet udfyldes derfor kort og præcist. På hjemmesiden findes værktøjer, som du kan bruge, når du udfylder startdokumentet, eller når du som projektejer skal tage stilling til, om startdokumentet kan godkendes. Startdokumentet bør løbende opdateres og kan eventuelt erstattes af statusdokumentet, når projektet overgår fra idé-/ planlægningsfasen til gennemførelsesfasen. Projektnavn: Projektejer: (navn) Projektleder/procesleder: (navn) Afdeling: Projektstatus: Acadre nr. Dato: Startdokument Baggrund og formål: (opdateres ved enhver rettelse) Hvordan er projektet opstået, hvad skal der opnås med projektet og hvorfor er projektet vigtigt? Sammenhæng med strategier, politikker eller andre projekter: Beskriv projektets sammenhæng med strategier, politikker, fokusområder eller andre projekter i Norddjurs Kommune. Har projektet relation til fx regionale samarbejder, Business Region Aarhus eller måske EU, så beskriv det også her. Beskriv hvorledes projektet relaterer sig til Norddjurs Kommunes vision. Leverancer: Projektets leverancer er en nøjagtig beskrivelse af, hvad der er leveret, når projektet er slut. Det er de umiddelbare synlige resultater af projektet f.eks. en politik, en lokalplan, et uddannelsesforløb, et it-system eller lignende. Der kan desuden være en række delleverancer i projektforløbet. Succeskriterier: Succeskriterier skal gøre formålet målbart. For at sikre, at succeskriterierne ikke ligger for langt uden for projektets indflydelse, er det vigtigt at definere kriterierne så tæt på projektets leverancer som muligt. Interessenter: Hvem er de primære interessenter i projektet, både internt og eksternt? Overvej i hvilken grad råd og organisationer, medarbejdere, borgergrupper, foreninger m.fl. skal inddrages. Overvej særligt eventuel politisk behandling, inddragelse af det politiske niveau eller andre politiske forhold, der kan gøre sig gældende for projektet. Kommunikationsplan: Hvad, hvordan, hvornår informeres til omverdenen, pressen, ledelsen, det politiske system osv. Kontakt evt. en kommunikationsmedarbejder. Organisering, projektform og eventuelt tværgående snitflader: Forslag til organisering af projektet som kan omfatte projektleder, projektejer, styregruppe og projektgruppe og/eller referencegruppe. Overvej om du vil bruge laboratoriemodellen i dele eller hele projektet. Er der snitflader både i forhold til projektgruppe og styregruppe - til andre forvaltninger, og hvilke konsekvenser har det for organiseringen af projektet? Ressourcer, økonomi og overordnet tidsplan: Det forventede ressourceforbrug i projektet pr. medarbejder/sektion/afdeling, samt estimater på projektets økonomi. Detaljeringsgraden for projektets økonomi aftales mellem projektejer og projektleder. Beskriv projektets aktiviteter og hvornår disse påbegyndes og afsluttes. Vær opmærksom på, at laboratoriemodellen kræver et koncentreret ressourceforbrug i en kortere periode. mplementering mentering og evaluering eskriv hvorledes projektet forventes implementeret. Beskriv også hvorledes projektets formål forventes omsat til ønskede effekter og værdi, herunder rpå åhvil hvilken måde effekterne efterfølgende skal evalueres og dokumenteres. ts afslutning og eventuel entuel overgang til drift: rnår r projektet er afsluttet samt om der er en afledt drift af projektet. Brug også Status/slutdokumentet til løbende at eventuelle ell ændringer og evt. ny viden om konsekvenser for kommende drift. Projektlederen er ansvarlig for, at startdokumentet er udfyldt. Projektejeren skal godkende startdokumentet, inden et projekt kan gennemføres. Startdokumentet er det eneste obligatoriske dokument i projektguiden. 14

Nej tak! Vi har ikke tid! 15

Del dine gode projekterfaringer med andre på norddjurs.dk/projektguide Her kan du også komme med input til projektguiden