Ntat UDKAST (vers. 5.0) 7. maj 2018 Sags id: 18/4406 Administrativ betjening af g bistand til byrådets medlemmer Den kmmunale styrelseslv 8, stk. 6, 2. pkt. fastslår: Kmmunalbestyrelsen kan endvidere beslutte, hvrvidt g på hvilken måde medlemmerne kan frlange, at der til brug fr behandlingen af sagerne tilvejebringes plysninger eller ydes teknisk bistand fra administratinen. Betjening g bistand kan enten hvile på udtrykkelige retningslinjer vedtaget af Byrådet g/eller på praksis udviklet ver tid. Betjeningen af g bistand til byrådets medlemmer varetages af kmmunaldirektøren g fagdirektørerne. Direktinen understøttes af den øvrige administratin. I nærværende ntat anvendes betegnelsen administratin sm en samlet beskrivelse fr direktinens betjening af g bistand til byrådets medlemmer. Assens Byråd har frem md valgperiden 2018-2021 arbejdet med nye plitiske arbejdsfrmer. Sm et led i dette arbejde vil det være hensigtsmæssigt gså at fastlægge rammer fr administratinens betjening af g bistand til byrådets medlemmer. Med nedenstående retningslinjer fr administratinens betjening af g bistand til byrådets medlemmer beskrives gældende praksis på mrådet fremadrettet. Retningslinjerne fastlægges inden fr gældende lvgivning, Øknmi- g Indenrigsministeriets generelle udtalelse af 30. juni 2017 m praksis på mrådet samt de almindelige frpligtigelser, sm den kmmunale administratin er underlagt i sit arbejde.
De almindelige frpligtigelser/nrmer fr den kmmunale administratin indebærer pligt til at verhlde lvgivning, sandhedspligt, pligten til at handle inden fr rammerne af almindelig faglighed samt at være plitisk neutral. Disse frpligtigelser gælder gså i frbindelse med administratinens betjening af de kmmunale rganer. Retningslinjerne fastsætter rammerne fr administratinens betjening af de kmmunale rganer, sm i styrelseslvgivningen mfatter byråd, øknmiudvalg, stående udvalg g eventuelle 17, stk. 4-udvalg samt brgmester, udvalgsfrmænd g byrådets medlemmer, når de udfører hverv, sm de er udpeget til at varetage på kmmunens vegne. Serviceniveau fr betjening af g bistand til Assens Byråd Betjening af byråd, øknmiudvalg g fagudvalg Oplysning af sager til plitisk behandling Dagsrdenspunkter er pbygget med en fast skabeln. Skabelnen (indstilling, beslutningstema, sagsfremstilling, lvgrundlag, øknmi, beslutningskmpetence g bilag) udfyldes, hvr relevant i den knkrete sag. Indstilling i sager til plitisk behandling Sagerne belyses fagligt, herunder gså juridisk g øknmisk, g sagligt, herunder i frhld til flere eventuelle mulige mdeller. Administratinen sikrer sagernes plysning samt at der freligger tilstrækkeligt beslutningsgrundlag til brug fr plitisk beslutning, herunder at lvgivningen verhldes. Administratinen er frit stillet med hensyn til, hvilke eksterne kilder der benyttes til at plyse sagerne. Administratinen kan, hvis hensigtsmæssigt, søge retning i sager ved bl.a. at drøfte dem med udvalgsfrmand inden fr de pågældendes kmpetencemråde. Dagsrdenspunkter er sm udgangspunkt én side g kan danne grundlag fr plitisk beslutning Kmmunaldirektør, fagdirektører eller den samlede direktin indstiller i sager til plitisk behandling Administratinen sikrer, frud fr sagernes frelæggelse, at indstillinger ikke er i mdstrid med tidligere beslutninger truffet af byråd, øknmiudvalg eller fagudvalg. Fraviges dette, gøres der eksplicit pmærksm herpå Side 2 af 7
Indstillingsprceduren undtages i tilfælde, hvr: Brgmesteren indstiller i medfør af lv, eksempelvis i frbindelse med styrelsesvedtægt g budget. Et byrådsmedlem benytter sig af initiativretten Sager fremsat ved anvendelse af initiativretten (styrelseslvens 11) dagsrdenssættes til Byrådets møde uden frudgående administrativ sagsbehandling. Sagsfremstillingen indehlder den præcise rdlyd af det fremsendte frslag (initiativretten). Medlemmer af fagudvalg kan på samme måde dagsrdenssætte sager til fagudvalgets dagsrden. Adgangen til at dagsrdenssætte sager til fagudvalgenes møder er en udvidelse af initiativretten i styrelseslven, sm vurderes hensigtsmæssig i frhld til, at fagudvalgene er tillagt den umiddelbare frvaltning på en række mråder g derfr naturligt skal inddrages i belysning af sager inden fr disse mråder. Betjening af brgmester g udvalgsfrmænd Generelt Administratinen betjener g bistår brgmester g udvalgsfrmænd i frhld, der vedrører pågældendes funktiner i kmmunen g inden fr respektive mråder jf. styrelseslv g styrelsesvedtægt. Neden fr beskrives eksempler herpå. Sekretærbistand Administratinen bistår brgmester (ikke udvalgsfrmænd) med generelle praktiske støttefunktiner sm f.eks.: Sekretærbistand Kalenderstyring Telefnbetjening Dette gælder gså kalenderstyring g besvarelse af pkald af privat karakter, sm vedrører brgmesters partiplitiske tilhørsfrhld. Talepapir Administratinen indkalder ikke til gruppemøder fr byrådets plitiske partier. Administratinen bistår, efter anmdning, med talepapir til brug fr brgmesters varetagelse af hvervet sm frmand fr henhldsvis øknmiudvalg g byråd, f.eks. taler til behandling af budget g regnskab Administratinen bistår med talepapir til brug fr brgmesterens repræsentatin af kmmunen udadtil. Administratinen bistår med talepapir til brug fr udvalgsfrmænds varetagelse af hvervet sm frmand fr Side 3 af 7
Rådgivning Udarbejdelse af nyt materiale (nye plitiske initiativer) et udvalg, hvr frmanden repræsenterer kmmunen udadtil m kmmunale frhld, fx på brgermøder.lign. Administratinen bistår næstfrmand/vicebrgmesteren med talepapir til brug fr næstfrmand/vicebrgmesterens repræsentatin af kmmunen, når næstfrmand/vicebrgmesteren deltager på brgmester eller udvalgsfrmands vegne. Brgmester g udvalgsfrmænd får juridisk bistand til at afklare tvivlsspørgsmål med hensyn til frståelse g tilrettelæggelse af dagsrdenen samt mødeledelsen. Brgmester g udvalgsfrmænd får bistand til frberedelse af udvalgsmøder, hvedsageligt i frmøder hvr emner på dagsrdenen gennemgås. Det aftales iøvrigt mellem frmand g direktør, hvrdan praksis fr frberedelse af udvalgssager tilrettelægges. Brgmester/udvalgsfrmænd får bistand til understøttelse af hverv sm frmand fr byråd g øknmiudvalg/fagudvalg i frm af Drøftelse af alternative løsninger i plitisk vanskelige sager Brgmesteren får bistand til understøttelse af hverv sm øverste leder af administratinen. Bistand ydes til brgmester/udvalgsfrmænds repræsentatin af kmmunen udadtil inden fr deres respektive mråder Administratinen bistår i frbindelse med knstitueringsdrøftelserne udelukkende med rent juridiske g valgtekniske frhld. Administratinen er sparringsparter fr brgmesters (ikke udvalgsfrmænd) frslag i kmmunale sager. Administratinen bidrager med eksisterende plysninger til brug fr plitisk vervejelse m fremlæggelse af sag til udvalg eller byråd. Administratinen er plitisk lydhør ver fr et flertals ønske m at der indhentes eller udarbejdes nyt materiale i en sag. Side 4 af 7
Kmmunikatin Administratinen sikrer, at byrådets medlemmer rienteres m nyt udarbejdet eller indhentet materiale ved sagens frelæggelse til behandling i udvalg eller byråd. Brgmester/udvalgsfrmænd har ikke instruktinsbeføjelse ver fr administratinen i frhld til/kan ikke pålægge administratinen, hvrdan sager skal afgøres eller hvilken indstilling der skal frelægges udvalg eller byråd. Administratinen udarbejder pressemeddelelser hvri brgmester/udvalgsfrmænd udtaler sig på kmmunens eller udvalgets vegne, inden fr deres respektive mråder: Om plitisk vedtagne initiativer g beslutninger Om initiativer fremlagt til plitisk beslutning Tilsvarende gælder nyheder på kmmunens hjemmeside g nyheder på sciale medier Administratinen yder ikke bistand til partiplitisk/privat kmmunikatin Betjening af byrådsmedlemmer (varetagelse af kmmunale hverv) Generelt Sekretærbistand/talepapir Kmmunikatin Byrådsmedlemmer mdtager generelt ikke særskilt hjælp til varetagelse af plitiske hverv, tildelt efter anmdning fra byråd eller udvalg. Der udarbejdes ikke talepapir eller pressemeddelelser Talepapir eller pressemeddelelser udarbejdes af det fra, hvrtil medlemmet er udpeget Der ydes følgende bistand (ikke udtømmende): Mundtlig sparring fra kmmunaldirektør/fagdirektører Spørgsmål/svar vedr. faktiske g øknmiske frhld Betjening af byrådsmedlemmer Rådgivning Byrådsmedlemmer mdtager generelt ikke betjening g bistand til varetagelse af hvervet sm byrådsmedlem Der ydes dg følgende bistand (ikke udtømmende): Juridisk vejledning m habilitetsregler.lign. Side 5 af 7
Udarbejdelse af nyt materiale/ henvendelser g spørgsmål til administratinen Kmmunaldirektør, øknmichef g sekretariatschef betjener, bistår g vejleder frhandlingsgruppen i frbindelse med budgetprcessen. Byrådsmedlemmer har mulighed fr spørgsmål/svar vedrørende faktiske eller øknmiske frhld Byrådsmedlemmers spørgsmål skal ifølge styrelseslvgivningen rettes til brgmesteren. Brgmesteren har tilrettelagt følgende arbejdsgang fr byrådets medlemmer fsva. mulighed fr at stille spørgsmål g bede m sagsindsigt: Byrådets medlemmer kan rette spørgsmål til direktør/fagchef fr det respektive fagmråde Ved faktuelle spørgsmål, sm umiddelbart kan besvares uden nærmere undersøgelse, frmidles svaret til alle byrådets medlemmer samtidig Ved spørgsmål/frslag, sm umiddelbart kræver nærmere undersøgelse eller analyse beslutter det relevante fagudvalg m undersøgelse/analyse skal igangsættes. Tilsvarende gælder fr spørgsmål fremsat uden fr dagsrden under udvalgsmøder. Byrådets medlemmer kan bede m sagsindsigt (styrelseslvens 9). Sagsindsigten giver adgang til at gennemse sagsmateriale sm freligger i endelig frm. Sagsindsigten giver ikke adgang til at få udarbejdet nyt materiale. Henvendelse m sagsindsigt kan rettes til direktkør/fagchef fr det respektive fagmråde. Brgmesteren kan, sm øverste daglige leder af administratinen, til enhver tid ændre vennævnte særlige arbejdsgang i frhld til byrådets medlemmers mulighed fr at stille spørgsmål g bede m sagsindsigt. Der udarbejdes ikke talepapir g pressemeddelelser til brug fr byrådsmedlemmernes virke i kmmunen I frbindelse med det årlige budgetarbejde frem md budgetlægningen er der særligt en mulighed fr i frtrlighed at stille spørgsmål til kmmunaldirektør eller fagdirektører til brug fr egen budgetudarbejdelse. Spørgsmål kan stilles til knkret materiale eller plysninger, sm er tilstede i Side 6 af 7
administratinen. Der kan ikke fremsættes ønske m nye analyser, redegørelser eller lign. Besvarelse af henvendelser i knkrete sager, fx brgerhenvendelser Samspil mellem byrådets medlemmer, brgmester g udvalgsfrmænd g administratin Administratinen mdtager g besvarer henvendelser i knkrete sager til byrådsmedlemmer Byrådets medlemmer videresender henvendelser i knkrete sager til administratinen til besvarelse Byrådsmedlemmers henvendelse til administratinen sker via direktin, vicedirektør eller fag- g stabschefer (cheffrum) Driftssager, herunder sagsbehandling, varetages af administratinen Besøg på kmmunale institutiner Byrådsmedlemmers adgang til besøg på kmmunale institutiner er reguleret i den kmmunale styrelseslvs 21, stk. 1. Bestemmelsen fastslår, at Byrådet har det verrdnede ansvar fr kmmunen. Alle byrådets medlemmer har derfr adgang til at besøge institutiner, uanset m medlemmet sidder i det fagudvalg, sm institutinen hører under. Frmand/næstfrmand fr fagudvalg er ikke tillagt særlige rettigheder til besøg på kmmunal institutiner. Byrådets medlemmer pfrdres til, at besøg på institutiner planlægges i fagudvalgene med invitatin til deltagelse i rundvisning til resten af byrådets medlemmer dels fr at alle byrådets medlemmer har samme infrmatins- g vidensniveau dels af hensyn til planlægningen på institutinerne. Henvendelse m besøg skal rettes til direktør/vicedirektør eller fagchef fr mrådet. Brgmesteren rienteres m besøget. Brgmesteren kan deltage i besøg efter eget ønske. Besøg i brgerens private hjem er ikke reguleret i lvgivningen g frudsætter derfr invitatin fra brgeren selv. Side 7 af 7