Midtvejsevaluering af Projekt Fælles Indsats Maj 2017
Indledning Der er foretaget en midtvejsevaluering af Projekt Fælles Indsats ultimo marts 2017. Midtvejsevalueringen er beskrevet i dette notat. Fælles Indsats er et udviklingsprojekt der skal skabe et fælles mindset, nogle rammer og en metodisk og organisatorisk tilgang på børne- og ungeområdet som understøtter det tværfaglige samarbejde og den tidlige indsats til gavn for børn og forældre. Visionen er, at skabe en organisation der giver de optimale rammer for at arbejde med helhederne i Det gode børneliv, så både børn, forældre og medarbejdere oplever, at vi gennem et tværfagligt samarbejde skaber de optimale rammer for børnenes udvikling. Målgruppen er alle ansatte der arbejder med børn og unge i aldersgruppen 0-6 år, og som derfor har et ansvar for at sætte tidligt ind med en (tværfaglig) indsats over for de børn og unge, der har behov for det, så vi sammen kan sikre deres positive udvikling. Hvordan evaluerer vi? Der har været afholdt tre gruppeinterview a 1½ times varighed med 21 udvalgte nøglepersoner. Deres individuelle udsagn kan ikke umiddelbart tages som generelle oplevelser, men er hver især med til at give et nuanceret billede af forskellige erfaringer med Projekt Fælles Indsats. I de tilfælde hvor flere giver udtryk for overensstemmende oplevelser peger dette dog i retning af generelle tendenser. Midtvejsevalueringen har særlig fokus på samarbejdsformen indenfor hvert af følgende tiltag: FI-Teams 1 - herunder den interne kommunikation LetDialog 2 Inddragende dialogværktøj (Signs of Safety - SOS) 3 Idet fokus i midtvejsevalueringen er på samarbejdsformen har sammensætningen ved hvert af de tre gruppeinterview været et mix af repræsentanter fra FI-Teams Øst, Midt, Vest, daginstitutioner og dagplejere, kontraktholdere (daginstitutioner, dagplejen og sundhedsplejen) samt koordinator af Projekt Fælles Indsats. Evalueringen opsamler de erfaringer, som vi har gjort undervejs med målgruppen de mindre børn 0-6 år. Målet er at synliggøre erfaringerne, pege på forbedringstiltag og forslag til hvad, der skal fastholdes, når Projekt Fælles Indsats udvides til også at omfatte de større børn 6 16 år. Desuden skal evalueringen give en temperaturmåling på om Projekt Fælles Indsats er på rette vej. 1 FI-Team (Fælles Indsats Team): Det tværfaglige samarbejde er organiseret i tre teams, som dækker hvert sit geografiske område Øst, Midt og Vest. I hvert team sidder forskellige fagpersoner. En sundhedsplejerske, en psykolog og en familierådgiver udgør den faste kerne og derudover kan de kalde på andre relevante fagpersoner. Det kunne f.eks. være en fysioterapeut, pædagogisk konsulent eller talepædagog alt efter problemstillingen. 2 LetDialogværktøj på PC, tablet og smartphone. LetDialog er et enkelt dialogværktøj, hvor fagpersonerne hurtigt kan udveksle informationer med familie og andre kolleger. 3 Signs of Safety (SOS) kan anvendes til egen refleksion over sagen, til drøftelse af sagen med kollegaer, til at organisere teammøder, til møder og samtaler med familien. SOS er struktureret omkring et skema, der danner rammen om samtalen med familien. Skemaet udfyldes af fagpersonen sammen med familien. I samtalen stilles en række spørgsmål, som der i fællesskab tages stilling til. Det er bl.a.: Hvad er vi bekymrede for? Hvad virker godt? Hvad skal der ske? Side 2 af 8
Forældrene har i forbindelse med det afsluttende møde fået udleveret et evalueringsskema med 2 spørgsmål af FI-Teams, som er afleveret i anonymiseret form. Status på Projekt Fælles Indsats Temperaturmåling er vi på rette vej? Første step i gruppeinterviewene var at tage en temperaturmåling. Styregruppen har udvalgt tre succeskriterier ud af i alt ti succeskriterier indenfor hvert af målene Organisation, kompetencer, kendskab og kultur og tilbud og indsatser - til brug for temperaturmålingen. Hver enkelt deltager skrev på en skala fra 1 10, hvor vi/de befinder sig i dag og før projektets start? Herefter blev der foretaget en fælles gennemgang af deltagernes valg for henholdsvis i dag og før projektets start ud en skala, hvor: 1 = Vi lever overhovedet ikke op til succeskriterierne og 10 = Vi lever fuldt ud op til succeskriterierne. Resultatet af temperaturmålingen Resultatet af temperaturmålingen for alle tre succeskriterier viser, at der er sket en fremgang set i forhold til før projektets start og til i dag. De fleste deltagere i gruppeinterviewene har flyttet sig højere op ad temperaturskalaen. Enkelte deltagere har givet udtryk for, at det er på samme niveau i dag som før projektets start. Der er ingen deltagere som har vurderet en tilbagegang på temperaturskalaen fra før projektets start til i dag. Temperaturskalaen er samlet for alle tre succeskriterier gennemsnitligt steget med 3,3 skalatrin fra 4,1 før projektets start til i dag 7,4 svarende til en fremgang på 80%. Mange deltagere gav under den fælles gennemgang udtryk for, at vi er godt på vej, men der er stadig plads til forbedring. I nedenstående er resultatet pr. succeskriterie beskrevet samlet for alle tre gruppeinterviews. Udpluk af kommentarer fra deltagerne, som blev knyttet undervejs, er et miks fra alle tre gruppeinterviews. Succeskriterie 1 Organisation: Det er hurtigt at få fat i de relevante samarbejdspartnere jeg ved hvem der sidder med hvad og det er meget nemmere at navigere. Man kan mærke at vi føler et fælles ansvar. Resultatet af temperaturmålingen for succeskriteriet er, at der er sket en gennemsnitlig fremgang på 3,2 skalatrin fra 4,1 før projektets start til 7,3 i dag. Det svarer til en fremgang på 78%. Udpluk af kommentarer fra deltagerne; Det er gennemsigtigt nu før var det en jungle, hvem der gjorde hvad. Dejligt med FI-team. Skønt forældrene selv kan komme på banen. Det har i den grad rykket nemt at få fat på folk samme fokus kontaktpersonerne brænder for det. Det giver mig energi. Side 3 af 8
Succeskriterie 2 Kompetencer, kendskab og kultur: Det er mit klare indtryk at familierne oplever et flow en sammenhæng i systemet. At de føler sig hørt og set. Temperaturskalaen for succeskriteriet er i gennemsnit steget med 3,4 skalatrin fra før projektets start på 3,8 til i dag 7,2 svarende til en fremgang på 89%. Udpluk af kommentarer fra deltagerne; Tilgængelighed lettere at rette henvendelse. Det tværfaglige samarbejde er styrket. Der er et flow. Oplevelse af, at familierne synes, der er nye indgange ind i systemet. Vi er over bumpene på vejen. Forældrene responderer godt på møderne. Det er en anden type forældre, som vi får fat i nu. Vi får fat i nogle forældre før det bliver en sag. Succeskriterie 3 Tilbud og indsatser: Man kan tydeligt mærke, at vi arbejder på en anden måde vi gør hinanden bedre, taler hinanden op. Vi snakker om VI i stedet for DEM og OS. Resultatet af målingen viser at temperaturskalaen for succeskriteriet i gennemsnit er steget med 3,4 skalatrin fra før projektets start på 4,3 til i dag 7,7. Det svarer til en fremgang på 79%. Udpluk af kommentarer fra deltagerne; Nu er der tværfaglighed til stede. Følelsen af at vi taler hinanden op er god. Faste samarbejdspartnere. Det føles nu som en fælles opgave, der ikke bliver skubbet videre. Det at tage det i opløbet. Fælles ansvar. Det er det der gør, at vi taler om det. Vi bygger det sammen det er OK at sige, at man synes det ikke gik så godt. Der er med andre ord en kulturforandring i gang vi gør det sammen. Det er i den grad en nedbrydning af siloerne. Gruppeinterview Andet step i gruppeinterviewene vekslede mellem individuelle overvejelser og fælles drøftelse. Metodemæssigt kom vi omkring hvad der gik godt, hvad der gik mindre godt, hvad vi vil fastholde og hvad vi vil gøre anderledes når projektet udvides. FI-Teams Af interviewene fremgår det, at der er skabt et fælles ejerskab om opgaven. Det føles nu som en fælles opgave, der ikke bliver skubbet videre. Organisatorisk er der kommet et tættere samarbejde centrene og institutionerne imellem, så relevante parter nu kender hinanden og ved hvordan hinanden arbejder det er meget smidigere. Det betyder, at der er skabt en fælles faglig viden, en fælles forståelsesramme og dermed en synliggørelse af hinandens fagområder. Med andre ord en større gennemsigtighed kollegaerne imellem. Det har været godt med personligt og fagligt kendskab til hinandens verden f.eks. i forhold til sundhedsplejerske og rådgivere. Der er således sket en bedre Side 4 af 8
koordinering af opgaveløsningen og der er blevet et mere forpligtende samarbejde, hvor det hedder VI. Fagprofessionelle der gør hinanden gode om fælles indsatser. Der er skabt en styrket tværgående teamstruktur med FI-Teams, hvor der ikke kun tænkes i forhold til egen praksis. Der bliver handlet hurtigt og taget hånd om problemet. F.eks. forældrekontakt til sundhedsplejerske, som så har taget kontakt til FI-Team, som har sat barnet på dagsordenen på FIteammøde. Der er nu et fælles sprog om opgaveløsningen. Det tætte samarbejde betyder, vi løser opgaven bedre i dag. Det er tit meget komplekse sager. Flere påpeger et bedre flow i opgaveløsningen. Også antallet af møder har fungeret godt. Der er et fast rul mellem møderne på 6-8 uger, når FI-Teams rykker ud til institutionerne. Det efterlyses dog at sparringen mellem de tre FI-Team sættes på skinner, således der kommer et fast rul mellem disse møder. Af interviewene fremgår det, at forældrene nu generelt set er positive overfor FI-teams. Forældrene føler sig set og hørt. Der er umiddelbart en positiv respons fra forældrene, og en fornemmelse af, at de bliver mødt positivt ligesom der er en god og åben dialog mellem faggrupper og forældre. Der er en generel opfattelse af, at Vi kommer tidligere ud, ligesom der er en tidlig opsporing og tidlig indsats Vi hjælper børnene tidligere. Ved spørgsmålet om hvad der er gået mindre godt, så går ordene kommunikation og information samt afklaring af rammer og roller igen. Især opstarten af Projekt Fælles Indsats herunder opstart af FI-Teams har været forvirrende. Det er deltagernes oplevelse, at der ikke var en klar strategi vedr. kommunikation og implementering til medarbejderne herunder dagplejerne. Det har ligeledes været uklart hvilke funktioner, der skulle varetage hvilke opgaver. Vi har været på gyngende grund pga. folk holdt op og nye folk kom til. Sundhedsplejersker og pædagoger har haft en stor opgave med at formidle tilbuddet ud til forældrene. De/vi oplevede modstand fra forældrene. Nu hører vi, at forældrene efterspørger det. Netop når det handler om informationen til forældrene, så er det vigtigt at den er meget målrettet. Nyhedsbrevene bliver fremhævet som gode og informative. Men der er brug for bedre og rettidig kommunikation målrettet såvel ansatte som forældre. Der er behov for hele tiden at have opmærksomhed på informationen også set i forhold til ny ansatte. Flere af de interviewede påpeger, at Flyeren om FI-Teams dels er kommet for sent ud ligesom, der gives udtryk for at den ikke er målrettet forældrene. Det blev fremhævet, at der er et behov for at få et overblik over hvilke ydelser der er til børnene, så den fælles samarbejdsstruktur forbedres hele vejen rundt. Det ekstra fokus arbejdet med Projekt Fælles Indsats har medført, betyder flere sager og kan betyde længere ventetid til f.eks. Familiehuset. Der er forslag om en større og bredere tilbudsvifte for at afhjælpe denne udfordring. Det inddragende dialogværktøj (Signs of Safety - SOS) Der har været afholdt kursus i det inddragende dialogværktøj, og det er så småt ved at blive taget i brug i de tre FI-Team. FI-Team Øst anvender SOS i samarbejde med forældrene, og ser det er en fordel det er synligt og overskueligt for forældrene hvad der skal ske. Det er et godt systematisk værktøj/metode til at styre processen, idet det er synligt for alle. I Team Øst anvendes der whiteboard, så alle inkl. forældrene kan følge med. Der bliver taget et billede, som fungerer godt set i forhold til opfølgning. Nogle steder anvendes det som et dagligt værktøj allerede. Det hjælper familierne, at vi ikke gentager tingene. SOS er et fælles sprog. Det giver rigtig god mening. Flere af de interviewede forslår, at SOS anvendes af alle, idet det er et meget funktionelt værktøj. Det er en udfordring, at SOS ikke er en SKAL-opgave. Det blev også nævnt, at SOS måske med tiden kan bidrage med en tydelighed set i forhold til rollefordelingen. LetDialog Et af tiltagene i Projekt Fælles Indsats er LetDialog, som er et dialogværktøj på PC, tablet og smartphone. Med LetDialog kan man hurtigt udveksle informationer med familie og andre fagpersoner. Side 5 af 8
Det fremgik af gruppeinterviewene, at LetDialog endnu er ikke anvendt i regi af FI-team. Der er lidt uklarhed om, hvor meget volumen der skal være set i forhold til at anvende dialogværktøjet. Dialogværktøjet er anvendt i andre sammenhænge og kan bruges meget forskelligt. Der er dog nogle praktiske udfordringer set i forhold til at anvende LetDialog. Succeser der skal fastholdes På baggrund af gruppeinterviewene er udledt en række succeser, der skal fastholdes samt opmærksomhedspunkter. Tema Succeser der skal fastholdes 1) VI i stedet for DEM og OS Der er skabt et fælles ejerskab om opgaven, som bør fastholdes. 2) Dialog med forældre Vi skal fastholde forældreinvolveringen. Forældrene oplever FI-Team som et tilbud og trygt forum for dialog. 3) Tværfaglighed Tværfagligheden SKAL fastholdes. Alle tre faggrupper i FI-Teams bør fastholdes. Det er fagprofessionelle der gør hinanden gode om fælles indsatser. Der er skabt en styrket tværgående teamstruktur, hvor der bliver handlet hurtigt og taget hånd om problemerne. 4) Ledelsesmæssig fokus Det er en SKAL-opgave hvorfor den ledelsesmæssige forankring skal fastholdes. 5) Signs of Safety (SOS) som dialogværktøj Et af de tre FI-Team har gode erfaringer med SOS. Det anbefales at der arbejdes videre med SOS. Opmærksomhedspunkter Tema Opmærksomhedspunkter 1) Roller og rammer skal være tydelige Roller og rammer skal være tydelige fra start herunder klare retningslinjer for hvad, der skal dokumenteres og hvornår, der skal indhentes eksempelvis samtykkeerklæring. 2) Kommunikation og implementering Klar kommunikations- og implementeringsstrategi fra start. Klar information til forældrene om FI-Team. 3) Ledelsesmæssig forankring Opmærksom på ledelsesmæssig forankring fra start. 4) Familien i fokus Den helhedsorienterede familieindsats skal være i fokus. Hvis der er flere børn og unge i familien, så skal der være mulighed for at indkalde eksempelvis både dagpleje og skole. 5) Byg videre på det der virker Byg videre på det, der virker og fungerer godt ude på skolerne. Side 6 af 8
Forældrenes evaluering af indsatsen FI-Teams har udleveret et evalueringsskema i anonymiseret form. Forældrene bliver stillet to spørgsmål ud fra en tilfredshedsskala: Meget tilfreds, tilfreds, middel tilfreds, utilfreds og meget utilfreds : 1. Hvor tilfreds er du med samarbejdet og dialogen, der har været mellem dig som forælder og FI- Teams i det forløb I har været igennem? 2. Hvor tilfreds er du med den hjælp I har fået? 3. Har du kommentarer? Resultatet af forældreevaluering 10 forældre har besvaret evalueringsskemaet. Der har været afholdt 16 møder med forældre samlet i de tre FI-Teams i perioden fra den 28. februar 2017, hvor forældrenes evaluering af indsatsen blev igangsat, til og med den 25. april 2017. Det giver en svarprocent på 62,5. Der er en generel stor tilfredshed blandt de 10 forældre, som har besvaret evalueringsskemaet. De svarer enten Meget tilfredse, tilfredse eller middel tilfredse på de to spørgsmål. Fordeling af de 10 besvarelser er følgende: Side 7 af 8
Der er 3 forældre som har kommenteret følgende; Tak for jeres forståelse. Yderst tilfreds. Forsæt udvikling på dette team. Vi var vidst nogle af de første, der var med, så der manglede lidt kommunikation undervejs. Men positivt med tværfagligt samarbejde, og gode redskaber at få og arbejde videre med. Og altid rart at blive klogere på sit barn. Side 8 af 8