REFERAT Dato: 13. januar 2017 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 25 Mødedato 13. december 2016 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 25 Tilstede Iris Gausbo IG Hjortegården, Bestyrelsesformand Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalget Thomas Nybo Rasmussen TNR Vandkunsten A/S Hildur Hansen HH Vandkunsten A/S Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S Vivian Johman VBJ Wissenberg A/S Marie Krøgh Westh MKW 3B, Boligsocial medarbejder Sven Herrmann SH 3B, driftschef Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Afbud Susanne Kühl SUKU 3B projektchef Helle Dalsgaard HD 3B, Boligsocial medarbejder Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Bestyrelsen Liv Ridder Storgaard LRS Vandkunsten A/S Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 4.0 Økonomi 5.0 Tidsplan 6.0 Kommende aktiviteter 7.0 Eventuelt
Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 3.0 Administrative forhold - orientering ved 3B Byg: Landsbyggefonden havde ingen bemærkninger til justeret budget jf. ekstraordinært afdelingsmøde den 10. oktober 2016. Da Landsbyggefonden hævede rammen til kombinationen af social indsats og beboerkoordinering, blev det aftalt at 3B skule levere en projektbeskrivelse som skal godkendes. Der arbejdes på et rejseholdskoncept, idet tanken er at kombinationen også kan anvendes på andre fremtidige helhedsplaner i 3B-regi. Aktindsigt: Status på upload af materiale på hjemmesiden jf. beslutning på sidste møde: Link til Enemærke og Petersens ugeplaner er lagt på hjemmesiden Referat fra sidste BU møde er lagt op og fremover lægges alle BU-møde referater på hjemmesiden jf. aftale på forrige møde. TBQV har udarbejdet en beskrivelse af BU s rolle og mandat på baggrund af 3B s byggepixi. BU får teksten til gennemsyn inden upload og kommentarer kan sendes på mail til TBQV. Tilvalg: Proces for udsendelse af tilvalgsmateriale til resterende boliger. Tilvalgsmateriale for 1006-1007 og 110-115 omdeles i uge 50. Resterende boliger i etape 1 får omdelt tilvalgsmateriale i jan/feb. 2017. Herefter klargøres tilvalgsmateriale til Etape 2. som forventes udsendt i én bølge. Fordelen ved dette er at man herved kan få lukket prøvelejligheden ned og genudlejet, da tomgangsudgiften er høj og belaster budgettet. Ligeledes kan galleriet lukkes ned og der kan retableres. Desuden er det en stor fordel at få tidligt overblik over omfanget at tilvalg, således at det kan verificeres om budgettet på de 20 mio. holder. BU udtrykte bekymring for at tilvalg bliver taget for tidligt i processen, da en del beboere således kan være fraflyttet inden byggearbejdet gennemføres, og nye lejere dermed ikke får mulighed for at foretage valg. TBQV har efterfølgende tjekket op på den samlede proces for tilvalg, idet der både forud og efter tilvalg er foretaget, er mange interne delprocesser. Det tager minimum 3 måneder at nå igennem alle processerne, og herefter går der 8 uger før entreprenøren får leveret materialer dvs. minimum 5 måneder før montering skal i gang, skal tilvalgsproces sættes i gang. 3B har desuden forpligtet sig til at være foran tidsplanen mht. tilvalg, således at det kommer både byggesagens budget og entreprenøren til gode, hvis man kommer forud for tidsplanen. TBQV henstiller derfor til at tilvalgsprocessen for etape 2 kan igangsættes som foreslået fra marts/april 2017, idet der også skal tages hensyn til at der kommer en sommerferieperiode. De første badeværelser i etape 2 har opstart medio januar 2018 jf. gældende tidsplan. 2
Der blev spurgt ind til, hvordan nye lejere får info vedr. tilvalg som er foretaget for deres lejemål. Når beboeren modtager lejekontrakt, vil de få informationen, idet tilvalg er registreret hos 3B s udlejningsafdeling. Således bør Herlev Kommune også få besked, idet der på de pågældende lejemål foreligger tillægskontrakter. Ligeledes spurgte byggeudvalget om nye lejere kan ændre i tilvalg. Dette er desværre ikke muligt, da tilvalg ordres hos entreprenøren, når de gamle lejere har underskrevet tillægslejekontrakten. Beboervejledning Der mangler fortsat svar på enkelte spørgsmål fra entreprenøren og der rykkes for disse. TBQV følger op først i det nye år, da entreprenøren har afsat tiden mellem jul og nytår til at arbejde med drifts- og vedligeholdelsesvejledninger. Hvis alt går vel, er materialet klar primo februar. Det blev aftalt at BU får materialet til gennemsyn inden det bliver offentliggjort. 3.1 Rådgiver/byggeledelse Orientering om status på arbejder og byggeplads ved EKN. 1001 Færdig med tag og gavle. Næsten færdig med parterrefacader. Altaner 99 % færdige. I gang med bad i 19, 21, og 25. 1002 Facader og tag kører efter planen, man er i gang med parterre, altaner i gang i 2 opgange. 1003 Afventer altaner og parterrelokaler. 1004 60 % færdig med tag færdig inden jul, parterre i uge 4. 101 og 102 Tag og ventilation pågår 3. januar opstartes badeværeselser. Der har været børnesygdomme ifm. hultagning til ventilation, men dette forventes løst nu. Der orienteres på infomødet primo januar om dette. 1006 og 1007 Stilladser er under opsætning og bygge/køreveje samt depoter er under etablering. (grus+jernplader på grønne arealer) Der optages allerede mange p-pladser ved 101-104 Beboere varsles om ikke at parkering på reserverede pladser ifm. stilladsopsætning ikke er muligt, men parkerer alligevel. Fremover anvendes derfor rigtige parkering 3
forbudt-skilte. MKV vil orientere på hjemmesiden. IG anmodede om mere info til beboerne om ændringer på udearealerne hhv. hjemmesiden og sedler på opgangsdøre. EKN undersøger, hvorfor der er opmagasineret stillads på p-plads ved 107 det burde der ikke være. EKN opfordrede til at beboerne respekterer afskærmning med plastbånd. Det koster byggesagen penge at bånd ofte skal udskiftes fordi de rives over. Aht. beboernes egen sikkerhed er det vigtigt, at man ikke bevæger sig ind i afskærmede områder. Evaluering af udearealer Drøftelse og beslutninger jf. evalueringsmøde med Byggeudvalget 01.12.2016 og evalueringsmøde med driften, entreprenør og rådgivere 06.12.2016: Alle punkter jf. opsamlingsskema fra evalueringen med Byggeudvalget blev gennemgået. Bilaget udsendt 05.12.16. Valg af opgangshavetype. Det blev besluttet, at rådgiver udarbejder oplæg, hvor de tre typer spredes med ca. 1/3 af hver. Oplægget udsendes i god tid til BU inden Byggeudvalgsmødet ultimo januar, hvor fordelingen skal godkendes aht. tidsplanen. Rådgiver tilretter herefter, hvis der er ændringsønsker og sætter gang i processen med landskabsentreprenøren. BU godkendte ændring i format på trædefliser, idet der så er budget til at lægge trædefliser helt fra stien til parterreindgange. Den nye type som er smallere (400x600x50 mm.) er standardvare, hvorimod den størrelse, der er lagt ved prøveblokke er en specialvare. BU besluttede at man ønsker stedsegrønt på hegn/pergola. Dette er udgiftsneutralt. BU besluttede at træer ved parterrestier skal udskiftes med buske på baggrund af den erfaring man har med bygningsnære træer i bebyggelsen. Rådgiver kommer med oplæg. Inventar (askebægre/affaldskurve) Rådgiver havde udarbejdet oplæg til placering af askebægre og affaldskurve jf. aftale på evalueringsmøder. Det medførte 100 askebægre (sandfyldte rør) til fordeling på både indgangssiden og parterresiden samt 27 stk. affaldskurve fordelt langs parterrestien modsat facaderne (i nærheden af belysningen). Prisen ligger på knap 400.000,- BU ønskede et revideret forslag med lidt mindre affaldsspande i stedet for de tilbudte på 70 liter og med mindre åbning, så de ikke anvendes til husholdningsaffald o.l. BU ønskede at affaldskurvene skal stå på facadesiden af parterrestien og indeholde indbyggede askebægre. Rådgiver udarbejder oplæg til godkendelse på næste BU-møde. Det medfører lidt flere affaldsspande på parterresiden. Selvstændige askebægre på parterresiden udgår derfor, men fastholdes ved indgange på for arealerne. CWM har efter mødet fremsendt et eksempel på en billigere løsning til inspiration. TBQV drøfter denne type med SH og rådgiver. Holdbarheden/levetiden er en væsent- 4
lig parameter, ligesom tømning skal kunne foregå nemt og smidigt. Trapper mod rækkehuse gelænder/håndliste. BU havde efterspurgt disse og besluttede at indføre i projektet generelt. Det drejer sig om 15 stk. og en samlet merpris på 208.000,- Belysning på parterresiden og ved indgange mod parkeringsplads. BU besluttede, at skotlamper mod parkeringspladser skal udgå, da det nye lys ved facaden er rigeligt. Ligeledes er der stor risiko for at lamperne påkøres. Dette medfører en besparelse på ca. 549.000,- Adgangsrampe ved opgange (asfalt). BU ønsker dette og merprisen er samlet ca. 67.000,- Beplantning ved gavle. Det blev bekræftet at der er slyngplanter med i projektet forskudt i plantebede på begge sider. Afhængigt at lokale lysforhold breder planterne sig på gavlen i løbet at 2-10 år. Samlet set balancerer budgettet stort set ifht. tilkøb, når skotlamper udgår, ligesom et antal ekstra cykelstativer a 110.000,- som var med i udbuddet også kan udgå. (OBS: priser som er nævnt ovenfor er ex. moms og omkostninger.) Badevogne Oplæg til placering jf. byggeudvalgets ønsker på møde 24. Tilbud fra entreprenør på decentralt placerede badekabiner var først kommet EKN i hænde lige inden mødet, så det blev gennemgået overordnet. Prisen for decentrale badevogne i begge etaper ved både rækkehuse og etagehuse er knap 5 mio. inkl. moms jf. materialet fra entreprenøren dertil kommer omkostninger på ca. 25 %, så alt i alt ca. 6.2 mio., som i givet fald vil skulle findes ved besparelser andetsteds i projektet. Den høje pris skyldes de mange nødvendige flytninger af badekabinerne og komplicerede forhold omkring plads på p-pladser og tilkobling afløb. BU kan ikke umiddelbart se, at det er muligt at finde besparelser på over 6 mio. Det blev aftalt at TBQV skulle gennemgå budgettet for at se om der kan findes midler til decentrale badekabiner ved rækkehuse. Jf. entreprenørens oplæg tillagt omkostninger, drejer det sig om en udgift på ca. 1,9 mio. TBQV vender tilbage på næste BU-møde med en melding. Altanglasvægge Der er i blok 1001 leveret 17 stk. glasfoldevægge (heraf 12 monteret) og 1002, 9 stk.(ej monteret, men båret op på altaner) med 4 glasfelter i stedet for 5 som anvendt i prøveblokken. Forskel er beskrevet i bilag fremsendt inden mødet. TBQV foreslog på opfordring fra rådgiverne, at entreprenøren kunne tage kontakt til de enkelte beboere og høre, om de ønsker at beholde den fejlleverede foldevæg eller om de ønsker den udskiftet. Rådgiver havde inden mødet oplyst at udgifter til udskiftningen ikke ville medføre udgifter for byggesagen, da det var en fejlleverance fra leverandørens side. BU afviste denne fremgangsmåde og besluttede, at de fejlleverede glasfoldevægge 5
skal udskiftes, da beboerne ikke har fået leveret den vare, som de har bestilt. Emhætter i rækkehuse Det blev på sidste byggeudvalgsmøde besluttet at fortsætte med den projekterede løsning vedr. indeklima inkl. emhætter. CWM har efterfølgende spurgt om emhætter i rækkehuse kan være tilvalg TBQV redegjorte med input fra rådgiver for det svar som var tilsendt BU inden mødet. De økonomiske og tidsmæssige udfordringer ændres desværre ikke ved at emhætter i rækkehuse bliver tilvalg. Merprisen er den samme, idet der bl.a. skal omprojekteres i stort omfang og tidsplanen forskydes med både gener for beboerne og entreprenørsalær til følge. Tilvalg skal også godkendes af kommunen, og det kan vare fere måneder. Der blev kvitteret for ideen, men BU fastholdt beslutningen fra forrige møde om at fortsætte med den projekterede løsning. 3.2 Driften 3.3 Boligsociale herunder kommunikation 3.4 Beboerkoordinator Mulighed for aflastning for børnefamilier. MKW efterspurgte et lokale til dagplejemødre som er belastet af byggesagen. Det blev aftalt at der skulle findes et parterrelokale og efter mødet blev det afklaret, at dette var muligt og klargøring mv. blev igangsat. 3.5 Beslutningslisten Ad 4.0 4.0 Økonomi Orientering ved EKN. Ej gennemgået denne gang Ad 5.0 5.0 Tidsplan Gennemgang ved EKN Gennemgået under 3.1. Ad 6.0 6.0 Kommende aktiviteter Afholdte og kommende aktiviteter 2016/2017: 3B Byg har indkaldt rækkehusene 101 til 109 til Informationsmøde d. 3. januar 2017 Status Afholdte arrangementer Dato og kl Sted Afholdt Ekstra ordinært afdelingsmøde Tirsdag 09.februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 16 Tirsdag 16.februar - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Evalueringsmøde Prøveblok 116 Torsdag 18.februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Midtvejsmøde Prøveblok 1005 Torsdag 25. februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 1 Onsdag 09. marts kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 17 Tirsdag 22. marts - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 18 Tirsdag 19. april - kl 17 Byggeskur ok 6
Afholdt Evalueringsmøde for 1005 Tirsdag 03. ma j - kl 17 Hjortehuset ok Badeværelser og ventilation Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 19 Tirsdag 24. maj - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 2 Onsdag 08 juni kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Markedsdag Lørdag 11. juni kl 12 ok Afholdt BU / Evalueringsmøde for 1005 Mandag 27.juni - kl 17 Byggeskur ok Klimaskærm - Altaner mm Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 20 Tirsdag 28.juni - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 21 Tirsdag d. 23. august kl.17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 22 Tirsdag d. 13. september kl.17 Byggeskur ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 3 Tirsdag d.20.september kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Ekstraordinært afdelingsmøde Mandag d 10. oktober Herlev medborgerhus ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 23 Tirsdag d 18. oktober, kl. 17-19 Byggeskur ok Afholdt Middag for prøveblokkens beboere Tirsdag d. 25. oktober kl. 17.30-21 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 24 Tirsdag d. 15. november, kl.17-19 Byggeskur ok Afholdt Startskudsfest for beboerne Søndag d. 13. november, kl. 12? Afholdt Etape 1- Info-/Opstartsmøde Tirsdag d 29. november, kl. 17-19 Hjortehuset Blok 1001 og 1002. Indkaldt Byggeudvalgsmøde nr. 25 Tirsdag d. 13. december, kl.17-19 Byggeskur Følgende er ikke afholdt: Indkaldt Etape 1 Info-/Opstartsmøde Tirsdag d. 3. januar kl. 17-19 Hjortehuset Rækkehuse 101-109 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 26 Tirsdag d. 31.januar kl. 17-19 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 27 Tirsdag d. 28. februar kl. 17-19 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 28 Tirsdag d. 28. marts kl. 17-19 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 29 Tirsdag d. 25. april kl. 17-19 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 30 Tirsdag d. 23. maj kl. 17-19 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 31 Tirsdag d. 20. juni kl. 17-19 Byggeskur Indkald og Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. februar kl. 17-19 Hjortehuset booket Etagehuse 1003-1004 Indkaldt og booket Etape 1 info/opstartsmøde Rækkehuset110-115 Tirsdag d. 7. marts kl. 17-19 Hjortehuset Ad 7.0 7.0 Eventuelt Bilag: 7