Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling, Kultur og Borgerservice Dato 21. maj 2015 ISAF Worlds 2018 Aarhus Kommune har i samarbejde med Sport Event Denmark (SEDK), Dansk Sejlunion (DS)og Sailing Aarhus(SA) fået tildelt værtskabet for ISAF Worlds 2018 - Verdensmesterskaberne i samtlige OL-sejlsportsdiscipliner. 1. Resume I samarbejde med SEDK, DS og SA, skal Aarhus Kommune være værter for ISAF Worlds 2018, som er VM i samtlige OL- sejlsportsdiscipliner. Desuden skal der i 2017 gennemføres en event, der skal teste det sportslige set-up forud for ISAF Worlds 2018. Testeventen har et særskilt budget. Organisering, gennemførelse og eventens økonomiske forhold er kontraktligt fastlagt mellem det internationale sejlsportsforbund (ISAF) og de danske samarbejdspartnere. Aarhus Kommune er juridisk underskriver på kontrakten og projektet forankres overordnet i Aarhus Events. ISAF Worlds 2018 tilbyder en stor international markedsføringsplatform for Aarhus Kommune og vil medføre en betydelig international mediemæssig opmærksomhed som følge af TV-transmissioner, reportager og utallige internationale maritime internetsites. Jfr. kontraktens krav og parternes ønsker om succesfuld realisering og profilering af Aarhus, Regionen og Danmark, er der udarbejdet et udgiftsbudget på 45 mio. kr. Sport Event Denmark har under forudsætning af lokal medfinansiering tilkendegivet at yde tilskud på 8 mio. kr. ISAF Worlds 2018 side 1 af 8
og Region Midtjyllands Vækstpulje er ansøgt om tilskud på 7,5 mio. kr. Der forventes egenindtægter på 5,1 mio. kr. Den kommunale finansiering af ISAF Worlds forudsættes at være på min. 10 mio. kr., som foreslås finansieret via Aarhus Events puljer via opsparing i de kommende år. Restfinansieringen på ca. 14 mio. kr. vil skulle findes via fonde, sponsorater og samarbejdsaftaler. 2. Beslutningspunkter At 1) Aarhus Events til ISAF Worlds 2018 afsætter 10 mio. kr. via opsparing i sine eventpuljer de kommende år At 2) Byrådet den 1. juni 2017 får en status på planlægningen og den fundraising, som ligger udover den kommunale andel. 3. Baggrund Aarhus Kommune har i samarbejde med SEDK, DS, og SA fået tildelt værtskabet for afvikling af ISAF Worlds 2018. ISAF Worlds 2018 bliver én af de absolut største idrætsevents, der nogensinde er afviklet i Danmark. Aarhus Events, DS, SEDK og de århusianske sejlklubber i Sailing Aarhus har tidligere forsøgt på at hverve ISAF Worlds. Værtskabet for ISAF Worlds understøtter kommunens eventstrategi for hvervning og afvikling af store internationale events. PR- og erhvervsmæssigt vil eventen styrke Aarhus Kommunes image både nationalt og internationalt, som en af verdens førende sejlsports byer. Eventens størrelse understreges af, at der i 2017 også skal afvikles en test af det arrangementsmæssige set-up. SEDK er en stærk partner i samarbejdet omkring ISAF Worlds 2018. Under forudsætning af lokal medfinansiering på samme mindst samme niveau, forventes SEDK at bevillige 8 mio. kr. til eventens planlægning, afvikling og markedsføring. SEDK deltager sammen med Aarhus Events, DS og SA i den løbende organisering og planlægning af ISAF Worlds. ISAF Worlds 2018 side 2 af 8
4. Den forventede effekt ISAF Worlds 2018 er i overensstemmelse med den nye eventstrategi byrådet vedtog i 2014, samt kommunens erhvervspolitik og sport- og fritidspolitik. Mål med ISAF 2018: De fire partnere er enige om, at ISAF Worlds 2018 skal sætte sig varige spor indenfor sejlads, sejlmiljøet, publikumsoplevelser og eventafvikling. De kompetencer og faciliteter der opbygges frem mod og under eventen, skal styrke og ruste alle involverede til fremtiden og skabe varige effekter. (jf. bilag 1). Fælles for parterne bag ISAF Worlds 2018 er målet om at skabe en stor maritim folkefest under afviklingen af eventen, som forventes at tiltrække op imod 500.000 besøgende til eventområdet i konkurrenceperioden. Størstedelen af eventområdet vil være med gratis adgang, da er indenfor sejlsport ikke er tradition for at opkræve entre. Sportsligt Aarhus Kommune satser på udvikling af unge elitesportstalenter, og sejlsport er én ud af fire satsningsområder på verdensklasseniveau. De stolte aarhusianske medaljetraditioner i international sejlsport vil medvirke til at understøtte arbejdet med talentudvikling, og Worlds 2018 vil give de aarhusianske sejlere klare hjemmebanefordele. Afvikling af VM i Sejlsport bliver et absolut højdepunkt i en lang satsning på at positionere Aarhus som ét af verdens førende sejlsportssteder. En evt. kommende etablering af et nyt sejlsportscenter ved Aarhus Lystbådehavn, vil sammen med VM i 2018 bringe Aarhus i den absolutte elite i selskab med værtsbyer for olympisk sejlsport, Americas Cup, Volvo Ocean Race m.v. I 2006 etablerede byens sejlklubber en fælles organisatorisk overbygning på klubberne med dannelsen af Sailing Aarhus, bestående af sejlklubber: Kaløvig, Aarhus, Marselisborg, Bugten, Egå samt Århus Windsurfing klub. ISAF Worlds 2018 side 3 af 8
Samarbejdet med SA omkring planlægning og afvikling af Worlds 2018 øger opmærksomheden væsentligt på sejlsport i forhold til styrkelse af bredden, samt øger tilgang til sporten og det etablerede elitearbejde. Målsætningen er at skabe en tilskuerattraktiv maritim event, hvor ikke alene de konkrete sejlsportsdiscipliner bliver promoveret; men hvor der også som besøgende bliver rig mulighed for at gøre sig erfaringer med andre maritime udfoldelser. Den sejlsportsmæssige afvikling af ISAF Worlds 2018 vil ske med udgangspunkt i Aarhus Lystbådehavn og Aarhus Ø, plus yderligere faciliteter på Aarhus Havn. Der er allerede indledt en dialog med Aarhus Havn, som er positiv overfor at medvirke til en succesfuld event, forudsat det ikke kolliderer med havnens erhvervsmæssige aktiviteter. Vækst, innovation og udviklingspotentiale ISAF Worlds 2018 tilbyder en international markedsføringsplatform for Aarhus Kommune, og eventen kan medvirke til at fremme et stort vækst og udviklingspotentiale, der både historisk og geografisk er for det maritime og relaterede erhverv ud i hele regionen. Aarhus Havn er Danmarks største og blandt Nordeuropas største containerhavne med et stort internationalt rutenet i udvikling. Den internationale eksponering og opmærksomhed, som vil omgive ISAF Worlds 2018, vil kunne bidrage positivt til at forstærke denne udvikling. Hertil kommer markedsføringen af den nye bydel Aarhus Ø i byudviklingsplanlægningen, og til styrkelse af de forretningsområder, der måtte være etableret i bydelen i 2018. Sejlsporten er en relativ åben idrætsgren med få begrænsninger for at eksperimentere med nyskabelser i forbindelse med internationale events. Det giver vide muligheder for at videreudvikle det samarbejde, som sejlsporten har med forsknings- og uddannelsesmiljøet i Aarhus, samt inddrage det lokale og regionale erhvervsliv. Aarhus og Regionen har også en førende position indenfor food. Arrangørerne bag ISAF Worlds vil søge at etablere ISAF Worlds 2018 side 4 af 8
et samarbejde med fødevarevirksomheder og branchens forsknings- og udviklingsmiljø, bl.a. ved etablering af et samarbejde med Food Festival. Andre vigtige erhvervsområder som f.eks. vindenergi, fashion samt arkitektur og design er områder, som organisationen bag ISAF Worlds vil søge at indgå samarbejde og partnerskaber med for at udnytte eventens erhvervsmæssige potentiale. Økonomisk effekt VM-eventens mange deltagere, ledere, officials og afledte gæster vil tilføre byen og regionen mange ekstra overnatninger i en periode udenfor overnatningsstedernes normale højsæson. Der kan forventes deltagelse af: 1100 sejlbåde og ca. 1525 deltagere Ca. 350 400 akkreditterede pressefolk I 2014 nåede TV-transmissionerne over 180 mio. husstande i 46 lande. Ca. 1500 officials, ledere og trænere + forventeligt 800 frivillige Øvrige besøgende gæster Ca. 80.000 overnatninger i afviklingsperioden Dertil kommer et ikke ubetydeligt antal overnatninger og restaurantbesøg i forbindelse med testeventen året før i Kulturhovedstadsåret 2017. En række af de kommende VM deltagere kommer til Aarhus for at teste Aarhus Bugten, og byen får mulighed for at teste elementer i planlægningen. Ved VM i Santander 2014 besøgte ca. 700.000 eventområdet, hvilket medførte en generel vækst i turismen på ca. 30% set i forhold til året før. Aarhus Internationale Sejlsportscenter I 2017 forventes Aarhus Internationale Sejlsportscenter at stå parat til at huse det danske elitemiljø for sejlsport og ikke mindst mange års kommende internationale sejlsportsbegivenheder på Aarhus Kommunes nye havnefront. Aarhus Internationale Sejlsportscenter vil blive en helt central facilitet i forbindelse med ISAF Worlds 2018 5. De planlagte ydelser ISAF Worlds 2018 side 5 af 8
Eventens organisering, gennemførelse og økonomiske forhold er kontraktligt fastlagt mellem ISAF og de danske samarbejdspartnere: Aarhus Kommune, SEDK, DS og SA. Juridisk underskriver på kontrakten er Aarhus Kommune. DS godkender, som national medlemsorganisation denne tildeling af eventen til Aarhus Kommune. SA og SEDK er essentielle samarbejdspartnere og afgørende for eventens planlægning og gennemførelse. Der er mellem de 4 danske partnere underskrevet en hensigtserklæring, der bekræfter et aktivt partnerskab og medansvar overfor planlægning og gennemførelse af ISAF Worlds 2018 (bilag 1). 6. Organisering af indsatsen Bag hvervningen af ISAF Worlds stod Aarhus Events / Aarhus Kommune, SA, DS og SEDK, der i fællesskab også gennemfører eventen via ovennævnte hensigtserklæring. Aarhus Kommune er juridisk ansvarlig overfor det Internationale Sejlsportsforbund ISAF. Der er nedsat et præsidium og en styregruppe, hver med deltagelse af repræsenter fra alle fire samarbejdspartnere. Aarhus Kommune har formandskabet i styregruppen. Herudover kræver planlægning og afvikling af eventen et aktivt medspil af såvel Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø som Aarhus Havn. Begge parter har i forbindelse med eventens hvervning givet positive tilkendegivelser og tilkendegivet, at de vil bidrage bedst muligt hertil. 7. Konsekvenser for ressourcer VM i Sejlsport 2018 giver en række afledte udfordringer og opgaver, som skal håndteres i forhold til bl.a. faciliteter på land, etablering af maritime faciliteter, afvikling af sejladser, organisation, officials, frivillige samt øvrig planlægning af byens medspil. I forhold til kontraktens krav, og parternes overordnede ønsker til en succesfuld realisering af eventen, er der udarbejdet et udgiftsbudget på 45 mio. kr. ISAF Worlds 2018 side 6 af 8
Sport Event Denmark har under forudsætning af lokal medfinansiering på minimum samme niveau tilkendegivet, at ville yde et tilskud på 8 mio. kr. Herudover er Sport Event Denmark også positiv overfor at bidrage separat til testeventen i 2017. Region Midtjyllands Vækstforum er, i forhold til deres nyetablerede vækstpulje, ansøgt om et økonomisk tilskud på 7,5 mio. kr. Ansøgningen er endnu ikke blevet behandlet i Regionen. Den kommunale finansiering af ISAF 2018 forudsættes at være på minimum 10 mio. kr., som finansieres via Aarhus Events puljer via opsparing i de kommende år. Dette vil lægge et væsentligt beslag på eventpuljerne og eventbufferen. Der forventes egen-indtægter på 5,1 mio. kr. Restfinansieringen på 14 mio. kr. vil skulle findes via fonde, sponsorater og samarbejdsaftaler. Byrådet vil inden den 1. juni 2017 få en status på planlægningen samt den fundraising, der ligger udover den kommunale andel. Jacob Bundsgaard Rabih Azad-Ahmad / / Niels Højberg Kirsten Jørgensen Bilag 1: Hensigtserklæring mellem de fire parter underskrevet den 29. april 2014. Tidligere beslutninger 1: Hvervning af ISAF Worlds 2018 vedtaget i Magistraten den 23. september 2013 2: Eventstrategi 2014-2020, vedtaget i Byrådet den 9. oktober 2014. 3. Budgetforlig 2015: Kultur og Borgerservice og Borgmesterens Afdeling anmodes om at fremsende indstilling til Byrådet vedr. arrangementets samlede økonomi, herunder en beskrivelse af de forventede bidrag fra Idrætsfonden Danmark og anden ekstern finansiering. Forligspartierne ønsker indstillingen ISAF Worlds 2018 side 7 af 8
fremsendt til Byrådet senest 1. juni 2015, så restfinansieringen kan afklares i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2016. Aarhus Events E-post: AarhusEvents@aarhus.dk Lix: 43 Sagsbehandler: Mariann Vinding Tlf.: 89 40 48 24 E-post: mv@aarhus.dk ISAF Worlds 2018 side 8 af 8