Elektronisk fakturering til det offentlige

IT Gruppen AS T +45 7015 3003 www.itgruppenas.dk Tækkemandsvej 1 4300 Holbæk F +45 7015 4004 Højvangen 4 8660 Skanderborg F +45 7010 4004 Lautrupvang 12 2750 Ballerup F +45 7023 3004 CVR 2571 0940 Danske Bank Konto 3100 3100153777 Elektronisk fakturering til det offentlige Brugervejledning

Elektronisk Fakturering Brugervejledning version 2.0 Alle rettigheder til programmet ejes af IT Gruppen, Tækkemandsvej 1, 4300 Holbæk, telefon 7015 3003. Der henvises i øvrigt til IT Gruppens generelle salgs- og leveringsbetingelser af 1. juli 2006. IT Gruppen forbeholder sig ret til ændringer i specifikationer uden varsel. Copyright IT Gruppen AS. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra IT Gruppen forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført oktober 2008. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 1

Indholdsfortegnelse 1. Elektroniske Fakturaer til det offentlige, generelt... 3 1.1 Forskellige skrifttyper... 3 2. Systemopsætning... 4 2.1 Opsætning i SVANEN, Systemopsætning... 4 2.2 Opsætning i SVANEN, Kunder...5 2.3 Opsætning af kunder i SVANEN...6 3. Udsendelse af fakturaer... 7 3.1 Bonlinje niveau... 7 3.2 Samlefaktura... 7 4. E-Faktura kontrolcenter Hovedmenuen... 8 4.1 Knappen - Hent E-faktura data... 9 4.2 Knappen - Vis E-faktura data... 9 4.3 Knappen - Dan E-faktura... 9 4.4 Knappen - Send E-faktura... 10 4.5 Knappen - Kundeliste... 10 5. Knappen - Fjern besked... 11 6. Vis E-faktura data... 12 6.1 Kolonnen Status... 12 6.2 Kolonnen Type... 12 6.3 Kolonnen Sidst sendt... 12 6.4 Kolonnen Fakturanr... 13 6.5 Kolonnen Dato... 13 6.6 Faktura Visning - Visning af fakturaer på grundlag af aktuel status... 13 6.7 Vis faktura linjer... 15 6.8 Skift status... 16 6. 9 Udskriv... 16 6.10 Diverse bilag (manuelt bilag)... 17 6.11 Fanebladet Køber... 17 6.12 Fanebladet Sælger... 17 6.13 Fanebladet Betaling... 18 7. Vejledning i at gensende samlefaktura med nyt Ean-nr.... 20 8. Oftest stillede spørgsmål:... 22 8.1 Hvorfor sendes min samlefaktura ikke?... 22 8.2 Hvordan sender jeg manuelt en samlefaktura?... 22 8.3 Hvordan ser jeg hvad der er sendt i en samlefaktura?... 22 8.4 Hvordan gensender jeg en samlefaktura?... 22 8.5 Kan jeg udskrive en liste over hvad der er sendt?... 22 8.6 Ikke alle har modtaget deres E-faktura hvad skal jeg gøre?... 23 8.7 Hvordan sender jeg en diverse faktura (manuel faktura)... 23 8.8 Hvordan opretter jeg en ny debitor til E-faktura?... 23 8.9 Hvordan ser jeg hvem der har indbetalt?... 23 8.10 Hvordan finder jeg et manglende bonnummer?... 23 8.11 Hvordan markerer jeg en faktura der ikke skal sendes?... 24 Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 2

1. Elektroniske Fakturaer til det offentlige, generelt Efter opdatering til SVANEN 1.1.6.4, kan SVANEN opsættes til at sende Elektroniske Fakturaer. Funktionaliteten der ligger bag ved Elektronisk Faktura, er kommet efter et lovkrav fra det offentlige. Loven siger blandt andet, at alle fakturaer fremover skal sendes elektronisk til alle offentlige institutioner. For at sikre at fakturaen fremsendes korrekt, er hver offentlig adresse identificeret med et EANnummer. Dette EAN nummer er lig med den enkelte institutions ID. IT Gruppens support sikrer installation af programmet Elektronisk Faktura samt oprettelse af et ikon til Elektronisk Faktura kontrolcenter på din pc s skrivebord. Samtidig tilpasser IT Gruppens support, i samråd med dig butikken, at stamdata i SVANEN under menuerne System/Systemopsætning/Firma og i System/Systemopsætning, herunder fanebadet Kunder er korrekt sat op. Efter installationen skal butikken tilrette oplysninger på de kunder, der fremover skal modtage Elektronisk Faktura. Dette gøres i menuen Vedligeholdelse/Kunder. Se vejledning dertil under punkt 2.2. Ønsker du at tilrette kundeoplysninger, før IT Gruppens support installerer Elektronisk Faktura, kræver det blot, at du angiver EAN lokationsnummer i menuen System/Systemopsætning, herunder fanebladet Firma inden kunde-tilpasningerne. Når alle ovenstående kriterier er opsat, vil systemet fremover sørge for automatisk at fremsende Elektronisk Fakturaer til de kunder, der nu er sat op til dette. Elektronisk Faktura programmet opsamler data og boner hver nat og efterfølgende dannes der fakturaer i forbindelse med SVANENs natkørsel. I denne brugervejledning vil Elektronisk Faktura blive nævnt. Det forkortes efterfølgende som E-Faktura. 1.1 Forskellige skrifttyper For at gøre instruktionerne enkle har vi anvendt forskellige skrifttyper i denne brugervejledning. Fed skrift Denne skrifttype anvendes altid, når der er tale om, at man kan trykke på en knap eller klikke på en tast eller når der henvises til et felt eller et sted i programmet. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 3

2. Systemopsætning 2.1 Opsætning i SVANEN, Systemopsætning For at få E-Faktura til at fungere, skal man opsætte nedenstående fire kriterier i SVANENs Systemopsætning. Dette gøres på følgende måde i billedet, som vist nedenfor. System/Systemopsætning, faneblad Firma. 1. Vælg i hovedværktøjslinjen menuen System 2. Vælg Systemopsætning, herunder fanebladet Firma 3. Angiv butikkens CVR-nummer 4. Angiv EDI Lokationsnummer. Det er det nummer, som butikken får tildelt fra det offentlige 5. Angiv butikkens bank og reg.nummer 6. Angiv butikkens kontonummer 7. Gem ved at klikke på OK. Der tastes direkte i felterne. Felterne opsættes af IT Gruppens support i samråd med butikken Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 4

2.2 Opsætning i SVANEN, Kunder Nu skal du angive regelsættet for den betalingsdato, der skal stå på den elektroniske faktura. Dette sættes op i SVANENs Systemopsætning. Løbende måned (E-Faktura) + Antal dage (E-Faktura) 1. Vælg i hovedværktøjslinjen menuen System 2. Vælg Systemopsætning, herunder fanebladet Kunder 3. Vælg om du ønsker løbende måned, ved at vælge ja eller nej 4. Vælg efterfølgende antal dage der skal lægges til Løbende måned hvis du har sagt Ja til ovennævnte. Vær opmærksom på at månedsfakturaen sendes d. 2. i måneden og det er denne dato der tages udgangspunkt i. Fx hvis du ønsker betalingsdato d. 10. i måneden skal du skrive 8 i dette felt. 5. Hvis du har valgt Nej, bliver forfaldsdato lig fakturadato + det antal dage du skriver i dette felt. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 5

2.3 Opsætning af kunder i SVANEN I SVANEN skal du sikre at samtlige kunder, der skal have tilsendt elektronisk faktura, bliver sat korrekt op. Følgende retningslinjer skal derfor overholdes: 1. Vælg i hovedværktøjslinjen menuen Vedligeholdelse, herunder fanebladet Kunder 2. Tjek at kundens navn og kundenummer er udfyldt korrekt 3. Tjek ligeledes at adressefelterne er korrekt udfyldt. Adresse1 skal være gadenavn og nummer. Adresse2 skal være postnummer og by 4. Feltet Personreference (købers reference) skal udfyldes 5. Feltet EAN Lokationsnummer skal udfyldes. EAN Lokationsnummer er et identifikationsnummer, som kunden er tildelt af det offentlige 6. Feltet Dimensionskonto, der er et internt kontonummer i kommunen, kan udfyldes, såfremt kunden oplyser dette, men er ikke påkrævet. Samtlige oplysninger leveres af kunden 7. Feltet Bonlinje niveau er bestemmende for, hvordan og hvor ofte der fremsendes faktura til den enkelte kunde. Med markering i feltet Bonlinje niveau sendes dagligt faktura indeholdende samtlige bonlinjer. Uden markering i feltet Bonlinje niveau, opsamles boner til en samlefaktura som sendes automatisk den 2. i måneden. Denne faktura indeholder linjer med dato, kasse, bonnummer. Her er den enkelte bon altså ikke udspecificeret (der sendes total beløb). Det er i selve natkørslen, det bestemmes om fakturaen er på bonlinje niveau eller på samlefaktura. Feltet Gebyr er taget i brug i SVANEN version 1.1.6.5. efterfølgende. 1. Klik på knappen Gebyr for at aktivere og deaktivere gebyr funktionen. Gebyret defineres under menuen Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 6

Kunder Debet salg til det offentlige ikke må kombineres med andre betalingsformer. Dette betyder at der IKKE må registreres hel eller delvis betaling på samme bon. Vær desuden opmærksom på at betalinger aldrig fremgår af en månedsfaktura. Denne indeholder kun notaer. 3. Udsendelse af fakturaer Du kan vælge at fremsende Elektroniske fakturaer på to måder. Det afhænger af, hvor mange oplysninger og hvor detaljeret du ønsker, at der skal vises på fakturaen. 3.1 Bonlinje niveau Alle boner sendes dagligt som én faktura pr. handel, indeholdende alle bonlinjer. Dette sendes i forbindelse med SVANENs natkørsel. Såfremt kunderne skal kende deres saldo på kontoen, skal kontoudtog udskrives fra SVANEN og sendes som hidtil. 3.2 Samlefaktura Hver måned d. 2. fremsendes sidste måneds fakturaer som en samlefaktura. Her er de enkelte bonlinjer ikke udspecificeret. Der sendes en total i forbindelse med SVANENs natkørsel. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 7

Ved første natkørsel efter, at IT Gruppens support har installeret E-Faktura, vil samtlige bonlinje fakturaer automatisk blive sendt, fra installationsdato og frem til dags dato, på de kunder, der er sat op til bonlinjeniveau. Hvis ikke alle kunder er sat op inden første natkørsel, skal butikken kontakte IT Gruppens support. 4. E-Faktura kontrolcenter Hovedmenuen Kontrolcenteret kan åbnes ved at dobbeltklikke på ikonet på Pc ens skrivebord. Startdato aftales med IT Gruppens support ved opsætning. Forudsætningen er dog, at kunden er sat op til Elektronisk faktura inden fakturaen dannes. Hvis ikke alle kunder er sat korrekt op til E-faktura inden 1. natkørsel, skal du: 1. Sørge for at alle kunder er tilrettet i SVANEN (se pkt.2.3) 2. Ret dato i feltet Data sidst hentet i e-faktura, tilbage til E-fakturas installationsdato 3. Tryk på Hent E-faktura data. Herefter vil de manglende fakturaer blive sendt ved næste natkørsel. Dog ikke hvis fakturaerne ikke er fra indeværende måned. Hvis de er ældre ring til IT Gruppens support. Hvis der mangler notaer under vis E-faktura data, kan man hente dem manuelt ved at klikke på knappen Hent E-faktura data. at fra-dato skal være dagen før ønsket opsamlingsdato. Funktionerne bag knapperne i dette skærmbillede, forklares under de følgende punkter. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 8

4.1 Knappen - Hent E-faktura data Når dato fra og til er valgt, hentes data fra kasseloggen ved at klikke på knappen Hent E-faktura data. Knappen benyttes kun hvis data ikke allerede er indlæst (se pkt. 4.2) Hent E-faktura data samler alt debet salg fra NORDSTORE/NewPOS kasse log på de kunder der er tilmeldt elektronisk fakturering, og gemmer dataene i en database. Data/boner der allerede er opsamlet tilføjes ikke igen. 4.2 Knappen - Vis E-faktura data Knappen Vis E-faktura data benyttes til at se alle eller udvalgte fakturaer som ligger i databasen, og en funktion til manuel behandling af de indsamlede data. Det er her du kan tjekke om dine E-fakturaer er sendt. 4.3 Knappen - Dan E-faktura Knappen Dan E-faktura benyttes når de fremsøgte data skal omdannes til elektronisk format på bonlinje niveau. Hvis de fremsøgte data skal være på en samlefaktura, skal der sættes en markering i feltet Dan samlefaktura, og felterne Måned og År skal rettes til. Dette skal gøres inden der klikkes på knappen Dan E-Faktura. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 9

4.4 Knappen - Send E-faktura Knappen Send E-faktura sender fakturaer, der er dannet under Dan E-faktura, rent fysisk til NordData IBM. 4.5 Knappen - Kundeliste Ved at klikke på knappen Kundeliste, fås en liste over de kunder der er markeret med Elektronisk fakturering i SVANEN. Listen kan udskrives ved at klikke på knappen med printeren. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 10

5. Knappen - Fjern besked Såfremt der sker fejl i natkørslen vil der i SVANEN s hovedmenubillede blive vist en besked: Fejl i E-faktura indlæsning Knappen Fjern besked benyttes efter fejl i forbindelse med natkørslen. Denne besked fjernes ved at klikke på knappen: Fjern besked, i E-Fakturas kontrolcenter (hoved vinduet). Kontakt her efter IT Gruppens support. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 11

6. Vis E-faktura data Vis E-faktura data åbnes fra hovedmenuen ved at klikke på knappen Vis E-faktura data. Vis E-faktura data, er en funktion til information og eventuel manuel behandling af de indsamlede data, samt til oprettelse af manuelle bilag. Man kan her se status på den enkelte fakturalinje samt skifte status, hvis man ønsker at gensende en given faktura. oplysninger på fanebladene Køber, Sælger og Betaling oplysninger hentes automatisk fra SVANENs stamdata. 6.1 Kolonnen Status Status NY = dataene er indsamlet Status KLAR = fil i Dan Net format dannet ( = data er klar til afsendelse) Status SENDT = fil sendt til NordData IBM ( = fakturaen er afsendt alt er OK) Status SAMLET = nota indgår i en Samlefaktura. 6.2 Kolonnen Type Type PCM = Kreditnota. beløbet står ikke med minus foran Type PIE = Faktura (nota). 6.3 Kolonnen Sidst sendt Sidst sendt = Angiver hvornår fakturaen sidst er sendt. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 12

6.4 Kolonnen Fakturanr. Ved Bonlinjeniveau: Fakturanummer = Består af År, måned og dag (080617) plus bonnummer. Ved Samlefaktura: Fakturanummer = Kundenummer efterfulgt af løbenummer At for samlefaktura er fakturanummeret sammensat af kundenummer plus løbenummer. 6.5 Kolonnen Dato Dato = Dato for hvornår handel er gennemført. Der er flere kolonner end de ovennævnte. Tryk på pilen mod højre i det nederste rullepanel for at se alle. 6.6 Faktura Visning - Visning af fakturaer på grundlag af aktuel status Ønskes fakturaer vist efter status, kan man under Faktura Visning i højre side af skærmbilledet, markere hvilke statustyper der ønskes vist samt afgrænse på fakturadato, fakturabeløb og kundenummer. Vælg Fra / Til Dato og klik på knappen. Vis er som standard er valgt fra i går til dags dato. Såfremt et andet datointerval ønskes, ændres fra og til dato. Feltet Markér linje har kun betydning for om en hel linje markeres så man kan danne sig overblik over linjen og hvor man står. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 13

Vil du søge efter beløb eller tekst er der en Fritekst søgning. Denne starter du ved at du 1. stå et tilfældigt sted i billedet til venstre 2. tast Ctrl+f, skriv tekst/tal 3. klik på OK Resultatet findes i den linje markøren står i. Markøren stiller sig ikke i feltet, men forbliver i den kolonne du stod i da du tastede søgningen. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 14

6.7 Vis faktura linjer Når en faktura er markeret og der klikkes på bonlinjer. nederst i billedet, ses de enkelte Den samlede Faktura vil have status KLAR eller (som oftest) SENDT. Hvis denne linje markeres og man klikker på knappen, vil de fakturaer der danner basis for samlefakturaen vises. Her ses de enkelte boner som danner grundlag for samlefakturaen. Under kolonnen Navn efter felterne MP og Total, er efterfølgende information som dato, måned og år (080617), kassenummer og bonnummer. - MP betyder momspligtig - MF betyder momsfri. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 15

6.8 Skift status Knappen Skift status benyttes til manuelt at skifte status på en bon eller samlefaktura, og bør kun benyttes i samråd med IT Gruppens support. 6. 9 Udskriv Ønsker du en udskrift af E-fakturaer så klikker du på knappen som du finder i bunden af skærmbilledet Vis E-faktura data. Herefter vises en udskriftsmenu, hvori afgrænsninger kan opsættes. Efter valg af afgrænsninger klikker du på udskriv, og en liste vises på skærmen til udskrift: Eksempel på udskrift: Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 16

6.10 Diverse bilag (manuelt bilag) Ønsker du at danne et manuelt bilag, klikker du på knappen nederst i billedet. Her udfylder du bilagsoplysninger og klikker på OK. Dermed dannes bilaget i Fakturaprogrammet. Disse bilag sendes automatisk ved næste natkørsel, når feltet Medtag i samlefaktura ikke er markeret. Ved kreditnota sættes minus foran beløb. Undlad at sætte markering i Medtag i samlefaktura. 6.11 Fanebladet Køber Fra E-faktura kontrolcenterets hovedbillede kan du klikke på knappen faktureringsadresse på kunden. Her ses 6.12 Fanebladet Sælger Fanebladet Sælger finder du under, E-faktura kontrolcenterets hovedbillede ved at klikke på knappen. Her ses information om sælger din butik. Der er både plads til en vareafsendelsesadresse og en betalingsadresse. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 17

6.13 Fanebladet Betaling Fanebladet Betaling finder du under, E-faktura kontrolcenterets hovedbillede ved at klikke på knappen. Her vises betalings information. Kortartstype Her kan vælges mellem indbetalingskort af typen 04, 71, 73 og 75. Dette er kun relevant såfremt der i Feltet Betalingstype er valgt: Indbetalingskort. Forfaldsdato Forfaldsdato indtastes med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD altså årstal med 4 cifre, bindestreg, måned, bindestreg og dag. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 18

Betalingstype Vælg mellem f.eks. Kontooverførsel, Indbetalingskort, National clearing eller direct debit. OCR Ref. Nr. Kan være f.eks. modtager konto eller bon Nr. OBS: der skal anvendes checkciffer i dette felt. PBS Kreditor nr. Kan eventuelt udfyldes hvis betalingstype Kontooverførsel er valgt. Udsteders kontonummer. Bankkontonummer. Kontotype F.eks. Bank, Giro eller FIK. Ved Indbetalingskort vælges FIK. Bank reg. Nr. Feltet autoopdateres ud fra SVANENs virksomhedsoplysninger. BIC kode Feltet benyttes til evt. SWIFT kode (ofte blank). Banknavn Kan udfyldes eller udelades. Modtager advis Tekst til modtagers kontoudtog. Afsender advis Tekst til afsenders kontoudtog. Oplysninger der indtastes i E-faktura, gemmes efterhånden som der skiftes linje herved bliver flueben, i værktøjslinjen nederst til højre, Gråt. Hvis fluebenet er sort Klik på dette, og dermed sikres at alle oplysninger er gemt. Det anbefales ikke at ændre på oplysninger i Betaling. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 19

7. Vejledning i at gensende samlefaktura med nyt Ean-nr. Når du har fået det nye EAN-nummer. af din kunde gør du følgende: 1. Ret EAN-lokationsnummer i SVANEN (se pkt. 2.3) 2. Åbn E-faktura Kontrolcenter 3. Klik på Vis E-faktura data 4. Vælg datoer fra og til (se billedet herunder), f.eks. hvis du skal gensende for januar 2007 vælges fra 01-01-2007 til 31-01-2007 5. Vælg herefter kundenr. for den kunde det drejer sig om i rubrikken lige under - se billedet herunder 6. Klik på knappen VIS nederst. Listen til venstre vil herefter vise bonerne for den pågældende kunde i den valgte måned 7. Skift status til NY på alle bonerne i den pågældende måned. Det gøres ved at markere dem (klik på den første, hold Ctrl. nede og klik på de øvrige), det er kun notaer med status SAMLET der skal markeres 8. Klik på Skift status nederst - se også billedet ovenover 9. Nu skal der stå NY i kolonnen Status til venstre i billedet 10. Luk vinduet på krydset i øverste højre hjørne og du er tilbage til forsiden af E-faktura Kontrolcenter 11. Klik i tjekboksen Dan Samlefaktura (sætter flueben ) og vælg den aktuelle måned og år i rubrikkerne til højre i billedet (se herunder) 12. klik på knappen Dan E-faktura og når der kommer en melding i billedet om at det er udført 13. klik på Send E-faktura, hvorefter du i billedet vil kunne se at den sender E-fakturaen Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 20

14. Luk vinduet. E-faktura er nu gensendt. Ved problemer er du velkommen til at kontakte IT Gruppens support på tlf. 4820 1650. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 21

8. Oftest stillede spørgsmål: 8.1 Hvorfor sendes min samlefaktura ikke? Ved afsendelse af samlefaktura den 1. i måneden, skal alle kasser være afmeldt Dvs. at alle ekspedienter skal være logget af kassen. Hvis ikke alle kasser er afmeldt, sendes samlefakturaen ikke (natkørslen vil ikke køre). 8.2 Hvordan sender jeg manuelt en samlefaktura? 1. Hvis samlefakturaen ikke er sendt automatisk kan du (efter den 2. i måneden) sende den manuelt 2. Åbn E-faktura kontrolcenter 3. Vælg Dan samlefaktura ved at sætte flueben i tjekboksen 4. Vælg måned og år husk at når du er over den første i måneden skal du vælge sidste måned 5. Vælg Dan E-faktura Nu dannes samlefaktura for alle der er tilmeldt E-faktura, afvent besked om E-faktura er dannet 6. Vælg Send E-faktura for at sende der kommer besked om at overførsel er gennemført 7. Luk billedet hvis du ikke vil se mere. 8.3 Hvordan ser jeg hvad der er sendt i en samlefaktura? 1. Åbn E-faktura kontrolcenter 2. Vælg Vis E-faktura data 3. Vælg Dato interval i faktura visning. Som standard vises de sidste 2 dage 4. Vælg Vis 5. Marker den faktura du vil se indholdet af 6. Vælg Vis E-faktura linjer (for neden til venstre i billedet) 7. Nu ses de boner fakturaen indeholder 8. Luk vinduet og marker evt. en ny faktura for at se denne 8.4 Hvordan gensender jeg en samlefaktura? Se vejledningen under punkt 7. 8.5 Kan jeg udskrive en liste over hvad der er sendt? Ja, gør følgende: 1. Åbn E-faktura kontrolcenter 2. Vælg Vis E-faktura dato 3. Vælg Dato interval i faktura visning. Som standard vises de sidste 2 dage. 4. Vælg Udskriv nederst i skærmbillede 5. Vælg yderligere kriterier eksempelvis Status = sendt Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 22

6. Vælg Print (til skærm eller på papir) 7. Luk vinduet for at komme tilbage. 8.6 Ikke alle har modtaget deres E-faktura hvad skal jeg gøre? Ring til IT Gruppens support 48 20 16 50. 8.7 Hvordan sender jeg en diverse faktura (manuel faktura) Se pkt. 6.10. 8.8 Hvordan opretter jeg en ny debitor til E-faktura? 1. Opret kunden i menuen Vedligeholdelse/Kunder i SVANEN 2. Udfyld felterne som beskrevet under Kunder (se pkt. 2.3) 3. Tilmeldes kunden senere til E-faktura skal der dannes nye data fra den dato hvor kunden har sin første handel på kontoen. 8.9 Hvordan ser jeg hvem der har indbetalt? På kontoudtoget er der reference til fakturanummer for indbetaler. Ved Bonlinjeniveau: Fakturanummer = Består af År, måned og dag (080617) plus bonnummer. Se evt. pkt. 6.6 hvor søgning er sat op til datointerval Ved Samlefaktura: Fakturanummer = Kundenummer efterfulgt af løbenummer. 8.10 Hvordan finder jeg et manglende bonnummer? 1. Åbn E-faktura kontrolcenter 2. Vælg Dato interval 3. Tryk på Hent E-faktura data 4. Gå i Vis E-faktura data 5. Vælg dato så den dækker søge intervallet. Vælg evt. kontonummer. Husk flueben i tjekboksen ud for Ny 6. Vælg Vis 7. Luk billedet hvis alt er der - mangler noget, skal du danne en ny søgning eller kontakt IT Gruppen. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 23

8.11 Hvordan markerer jeg en faktura der ikke skal sendes? Er det en enkelt faktura, der ikke skal sendes, ændres status til sendt. 1. Åbn E-faktura kontrolcenter 2. Gå i Vis E-faktura data 3. Søg efter aktuel faktura med status Ny 4. Marker linjen 5. Klik på Skift status nederst i billedet status skifter til Klar 6. Klik igen på Skift status status skifter til Sendt, og derved bliver den ikke sendt fysisk. Ved samlefaktura - ring til IT Gruppens support på tlf. 48 20 16 50. Elektronisk_Faktura_Brugervejledning_version 2.0_171008 24