Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med organisationseftersynet Organisatorisk enhed/funktion Hvordan er arbejdet organiseret? (Som projekt eller opgave) Deltagere Tidsplan Hvor afklares implementeringen af anbefalingerne? (eksempelvis Direktionen, Chefforum eller hos den enkelte chef) Center for Borger og Branding Tjekliste Forslag Fastlæggelse af enhedens funktioner/opgaver Beskrivelse Enheden samler kommunens udadvendte betjening af og samspil med borgere, erhvervsliv og øvrige interessenter. Der er en forventning til enheden om at udvikle og brande Guldborgsund Kommune som en stærk, attraktiv og åben kommune. Både for de borgere, der bor i kommunen, og dem, vi gerne vil tiltrække, samt for erhverv og turisme. Området er tænkt som en styrkelse af den måde, kommunen er i kontakt med mange borgere og brugere på. Der skal skabes en endnu mere sammenhængende tilgang til, hvordan kommunen yder service over for borgere og virksomheder, og en styrket forståelse af de samspil, der allerede er og som kan udvikles yderligere. Dertil kommer en forventning om at styrke kommunens evner til at samarbejde med hele frivilligeområdet og erhvervslivet. Centeret ledes af en fagcenterchef. Afklaring af snitflader til andre enheder Nære samarbejder med Business Lolland-Falster, Frivilligcenteret, borger- og erhvervsforeninger, kommunale institutioner på kultur- og fritidsområdet, tilsvarende selvejende institutioner samt det frivillige foreningsliv. Internt er der nære samarbejder med kommunikationsafdelingen, it og afdelinger med megen borgerkontakt. Især Center for Natur, Miljø, Byggesager, Kommuneplan mv. vil få mange samarbejdsflader med Center for Borger og Branding.
Den borger- og erhvervsrettede, kommunikationsmæssige del af digitalisering er naturlig at placere i det nye center. Afklaring af organisatoriske underenheder Se uddybende beskrivelse af underenhederne i bilag 1 (CBB1.doc) Erhverv: Indgår i det nuværende Stab og Plan. Omfatter erhverv, turisme, bosætning og branding / landdistrikter, LAG, landdistriktsudvikling (EU) og internationale projekter. Med særligt fokus på samspil med og servicering af erhvervslivet. Ansatte refererer direkte til fagcenterchefen Borgerservice: Indgår i det nuværende Borgerservice. Omfatter personale der betjener personligt ved ekspeditionsstederne i Nykøbing, Sakskøbing, Nysted og Stubbekøbing, samt Borgerservices telefonbetjening og skærmbetjening (Væggerløse og Nr. Alslev). Baglandsopgaver (folkeregister, administranter, personlige tillæg, opkrævning, helhedsorienteret kontrol, indskudslån m.m.) fortsætter uændret. Indsatsen omkring medbetjening og borgerrettet digitalisering fortsætter uændret. Rådhusservice (rådhusbetjente og omstillingen) overgår til Økonomi og Koncernservice. 1 Ledes af en teamleder. Ansatte refererer til teamleder. Kultur: Indgår i det nuværende Børn og Kultur. Fortsætter med nuværende fagchef som teamleder. Ledes af en teamleder. Ansatte refererer til teamleder. Fritid: Indgår i det nuværende Børn og Kultur. Fortsætter uændret. Ledes af en teamleder. Ansatte refererer til teamleder. Sekretariatsbetjening: Afklaring af enhedens personalemæssige omfang (årsværk og personer) Ansatte på Rådhuset Ansatte eksternt I alt Erhverv 8 1 (Marielyst) 9 1 Der pågår p.t. en drøftelse af, om omstillingen evt. flytter til Borgerservice som en del af Borgerservices Kontaktcenter.
Borgerservice (2 flyverpladser til teamledere) 39 (årsværk: 37,61) fordelt således: Borgerservice Nykøbing 1 borgerservicechef 1 teamleder 27 medarbejdere Borgerservice uden for Nykøbing: 10 medarbejdere 39 (37, 6 årsværk) Kultur 1 Kultur- /Fritidschef/teamleder for kultur 2 Kulturkonsulenter 2 Kulturmedarbejder I alt 5 Guldborgsund- Bibliotekerne (hovedbibl., 5 lokalbibl. og 1 bogbus) 1 stadsbiblioteker 1 vicestadsbibliotekar Ca. 55 medarbejdere 106 (ca. 100 årsværk) Guldborgsund Musikskole 1 musikskoleleder 1 souschef Ca. 38 medarbejdere Nyk. F. Teater 1 teaterforvalter 7 medarbejdere heraf 1 medarbejder på fuld tid samt 3 medarbejdere på ½ tid, 1 efterlønner, 1 medarbejder i flexjob samt 1 elev. I alt 8 (4-5 årsværk) CultHus (Kulturforsyningen, Kulturfabrikken, Billedfabrikken) 1 CultHus-leder 9 medarbejere heraf 3 fuldtidsansatte, 2 i skånejob, 1 i flexjob
samt 3 timeansatte. I alt 10 (7 årsværk) Fritid 1 teamleder 3 fritidskonsulenter (heraf den ene på 1/3- del tid flexordning) 2 fritidsmedarbejdere 1/3 fritidspedel I alt 101 1 ledende idrætsinspektør 4 ledende halinspektører 5 assisterende halinspektører Ca. 80 ansatte omregnet til ca. 30 fuldtidsansatte i hallerne 96 (ca. 46 årsværk) I alt ca. 6 I alt ca. 90 I alt 19 250 192 Hertil kommer fagcenterchef + evt. sekretariat. Fysisk placering af enheden Enheden placeres med facenterchef, teamledere og deres nuværende medarbejdere på Parkvej 37. Decentrale teamledere tilbydes en flyverplads på Parkvej i tilknytning til fagcenterchefen og øvrige teamledere i fagcenteret. Fagcenteret er karakteriseret ved at have en række eksterne matrikler og institutioner, fx borgerservicecentrene, bibliotekerne, haller, svømmehaller og kulturinstitioner. Disse forbliver hvor de er. Som et led i Borgerservices fremtidige effektivisering vil den ledige pladskapacitet, der i dag er hos Borgerservice på Banegårdspladsen hen over sommeren 2013 blive udfyldt ved at samle Kontaktcenteret i Nykøbing. Forventet gevinst ved ny organisering sammenlignet med den nuværende organisering Det forventes at der kan opnås betydelige faglige synergieffekter ved at samle de nævnte områder, som alle på hver sin måde fungerer som kommunens ansigt udadtil. Erhvervsservice Fra politisk hold er der, som det fremgår af det politiske forlig for budget 2013 udtrykt en klar forventning om at der som en del af organisationseftersynet skabes en mere entydig, sammenhængende og klar adgang til kommunen for erhvervslivet. Etableringen af modtageapparatet Guldborgsund Erhvervsservice udgør også en del af udmøntningen af direktionsstrategiens fokusområde erhverv, bosætning og branding. Heraf fremgår, at vi skal etablere et modtageapparat både digitalt og personligt for virksomhedsservice, som er entydigt, let tilgængeligt og sammenhængende for de virksomheder, der ikke har en
direkte personlig kontakt i forvejen. Guldborgsund Erhvervsservice har som det fremgår af vedlagte bilag (CBB2.doc) Borger og Branding som sit naturlige omdrejningspunkt. Den nære netværksorganisering omfatter også Natur og Plan og Organisationsservice. Guldborgsund Erhvervsservice er det bagvedliggende set-up, der sikrer, at virksomhederne oplever en entydig og sammenhængende indgang til Kommunen og det One Point of Contact -konceptet, som vi er en del af i samarbejde med Business Lolland-Falster og Lolland Kommune. Organisationen skal gennemsyres af kultur, hvor der samarbejdes på tværs af områderne og hvor der er en stærk proaktiv, dialog- og serviceorienteret tilgang i serviceringen af virksomhederne. Vi tager udgangspunkt i virksomhedernes behov i den fremtidige tværgående håndtering af virksomhedshenvendelser. Borgerservice borgernes ene indgang til kommunen Når Borgerservice bliver samlet med Kultur, Fritid og Erhverv opnås en naturlig synergieffekt, idet afdelingerne kan samarbejde om at nå ud til borgere og virksomheder med fx det digitale budskab, som både Borgerservice og biblioteket har lang erfaring med. Der kommer til at opstå et naturligt netværk blandt afdelinger med fælles målgrupper. Også i forhold til Guldborgsund Bibliotekerne, kultur- og foreningslivet og Borgerservice ses der mange muligheder for øget samarbejde. Dette vil give større gennemslagskraft og synlighed af kommunens indsatser og tilbud over for borgerne, herunder de mange frivillige, samt potentielle tilflyttere. Branding og identitet Arbejdet med at brande Guldborgsund Kommune lykkes ikke som en isoleret indsats uden forbindelse til medarbejdere og borgere. Arbejdet skal rodfæstes i og udspringe fra netop de afdelinger som har den nære borger- og virksomhedskontakt. Det giver mening at samle disse områder, så begreber som værtskab, stolthed, service og bevidsthed om kommunens kvalititeter, muligheder og værdier integreres i medarbejdernes daglige møde med borgere og virksomheder i endnu højere grad end det gøres i dag. Alle borgere i Guldborgsund Kommune er i princippet ambassadører for kommunen og området, og kommunens egne frontmedarbejdere skal gå forrest i dette arbejde. Budgetmæssige konsekvenser Tildelingsmodel
Proces for udarbejdelse af forslag Hvordan Hvornår 2 Gennemført (dato) Kobling til hvordan den organisatoriske tilrettelæggelse af enheden udmønter sigtet med de fire centrale anbefalinger fra organisationseftersynet: Helheds- og fællesskabsforståelse Klare mål og systematisk opfølgning Adfærd som det vigtigste styringsredskab Centerstruktur Inddragelse af materiale fra proces i lederforum Inddragelse af materiale fra medarbejderworkshops Inddragelse af berørte medarbejdere og ledere i forbindelse med det konkrete forslag til organisatorisk tilrettelæggelse. Fremsendelse af forslag til. Helheds- og fællesskabsforståelse Det nye center har fokus på relationer mellem kommunen og omverdenen. De sammenlagte områder har en høj grad af intern synergi og besidder en stor mulighed i forhold til at sikre en endnu bedre og sammenhængende betjening af kommunens borgere, erhvervsliv, kunder og andre relationer. Centerstruktur Center for Borger og Branding er et center hvor en række ressourcer, der før var adskilt, nu samles i ét stærkt center. Det vil give øget styrke og fleksibilitet i forhold til de opgaver, som centeret skal løse. Der blev afholdt et informationsmøde for de berørte medarbejdere i byrådssalen mandag 15. april. Se powerpoint fra mødet, bilag 3 (CBB3.pttx) Se kommentarer fra mødet, bilag 4 (CBB4.doc) Forslag fremsendes til Ellen Nikolajsen, eni@guldborgsund.dk, som sikrer udsendelse til og indsamling fra alle MEDudvalg. Inden forslaget fremsendes til Inden forslaget fremsendes til Inden forslaget fremsendes til Inden forslaget fremsendes til Alle forslag til ny organisation fremsendes samlet til MEDorganisationen 2 De enkelte arbejdspunkter skal indarbejdes i forhold til den overordnede tidsplan. Den overordnede tidsplan vedlægges.
Inddragelse og afklaring i Chefforum Inddragelse af HR & Personale i forhold til lønog personaleadministration (tillæg til ansættelsesbrev og ændring i lønsystem for medarbejdere, som ændrer organisatorisk tilhørsforhold) den 23/4 med svarfrist den 10/5 Chefforum inddrages både før og efter forslaget har været til 11. juni, når organisationen er endeligt på plads
Overordnet tidsplan Marts - 23. april: Tovholderne og Projektchefforum konkretiserer den fremtidige organisering, blandt andet i forhold til de områder, hvor den organisatoriske placering endnu ikke er afklaret. 10. april: Hovedudvalget orienteres om processen. 23. april: Projektchefforums forslag til den fremtidige organisering fremsendes til de relevante MED-udvalg til. 10. maj: MED-udvalgene afgiver deres kommentarer til den fremtidige organisering. 14. - 28. maj: Tovholderne og Direktionen/Projektchefforum færdiggør den fremtidige organisering. 28. maj: Direktionen fremsender den fremtidige organisering til orientering i Økonomiudvalget og Hovedudvalget. 7. juni: Hovedudvalget orienteres om den fremtidige organisering. 10. juni: Økonomiudvalget orienteres om den fremtidige organisering.