Udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud af Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg 1
Indhold 1. Indledning... 3 2. Udbudsform... 3 3. Udbuddets omfang... 3 4. Udbudsmaterialets dokumenter... 4 4.1. Rammeaftale... 5 5. Kommunernes forhold... 5 6. Tilbudsgivers forhold... 5 7. Kontakt indtil tilbudsafgivelse... 6 8. Tilbudsgivers egnethed/udvælgelseskriterier... 6 8.1. Personlige forhold... 6 8.2. Økonomisk og finansiel kapacitet... 7 8.3. Teknisk kapacitet... 7 8.4. Henvisning til andres ressourcer samt konsortier... 8 9. Krav til tilbud... 8 9.1. Formkrav... 8 9.2. Modtagne tilbud... 8 9.3. Vedståelse... 9 9.4. Alternative bud... 9 9.5. Forbehold... 9 10. Tildelingskriterium... 9 11. Tildeling... 10 11.1 Gennemgang af de indkomne tilbud... 10 11.2. Tilbudsevaluering... 11 11.3 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift... 11 12. Kommunernes forbehold... 11 13. Øvrige forhold... 12 14. Annullation... 12 15. Fortrolighed... 12 16. Foreløbig tidsplan... 13 17. Vejledende tjekliste... 13 2
1. Indledning Følgende 10 kommuner i Nordsjælland samt Bornholms Regionskommune (herefter samlet benævnt kommunerne) er gået sammen om at udbyde ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg: Allerød Kommune Ballerup Kommune Bornholms Regionskommune Egedal Kommune Fredensborg Kommune Frederikssund Kommune Gribskov Kommune Halsnæs Kommune Helsingør Kommune Hillerød Kommune Hørsholm Kommune 2. Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, og senest nr. 895 af 17/08/2011. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 3. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter bestilling og levering af ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg, som fremgår af tilbudslisten, aftalebilag 2. Opgaveløsning skal ske ud fra kravspecifikationen, aftalebilag 1, jf. skema 7 vedr. accept af minimumskrav. De 11 kommuner, der deltager i udbuddet, har i dag hver især rammeaftaler med forskellige leverandører, men alle disse rammeaftaler vil være udløbet ved aftalestart. 3
Kommunerne arbejder sammen om udbuddet, men af hensyn til muligheden for at få flere leverandører til at byde på opgaven, er udbuddet opdelt i 2 delaftaler: Delaftale 1, Halsnæs mv. omfatter: Halsnæs, Ballerup, Egedal, Frederikssund og Hillerød kommuner Delaftale 2, Hørsholm mv. omfatter: Hørsholm, Bornholm, Fredensborg, Helsingør, Gribskov og Allerød kommuner Tilbudsgiver kan afgive bud på Delaftale 1 eller Delaftale 2 eller begge delaftaler. Der er ikke mulighed for at tilbudsgiver kan afgive tilbud på en enkelt eller nogle få kommuner. Den historiske omsætning på Delaftale 1 er ca. 9 mio. kr. årligt, hvoraf ca. halvdelen har været omsætning hos fritvalgs-leverandøren. Den historiske omsætning på Delaftale 2 er ca. 10 mio. kr. årligt, hvoraf ca. halvdelen har været omsætning hos fritvalgs-leverandører. Der vil blive indgået enslydende rammeaftaler med hver enkelt kommune i overensstemmelse med den rammeaftale, der indgår som aftalebilag 6 i udbudsmaterialet, og hver kommune har derfor status som ordregiver i det aktuelle udbud. 4. Udbudsmaterialets dokumenter Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Tro- og loveerklæring (skema 1) Referenceliste (skema 2) Nøgletalsformular (skema 3) Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed (skema 4) Tilbudsgivers redegørelse for underkriteriet Kvalitet (skema 5) Tilbudsgivers redegørelse for underkriteriet Levering (skema 6) Tilbudsgivers accept af udbuddets mindstekrav (skema 7) Kravspecifikation (aftalebilag 1) Tilbudsliste på produktniveau (aftalebilag 2) Oversigt over E-handel, (aftalebilag 3) Spørgsmål og svar (aftalebilag 4) Oversigt over kontaktpersoner (aftalebilag 5) 4
Rammeaftale (aftalebilag 6) Bilag og skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med dokumenternes tekst, og vil udgøre en del af tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende de bilag, der er vedhæftet udbuddet i Mercell. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at bilagene er besvaret korrekt, idet mangelfuld besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i den endelige tilbudsvurdering. 4.1. Rammeaftale En del af udbudsmaterialet er rammeaftalen, som vil blive anvendt ved indgåelse af aftale med den vindende tilbudsgiver. I rammeaftalen er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af rammeaftalen, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når rammeaftalen skal indgås, vil den blive suppleret med konkrete oplysninger, herunder tilbudspriser. Der kan ikke tages forbehold for rammeaftalen, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. Rammeaftalen træder i kraft den 1. april 2015 og udløber den 31. marts 2018, dog har kommunerne en option på individuelt at kunne forlænge rammeaftalen i op til 1 x 12 måneder på uændrede vilkår. 5. Kommunernes forhold Hver kommune har status som ordregiver i udbuddet. Det er Halsnæs Kommune v/ Gert Erling Eriksen, der er tovholder med ansvar for gennemførelse af udbuddet, og som varetager al dialog/kontakt via Mercell med tilbudsgiverne i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet, jf. pkt. 7. Kommunerne kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson, som i givet fald vil blive meldt ud til samtlige tilbudsgivere/interessenter via Mercell. 6. Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for kommunerne. Personen, der underskriver og afgiver tilbud ifølge udbudsmaterialet, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som kommunerne med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel rammeaftale. Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydig i tilbuddet. Anvendelse af 5
underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel rammeaftale. 7. Kontakt indtil tilbudsafgivelse Udbuddet gennemføres via Mercell. Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, vil være tilgængelige via Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra kommunerne kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at kommunerne har publiceret svar. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller rammeaftale. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service, inden tidsfristen udløber. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til Mercell via support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00. 8. Tilbudsgivers egnethed/udvælgelseskriterier Kommunerne vil på baggrund af den nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler, eller tilbudsgiver vurderes ikke at være egnet, er kommunerne forpligtet til at se bort fra tilbuddet. 8.1. Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. skema 1 6
Underskrevet tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. 100.000, jf. skema 1 Underskrevet erklæring om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse etc., jf. skema 1 Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed, jf. skema 4 8.2. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed: Nøgletal, jf. skema 3 i udfyldt stand, for de seneste 3 tilgængelige regnskabsår. Har en tilbudsgiver eksisteret i mindre end 3 år, skal nøgletal oplyses for samtlige af virksomhedens tilgængelige regnskabsår Nøgletallenes rigtighed skal bekræftes ved underskrift af virksomhedens underskriftsberettigede eller af ekstern revisor. Dokumentation fra forsikringsselskab for relevant og gyldig erhvervsansvarsforsikring Mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet: Tilbudsgiver skal have en egenkapital på mindst 1,0 mio. kr. i gennemsnit de sidste 3 regnskabsår Tilbudsgiver skal have en positiv soliditetsgrad i gennemsnit over de sidste 3 regnskabsår 8.3. Teknisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske egnethed: Referenceliste med minimum 1 reference for tilsvarende leverancer som den udbudte med en årlig omsætning på mindst 3 mio. kr., evt. med angivelse af hvor mange bevillinger tilbudsgiver håndterer. Oplysningerne skal angives ved udfyldelse af skema 2. Tilbudsgiver skal angive uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos virksomhedens medarbejdere, der er ansvarlige for udførelsen af arbejdet jf. kontrakten. Oplysningerne skal angives ved udfyldelse af skema 5. Mindstekrav til teknisk kapacitet: Referenceliste med mindst 1 reference for levering af ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg med en omsætning på levering af ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg på minimum 3 mio. kr. i gennemsnit over de seneste 2 år. Tilbudsgiver skal sandsynliggøre, at medarbejdere, der tilknyttes udførelsen af arbejdet, har relevante uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer etc. Minimum én medarbejder skal ubetinget leve op til det skitserede uddannelsesniveau, jf. Skema 5 Underkriteriet Kvalitet accepterede uddannelser. 7
Tilbudsgiver skal tilkendegive, at vedkommende kan leve op til minimumskrav, som vedrører medarbejdere, lokaler etc. ved afkrydsning i skema 7. 8.4. Henvisning til andres ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andres ressourcer En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold ligeledes godtgøre over for kommunerne, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Udover en erklæring skal en anden/andre virksomhed(er) udfylde samtlige dokumenter, jf. pkt. 8.1.-8.3. særskilt for hver enkelt anden virksomhed. Dokumenterne, skema 1-4, skal vedlægges tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale, skema 1-4, vedrørende samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed er egnet til at opfylde rammeaftalen. Dette kan efter omstændighederne ske på baggrund af oplysninger om blot én af konsortiedeltagernes økonomiske egnethed. 9. Krav til tilbud 9.1. Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/Acrobat Reader 10.0, der kører på styresystemet Windows 7. 9.2. Modtagne tilbud Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget senest den 12. december 2014 kl. 12.00. Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell Danmark A/S, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbudsgiver kan ikke senere kræve yderligere betaling for sine ydelser, end hvad der er angivet i tilbudslisten. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8
9.3. Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil endelig rammeaftale er underskrevet, dog maksimum 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 9.4. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9.5. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikation eller rammeaftale. Kommunerne er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Kommunerne er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af kommunerne kan prissættes med den fornødne sikkerhed. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet i et særskilt bilag og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet, at ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. Grundet konsekvenserne ved at tage forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt i udbudsprocessen at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret ved at stille spørgsmål. 10. Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte procentsats: Underkriterium Vægtning i procent Pris 40% Kvalitet 30% Levering 30% 9
Ad. Pris Tilbudspriserne vil indgå som en samlet vægtet tilbudssum, og blive vurderet på baggrund af de af tilbudsgiver angivne nettopriser, jf. tilbudsliste (Aftalebilag 2). Bemærk, at det i tilbudslisten fremgår, med hvilken vægtning de forskellige grupper af priser indgår i beregningen. Ad. Kvalitet Ved kvalitet forstås medarbejderes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og kapacitet samt virksomhedens kvalitetsstyring. Kommunerne vil i vurderingen af kvalitet derfor lægge vægt på at virksomheden råder over kvalificerede medarbejdere og en kvalificeret kvalitetsstyring. Følgende delkriterier indgår i vurderingen af kvalitet, og skema 5 skal derfor besvares vedr.: Tilbudsgivers beskrivelse af medarbejderes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og kapacitet Tilbudsgivers beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyring Som det fremgår i skemaet, vægtes hvert af disse delkriterier med 50%. Ad. Levering Ved levering forstås leverandørens placering af betjeningssteder og garanterede leveringstid. Kommunerne vil i vurderingen af levering derfor lægge vægt på muligheden for at nå leverandørens betjeningssteder på en rimelig tid og på at få produkterne leveret indenfor en rimelig tid. Følgende delkriterier indgår i vurderingen af levering, og skema 6 skal derfor besvares vedr.: Tilbudsgivers beskrivelse af placering af betjeningssteder Tilbudsgivers beskrivelse af den garanterede leveringstid Som det fremgår i skemaet, vægtes hvert af disse delkriterier med 50%. 11. Tildeling 11.1 Gennemgang af de indkomne tilbud Tilbuddene vil blive vurderet af såvel en faglig som af en udbudsjuridisk arbejdsgruppe. De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået af kommunerne med henblik på fastlæggelse af, om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger. Tilbud, som ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, vil kunne blive vurderet ikke konditionsmæssigt og dermed ikke komme i betragtning. Kommunerne vil herefter vurdere, hvorvidt tilbudsgiverne opfylder mindstekravene til personlige forhold, økonomisk og teknisk formåen samt virksomhedens egnethed til at levere ydelserne. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, er kommunerne i henhold til gældende udbudsret forpligtet til at afvise tilbuddet. 10
Efterfølgende vil kommunerne gennemgå tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist og kommer dermed ikke i betragtning. Når vurderingen om tilbuddenes konditionsmæssighed er gennemført, vil tilbuddene blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet. 11.2. Tilbudsevaluering Antallet af point, der kan tildeles i det enkelte underkriterium, følger den procentuelle vægtning i forhold til tildelingskriteriet. Underkriteriet pris vurderes relativt. Tilbuddene vurderes dermed i forhold til de øvrige indkomne tilbud. På de kvalitative kriterier (øvrige underkriterier) bliver tilbuddene vurderet absolut. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af, hvor godt tilbuddene opfylder kravene knyttet til de enkelte underkriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point. 11.3 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift Efter endt evaluering vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning kommunerne har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med tilbudsgiver, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter kommunernes vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Kommunernes underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen, jf. pkt. 9.3. 12. Kommunernes forbehold Kommunerne understreger, at det i udbudsmaterialet angivne forbrug udelukkende er indikativ for behovet for ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg. Behovet er ikke forpligtende for kommunerne i forhold til de indgåede rammeaftaler. Tilbudsgiver er således ikke sikret nogen minimumsomsætning under de pågældende rammeaftaler. Kommunerne visiterer relevante ortopædiske hjælpemidler til borgere med behov for ortopædisk fodtøj og/eller ortopædiske hjælpemidler i henhold til lovgivningen (for tiden lov om social service 112). Lov om social service 112 er med virkning fra efteråret 2010 blevet ændret, således at borgeren har et øget frit valg. Det betyder, at borgeren, såfremt den pågældende ønsker at benytte et andet produkt end det af kommunen valgte, kan vælge selv at indkøbe hjælpemidler og få udgifterne refunderet, dog højest med et beløb svarende til den pris, som kommunen kunne have erhvervet hjælpemidlet (med de i aftalebilag 2 specificerede varenumre) til hos sin leverandør. 11
Indkøbsomfanget, og dermed omsætningen inden for rammeaftalen, vil derfor være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger til brugere, der får leveret de ovennævnte produkter, og borgerens ønske om at kunne benytte en anden leverandør/andre produkter end kommunen har indgået aftale om. Kommunerne tager forbehold for administrative og politiske ændringer, herunder budgetmæssige bevillinger, lovændringer, befolkningsudvikling m.m. Kommunen er berettiget til at opsige rammeaftalen med en måneds forudgående skriftligt varsel, hvis en myndighed afsiger kendelse om eller kommunen selv bliver opmærksom på, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med gennemførelse af udbudsforretningen, herunder men ikke begrænset til tildeling af rammeaftalen med det resultat, at beslutningen om tildeling er ulovlig. En myndighed i denne bestemmelse er ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud. I tilfælde heraf er leverandøren ikke berettiget til at modtage nogen form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Det samme gør sig gældende, hvis rammeaftalen erklæres for uden virkning. Kommunens ret til at opsige rammeaftalen i henhold til denne bestemmelse gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres. 13. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er kommunerne uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 14. Annullation Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftale, vil kommunerne kunne annullere udbuddet, såfremt kommunerne har en saglig grund hertil. Den enkelte kommune kan annullere udbuddet for eget vedkommende, såfremt de nødvendige saglige grunde herfor er til stede, eksempelvis at der ikke er bevillingsmæssig dækning for de indkomne pristilbud. 15. Fortrolighed Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Kommunerne vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter kommunerne til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. Kommunerne er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af kommunernes interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 12
Kommunerne vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for kommunerne under udbuddet, over for kommunerne påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 16. Foreløbig tidsplan Aktivitet Datoer Offentliggørelse 20. oktober 2014 Spørgefrist for tilbudsgivere 28. november 2014 Svarfrist for kommunerne 5. december 2014 Tilbudsfrist 12. december 2014 kl. 12.00 Meddelelse om tildeling af rammeaftale 21. januar 2015 Stand still udløb 2. februar 2015 Rammeaftaleindgåelse (fra)3. februar 2015 Rammeaftale opstart 1. april 2015 17. Vejledende tjekliste Som en hjælp til tilbudsgiver, er der udarbejdet en vejledende tjekliste over samtlige tilbudsdokumenter, som tilbudsgiver kan afkrydse efterhånden, som de krævede dokumenter samles. Dokumenter Tro- og loveerklæring Skema 1 Referenceliste Skema 2 Nøgletalsformular Skema 3 Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed Skema 4 13
Tilbudsgivers redegørelse for underkriteriet Kvalitet Skema 5 Tilbudsgivers redegørelse for underkriteriet Levering Skema 6 Tilbudsgivers accept af udbuddets mindstekrav Skema 7 Tilbudsliste på produktniveau Aftalebilag 2 Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring Evt. datablade Tilbudsgivers eget bilag Tilbudsgivers eget bilag 14