KVIK-GUIDE: Sådan tjekker du din indberetning Indberetning.da.dk samler al information vedrørende indberetning til DA Statistik for virksomheder, der er medlem af en arbejdsgiverorganisation i DA. For at vi kan anvende de indberettede data i statistikken er det afgørende at de er korrekte og fyldestgørende. Det er derfor vigtigt, at du tager dig tid til at gennemgå det indberettede materiale for fejl og mangler og sørger for det bliver rettet. Din brugerprofil er styrende for, hvad du kan se af data, og det kræver minimum læseadgang at se indberettede data. Når du skal tjekke indberetningen er der udarbejdet flere forskellige visninger, som bør gøre det lettere at få et overblik over datamaterialet. Overordnet opbygning Forside Fejlrapport Standardrapporter Oversigt DISCO08/Arbejdsfunktion Arbejdssteder Medarbejdere Medarbejderens arbejdsfunktion Hvordan retter du data? Overordnet opbygning Der er en fast venstremenu bestående af op til fem bokse. Antallet af bokse afhænger af din brugerprofil. I toppen af siden kan du altid se om du er logget på eller ej. Når brugeren er logget på vises brugerens navn, firma/cvrnr. og statistik/periode.
Side 2 Venstremenu Skift Virksomhed/Skift P- nummer/skift periode/statistik Der er mulighed for at skifte mellem cvrnr., p-numre samt periode/statistik. Har du kun adgang til et cvrnr. eller har virksomheden kun et p-nummer vises kun Skift periode/statistik. Skift periode / statistik hænger sammen med boksen hvor bl.a. fejlrapporten findes. Skift af periode /statistik vil også medføre skift ved de viste oplysninger øverst på siden. Du kan derfor altid holde øje med hvilken statistik og periode du kigger på. Indberet statistikoplysninger / uploadede filer Overblik / fejlrapport / standardrapporter Beskeder / Brugeradministration Min profil Hvis du skal indberette statistikoplysninger eller se status på uploadede filer vises det i denne boks. Du kan til enhver tid se hvilke filer der er uploaded for virksomheden du er logget ind på. Der er fuld historik på alle filer der uploades uanset om de bliver accepteret eller afvist. Ved enhver afvisning er vedhæftet en pdf, der nærmere beskriver hvorfor en fil er afvist. Fejlrapport og standardrapporter er periode/statistik afhængig. Visning af data skifter hvis du skifter periode. Overblik indeholder grafisk overblik over kvaliteten med de seneste indberettede perioder opdelt pr. statistik virksomheden deltager i. Dvs. indberetter du data for tidligere perioder end de viste, vil du kun kunne se at fejlrapport og øvrige standardrapporter er ændret, ikke det grafiske overblik. Under beskeder og brugeradministration vil du kunne sende og modtage mails samt vedligeholde brugere. Sidstnævnte kun hvis du er administrator eller superbruger. I min profil kan du se hvilke kontaktoplysninger, vi har registreret på dig samt se hvilke roller og rettigheder du er tildelt af virksomheden. Forsiden Alle der logger ind bliver præsenteret for et grafisk overblik over virk-
Side 3 somhedens datakvalitet samt oplysninger om virksomheden, der er logget på. Informationen går igen på alle sider, der vedrører virksomhedens data. Forsidens grafiske overblik er uafhængig af hvilken statistikperiode du sidst afleverede data til eller har skiftet til. Der vil altid vises den eller de seneste statistikker struktur-, konjunktur- og fraværsstatistik. Ud over virksomhedsoplysninger indeholder forsiden grundlæggende to informationer om kvaliteten af det indsendte datamateriale på to forskellige tidspunkter: Statistikker, der indberettes til giver information på virksomhedsniveau om DA Statistik har modtaget alt hvad der forventes af p-numre samt lønmodtagergrupper. Statistik efter maskinel tjek tjekker de personer, der allerede er indberettet, og tæller op på, hvor mange der kan anvendes. I dette maskinelle tjek gennemgås personernes indberettede person- og lønoplysninger og fejlkodes, hvis de kasseres. Personer, der kasseres vil være talt op i fejlrapporten. Statistikker der deltages i/indberettes til Alle virksomheder får vist Strukturstatistikken, men indgår virksomheden også i andre statistikker konjunktur-, fraværsstatistik eller øvrige medarbejderomkostninger bliver disse også vist. Ved siden af statistiknavnet angives hvilken periode, den seneste indberetning vedrører. En indberettet fil gennemgår indledende tjeks, og når disse er udført sættes et symbol til venstre for statistiknavnet til indikation af foreløbig kvalitet i datamaterialet. Statussymboler Vi har modtaget hvad vi forventer af data for alle p-numre og lønmodtagergrupper for virksomheden. Det indsendte data sendes videre til øvrige maskinelle tjek på lønmodtagerniveau. Vi har modtaget data for din virksomhed, men vi mangler stadig data for ét eller flere p-numre eller lønmodtagere. Det indsendte data sendes videre til øvrige maskinelle tjek på lønmodtagerniveau, men virksomheden vil samtidig blive rykket for det manglende data.
Side 4 Vi har ikke modtaget data for din virksomhed for den viste periode. En af følgende årsager lægges til grund for dette symbol En fil er afvist ved indlæsning på grund af for mange fejl og mangler. Under uploadede filer vil der være vedhæftet en pdf ud for filen, som nærmere beskriver årsagen til afvisningen, og status på filen vil stå som afvist. Filen er ikke en.esi fil Vi har ikke modtaget noget data for den viste statistikperiode Uanset årsagen til det røde symbol, vil virksomheden være registreret som om der ikke er indberettet til den pågældende statistik. Særligt for øvrige medarbejderomkostninger Statistik efter maskinelt tjek Indberetning af data til øvrige medarbejderomkostninger er ikke personidentificerbare. Derfor vil status på denne statistik kun vises med enten grønt eller rødt statussymbol. På midten af forsiden illustreres kvaliteten af datamaterialet ved et barometer bestående af to rækker for hver statistik. Datamaterialet er de personer, der er indberettet på tidspunktet. Barometeret vises kun for struktur-, konjunktur og fraværsstatistikken og ændres dynamisk, når der indberettes/genindberettes for den viste periode. Barometer for kvalitet af indberettede data Den første række viser kvaliteten i de indberettede data for virksomheden som helhed. Der er en opgørelse af antal indberettede personer og en procentvis opgørelse af hvor mange af de indberettede personer, der er ok. Den anden række viser kvaliteten i de indberettede data på brugerniveau, dvs. de data du må se. Optællingen er ligeledes på antal personer samt procentvis ok. Hvis du ikke er begrænset i din adgang til data, vil de to rækker være identiske i antal og procentangivelse. Eksempel: Hvis der f.eks. er indberettet data for 100 ansatte og der er 95 ansatte med korrekte data, så vil søjlen vise 95 %. I dette tilfælde
Side 5 er der 5 % svarende til 5 ansatte med én eller flere fejl i det indberettede datamateriale. Disse personer og fejlene vil være vist under Fejlrapport i venstremenuen. Vær opmærksom på, at forsidens grafiske elementer ikke umiddelbart kan sammenlignes. Et gult symbol fra modtagelsen af data er ikke nødvendigvis ensbetydende med at barometeret tilsvarende er gult. Barometeret er inddelt i følgende intervaller: 0-29% ok personer: Rød, datamaterialet er for fejlbehæftet til at det kan anvendes i sin nuværende form 30-69% ok personer: Gul, datamaterialet indeholder mange fejl og mangler, men anvendes i nuværende form. Nyt rettet data kan med fordel indberettes. 70-100% ok personer: Grøn, datamaterialet er brugbart til statistik. Mit grafiske overblik indeholder kun virksomhedsoplysninger Hvis dit grafiske overblik kun består af virksomhedsoplysninger betyder det, at du ikke er et medlem, der skal indberette til DA Statistik. Denne form for forside kan f.eks. forekomme for servicebureauer, der afleverer statistik for en eller flere virksomheder ad gangen. Du kan altid se hvilke filer du har uploaded og status på disse. Fejlrapport I fejlrapporten kan du se, hvilke fejl og mangler der er på de indberettede personer. Adgangen kan være begrænset på p-nummerog/eller lønmodtagerniveau, dette kan du tjekke i din brugerprofil. Vær opmærksom på, at fejlrapporten vises for den statistik/periode du har valgt, så husk at skift periode /statistik, hvis ingen data vises.
Side 6 To-delt fejlrapport Personer, der optælles i generelle fejl og mangler Fejlrapporten består af to dele, dels en antalsoptælling af generelle fejl og mangler vist under genveje dels en antalsoptælling af fejl og mangler på specifikke person- og lønoplysninger. Optællingerne dannes pr. fejlkodning, så en medarbejder med mange fejlkodninger vil optælles flere gange. I en indberetning kan der forekomme personer med fejlkodninger, som ikke entydigt kan identificeres som enten en person- eller lønoplysningsfejl. Disse medarbejdere er optalt i boksen med genveje. Antal uden lønoplysninger der er indberettet personer uden lønoplysninger. Personer uden løn skal ikke indberettes til statistikken. Denne skal ikke forveksles med optælling af personer ud for lønoplysning 0010 bruttoindkomst, da disse personer er indberettet med flere lønoplysninger, men der er kritiske fejl eller mangler i bruttoindkomsten. Antal uden personoplysninger der er indberettet personer, som mangler alle stamoplysningerne. Husk ved nyansættelser også at opdatere medarbejderens oplysninger til statistikken. Antal med kode 91/92 i aflønningsform personer, som ikke er lønmodtagere eller har særlige beskatningsregler. Personer i denne optælling indgår IKKE i statistikken uanset om øvrige indberettede oplysninger er ok eller ej. Antal uden gyldigt p-nummer (arbejdssted) der er indberettet lønmodtagere med ugyldigt eller manglende p-nummer. Personernes p-nummer skal rettes inden næste indberetning. Antal personer under 13 år unge under 13 år indgår ikke i statistikken Antal personer med tvetydige oplysninger der er indberettet personer, vi ikke entydig kan identificere som fast- eller timelønnet, da lønoplysningerne ikke passer til lønmodtagertypen. Faneblade i fejlrapporten Alle fejl Fanebladet med alle fejl lister samtlige valide person- og lønoplysninger i henhold til lønstatistikvejledningen. Visning af fejl og mangler er opdelt i fire forskellige kolonner en medarbejder kan
forekomme i flere optællinger. Side 7 Personoplysning mangler optælling af antal personer, der mangler den viste type. Medarbejderkode ugyldig den indberettede medarbejderkode på personoplysningen er ugyldig på det opgjorte antal Medarbejderkode mangler der mangler medarbejderkode på personoplysningen på det opgjorte antal Tekniske fejl omfatter f.eks. datofejl på person- eller lønoplysningen Lønoplysning mangler optæller personer der mangler den viste type Beløb fejl/mangler der er fejl eller mangler i det indberettede beløb Enheder fejl/mangler der er fejl eller mangler i de indberettede enheder De to øvrige faneblade er alle fejl opdelt på hhv. persondelen eller løndelen. Klikker du på en antalsoptælling får du en liste med medarbejdernumre. Klikker du på medarbejdernummeret, får du vist den fulde indberetning for den pågældende medarbejder med samtlige fejl og mangler, der måtte være konstateret på vedkommende.
Side 8 Her er det fremhævet med rød markering, hvor fejlen er. Der kan være to former for fejlmarkeringer: Hvis en eller flere typer (person- eller lønoplysning) er manglende vil dette fremgå oven over tabellen med lønmodtagerens data med beskrivelse af hvad mangler. I tabellen med lønmodtagerens data vil der ud for den indberettede type (person- eller lønoplysning) være en rød markering. Når du klikker på denne markering kan du nedenunder se hvilke fejl/mangler der er på den valgte type. Der kan være flere fejl på en oplysning, og af den grund kan samme medarbejder være optalt i flere kolonner i fejlrapporten. Kode medarbejderkode, der beskriver en lønmodtagers ansættelse såsom f.eks. vilkår eller arbejdsfunktion Ikrafttrædelsesdatoen for en kode svarer til Ikr i den tekniske tilbagemelding Startdato svarer til Gfra i den tekniske tilbagemelding Slutdato svarer til Gtil i den tekniske tilbagemelding Beløb indberettet i 1/100 Enheder indberettet i 1/100 og skal enten referere til antal timer eller dage En udtømmende beskrivelse af samtlige fejlkoder kan ikke foretages her, men hvis du er i tvivl om, hvorfor de pågældende data er
Side 9 markeret som fejl, kan du læse mere om hvad indberetningen bør indeholde i de respektive vejledninger, som findes som pdf under Vejledninger i topmenuen. Kan du ikke finde svar er du velkommen til at kontakte DA Statistik. Standardrapporter Vælger du standardrapporter i menuen i venstre side af skærmen, har du mulighed for at se en anden fordeling af virksomhedens oplysninger: Oversigt DISCO08/arbejdsfunktion Arbejdssteder Medarbejdere Detaljeret DISCO08/arbejdsfunktion Søg Oversigt DISCO08 Oversigten viser de indberettede medarbejdere fordelt på hovedgrupper i DISCO08. Udover det er medarbejderne fordelt på deres jobstatus (personoplysning 0400). Arbejdssteder / p-numre Oversigten viser indberettede arbejdssteder/p-numre samt fordelingen af lønmodtagergrupper (personoplysning 0800) på de enkelte p- numre. Har virksomheden indberettet ugyldige p-numre vil disse ses oven over tabellen. Medarbejdere Oversigten viser indberettede medarbejdere fordelt på lønmodtagergrupper. Listen er sorteret i medarbejdernummer orden, og viser samtidig medarbejdernes p-nummer/arbejdssted. Medarbejderens arbejdsfunktion Medarbejderens arbejdsfunktion lister alle indberettede medarbejdernumre sorteret på DISCO08 koden (6-cifret) og indenfor
Side 10 hver DISCO08 kode er der sorteret på medarbejdernummer. Ud over er visningen opdelt på lønmodtagergrupper (personoplysning 0800). Medarbejdere med ugyldig eller manglende DISCO-kode er vist oven over tabellen. Klik på de enkelte faneblade for at se hvilke medarbejdernumre og DISCO08 koder der er indberettet. Søg Der er en søgefunktion, hvor du f.eks. kan fremsøge indberettede data for et specifikt medarbejdernummer. Alle indberettede perioder tjekkes igennem, og du kan således se om en given medarbejder er indberettet i tidligere perioder. Hvordan retter du data? Hvis du opdager fejl i de indberettede data, er det nærliggende at forsøge at rette dem til. Du kan ikke rette data på indberetning.da.dk. I stedet skal du rette data i dit administrative system, således at indberetningen fremover bliver korrekt og fyldestgørende. Du er velkommen til at indberette nye data for samme periode, når fejl er rettet. Mere information Hvis du ikke finder svar på dine spørgsmål her, er du velkommen til at kontakte DA Statistik via beskeder eller ved at ringe på tlf. 33 38 92 00.