16-06-2014 Mette Ankjær Jensen Direkte: 7257 7396 Mail: met@jammerbugt.dk Direktionsmøde Sagsnr.: 00.15.10-P35-1-14 Tirsdag den 12. august 2014 Mødelokale 77 kl. 09.00 Referat 1. Betydningen af skift fra timeløn til månedsløn... 2 2. Betydning af de nye sygedagpengeregler... 2 3. Halvårsregnskab 2014... 5 4. Forslag om ny arbejdsgang for generering af Direktionens dagsorden... 5 5. Orientering om status på sundhedsfolkemøde... 7 6. Emner til kommende møder... 7 7. Eventuelt og gensidig orientering... 8 Deltagere: Henrik Hartmann Jensen, Jan Lund-Andersen, Hanne Madsen, Knud Nørgaard Arne Kristensen deltog i punkterne 1-3. Fraværende: Afbud fra Knud Nørgaard 1
1. Betydningen af skift fra timeløn til månedsløn Med udgangspunkt i en udtalelse fra EU-kommissionen er det aftalt, at varigt ansatte timelønnede bliver månedslønnede med virkning fra 1. august 2014. Det vil sige, at medarbejdere med en gennemsnitlig arbejdstid på under 8 timer pr. uge overgår fra timeløn til månedsløn forudsat, at de er ansat til mere end 1 måneds beskæftigelse. Det betyder, at fremover vil kun medarbejdere, der er ansat til højst 1 måneds beskæftigelse herunder tilkaldevikarer kunne ansættes på timeløn. Med tilkaldevikarer forstås vikarer, der tilkaldes ved pludseligt opståede behov. Tilkaldevikarer vil typisk ikke være ansat i en sammenhængende periode på mere end 1 måned, idet aftale om ansættelse indgås i forbindelse med tilkaldet og ansættelsen afsluttes, når tilkaldevikaren fratræder tjenesten efter afsluttet arbejde i henhold til den indgåede aftale. KL har meddelt, at kommunerne ikke kompenseres for eventuelle merudgifter med denne ændring. Forklaringen er, at EU Kommisionen i sin såkaldte åbningsskrivelse har meddelt, at 8 timers-reglen er i strid med deltidsdirektivet. Der er derfor ikke tale om en lovændring, hvorfor ændringen ikke kompenseres via DUT. KL har ikke foretaget en beregning af eventuelle merudgifter for kommunerne, men KL vurderer, at kommunernes merudgifter i forbindelse med flere månedslønnene vil være begrænsede. Løn og Personaleafdelingen har bedt arbejdspladserne om senest den 15. august 2014 fra at indberette, hvor mange af de timelønnede, der skal overgå til månedsløn. Jammerbugt Kulturskole har lavet en opgørelse, der viser, at det vil koste kulturskolen 50.000-60.000 kr. årligt, at flere af deres medarbejdere skal overgå til månedsløn. Økonomichefen indstiller, at direktionen drøfter og beslutter, hvordan en eventuel merudgift for arbejdspladserne håndteres. Direktionens umiddelbare melding er, at det nødvendigvis må holdes inden for rammer af eksisterende budgetter, idet der heller ikke er givet DUT-kompensation herfor. Da de relevante arbejdspladser fortsat har mulighed for at indmelde til Løn- og Personaleafdelingen frem til den 15. august afventer endelig stillingtagen til, der foreligger et samlet overblik. 2. Betydning af de nye sygedagpengeregler Folketinget vedtog den 22. juni 2014 en ny sygedagpengelov med virkning fra den 1. juli 2014. Sygedagpengeloven har blandt andet til formål at sikre sygemeldte et forsørgelsesgrundlag under deres sygdomsforløb. Loven har også til formål at sikre sygemeldte en tidligere indsats, der i højere grad støtter den enkelte i at vende hurtigst muligt tilbage til arbejdsmarkedet. Samtidig målrettes ressourcerne i kommunerne i forhold til de sygemeldte, der 2
er i risiko for længerevarende sygemelding, og både indsats og opfølgning kommer til at ske tidligere i sygdomsforløbet. Sygemeldingens faser Med de nye regler kan en længere sygemelding opdeles i følgende 3 faser: Fase 1 er arbejdsgiverperioden, hvor kommunen som arbejdsgiver selv skal afholde udgiften til løn under sygdom de første 30 dage. Derefter vil kommunen/de enkelte arbejdspladser modtage sygedagpengerefusion. Inden Fase 2 udløber, som er de første 8 uger af sygdomsperioden, skal kommunen foretage en vurdering af, hvordan det videre forløb skal tilrettelægges. Senest et halvt år efter sygemeldingen, fase 3, skal kommunen revidere den syges situation. Her afgøres det, om den syge kan fortsætte med at få sygedagpenge, eller om den syge har ret til et jobafklaringsforløb på den lavere ressourceforløbsydelse. Kategorier af sygemeldte Afhængigt af prognosen for den sygemeldte kan kommunen placere den sygemeldte i en af følgende kategorier. Kategori 1 er fuld raskmelding inden 8 uger. Her fastlægger kommunen selv, hvad der skal ske under sygdomsforløbet. Kategori 2 er fuld raskmelding senere end 8 uger. I denne kategori handler indsatsen om at skabe mulighed for, at den sygemeldte kan vende tilbage til sit gamle job eller et lignende job. Kategori 3 er senere raskmelding end 8 uger, hvor diagnosen er uklar. Her handler indsatsen om især om at fastholde den sygemeldtes arbejdsevne og tilknytning til arbejdsmarkedet. Revurdering efter et halvt års sygemelding Når den sygemeldte har været uarbejdsdygtig på grund af sygdom i et halvt år (26 uger og 2 dage), skal kommunen revurdere den sygemeldtes sygedagpengesag. De har her det afgøres, om den sygemeldte kan fortsætte med at få udbetalt sygedagpenge, eller om den sygemeldte skal på den lavere ressourceforløbsydelse på det nye jobafklaringsforløb. Jobafklaringsforløb Såfremt den sygemeldte efter et halvt år fortsat er syg, men ikke omfattet af forlængelsesreglerne, har den sygemeldte ret til et jobafklaringsforløb på den nye ressourceforløbsydelse. Jobafklaringsforløbet er for de sygemeldte, som har stor risiko for ikke at kunne klare et job. Jobafklaringsforløb kan iværksættes, hvis udbetaling af sygedagpengene ophører efter et halvt år eller senere efter, at en tidligere forlængelse af sygedagpengene udløber. Ved et jobafklaringsforløb modtager arbejdspladsen en såkaldt ressourceforløbsydelse. Såfremt den sygemeldte har forsørgerpligt over for et eller flere børn modtager arbejds- 3
pladsen et månedligt beløb på 14.203 kr. Har den sygemeldte ikke har forsørgerpligt, er det månedlige beløb på 10.689 kr. Hjemmeboende unge under 25 år uden børn får en ydelse på 3.324, mens hjemmeboende børn med bidragspligt over for barn/børn får en tilsvarende ydelse samt et tillæg svarende til bidraget. Efter udbetaling i to år kan ressourceforløbsydelsen forlænges for en yderligere periode på to år. Forlængelsen skal forinden behandles i kommunes rehabiliteringsteam. Refusion til arbejdsgiverne og sygdomspulje Arbejdspladserne vil fremover modtage dagpengerefusion efter 30 dage, ligesom de gør det i dag. Har arbejdspladserne sygemeldte, der efter et halvt ikke kan få forlænget sygedagpengene, og som derfor overgår til jobafklaringsforløbet, vil arbejdspladserne på det tidspunkt modtage en refusion svarende til ressourceforløbsydelsen. Idet ressourceforløbsydelsen igen afhængigt af om den sygemeldte er forsørger/ikke-forsørger samt over/under 25 år. Dette betyder, at arbejdspladserne mister en indtægt svarende til forskellen mellem sygedagepengene (815 kr. pr. dag som fuldtidsforsikret) og typen af ressourceforløbsydelse. Jammerbugt Kommune har i dag en pulje til dækning af udgifter ved langvarig sygdom på børne- og kulturområdet (politikområde 1-4). Sygdomspuljen blev oprettet, idet arbejdspladserne på disse politikområder vil blive særlig økonomisk belastet ved langvarig sygdom. Puljen til langvarig sygdom dækker en del af differencen mellem gennemsnitslønnen for den syges personalegruppe, og den dagpengerefusion arbejdspladsen modtager fra den sygemeldtes bopælskommune. Økonomiudvalget har besluttet, at "langvarig sygdom" defineres som sygdom udover 30 dage. Såfremt sygdomspuljen fremadrettet skal dække en del af differencen 1 mellem gennemsnitslønnen for den syges personalegruppe og ressourceforløbsydelsen, vil dette medføre et større forbrug i sygdomspuljen som der ikke umiddelbart er finansiering til. Alternativt skal puljen forsat dække forskellen mellem gennemsnitslønnen for den syges personalegruppe og dagpengerefusionen. Dette vil betyde, at de enkelte arbejdspladser netto mister en indtægt. Det fremgår af bemærkningerne til lovforslaget (lovforslag nr. L 194), at reformen koster henholdsvis 86 mio. kr. i 2014 og 58 mio. kr. 2015 for kommunerne under ét. I de kommende år er der beregnet et samlet rationale for kommunerne. Økonomichefen indstiller, at direktionen drøfter de ændrede regler herunder de arbejdsgivermæssige og økonomiske konsekvenser heraf. Stillintagen udsat. Sagen forberedes yderligere i samarbejde mellem Økonomistaben, Løn- og personale samt Jobcentret. Der skal udarbejdes en PIXI-udgave samt en række illustrerende regneeksempler på ændringens konsekvens. Arne vender tilbage når dette foreligger. 1 De første 90 kalenderdage ydes der 90 pct. refusion, de efterfølgende 90 kalenderdage ydes der 80 pct. refusion, og herefter ydes der 70 pct. refusion. 4
3. Halvårsregnskab 2014 I kommuneaftalen for 2011 var et element, at den lokale økonomiopfølgning i kommunerne skal styrkes. Som konsekvens heraf er det derfor nu obligatorisk, at kommunerne skal udarbejde halvårsregnskaber. En af baggrundene for indførelsen af halvårsregnskabet var et ønske om at sikre, at der følges op på udgiftsudviklingen, og at der samtidig udarbejdes en prognose for det endelige regnskabsresultat i kommunerne. Jammerbugt Kommune har dog allerede implementeret en model for løbende økonomistyring ved at gennemføre budgetopfølgninger, og den ordinære budgetopfølgning pr. 31. maj 2014 vil blive fremsendt til politisk behandling samtidig med godkendelse af halvårsregnskabet. Halvårsregnskabet præsenteres i form af en regnskabsoversigt, en regnskabsopgørelse og bemærkninger til væsentlige afvigelser. Et af de bærende elementer i halvårsregnskabet er, at det forventede regnskab 2014 relateres til det oprindeligt vedtagne budget for 2014. Når der er tale om afvigelser mellem det oprindelige budget og det forventede regnskab kan der være to former for afvigelser, nemlig de tillægsbevillinger der allerede er givet i 2014 og egentlige afvigelser i form af mer- eller mindreforbrug i forhold til det korrigerede budget. Der vil i bemærkningerne til halvårsregnskabet blive kommenteret på begge typer afvigelser. Grundlaget for de forventede afvigelser, der er indregnet i halvårsregnskabet, er budgetopfølgning 2 pr. 31.5.2014, der er gennemført. Der er altså tale om de samme forventninger til årsresultatet, men i halvårsregnskabet relateres disse til det oprindelige budget mens de i budgetopfølgningen relateres til det korrigerede budget (budget efter tillægsbevillinger). Der er kun givet bemærkninger til de politikområder, hvor der er væsentlige afvigelser. Det samlede halvårsregnskab vil efter godkendelse i kommunalbestyrelsen blive indsendt til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Bilag til sagen eftersendes Drøftes og der refereres i al væsentlighed til budgetopgørelsen i budgetopfølgning 2-2014, der beskriver det samlede forventede resultat. Det sikres, at forvaltningerne får mulighed for i den endelige sagsbeskrivelse at kommentere på afvigelserne til oprindeligt B 2014. 4. Forslag om ny arbejdsgang for generering af Direktionens dagsorden 5
Direktionskonsulenten foreslår (efter drøftelser med teamlederen for sekretariatet og kommunaldirektøren) at direktionens dagsordener fremover genereres i dagsordenssystemet i SBsys. Som det er i dag, skabes dagsordenen manuelt. Dvs. at direktionskonsulenten modtager sagsfremstillinger og bilag via mail fra diverse skribenter, og på baggrund af disse udarbejder dagsordenen i et worddokument. Dokumentet arkiveres på sagen Direktionens dagsordner [årstal] i SBsys sammen med diverse bilag, hentet fra de tilsendte mails. Derefter udsender direktionskonsulenten en mail vedhæftet dagsordenen og de tilhørende bilag. Referatet fremkommer ved, at mødesekretæren på mødet skriver beslutninger / drøftelser / deltagere og fraværende ind i worddokumentet med dagsordenen. Derefter mailes dokumentet til direktionskonsulenten. Fordelene ved denne arbejdsgang er, at det for skribenterne er nemt og fleksibelt at fremsende en sag til direktionens dagsorden. Nogle få linjer i en mail kan være nok. Ulemperne ved arbejdsgangen er bl.a.: Det er en sårbar arbejdsgang at sende sagerne til én persons mail hvis denne person af en eller anden grund er indisponibel, har andre medarbejdere ikke nogen nem adgang til at overtage sagerne og genereringen af dagsordenen Ofte fremsendes sagsfremstillinger og tilhørende bilag ad flere omgange i forskellige mails. Det indebærer en større risiko for fejl i den videre arbejdsgang (fx at glemme bilag) Beslutninger fra direktionens møder ligger gemt i referaterne og tilbageføres IK- KE automatisk til de relevante sager Ved fremover at generere direktionens dagsordener i dagsordensystemet i SBsys, vil følgende fordele kunne opnås: Arbejdsgangen bliver mindre sårbar: Flere medarbejdere vil kunne have adgang til at genere dagsordenen Risikoen for manuelle fejl mindskes Beslutninger truffet på direktionens møder (referaterne) tilbageføres automatisk på den relevante sag Sager fra direktionen er forberedte til at kunne sendes videre til politisk behandling, hvor dette er relevant De tvungne punkter i skabelonen til sagsfremstillinger kan medvirke til at kvalificere sagsfremstillingerne Dagsordenerne /referaterne vil kunne findes i edagsorden-app en på ipad en Arbejdsgangen giver mulighed for at sætte lukkede punkter på direktionens dagsorden En ændret arbejdsgang er dog også ensbetydende med andre og øgede krav til de skribenter, der leverer sagsfremstillinger: Sagsfremstillingen skal være tilknyttet en sag i SBsys dvs. i nogle tilfælde vil der skulle oprettes en sag i SBsys, for at kunne levere et punkt til direktionens dagsorden 6
Skribenten skal forholde sig til skabelonens overskrifter: Beslutningstema, Sagsfremstilling, Lovgrundlag, Økonomi, Kommunikation, Indstilling Skribenten skal huske at tilknytte eventuelle bilag til dagsordenspunktet Kort sagt: Samme procedure, som når sager skal til behandling i et politisk udvalg. På selve mødet kan mødesekretæren enten skrive beslutninger ind direkte i dagsordensmodulet i SBsys eller (hvis det i situationen er mere hensigtsmæssigt) notere dem på et worddokument, så de efterfølgende kan kopieres ind i dagsordensmodulet. Som udgangspunkt vil seneste tidsfrist for færdiggørelse af sagsfremstillinger til et tirsdags-møde være inden den foregående fredag kl. 10.00 (som i dag). Senere frister kan aftales med direktionskonsulenten. Referatet fra mødet vil som nu blive publiceret på TRYK. Direktionskonsulenten foreslår at direktionen tager den nye arbejdsgang i brug fra den 1. september 2014 at direktionen på møde i december evaluerer arbejdsgangen med henblik på at beslutte, om den skal fortsætte. Forslaget godkendt. Mette står til rådighed for konsulentbistand i opstartsperioden m.v. 5. Orientering om status på sundhedsfolkemøde Kommunalbestyrelsen har tidligere besluttet, at der i anledning af Sundhedspolitikken skal afholdes et borgerarrangement. Datoen er sat til den 19. august, hvor der afholdes et sundhedsfolkemøde i Aabybro. Sagen blev senest behandlet på møde i De 15, hvor den sundhedsstrategiske tænketank præsenterede et oplæg. På direktionens møde vil sundhedschef Hanne Heuch give en kort status på projektet. Bilag: Køreplan for Sundhedsfolkemøde Hanne deltog og drjeboge og køreplan løbet igennem. Et godt planlagt arrangement 6. Emner til kommende møder Økonomisk ledelsestilsyn genoptagelse vedr. Pixi-udgave AK Projekthåndbog inspirationsoplæg fra TMF (KN) når direktionsmøde holdes i Pandrup Politik for brug af mobiltelefoner NM Kommissorium for ny organisering asyl integrationsområdet HM/BG Landdistriktsudvikling set på tværs i den kommunale administration NM Erhvervsmæssigt initiativ Èn indgang til kommunen HHJ Nyt om aktindsigt Jette LinkedIn i Jammerbugten NM 7
7. Eventuelt og gensidig orientering Udkast til revisionsrapport drøftelse af forløb sag på kommende direktionsmøde om fremtidig afrapportering De 15 mødet den 19. 8 aflyses, og i stedet aftales møde i forlængelse af personaledagen den 8. september ca. 16. 18.30. 8