Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1 Handlingsplan... 2 1.1 Baggrund... 2 1.2 Effektiviseringer i det lille fællesskab (institutionsniveau)... 2 1.2.1 Systematisk videndeling... 2 1.2.2 Implementering af effektiviseringer og høstning af gevinster... 3 1.2.3 Kompetenceudvikling... 4 1.3 Effektiviseringer i det store fællesskab (fællesniveau)... 5 1.3.1 Systematisk indsamling af projektidéer... 5 1.3.2 Idémodning... 5 1.3.3 Samarbejde med eksterne... 6
1 Handlingsplan I det følgende beskrives tiltag i handlingsplanen til DIA 3.2: Effektivisering næste skridt mere detaljeret. Handlingsplanen er opdelt i 2 dele jf. effektiviseringsstrategiens niveau A (institutionsniveau) og B (fællesniveau) 1 1.1 Baggrund De tiltag, som i det følgende foreslås, skal ses som en udmøntning af de ønsker og behov, der er opsamlet i en temperaturmåling af effektiviseringsindsatsen hos kontraktholdere 2, input fra kontraktholderdagen den 30. maj 2013, samt opsamlede erfaringer fra allerede iværksatte effektiviseringsforløb 3. Nedenstående vil naturligvis være en fortolkning af de meget forskelligartede input der er fremkommet, men det har været meget magtpåliggende at være tro mod de tilbagemeldinger, der har været fra kontraktholdere. Det har været afgørende for valget af løsninger at fokusere på ikke at bygge nye systemer og strukturer op, men i det omfang det er muligt at bruge allerede eksisterende systemer/fora. 1.2 Effektiviseringer i det lille fællesskab (institutionsniveau) I det lille fællesskab arbejdes med 3 overordnede temaer Systematisk videndeling Implementering af effektiviseringer og høstning af gevinster Kompetenceudvikling 1.2.1 Systematisk videndeling 1.2.1.1 Virtuelt forum for videndeling af effektiviseringstiltag Med henblik på at skabe rum for videndeling opbygges der på den nye medarbejderportal et virtuelt forum til formidling af den gode historie. Det er muligt, at lave dette forum inden for den eksisterende ramme i medarbejderportalen. Webstedet kobles hvis det er muligt sammen med LEAN-værktøjskassen, som videreudvikles af Analyse og Innovation med gode historier, inspiration med brug af flere virkemidler (interviews, filmklip). Udviklingen af dette forum indgår i arbejdet med medarbejderportalen på lige fod med andre tiltag. Den konkrete opbygning af webstedet sker i samarbejde med projektgruppen for medarbejderportalen. 1 Strategi for effektivisering side 4 2 Temperaturmålingen er lavet som optakt til konkraktholderdagen 30. maj 3 Analyse og innovation har været involveret i effektiviseringstiltag 50 forskellige steder (afdelinger/teams)
1.2.1.2 Relevante tilbud til at understøtte effektiviseringstemaer til eksisterende netværk De netværk, der fungerer og har interesse i effektivisering tilbydes støtte til at finde relevante input til effektiviseringstemaer. Det kunne f.eks. være i form af videndeling på tværs af traditionelle skel, eksterne input, oplæg om konkrete emner mv. Repræsentanter fra potentielle netværk inviteres til en dialog med henblik på at afdække ønsker og behov, så de tiltag der udbydes bliver relevante. 1.2.1.3 Videndelingsworkshop I det omfang det findes relevant, kan de enkelte fagområder lave lokale workshops. 1.2.2 Implementering af effektiviseringer og høstning af gevinster I temperaturmålingen og i de opmærksomhedspunkter, der fremkom på kontraktholderdagen 30. maj 2013 er der 2 områder, som er iøjnefaldende og kræver særlig opmærksomhed. 1.2.2.1 Medarbejderinvolvering I forbindelse med implementering af effektiviseringer, er der en række steder, hvor medarbejderne i højere grad end det sker i dag, kan involveres. Det vil i såvel en LEAN som en trivselskontekst give god mening at give medarbejderinvolvering mere fokus. Medarbejderinvolvering italesættes som et fokuspunkt. Udviklingskonsulenterne i Analyse og Innovation er ansvarlig for disse tiltag. 1.2.2.2 Strategisk fokus og planlægning Alle kontraktholdere opfordres til at melde ind til den nye portal 4, hvilke tiltag de har lavet, og hvad de har tænkt sig at gøre fremadrettet. Samtidigt skal effektivisering stadig være en central del af kontrakt- og aftaleholderes kontrakter og indeholdt i ledelsesprofilerne i leadership pipeline. Disse tiltag er forankret hos direktion og koncernledelse. Der udarbejdes en model for, hvordan de enkelte enheder kan støttes i det omfang de ikke er kommet i gang, eller har svært ved at holde processen kørende. Det er vigtigt, at der i den forbindelse er et klart mandat og at rollerne er defineret og bakket op af ledelsen. I arbejdet med implementering af effektiviseringstiltag sættes fokus på hjemtagelse af gevinsten, som er en af de store udfordringer. Der udarbejdes et hjælpeværktøj til planlægning af effektiviseringstiltag. Planlægning italesættes desuden som et fokuspunkt. Udviklingskonsulenterne i Analyse og Innovation er ansvarlig for disse tiltag. Der arbejdes med at finde en systematik omkring forandringsledelse. 1.2.2.3 Konsulentstøtte til effektivisering Hidtil har konsulentstøtten til effektiviseringerne været af meget forskellig art og har både haft karakter af undervisningsopgaver, små redskabsforløb og mere projektlignende opgaver. Indsatserne har i høj grad skulle medvirke til udbrede kendskabet til effektiviseringsstrategien, kendskabet til LEAN og træning af ledere og medarbejdere i at anvende forskellige LEAN-værktøjer. I næste fase vil konsulenterne i Analyse og Innovation opprioritere længerevarende, strukturerede effektivseringsindsatser bl.a. med henblik på at synliggøre succes er og høste gevinster. 4 se punkt 1.2.1.1
Således vil forløb med komplekse afgrænsede problemstillinger i den daglige drift, som kræver en fokuseret indsats blive opprioriteret. Der udarbejdes i forbindelse med disse tiltag et klart kommissorium, en projektplan og plan for høstning af gevinster. Ønsket skal bakkes op af en afdelingsledelse/kontraktholder og fordrer tæt ledelsesmæssig opfølgning hele vejen. Enheden skal samtidig forpligte sig til at stille de relevante medarbejderkræfter til rådighed for opgaven. Det vil stadig være muligt at få støtte til mindre opgaver, hvor en afdeling eller en enhed afsnit ønsker at tage et konkret LEAN-værktøj i brug, f.eks. en Kaizentavle, en systematisk indretning efter 5S-principperne eller en værdistrømsanalyse på en mindre udvalgt arbejdsgang. 1.2.2.4 Ledelsesinformation I effektiviseringsindsatsen opprioriteres fokus på analyse og faktuel viden, som forudsætning for at træffe kvalificerede beslutninger. 5 Adgang til og tilvejebringelse af valide data i forhold til ressourceanvendelsen, er en forudsætning for at effektivisere værdistrømme og identificere effektiviseringspotentialer. Relevant ledelsesinformation vil endvidere understøtte behovet for videndeling i kommunen og inspirere til læring på tværs af institutioner. I sagsfremstillingen med sagsnr. 12/78249 er styrings- og ledelsesinformation beskrevet mere grundigt. Sammenhængende indsatser Effektivisering og digitalisering I forbindelse med udbredelsen af digitale løsninger er der en række områder, hvor digitalisering og effektivisering bliver 2 sider af samme sag. I den forbindelse oprettes et forum til at sikre koordinering af de tiltag der iværksættes. Opgaven forankres i Analyse og Innovation. Effektivisering og HR-indsatser I arbejdet med implementering af en effektiviseringskultur opprioriteres en tæt koordinering mellem Analyse og Innovation og HR s indsatser. 1.2.3 Kompetenceudvikling Omkring kompetenceudvikling har der været store forskelle i de tilbagemeldinger, der har været fra kontraktholderne. Derfor har det været afgørende at alle tiltag er frivillige tilbud. 1.2.3.1 Uddannelse af medarbejdere Uddannelse tilbydes på to niveauer. Basis LEAN 5 God økonomistyring er en af forudsætningerne for høstning af effektiviseringsgevinster, jf. Økonomiaftalens bilag 1.
Grundlæggende kendskab til LEAN og værktøjerne og hvordan man være med til at understøtte, at man kommer i gang med LEAN i egen organisation. Forløbet tænkes at være på 1 dag og vil tage afsæt i det materiale der er tilbudt til TR og AMR (tilpasset medarbejdere). Udviklingskonsulenterne i Analyse og Innovation er undervisere på dette forløb Uddannelse af nye ledere og nøglemedarbejdere Nye ledere i Skanderborg kommune uddannes fortsat i effektivisering. Denne uddannelse foretages fortsat af Howbiz efter samme model som tidligere. Mødekultur Med formålet møder skal skabe værdi i kerneydelsen er der udarbejdet en særskilt indstilling til projekt værdiskabende møder. Der er nedsat en projektgruppe til opgaven. Der er vedhæftet indstilling til projektet. Sagsnr.: 13/36925 1.3 Effektiviseringer i det store fællesskab (fællesniveau) I det store fællesskab arbejdes der med 3 overordnede temaer: Systematisk indsamling af projektidéer Idémodning Samarbejde med eksterne 1.3.1 Systematisk indsamling af projektidéer Med afsæt i de forskellige fagområder laves en række innovationsworkshops med henblik på at generere idéer til det store fællesskab. Der nedsættes en projektgruppe på tværs af organisationen til at varetage disse workshops. Opgaven er forankret i Analyse og innovation. Der skal ske en mere systematisk indsamling af projektidéer fra KL og andre kommuner o Støvsugning af idéer o Opfordring til kontraktholdere og andre lokale til at gå på innovationsrov o Økonomiperspektiv - undersøgelse af om der er kommuner som er mere økonomieffektive på forskellige områder end Skanderborg Denne opgave er forankret i budgetteamet 1.3.2 Idémodning En af de helt store opgaver, som til stadighed giver udfordringer er at få gode idéer til at blive til realiserbare projekter. Samtidig er der behov for at der prioriteres mellem det store antal af mulige projekter, så ressourcerne bruges på de projekter, der har potentiale.
Der er behov for en udbygning af Skanderborg Kommunes projektmodel, hvor der fokuseres på prejekt perioden dvs. den fase, som ligger før projektet er defineret og har fået klarlagt potentialet og herunder hvordan der findes økonomi til at iværksætte effektiviseringsinvesteringer. For at sikre fremdriften vil en udbygning af projektmodellen med porteføljestyringen på disse projekter være en naturlig følge. Det nedsættes en projektgruppe med erfarne projektledere til at lave denne udbygning af modellen. Tovholder på opgaven er Analyse og Innovation. 1.3.3 Samarbejde med eksterne Fokus på samarbejde med andre kommuner Fokus på inspiration fra den ikke-kommunale sektor For til stadighed at få inspiration til nye effektiviseringstiltag vil samarbejdet med andre kommuner og eksterne blive opprioriteret. Dette kan ses i sammenhæng med punkt 1.2.1.3 videndelingsworkshop.