R E SULTATKONTRAKT Min digitale Byggesag (MDB) Projekt 5.1 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Resume: Projektet om digital byggeansøgning og sagsbehandling, Min digitale Byggesag (MDB), skal: bidrage til at effektivisere byggesagsbehandlingen og gøre de krav, som byggeansøgere mødes af, mere ensartede tilbyde alle kommuner fra 2013 et fælleskommunal internetbaseret ansøgningssystem sikre kommunerne et redskab, der kan bidrage til at opfylde målene i den fælleskommunale digitale strategi om, at 80 kommuner i 2015 gør brug af digital byggeansøgning, og at 70 % at borgere/erhverv gør brug af den digitale løsning lave et fælleskommunalt system, der kan bane vejen for et lovkrav om, at alle, der søger om byggetilladelse, skal gøre det digitalt. For at skabe en god kommunal forankring er der nedsat en referencegruppe med deltagelse af 20 kommuner. Til projektet er ligeledes etableret en styregruppe. Der er tæt dialog med Energistyrelsen (tidligere Erhvervs- og Byggestyrelsen) om fremtidig udvikling. Den 24.april 2012 Jnr 01.02.08 P20 Sagsid 000235232 Ref AKP akp@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/6 Erfaringer fra et pilotprojekt i Energistyrelsen om digital byggeansøgning, som KL og 6 kommuner har bidraget væsentligt til, inddrages i udviklingen. Strategisk formål og baggrund Baggrunden for projektet er - gennem digitalisering - at lette borgere og virksomheders adgang til at søge byggetilladelser og sikre effektivisering. Der er fokus på øget selvbetjening, herunder hurtigere sagsbehandling.
Det indgår i økonomiaftalen for 2012, at kommunerne viderefører erfaringerne fra pilotprojekt om digital byggeansøgning, så alle kommuner kan tilbyde digital byggeansøgning til borgere og erhvervsliv. Byggesagsbehandlingen er indgangen til hele myndighedsbehandlingen, som er knyttet til reguleringen af fast ejendom. Byggeansøgning og sagsbehandling anvender informationer fra store dele af den øvrige offentlige forval t- ning om ejendomme, planlægning, miljø m.fl. Pilotprojektet som baggrund Pilotprojektet er en digital ansøgningsløsning, der understøtter fuld oply s- ning af sagen med digitale data. Ansøger om byggetilladelse får bedre information om processen og kommunen modtager en bedre oplyst sag. Projektet har produceret en internetadgang, som lægges på kommunens hjemmeside. Data hentes fra forskellige centrale datasamlinger, og ansøger præsenteres for de dokumentationskrav, som hører til de enkelte ansøgninger. De pilotkommuner, der har digitaliseret sit byggesagsarkiv, har med fordel vist dette i løsningen. I forbindelse med den fælleskommunale digitale strategi er det lagt til grund, at der årligt laves ca. 57.000 byggesager i kommunerne, og at effektiviseringspotentialet ved en landsdækkende digital ansøgningsløsning er 100 mio. kr. årligt. Før- og eftermålinger i pilotversionen har imidlertid ikke kunnet påvise det forventede potentiale. På baggrund af pilotprojektets e r- faringer arbejdes der i MDB-projektet i øjeblikket på, at indarbejde ændringer, der kan skabe denne merværdi og funktionalitet med MDB. Indtil udgangen af 2011 drev seks kommuner, KL og Erhvervs- og Byggestyrelsen pilotprojektet. Da pilotprojektet sluttede med udgangen af 2011, fortsatte de 6 pilotkommuner driften af pilotversionen for at borgere og virksomheder fortsat kan søge digitalt i pilotversionen, indtil MDB er klar. Formål Formål for kommunerne: Formålet med MDB er at effektivisere byggeansøgning og efterfølgende sagsbehandling i kommunerne. Formålet er også - gennem digitalisering - at sikre mere ensartet, effektiv og hurtigere byggeansøgning og sagsbehandling i Danmark. Fokus er, at sikre borgerne og erhvervslivet digital adgang til at søge byggetilladelse, større grad af fyldestgørende ansøgninger 2
hurtigere sagsbehandling en større grad af forventningsafstemning mellem ansøger og kommuner mere effektiv håndtering af ansøgningerne i kommunerne, herunder med digital understøttelse. Formål for projektet: Formålet for projektet er, på baggrund af de indhøstede erfaringer i pilotprojektet, at udvikle og udbyde én digital ansøgningsløsning, som alle kommuner anvender, og som dækker alle sagstyper i lighed med, hvad der kendetegner pilotprojektet. Projektet skal lave udbud, sikre udvikling af løsningen og understøtte udbredelse til samtlige kommuner. Herunder er det et formål i projektet at støtte kommuner med klargøring til overgang til systemet, med implementering og med at indhente effektiviseringsgevinster. Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier Pilotprojektets løsning har været underkastet it-arkitekturanalyse og analyse af løsningens evne til at sikre de forventede effektiviseringsgevinster. På den baggrund er det besluttet i styregruppen for projektet, at pilotversionen ikke gøres landsdækkende. I stedet laves en ny løsning, der bygger på erfaringerne fra pilotprojektet respekterer principperne i den fælleskommunale rammearkitektur, bygges, så den til forskel fra pilotversionen giver mere værdi også for de kommunale sagsbehandlere. Projektet kan deles op i 3 dele: Præcisering af det, der skal løses i projektet. Udarbejdelse af kravspecifikation, gennemførelse af udbud og kontraktindgåelse Udvikling og udbredelse. Resultatmål Der er etableret et webbaseret ansøgningssystem/modul for alle kommuner, som kan u d- bygges løbende Der er sikret mulighed for at udstille data fra byggesagsløsningen til kommunernes ESDH og fagsystemer Der er sikret større brugervenlighed både for ansøgere og for sagsbehandlere - end i den eksisterende pilotløsning 3
Succeskriterier Alle kommuner kan fra 2013 tilbydes at blive tilsluttet det landsdækkende digitale system MDB Minimum 80 kommuner har implementeret digital ansøgning i 2015 Digitaliseringen skal give borgerne og virksomheder en fleksibel digital betjening på by g- gesagsområdet. Målet er, at 70 % af ansøgere benytter dette i 2015 Den tid, kommunerne anvender på administrative rutiner, vejledning og dialog med ans ø- ger, mindskes væsentligt (forventeligt 4-5 timer pr. ansøgning) Kommunerne har etableret integration til ESDH og/eller fagsystemer, så der sikres hurtigere administrative procedurer Det er inden udgangen af 2014 vurderet, om der skal tilføjes et afgørelsesmodul til løsningen. Dette fordrer, at lovgivningen er tilpasset hertil Hovedmilepæle 1. Endelig beslutning om elementer, der tages med i projektet 2. Kravspecificering 3. Udbudsbekendtgørelse udsendes 4. Udbudsmateriale klar 5. Kontraktindgåelse 6. Projektets økonomi genberegnes på baggrund af udbudsrunde 7. Fra 2013 tilbydes digital ansøgning til alle kommuner 8. Gradvis videreudvikling af løsningen og gradvis tilslutning af kommuner Deadline Januar 2012. Første halvdel af 2012 Første halvdel 2012 Første halvdel 2012 Medio 2012 Medio 2012 Løbende fra 2013 Fra 2013 Risikoanalyse Ambitiøse mål i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Der er ambitiøse resultatmål for projektet. Det kræver stor kommunal villighed til at tilslutte sig løsningen og stor indsats i forhold til såvel løsningens brugervenlighed, som kommunal indsats for at udbrede og understøtte anvendelsen af løsningen. I pilotprojektet er der mellem 6 og 14 % af borgerne og erhvervslivet, der søger digitalt. Det vil sige, at der skal være stor opmærksomhed på at få ansøgere til at bruge MDB. Det er med økonomiaftalen for 2012 tilkendegivet fra regeringen, at man søger at understøtte digitaliseringen med lovgivningsmæssige initiativer. Det er væsentligt at fastholde regeringen på at levere dette. Afklaring af løsning, it-arkitektur mv. Der er i projektet stort fokus på at have en løsning klar til de første kommuner i 2013. Der pågik i perioden fra november 2011 til januar 2012 itarkitekturanalyser, som betyder, at den endelige beskrivelse af det, der skal udbydes først er klar i januar 2012. Analysearbejdet kan påvise yderligere gevinster, og kan udgøre et godt fundament for det kravsspecificerende arbejde. Dog er der en risiko for, at tidspunktet for hvornår de første kom- 4
muner kan tilslutte sig løsningen, af denne grund kan blive udskudt til fordel for et bedre resultat. I april 2012 er der dog intet der tyder på dette. Forberedelse For at hjemtage så store gevinster som muligt er det vigtigt, at kommunerne forbereder sig i tilstrækkeligt omfang (organisatorisk, ledelsesforankring, dataopdatering, markedsføring, mv.). For at hjælpe kommunerne med denne udfordring, udarbejdes på baggrund af pilotkommunernes erfaringer et katalog over, hvordan man blive klar til at modtage MDB. Interessenter og kommunikation Der er mange, der har direkte eller indirekte interesse i udviklingen af MDB. Udover landets kommuner er der interesse fra forventede brugere af MDB fx rådgivere, bygherrer og borgere. De interesseorganisationer, der beskæftiger sig med byggeri fx Dansk Byggeri, Bygherreforeningen, Foreningen af rådgivende ingeniører m.fl. inddrages i et dialogforum for at sikre en løbende orientering om projektet. Centraladministrationen og folketingspolitikere er ligeledes interessenter, der vil følge, om kommunerne nu også får effektiviseret arbejdet med byggesagsbehandlingen. Projektet vil kommunikere direkte med kommunerne om udviklingen i projektet, og hvordan kommunerne bedst kommer i gang med MDB. Kommunikationen vil derudover ske via KL s og KOMBIT s hjemmesider, pressemeddelelser, indlæg i Danske Kommuner og Teknik og Miljø-bladet, KTCs hjemmeside og ved afholdelse af møder og seminarer med kommunerne mv. Der vil gennem hele projektforløbet være en tæt dialog med Energistyrelsen (tidligere Erhvervs- og Byggestyrelsen), der har drevet pilotprojektet. Den tætte dialog skal sikre videreførelse af viden om pilotprojektet og dialog om løbende tilpasninger i lovgivning og evt. behov for yderligere standardiseringer på området. Organisering Der er nedsat en styregruppe for projektet med deltagelse af en repræsentant fra hhv. KL og KOMBIT og med 2 kommunale medlemmer udpeget af Kommunalteknisk Chefforening. I styregruppen er inddraget viden fra pilotprojektet. Der er nedsat en referencegruppe med 20 kommuner for at sikre en bred forankring, da it-løsningen skal kunne bruges i alle landets kommuner. De 20 kommuner bidrager aktivt med viden til projektudviklingen. 5
Selve arbejdet med at udvikle it-løsningen (kravspecifikation, udbud, kontraktindgåelse mv.) er forankret i KOMBIT. 6