Statsforvaltningens brev af 21. marts 2011 til et kommunalbestyrelsesmedlem

Statsforvaltningens brev af 21. marts 2011 til et kommunalbestyrelsesmedlem 21-03- 2011 Du har den 19. oktober 2009 på vegne af Fælleslistens byrådsmedlemmer rettet henvendelse til Statsforvaltning Syddanmark vedrørende sag om konsulentbistand i sygehussagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Sønderborg Kommunes administration af reglerne om sagsindsigt ikke har været i strid med lovgivningen. Det er også statsforvaltningens opfattelse, at Sønderborg Kommune lovligt har kunnet afholde udgiften til konsulentfirmaets bistand ved kontrol af regionens økonomiske beregninger. Statsforvaltningen finder endelig ikke grundlag for at antage, at kommunen ved indgåelse af den konkrete aftale om, at fakturaer ikke bliver nærmere udspecificeret i forbindelse med den omhandlede konsulentbistand, er gået ud over rammerne for det skøn, der tilkommer kommunen ved vurderingen af, om den handler økonomisk forsvarligt. Statsforvaltningen foretager derfor ikke mere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: 2009-613/624 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: 7256 7982 TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 EAN- NR. 5798000362291 SE- NR. 29 37 62 71 tilsynsyd@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-14.00 TORSDAG: 09.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG- ONSDAG: 08.30-11.00 og 12.00-13.30 TORSDAG: 11.30-16.00 FREDAG: 08.30-12.30 Region Syddanmark traf i september 2008 efter udløbet af høringsfasen beslutning om placering af akutsygehuset i Aabenraa. Statsforvaltningen udtalte den 30. september 2009, at det ikke var i strid med lovgivningen, at Sønderborg Kommune havde finansieret forskellige aktiviteter med henblik på at varetage kommunens interesser i bevarelse eller udbyg-

ning af en bestemt infrastruktur i kommunen, herunder med et akutsygehus i kommunen. Det fremgår også af udtalelsen, at i det omfang en kommune lovligt kan varetage en aktivitet, kan kommunen også yde støtte til, at private varetager aktiviteten. Af den sag fremgår, at der i perioden december 2008 januar 2009 blandt andet var bevilget 341.575 kr. eksklusiv moms til dækning af udgifter til strategisk rådgivning og praktisk journalistisk assistance i forbindelse med Akuthospital Sønderborg. I denne sag har Sønderborg Kommune modtaget en faktura af 31. august 2009 på 60.250 kr. eksklusiv moms fra samme konsulentfirma til dækning af arbejde udført i forbindelse med kommunikation omkring Sønderborg Sygehus. Ifølge Fælleslistens oplysninger orienterede borgmesteren byrådet den 17. september 2009 om fakturaen, og at fakturaen var fremkommet på grund af, at nogen uberettiget havde benyttet firmaet til at rådgive sig i forbindelse med akutsygehuset. Efter en drøftelse i Fælleslisten anmodede listen herefter den 22. september 2009 om aktindsigt i samtlige fremsendte fakturaer og tilhørende bilag, der vedrører Projekt Sønderborg Sygehus (i alt 1.154.784 kr., heraf udgifter til konsulentbistand på 501.702 kr.), da listen ikke kunne acceptere, at kommunen betalte fakturaen på 60.250 kr. eksklusiv moms for rådgivning i august måned. Ifølge besvarelsen af samme dag, oplyste kommunen blandt andet følgende : Vedlagt er vedhæftet fakturaer fra konsulentfirmaet. [ ] Der er naturligvis ingen der uberettiget har brugt [firmaets navn], men anvendelsen af konsulentbistanden har måske været for bred, idet der er ydet bistand til sygehusgruppen og i et enkelt tilfælde ved kontrol af regionens økonomiske beregninger. Anvendelsen og bestilling af konsulentbistand er nu koncentreret hos borgmesteren, kommunaldirektøren og sekretariatschef [navn udeladt af statsforvaltningen]. På baggrund af besvarelsen anmodede Fælleslisten senere samme dag om oplysning om, hvem der konkret havde modtaget bistanden samt udspecificering af, hvorledes fakturabeløbene var fremkommet. SIDE 2

Kommunen oplyste den 23. september 2009 følgende : Bistand til sygehusgruppen er på byrådets vegne ydet til [navn udeladt af statsforvaltningen]. Bistand ved kontrol af regionens økonomiske beregninger vedrører møde mellem regionsmedlem [navn udeladt af statsforvaltningen] og regionens embedsmænd, hvor [konsulentfirmanavnet udeladt af statsforvaltningen] har deltaget efter aftale med Sønderborg Kommune. En udspecificering af fakturabeløbene viser alle strategisk rådgivning og praktisk assistance i forbindelse med sygehusdebatten. Senere samme dag meddelte Fælleslisten, at man fortsat ønskede at se en udspecificering af, hvorledes fakturabeløbene var fremkommet, og den 25. september 2009 afholdt kommunen møde med Fælleslisten herom. Den 30. september 2009 meddelte Fælleslisten, at man på trods af oplysningerne meddelt på møde den 25. september 2009 om, at det kun var firmaet, der havde bilagene til fakturaerne, fortsat ønskede at se en udspecificering. Den 1. oktober 2009 meddelte kommunen, at retten efter 9 i styrelsesloven til sagsindsigt alene vedrører eksisterende materiale, og at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem ikke har krav på, at der tilvejebringes nyt materiale. Kommunen oplyste samtidig følgende : [Firmaets navn, udeladt af statsforvaltningen] oplyser, at deres kundekartotek og debitorregnskab af etiske grunde ikke umiddelbart kan anvendes i det offentlige rum, som dokumentation og underbilag til de fremsendte månedsregninger. Konsulentfirmaet skal således udarbejde nyt materiale, såfremt der ønskes dokumentation for timeforbruget. Herefter konkluderer jeg, at dit ønske om aktindsigt juridisk er imødekommet. [ ] I klagen til statsforvaltningen har Fælleslisten oplyst følgende : I en sag om konsulentbistand, er konsulentfirmaet [navn udeladt af statsforvaltningen] blevet betalt 501.702 kr. for konsulentydelser. Ifølge kommunaldirektøren er der ikke modtaget bilag med dokumentation for, hvad Sønderborg Kommune specifikt har betalt for. SIDE 3

Det formodes, at pengene er udbetalt til formål, som ikke er bevilget af Byrådet. Fælleslisten i Sønderborg har bedt Borgmesteren om aktindsigt og dokumentation for forbruget af ovennævnte beløb, men det er afvist med henvisning til, at man ingen specifik dokumentation har, bortset fra den samlede regning fra firmaet [navn udeladt af statsforvaltningen]. Vi mener ikke, det er lovligt at blokere vores mulighed for at udøve vores tilsynspligt som kommunalpolitikere, hvilket hermed er indbragt til statsforvaltningens vurdering. Vi beder ligeledes statsforvaltningen om at vurdere, om der af ovennævnte beløb er betalt penge til formål, hvor der ikke foreligger en byrådsbeslutning. På statsforvaltningens forespørgsel oplyste byrådet den 20. november 2009 følgende : [ ] Byrådet skal til klagen bemærke, at kommunaldirektøren har efterlevet reglerne om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til aktindsigt ved at udlevere de fakturaer, der er indgået i sagen. Med hensyn til spørgsmålet om bevillingen til konsulentbistand henvises til vedlagte notat af 17. september d.å., benævnt Konsulentbistand ifm. sygehussagen. Som det fremgår heraf besluttede et enigt byråd i sit møde af samme dato at afsætte de nødvendige midler på grundlag af borgmesterens orientering om kommunens brug af konsulentbistand og hans understregning af, at det på daværende tidspunkt ikke var muligt at angive en beløbsramme på udgifterne. Byrådet har efterfølgende i sit møde den 19. november d.å. vedtaget bevillingen, jfr. vedlagte udskrift af byrådets beslutningsprotokol fra mødet punkt 5 idet bemærkes, at bevillingen er meddelt på hovedfunktionsniveau. [ ] Der er ikke akter i sagen ud over dem statsforvaltningen har medsendt ovennævnte brev. Der foreligger ej retningslinier for anvendelsen af bevillingen eller bilag, som beviser det konkrete forbrug af bevillingen ud over dem, som af klageren er tilsendt til statsforvaltningen som bilag til klagen. Følgende fremgår endvidere af protokoludskriften : SIDE 4

Fælleslisten kan ikke støtte det fremlagte forslag til svarskrivelse til statsforvaltningen. Det med baggrund i at vedlagte notat fra d. 17. sept. 2009 ikke afspejler vores opfattelse af det, som blev sagt på mødet under punktet : Generel orientering fra Borgmesteren, medlemmerne, direktionen. Man har i notatet undladt at gengive orienteringen omkring at der var nogen der uberettiget havde brugt konsulentbistand til 60.000 kr. Endvidere er der ikke vedlagt bilag til de fremsendte regninger fra konsulentfirmaet, der belyser det konkrete forbrug, dette til trods for at statsforvaltningen har bedt om det. Notatet af 17. september 2009 lyder således : Konsulentbistand ifm. sygehussagen På byrådsmødet den 17. september 2009 orienterede borgmesteren om kommunens brug af konsulentbistand ifm. sygehussagen. Det skete som en mundtlig orientering på det lukkede møde. Borgmesteren redegjorde for, at Sønderborg Kommune som den første kommune er blevet tilbudt foretræde for regerings ekspertudvalg det såkaldte Juhl udvalg. Invitationen kommer på baggrund af, at kommunen har kunnet anskueliggøre, at Region Syddanmark tilsyneladende bevidst manipulerer med beregningerne af omkostningerne ved et sønderjysk sygehus i Aabenraa eller Sønderborg. Borgmesteren orienterede om, at de hidtidige omkostninger til konsulentfirmaet [navn udeladt af statsforvaltningen] beløber sig til mellem 1,1 og 1,2 mio. kr. Dette tog byrådet enstemmigt til efterretning. Borgmesteren forespurgte herefter byrådet, om byrådet var villig til at anvende ekstra ressourcer for at forfølge sagen yderligere frem til foretræde for Juhl udvalget. Borgmesteren pegede på, at ressourcerne skulle bruges til 1. fortsat benyttelse af [konsulentfirmaets navn] 2. at et rådgivende arkitekt- eller ingeniørfirma udarbejdede et forslag til et akutsygehus Sønderborg, som alternativ til Regionens forslag. 3. en interviewundersøgelse af borgernes præferencer mellem forskellige akutsygehuse. Borgmesteren understregede, at det ikke var muligt at angive en beløbsramme på disse udgifter, og at byrådet SIDE 5

derfor i givet fald ville give en blanco check. På baggrund af flere byrådsmedlemmers efterfølgende indlæg om, at byrådet allerede var gået så langt i sagen, at det burde gå hele vejen, samt en understregning af sagens alvor, besluttede et enigt byråd at støtte borgmesteren ved at afsætte de nødvendige midler. Det fremgår i øvrigt af sagen, at de omhandlede fakturaer fra konsulentfirmaet alene angiver hvilken/hvilke måneder regningen vedrører, og at temaet har relateret sig til rådgivning/kommunikation i sygehussagen. Der er således ikke præcist angivet, hvilke dage rådgivningen har været ydet, hvem der har modtaget rådgivningen eller hvilket timeforbrug, der har været anvendt. Sønderborg Kommunes kommunaldirektør har den 11. marts 2011 supplerende oplyst, at det i forbindelse med indgåelse af aftalen med konsulentfirmaet blev aftalt, at der alene blev sendt fakturaer på et samlet beløb for en angiven periode, og således ikke en specificering af beløbet. Det var samtidig aftalt, at der blev fulgt op på fakturaen inden betalingen i form af en mundtlig redegørelse, således at der kunne ske en forventningsafstemning om, hvorvidt rådgivningen blev brugt til det, kommunen forventede, og at der var kommunaldirektøren, der stod for denne opfølgning. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 1440 af 1. november 2010, som ændret ved lov nr. 156 af 26. februar 2011). Udtrykket lovgivningen forstås som gældende ret i almindelighed, det vil sige både skreven og uskreven ret, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, såsom de uskrevne regler om kommunernes opgavevaretagelse, de såkaldte kommunalfuldmagtsregler og retsgrundsætningen om kommunernes generelle pligt til at handle økonomisk forsvarligt. Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om rimeligheden eller hensigtsmæssigheden af en kommunes dispositioner, men alene spørgsmålet om dispositionens lovlighed. Som det fremgår ovenfor udspringer sagen af fakturaen af 31. august 2009 på 60.250 kr. eksklusiv moms. SIDE 6

Følgende fremgår af 9, stk. 1 i styrelsesloven : 9. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Som det fremgår af bestemmelsen har det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem ret til sagsindsigt i alle dokumenter, der foreligger i sagen. Det enkelte medlem har ikke ret til at modtage løbende sagsindsigt i materiale, der fremtidig tilgår en sag, og således ikke (endnu) foreligger i endelig form, enten fordi materialet stadig er under udarbejdelse og derfor endnu ikke har tage endelig form, eller fordi materialet endnu ikke er modtaget i kommunen og således ikke er tilgået sagen. Statsforvaltningen har noteret sig oplysningerne i sagen om, at den ønskede specifikation ikke forelå i kommunen, da begæringen om sagsindsigt blev fremsat. Sønderborg Kommunes administration af reglen om sagsindsigt har derfor ikke været i strid med lovgivningen. Det skal i den forbindelse tillige tilføjes, at aktindsigt efter offentlighedslovens regler også kun giver ret til aktindsigt i dokumenter, der eksisterer på tidspunktet for begæringens fremsættelse, og at en myndighed derfor ikke er forpligtet til at tilvejebringe oplysninger, som ikke allerede foreligger i sagen. Statsforvaltningen lægger i øvrigt til grund, at der i november 2008 forelå en bevilling om anvendelse af ressourcer i forbindelse med den af regionen foreslåede nye sygehusstruktur. Som det fremgår af den ovenfor nævnte sag, hvor statsforvaltningen afgav udtalelse den 30. september 2009, har det ikke været i strid med lovgivningen, at Sønderborg Kommune har finansieret forskellige aktiviteter med henblik på at varetage kommunens interesser forbindelse med i bevarelse eller udbygning af en bestemt infrastruktur i kommunen, herunder med et akutsygehus i kommunen. Det fremgår videre af udtalelsen, at i det omfang en kommune lovligt kan varetage en aktivitet, kan kommunen også yde støtte til, at private varetager aktiviteten. Statsforvaltningen har noteret sig kommunens oplysninger om, at konsulentfirmaets bistand ved kontrol af regionens SIDE 7

økonomiske beregninger vedrørende sygehusstrukturen vedrører et møde mellem et navngivent regionsrådsmedlem og regionens embedsmænd, og at bistanden ifølge kommunens oplysning af 23. september 2009 skete efter aftale med kommunen. Statsforvaltningen har tillige noteret sig kommunens oplysninger af 22. september 2009 om, at anvendelsen af konsulentbistanden havde været for bred, og at anvendelse og bestilling af konsulentbistand herefter blev koncentreret hos borgmesteren, kommunaldirektøren og sekretariatschefen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Sønderborg Kommune lovligt har kunnet afholde udgifter til konsulentfirmaets bistand ved kontrol af regionens økonomiske beregninger, hvis kommunen havde deltaget i et møde med regionen herom. Det er derfor også statsforvaltningens opfattelse, at kommunen lovligt har kunnet afholde udgifter i forbindelse med et møde mellem et navngivent regionsrådsmedlem og regionen om samme emne. Statsforvaltningen kan dog tilføje, at såfremt konsulentbistanden eventuelt var benyttet uden forhåndsgodkendelse, ville det ikke i sig selv være til hinder for en efterfølgende godkendelse, når bistanden var benyttet til en lovlig kommunal aktivitet. Statsforvaltningen finder i øvrigt anledning til at bemærke, at det er antaget i de kommunale tilsynsmyndigheders praksis og i den juridiske litteratur, at kommuner efter almindelige kommunalretlige grundsætninger om kommunernes opgavevaretagelse har en helt generel pligt til at handle økonomisk forsvarligt i alle dispositioner. Forpligtelsen til at handle økonomisk forsvarligt indeholder ikke en særlig præcis afgræsning af kommuners kompetence og giver derfor ikke et klart grundlag for at udtale, i hvilken udstrækning en kommune lovligt kan afholde udgifter ud fra en antagelse om at være retlig forpligtet hertil. Forpligtelsen til at handle økonomisk forsvarligt kan dog medvirke til en afgrænsning af, hvilke kommunale hensyn der i en samlet afvejning af interesser kan begrunde, at en kommune lovligt afholder en sådan udgift. Fastlæggelse af, hvad der er økonomisk forsvarligt, må bero på den konkrete situation, og der må som udgangspunkt gives kommunalbestyrelsen et bredt spillerum med hensyn til anvendelse af de kommunale midler. Der kan her henvises til blandt andet betænkning nr. 996/1983 om ansvarsplacering og reaktionsmuligheder i kommune- SIDE 8

styret, side 65 f., Mogens Heide-Jørgensen, Den Kommunale Interesse, 1993, side 344 ff. og 371 ff., og Erik Harder, Dansk Kommunalforvaltning III, 1994, side 182 ff. og Indenrigsministeriets udtalelse af 28. maj 1997, j.nr. 1997/1110/671-1. Statsforvaltningen finder ikke grundlag for at antage, at kommunen ved indgåelse af den konkrete aftale om, at fakturaer ikke bliver nærmere udspecificeret i forbindelse med den omhandlede konsulentbistand, er gået udover rammerne for det skøn, der tilkommer kommunen ved vurderingen af, om den har handlet økonomisk forsvarligt ved indgåelse af den omhandlede aftale. Statsforvaltningen lægger vægt på, at kommunen som led i aftalen inden betaling fik en mundtlig redegørelse for forbruget, at kommunen derved løbende kunne kontrollere, at bistanden blev anvendt til formålet, og at der således skete en forventningsafstemning om, hvorvidt rådgivningen blev brugt til det kommunen forventede. Statsforvaltningen foretager derfor ikke mere i sagen. I øvrigt : Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Ninna Würtzen Direktør /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 9