Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Administrator: Almenbo a.m.b.a. 19. april 2013 Referat af Ordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Mødedato og -tid Torsdag den 11. april 2013 kl. 16.30 Sted Afdeling III, Fælleslokalet Kronprinsessegade 14 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Henrik Lohse, Birthe Leerbech, Lene Aastrup Nielsen, Hanne Slotsvik og Kirsten Olsen Repræsentantskabsmedlemmer Henriette Denman, Vibeke Ahlmann, Hope Cedercrantz og John Olsen Administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Ejendomsmester Eric Andersen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 12. oktober 2012 3. Optagne lån i perioden 12. oktober 2012 11. april 2013 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år. 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I b. Afdeling III c. Boligforeningen d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 6. Forelæggelse af budget for 2014 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Godkendelse af bestyrelseshonorar c. Retningslinier for afdelingernes budgetter 7. Renoveringsarbejder a. Godkendelse af byggeregnskab for 2. etape af sammenlægning af lejligheder, Bispebjerg Bakke b. Godkendelse af byggeregnskab for renovering af kviste, Kronprinsessegade 8. Behandling af indkomne forslag 9. Indstilling af en suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er suppleant Hanne Slotsvik 10. Valg af revisor 504
11. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne 12. Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag tirsdag den 8. oktober 2013 13. Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. ad 2 Godkendelse af referater a. Kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 12. oktober 2012 Referatet blev godkendt. ad 3 Optagne lån i perioden 12. oktober 2012 11. april 2013 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Birthe Leerbech aflagde følgende beretning: I det senest forløbne år er der foretaget udskiftning af tag og kvistvinduer i Kronprinsessegade. På Bispebjerg Bakke er lejlighedssammenlægningen afsluttet og beboerne er glade for deres nye store lejligheder. Ved evalueringsmødet blev der fremlagt mange gode ideer både til nye tiltag. Desværre holdt budgettet for projektet ikke, hvilket primært skyldes Københavns Kommunes lange sagsbehandlingstid. Jeg vil også takke administrationen for det gode samarbejde. Der var ingen bemærkninger til beretningen, som blev godkendt. ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I, Bispebjerg Bakke Regnskabet anviser et overskud på 50.608 kr., der er anvendt til nedbringelse af posten vedrørende det etablerede dørsamtaleanlæg. Afdeling Bispebjerg Bakkes regnskab for 2012 blev godkendt. b. Afdeling III, Kronprinsessegade Regnskabet anviser et overskud på 44.239 kr., der er anvendt til nedbringelse af posten vedrørende det digitale boligselskab. 505
Der blev spurgt, hvad posten det digitale boligselskab dækker. Administrationen svarede, at det digitale boligselskab blandt andet indeholder elektronisk syn, hjemmeside samt elektroniske tegninger af lejlighederne. Afdeling Kronprinsessegades regnskab for 2012 blev godkendt. Afdeling Bispebjerg Bakkes og afdeling Kronprinsessegades regnskaber er tilgængelige på Almenbos hjemmeside. c. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns regnskab for 2012 blev godkendt med et overskud på 34.265 kr. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør 265.326 kr. Egenkapitalen udgør 3.244.066 kr. d. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns sideaktiviteter Der er tilbagebetalt et a conto beløb vedrørende kapitalindskuddet i Kuben Byfornyelsesselskabet Danmark, der er trådt i likvidation. Indskuddet er nedskrevet til 14.677 kr. Der forventes slutudlodning i 2013. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns regnskab over sideaktiviteter for 2012 blev godkendt. e. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns spørgeskema Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns spørgeskema for 2012 blev godkendt. f. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns revisionsprotokollat Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns revisionsprotokollat for 2012 blev godkendt. ad 6 Forelæggelse af budget for 2014 a. Boligforeningens budget Administrationsbidrag til Almenbo for 2014 er fastsat til 3.800 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed jævnfør Almenbos takstoversigt 2014, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 26. februar 2013. Boligforeningens bruttoadministrationsbidrag til afdelingerne, som udgør 4.199 kr. pr. lejemålsenhed i 2013, blev besluttet reguleret med maksimum 2,4 % i 2014. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligforeningens budget for 2014 på efterårsmødet. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2014 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. 506
ad 7 Renoveringsarbejder a. Godkendelse af byggeregnskab for 2. etape af sammenlægning af lejligheder, Bispebjerg Bakke Der er udført tillægsarbejder vedrørende sammenlægningen af lejlighederne, blandt andet er der opsat nye gipslofter på 6. sal, der er sat ekstra plade på brystningen under vinduerne, skiftet dørgreb, udskiftet yderdøre, maling af indvendige vinduer samt opsat nye terrassedøre på 6. sal. Derudover er nødvendigt arbejde, der omfatter miljøforanstaltninger i forbindelse med bly i maling. Dette miljøarbejde har udskudt sagen, men også Københavns Kommune lange behandling har medført en længere byggeperiode. Dette har medført en budgetoverskridelse på ca. 3,5 mio. kr. Administrationen udleverede et foreløbigt byggeregnskab, der anviser behov for følgende godkendelse: Tilskud fra egen trækningsret forhøjes fra 1,5 mio. kr. til 1,74 mio. kr. Tomgangslejen, der udgør 973 t.kr. afholdes af dispositionsfonden. Optagelse af tillægslån på maks. 1,7 mio. kr. Fuldmagt til Lisbet Schaltz på at afslutte byggeregnskab med den bedste løsning i forhold til en lejeregulering på grund af en merudgift på ca. 3,5 mio. kr. Samtlige punkter blev godkendt. b. Godkendelse af byggeregnskab for renovering af kviste, Kronprinsessegade Bestyrelsen godkendte byggeregnskabet. ad 8 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 9 - Indstilling af en suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er suppleant Hanne Slotsvik Hanne Slotsvik blev genvalgt som suppleant. ad 10 - Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 11 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra administrationen Administrationen erindrede om receptionen den 3. maj 2013 i Almenbos nye domicil på Hold-an Vej 16. Erling Olsen har opsagt sin stilling med fratrædelse den 31. maj 2013. Administrationen indkalder til møde med afdelingsbestyrelsen i afdeling III vedrørende mandskab. 507
c. Fra afdelingerne Afdeling I orienterede om de opretningsarbejder, som mangler at blive udført i forbindelse med lejlighedssammenlægningen og oplyste endvidere, at afdelingsbestyrelsen arbejder på, at der nu bliver ro og orden i afdelingen. Afdeling III oplyste, at året havde været roligt. ad 12 - Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde Næste møde er fastsat til den tirsdag den 8. oktober 2013 kl. 16.30. ad 13 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 18.25. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Birthe Leerbech Claus Sieben Hansen 508