Offentligt udbud Levering af vejbelysningsarmaturer Udbudsbetingelser Juni 2015
Viborg Kommune Levering af vejbelysnings armaturer INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD... 2 1. ALMENT...2 2. ORIENTERING...2 3. UDBUDSBETINGELSER...3 3.1 Tilbud... 4 3.2 Tidsplan... 5 3.3 Spørgsmål... 5 3.4 Vurdering af egnethed... 5 3.5 Tilbudsbedømmelse... 6 3.6 Praktiske forhold... 7 3.7 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser m.v.... 8 1
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende udbudsbetingelser. Viborg Kommune ønsker at gennemføre en omfattende renovering i år 2015 ved udskiftning af gamle armaturer for kviksølv og lysrør. Armaturer indkøbes af, leveres til og monteres af kommunens eget selskab Energi Viborg Gadelys A/S, som også varetager daglig drift og vedligeholdelse.. Viborg Kommune/Energi Viborg ønsker variation i armaturvalg afhængig af funktion og placering, og agter at indgå aftale med 1 leverandører på den enkelte armaturtype og dermed flere leverandører på den samlede leverance. Der afgives således selvstændige tilbud på den enkelte type og der kan ikke forventes eneleverance hverken af armaturtypen eller den samlede ordre. Der ønskes fra tilbudsgiveren en præcis beskrivelse og specifikation af, hvilke armaturer der tilbydes til opgaven, herunder de forskellige armaturtyper, deres effekt samt dæmpnings- og kommunikationsmuligheder. 2. ORIENTERING Udbud er benævnt Energi Viborg - Levering af vejbelysningsarmaturer Ordregiver på de enkelte armaturtyper er på kommunens vegne Energi Viborg Gadelys A/S Bøssemagervej 8 8800 Viborg CVR NR.: 30 59 38 55 Kontaktperson Teknisk Direktør Erik Bejtrup E: eb@energiviborg.dk Alle henvendelser vedr. dette udbud skal ske til rådgiver: Fredsted Consulting APS Kontaktperson ingeniør og partner Ole Kjærgård T: 29 36 82 22 E: ok@fredcon.dk 2
Kontrakten omfatter levering af vejbelysningsarmaturer til opsætning i Viborg Kommune, I ydelsen skal være indeholdt nødvendig support til Energi Viborg, i form af belysningsberegninger og hjælp til endeligt valg af armatur, optik og effekt. Beregninger og support udføres på repræsentative vejstrækninger. Kontrakten indeholder følgende mængder: ca. 67 stk. Armaturtype A1 ca. 398 stk. Armaturtype A2 ca. 464 stk. Armaturtype B1 ca. 541 stk. Armaturtype B2 ca. 376 stk. Armaturtype C1 ca. 155 stk. Armaturtype C2 ca. 65 stk. Armaturtype D1 ca. 224 stk. Armaturtype E1 ca. 19 stk. Armaturtype E2 Indkøb og levering af armaturer forventes gennemført i 2015. 3. UDBUDSBETINGELSER Kontrakten er udbudt som et offentligt udbud i henhold til Udbudsdirektivet (Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts, samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge og anlægskontrakter. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge og anlægskontrakter finder tilsvarende anvendelse. Udbuddet er annonceret ved udbudsbekendtgørelse DK-Viborg Vejbelysning, 2015-075138, offentliggjort den 09. Juni 2015 Ordregiver giver fri, direkte og elektronisk adgang til udbudsmaterialet og ethvert supplerende dokument på kommunens hjemmeside: http://www.kommune.viborg.dk/erhverv/leverandoer/aktuelle-udbud 1. Udbudsbekendtgørelse 2015-075138 af 9. juni 2015. 2. Eventuelle rettelsesblad(e) 3. Udbudsbrev af 9. juni 2015 4. Udbudsdokumenter : Udbudsbetingelser (BUT) Kravspecifikation (KS) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) 5. Tilbudsliste (TBL) 6. Kontraktudkast 3
Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på kommunens hjemmeside, se ovenfor. Det påhviler tilbudsgiver at kontrollere, at udbudsmaterialet er komplet i henhold til ovenstående fortegnelse. 3.1 Tilbud Tilbud afgives efter 2-kuvert system, idet der afleveres oplysninger omkring egnethed i én kuvert og selve tilbuddet i form af udfyldt tilbudsliste mm. i anden kuvert. Tilbud afleveres samlet i lukket kuvert, senest torsdag, 6. august 2015 kl. 11.00 til: Fredsted Consulting APS Hornevej 1 6862 Tistrup Mrkt: Energi Viborg Levering af vejbelysningsarmaturer Indeholdende: Kuvert 1- Egnethed : Kuvert 1 skal indeholde oplysninger og dokumenter som angivet i pkt. 3.4 om Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgivers finansielle og økonomiske kapacitet: Tilbudsgivers tekniske kapacitet Kuvert 2 Tilbud : Kuverts 2 skal indeholde selve tilbuddet, bestående af den udfyldte tilbudsliste og skal på afleveringstidspunktet vedlægges følgende: Beskrivelse og specifikation af armaturtyper der afgives tilbud på, herunder belysnings- og energiberegninger samt den krævede dokumentation på armaturer iht. Kravspecifikation. Leveringstidsplan for efterår 2015 Det samlede tilbud bestående af kuvert 1 og kuvert 2 skal afleveres i 2 papireksemplarer. Der kan afgives tilbud på de enkelte armaturtyper alene eller på alle armaturtyper Tilbud skal være på dansk. Tilbudsgiveren kan finde oplysninger om Danmarks skatte- og afgiftsforhold på www.skat.dk, om miljøbeskyttelse på www.mst.dk og om sikkerhed på arbejdspladsen på www.at.dk. Elektroniske tilbud modtages ikke. Alternative tilbud modtages ikke. Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for overværelse af åbning af tilbud. Der udbetales ikke honorar for deltagelse i udbuddet. 4
3.2 Tidsplan Tidsplan for udbudsprocessen: Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 10. juni 2015 Offentliggørelse af udbudsmateriale 10. juni 2015 Sidste frist for spørgsmål 21. juli 2015 Sidste svar udsendes til de bydende 28. juli 2015 Aflevering af tilbud 6. august 2015 Vurdering af tilbud august 2015 Tildelingsbeslutning 14. august 2015 Afgivelse af indkøbsordre ultimo august 2015 Opstart levering/montage oktober 2015 Seneste levering 15. november 2015 3.3 Spørgsmål Dersom noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, opfordres vedkommende til at stille spørgsmål herom til Fredsted Consulting. Tilbudsgivere opfordres til at stille deres spørgsmål løbende og senest den 21. juli 2015. Spørgsmål vil blive besvaret i form af rettelsesblade, og spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6. kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål skal sendes til ok@fredcon.dk med kopi til eb@energiviborg.dk og tv@viborg.dk Alle henvendelser skal være skriftlige. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedrørende udbuddet. 3.4 Vurdering af egnethed Energi Viborg Gadelys A/S vil blandt de fremsendte materialer, udvælge de 10 for kommunen bedst egnede tilbudsgivere på baggrund af de indsendte dokumenter i kuvert 1- Egnethed. Tilbud i kuvert 2 Tilbud, fra de 10 udvalgte leverandører vil herefter blive bedømt ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. For vurdering af tilbudsgivers egnethed til at gennemføre opgaven skal der sammen med tilbuddet fremsendes dokumentation for: Tilbudsgivers personlige forhold: Firmanavn, adresse, CVR.nr., telefonnr., kontaktperson og e-mailadresse i relation til den/de virksomhed(er), der afgiver tilbud Beskrivelse af tilbudsgivers ejerskab, herunder selskabsform, organisations- og ejerstruktur. 5
Tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. Viborg Kommune vil udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbuddet, som er omfattet af en af situationerne i artikel 45, stk. 1 eller 45, stk. 2. Viborg Kommune tager forbehold for at anmode den vindende tilbudsgiver om at fremlægge serviceattest eller tilsvarende dokumentation inden kontraktindgåelsen. Tilbudsgivers finansielle og økonomiske kapacitet: Oplysninger om virksomhedens økonomiske forhold i form af nøgletal (omsætning, resultat efter skat og egenkapital) for de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden har eksisteret en kortere årrække, skal der minimum fremlægges tal for det seneste regnskabsår En ledelseserklæring på, at der ikke er sket væsentlige ændringer af virksomhedens økonomiske situation siden seneste regnskabsår. Såfremt der er sket ændringer kan der i stedet for erklæringen fremlægges en redegørelse for de ændringer der er sket. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen (eksempelvis andre virksomheder i samme koncern ), skal det godtgøres, at tilbudsgiver kan råde over ressourcer, der er nødvendig for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring, eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds økonomiske eller finansielle formåen, vil der ved kontraktindgåelse blive stillet krav om, at denne enhed hæfter solidarisk med tilbudsgiver for kontraktens udførelse. Tilbudsgivers tekniske kapacitet: Referenceliste over tilsvarende leverancer udført indenfor de seneste 3 år Beskrivelse af egen organisation, herunder oplysning om virksomhedens antal beskæftigede indenfor salg og support på vejbelysningsarmaturer Beskrivelse af virksomheden, er det en handelsvirksomhed, produktionsvirksomhed, er det egen produktion, egen udvikling mm. Beskrivelse af virksomhedens faglige formåen og erfaring med levering af vejbelysningsarmaturer til kommunale vejbelysningsanlæg, Beskrivelse af virksomhedens faglige kapacitet i form af teknisk support, hjælp til projektering, belysningsberegning mm. Tilbudsgiver skal dokumentere solid erfaring med vejbelysningsområdet og de danske vejregler. Det skal tydeligt fremgå om ovenstående oplysninger er fra egen organisation, eller baserer sig på leverandør oplysninger, f.eks. om tilbudsgiver forhandler armaturer udviklet og produceret af anden leverandører. 3.5 Tilbudsbedømmelse Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underog delkriterier (vægtning anført i parentes): 6
1. Pris (50 %) 2. Kvalitet og Design (50 %) Indkomne og konditionsmæssige tilbud vil blive bedømt af medarbejdere fra Energi Viborg og Viborg Kommune i samarbejde med Fredsted Consulting. Bedømmelsen vil ske på baggrund af de med tilbuddet fremsendte beskrivelser, beregninger og oplysninger. I bedømmelsen vil indgå de efterfølgende specificerede kriterier. Efter vurdering af de indkomne tilbud, træffes der afgørelse om hvilke tilbud, der er de økonomisk mest fordelagtige indenfor de enkelte tilbudte typer. Alle tilbudsgivere underrettes om tildelingsbeslutningen og får tilsendt et evalueringsnotat med vurderingen. Ad 1. Pris. Underkriteriet pris består af følgende delkriterier: Indkøbspris på armaturer som oplyst på tilbudslisten Ad 2. Kvalitet og Design Ved vurdering af underkriteriet Kvalitet og Design vil ordregiver foretage en vurdering af kvaliteten af de tilbudte armaturer ud fra følgende forhold: De tilbudte armaturers lystekniske performance, herunder lysfordeling, blænding, regelmæssighed i anlæg og evnen til at løse den beskrevne belysningsopgave jf. kravspecifikationen for de enkelte armaturtyper. Det æstetiske udtryk af de tilbudte armaturer, der lægges vægt på at de tilbudte armaturer understøtter områdernes karakter set ud fra dansk designtradition. Der lægges endvidere vægt på de tilbudte armaturers evne til at skabe et homogent og sammenhængende udtryk i det eksisterende byrum. Der vil således blive lagt vægt på, at armaturerne kan indgå naturligt i de miljøer, hvor de skal monteres, herunder at armaturerne i form og skala formår at skabe en harmonisk helhed, med de eksisterende master hvorpå de monteres, og at de indgår i en naturlig sammenhæng med øvrige armturer i området. Kvaliteten af de materialer, de enkelte armaturer er fremstillet af, her vægtes materialernes holdbarhed og robusthed, men også finish, overgange mellem dele af armaturer, montagebeslag, overgang til mast og montagevenlighed. Energiforbrug set over 15 års drift, og en vurdering af Total cost of ownership (TCO) ud fra beregning af energiforbrug, og oplysninger om levetider og forventede driftsomkostninger. Leveringsevne i efteråret 2015 i form af leveringstidsplan for de tilbudte armturer. 3.6 Praktiske forhold Tilbud vil først blive åbnet efter udløb af frist for afgivelse af tilbud. Der vil ikke være adgang for de bydende til at overvære åbningen af tilbud. Efter stand still periode på 10 kalender dage, kan kontrakt indgås. 7
Det forventes at kontraktindgåelse kan finde sted pr 14. august, med ordreafgivelse pr. 31. august og levering fra 1. oktober til 15. november 2015. 3.7 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser m.v. Tilbudsgiveren må benytte Energi Viborg / Viborg Kommune som reference, men må ikke uden forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om kontrakten eller offentliggøre noget om kontraktens indhold. Tilbudsgiveren må ikke overlade leverancen eller dele heraf til andre. Hvor tilbudsgiver anvender grossist eller anden logistikpartner/leverandør, skal dette fremgå af tilbuddet. 8