Referat fra Hovedbestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den 28.04.2013 Mødested: Klublokalet Tidspunkt: Kl. 09:45 14:00 Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 02 Fortæring: KLC Tegnstyrer: JAN Kvaje slik: Referent: Deltagere: Fraværende: Dagsorden Daniel Vest (DV), Tine Lind (), Kim Larsen Christensen (KLC), Jutta A. Nielsen (JAN), Jesper Fløe (JF), Nikolaj Seemann (NS), Tine M. Vest (TV) Maria Grandt (MG), Kim Aarosiin (KA) Åben/Lukket 1. Godkendelse af dagsorden... Fælles Ingen bemærkninger hertil. 2. Korrespondanceliste fra sidste møde... Fælles Der er MUS med Kristina onsdag d. 1. maj. NS og KLC deltager i mødet. NS havde ikke nået sine punkter; ejendomsudvalgsmøde, arbejde videre med diverse ting i forb. med ejendommen. 3. Bordet rundt... Fælles Bordet rundt er vores mulighed for at fortælle noget, som ikke har sit eget punkt i dagsordenen. meddelte, at på grund af sygdom kan der være nogle perioder, hvor hun holder pause fra FTSF. Ellers forsøger hun at udføre sit arbejde så godt hun kan. DV foreslår, at vi skal have en telefonliste. 4. Gennemgå foreningens forretningsorden til godkendelse... DV Godkendt efter de små justeringer. 5. Administration a. Sidste nyt... Fælles Under flytning af kontor opdagede DV, at vores pedels hjælpemiddel fra jobcentret; en høretelefons ledning er revet i stykker, dette er ikke i orden! Vi står til at skulle erstatte dette, det vil koste os omkring 1500-2000 kr. Fremadrettet bedes man sige til bestyrelsen, hvis man er kommet til at ødelægge noget! D. 24. maj 2013 uddeles Ole Munk Plums mindelegat til Lars Knudsen, FTSF er inviteret. Der vil være tema dag med temaet kommunikation uden grænser. Ingen har mulighed for at deltage, vi sender et telegram. Tolkecenter Danmark har åbent hus i forbindelse med nye lokaler fredag d. 3. maj kl. 13-15. repræsenterer FTSF. TV har ansøgt om penge hos Idé møbler til sommerfest, halloween fest og julebanko for børn. b. Medlemskab... JAN To af vores medlemmer har endnu ikke modtaget medlemskort, JAN har kontaktet DDL og vil rykke dem for det. Der er sendt fødselsdagshilsen til et medlem, der fyldte 75 år. Vi har fået takkekort. 10-15 medlemmer har endnu ikke betalt kontingent. c. Fremlæggelse af regnskab for 1. kvartal 2013... KLC
Pt. er der et underskud på knap 30.000 kr. hos foreningen, underskud på knap 80.000 kr. hos ejendommen. d. Økonomi... KLC Kassekreditten er ved at nå sin max grænse og vi må stramme op omkring vores økonomi. KLC giver besked, når vi kan bruge penge igen. FU arbejder videre med kassekreditten. e. Budgetopfølgning... KLC Budgettet ser okay ud, der er nogle områder det ser sort ud, men året er endnu ikke slut. Det bedste er at se resultatet af 4. kvartal. f. Tilmeldingssystem... KLC KLC har fundet en hjemmeside, hvor man kan tilmelde sig til vores arrangementer og betale med betalingskort. Men der er gebyr på betalingskort, vil medlemmerne ofre det? Man kan ikke skrive flere navne på tilmelding, man kan ikke have separate priser for børn, voksne, medlem, ikke medlem. KLC arbejder videre med det. Der var forslag om, at FTSF opretter en ny bankkonto hvor alle indbetalinger til arrangementer kommer derind, således TV kan få adgang til denne konto og tjekke folks indbetalinger, skrive på hjemmesiden. FU arbejder videre med det. g. Ansøgning... Vi har modtaget en ansøgning om penge til tegnsprogsundervisning til en familie med 14årig CI opereret dreng, desværre må vi afslå ansøgningen på grund af vores vedtægter ikke tillader at vi yder økonomisk støtte, 9.5. giver ansøgeren besked. 6. Tegnsprogshus til salg?... DV Vi holder møde med ejendomsudvalget tirsdag d. 21. maj 2013 hvor vi drøfter om Tegnsprogshuset er til salg? Vi drøftede vores holdninger til om vi vil sælge, beholde huset, rive huset ned og bygge nyt op? Følgende udsagn kom frem: Dejligt sted, men meget skal renoveres, vil gerne beholde huset, men det kræver megen vedligeholdelse. Huset skal sælges, der er for meget vedligeholdelses arbejde i huset. Der er historie i huset, vi skal beholde huset, evt. sælge til en byggematador og leje sig ind i huset. Frygter at miste medlemmer hvis vi sælger huset. Boligkontoret kunne købe huset, hvor vi kunne leje os ind, vil gerne beholde huset. Ser begge muligheder; at vi sælger og lejer os ind. At vi beholder huset. Ejendommen stjæler bestyrelsens tid, vi bruger megen tid på ejendommen, medlemmerne bliver forsømt. Bedre at sælge huset, så vi får mere fokus på medlemmerne og servicen bliver højere. Hvis hele bestyrelsen går af om nogen år, hvem vil tage over? Flere er skræmt af, at det ikke kun er bestyrelsesarbejde, men der også er ansvar for ejendommen. Vi mangler penge til renovering. Ønsker ikke et salg, det er et mindeværdigt hus. Men vi er nødt til at se fremadrettet, vi er nødt til at være realistiske, om 5-10 år hvordan ser situationen ud til den tid? Et salg kan være nødvendigt. Der er fordel ved at vi ejer huset, at vi bestemmer selv hvornår vi vil bruge lokalerne, hvis vi lejer os ind et sted, risikerer vi at det er på bestemte tidspunkter vi kan bruge lokaler. Det kræver mange ressourcer ved vedligeholdelsesarbejdet. Hvordan ser fremtiden ud? Hvis vi sælger, ønsker ikke at vi lejer os ind på Ulleruphus. Forslag om et uformelt møde med boligkontoret og høre om der er muligheder for samarbejde. Det kræver meget frivilligt arbejde ved renoveringen/vedligeholdelsen. Folk er egoister i dagens samfund, hvad får jeg for at sidde i bestyrelsen? Kan vi få ny bestyrelse om nogen år? - 2 -
Ved mødet med ejendomsudvalget d. 21. maj skal vi have lavet en liste med fordele og ulemper. 7. Medlemsmøde den 12.06.2013... DV Program for medlemsmøde d. 12. juni: Dørene åbnes kl. 18.30, kl. 19 starter vi med et kort oplæg, kl. 19.10-20 inkl. pause gruppe arbejde hvor medlemmerne kan komme med deres mening og holdninger. Fremlæggelser kl. 20, kaffepause kl. 21 evt. fortsætte kl. 21.30-22. 8. Arbejdsweekend... foreslår en arbejdsweekend, hvor vi får ryddet op i kælderen, der er megen rod dernede og det hele er uoverskueligt. Enighed om, at vi holder arbejdsweekend d. 30 og 31. august 2013. 9. Nyt fra udvalgene a. Caféudvalg... JF Der har været cafe udvalgsmøde for nylig, et godt møde. Der er truffet beslutning om nye bluser, som bliver i turkis farver. JF arbejder videre med det. Kaffeudvalget er oprettet, desværre har 2 medlemmer trukket sig efter første møde på grund af interne problemer. Bestyrelsen træffer beslutning om, at den ene medlem i udvalget må trække sig ud, vi kan ikke acceptere medlemmets opførsel. JF snakker med de tre involverede personer. Fredags cafe d. 3. maj, der er salg af Tuborg, Julebryg og rød sodavand til 5 kr. stk. b. Ejendomsudvalg... NS NS har lavet nogle ting i ejendommen, der har været kloak problemer i to lejligheder. Det viser sig, at den ene beboer kontaktede VVS manden, som var i huset i forvejen og fik ham til at hjælpe med problemet i lejligheden. Bestyrelsen vil ikke betale for det, beboeren må selv betale. Der er MUS med Kristina d. 1. maj. Der er muligvis svamp i kontoret, NS følger op på det. Køkkenskab i te-køkken hænger lidt, den skal rettes op. 1. Køreskole... DV Køreskolen har lejet det store kontor lokale, de starter undervisning op d. 14. maj. Husleje 2000 kr. 2. Hovedrengøring den 27.07.2013... FU ser gerne, at hele bestyrelsen deltager i hovedrengøringsdagen. NS og DV arbejder videre med planlægningen. c. Fanebærerudvalg... JAN d. Festudvalg... 1. Sommerfest... Planlægningen til sommerfesten er godt i gang, bestyrelsen blev præsenteret for dagens program. Enighed om, at det er et lukket arrangement. Cafe udvalget vil sælge slik, chips til dagen. e. Historiskudvalg... DV - 3 -
JF har meldt sig ind i udvalget. Pt. ikke hørt mere fra Center for Høretab vedr. materialer vi kunne få. f. Kioskudvalg... KLC Kioskudvalget søger nye frivillige til at sælge på Ulleruphus. Dette skrives i nyhedsbrevet. g. Kulturudvalg... TV Aktivitetsudvalget mangler frivillige, dette skrives i nyhedsbrevet. Konsekvensen ved, at der ikke kommer nogle nye ind i udvalget, er at der ikke bliver arrangeret noget i efteråret. Familieudvalget ønsker et nyt medlemsmøde igen for at være helt sikker på, om udvalget skal lukkes. meddeler, at der er formiddagsåbent onsdag d. 1. maj kl. 10-13. Kreative dage i forbindelse med net cafe kan starte op med det samme. 1. Aktivitetspenge... TV TV vil gerne vide, hvor mange penge aktivitetsudvalget har pt. til at vide hvad der er råd til at arrangere i efteråret. KLC vil undersøge det. 2. Betaling af lokalet... TV Vi har fået en henvendelse fra TolkeTid, der ønsker at komme og reklamere for deres firma, skal de betale for lokaleleje? Da de selv har henvendt sig og de ønsker at bruge en af vores foreningsaften, enedes bestyrelsen om, at de skal betale for lokaleleje. Dette medførte et spørgsmål om, hvorfor Visual Travel ikke betalte for deres aftener bestyrelsen blev enige om, at der skal laves retningslinjer for markedsføring i FTSF. Bestyrelsen blev enig om, at der skal betales 800 kr. for leje af lokalet i forbindelse med markedsføring. h. Medieudvalg... Fælles 1. Vejledning om den nye server... DV Vores nye server hos skydrive.com er startet op, bestyrelsen fik brugernavn og kode udleveret. Husk at højreklikke, klikke på hent for at åbne filer i Word dokument ellers bliver det åbent som web dokument. Referater lægges ind som PDF filer. Husk at logge af efter endt brug, der arbejdes på at vi hver især får vores egen kode. Forslag om at oprette egne mapper, god ide det kan vi gøre individuelt. 2. Facebook og hjemmeside... JAN Enighed om, at billeder lægges på hjemmesiden og der lægges et link til hjemmesiden på Facebook. 3. Nyhedsbrev... har ikke sendt nyhedsbrev ud den sidste fredag i april, fordi der ikke har været noget stof udvalgene/bestyrelsen bedes huske at sende stof ind til nyhedsbrev senest d.20 i måneden som der står i forretningsordenen. 10. Nyt fra afdelinger a. Døves Idrætsklub FREMAD... DDI holder repræsentantskabsmøde d.24-25. maj i Aalborg, BOC deltager som repræsentant for FREMAD. b. Tegnsprog CI... - 4 -
c. Whist... 11. Næste møde... Søndag den 11.08.2013, kl. 09:45 14:00. Fortæringsansvarlig: JAN. Kvajeslik: JAN. Korrespondance liste: MUS med Kristina onsdag d.1. maj. Ordne diverse ting i forb. med ejendomsudvalget/ejendommen Lave telefonliste Repræsentere FTSF ved Tolkecenter Danmarks åbent hus d. 3. maj Følge op på de manglende medlemskort Arbejde videre vedr. kassekredit Arbejde videre vedr. tilmeldingssystem Finde ud af, om vi skal oprette ny bankkonto til aktivitetspenge Give afslag på økonomisk støtte/ansøgning Arbejdsweekend d. 30-31. august 2013 Arbejde videre med bluser til cafe udvalget Kaffeudvalg Holde øje med svampe udvikling på kontoret, rette køkkenskab op Planlægge hovedrengøringsdagen Familieudvalgsmøde Holde åbent d. 1. maj om formiddagen Undersøge aktivitetspenge Indsende nyhedsstof til nyhedsbrev NS og KLC NS DV JAN FU KLC FU ALLE JF JF NS NS og DV TV KLC ALLE Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret. - 5 -