Køge Boligselskab Sager til behandling på bestyrelsesmøde nr. 2-2013 Langelandsvej 32, kl. 19.00 Onsdag den 13. februar 2013 Pkt. 5. Selskabets udlejning 4 Pkt. 6. Selskabets dispositionsfond og trækningsret 5 Pkt. 7 Dialogmøder med Køge Kommune 6 Pkt. 8. Opfølgning på bestyrelsesevaluering 7 Pkt. 9. Vedligeholdelsesordning 8 Pkt. 10. Indskud 9 Pkt. 11. Forretningsgang gaver m.v. 10 Pkt. 12. Eventuelt 11
side 2 DAGSORDEN... Side Pkt. 5. Selskabets udlejning 4 Bilag: Oversigt over udlejning, huslejetab m.v..... 4 Pkt. 6. Selskabets dispositionsfond og trækningsret 5 Bilag: Saldo over dispositionsfond... 5 Pkt. 7 Dialogmøder med Køge Kommune 6 Bilag: Eksempel på dokumentationspakker for selskabet og afdelingerne. 6 Pkt. 8. Opfølgning på bestyrelsesevaluering 7 Bilag: Opsamling fra bestyrelsesevaluering. Ny... 7 Pkt. 9. Vedligeholdelsesordning 8 Bilag: Oversigt over Ni beløb i dag... 8 Pkt. 10. Indskud 9 Bilag: Oversigt over tab, samt forslag til nyt indskud.... 9 Pkt. 11. Forretningsgang gaver m.v. 10 Bilag: Gældende forretningsgang... 10 Pkt. 12. Eventuelt 11
side 3 Selskabsbestyrelsesmøde i Køge Boligselskab Bestyrelse: Bestyrelse: Formand Faye Egested Valgt af repræsentantskabet indtil 2013 Næstformand Mads Andersen Valgt af repræsentantskabet indtil 2013 Medlem Claus Christensen Valgt af repræsentantskabet indtil 2014 Medlem Ole Lund Valgt af repræsentantskabet indtil 2013 Medlem Torben Andersen valgt af medarbejdere indtil 2013 Medlem Jette Hansen Valgt af repræsentantskabet indtil 2014 Medlem Pia Sølyst Valgt af repræsentantskabet indtil 2014 Suppleant Anne Schiødt Valgt af repræsentantskabet indtil 2013 Ansatte: Forretningsfører René Nielsen Øvrige: Referent Afbud: Claus Christensen Fraværende:
side 4 Pkt. 5. Selskabets udlejning Bestyrelsen har besluttet at den skal orienteres om udlejningssituationen på bestyrelsesmøderne. Behandling Bilag: Oversigt over udlejning, huslejetab m.v.. Referat af behandling: RN gennemgik bilagene. Tab ved fraflytninger. Mulighederne for at begrænse tabet blev drøftet. Det blev besluttet at prøve at vedlægge en folder om mulighederne for restanceordning i forbindelse med rykker 1.
side 5 Pkt. 6. Selskabets dispositionsfond og trækningsret Med baggrund i udlejningsvanskeligheder i Hastrupparken udarbejdes der status over dispositionsfonden på bestyrelsesmøderne. Årstal Dispositionsfond Trækningsret egen 2008 370.000 3.021.000 2009 137.000 3.200.000 2010 11.000 2.962.000 2011 113.000 3.220.000 2012 1.260.453 4.450.000 Bilag: Saldo over dispositionsfond Referat af behandling: RN gennemgik de økonomiske tal for dispositionsfonden og egen trækningsret i Landsbyggefonden. Taget til efterretning.
side 6 Pkt. 7 Dialogmøder med Køge Kommune I henhold til ny styringsreform for almene boligorganisationer skal der afholdes årlige dialogmøder med Køge Kommune. Dialogmøderne var sidste år opdelt i 2. Et for beboerdemokrater og politiker fra Køge byråd. Et for den administrative ledelse og embedsfolk fra Køge Kommune. Det administrative møde tager udgangspunkt i en dokumentationspakke, der udfyldes elektroniske via Landsbyggefonden. Køge kommune er i øjeblikket ved at fastlægge årets dialogmøder. Når der fremkommer en plan for i år samt tidspunkt for denne, indstilles det, at der indkaldes til et ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvor der sker en drøftelse af dialogmødet samt en drøftelse af dokumentationspakkerne. Bilag: Eksempel på dokumentationspakker for selskabet og afdelingerne. Behandling af sagen: RN gennemgik baggrunden. Udfyldelsen af oplysningsskemaer for afdelingsbestyrelsen blev drøftet. Skal det være ledelsen, administrationen, bestyrelsen, afdelingsbestyrelsen. Det henstilles til Køge Kommune, at der fortsættes med de politiske møder. Oplysningsskemaer udfyldes af administrationen. Afdelingerne spørges evt. på konferencen.
side 7 Pkt. 8. Opfølgning på bestyrelsesevaluering Som vedtaget på sidste møde skal bestyrelsen drøfte hvilke emner man skal arbejde videre med. På konferencen blev følgende drøftet: Samarbejdet mellem bestyrelsen og forretningsføreren. Hvordan bestyrelsens kompetencer kan løftes. Hvordan dialogen med afdelingsbestyrelser kan styrkes. Der blev ligeledes fremsat forslag til, hvordan det kan gøres bedre. Der skal tages beslutning om hvilke tiltag, der skal iværksættes. Emner der ikke nåede at blive drøftet: Bestyrelsesmaterialet. Bestyrelsesmøderne. Fokus på strategi og fremtid. Bestyrelsen skal beslutte hvilke emner skal drøftes og hvornår. Bilag: Opsamling fra bestyrelsesevaluering. Ny Behandling: Evalueringsrapport blev gennemgået og drøftet. Opsamlingen blev gennemgået og drøftet. Kommende emner blev også gennemgået. Beslutning Samarbejde mellem bestyrelse og forretningsfører: Nyhedsmail fra forretningsfører mellem møderne vedrørende emner, som bestyrelsen sædvanligvis ville blive orienteret om, hvis der var møde. Møderne: Dagsorden opdeles fremover i 3 hoveddele: a) Orientering skriftlig b) Til drøftelse c) Til beslutning Bestyrelsens kompetence: Bestyrelsesmøde med BL konsulent orienteres om bestyrelsens arbejde, pligter osv. samt om muligheden for kurser i BL om bestyrelsesarbejdet. 8. maj om muligt. Kommende emner: Årshjul til de faste møder, forslås i august.
side 8 Pkt. 9. Vedligeholdelsesordning På sidste møde blev de forskelige ordninger gennemgået. På dette møde skal der drøftes en regulering af NI-beløbene eller om der skal skiftes ordning. Samt gennemgang af de økonomiske konsekvenser med skift til en normalistandsættelse ved fraflytning. Bilag: Oversigt over Ni beløb i dag Behandling af sagen: Beslutning udsættes til konferencen i juni.
side 9 Pkt. 10. Indskud På sidste møde blev tabet ved fraflytninger gennemgået. Det blev drøftet om det er muligt at forhøje indskud ved fraflytninger. Lovgivning på området er: Til delvis finansiering af en afdeling betaler de lejere, der får bolig i afdelingen, et beboerindskud. Beboerindskuddet indgår i afdelingens formue som ansvarlig kapital. Når en lejers rettigheder vedrørende en bolig ophører, tilbagebetaler den almene boligorganisation det indbetalte beboerindskud eller depositum. Boligorganisationen kan foretage modregning i indskuddet for lejerens forpligtelser overfor den almene boligorganisation eller afdelingen, herunder for eventuelle udgifter til det lejedes kontraktmæssige istandsættelse ved fraflytningen. Hvis det antages, at indestående beboerindskud ikke vil kunne dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen, herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning, kan den almene boligorganisation forhøje indskuddet med virkning for nye lejere. Forhøjelsen forudsætter kommunalbestyrelsens godkendelse, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Forhøjelsen af beboerindskuddet kan gennemføres uden kommunalbestyrelsens godkendelse, hvis indskuddet efter forhøjelsen ikke overstiger 204 kr. pr. m². Det nævnte beløb, som er opgjort i 2009-niveau, reguleres én gang årligt efter udviklingen i Danmark Statistiks nettoprisindeks i en 12-måneders periode sluttende i juni måned året før det finansår, reguleringen vedrører. Beløbet afrundes til nærmeste hele kronebeløb. Bilag: Oversigt over tab, samt forslag til nyt indskud. Behandling af sagen: Sagen blev drøftet. Kr. 215 synes for meget/højt. Sagen blev udsat. Det undersøges, hvad indskud er i tilsvarende afdelinger i Køge.
side 10 Pkt. 11. Forretningsgang gaver m.v. Ved afsked med medarbejdere i forbindelse med pension de sidste par år, er der forskelige holdninger og ønsker om hvorledes dette markeres. Flere afdelingsbestyrelser vil gerne afholde reception for de ansatte. Bestyrelsen har tidligere vedtaget, at det er selskabet der afholder reception og at det kun er for andre ansatte samt bestyrelsen for selskabet og afdelingen. Dette for at sikre, at alle behandles ens og at det er arbejdsgiveren, der forestår arrangementet. Traditionen for gaven er også ændret i forhold til den vedtagne forretningsgang. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter den nuværende forretningsgang samt hvad der ren faktisk sker i afdelingerne. Bilag: Gældende forretningsgang Behandling af sagen: Forretningsgang blev drøftet og gennemgået. FE reception ved pension. Det er tidligere besluttet, at det er selskabet der holder reception for ansatte og bestyrelser. Sidste afsnit vedr. punktet *eksterne gaver* slettes. Julegaver til ansatte ændres op til kr. iht. skattelovgivningen.
side 11 Pkt. 12. Eventuelt På baggrund af diverse skrivelser nogle afdelinger imellem vedrørende bl.a. individuel boligforbedring og forsikringer samt øvrige problematikker i selskabet. Mødedato torsdag den 28. februar 2013. Underskrift af protokollen I henhold til forretningsorden for bestyrelsen underskrives protokollen af alle bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i bestyrelsesmødet.