Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 Mødedeltagere: Afbud: Jan Lemser Rauf Hasanezadeh Lone Clausen Susanne Johansson Søren Hvas Ebbe Merkelsen Jesper Olesen Henrik Bjørn Hansen Jes Rønving Kim Krogh Formand Næstformand Suppleant Ejendomsleder Suppleant Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 2. Punkter til behandling a. Sagen omkring Ungdomspensionen b. Beboerdemokratiske principper, set i lyset af KABs tanke- og forretningsgange omkring ungdomspensionen c. Avedøreudvalgets fremtid d. Vaskeripriser e. Målsætninger for afdelingen f. Hjemmesider koordinering /strategi i Avedøre Boligselskab g. Tur med Miljørådet h. Emner til afdelingsmødet 3. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra Ejendomskontoret c. Fra medlemmer og udvalg 4. Mødekalender 5. Eventuelt
Ad. pkt. 1 FORMALIA a. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af punkt 2d, 2e, 2f, 2g og 2h. b. Godkendelse af referat Referat fra mødet den 7. marts 2011 blev godkendt. c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Der forelå en henvendelse fra en beboer i Trædrejerporten vedrørende Miljørådets rolle i den forestående byggesag med renovering af parkeringspladserne. Beboeren havde konstateret, at et medlem fra Miljørådet så ud til at havde drøftet en række forhold på arbejdsstedet. Søren Hvas fandt det vigtigt, at Miljørådets medlemmer ikke henvender sig direkte til entreprenørerne, idet dette kunne være ansvarspådragende. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen var enig med Søren Hvas. Henrik Bjørn Hansen kunne bekræfte, at han havde modtaget et telefonopkald fra et af Miljørådets medlemmer vedrørende et hegn på stedet, hvilket formentligt var sket i umiddelbart i forlængelse af samtalen. Det var dog hans umiddelbare opfattelse, at samtalen mellem Miljørådets medlem og en af entreprenørens medarbejdere primært relaterede til at det var de samme personer, der stod for renoveringen af de seneste parkeringspladser i rækkehusene. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen ville, som følge af drøftelsen, tage problematikken op på det førstkommende byggemøde, så der ikke var nogen der var i tvivl om deres roller. Ad. pkt. 2 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Sagen omkring Ungdomspensionen Under henvisning til behandling af sagen vedrørende opsigelse og lejefastsættelse omkring ungdomspensionen på afdelingsbestyrelsens møde den 7. marts 2011, havde formand Jan Lemser henvendt sig pr. mail til KABs forretningsfører. Jan Lemser havde efterfølgende modtaget en forklaring omkring sagsforløbet, som han fandt problematisk i relation til, hvilken rolle afdelingsbestyrelsen har i behandlingen af sådanne sager. Jan Lemser havde derfor aftalt møde med repræsentanter fra Avedøre Stationsby Nord og Store Hus, den 11. april 2011, for at drøfte sagsforløbet samt principperne for afdelingsbestyrelsernes roller i Avedøre Boligselskab. Herefter anmodede afdelingsbestyrelsen om at få udleveret bilag og anbefalinger fra de 2 advokater, som havde været involveret i sagen. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at han ikke mente, at han kunne udlevere dokumenterne, som sagen havde udviklet sig, men anbefalede, at Jan Lemser henvendte sig til forretningsføreren og gjorde tillige opmærksom på, at en stor del af dokumenterne tidligere var udleveret. Afdelingsbestyrelsen besluttede herefter, at formand Jan Lemser skulle anmode om at få en redegørelse for hele sagsforløbet, herunder korrespondance, referater fra møder m.v. b. Beboerdemokratiske principper, set i lyset af KABs tanke- og forretningsgange omkring ungdomspensionen Behandlingen af dagsordenspunktet blev relativt kort under henvisning til behandlingen af punkt 2a. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 2 af 7
Dog var afdelingsbestyrelsen enige om, at sager der vedrører den enkelte afdeling skal behandles i den enkelte afdelings bestyrelse og driftsorganisation. c. Avedøreudvalgets fremtid Formand Jan Lemser meddelte, at han havde modtaget en mail fra kommunalpolitiker Mogens Leo Hansen fra Liste T, hvor der også blev spurgt til udvalget fremtid, idet han blandt andet havde konstateret et så lavt fremmøde til mødet 24. februar 2011, at udvalget ikke havde været beslutningsdygtig. En efterfølgende mail-korrespondance havde dog vist, at det havde været problematisk at komme ind til mødet, da dette ligger på et tidspunkt, hvor Rådhuset har lukket. Afdelingsbestyrelsen fandt, at det var vigtigt at fastholde Avedøreudvalget som et politisk organ og at introduktionen af "Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar 2010" på ingen måde kunne erstatte Avedøreudvalget. d. Vaskeripriser Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der var iværksat en regulering af priserne på vaskerierne. I den forbindelse var der foretaget en mindre afrunding af priserne i modsætning til de tidligere priser. Den væsentligste årsag til ændringerne i priserne var de stigende el-udgifter. Under henvisning til at vaskeripriserne i videst muligt omfang skulle afspejle de faktiske omkostninger, kan det forekomme, at der i nærmeste fremtid vil være behov for en mindre regulering i forhold til prisen på vaskemidler, da der fortsat blev arbejdet på at få helt klarhed over anvendelsen af vaskemiddeltyper og doseringer i de enkelte vasketyper. Henrik Bjørn Hansen anmodede tillige afdelingsbestyrelsen om at bekræfte de hidtidige principper i prisfastsættelsen, som blandt andet betød, at man ikke fik rabat ved fravalg af sæbemidler, men at der fortsat skulle arbejdes på at kunne give rabat ved fravalg af skyllemiddel af hensyn til miljøbelastningen. Afdelingsbestyrelsen bekræftede principperne i prisfastsættelsen. e. Målsætninger for afdelingen Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen havde anmodet om at få punktet på til mødet den 7. marts 2011, hvor det var blevet udsat. Henrik Bjørn Hansen mente, at der var behov for at afdelingsbestyrelsen drøftede målsætninger for afdelingen, dels i relation til "Obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer" som blev indført pr. 1. oktober 1999, som godt nok primært omhandlede boligorganisationerne, dels for at få en mere generel indfaldsvinkel til, hvor man vil hen med afdelingen. Henrik Bjørn Hansen henviste blandt andet til, at afdelingen havde en målsætning "Principog målsætningsprogram for sociale og kulturelle beboeraktiviteter", som var vedtaget i 2004, men som ikke var revideret siden. Søren Hvas foreslog, at man skulle overveje en dialog i hele Avedøre Boligselskab, herunder at afholde en målsætningskonference. Det blev vedtaget at arbejde hen mod en planlægning af en målsætningskonference i Avedøre Boligselskab, medhenblik på en afklaring af målene for fremtiden. Resultatet heraf kunne blandt andet danne grundlag for den fremtidige styringsdialog med Hvidovre kommune. Det blev aftalt, at formand Jan Lemser tager kontakt til formændene for de 2 øvrige boligafdelinger. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 3 af 7
f. Hjemmesider koordinering /strategi i Avedøre Boligselskab Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen havde anmodet om at få punktet på til mødet den 7. marts 2011, hvor det var blevet udsat. Henrik Bjørn Hansen mente, at der var behov for at man i Avedøre Boligselskab drøftede en fælles strategi omkring hjemmesider, der knyttede sig til Avedøre Boligselskab og Avedøre Stationsby. Henrik Bjørn Hansen henviste til, at han tidligere havde forsøgt at få en dialog i gang omkring hjemmesider med afdelingsbestyrelserne, men at tiden og situationen ikke havde været den rette. Henrik Bjørn Hansen havde dog i den forløbne tid reserveret en række domænenavne, som kunne tænkes taget i anvendelse i en fremtidig helhedsløsning. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gjorde tillige opmærksom på, at emnet også i et vist omfang hang sammen med det forrige punkt omkring målsætninger. Der var enighed om at tage fat på drøftelser med de 2 andre boligafdelinger, hvorfor det blev aftalt, at formand Jan Lemser tager kontakt til de 2 andre afdelingers formænd. g. Tur med Miljørådet Søren Hvas anmodede, med henvisning til drøftelser på tidligere møder, om planlægning af en gennemgang af afdelingens udearealer i samarbejde med Miljørådet. Det blev aftalt at forsøge en gennemførelse af en gennemgang den 28. maj 2011 i tidsrummet 9:00-14:00. Det blev endvidere aftalt, at formålet med gennemgangen på dagen alene var at få en masse indtryk og dialog mellem afdelingsbestyrelsen og Miljørådet, hvorefter der skal ske en opfølgning på et senere aftenmøde. h. Emner til afdelingsmødet den 16. maj 2011 Det blev aftalt, at der udsendes standard dagsorden. Det blev endvidere aftalt, at fastlæggelsen af regnskabsmødet med afdelingsbestyrelsen aftales nærmere mellem formand Jan Lemser og ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen, hvorefter der straks udsendes en indkaldelse. Ad. pkt. 3 MEDDELELSER a. Fra formanden Paradislejr - Cykelbane Formand Jan Lemser orienterede om, at der havde været afholdt møde vedrørende anlæg af en cykelbane ved Paradislejren. Blandt mødedeltagerne var der repræsentanter fra Hvidovre Kommunes Tekniske forvaltning, Forstadsmuseet, Kræftens Bekæmpelse, Søren Østergaard med særlig interesse i Paradislejren, Solveig Isbrand fra Miljørådet, Jan Lemser fra afdelingsbestyrelsen og Henrik Bjørn Hansen fra ejendomskontoret i Avedøre Stationsby Syd. I forbindelse med en vitalisering af Vestvolden søger Hvidovre kommune i projektet "Hvidovre på hjul" med støtte af "Fonden Realdania, Kulturarvsstyrelsen og Skov- og Naturstyrelsen " at anlægge en cykelbane ved "Paradislejren", som ligger på arealet ved Vestvolden i området ud for Bymuren 57-87. På mødet blev der primært drøftet problematikker vedrørende sikring og bevarelse af fundamenter med videre i Paradislejren samt støjforhold og afstanden til beboerne i Bymuren. Der er aftalt nyt møde med besigtigelse på stedet den 6. april 2011. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 4 af 7
b. Fra Ejendomskontoret Forberedelse af udbud på boldbure Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at færdiggørelsen af udbudsmaterialet vedrørende 2 nye boldmure ved Bymuren 33 og Bymuren 131 var nært forestående, og derfor forventes udsendt i nærmeste fremtid. Søren Hvas meddelte, at han havde set et nyt boldbur i Aldersrogade i København, hvor der var gjort noget særligt ud af støjdæmpningen. Henrik Bjørn Hansen fandt dette spændende, idet de hidtidige løsninger, der var besigtiget, ikke nødvendigvis var optimale. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen fandt dog at en besigtigelse hastede, såfremt der skulle være mulighed for eventuelt at inddrage principperne fra boldburet i Aldersrogade i udbudsmaterialet. Det blev derfor aftalt hurtigst muligt at foretage en besigtigelse. 5 års eftersyn - altaner i Hovedstihusene Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der var foretaget 5. års eftersyn på altanerne i Hovedstihusene. De fundne problemstillinger var næsten alle kendte. De nødvendige tiltag vil blive vurderet i nærmeste fremtid. Inddækning af trapper i Hovedstihusene Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen fremviste en række illustrationer omhandlende forslag til ny inddækning af trapperummene i Hovedstihusene. Henrik Bjørn Hansen understregede at illustrationerne kun var skitseforslag, hvorfor der med stor sandsynlighed ville blive justeret på en række områder. Henrik Bjørn Hansen forklarede, at skitseforslaget blandt andet var baseret på, at det i fremtiden skulle være muligt at indarbejde en ny ventilationsløsning for Hovedstihusene, hvorfor taget på trappeinddækningen var forstærket og delvis afdækket for indblik til et eventuelt fremtidigt ventilationsanlæg. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen understregede endvidere, at udformningen tog udgangspunkt i muligheden for at kunne aflukke opgangene for uvedkommende. Afdelingsbestyrelsen tiltrådte det forestående arbejdsgrundlag. Møde vedrørende udlejningsaftale Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der havde været møde fredag den 1. april 2011 i den arbejdsgruppe, som var nedsat i forbindelse med indgåelsen af Hvidovre Kommunes anvisningsaftale til Avedøre Boligselskab. Blandt de mest interessante emner der blev drøftet, var kommunens anvisning til specifikke lejemål uden mulighed for at få tilbudt andre lejemål, såfremt det ønskede lejemål ikke levede op til ansøgerne smag, ønsker eller behov. Hvidovre kommune begrundede sin praksis med at den skulle forebygge at det blev de samme lejemål, som vedblev med at være tomme. Hertil var der bred enighed om fra de ansatte i KAB og Avedøre Boligselskab, at det var vigtigt for mange af de boligsøgende at have mulighed for at fokusere på særlige ønsker i forbindelse med et boligvalg, og at dette formentligt også på sigt ville medføre længere boperioder. Selvom der var risiko for, at enkelte boliger forblev tomme i længere perioder, var det overvejende sandsynligt, at den samlede masse af tomme boliger ville kunne nedbringes. Det næste møde i gruppen er aftalt til den 7. juni 2011, hvor hovedtemaet er markedsføring. Renovering af parkeringspladser Henrik Bjørn Hansen meddelte, at arbejdet med renoveringen af parkeringspladsen i Trædrejerporten var påbegyndt den 4. april 2011. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 5 af 7
Varmemålere - dispensation Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Ejendomskontoret havde sendt en ansøgning om forlængelse af dispensationen for opsætning af varmemålere. En tilsvarende ansøgning er tillige sendt fra Avedøre Stationsby Nord. Henrik Bjørn Hansen meddelte endvidere, at Ejendomskontoret havde undersøgt behandlingen af andre ansøgninger, og noget tydede på, at det er Hvidovre kommunes politik kun at forlænge dispensationerne frem til og med 2012. Printer/kopimaskine Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Ejendomskontoret havde en større brugt kopimaskine, som ikke længere var i anvendelse. Denne kunne formentlig være et alternativ til afdelingsbestyrelsens gamle A3 printer og den lille kopimaskine, som begge tidligere havde været anvendt på Ejendomskontoret. Afdelingsbestyrelsen fandt ideen fornuftig og anmodede om at få fjernet noget af det andet elektronik, som ikke længere var i anvendelse i bestyrelsens lokaler ved samme lejlighed. c. Fra medlemmer og udvalg Skiltning til invalidebiler Ebbe Merkelsen forespurgte til skiltningen i forbindelse med pladser til invalidebiler. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at alle udgifter til skiltning i forbindelse med invalidebiler, skulle forestås af den enkelte beboer. Klubber m.v. Rauf Hasanezadeh meddelte, at han havde haft en positiv kontakt med foreningen Kontrast, som havde en masse ideer til det fremtidige arbejde. Rauf Hasanezadeh meddelte endvidere, at et aftalt møde med TOROs Sport var blevet aflyst. Nyt møde blev aftalt med deltagelse af Rauf Hasanezadeh og Ebbe Merkelsen. Ad. pkt. 4 MØDEKALENDER Se mødekalenderen. Ad. pkt. 5 EVENTUELT Søren Hvas spurgte fortsat til manglende svar fra forretningsføreren vedrørende de sager, som tidligere havde været fremsendt, heriblandt en afklaring omkring KABs It-politik. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 6 af 7
Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Sted Deltagere 18.04.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Temamøde (efter behov) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 02.05.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde (indkomne forslag) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 16.05.2011 19:00-22:00 Afdelingsmøde Selskabslokalet Beboere i Avedøre Stationsby Syd 23.05.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Temamøde (efter behov) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 06.06.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen xx.xx.2011 Sommerfest 20.06.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Temamøde (efter behov) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen Sommerferie 15.08.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 05.09.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde (indkomne forslag) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 19.09.2011 19:00-22:00 Afdelingsmøde Selskabslokalet Beboere i Avedøre Stationsby Syd 03.10.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 24.10.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Temamøde (efter behov) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 07.11.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 21.11.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Temamøde (efter behov) Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 05.12.2011 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. april 2011 side 7 af 7