NOTAT Center for Familie og Forebyggelse Bilag 1: Status på kvaliteten i sagsbehandlingen i Familieafsnittet Målet med bilaget er i mere detaljeret form at informere om status på kvaliteten i sagsbehandlingen i Familieafsnittet. Derudover indeholder bilaget informationer om rammen for Familieafsnittets arbejde, herunder organisering i afdelingen samt antallet af sager herunder det gennemsnitlige antal af sager pr. sagsbehandler. 20. november 2015 15/36456 1. Familieafsnittet organisering og sagsantal: Familieafsnittet består af 10 sagsbehandlere, en administrativ medarbejder, en faglig koordinator og en funktionsleder. Afdelingen er organiseret i tre grupper: Modtagegruppen håndterer underretninger om børn, foretager den indledende vurdering af behovet for hjælp og indhenter evt. yderligere oplysninger med henblik på nærmere afklaring i nye sager samt henviser familier til forebyggende foranstaltninger. Indsatsgruppen foretager nærmere undersøgelser af behovet for eventuel iværksættelse af foranstaltninger, indstiller til og iværksætter foranstaltninger samt følger op herpå. Handicapgruppen arbejder med støtte, rådgivning og handicapkompenserende ydelser og rådgivning til børn og unge med handicap og deres familier. Familieafsnittet har pt. omkring 400 aktive sager fordelt på cirka 150 sager på handicapområdet og 250 sager på det øvrige specialiserede børneområde. En sagsbehandler i Modtagegruppen har omkring 40-45 sager, mens en sagsbehandler på det øvrige specialiserede børneområde har omkring 31-33 sager. På handicapområdet har hver sagsbehandler omkring 50 sager. 2. Status på kvaliteten i sagsbehandlingen Administrationen har iværksat to tiltag for at få et grundigt indblik i status på kvaliteten i sagsbehandlingen i Familieafsnittet, nemlig: PwC s konsulentafdeling har gennemgået en række sager for at give en vurdering kvaliteten sagsbehandlingen samt vurdere effekten af de iværksatte tiltag i Familieafsnittet Administrationen har gennemgået samtlige sager, hvor et barn eller en ung er anbragt udenfor hjemmet med henblik på at få et detaljeret indblik i status på sagerne. Samlet set er 1/3 af de igangværende sager, hvor der er foranstaltninger eller ydelser blevet gennemgået i denne proces. 1 af 5
2.1: Gennemgang ved eksternt konsulentfirma Konsulentafdelingen i PwC har i september 2015 foretaget en gennemgang af sager på det specialiserede børneområde samt på handicapområdet for at måle kvaliteten af sagsbehandlingen samt vurdere effekten af de iværksatte tiltag i Familieafsnittet. Der er ikke tale om en fuldstændig sagsgennemgang, men en gennemgang af ca. 1/3 af sagerne på handicapområdet samt hver 5. af de øvrige sager. Nedenfor er de væsentligste fund fra sagsgennemgangen opsummereret først i relation underretninger, dernæst for det specialiserede børneområde og afslutningsvist for handicapområdet. Status på håndtering af underretninger Alle borgere har pligt til at orientere kommunen, hvis de oplever, at der er et barn, der mistrives. Hvis man er offentligt ansat og arbejder med børn og unge, har man en særlig skærpet pligt til at orientere kommunen om et barns mistrivsel. Dette kaldes en underretning. Der er lovkrav om, at underretninger skal vurderes hurtigt, og tages handling på, hvis der er behov for at iværksætte hjælp i akutte sager. I sommeren 2015 har Familieafsnittet ændret organiseringen i afdelingen blandt andet for at sikre, at underretninger håndteres både hurtigt og korrekt. Det betyder, at der nu er oprettet modtageenhed, som håndterer alle underretninger. Når enheden modtager en underretning, vurderer sagsbehandleren som det første, om der er grundlag for at handle akut. Hvis der er et øjeblikkeligt behov, vil hjælpen blive iværksat med det samme. Hvis ikke, vil Familieafsnittet ved almindelig sagsbehandling undersøge, om der er behov for støtte til barnet/den unge og familien. PwC har i forbindelse med sin sagsgennemgang konstateret, at der i 7 ud af 10 underretningssager var fejl og mangler. Det handlede blandt andet om, at der ikke var gennemført børnesamtaler, eller taget stilling til om der skulle iværksættes en akut foranstaltning eller udarbejdes en børnefaglig undersøgelse. De ser en klar forbedring i sagsbehandlingen efter etableringen af Modtageenheden, og vurderer, at den nye organisering er hensigtsmæssig i forhold til at sikre sig, at underretningerne håndteres korrekt. De noterer sig samtidig, at området fortsat kræver fokus, da der fortsat er fejl i sagerne, selvom de er blevet væsentligt færre. Status på det specialiserede børneområde særligt dyre enkeltsager, jf. Servicelovens 50, 52 og 76 PwC har gennemgået 46 sager fra det specialiserede børneområde. Konklusionen er, at ni sager er behandlet i fuld overensstemmelse med lovgivningen og god sagsbehandlingsskik. Til gengæld er der mangler i 37 af 46 sager. Ikke alle typer af mangler vægter lige tungt. For eksempel er det en mindre graverende mangel, at det ikke er dokumenteret, om der er taget stilling til 2 af 5
eventuel forældrebetaling ved anbringelse af et barn, mens det er mere alvorligt, når der er mangler i forhold til børnefaglige undersøgelser og i forhold til børnesamtaler. Af de 46 sager, der er gennemgået, er der mangler i forhold til den børnefaglige undersøgelse i 17 sager. Antallet dækker både over mangler i de sager, hvor der er gennemført en børnefaglig undersøgelse samt de sager, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt der er taget stilling til at iværksætte en børnefaglig undersøgelse. I forhold til børnesamtaler er der ligeledes mangler i 17 ud af 46 sager, hvor det ikke fremgår af sagen, om der er afholdt børnesamtaler. Sagsgennemgangen viser, at der har været problemer med at gennemføre løbende opfølgning i tilstrækkeligt omfang. PwC anfører, at det formentlig skal ses i lyset af stor medarbejderudskiftning og perioder med vakante stillinger. Samtidig bemærker PwC, at der er indgået aftaler om opfølgning mellem borger og sagsbehandler i en del sager i de kommende måneder. Status på Handicapområdet merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste, jf. Servicelovens 41 og 42 PwC har gennemgået 48 sager på handicapområdet. Den overordnede konklusion er, at der er elementer af godt sagsarbejde i størstedelen af sagerne, men at sagsarbejdet ikke er fuldstændigt. Det betyder, at der i en sag kan være god sagsbehandling af støtte efter én paragraf, mens der i samme sag kan være eksempler på, at støtte efter andre paragraffer ikke er beskrevet eller dokumenteret tilstrækkeligt. Det betyder, at der er konstateret væsentlige mangler i en stor del af sagerne på handicapområdet. Journalføringen er utilstrækkelig i en række sager. Det gør det vanskeligt at gennemskue, hvordan der er sagsbehandlet. Således mangler der dokumentation (for eksempel udtalelser fra skole/institution eller læge) i en del sager, ligesom der er mangler i dokumentationen af, om borgerne er omfattet af målgruppen for den ydelse, som de modtager. Der er også problemer med manglende opfølgning i en del sager. Det betyder, at der kan være tvivl om, hvorvidt borgeren får den rigtige støtte, og hvorvidt borgeren aktuelt er berettiget til den bevilgede støtte. Ovenstående kan være potentielt problematisk i forhold til kommunens berettigelse til at hjemtage statsrefusion. PwC bemærker, at den manglende opfølgning i sagerne formentlig skal ses i lyset af en stor medarbejderudskiftning og perioder med vakante stillinger. De bemærker endvidere, at der aktuelt er fokus på opfølgninger i sagerne ved det at der i flere sager er planlagt opfølgning mellem sagsbehandleren og borgeren i de kommende måneder. Den overordnede vurdering er, at der er en række fejl og mangler i sagerne. Det er dog værd at notere sig, at det i højere grad handler om mangler frem for fejl i sagsbehandlingen. Således fremhæver PwC blandt andet, at det sagsarbejde, 3 af 5
der er gennemført, har en god faglig kvalitet. Derudover er det værd at notere sig, at PwC anfører, at det er tydeligt, at kommunen har haft fokus på at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen på handicapområdet, blandt andet ved at udarbejde arbejdsgangsbeskrivelser og retningslinjer på området. 2.2: Status på anbringelsessager Af de 46 sager, som PwC har gennemgået, er der kun otte sager, der omhandler børn eller unge, der er anbragt udenfor hjemmet. Anbringelsessager er de sager, der har størst potentiale for at blive særligt dyre enkeltsager og dermed også sager, hvori det kan blive relevant at indhente statsrefusion. Administrationen har sat særligt fokus på dette område og gennemgået de 48 sager, hvor børn eller unge op til 23 år er anbragt udenfor hjemmet. Denne gennemgang har fundet sted i oktober/november, 1½ måned efter PwC gennemgangen, hvor der allerede inden for denne periode kan ses en forbedring i sagsbehandlingen på området. Gennemgangen af sagerne viser, at børnesamtalerne altovervejende bliver afholdt samt, at der er relevante begrundelser i de sager, hvor samtalerne ikke finder sted. Der forefindes børnefaglige undersøgelser i hovedparten af sagerne, men en stor del af dem er af ældre dato, og en opdatering skal overvejes særligt i de sager, hvor der etableres nye foranstaltninger. Cirka 1/3 af handleplanerne er ældre end et år, og skal derfor ligeledes opdateres for dels at blive lovmedholdelige, dels for at følge med barnets eller den unges udvikling. Det er konstateret, at der generelt findes en højere kvalitet i sagsbehandlingen i de nyere sager end i de ældre sager: Hovedparten af manglerne forefindes således i ældre sager. Sagsgennemgangen bekræfter, at der har været fokus på genopretning af sager med mangler, men der venter fortsat et stykke genopretningsarbejde forude. Sagsgennemgangen viser samtidig, at der er brug for at stramme op på datadisciplinen, da arbejdsgangene i det relativt nye digitale fagsystem DUBU ikke bliver fulgt fuldt ud. Det betyder, at det kan være vanskeligt at finde relevante oplysninger, da de kan gemme sig i dokumenter med andre titler. Der er typisk mange dokumenter i sager med børn og unge, der er anbragt udenfor hjemmet, og derfor er det ekstra vigtigt med en høj grad af disciplin omkring journaliseringen i disse sager. 2.3 Konklusion På baggrund af ovenstående er konklusionen, at der fortsat er brug for at arbejde med kvaliteten i sagsbehandlingen i Familieafsnittet. Det er blandt andet konstateret, at en del underretninger ikke er fulgt op af en børnesamtale eller en klar stillingtagen til, om der skal gennemføres en børnefaglig undersøgelse. Der er dog sket en tydelig forbedring i sagsbehandlingen af underretninger efter, at der i sommeren 2015 er sket en 4 af 5
omorganisering i Familieafsnittet, men der er fortsat brug for opmærksomhed på området. Der er sket betydelige forbedringer på det øvrige specialiserede område, når der tages udgangspunkt i gennemgangen af anbringelsessager. Området er kendetegnet ved, at der arbejdes målrettet med genopretning af gamle sager samt korrekt opstart og behandling af nye sager. Handicapområdet har derimod fortsat et betydeligt efterslæb, hvilket blandet andet skyldes en udskiftning blandt de tre sagsbehandlere på området. Det er vanskeligt at rekruttere erfarne sagsbehandlere indenfor handicapområdet, og der er derfor behov for at opbygge kompetencer og rutiner hos de nye sagsbehandlere. Der er således sket forbedringer på nogle områder, men der er brug for at iværksætte yderligere tiltag for at højne kvaliteten i sagerne. Udfordringerne relaterer sig særligt til følgende områder: Afholdelse af børnesamtaler skal afholdes eller det skal begrundes i sagen, når børnesamtaler fravælges af faglige grunde uanset om det er underretningssager eller indsatssager. Børnefaglige undersøgelser - skal gennemføres og suppleres, når det er relevant. I underretningssager skal der tages stilling til, om den skal udarbejdes. Handleplaner skal opdateres som foreskrevet i lovgivningen. Opfølgning skal ske løbende for at vurdere, om der sker den forventede udvikling, og om foranstaltningen fortsat dækker borgerens behov/har den ønskede effekt - og dermed om borgeren fortsat er berettiget til foranstaltningen Datadisciplin der er behov for en mere ensartet og konsekvent brug af sagssystemet, så det på overskuelig vis fremgår, hvordan der er handlet i sagen og hvornår. 5 af 5