t d. 23. april 2015 Der blev afholdt informationsmøde den 23. april 2015 kl. 16.00-17.30 hos Svendborg Kommunes Center for Ejendomme og Teknisk Service, Kantinen, Svendborgvej 135, 5762 Vester Skerninge. Indledningsvist blev der orienteret om Svendborg Kommunes organisation, særligt Center for Ejendomme og Teknisk Service samt nye måder at arbejde på. Herefter blev de tre pilotudbud indenfor maler, tømrer og murer præsenteret med aftalernes hovedindhold. Afslutningsvis blev det gennemgået hvordan der bydes på udbuddene, herunder blev følgende gennemgået: - Hvordan man får adgang til materialet og brugen af Mercell. Support til Mercell kan fås på telefon 63 13 37 00. - Udbudsbetingelserne, herunder om udvælgelses- og tildelingskriterier, tidsplan og vigtige tidsfrister. - Bilag 1-3 samt 6-7 blev gennemgået i forhold til udfyldning. - Bilag 8 tjekliste og oversigt. Det er afgørende, at bilag 1-3 udfyldes korrekt (i alle felter). Bilag 6-7 skal kun udfyldes såfremt man indgår i konsortium eller benytter underentreprenører. Brug bilag 8 som et generelt overblik over udbuddets dokumenter med forklaring til de enkelte dokumenter. Bilag 10 er vejledning til bilag 3, tilbudslisten. Præsentation fra mødet ligger som særskilt dokument på Mercell benævnt Præsentation. Spørgsmål/svar til udbud på håndværkerrammeaftale: Maler fagentreprise Nedenfor ses spørgsmål stillet på spørgemødet samt indkomne skriftlige spørgsmål. Nr. Spørgsmål Spørgsmål besvaret 1. Tager Svendborg Kommune baggrund i overenskomstmæssige priser (akkordpriser) hvad hvis akkordopmålingen viser, at det er mere end fx 40.000 (eller grænsen for miniudbud). Svend kan forlange at lave det på akkord. Svar Vi vurderer ved de indkomne tilbud, at buddene ikke indeholder unormalt lave priser, men vi vil selvfølgelig holde entreprenøren op på de afgivne priser i øvrigt. Hvordan der afregnes med svende er entreprenørens ansvar. I forhold til grænsen for miniudbud, så er det Svendborg Kommune der vurderer hvad opgaven har en værdi. Se også spørgsmål 2. 2. Hvad hvis endelig pris på et miniudbud lander under grænsen for miniudbud - Altså at vi vurderer forkert og sender det i miniudbud på Det er Svendborg Kommune, der vurderer hvad en konkret opgave forventes at koste.
forkert grundlag? Vi kan vurdere forkert, men vi forsøger at gøre det så fair som muligt. Vi mener, at vi kan foretage vurdering med baggrund i erfaring. Vi retter selvfølgelig ind, hvis vores vurderingsgrundlag er forkert. 3. Laveste pris gælder, men der kigges på urealistisk lave priser hvordan gør man det og hvorfor ikke vælge det økonomisk mest fordelagtige bud. 4. Hvorfor har man ikke valgt økonomisk fordelagtige tilbud, som byder et større ansvar? 5. Had er visionen når man beder om laveste pris? Svendborg Kommune må vide, hvad den er og hvad I forventer at få? Forventer I samfundstiltag ved, at Svendborg Kommune presser prisen ned og lokker østarbejdere op? Det vil være den, der er billigst i miniudbuddet, der får opgaven. I dette tilfælde går ordren ikke automatisk til nr. 1 på aftalen, selvom vi skulle have vurderet forkert. Det vil være en individuel vurdering baseret på tilbuddets sammensætning i forhold til øvrige modtagne tilbud samt vores kendskab til branchen, herunder til prisniveauer. Firmaer, hvis tilbud vi agter at afvise pga. unormalt lave priser, vil blive hørt inden afvisning. Se desuden spørgsmål 4. Vi har allerede store krav til samfundsansvar i aftalen, herunder krav om overholdelse af arbejdsklausul og uddannelsesklausul, der opfordrer entreprenøren til beskæftigelse af lærlinge. Se rammeaftalens afsnit 3.5. Kriteriet Økonomisk mest fordelagtig er blevet overvejet i processen forud, men er bl.a. blevet fravalgt, da dette ville betyde, at firmaerne skulle indsende beskrivelser af hvordan de fx vil sikre kvalitet i arbejde, samarbejdet med kommunen m.v. Dette er fravalgt for, at sikre en relativt enkel tilgang til pilotudbuddene. På baggrund af de igangværende pilotudbud vil vi evaluere og overveje om andre kriterier med fordel kan indgå i kommende udbud af denne type. Vores vision er at håndtere hushåndværkerydelser, så vi får mere, end vi har fået før. Andre har fået rationaler, fx boligforeninger. Vi går samme vej, fordi vi har behov for at få løftet bygningsstandarden. Derfor prøver vi nye udbudsformer af ved, at
Bæredygtighed savnes. 6. Hvad er kriterium for urealistisk/unormalt lave priser? 7. Tager man højde for i timepris, at der tages svend eller rundsav med? 8. Hvis man ikke er enige i tekniske forhold skal man skrive det ind under forbehold? 9. Hvad bruges tallet resultatet efter skat til i bilag 1 og hvad er minimumskravene? samle opgaverne. Det giver en anden måde at løse opgaven på. Vi tror på, at vi kan få mere for pengene. Vi har valgt fire år. Mange vil gerne ind at løse opgaver og derfor lægger vi det i offentligt udbud. Vi udbyder opgaven, den bliver synlig og kommer jævnligt i udbud. Kaskademodellen sikrer, at mange får mulighed for, at arbejde for os. Se spørgsmål 3. Ja, alle forhold såsom kørsel, værktøj m.m. skal være indregnet i priserne. Se udbudsbetingelsernes afsnit 1.13 samt bilag 10, der er vejledning til udfyldelse af tilbudslisten. Vi opfordrer til at afklare evt. uhensigtsmæssigheder omkring grundlæggende forhold i udbuddet ved, at stille spørgsmål inden tilbudsafgivelse. Så tager vi stilling til evt. justering. Forbehold i tilbuddet vedr. grundlæggende elementer i udbuddet vil medføre, at tilbuddet afvises. Det anbefales derfor ikke, at tage forbehold. Se udbudsbetingelsernes afsnit 1.12. Det er herudover generelt op til det enkelte firma om man vil acceptere udbuddets vilkår i forhold til om det er tilstrækkeligt attraktivt, at give tilbud på. Oplysningen indgår i en helhedsvurdering af om firmaet er i stand til, at løfte det arbejde der ligger i udbudte opgave. Der er ikke noget minimumskrav til dette nøgletal. For tømrer- og murerudbuddene er der ikke andet minimumskrav end fremvisning af 1 reference, da aftalerne er meget små. 10. Referencer: Hvad gør nystartet firma, som kun har arbejdet for hr. og fru. Hansen? 28/4 Det accepteres, at skrive referencer på fra private kunder. Se dog også spørgsmål 15-16.
Hvis ingen referencer overhovedet haves, skal vedlægges en beskrivelse af hvordan firmaet forventer, at kunne løfte opgaverne for Svendborg Kommune. 11. Jeg oplever problemer med at åbne Jeres dokumenter, bl.a. dem som ikke er pdf konvertering kræves via OpenOffice. Ikke alle har officepakken. 12. Er der en knap til afsendelse af tilbud i Mercell når man har udfyldt det hele? 13. Kommer der kvittering på at tilbuddet er afleveret? 14. Udvælgelses- og tildelingskriteriet hvornår vurderes der på det når I har modtaget tilbud? 15. Er det ikke vigtigt at skrive stor kunde på i referencelisten? 16. Kan man blive kasseret på referencen? Der må være en grund til at det ellers fremgår som krav/kriterium og som en subjektiv Pdf-filerne kan åbnes med acrobat reader, der kan hentes gratis via https://get.adobe.com/dk/reader/ Word- og excel-filerne kan åbnes med LibreOffice, der kan hentes gratis via https://da.libreoffice.org/ Vi vil gerne kontaktes såfremt flere oplever dette problem. Ja, systemet guider dig igennem. Ja, fra Mercell. Vi ser først på om tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger (bilag). Herefter ser vi på om tilbudsgiver opfylder de mindstekrav vi har sat til økonomi og referencer, samt om der er taget forbehold. Først herefter ser vi på tilbudslisterne og de afgivne priser. Her er kriteriet Laveste pris, jf. udbudsbetingelserne afsnit 1.13. Fremgangsmåden er beskrevet i udbudsbetingelsernes afsnit 1.15. Det afgørende er, at det er nogenlunde sammenlignelige referencer i forhold til det arbejde vi udbyder. Dvs. opgaver under 300.000 indenfor reparation og vedligeholdelse. Referencerne bør være fra arbejde udført for kommuner, boligselskaber eller virksomheder/erhvervsdrivende. Det er dog også tilladt at skrive referencer fra private kunder på. Nej, det er en samlet vurdering om vi vurderer, at firmaet er i stand til, at løfte den udbudte opgave. Referencen indgår i denne vurdering sammen med de
vurdering. økonomiske oplysninger i bilag 1. Vi forventer, at langt de fleste firmaer vil være i stand til at løfte vores pilotudbud, da aftalerne generelt er små. Det er helt almindelig praksis, at kræve referencer i en udbudsforretning. 17. Bilag 9. Betalingsbetingelser. Hvordan afviges fra AB92? 18. Bliver priser offentliggjort når udbuddet er slut? 19. Hvad hvis man som firma efter to år knækker nakken fordi man ikke kan følge med, kan man så komme ud af kontrakten? I forhold til AB92 er der konkret fraveget, da betalingsbetingelsen er fastsat til 30 dage fra korrekt modtaget faktura. Se generelt rammeaftalens afsnit 6.5-6.7. Ja, vi er forpligtede til at oplyse om den begrundelse der er for, at vælge nr. 1-3 på aftalerne. I dette tilfælde er der kun prisen, at forholde sig til. Dvs. vi oplyser den totale tilbudssum på tildelingen af nr. 1-3. Delpriser oplyses som udgangspunkt ikke. Nej, der er som udgangspunkt ingen adgang for entreprenøren til at komme ud af kontrakten før tid. Men det ligger indbygget i kaskademodellen, at man som firma nr. 1 på rammeaftalen kan sige nej tak til en opgave pga. manglende kapacitet. Herefter går opgaven videre til nr. 2, og evt. nr. 3. Det skulle gerne gøre, at der kommer et vidst flow i aftalen og at det er muligt for firmaerne, at håndtere det arbejde der kommer. Samtidig er det dog indbygget i aftalen, at hvis man som firma siger nej tak 3 gange i træk, har Svendborg Kommune mulighed for at ophæve kontrakten med pågældende. Dette for at sikre, at firma nr. 1 ikke kan sige nej tak efter for godt befindende. 20. Skal fx lejlighed måles op ud fra tilbudslisten? (maler) Skal maleren måle den op? 28/4 Ja. Vi laver en besigtigelse og aftaler opgaverne derudfra. Distriktsleder måler den op. Distriktsleder vurderer, om opgaven er over eller under 40.000. Vi vurderer, om prisen er over eller under ud fra priserne på tilbudslisten. Der er foretaget opmåling af lejligheder på Bergmansvej, svarende til ca. 10% af
21. Skal lejlighed måles op hver gang ved under 40.000 eller tages der afsæt i listepriser? 22. Opmåling af kvm. Er det pr opgave eller pr rum eller pr bygning? det samlede antal boliger. De resterende opmåles ved fraflytninger. 28/4 Ved opgaver under 40.000 kr., afregnes efter tilbudslistens enhedspriser opgaven opmåles. Opgaver uden enhedspris på tilbudslisten afregnes for timer og materialer. 28/4 Der foretages opmåling af mængder pr. opgave, som godt kan indeholde arbejder i flere rum. Rumhøjde vil kunne variere indenfor 2,3 til 3,0 m ved større rumhøjde end 3,0 m forhandles pris for opgavens løsning. 23. Differentieret pris, når der er forskel på niveau, fx i forhold til at tage ting med ind? 24. Hvad med dørkarme i lejlighederne løbende meter dørkarm? 28/4 Hovedparten af boligerne er beliggende i stueetagen, men dette gælder ikke alle. Ved nogle boliger er det muligt at parkere lige ved døren, ved andre er det nødvendigt at gå lidt længere. Der er ikke regnet med tillægspris for andre etager end stueetagen eller tillæg pga. parkeringsforhold. Denne variation i opgaven skal indregnes i tilbudsprisen. 28/4 De indvendige døre indeholder ca. 5,2 løbende meter karm samt gerigter på hver vægside pr. dør. Bredden på karme regnes som 11 cm. Mængde opgøres for hver opgave, der faktureres efter tilbudslistens enhedspriser. 25. Er det korrekt forstået, at Svendborg Kommune står for alt fremtidig opmåling af maleropgaver, og dermed oplyser m2 og behandlingsbeskrivelse til entreprenør? 26. Vedr. Bilag 10 3.01/3.01 svarer det til alm håndværkerrengøring - altså IKKE indv komfur,køleskab osv (går ud fra at dette er ekstra) 3.02, 3.03, 3.04, 3.05 - Er det 1 eller 2 gange maling? 3.22 Kan det passe at vægge skal fuldspartles ved opsætning af ny rutex?
3.24 Vil det sige at det er dørkam hele vejen rundt, altså begge sider? Og altid 2g maling? 3.25 Altid 2g. maling? Skal fejeliste males? 3.28 Hvordan måler I vinduet op? Eks. er der vinduer 120x120 med en rude men de kan også være med mange ruder og dermed mere tidskrævende. Dette er ikke malerens opmålingsprincip. (eksempelvis er der stor forskel på Hostrupvej i Stenstrup og Caroline Amalievej) Er det altid 2g maling? Punktangivelser i behandlingsbeskrivelserne er ikke korrekt fra 3.01-3.03 Arbejdets Omfang - Ved levering af uforudsigelige ydelser, faktureres efter medgået tid og materialepris med tillæg for avance?? Skal I se vores indkøbspris? Avance? 27. Vedr. Bilag 3 Pkt 3.27 er det inkl. de- & genmontering samt kørsel? 28. Hvordan kommer det til at fungere med nøgler? 29. Hvem koordinerer med øvrige håndværker ifb med fraflytninger.