Digitalisering af anmeldelseskvitteringer

Digitalisering af anmeldelseskvitteringer Louise Dragsbæk Niels Brock - offentlig administration Afleveringsdato: 6. juni 2014 Hovedlærer: Lotte Kjærside Praktikvirksomhed: Københavns Politi Vejleder: Susan Lütz

Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Præsentation af Københavns Politi... 3 Problemformulering... 3 Mål... 4 Afgrænsning... 4 Metode... 5 Kvalitetsarbejdets faser... 6 Mit SMART-mål... 6 Før-måling... 7 Analyse... 8 Iværksættelse af kvalitetsforbedringer... 9 Kontrolmåling... 10 Kvalitetsarbejdets faser opstillet i modellen... 11 Organisatoriske udfordringer ved en digitalisering... 12 Struktur... 12 Teknologi... 13 Aktører... 13 Opgave... 13 SWOT-analyse... 14 Økonomi... 15 Konklusion... 17 Perspektivering... 18 Procesevaluering... 18 Litteratur og kildehenvisning... 19 Bilagsoversigt... 20 Bilag 1 Fagprøvekontrakt... 21 Bilag 2 Dokumentation for ordoptælling... 23 Bilag 3 - Gantt-kort... 24 Bilag 4 Interessentanalyse... 25 Bilag 5 Observationsguide... 26 Bilag 6 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT... 27 1

Bilag 7 Observationer af medarbejdere... 30 Bilag 8 Resultater af spørgeskemaundersøgelse... 31 Bilag 9 Oversigt fra Koncern HR med lønninger for HK ere i politiet... 35 Bilag 10 Oversigt over materielle omkostninger fra Odense Kommune... 36 2

Indledning Jeg vil i min rapport om anmeldelseskvitteringer undersøge, om der er besparelser at hente ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer i Københavns Politi. Jeg har selv siddet på sekretariatet på Station City, hvor man hver morgen skal skrive anmeldelseskvitteringer ud for det seneste døgn. De skal herefter pakkes og sendes med posten. En anmeldelseskvittering er en kvittering, der bliver udskrevet til borgeren eller virksomheden, når man har anmeldt noget indenfor straffelovsovertrædelsen. Kvitteringen kan borgeren eller virksomheden bruge til en eventuel forsikringssag som bevis på, at man har anmeldt sagen. Der er anmeldelseskvitteringer hver dag, hvilket vil sige at man hver mandag skriver ud for hele weekenden også. Mit bud er, at der bare på sekretariatet på Station City er omkring 100 anmeldelseskvitteringer om dagen, det vil sige ca. 36.500 stk. om året. Hvis vi forudsætter dette, vil det alene i porto med økonomibrev 1 give en besparelse på 237.250 kr. om året. Jeg vil undersøge om der er mulighed for at sende anmeldelseskvitteringerne ud digitalt, så man på den måde kan spare på, printer, papir, kuverter, porto og ikke mindst en masse arbejdskraft. Præsentation af Københavns Politi Københavns Politi er Danmarks største politikreds. Dette er målt på hvor mange borgere der er, antallet af ansatte og det antal af sager og opgaver der håndteres. Københavns Politi omfatter kommunerne København, Frederiksberg, Tårnby og Dragør, dette giver et indbyggertal på ca. 667.000. 2 Udover de mange indbyggere ankommer der hver dag en stor mængde turister og pendlere, der arbejder i Hovedstaden. Problemformulering Jeg vil undersøge følgende: Hvor mange ressourcer i form af arbejdstid og udgifter til materialer bruges der på anmeldelseskvitteringer? Hvilke fordele og ulemper vil der være ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Hvilke elementer i organisationen vil blive påvirket ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer Hvordan kan man implementere en digitalisering af anmeldelseskvitteringer? 1 http://www.postdanmark.dk/da/sider/quick%20finder/portoberegner.aspx?skift=breve&vaegtid=1&brevpriszoneid =48-1 2 Københavns Politis Intranet - http://rs010191/intra2010/dokumenter/om/info/velkomkbhpol.pdf 3

Mål Mit mål er at undersøge om der er ressourcespild i form af arbejdstid ved anmeldelseskvitteringer, samt undersøge hvad det i dag koster at sende anmeldelseskvitteringer ud til borgere og virksomheder. Herudover vil jeg komme med et bud på en mulig løsning til en måde man kan sende anmeldelseskvitteringer på en smartere og billigere måde. Afgrænsning Der sendes rigtig meget post ud til borgere og virksomheder fra Københavns Politi hver dag, men i min undersøgelse, har jeg har valgt at tage udgangspunkt i anmeldelseskvitteringer. Jeg har valgt at starte med, at undersøge hvorledes man kan spare ressourcer i form af arbejdstid og udgifter til materialer ved anmeldelseskvitteringer. Anmeldelseskvitteringerne er meget simple og oplysningerne i brevet er ikke så fortrolige, som de kan være i andre breve fra Politiet. Grundet opgavens begrænsede omfang er jeg nødt til at afgrænse mig. Jeg vil derfor ikke i første omgang inddrage ledelsen, da jeg først vil fremlægge projektet for dem, hvis det viser sig at være en god idé og når jeg har et løsningsforslag. Borgerne har jeg også valgt ikke at inddrage, da jeg ikke ser dem som en vigtig indflydelse på om det kan lade sig gøre med digitalisering af anmeldelseskvitteringer. Derfor har jeg også valgt at afgrænse mig fra den eksterne del i SWOT-analysen og kun have fokus på de interne faktorer. 4

Metode Til planlægning og strukturering af min fagprøve, har jeg valgt at lave et Gantt-kort. 3 Kortet giver et godt overblik over min tidsplanlægning og jeg kan hele tiden holde styr på om jeg er med og om mine delmål er opnået. Man kan i tidsplanen se hvornår projektet starter og slutter, samt de opgaver der er i projektet og status af opgaven. Som noget af det første har jeg valgt at lave en interessentanalyse 4, for at danne mig et overblik over hvem der kan have indflydelse på projektet, samt hvor vigtig interessenten er, for at mit projekt bliver en succes. Det giver samtidig et godt overblik over, hvem jeg skal kontakte for at tilegne mig de nødvendige data. For at få indsamlet de nødvendige data vil jeg benytte mig af metodetriangulering, som er en blanding af observationer, spørgeskemaer og et interview. Ved observationerne vil jeg lave en observationsguide, så det er overskueligt, hvad det er jeg skal kigge efter og kan notere hvad jeg observerer. 5 Min observation er kvantitativ 6, da jeg vil observere fem forskellige medarbejdere i sekretariatet på Station City, så jeg nemt kan få et overblik over deres arbejdsgang i forhold til anmeldelseskvitteringerne, tage tid på dem og så videre. Jeg har valgt at lave spørgeskemaer til de medarbejdere der sidder med anmeldelseskvitteringerne i de tre sekretariater i Københavns Politi. Inden jeg sendte spørgeskemaerne ud til medarbejderne, lavede jeg en pilottest, hvor jeg fik fem medarbejdere, der tidligere har siddet med anmeldelseskvitteringer til at svare på spørgeskemaet, da jeg på den måde kunne finde ud af, om spørgsmålene er forståelige og ud fra svaret se om spørgsmålene er opfattet som tiltænk. Spørgeskemaerne består af kvantitative spørgsmål med svarkategorier, dette vil være en hjælp til mig selv, så jeg nemmere kan måle og sammenligne svarerne. Desuden har jeg valgt at lave enkelte spørgsmål som er åbne, dette for at jeg kan få medarbejdernes holdning til fordele og ulemper. Herudover vil jeg forsøge at lave korte og præcise spørgsmål, så svarlysten ikke mindskes og forståelsen af spørgsmålet ikke bliver misforstået. Til sidst har jeg foretaget et interview med Koncern IT, for at få deres synsvinkel med og finde ud af hvad de tænker om idéen. Fordelen ved at supplere dataindsamlingen med et interview er, at jeg kan stille mere åbne spørgsmål og få vedkommende til at uddybe ting og dermed kan der opstå ny viden eller nye sider af emnet. 7 Jeg har valgt at optage interviewet og transskribere det efterfølgende, da det gør at jeg har fuld fokus på at interviewe og lytte til svaret uden jeg behøver at skrive noter under selve interviewet, det er nemmere at gøre efterfølgende. 3 Se bilag 3 side 24 Gantt-kort 4 Se bilag 4 side 25 - Interessentanalyse 5 Se bilag 5 side 26 - Observationsguide 6 Offentlig Administration 1 Min arbejdsplads i det offentlige, Forlaget 94, kapitel 4, side 131 7 Offentlig Administration 1 Min arbejdsplads i det offentlige, Forlaget 94, kapitel 4, side 120 5

For at kunne besvare spørgsmål et i min problemformulering, vil jeg lave et SMART-mål og ydelsesmål og gennemarbejde mit problem i kvalitetsarbejdets faser, dette med henblik på at vise hvordan man kan reducere tidsforbruget på anmeldelseskvitteringer. For at belyse hvilke elementer der bliver berørt ved at implementere en digitalisering af anmeldelseskvitteringer, har jeg valgt at benytte mig at Leavitts model da det er et godt værktøj at bruge ved IT- og organisationsændringer. 8 Afslutningsvis vil jeg slutte undersøgelsen af med at danne mig et overblik over hvilke fordele og ulemper der er ved dette projekt, ved at lave en SWOT-analyse. Kvalitetsarbejdets faser 9 Jeg har valgt at arbejde min problemstilling igennem kvalitetsarbejdets faser 10, da jeg synes det er et godt værktøj til at få et overblik over forløbet og processen af en arbejdsopgave. Ved kvalitetsarbejdets faser, har jeg valgt at fokusere på de observationer jeg har gjort mig på sekretariatet på Station City, samt på de svar jeg har fået via spørgeskemaerne fra alle 3 sekretariater i Københavns Politi og mit interview med Koncern IT. En af problemstillingerne ved anmeldelseskvitteringer som jeg vil sætte fokus på, er at der bruges for lang tid hver dag på at udskrive, pakke og sende anmeldelseskvitteringerne. For at lave nogle ændringer er det arbejdsgangene og metoderne man skal ændre på og derfor kan problemstillingen defineres som organisatorisk kvalitet. 11 Jeg vil gøre min problemstilling til et håndfast ydelsesmål ved at lave et SMART-mål. Et SMART-mål er en god måde til at sikre, at de målsætninger arbejdspladsen bruger, er så konkrete, fremadrettede og handlingsorienterede, at alle kan arbejde hen imod dem. 12 Jeg vil reducere arbejdsgangen og sagsbehandlingstiden med 75 % inden udgangen af 2014. Denne tidsbesparelse ses ved at man undgår at skrive alle anmeldelseskvitteringerne ud hver dag, vente ved printeren samt kuvertering. Mit SMART-mål S Specifik, det er meget tydeligt hvad problemet er og alle ved hvad problemet er. M Målbart, det er nemt at måle på om arbejdsgangen og sagsbehandlingen bliver hurtigere. 8 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 11, side 278 9 Louise Dragsbæk + flere - Kvalitet på arbejdspladsen vidneindkaldelser i advokaturerne i Københavns Politi 10 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 12, side 306 11 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 12, side 294+295 12 http://www.arbejdsmiljoweb.dk/ledelse/attraktiv_arbejdsplads/redskaber_til_en_attraktiv_arbejdsplads/de_16_re dskaber/15_smarte_maal/ 6

A Attraktivt, fordi det kan give mere tid til løsning af andre opgaver for de administrative medarbejdere. R Realistisk, det er et mål der kan nås og det er indenfor rækkevidde. T Tidsbestemt, målet er tidsbestemt og det er tydeligt hvornår målet skal være opfyldt. Jeg har valgt at arbejdsgangen og sagsbehandlingstiden skal reduceres med 75 % inden udgangen af 2014, da det især er målbart og realistisk. Målet er ambitiøst, men det kan lade sig gøre at opnå det. Det er meget vigtigt når man laver et ydelsesmål, at medarbejderne synes det er en god idé. Derfor er det en god idé at gøre noget ud af, at få medarbejderne til at forstå at det er til gavn for dem, da de får mere tid til løsning af andre opgaver. Derudover skal man hele tiden sørge for at inddrage de berørte medarbejdere i udformningen af løsningen og de skal orienteres og oplæres på forhånd. 13 Før-måling Formålet med min undersøgelse er, at finde ud af hvor mange ressourcer i form af arbejdstid der bruges på at udskrive, pakke og sende anmeldelseskvitteringer. For at finde frem til ovenstående, har jeg udarbejdet et spørgeskema, som jeg har valgt at sende til sekretariatet på Station Amager, Station City og Station Bellahøj. Det er de 3 afdelinger der hver dag skriver anmeldelseskvitteringerne ud for det seneste døgn i Københavns Politi. Jeg har sendt spørgeskemaet ud via mail, med et link til SurveyMonkey, hvor medarbejderne anonymt kunne besvare på spørgsmålene. Jeg har i alt haft mulighed for at spørge 20 medarbejdere som sidder i et af sekretariaterne på de tre stationer. Ud af de 20 medarbejdere, er der 12 der har svaret på spørgeskemaet. 14 Desuden vil jeg lave observationer af 5 medarbejdere i sekretariatet på Station City, for at få en objektiv vinkel på sagsbehandlingstiden og arbejdsgangen. Jeg vil over 5 dage følge en medarbejder med et stopur fra der bliver trykket print, til anmeldelseskvitteringerne er pakket og lagt til posten. 15 Grunden til at jeg har valgt at kombinere de to metoder er, at et spørgeskema ikke altid er helt så pålideligt, når en medarbejder skal skrive hvor lang tid han/hun bruger på en arbejdsopgave. Derudover er det heller ikke sikkert at man tror det tager så lang tid som det egentlig gør. Det er derfor en god ide at kombinere de to metoder, så man ved observationerne kan bliver bekræftet i hvor lang sagsbehandlingstiden og arbejdsgangen er. Det giver dermed både bredde og dybde i dataindsamlingen. 13 Se bilag 6 spørgsmål 8 side 27 - Interview med Elvi Rohde Nissen 14 Se bilag 8 side 31 Resultater af spørgeskemaundersøgelse 15 Se bilag 7 side 30 Observationer af medarbejdere 7

Analyse For at få et overblik over hvordan forløbet ser ud nu, har jeg valgt at lave en forløbsanalyse. Dette giver et godt overblik over hvor mange faser der er i processen og om der er mulighed for at sætte ind nogle steder, for at forenkle forløbet. Nedenfor har jeg valgt at udarbejde en forløbsanalyse over hvordan det ser ud nu, hvilket jeg har lavet ud fra de observationer jeg har gjort mig i sekretariatet på Station City. 16 Samt en forløbsanalyse over hvordan det ideelle forløb bør være. Forløbsanalysen nu: Anmeldelseskvitteringerne skrives ud Forløbsanalyse ideelt: Anmeldelseskvitteringerne vinges af i Polsas (politiets sagsstyringssystem) og sendes Anmeldelseskvitteringerne hentes ved printeren Borgere og virksomheder modtager anmeldelseskvitteringen digitalt. Kuverter findes frem Anmeldelseskvitteringerne foldes og puttes i kuverterne Kuverterne lægges til posten og sendes med B-post Borgere og virksomheder modtager anmeldelseskvitteringer efter 3-4 dage Jeg kan ud fra forløbsanalysen, mine observationer og spørgeskemaer se, at der bruges utrolig meget spildtid på sagsbehandlingen af anmeldelseskvitteringerne. Alle de adspurgte medarbejdere mener, at der bruges alt for meget tid på at udskrive og pakke anmeldelseskvitteringer hver dag. 41,67 % af medarbejderne mener, at der hver dag bruges mellem 40-50 minutter på anmeldelseskvitteringer og 41,67 % mener de bruger 50 minutter eller derover. 17 Det stemmer meget 16 Se bilag 7 side 30 Observationer af medarbejdere 17 Se bilag 8 side 31 spørgsmål 1 Resultater af spørgeskemaundersøgelse 8

godt overens med de observationer jeg har gjort mig på de 5 medarbejdere, da de i gennemsnit brugte 52 minutter hver dag på kvitteringerne. 18 Ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer skaber man organisatoriske forbedringer, dette kan ses når man kigger på den nuværende forløbsanalyse og sammenligner den med det ideelle forløb, der er rigtig mange faser der kan fjernes ved en digital løsning. Iværksættelse af kvalitetsforbedringer For at finde frem til en god måde at lave en digital løsning af anmeldelseskvitteringer, har jeg talt med Politiets Koncern IT, herunder Elvi Rohde Nissen. 19 Elvi mener at den ideelle løsning her og nu vil være en opdatering af Polsas 20, så når man anmelder noget, vil det automatisk udløse en pdf-kvittering. Denne kvittering sendes så via en webservice til FFP 21 løsning til anmelder, her er det baseret på CPR eller CVR. FFP håndterer så hvorvidt kvitteringen sendes til en digital postkasse eller skrives ud og sendes til en postadresse. Da det først bliver obligatorisk at borgere skal have en digital postkasse pr. 01.11.2014 22, kan man eventuelt indtil da gøre det valgfrit for borgeren om han/hun vil modtage kvitteringen digitalt eller per post. Ud fra idéen til løsningen, har jeg valgt at lave et trædiagram, for at gøre det nemmere for planlægningen af iværksættelsen. I trædiagrammet nedenfor, har jeg opsat de midler der skal til, for at gøre en digitalisering af anmeldelseskvitteringer muligt. Digitalisering af anmeldelseskvitteringer Teknik Nyt IT-system eller udvidelse af nuværende/tilføjelser Kontakt Fællesoffentlig Fjernprint Skriftlig vejledning til medarbejderne Koncern IT Ved udarbejdelsen af trædiagrammet har jeg fundet ud af, at det kun er Koncern IT, der bliver en del af iværksættelsen af digitalisering af anmeldelseskvitteringer. Jeg har ikke kunnet finde ud af 18 Se bilag 7 side 30 Observationer af medarbejdere 19 Se bilag 6 side 28 spørgsmål 5 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 20 Politiets Sagsstyrringssystem 21 Fællesoffentlig Fjernprint 22 http://www.digst.dk/digitaliseringsstrategi/digitaliseringsstrategiens-initiativer/digitaliseringsklarlovgivning/lovgivning-om-digital-post (set den 04.05.2014) 9

hvilken økonomisk betydning udvidelsen af et IT-system vil have, men som Elvi var inde på i mit interview med hende, så bør man indføre IT-systemet på tværs af landets politikredse, da det formodentlig ellers ikke vil kunne betale sig. 23 En anden ting Elvi var inde på i mit interview med hende var, at det er meget vigtigt at inddrage medarbejderne i udformningen af løsningen og de skal orienteres og oplæres på forhånd. 24 Ved denne løsning er det derfor vigtigt at fortælle medarbejderne om måden Koncern IT forsøger at udarbejde en løsning til digitalisering af anmeldelseskvitteringer. Det er vigtigt at forklare medarbejderne hvilken gavn det gør for dem, så de også kommer til at synes det er en god idé og de kan se de får mere tid til løsning af andre opgaver. Ved iværksættelsen af løsningen, er det vigtigt at Koncern IT har udarbejdet en vejledning til medarbejderne i Sekretariaterne, så de ved hvordan de skal sende anmeldelseskvitteringerne digitalt. Det er ikke nødvendigt med kurser og uddannelse, da den nye løsning vil blive meget enkelt i det vante system Polsas. Man kan eventuelt oprette en styrings- og projektgruppe, til at sørge for at inddrage medarbejderne og vise dem hvordan man udfører afsendelsen af den elektroniske anmeldelseskvittering. Kontrolmåling Ved kvalitetsarbejdets faser, er det vigtigt at lave en kontrolmåling efter en bestemt periode, for at undersøge om man nu også opfylder de mål man satte til at starte med. Hvis man opfylder målene, kan man overveje at opsætte nye mål og hvis man ikke opfylder målene, må man undersøge hvordan man kan gøre det anderledes og lave nye forbedringer. 25 Hvis man antager at systemet vil blive sat i værk nu i maj måned 2014, vil jeg foretage en kontrolmåling i september 2014, da man så kan lave en opfølgning på om man er på rette vej mod målet, som skal opnås inden udgangen af 2014. Kontrolmålingen skal udføres efter nøjagtig samme principper som ved før-målingen, det vil sige ved spørgeskemaer til medarbejderne i sekretariaterne og observationer af om medarbejderne kan håndtere ændringen i systemet. 23 Se bilag 6 side 27 spørgsmål 1 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 24 Se bilag 6 side 28 spørgsmål 8 interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 25 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 12, side 307 10

Kvalitetsarbejdets faser opstillet i modellen Afdækning af strategisk vigtige områder: Overvejelser af emnevalg til fagprøve Udvælgelse af indsatsområde: Digitalisering af anmeldelseskvitteringer Opstilling af kvalitetsmål: Reducere arbejdsgangen og sagsbehandlingstiden med 75 % Kontrol-måling: Efter samme principper som ved før-måling, for at kunne sammenligne svarerne Før-måling: Spørgeskemaer, samt observationer af de administrative medarbejdere i sekretatiaterne Iværksættelse af kvalitetsforbedringer: Trædiagram over digitalisering af anmeldelseskvitteringer Analyse Forløbsanalyse der viser hvor mange faser der er og hvor mange der reelt bør være 11

Organisatoriske udfordringer ved en digitalisering Jeg har valgt at benytte mig af Leavitts model da det er et godt værktøj at bruge, når man for eksempel skal lave et nyt projekt der har med IT ændringer i organisationen at gøre. 26 Når man implementere et nyt IT-system i en organisation, er det vigtigt at være opmærksom på, at det ikke kun berører teknologien, men det kommer også til at have en indflydelse på andre elementer i organisationen. Modellen eller diamanten som Leavitt kalder den, fremgår nedenfor og har fire elementer som relaterer sig til hinanden. Når man laver et forandringsprojekt, er det vigtigt at være opmærksom på hvilke elementer der vil blive berørt af forandringen. Udgangspunktet for forandringen er som regel et af elementerne, men det vil ofte have en smittende effekt på de andre elementer. 27 Da det kan være svært at danne sig et overblik over hvem og hvad der vil blive berørt ved implementeringen af et nyt IT-system, kan det være en god idé, at bruge Leavitts model, så man har en vejviser for hvordan den videre behandling af projektet skal foregå. Struktur Den organisatoriske struktur omfatter regler, ansvarsområder og organisatorisk opbygning. 28 Ledelsen har det overordnede ansvar, men det er IT-afdelingen der står for projektet og udførelsen heraf. En god idé vil være at oprette midlertidige styrings- og projektgrupper, så der hele tiden er nogen der har overblikket og sørger for at der hele tiden er opmærksomhed på at få inddraget alle fire elementer i Leavitts diamant. Det er også projektgruppen der skal sørge for at holde de berørte medarbejder underrettet løbende, så de forstår hvilken gavn det kommer til at have for dem. 26 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 11, side 278 27 http://net2change.dk/leavitt-diamantmodel/ 28 Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, kapitel 11, side 278 12

Teknologi Under teknologi skal man være opmærksom på maskiner, udstyr, programmer og systemer der skal bruges til varetagelsen af projektet. Jeg har talt med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT vedrørende teknologien og indførelsen af et IT-system, der kan gøre det muligt at sende anmeldelseskvitteringerne digitalt. Hun fortæller at Koncern IT allerede er i gang med et projekt der handler om digitalisering af borgerskrivelser og herunder er også anmeldelseskvitteringer. Elvi fortæller at de i Koncern IT har overvejet flere mulige løsninger til dette projekt og der skal udvikles på Politiets Sagsstyringssystem, for at det kan lade sig gøre. Herudover nævner hun at e-boks også har en prisstruktur, som skal med i overvejelserne. 29 Aktører Aktørerne er medarbejderne i organisationen. Ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer er de berørte medarbejdere de administrative medarbejdere, der sidder i sekretariaterne i Københavns Politi. Det er vigtigt at være opmærksom på, om medarbejderne er klædt på til at klare opgaven og sørge for at deres holdning til projektet er positivt og de synes det er en god idé med digitaliseringen, ellers bliver det svært at få det til at blive en succes. 30 For at få medarbejderne til at synes godt om projektet, kan man eksempelvis vise dem forløbsanalysen, som er udarbejdet i kvalitetsarbejdets faser, over hvor mange faser der kan skæres væk, ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer. Det er vigtigt at medarbejderne forstår at dette blot vil give dem mere tid til løsning af andre opgaver. Opgave Under opgave skal man ifølge Leavitts være opmærksom på det mål virksomheden har, det er de aktiviteter man er nødt til at sætte i værk, for at projektet kan udføres med succes. For at digitalisering af anmeldelseskvitteringer skal blive en succes, er man som tidligere nævnt og ifølge Elvi, nødt til at inddrage berørte medarbejdere og løbende under udviklingen af projektet holde medarbejderne underrettet, så de kan se hvilken gavn det nye system vil gøre for dem. 31 Det er ITafdelingen der har til opgave at stå for den tekniske support, samt sørge for at der bliver lavet vejledninger til medarbejderne. Projektgruppens opgave kan her være at tage ud i sekretariaterne og vise hvordan opgaven skal udføres. 29 Se bilag 6 side 27 spørgsmål 3 og 4 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 30 Se bilag 6 side 28 spørgsmål 8 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 31 Se bilag 6 side 28 spørgsmål 8 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 13

SWOT-analyse For at danne mig et overblik over hvilke styrker og svagheder der er ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer, har jeg valgt at spørge de berørte medarbejdere om deres holdning til fordele og ulemper 32, samt Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT hvad hun mener der er af fordele og ulemper ved projektet. 33 For at gøre det overskueligt, har jeg valgt at stille det op i en SWOT-analyse, men jeg kigger kun på den interne del, da jeg som tidligere nævnt i afgrænsningen har valgt at holde fokus på den interne del i denne undersøgelse. Styrker: Svagheder: - Besparelser på papir, kuverter, porto, - IT problemer toner, slitage på printer og arbejdstid - Alle er ikke udstyret med en computer - Tidsbesparende både for medarbejder - Ældre borgere der ikke kan finde ud og anmelder af at bruge en computer - Mere tid til løsning af andre opgaver - Udviklingsomkostninger til et forældet - Mindre ressourcespild IT-system - Borgerne har altid en kopi da de har - e-boks prisstruktur den liggende elektronisk - Kortere sagsbehandlingstid - En mere tidssvarende løsning - Overholdelse af gældende lovgivning (digital postkasse obligatorisk fra 01.11.2014) 32 Se bilag 8 side 32+33 spørgsmål 4 og 5 Resultater af spørgeskemaundersøgelse 33 Se bilag 6 side 27 spørgsmål 4 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 14

Økonomi Når man analyserer på resultatet af SWOT-analysen og de fordele der går igen, er både medarbejdere og Koncern IT meget enige om, at der vil være store besparelser ved en digital løsning af anmeldelseskvitteringer. Der bliver både nævnt besparelserne på papir, printer, toner, kuverter og porto, samt besparelsen på den tid medarbejderen hver dag bruger på at udskrive og pakke kvitteringerne. Jeg synes derfor, det kunne være interessant, at lave en oversigt over hvor mange penge der kan spares ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer. Lønsum 34 : Gennemsnitstimeløn for HK ere i Københavns Politi = 24.704,30 kr. Dette giver en årsløn på 296.451,57 kr. Lønsumsudgifter HK'er årsløn kr. 296.451,57 Løn per måned (12 måneder) kr. 24.704,30 Månedligt time antal kr. 160,33 Timeløn kr. 154,08 Løn per minut kr. 2,57 Ud fra disse tal har jeg beregnet hvad en HK er i gennemsnit koster pr. time samt pr. minut, for at finde ud af hvad det dagligt koster, at have en medarbejder til at udskrive og pakke anmeldelseskvitteringer. For at kunne udregne den samlede besparelse der er når man samler lønsumsudgifter, porto og materielle udgifter, har jeg fortsat udregningen. Portoudgifter til B-post er 6,50 kr. pr. brev 35 og de gennemsnitlige materialeomkostninger er fastsat til 1,25 kr. pr. brev. 36 Kilden jeg har dette tal fra er Odense Kommune, som jeg betragter som en troværdig og pålidelig kilde, da det er en offentlig institution. Øvrige udgifter Porto udgifter per brev (B- post) kr. 6,50 Diverse materielle udgifter (Papir, toner, printer, kuverter osv.) kr. 1,25 Det gennemsnitlige tidsforbrug på anmeldelseskvitteringer er dagligt på 52 minutter på sekretariatet på Station City. 37 Jeg forudsætter at det ca. er samme tidsforbrug der bliver brugt på de to andre stationer, så det er 156 minutter dagligt i Københavns Politi. 34 Se bilag 9 side 35 Oversigt fra Koncern HR med lønninger for HK ere i politiet 35 http://www.postdanmark.dk/da/sider/quick%20finder/portoberegner.aspx?skift=breve&vaegtid=1&brevpriszonei D=48-1 36 http://www.google.dk/webhp?nord=1#nord=1&q=fra+beslutning+til+resultat+odense+kommune (PPT dias 7) 37 Se bilag 7 side 30 Observation af medarbejdere 15

I 2013 var der 81.329 anmeldelser i Københavns Politi, hvor der blev udskrevet en kvittering. 38 Det vil sige 223 stk. dagligt. Beregning Total antal anmeldelseskvitteringer 2013 i Kbh's Politi 81.329 Lønsumsudgift (52 min per dag x 3 afd. x lønsum per minut x 365 dage per år) kr. 146.335,80 Porto x 81.329 kvitteringer kr. 528.638,50 Diverse materielle udgifter x 81.329 kvitteringer kr. 101.661,25 Total udgift 2013 for udskrivelse og fremsendelse af 81.329 kvitteringer kr. 776.635,55 Ud fra ovenstående regnestykke viser det tydeligt at der er en stor besparelse ved at digitalisere anmeldelseskvitteringerne og jeg synes det er vigtigt at gentage, at dette kun er for Københavns Politi, herudover er der 11 politikredse. Elvi fra Koncern IT nævner også, at et muligt IT system skal virke på tværs af kredsene, da det formodentligt ellers ikke vil kunne svare sig. 39 Hvis man kigger lidt nærmere på besparelsen i Københavns Politi på 776.635,55 kr. om året, kan man ved at dividere tallet med en årlig gennemsnitsløn for en HK er se, at der rent faktisk kan spares 2,6 medarbejdere om året, bare ved at digitalisere anmeldelseskvitteringerne. Når man kigger på regnestykket, er det vigtigt at pointere at disse tal er ud fra at det bliver en 100 % effektivisering. I udregningerne er der ikke taget højde for at Koncern IT skal bruge tid på at lave systemet, samt på at vejlede medarbejderne i hvordan det nye system skal bruges. Herudover vil der højst sandsynligt stadig være nogle borgere der ønsker kvitteringen udskrevet og det er der heller ikke taget højde for. Dog er det realistisk at nå målet med en effektivisering på 75 % og det vil stadig give en besparelse på 582.476,66 i Københavns Politi, herudover kommer besparelsen fra de andre kredse også. 38 Se bilag 6 side 28+29 spørgsmål 9 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 39 Se bilag 6 side 27 spørgsmål 1 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT 16

Konklusion Igennem min analyse har jeg fundet ud af, at der bruges rigtig meget spildtid og mange ressourcer hver dag på at udskrive, pakke og sende anmeldelseskvitteringer. Det er ikke kun den spildte arbejdstid der hvert år koster mange penge, men også alle de penge der bruges på materialer og porto. Jeg synes det er meget interessant at der hvert år næsten bruges 776.635,55 kr. på at sende anmeldelseskvitteringer med posten i Københavns Politi, da dette må være et enormt tal på landsplan. De belyste fordele og ulemper er nævnt i SWOT-analysen på side 13 Medarbejderne og Koncern IT er meget enige om, at der må være store besparelser og det vil lette arbejdsgangen for medarbejderne og give dem mere tid til at løse andre opgaver. De elementer der kan true projektet, kan være den økonomiske del, da der vil være nogle omkostninger til udvikling af Politiets forældet system. Da det kan være svært at danne sig et overblik over hvilke elementer der vil blive berørt ved implementeringen af et nyt IT-system, synes jeg Leavitts model er rigtig god, for at man ikke overser nogen eller noget. For at projektet skal lykkes og blive en succes, er det for eksempel vigtigt at de berørte medarbejdere bliver inddraget i udformningen af løsningen og at man sørger for at orientere dem og oplære dem. Det er vigtigt at medarbejderne kan se hvilken gevinst det er for dem med digitaliseringen, da der ellers er stor risiko for at det bliver en fiasko. Jeg har talt med Koncern IT om hvordan de mener, at man kan implementere en digitalisering af anmeldelseskvitteringer og jeg synes Elvi Rohde Nissens idé til et muligt løsningsforslag lyder som en rigtig god idé. Jeg tror hun har helt ret i, at den ideelle løsning vil være at opdatere Politiets Sagsstyringssystem, så en PDF-fil med anmeldelseskvitteringen bliver sendt til en fælles printordning, som herfra automatisk tjekker om der er en digital postkasse tilknyttet til CPR.nr. eller CVR.nr. Dette vil især være en god løsning fra november 2014, når det bliver obligatorisk med en digital postkasse. 17

Perspektivering Ud fra min spørgeskemaundersøgelse til medarbejderne og interview med Koncern IT, viser det at der er stor interesse for, at Københavns Politi følger den udvikling der sker med den større digitalisering. Jeg tror derfor, at når der er så store besparelser bare ved at digitalisere anmeldelseskvitteringer, er dette kun starten på en mere digitaliseret verden hos politiet. Der sendes mange skrivelser ud til borgere og virksomheder, hvor man vil kunne bruge den samme løsning som ved anmeldelseskvitteringer. Inden næste skridt foretages ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer, er det selvfølgelig vigtigt at involvere ledelsen, som nu er en betydningsfuld interessent. Jeg vil her ligge stor vægt på at vise dem den store besparelse på 776.635,55 kr. der vil være om året, ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer og pointere at denne besparelse kun er for Københavns Politi. Hvis ledelsen synes om projektet, vil det være en god idé at lave et Gantt-kort, så man får et godt overblik over forløbet, samt sørge for at inddrage de berørte elementer i organisationen. Som tidligere skrevet er det meget vigtigt at medarbejderne bliver inddraget og synes det er en god idé. For at sikre sig at de ikke frygter forandringen, men derimod synes det er en god idé, kan man bruge Kotters 8-trins model. Procesevaluering Overordnet set er jeg tilfreds med min arbejdsproces til projektet og jeg synes jeg har lært rigtig meget ved hele processen. Jeg fik hurtigt godkendt og underskrevet min fagprøvekontrakt og synes den har været en stor hjælp til at komme i gang med selve fagprøven. Herudover har mit Gantt-kort været rigtig godt at have, for at jeg hele tiden har haft et overblik over hvad jeg skulle nå og hvornår jeg skulle nå det. For at gøre det nemmere for mig selv, valgte jeg at gå i gang med min dataindsamling tidligt i forløbet og det var til stor gavn for mig, da jeg skulle finde ud af hvad jeg skulle gøre for at kunne besvare spørgsmålene i min problemformulering. Set i bakspejlet, tror jeg det ville have været en god idé at dele spørgeskemaerne ud til medarbejderne personligt, da jeg tror det ville have givet en større svarprocent. Jeg har kun fået 12 besvarelser på mit spørgeskema ud af 20 medarbejdere der sidder med det i Københavns Politi. For at have fået en større respondentgruppe, kunne jeg eventuelt også have kontaktet nogle af sekretariaterne i de andre kredse, for at få deres mening med. Dog synes jeg at metodetrianguleringen har givet et godt resultat af dataindsamlingen og spørgeskemaer sammen med observationer har været en rigtig god kombination for mig. 18

Litteratur og kildehenvisning Bøger: Thorsen, Mette Brøgger og Mortensen, Jesper Nørremark m.fl., Offentlig Administration 1, Min arbejdsplads i det offentlige, Forlaget 94, 7. udgave, 1. oplag 2012 Pedersen, Hans Cajus og Rasmussen, Lars m.fl., Offentlig Administration 2, Det offentlige som serviceleverandør, Forlaget 94, 4. udgave, 1. oplag 2013 Internettet: http://www.arbejdsmiljoweb.dk/ledelse/attraktiv_arbejdsplads/redskaber_til_en_attraktiv_arbej dsplads/de_16_redskaber/15_smarte_maal/ (set den 04.05.2014) http://www.digst.dk/digitaliseringsstrategi/digitaliseringsstrategiens-initiativer/digitaliseringsklarlovgivning/lovgivning-om-digital-post (set den 04.05.2014) http://www.postdanmark.dk/da/sider/quick%20finder/portoberegner.aspx?skift=breve&vaegtid =1&brevPriszoneID=48-1 (set den 01.05.2014) http://net2change.dk/leavitt-diamantmodel/ (set den 20.05.2014) http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/kom-godt-i-gang/organisation-ogkommunikation/~/media/files/digitalpost%20mv/bc%20for%20digitalisering%20af%20offentlige%20breve%20 og%20dokumenter.pdf side 8 (set den 21.05.2014) http://www.google.dk/webhp?nord=1#nord=1&q=fra+beslutning+til+resultat+odense+kommune (PPT dias 7, set den 04.05.2014) Københavns Politis Intranet: http://rs010191/intra2010/dokumenter/om/info/velkomkbhpol.pdf (set den 07.01.2014) 19

Bilagsoversigt Bilag 1: Fagprøvekontrakt Bilag 2: Dokumentation for ordoptælling Bilag 3: Gant-kort Bilag 4: Interessent analyse Bilag 5: Observationsguide Bilag 6: Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT Bilag 7: Observationer Bilag 8: Spørgeskema Bilag 9: Oversigt fra Koncern HR med lønninger for HK ere i Politiet Bilag 10: Oversigt over materielle omkostninger fra Odense Kommune 20

Bilag 1 Fagprøvekontrakt 21

22

Bilag 2 Dokumentation for ordoptælling 23

Bilag 3 - Gantt-kort Gantt-kort Opgave Status Start Dato Forventet afsluttet Afsluttet Gantkort færdig 13.01.14 05.06.14 05.06.14 Interessentanalyse færdig 01.04.14 10.04.14 10.04.14 Synopsis færdig 16.01.14 21.02.14 21.02.14 Fagprøvekontrakt færdig 20.01.14 10.04.14 08.04.14 Underskrift virksomhed færdig 08.04.14 10.04.14 08.04.14 Underskrift skole færdig 08.04.14 10.04.14 08.04.14 Afleveres færdig 08.04.14 10.04.14 08.04.14 Dataindsamling færdig Observation af medarbejder 1 færdig 03.03.14 03.03.14 03.03.14 Observation af medarbejder 2 færdig 03.03.14 03.03.14 03.03.14 Observation af medarbejder 3 færdig 03.03.14 03.03.14 03.03.14 Observation af medarbejder 4 færdig 04.03.14 04.03.14 04.03.14 Observation af medarbejder 5 færdig 05.03.14 05.03.14 05.03.14 Spørgeskema til medarbejdere færdig 14.04.14 16.05.14 16.05.14 Udføre interviews færdig Interview - Elvi Rohde Nissen færdig 22.04.14 23.04.14 23.04.14 Mail/tale med HR færdig 14.04.14 01.05.14 29.04.14 Skriveperiode 06.06.14 Indledning færdig 08.04.14 10.04.14 08.04.14 Problemformulering færdig 08.04.14 10.04.14 08.04.14 Metode færdig 16.05.14 20.05.14 18.05.14 Analyse færdig 16.05.14 30.05.14 28.05.14 Konklusion færdig 30.05.14 03.05.14 02.05.14 Perspektivering færdig 03.05.14 03.05.14 03.05.14 Udskrive fagprøve færdig 04.05.14 04.05.14 04.05.14 Aflevering af fagprøve 06.06.14 Januar Februar Marts April Maj Juni 24

Bilag 4 Interessentanalyse Interessent Medarbejdere i sekretariatet IT-afdelingen Ledelsen Borgerne Interesse i sagen Hvad vil interessenten påvirke med? Hvad kan projektet bruge interessenten til? Hvad kan interessenten bidrage med? Hvor vigtig er interessenten? Det forventes at medarbejderne får mere tid til løsning af andre opgaver Det vil reducere arbejdspres og frigive tid til mere værdiskabende og meningsfyldte opgaver Lytte til deres mening om fordele og ulemper via spørgeskema, samt spore mulige forbehold eller modstand mod forandring der kan anvendes i implementeringsfasen Positiv indstilling til projektet og opbakning Vigtig, da det er dem der skal bruge systemet i dagligdagen Digitalisering af anmeldelseskvitteringer Træffe de rigtige beslutninger, overholde tidsfrister. Ansvar for at afdelingen får den tekniske del op at køre. Hurtige svartider i support, så den enkelte bruger hurtigt hjælpes videre Deres viden og mening omkring digitalisering, samt viden om lovgivning, dette via interview Løsningsforslag. Viden mht. de nuværende systemer og et evt. nyt system Hvis ikke løsningen og supporten fungerer optimalt er der stor risiko for at projektet bliver en fiasko Procesoptimering - hvis det kan virke med anmeldelseskvitteringer, kan det så ikke også bruges andre steder? Legitimere forandring, understrege vigtigheden af support fra medarbejderne. Vise at ledelsen følger med, bakker op og har stor interesse i projektet I sidste ende at få tilladelse og ressourcer fra ledelsen til at iværksætte projektet Give tilladelse til at undersøge mulighederne for en digitalisering af anmeldelseskvitteringer Vigtig, da det er ledelsen der i sidste ende skal træffe beslutningen om løsnigsforslaget Borgerne vil modtage anmeldelseskvitteringen digitalt ligesom mange andre dokumenter fra det offentlige Se digitaliseringen som en bedre service, de får hurtigere ekspedition, da de ikke skal vente på brevet 3-4 dage med posten Ingen indflydelse Ingen indflydelse Mindre vigtig 25

Bilag 5 Observationsguide Nedenstående observationsguide er brugt ved observationerne af de 5 medarbejdere i Sekretariatet på Station City. Observatiosguide: Tidsforbrug på printning Kommentarer fra kollegaer ved printeren Tidsforbrug på at pakke Antal papir i hver kuvert Antal kuverter pr. dag Samlet tidsforbrug på anmeldelseskvitteringer dagligt Eventuelle bemærkninger fra medarbejderne under observationen: 26

Bilag 6 Interview med Elvi Rohde Nissen fra Koncern IT Først kan jeg lige kort forklare hvad min fagprøve går ud på. Jeg vil i min rapport om anmeldelseskvitteringer undersøge om der er besparelser at hente, ved digitalisering af anmeldelseskvitteringer i Københavns Politi. Derudover vil jeg undersøge hvilke fordele og ulemper der er ved en digitalisering, samt komme med et muligt løsningsforslag. 1. Hvad synes du om tanken om en digital løsning af anmeldelseskvitteringer? Genial idé ;o) En stadig større del af befolkningen forventer at kunne modtage en digital kvittering. Både når de anmelder på nettet og når de ringer til 114/112. Det bør indføres på tværs af alle kredsene en separat KBH-løsning vil formodentlig ikke kunne betale sig. 2. Er der noget lovmæssigt i vejen for en digital løsning? Tvært i mod. Det er allerede et lovkrav, at virksomheder skal kommunikere digitalt med det offentlige Danmark. Og pr. 1. november 2014 bliver det lovkrævet for private borgere også. Den nationale styregruppe for digitaliseringsstrategien har vidst lige besluttet at det omvendte (altså, at det offentlige Danmark skal kommunikere digitalt med virksomheder og borgere) ikke bliver tilfældet før 1. august 2015. Politiet har desuden en ambition om at 80 % af al kommunikation med borgere og virksomheder skal foregå digitalt inden udgangen 2015. 3. Har I ved politiet selv gjort jer nogen overvejelser i forbindelse med digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Masser! Koncern IT har faktisk et borgerskrivelse-projekt undervejs, hvor alle borgervendte skrivelser inkl. anmeldelseskvitteringer skal digitaliseres. Projektet inkluderer overvejelser omkring hvilke kanaler der skal bruges (den Fællesoffentlige Fjern-Print løsning, direkte til Strålfors, vedhæftning til mail eller andet), håndtering af fritagede borgere og virksomheder samt om der fortsat skal skelnes mellem anmeldelser af forskellige overtrædelsestyper. Det er ikke alle anmeldelser, der i dag udløser en kvittering. 4. Hvilke fordele og ulemper vil der være ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Fordele: Leve op til borgernes forventninger, sparet porto, sparet manuel behandling af kvitteringer, konsistens på tværs af anmeldelses- og overtrædelsestyper, en mere tidssvarende løsning, overholdelse af gældende lovgivning. Ulemper: Udviklingsomkostninger til et forældet system (POLSAS), uklare processer i forbindelse med andre skrivelser end kvitteringer (f.eks. forkyndelser, bøder og rykkere), e-boks prisstruktur, etablering af forretningsejer, en del af vores skrivelser skal sendes til andre adresser end de registrerede, anmelder kan være en ansat med CPR, men anmelder på vegne af en virksomhed; anmelder har ikke digital postkasse (ca. 10-15% af danskere over 18 år) eller har ikke givet samtykke til at kommunikere digitalt med det offentlige (ca. 70% af danskere over 18 år). 27

5. Har du nogen idéer til løsningsforslag til digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Den ideelle løsning her og nu vil være en opdatering af POLSAS, så oprettelse med en ikke-politi anmelder udløser en pdf-kvittering med udvalgte oplysninger sendt via en webservice til den Fællesoffentlige Fjern-Print Løsning til anmelder (baseret på CPR eller CVR). FFP håndterer hvorvidt kvitteringen sendes til en digital postkasse eller skrives ud og sendes til en postadresse. Måske det skal være et tilbud til anmelderen ind til d. 1. november 2014 som altså kan vælges fra. 6. Hvor mange personer/afdelinger i organisationen vil blive berørt af forandringen? Aner det ikke. Men som minimum alle i servicecenteret/sekretariatet. 7. Hvilke udfordringer kan du se ved implementeringen? I KBH registreres anmeldelser via HS2 og POLSAS dvs. hele to systemer skal opdateres. Eller den automatiske overførsel af data fra HS2 til POLSAS skal være implementeret også. Som nævnt under ulemper, så er alle borgere ikke umiddelbart klar til at kommunikere digitalt med det offentlige. 8. Oplever I modstand fra medarbejderne når der skal implementeres nye IT-systemer? Altid. Hvis ikke det er forberedt ordentligt. Berørte medarbejdere skal inddrages i udformningen af løsningen og de skal orienteres og oplæres på forhånd. Og de skal forstå, hvilken gavn det nye system gør i organisationen, for samarbejdspartnere og ikke mindst for dem selv. 9. Til sidst vil jeg bare lige spørge om I, i Koncern IT ved hvilke afdelinger der hver dag udskriver anmeldelseskvitteringer i Københavns Politi og hvor mange der dagligt i gennemsnit bliver udskrevet i hele Københavns Politi? De eneste jeg har hørt om, der udsender anmeldelseskvitteringer, er servicecenteret. Men der kan sagtens være andre. Jeg har ikke den fjerneste idé om, hvor mange, der bliver udstedt i KBH. På nationalt plan modtager vi vist godt 300.000 anmeldelser om året men som nævnt udstedes der ikke kvitteringer på alle overtrædelsestyper. Jeg undersøger gerne om det er tal, vi kan finde for KBH alene. Kan det have interesse? 28

Elvi Rohde Nissen har som hun lovede undersøgt tallene for hvor mange anmeldelseskvitteringer der bliver udskrevet ved Københavns Politi. Se nedenstående mail: 29

Bilag 7 Observationer af medarbejdere De fem observationer af medarbejderne fra Sekretariatet på Station City, har jeg samlet i et observationsskema, hvor jeg har taget gennemsnittet af de fem medarbejdere. Observationer: Tidsforbrug på printning 12 minutter Kommentarer fra kollegaer ved printeren - Åhhh nej, er det kvitteringerne du er ved at printe? - Åhhh nej kvitteringerne, jeg finder en anden printer at skrive ud på. Tidsforbrug på at pakke 40 minutter Antal papir i hver kuvert Antal kuverter pr. dag Samlet tidsforbrug på anmeldelseskvitteringer dagligt 4 stykker papir i hver kuvert 91 stk. 52 minutter Bemærkninger fra medarbejderne der udskriver kvitteringerne: - Det er heldigt der ikke har været bøvl med printeren de dage du har været her, for det tager jo også en masse tid. - Hvis vi ikke lige får kommunikeret om morgenen, er vi nogle gange to der kommer til at skrive kvitteringerne ud og når man først har trykket print, kan man ikke stoppe udskrivningen igen i Polsas. 30

Bilag 8 Resultater af spørgeskemaundersøgelse Spørgsmål 1: Spørgsmål 2: 31

Spørgsmål 3: Spørgsmål 4: Hvilke fordele ser du ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Folk slipper for at få papir tilsendt, besparelse på papir, kuverter, porto, toner, slitage på printer og arbejdstid. Sparer tid for os, plus at anmelder har den med det samme. Det vil helt sikkert kunne frigøre ressourcer til andet arbejde. Samtidig er der sikkerhed for at anmelder modtager kvitteringen. Der spares porto og papir. Det vil være rigtig tidsbesparende. Hurtigere, nemmere, sparer tid som kan bruges på andre arbejdsopgaver. Tidsbesparende (stor fordel), ingen udgifter til porto samt meget nemmere/hurtigere for borgere, at de får anmeldelseskvitteringen med det samme, så de hurtigere kan få anmeldt tyveri mv. til deres forsikringsselskab. Det er tidsbesparende, mindsker papirspild. Der vil være utrolig meget tid at spare for den ansatte. I og med at e-boks bliver obligatorisk til november '14, vil det også være nemmere for borgerne. Mindre ressourcespild. Man slipper for at skulle printe en hel regnskov ud hver gang, slipper for at sidde og pakke de mange kvitteringer. Det sparer både tid, papir og ressourcer, samt at dem som står uden fast bopæl, stadig får deres kvittering, da de får den tilbage digitalt. Man skal ikke bruge tid på at pakke dem. Samtidig bliver alting digitaliseret, så hvorfor ikke også anmeldelseskvitteringer. Mere tid til andre opgaver, mindre papirspild. Borgerne har altid en kopi i deres e-boks, og kan dermed ikke smide dokumentet væk. Jeg får mere tid til løsning af andre opgaver. Kortere sagsbehandlingstid. Det er vel også bedre for borgerne. 32

Spørgsmål 5: Hvilke ulemper ser du ved en digitalisering af anmeldelseskvitteringer? Ingen, evt. kun Polsas. Ingen umiddelbart. IT problemer. Stadig ikke alle er udstyret med en computer eller kan bruge en sådan. Ikke adgang til e-mail og E- boks. Så en alternativ løsning skal altid være en mulighed. Ulempe for de ældre mennesker, som endnu ikke er i den digitale verden Det er måske ikke alle borgere og især ikke de ældre, der er glade for digitalisering generelt. Kan ikke rigtig se nogen form for ulemper, så længe systemet fungerer og anmelderne får deres kvitteringer. Så skulle det dog være hvis de gamle ikke kan finde ud af det digitale, men så må de jo få hjælp af deres hjemmehjælpere, eller på anden vis. Om ikke andet er den generation også snart væk. Så er der dem som nægter at skulle have computer og andet elektronik, men der er vel altid nogen som skal være mere besværlige. Der er ikke nogle ulemper. Borgere der ikke er gode til computere, vil have problemer med den stigende grad af digitalisering. Svært for de borgere der ikke er digitale. Spørgsmål 6: Hvilken indflydelse tror du en digitalisering af anmeldelseskvitteringer vil få på din hverdag? Uddyb gerne At vi sparer tid på udskrift, problemer med printer der ofte går i stykker og pakning af kvitteringerne. Som nævnt under spørgsmål 4 vil det frigøre ressourcer til andet arbejde. Mere tid til andre opgaver, større mulighed for at nå til bunds i bunkerne af sager. Se svar ad spørgsmål 4. Den time man ca. bruger hver dag på at printe og pakke kunne sagtens bruges på mange andre opgaver. Jeg kan bruge op til en time hver dag på at pakke anmeldelseskvitteringerne. Det er rigtig længe at sidde og arbejde med noget, som man egentlig kan gøre på ingen tid. Hvis en anmeldelseskvitteringerne blev digitaliseret, ville man kunne nå meget mere i løbet af en hel arbejdsdag. Det vil blive meget nemmere for mig, så al post kommer på e-boks. Man slipper for en sur opgave. Vi er under en krise, og der er besparelser alle steder, så uanset hvor meget arbejde vi har, så bliver der skåret ned i personalet, derfor vil det kun være en god ide, at spare på de opgaver der kan spares, for at undgå stress på længere sigt, da alle skal løbe stærkt, for at nå det samme som tidligere. Det kunne betyde mere tid til andre arbejdsopgaver. Der vil blive frigivet ressourcer til andre og mere vigtige opgaver, hvilket for mig set er en stor fordel, når Politiet i disse dage skal være så ressource-effektive som muligt. Samtidig synes jeg anmeldelseskvitteringerne er en "dum-i-arbejde"-opgave, som slet ikke burde tage så lang tid, når der er så mange vigtigere opgaver, der ikke er tid til pt. Jeg får mere tid til løsning af andre opgaver. 33

Spørgsmål 7: 34