GENOPSLAG Frederikssund Kommune Job- og personprofil for it-driftschef 18. marts 2016
1. Indledning Frederikssund Kommune søger en it-driftschef til IKT og Digitalisering. Det er et spændende job, hvor driftssikkerhed, servicering og udvikling er nøgleord. Frederikssund Kommune er Nordsjællands tredjestørste med omkring 45.000 indbyggere. Det er mulighedernes kommune, som ligger midt i naturen ved Roskilde Fjord og Isefjorden og har status som regionalt center. Det er en kommune, som satser på synlighed og på at tage sin naturlige position i Hovedstadsregionen. Frederikssund Kommune satser på borgere og virksomheder kommunens service udvikles sammen med borgere og fællesskaber. Frederikssund Kommune er centrum for udvikling af spændende boområder og erhvervsudvikling. Danmarks største byudviklingsprojekt Vinge skal etableres. Byen skal være verdens mest bæredygtige, grønne og moderne by. Kommunen har vækst i indbyggertallet. Frederikssund Kommune har natur, arbejdspladser, uddannelser, kultur og hovedstaden lige ved hånden. På baggrund af interview med ansættelsesudvalget er denne job- og personprofil udarbejdet for at give ansøgerne et konkret billede af de krav og forventninger, Frederikssund Kommune har til den nye it-driftschef. I forhold til øvrigt materiale om kommunens fakta og aktiviteter henvises til Frederikssund Kommunes hjemmeside på www.frederikssund.dk. Du kan også rette fortrolig henvendelse og få nærmere oplysninger hos IKT og Digitaliseringschef Britt Christensen, tlf. 2329 1755 eller til chef for KL s Konsulentvirksomhed, KLK, Bente Buhl Rasmussen, tlf. 4032 6183, der er konsulent på ansættelsesopgaven. 2. Frederikssund Kommune Frederikssund Kommunes politiske struktur er opbygget med et byråd på 23 medlemmer og syv udvalg: Økonomiudvalget, Fritidsudvalget, Sundhedsudvalget, Teknisk udvalg, Uddannelsesudvalget, Velfærdsudvalget og Vækstudvalget. Kommunens administrative organisation består af fire direktørområder: Strategi, Service og Koordination Teknik, Miljø og Erhverv KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 2
Opvækst, Uddannelse og Kultur Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed IKT og Digitalisering er, sammen med de øvrige stabsfunktioner (Byrådssekretariat, Personaleafdeling og Økonomi), forankret i Strategi, Service og Koordination under kommunaldirektøren. IKT og Digitaliserings organisering: IKT og Digitalisering består af en traditionel IKT-driftsenhed, en digitaliseringsenhed samt et Stadsarkiv. IKT-driftsenheden består af Servicedesk (1. level) med syv medarbejdere, som ud over 1. levelsupport via telefon og mail også varetager diverse udkørende supportopgaver, brugeradministration, device- og licensmanagement m.v. samt Server og Netværk (2. level) med seks medarbejdere, der primært forestår drift, udbygning og udvikling af kommunens it-infrastruktur (servere, netværk og softwareapplikationer). Drift af telefoni og ESDH er ligeledes forankret i IKT-driftsenheden. Der er løbende tilknyttet såvel elev som tidsbegrænsende stillinger til IKT driften. Der er således p.t. 15 ansatte i IKT-driften. Digitaliseringsenheden består af syv digitaliseringskonsulenter og en it-arkitekt. Via nyligt etablerede digitaliseringsstrategigrupper og tilhørende samarbejdsfora i alle fire direktørområder er konsulenternes primære funktion at bistå de enkelte fagområder med udvikling af kerneopgaverne i en KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 3
digital kontekst, herunder koordinering, porteføljestyring, udarbejdelse af businesscase og strategiudvikling. Økonomi og kontrakter består af en medarbejder, som varetager alle regnskabsmæssige opgaver samt porteføljestyring af it-kontrakter. Stadsarkivet består af fire medarbejdere. Området har netop gennemgået en revitalisering, hvorefter der er et tæt samarbejde med IKT-driften om opgaverne med digitale arkivalier. IKT og Digitalisering er som ovenfor beskrevet en stabsfunktion. Det betyder, at fagområdet dels er koncentreret omkring sikker afvikling og udvikling af kommunens IKT-drift, men også at der er et stærkt, dagligt fokus på at bistå kommunens øvrige fagområder med løbende digital udvikling af deres kerneopgaver. Den øvrige kommunale organisation er IKT- og Digitaliserings kunder, og vi bestræber os på altid at yde en optimal service samt at indgå konstruktivt og løsningsorienteret i diverse samarbejdsrelationer. 3. Chefens ansvarsområder og opgaver Du refererer til IKT og Digitaliseringschefen. Den opslåede it-driftschefstilling indeholder ledelsesansvaret for IKT-driften: Drift og udvikling af opgaveområdet Kvalitet og effektivitet på opgaveområdet, herunder det tværgående samarbejde med resten af IKT og Digitalisering samt ud i organisationen Personaleansvar for medarbejderne i Servicedesk samt Server og Netværk, herunder ansvarlig for MUS Medarbejdernes kompetenceudvikling, herunder nødvendigt certificeringsniveau Organisationen i Frederikssund Kommune er med sine mange forskellige opgaver i relation til borgere og virksomheder naturligt helt afhængig af en stabil IKT-drift, hvorfor forudsete, større tekniske omlægninger, udrulninger m.v. er henlagt til aftalte servicevinduer. Du skal sikre planlægning af og tidlig kommunikation til relevante samarbejdspartnere om driftsmæssige forstyrrelser. Som it-driftschef har du en stor berøringsflade med resten af organisationen. Du inddrages løbende i drøftelser omkring optimering eller udvikling af KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 4
nye løsninger og anlæg m.v., ligesom IKT og Digitaliserings egne kerneopgaver bevirker, at du bevæger dig ud i organisationen og sætter fokus på centrale temaer. It-driftschefen har bl.a. ansvar for løbende udvikling og kvalitetssikring af organisationens It-sikkerhedspolitik, herunder det forestående skifte fra DS484 til ISO27001. Arbejdet med awareness blandt kommunens ledere og medarbejdere er en naturlig del af dette arbejde. At kunne omsætte det ofte meget teknisk orienterede IKT-sprog til et sprog, som både ledere og medarbejdere i resten af organisationen kan forstå, er derfor en helt central kompetence, som den nye it-driftschef må besidde. Fællesoffentlige- og fælleskommunale digitaliseringsstrategier er helt overordnet styrende for, hvilke drifts- og digitaliseringsprojekter der igangsættes og implementeres, idet strategierne sætter en ramme for, hvordan kommunerne arbejder med netop digitalisering af de kommunale kerneopgaver. I Frederikssund Kommune er der en relativ stram styring af it- og digitaliseringsprojekter, idet disse altid indledes med udarbejdelse af en businesscase. Vores businesscasemodel indeholder, ud over traditionelle økonomiske- og interessentanalyser, også en processuel tilgang, som sikrer, at du som it-driftschef indledningsvist forholder dig til de forskellige tekniske muligheder og/eller udfordringer i et givet projekt. Den relativt store portefølje af projekter stiller krav til overblik, styring og prioritering, og til at sikre fokus på fremdrift sammen med IKT-driften i de forskellige projekter. Det forventes, at du som it-driftschef også kan bidrage med et strategisk udsyn, der rækker ud over egen drift og tager udgangspunkt i, hvad der vil være mest fordelagtigt for den store organisation Frederikssund Kommune. Det gælder f.eks. både i forhold til tilslutning til og valg af sortiment på diverse fælleskommunale og offentlige indkøbsaftaler, men rækker også ud i overvejelser om strategiske samarbejder med andre kommuner. Du vil løbende blive udfordret på, hvordan vi kan sikre den mest optimale drift inden for de givne økonomiske rammer, hvorfor det er nødvendigt, at du er på forkant med teknologiudviklingen generelt og i dagligdagen formår at sætte et realistisk men højt tempo i opgaveløsningen. Du skal løbende kvalitetssikre samarbejdet mellem Servicedesk og 2. level, således at der er en gensidig forståelse af den aktuelle driftssituation, igangværende projekter og prioriteringer, og du skal sikre, at opgaverne løses der, hvor de naturligt hører hjemme. Du vil møde kompetente og dygtige medarbejdere, som vil en motiverende og udviklende chef. Du vil komme til en organisation, hvor der er plads til og forventning om, at holdninger bliver udtrykt. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 5
IKT-driften varetager de sædvanlige opgaver for en IKT-driftsenhed i en offentlig organisation: Drift og udvikling af ca. 4500 it-arbejdspladser (kontor-, distance- og elevarbejdspladser) Drift og udvikling af IP- og mobiltelefoni Drift og udvikling af fiber og anden netværksinfrastuktur på rådhuset, administrationscentre, plejecentre, botilbud, biblioteker, museer, skoler, daginstitutioner, fritidsklubber m.v. Serverdrift (hardware og virtuelle) Licenscompliance, herunder løbende opfølgning Backup, herunder kvalitetssikring af logkontroller m.v. Tilgængelighed til såvel egne som outsourcede softwareløsninger (fagsystemer) It-sikkerhed, herunder sikkerhedspolitik, firewall og andre tekniske foranstaltninger samt organisatorisk samspil/uddannelse Kvalitetssikring af og opfølgning på databehandleraftaler og revisionserklæringer (typisk ISAE 3000 og 3402) Systemansvarlig for en række tværgående systemer (outlook, ESDH m.v.) Brugeradministration (oprettelser, ændringer og nedlæggelser) Brugersupport Indkøbscompliance på IKT-relaterede indkøb Devicemanagement af administrative- og elevdevices Din dagsorden vil på kortere sigt blandt andet være: Fornyet fokus på fordeling af opgaver imellem Servicedesk og 2. level, herunder at skabe oveblik over status på igangværende IKT-driftsprojekter, og sætte mål for hvornår og hvordan de løses Fokus på at skabe et endnu større fællesskab mellem 1. og 2. level Kvalitetssikring af hvordan vi udnytter eksisterende licenser, særligt med fokus på MS SystemCenter og Intune (MDM) Udarbejdelse af plan for overgangen fra DS484 til ISO27001, herunder at sikre at den nødvendige forståelse og de nødvendige kompetencer er til stede både i IKT-driften og i det organisatorisk tværgående Sikkerhedsforum 4. It-driftschefens profil Frederikssund Kommune forventer, at du har haft succes i en it-ledelsesfunktion i nogle år eller på anden måde har demonstreret ledelsespotentiale. Du ser muligheder og er ambitiøs, både personligt og for din afdeling. Du hviler i dig selv og bærer din autoritet gennem din personlighed. Du mestrer det relationelle såvel nedad, til siden som opad. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 6
Du skal kunne indgå i et tæt samarbejde med IKT og Digitaliseringschefen og være med til at præge fagområdets udvikling. Du skal kunne se dig selv i kommunens værdier og personalepolitik, og du vil samarbejdet med medarbejderne og et uformelt arbejdsmiljø. Du finder personalepolitikken på Frederikssund Kommunes hjemmeside. Uddannelsesniveauet skal matche stillingen og gerne med relevant efteruddannelse. Frederikssund Kommune forventer følgende faglig ballast: du skal have kendskab til opgaverne i en IKT-driftsorganisation og dermed kunne håndtere fagligheden ledelsesmæssigt du skal kunne skabe resultater gennem andre, men skal også selv kunne levere, eksempelvis skrive et strategisk oplæg til IKT og Digitaliseringschefen. Med andre ord skal du kunne tage og løfte opgaver du skal have blik for samspillet imellem egen afdeling, det større fællesskab (fagområdet) og det store fællesskab (Frederikssund Kommune), da du kommer til at arbejde i det spændingsfelt du er kommunikativ stærk i både skrift og tale herunder formidling Dine ledelsesmæssige og personlige kompetencer forventes bl.a. at være: du skal sikre en høj grad af implementeringskraft. Du skal derfor kunne have både et driftsmæssigt som strategisk fokus med en struktureret tilgang du skal kunne bevare overblik og fokus. Du er god til at få rammesat retning og opgaver, sætte mål, prioritere og følge op. Du motiverer og udvikler blandt andet gennem inddragelse og dialog du skaber et tillidsfuldt og konstruktivt samarbejde, hvor du kan forene humor og seriøsitet du skaber meningsfuldt følgeskab ned og ud i organisationen du er god til at give og modtage konstruktiv feedback KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 7
din ledelsesstil er præget af en anerkendende stil, nærvær, troværdighed, tillid, åbenhed og rummelighed du er robust og ikke konfliktsky 5. Rekrutteringsprocessen Frederikssund Kommune har nedsat et ansættelsesudvalg bestående af IKT og Digitaliseringschefen, en medarbejderrepræsentant fra Servicedesk, en medarbejderrepræsentant fra 2. level og en medarbejderrepræsentant fra digitaliseringsenheden. Ansøgningsfristen udløber torsdag den 21. april 2016, kl. 9, hvor ansøgningen skal være modtaget. Ansøgning sendes til KLK s chefsekretær Annette Frank Leotta på mailadresse ale@kl.dk. Ansøgere bedes anføre telefonnummer og en fortrolig mailadresse, vi kan anvende i den efterfølgende kommunikation. Ikke-elektroniske bilag eftersendes, hvis det ønskes, senere i ansættelsesforløbet. Ansættelsesudvalget gennemgår sammen med konsulenten ansøgningerne torsdag den 28. april 2016 med henblik på at udvælge kandidater til første samtale, der finder sted tirsdag den 3. maj 2016. I forbindelse med første samtale vil kandidaterne blive stillet over for én eller flere opgaver. Forberedelsen vil finde sted umiddelbart inden samtalen. Samtalen gennemføres primært af konsulenten under overværelse af ansættelsesudvalget. Efter første samtalerunde udvælges kandidater til anden samtale, der finder sted tirsdag den 17. maj 2016. Mellem 1. og 2. samtale skal de udvalgte kandidater gennemføre en test, ligesom der indhentes referencer fra ledere, kolleger og medarbejdere efter nærmere aftale med den enkelte kandidat. Kandidater, der går videre til 2. samtale, opfordres til at aftale et møde med IKT og Digitaliseringschefen Britt Christensen for at få uddybet job- og personprofilen samt at få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste samtale. Efter anden samtale udarbejder ansættelsesudvalget sin indstilling til IKT og Digitaliseringschefen. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 8
Tiltrædelse forventes den 1. juli/1. august 2016. Konsulenten tilbyder inden ansættelsen en opfølgende samtale til den ansøger, der blev valgt som ny it-driftschef. Efter nærmere aftale med Frederikssund Kommune tilbyder konsulenten en opfølgning på ansættelsen ca. ½ år efter den nye fagchefs tiltræden. Opfølgningen sker med henblik på at evaluere i hvilken grad, der er match mellem Frederikssund Kommune og it-driftschefens gensidige krav og forventninger i relation til den til jobbet udarbejdede job- og personprofil. Opfølgningen er ikke en personalejuridisk evaluering af ansættelsesforholdet. Stillingen bliver besat på overenskomstvilkår efter konkret forhandling med den forhandlingsberettigede organisation på et niveau, der for den erfarne ansøger med de rette kvalifikationer kan forventes at ligge på årligt 540.000 kr. + pension. Bilag 1: Udviklingsplan 2012-2015 KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 9