Version d. 16. april 08 Samlet Årsberetning 2007 for stabene
Formål med årsberetningen for stabene Formål med årsberetningen Såfremt Faaborg-Midtfyn kommune skal forsætte den positive kvalitetsudvikling via dialog, mål og aftaler, kræver det løbende opfølgning, evaluering og dialog. Derfor er det naturligt at alle aftaleholdere udformer en årsberetning og resultatopfølgning på aftalen 2007. Formålet med årsberetningen er bl.a. At styrke opfølgningen på mål og indsatser og dermed bidrage til kvalitetsudviklingen af vores serviceydelser At opfølgningen danner grundlag for en konstruktiv dialog og refleksion om årets resultater med relevante aktører, (medarbejdere, brugerbestyrelser, fagchefer, direktionen, politikere mv.) At skabe et overblik over aftaleholderens resultater på mål og indsatser samt organisationen set under et. At synliggøre de mange gode resultater og sikre sammenhæng mellem det vi siger vi vil og det vi gør. Målet er altså et fælles afsæt for dialog om resultaterne for de mange spændende mål og indsatser. Kom vi i mål hvad gjorde at det lykkedes og fik vi fejret succeserne. Hvilke læringspointer tager vi med ind i det nye år og hvordan kan vi forankre disse i hverdagen og videreformidle vores erfaringer til omverden. En samlede årsberetning for stabene De respektive stabe har udfyldt en årsberetning som offentliggøres. Direktionen opsummeret stabenes resultater i en årsberetning for stabene. Årsberetningen indarbejdes efterfølgende i kommunens samlede Regnskab & Årsberetning for 2007 Med venlig hilsen Projektleder for Dialogbaseret Aftalestyring Steen Klausen, EPO-staben Direktør Kai Winton Hansen 1
Indholdsfortegnelse FORMÅL MED ÅRSBERETNINGEN... 1 INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 1.0 ÅRSBERETNING FOR STABENE... 3 2.0 ØKONOMI FOR STABENE... 5 ØKONOMI REGNSKAB 2007 FOR ØKONOMISTABEN... 5 ØKONOMI REGNSKAB 2007 FOR HR... 5 ØKONOMI REGNSKAB 2007 FOR STAB EPO... 6 ØKONOMI REGNSKAB 2007 FOR STAB IKT... 6 ØKONOMI REGNSKAB 2007 FOR FÆLLESSEKRETARIATET... 6 BILAG 1 ÅRSBERETNINGER FOR STABENE... 8 ÅRSBERETNINGER FOR ØKONOMI... 8 ÅRSBERETNING FOR EPO... 11 ÅRSBERETNINGER FOR FÆLLESEKRETARIAT... 16 ÅRSBERETNINGER FOR IKT... 19 ÅRSBERETNING FOR HR... 22 2
1.0 Årsberetning for stabene Politikker, mål og indsatser for 2007 Året 2007 det første år i Faaborg-Midtfyn Kommunes historie har været et yderst udfordrende år for stabene. Det har været væsentligt for stabene at få styr på den tværgående servicering af de ca. 110 aftaleholdere ikke mindst driftsmæssigt, men også udviklingsmæssigt. Opbygning af stabene har været en opgave, der har fyldt godt, hvor opgave- og personsammensætning har foregået i flere tempi. Det kan konstateres, at det til stadighed er nødvendigt at arbejde med at opbygge en fælles forståelse af opgaverne, idet alle medarbejdere naturligt har medbragt gamle rutiner. I forbindelse med etableringen af en ny organisation har der være en række arbejdsmæssige snitflader mellem fagsekretariater, stabe og aftaleholdere som krævede en afklaringsproces. Stabene har i afklaringsprocessen arbejdet og understøttet forskellige aktører med overordnede snitflader samt mere detaljerede driftsmæssige snitflader som f.eks. afklaring af tidsterminer, skemaer og opbygning af samarbejdsrelationer internt i organisationen og mellem forskellige aktører. Årets væsentligste begivenheder Dialogbaseret aftalestyring Dialogbaseret aftalestyring/kontraktstyring anvendes i 2008 af 2/3 af de 98 kommuner i Danmark. Udfordringen i 2007 har helt klart været, at udvikle og implementere et dialogbaseret aftalestyringskoncept sideløbende med fusionsprocessen. Fusionsprocessen har for lederne i Faaborg-Midtfyn Kommune naturligvis medført udfordringer mht. harmonisering af serviceydelser og kulturopbygning i fusionerede afdelinger, institutioner, fagsekretariater og stabe. Sideløbende med harmoniseringen og opbygningen af de enkelte aftaleenheder har det for en række ledere været endnu en udfordring, at skulle arbejde målformulerende og med en styreform baseret på bl.a. dialogbaserede aftaler. Det forhold at alle aftaleholdere i 2007 havde en aftale med direktionen, hvor de politisk og fagligt prioriterede målsætninger var synlige sammen med aftaleholdernes egne målsætninger, var tilfredsstillende forholdene taget i betragtning. Udfordringerne med dialogbaseret aftalestyring har været mange i løbet af 2007, men dialogbaseret aftalestyring forudsætter en implementeringsperiode således at input til aftaler, budgetprocedure, målsætningskatalog, udviklingsstrategi og budgetredegørelse opleves og tilrettelægges som en sammenhængende proces for både aftaleholdere og politikere. Aftalerne i 2007 blev udarbejdet på et meget stressende tidspunkt i fusionsprocessen, hvilket klart har været medvirkende til, at den fremadrettede målformulering og opfølgning kan forbedres på en række områder. Økonomi, budget og regnskab De kvartalsvise budgetopfølgninger, regnskabsaflæggelse for de 5 gamle kommuner samt sammenlægningsudvalget, opbygning af åbningsbalance samt det store arbejde med udarbejdelse af budget 2008 har været nogle af de store milepæle i Økonomistaben. Opgaven omkring budgetprocessen for 2008 (2009 2011) blev løst. 3
IKT Årets største begivenhed for IT-staben har ubetinget været indførelsen af helpdesk. Endvidere udvikles der til stadighed på systemet og der forventes en stadig forbedret brugeroplevelse af systemet ikke mindst efter serviceportalen bliver implementeret i starten af april 2008. Andre væsentlige begivenheder har været en stadig udbygget fiberinfrastruktur til FMK`s institutioner. Digitalisering Digitalisering har for EPO-staben i 2007 været koncentreret omkring udfasning, harmonisering og implementering af IT-systemer fra KMD A/S som udgør ca. kr. 23 mio. årlig samt andre tredje parts leverandører. Det har i 2007 været afgørende for EPO- og IT-staben at fokusere på udfasning og harmonisering som led i udmøntningen af den årlige besparelse på IT-området på kr. 4 mio. Digitaliseringen er i 2007 gennemført med fokus på basissystemer for driften og kun med enkle mindre understøttende tiltag til den digitale kommune i udviklingsstrategien. LEAN Et projekt som ikke var en del af 2007-aftalen for EPO-staben, var lanceringen af LEAN som et værktøj i organisationen. På nuværende tidspunkt er der uddannet ca. 45 interne LEAN konsulenter og ca. 180 medarbejdere og ledere er introduceret til LEAN og de processer som anvendes til kortlægning af arbejdsgange og fjernelse af spild. LEAN er ikke et mirakelmiddel for organisationen, men et værktøj som har til formål at fokusere på hvad der kan gøres bedre i eget regi og derefter på tværs i organisationen. VALG Afholdelse af det første valg i den nye kommunes historie forløb godt, selv om der var kort tid til planlægningen. Arkiverne Arkiverne er blevet bragt i orden og afleveret til Statens Arkiver Formentlig som en af de første kommuner i Danmark. Ledelsesgrundlag Ledelsesgrundlaget er på plads med aftalen imellem samtlige ledere om de 4 ldelsesværdier: Vi tager LEDERSKABET på os DIALOG er en forudsætning for at vi lykkes Det skal være SJOVT og meningsfuldt at gå på arbejde Vi FORENKLER det komplicerede. Trivselsundersøgelse Den første trivselsundersøgelse i hele organisationen er gennemført og bliver fulgt op af en ny undersøgelse i 2008. Udfordringer og udviklingstendenser Den helt overordnede udfordring for stabene i 2008 vil være at opretholde et godt - og gerne udbygget serviceniveau overfor fagsekretariater og øvrige aftaleholdere på trods af væsentlige sparekrav på stabenes budgetter. Den generelle udfordring for stabene i 2008 vil være at få tilpasset endeligt serviceringen af de øvrige aftaleholdere og få afklaring af de få hængepartier, som er overført fra 2007. 4
2.0 Økonomi for stabene Økonomi regnskab 2007 for økonomistaben Hele 1.000 kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Afvigelse Afvigelse budget 2007 budget 2007 2007 i f.t. opr. i f.t. korr. I løbende priser budget budget Økonomi U 18.724 21.306 19.529-805 1.777 Økonomi I -319-532 -581 262 49 Netto 18.405 20.774 18.948-543 1.826 Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger Der vil blive søgt om en overførsel på 1.8 mio. kr. fra 2007 til 2008. På funktion 00.25.18 (Driftssikring af boligbyggeri) er der givet en negativ tillægsbevilling på 2,2 mio. kr. Der er i årets løb flyttet en del beløb rundt vedr. lederløn, tjenestemandspensioner, forsikringer, IT og telefoni. Økonomi regnskab 2007 for HR Hele 1.000 kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Afvigelse Afvigelse I løbende priser budget 2007 budget 2007 2007 i f.t. opr. i f.t. korr. budget budget HR U 29.546 29.994 35.968-6.422-5.974 HR I -7.167-7.167-9.829 2.662 2.662 Netto 22.379 22.827 26.139-3.760-3.312 Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger Fra 2007 til 2008 vil der blive søgt om en overførsel på -3.312.000 kr. Afvigelsen på -6.422.000 kr. i udgift samt 2.662.000 kr. i indtægt skyldes at budgettet for afgåede tjenestemænd endnu ikke er endeligt tilrettet, samt at der i 2007 har været langt flere barsler end forudsat i budgettet for 2007 og det har derfor betydet et merforbrug på kontoen. 5
Økonomi regnskab 2007 for Stab EPO Hele 1.000 kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Afvigelse Afvigelse budget 2007 budget 2007 2007 i f.t. opr. i f.t. korr. I løbende priser budget budget Stab EPO U 3.942 5.928 3.667 275 2.261 Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger Der er meddelt tillægsbevillinger på 1,2 mio. kr. til IKT-harmonisering og på 0,6 mio. kr. til lean. Økonomi regnskab 2007 for Stab IKT Hele 1.000 kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Afvigelse Afvigelse I løbende priser budget 2007 budget 2007 2007 i f.t. opr. i f.t. korr. budget budget Stab IKT U 49.888 22.342 16.098 33.790 6.244 Stab IKT I -209-415 -1.330 1.121 915 Netto 49.679 21.927 14.768 34.911 7.159 Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger Der er foretaget tekniske omplaceringer af ca. 23 mio. kr. til de respektive fagområder IT-budgetter og tilført indtægt på 0,4 mio. kr. fra staten. Herudover er overført 2,5 mio. kr. til anlæg. Økonomi regnskab 2007 for fællessekretariatet Hele 1.000 kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Afvigelse Afvigelse I løbende priser budget 2007 budget 2007 2007 i f.t. opr. i f.t. korr. budget budget Fællessekr. U 38.158 59.189 46.128-7.970 13.061 Fællessekr. I -1.693-2.446-2.921 1.228 475 Netto 36.465 56.743 43.207-6.742 13.536 Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal 6
Regnskabsbemærkninger Fra 2007 til 2008 vil der blive søgt om en overførsel på 13.536.000 kr. Der er i 2007 overført budget til Fællessekretariatet fra alle aftaleholderne vedr. forsikring, budgettet skal bruges til hensættelse til skader da Faaborg-Midtfyn Kommune er selvforsikret. På indtægtssiden skyldes afvigelsen 1.228.000 kr. primært at budgettet vedr. færgedrift er tilrettet senere og derfor først tilrettet i det korrigerede budget. Afvigelsen på -7.970.000 kr. skyldes merforbrug på kontorholdskonti, overtagelsen af Bygmestervej samt IT stabens bygning, der ikke var indarbejdet i oprindeligt budget 2007. Hvilket nu er indarbejdet i korrigeret budget. 7
Bilag 1 Årsberetninger for stabene Årsberetninger for økonomi Politisk indsats jf. bilag i aftalen 1. Økonomistyringskoncept (bilag 1) Kommentarer Betydning Resultat 2007 Konceptet er stadig under udarbejdelse de første elementer opbygges på intranettet, men der mangler en stor del endnu. Videreføres til 2008, hvor konceptet er forelagt Økonomiudvalget den 7. januar 2008, og herefter igangsat. Vil løbende blive suppleret med udbygning af nøgletal Sæt kun et Sæt kun et Faglig indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag 1. Ingen Sæt kun et Sæt kun et Egen indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag 1. Uddannelse (bilag 2) Samtlige aftaleholdere har været tilbudt alle de kurser vi har beskrevet Sæt kun et Sæt kun et i indsatsen. Resultat af spørgeundersøgelse viser generelt stor tilfredshed med kurserne. Der er ønsker om gennemførelse af nye grundkurser og også om videregående kurser Disse kurser er udbudt i 2008. 8
Politikker, mål og indsatser for 2007 1. Udarbejdelse af økonomistyringskoncept, der sikrer sammenhæng mellem Økonomiudvalges målsætninger og dets rolle i forhold til økonomisk politik og styring her delpolitik vedr. økonomisk driftssikkerhed, styrelsesvedtægt, kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag, spilleregler for decentral ledelse central styring samt tilhørende ydelseskatalog for økonomistaben. Konceptet skal beskrives, og godkendes af Økonomiudvalget samt implementeres i forhold til samtlige aftaleholdere. Det er målet at konceptet er fuldt implementeret, og at min. 75% af aftaleholderne (ultimo 2007) føler sig trygge ved konceptet samt er tilfredse med ydelserne der leveres fra Økonomistaben angående konceptet. 2. Kasse- og regnskabsregulativet er udarbejdet og sendt til politisk behandling januar 2007 Det er målet, at de tilhørende bilag er udarbejdet i løbet af 2007, samt implementeret i forhold til aftaleholdere. 3. Udarbejdelse af en finansiel strategi for kommunens formue- og gældspleje. Målet er at strategien er udarbejdet i 1. kvartal 2007, og implementeres efterfølgende, med virkning i 2007. 4. Udarbejdelse af bedre styringsværktøjer samt indførelse af ledelsesinformationssystemer. Målet er at undersøge markedet for bedre økonomistyringsværktøjer samt værktøj til ledelsesinformationsssystemer i 2007, med henblik på implementering i efterfølgende år. 5. Udarbejdelse af budgetproces, der sikrer det bedst mulige politiske udgangspunkt for, at der hvert år skabes et ikke ubetydeligt økonomisk råderum til politisk prioritering. Dette skal ske i et samarbejde med EPO-staben. I den første aftale for økonomistaben (2007) var fokus rettet på at få den basale økonomistyring til at fungere, med kvartalsvise budgetopfølgninger samt månedlige rapporteringer, såfremt der var områder der ville overskride budgettet udover de aftalte 5 pct. ma. grænse, der ligger i kommunens aftalesystem. Økonomistyringskonceptet blev udarbejdet ultimo 2007, og er igangsat i 2008 De mange problemer der har vist sig i løbet af 2007 i forhold til økonomistyring har gjort, at aftalen for 2008 primært skal bygge på nøgleordene Sikker drift. Sikker drift på to fronter: Sikker drift = budgetoverholdelse Sikker drift = valide data (korrekt bogføring og budgetbeløb) De mange opgaver og problemløsninger der var i 2007, for at få den basale økonomistyring til at fungere (kontoplan, konteringsproblemer i f.t. lønsystemer, diverse kulegravningsopgaver etc.) medførte en nedprioritering af flere af de opgaver der ellers lå i aftalen for 2007, 9
herunder udarbejdelse af bilag til kasse- og regnskabsregulativ, strategi vedr. formue- og gældspleje samt bedre styringsværktøjer. Alle opgaver der er overført til aftalen for 2008. Opgaven omkring budgetprocessen blev løst. Årets væsentligste begivenheder Opbygning af økonomistaben har været en opgave der har fyldt godt, hvor opgave- og personsammensætning har foregået i flere tempi. Det kan konstateres, at det til stadighed er nødvendigt at arbejde med at opbygge en fælles forståelse af opgaverne omkring økonomistyring, idet alle naturligt har medbragt gamle rutiner De kvartalsvise budgetopfølgninger, regnskabsaflæggelse for de 5 gamle kommuner samt sammenlægningsudvalget, opbygning af åbningsbalance samt det store arbejde med udarbejdelse af budget 2008 har været nogle af de store milepæle i Økonomistabens 1. leveår. Mange erfaringer herfra kan der arbejdes videre på i efterfølgende år. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Der er et klart behov for at forholdsvis stor efteruddannelse af personalet, for at kunne matche den efterspørgsel der er i den nye, og for de fleste medarbejdere, store organisation. Ligeledes er det vigtigt at sikre sig at økonomistaben tilføres nye kompetencer, hvilket der arbejdes målrettet på i forbindelse med personaleudskiftning. Der ligger endvidere en stor udfordring i at få staben til at fungere efter hensigten, samtidigt med at der foretages en yderligere reduktion i personalet, hvor målet nu er fastsat til 10 procents reduktion for alle fagsekretariater og stabe, jf. budgetvedtagelsen for 2007. 10
Årsberetning for EPO Politisk indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag i aftalen 1. Ingen Sæt kun et Sæt kun et Faglig indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag i aftalen 1. Projektorganisation (bilag 1) Behandlet på direktionsmøde, og prioriteret i forhold til pilotprojekt før evt. implementering. Sæt kun et Sæt kun et 2. Aftalestyring (bilag 2) Dialogbaseret aftalestyring er implementeret i organisationen, men der er tale om en ny organisation og en ny styreform som naturligvis kræver en implementeringsperiode. 3. Ledelsesinformation (bilag 3) - foranalyse Der er udarbejdet en projektbeskrivelse vedr. valg af ledelsesinformationssystem, samt tids- og handleplan. (foranalyse er gennemført). Der iværksættes en række tiltag i 2008 herunder valg af IT-system. Egen indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag i aftalen 1. Evaluering (bilag 4) Koncept for Faaborg-Midtfyn Kommune er under udarbejdelse således nationaleindikatorer indarbejdes i samarbejde med KREWI (Kommunernes og Regionernes Evalueringsinstitut) Sæt kun et Sæt kun et 2. Ressourcestyring (bilag 5) Der er implementeret et ressourcestyringsværktøj (TimeLog) som pt. evalueres mht. effekt og ressourceforbrug. Konkret er samtlige større projekter i EPO-staben registeret mht. delfaser og ressourceforbrug, 11
Politikker, mål og indsatser for 2007 Her beskrives kort erfaringerne/ resultaterne i forhold kommunens overordnede politik og målsætninger på området. Dialogbaseret aftalestyring EPO-stabens primære kerneopgaver er, jf. aftalen for 2007, at understøtte organisationens styringsform med hensyn til implementering af bl.a. dialogbaseret aftalestyring. Dialogbaseret aftalestyring/kontraktstyring anvendes i 2008 af 2/3 af de 98 kommuner i Danmark. Udfordringen i 2007 har helt klart været, at udvikle og implementere et dialogbaseret aftalestyringskoncept sideløbende med fusionsprocessen. Fusionsprocessen har for lederne i Faaborg-Midtfyn Kommune naturligvis medført udfordringer mht. harmonisering af serviceydelser og kulturopbygning i fusionerede afdelinger, institutioner, fagsekretariater og stabe. Sideløbende med harmoniseringen og opbygningen af de enkelte aftaleenheder har det for en række ledere været endnu en udfordring, at skulle arbejde målformulerende og med en styreform baseret på bl.a. dialogbaserede aftaler. Det forhold at alle aftaleholdere i 2007 havde en aftale med direktionen, hvor de politisk og fagligt prioriterede målsætninger var synlige sammen med aftaleholdernes egne målsætninger, var tilfredsstillende forholdene taget i betragtning. Udfordringerne med dialogbaseret aftalestyring har været mange i løbet af 2007, men dialogbaseret aftalestyring forudsætter en implementeringsperiode således at input til aftaler, budgetprocedure, målsætningskatalog, udviklingsstrategi og budgetredegørelse opleves og tilrettelægges som en sammenhængende proces for både aftaleholdere og politikere. EPO-staben har i implementeringsprocessen for dialogbaseret aftalestyring 07 forsøgt at minimere ressourceforbruget for den enkelte aftaleholder, men dialog med medarbejdere og brugerbestyrelser mfl. er krævende og forudsætter planlægning af alle parter. Aftalerne i 2007 blev udarbejdet på et meget stressende tidspunkt i fusionsprocessen, hvilket klart har været medvirkende til, at den fremadrettede målformulering og opfølgning kan forbedres på en række områder. Evalueringskoncept Evalueringstankegangen er i 2007 aktivt anvendt i forbindelse med dialogbaseret aftalestyring, hvor der i okt./nov. blev lavet en statusopfølgning på samtlige aftaler. Statusopfølgningen var for aftaleholderne opbygget med en elektronisk besvarelse og for en række aftaleholdere var dialog med fagchefer eller direktionsmedlemmer ligeledes en understøttende indsats i afrapporteringen. På nationalt niveau deltager EPO-staben i et udviklingsprojekt med KREVI som har til formål, at skabe en fælles referenceramme for arbejdet med evaluering i den kommunale sektor. 12
Årsberetningerne fra aftaleholderne er en del af regnskabsaflæggelsen som er baseret på aftaleholdernes statusopfølgning i 2007 og opfølgningssamtaler, hvilket er en del af evalueringsgrundlaget i relation til dialogbaseret aftalestyring. Årets væsentligste begivenheder Digitalisering Digitalisering har for EPO-staben i 2007 været koncentreret omkring udfasning, harmonisering og implementering af IT-systemer fra KMD A/S som udgør ca. kr. 23 mio. årlig samt andre tredje parts leverandører. Det har i 2007 været afgørende for EPO- og IT-staben at fokusere på udfasning og harmonisering som led i udmøntningen af den årlige besparelse på IT-området på kr. 4 mio. Digitaliseringen er i 2007 gennemført med fokus på basissystemer for driften og kun med enkle mindre understøttende tiltag til den digitale kommune i udviklingsstrategien. Organisationsudvikling I forbindelse med etableringen af en ny organisation vil der være en række arbejdsmæssige snitflader mellem fagsekretariater, stabe og aftaleholdere som kræver en afklaringsproces. EPO-staben har i afklaringsprocessen arbejdet og understøttet forskellige aktører med overordnede snitflader samt mere detaljere driftsmæssige snitflader som f.eks. afklaring af tidsterminer, skemaer og opbygning af samarbejdsrelationer internt i organisationen og mellem forskellige aktører. EPO-staben har prioriteret arbejdet med coaching og sparring af aftaleholdere som haft en række interne udfordringer i relation til aftaleområdets arbejdsform, organisering og styring. Ny organisation på ældreområdet har ligeledes været et projekt som er prioriteret i 07/08, Et projekt som ikke var en del af 2007-aftalen for EPO-staben, var lanceringen af LEAN som et værktøj i organisationen. På nuværende tidspunkt er der uddannet ca. 45 interne LEAN konsulenter og ca. 180 medarbejdere og ledere er introduceret til LEAN og de processer som anvendes til kortlægning af arbejdsgange og fjernelse af spild. LEAN er ikke et mirakelmiddel for organisationen, men et værktøj som har til formål at fokusere på hvad der kan gøres bedre i eget regi og derefter på tværs i organisationen. Af andre organisationsudviklingsprojekter som bør nævnes i forbindelse med EPO-stabens arbejde i 07 er hhv. etableringen af en ny organisation på ældreområdet, implementeringen af intranettet og en organisationsfolder som beskriver de mest centrale dele af 13
organisationen (styreform og organisation, organisering og ansvarsfordeling, ledelsesværdier, udviklingsstrategien, dialogbaseret aftalestyring og MED-aftalen.) Projektkultur Der arbejdes løbende med opbygning af en fælles projektkultur i hele kommunen, men Plan og Kultur og EPO-staben har sammen udviklet et uddannelsesforløb for proces- og projektledere med forventet opstart medio 2008. Uddannelsesforløbet skal være medvirkende til at der opbygges en fælles referenceramme mht. projektledelse i organisationen, understøttet af et tværgående netværk mellem fagsekretariater og stabe med fokus på projektledelse. Ressourcestyring EPO-staben har i 2007 testet TimeLog, som er et tidsregisterings- og projektstyringsværktøj på en række forskellige projekter og opgaver. Formålet med implementeringen af TimeLog er primært projektstyring og ressourceallokering således projekter/opgaver løses med de rette ressourcer og afsluttes til tiden. Pilottesten af TimeLog forsætter i 08, og vil løbende blive evalueret internt i EPO-staben. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Kvalitetsreformen, økonomiaftalen 08 og KL s kvalitetsudviklingsprojekt peger på en række centrale udfordringer for kommunerne. Afbureaukratisering og akkreditering Der skal udvikles metoder, der gør det muligt at måle og sammenligne den faglige kvalitet på driftsområder, at der gennemføres sammenlignelige brugertilfredshedsundersøgelser, og at der udvikles akkrediteringsmodeller på det sociale område og dagtilbud. Styringsmodeller i kommunerne Det er et mål at udvikle styringsmodeller og udbrede løsninger som kan være med til at understøtte en høj kvalitet i kommunernes service Målformulering på centrale områder af driften. Fælleskommunal ledelsesinformation (FLIS) Formålet med lokal ledelsesinformation er først og fremmest at tilvejebringe et redskab, der giver den kommunale topledelse mulighed for at følge udviklingen i kommunens opgaveløsning, herunder sammenligningsmulighed på tværs af kommunegrænser. KL er tovholder på projektet og signalerer at et alternativ til standardiserede nationale indikatorer kan være, at kommunerne forpligtiger sig til at anvende dokumentation i deres kvalitetsudvikling og dialog med brugerne. 14
Målformulering Styreformen i Faaborg-Midtfyn Kommune forudsætter politisk- og administrativ målformulering, hvilket er i overensstemmelse med ændringen af rammerne for kommunernes servicestrategi og som en del af kommunernes kvalitetsudvikling. Faaborg-Midtfyn Kommune er på rette vej mht. krav om politisk målformulering og 1. generation af et samlet målsætningskatalog blev præsenteret feb. 2008. Målsætningskataloget skal udvikles og forberedes således det bliver mere formidlingsvenligt og i tråd med de nationale udmeldinger. Faaborg-Midtfyn Kommune er på nuværende tidspunkt involveret i en række af KL s kvalitetsudviklingsprojekter og vil i den forbindelse deltage aktivt i konkretiseringen af disse. Opmærksomheden henledes på direktionens strateginotat, som beskrive en række udfordringer og udviklingstendenser. 15
Årsberetninger for Fællesekretariat Politisk indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag 1. Køb og salg af jord (bilag 1) Har prioriteret erfaringsopsamling og at få skabt overblik. Der er etableret et godt samarbejde med de tekniske områder. Samtidig står det nu klart, at der er mange spillere på banen. Sæt kun et Sæt kun et Den overordnede planlægningsdel har der ikke været tid at arbejde meget med, da det har været prioriteret at efterkomme de henvendelser, der er kommet. Faglig indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag i aftalen 1. ESDH (bilag 2) Implementering ift. institutionerne forsinket, bl.a. på grund af, at ikke Sæt kun et Sæt kun et alle fagsekretariater har arbejdet tilstrækkkeligt med implementering af ESDH. Der er tillige tekniske udfordinger ift. at udstyr et på institutionerne.ikke er på plads.. 2. Åben og proaktiv (bilag 3) Der er indført åbne postlister, Hængeparti ift. tilknytning af dokumenter. Der arbejdes med: Gode historier, kommentere kritisk medieomtale, pressepolitik og retningslinier for medarbejderes udtalelser. 3. Kommunikation (bilag 4) Intranettet taget i brug og udvikles ift. brugeradgang og indhold. Der er lavet brugerundersøgelser på personalebladet og planlagt for evaluering af hjemmesiden. 16
Egen indsats Kommentarer Betydning Resultat 2007 jf. bilag i aftalen 1. IT-sikkerhed (bilag 5) Proces omkring udarbejdelse af sikkerhedsregler stadig kun på i planlægningsfasen. Sæt kun et Sæt kun et 2. Der er i vidt omfang foretaget anmeldelser til Datatilsynet. Der skal følges op på om der er eventuelle hængepartier. 3. Proces omkring udarbejdelse af retningslinier for kontrol af logning er i gang men endnu ikke implementeret. 4. Opfølgning ift. IT Arkitektur ikke sat i gang. 5 Der er udarbejdet oversigt over problemstillinger ift. IT- sikkerhed. Ikke foretaget en konkret prioritering. Politikker, mål og indsatser for 2007 2007 har også i Fællessekretariatet været præget af at få driften på plads. Fællessekretariatets blandede opgaveportefølje, hvor der er en servicedel (drift af administrationsbygningerne, herunder kantine og rengøring) og en administrativ del har budt på store udfordringer. For servicedelens vedkommende er opgaverne fordelt på 5 geografisk spredte locationer. I den administrative del har en del af opgaveløsningerne skullet udvikles samtidig med at driften fungerede. Det svarer til at lægge skinner ud til et tog samtidig med at toget kører og fartplanen skal holdes. 17
Som nævnt indledningsvis under driften indgår hovedparten af Fællessekretariatets driftsopgaver ikke i aftalen som særlige indsatsområder, hvorfor resultatopfølgningen på indsatsområder giver et billede, der ikke svarer til status på de egentlige driftsopgaver. Årets væsentligste begivenheder 2. januar 2007, hvor vi mødte på arbejde i Faaborg-Midtfyn Kommune. Medarbejderne er kommet helskindet igennem kommunesammenlægningen. Der er opbygget tryghed, fællesskab og positiv tilgang til arbejdsopgaverne i Fællessekretariatet. Afholdelse af det første valg i den nye kommunes historie forløb godt, selv om der var kort tid til planlægningen. Arkiverne er blevet bragt i orden og afleveret til Statens Arkiver Formentlig som en af de første kommuner i Danmark. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Mål og indsatser for det næste år indgår i et eller andet omfang i aftalen for 2008. Det er vigtigt at have fokus på en bedre servicering af politikerne. Politikerne er Fællessekretariatets kunder og skal som sådan have en service, der bidrager til at bevare incitamentet til at blive lokalpolitiker. Fællessekretariatet sætter en virksomhedskulturproces i gang. 18
Årsberetninger for IKT Politisk indsats jf. bilag i aftalen 1. Nedbringe omkostningerne (bilag 1) Kommentarer Betydning 2007 Omkostningerne er reduceret med 4,0 mio. kr. 2. Driften er justeret og optimeret til FMK. Dette arbejde pågår hele tiden og konstant og IT-staben føler et stort engagement og ansvar for at understøtte processer, feks. LEAN med digitale løsninger. Sæt kun et Sæt kun et Faglig indsats Kommentarer Betydning 2007 jf. bilag 1. Helpdesk (bilag 2a) Implementering af Helpdesksystem. Systemet er dog ikke impelenteret Sæt kun et i den endelige version, hvorfor det er aftalt med direktion og EPO, at brugerundersøgelsen udsættes. Det er klart IT-stabens hensigt, at resultatet skal danne baggrund for en optimering af processen. I april 2008 vil helpdesk serviceportal blive implementeret. 2. IKT-Sikkerhed (bilag 2b) Sikkerhedsfolder er udarbejdet og publiceret på intranettet. Sikkerhed er planlagt i en større sammenhæng i sidste kvartal sammen med fællessekretariatet. Sæt kun et 3. IKT-strategi (bilag 2c) IKT-strategi er endnu ikke fremlagt i selvstændigt dokument, men er repræsenteret i form af budget og investeringsplan (anlæg). I skrivende stund er arbejdes der med IT-strategien. EPO-staben og IT-staben har afholdt de første indledende møder i bestræbelserne på at udfærdige 1. udkast til til en IT-strategi. 19