Udbud på Vask og Leje af arbejdsbeklædning til Roskilde Kommune.

Udbud på Vask og Leje af arbejdsbeklædning til Roskilde Kommune. Generell Informasjon Versjon 5 Url http://com.mercell.com/permalink/32303922.aspx Konkurranse type: Anbudskonkurranse Betalingsbetingelser Fri mnd. + 30 dager Dato for offentliggjørelse 02.04.2012 14:04 Tilbudsfrist 18.04.2012 12:00 Dokumentfrist 17.04.2012 00:00 Endret dato 02.04.2012 14:04 Åpningsdato 18.04.2012 12:00 Leveringsbetingelser DDP Delivered Duty Paid http://www.iccwbo.org/incoterms/preambles/pdf/ddp.pdf Leveringsadresse Danmark Oppdragsgiver Firma Roskilde Kommune, Ejendomme og Indkøb Versjonsendringer 1) Der er oploadet rettelsesblad nr. 01 under fanen "Filer" 2) Tilbudsfristen er forlænget til den 18.4.2012. 3) BEMÆRK! Spørgefristen er stadig d. 28.3.2012 kl. 1200, men af tekniske årsager i Mercell står den til 02.04.2012 kl. 1430. Dvs. den oprindelige spørgefrist er stadig gældende. Side 1 av 8

Beskrivelse Udbuddet vedrører levering af vask og leje af arbejdsbeklædning til Roskilde Kommunes ældreområde (herefter kaldet ordregiver). Roskilde kommune ønsker med dette udbud, at etablere en kontrakt på vask og leje af arbejdsbeklædning til ca. 1119 hjemmehjælpere, trænings- og køkkenpersonale, sygeplejersker, teknisk servicepersonale, ca. 140 elever, ca. 120 vikarer/afløsere, samt ca. 40 sygeplejerskestuderende. Der er leveringsadresse på flg. adresser (se bilag 4). Kontrakten forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 1.1.2013 31.12.2018. Kontrakten kan forlænges med yderligere 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Der vil i aftaleperioden være et gensidigt opsigelsesvarsel på 6 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Trekroner (Option): Ordregiver kan vælge at benytte sig af muligheden for at udnytte optionen vedr. levering af puljetøj fra udleveringsautomat som beskrevet i kravspecifikationen. En evt. udnyttelse vil blive meddelt hurtigst muligt efter indgåelse af kontrakt. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende kommunestruktur. Denne struktur kan på sigt ændres, f.eks. kan der ske en sammenlægning eller udlicitering af områder/afdelinger med derved færre leveringssteder. Tilbudsgiver skal derfor kunne acceptere en nedgang i omsætningen, uden dette ellers bringer ændringer i kontrakten. RESTERENDE FILER UDLOADES MANDAG D. 12/3 CPV koder Kode Beskrivelse 98310000 Vask og rensing Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse Side 2 av 8

02.04.2012 13:52 Spørgsmål & Svar pr. 2.4.2012 Der er kommet flg. spørgsmål ifm. udbuddet: 1.3 Udbuddets omfang: Der ønskes oplyst om der er planer/forventninger til sammenlægninger/udliciteringer? Svar: Der er p.t. ikke planlagt sammenlægninger/udliciteringer. 2.9 Udvælgelseskriterier: Kan det accepteres, at der vedlægges referenceliste med på førelse af kontaktperson og kontaktdata (telefon og e-mail), og at accepten herved er afklaret med den offentlige myndighed? Svar: Der skal vedlægges en attest med påtegning af den offentlige myndighed, som beskrevet i udbudsmaterialet. 4 Kravspecifikation: Er det korrekt forstået, at den enkelte medarbejder, fx ved tunika og busseronne skal vælge samlet 11 stk. og må disse mixes (fx 6 tunikaer og 5 busseronner). Dette ses ligeledes ved de andre produkter, hvorfor dette ønskes afklaret? Det samme spørgsmål gør sig gældende for tilbudslisten. Svar: Ja, det er korrekt forstået, at den enkelte medarbejder samlet vælger 11 stk. og at der gerne må mixes. 4 Kravspecifikation - Køkken: Vi ønsker en uddybning af tunika og busseronne, bl.a. hvor besætningerne skal sidde samt om blandingsforholdet må ændres? Svar: Det er op til den enkelte tilbudsgiver at komme med forslag til, hvor besætningerne skal sidde. Blandingsforholdet må ikke ændres. 4 Kravspecifikation Pleje Ude: Der findes mange 3i1 jakker på markedet, dog i varierende kvalitet. Kan det accepteres, at der tilbydes jakke med skjult hætte dog ikke aftagelig? 4 Kravspecifikation Teknisk servicepersonale: Skjorte/t-shirt/bukser, ønskes disse tilbudt i sort og grå eller i to-farvet? Svar: Gerne 2 farvede 4 Kravspecifikation (s. 15):. Er det korrekt forstået, at Roskilde Kommune kun vil acceptere, at der opkræves restafskrivninger, såfremt kommunen gør brug af sin mulighed for med 6 måneders varsel at opsige kontrakten til et tidligere tidspunkt end til kontraktens ordinære udløb pr. 31.12.2018? Svar: I den situation, at Roskilde Kommune vælger i kontraktperioden at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, vil der ikke kunne forekomme nogen restafskrivning efter udløbet af de 6 måneder jf. kontraktens 18.4. Side 3 av 8

4 Kravspecifikation (Øvrige krav): Vi ønsker uddybet, hvorledes afmelding af tøj/tøjpakker afregnes. Fx hvis tøjet afmeldes få dage før månedens udløb? Svar: Tøj/tøjpakker afregnes pr. uge dvs. at kontrakthaver modtager betaling for hver leveret leverance opgjort ved månedens udgang. Tøj/tøjpakker afmeldes senest 3 arbejdsdage før næste tøjleverance således, at leverandøren altid har 2 hele arbejdsdage til at justerer den forestående leverance. Se i øvrigt rettelsesblad nr. 01 som er oploadet i Mercel under Filer. 4 Kravspecifikation (Levering og leveringssteder): Hvis der leveres til daglig skift på det valgte sortiment og der opnås en økonomisk gevinst, ved en anden beholdning/leveringsfrekvens, vil dette så kunne accepteres? Dette kræver ingen ændringer i tilbudslisterne, såfremt sammenligningsgrundlaget er pakkeprisen. Svar: Nej, det kan ikke accepteres. 4 Kravspecifikation (Levering og leveringssteder): Hvis der leveres til daglig skift på det valgte sortiment og der opnås en økonomisk gevinst, ved en anden beholdning/leveringsfrekvens til Plejecenter Trekroner med beklædningsautomat, vil dette så kunne accepteres? Dette kræver ingen ændringer i tilbudslisterne, såfremt sammenligningsgrundlaget er pakkeprisen. Svar: Nej, det kan ikke accepteres. 4 Kravspecifikation (Levering og leveringssteder): Hvor på tilbudslisten skal omkostningen for forlængelsen (2 * 1 år) indsættes? Samt hvordan vægtes dette i tilbudsvurderingen? Svar: Formuleringen.. samt tilbud på omkostning pr. år ved yderligere forlængelse i 2 x 1 år. jf. udbudsmaterialets pkt. 4 Kravspecifikationen side 17 øverste afsnit udgår. Den prissætning som den endelige valgte leverandør tilbyder, vil være gældende ved en evt. forlængelse af kontrakten og vil derfor ikke ændre noget i forhold til evalueringen af laveste pris jf. pkt. 2.20. Se i øvrigt rettelsesblad nr. 01 som er oploadet i Mercel under Filer. Kontrakt 9: Det fremgår, at der kun må leveres mandag-fredag. I forbindelse helligdage kan det give udfordringer kan det accepteres, at der i forbindelse med helligdage leveres på fx lørdage? Kontrakt 10: Vi oplever, at følgesedler ikke benyttes og ofte ligger blandt tøjet. Alle oplysninger omkring produkter og leverancer kan ses i det online forbrugerstyringssystem, som der er adgang til 24 timer i døgnet. Kan det derfor accepteres, at dette punkt udgår? Svar: Det er af væsentlig betydning for ordregiver at fastholde kravet om følgeseddel, da disse bliver brugt af personalet. Derfor fastholdes kravet. Side 4 av 8

Tilbudsliste: Vi ønsker oplyst det totale antal stk. tøj, som de enkelte pakker skal indeholde? Fx sygeplejesker Pakkepris (11 stk.) pr. uge/medarbejder. Herunder er listet følgende produkter: Flex-buks 11 Unisex denim buks eller 11 Busseronne 11 eller Unisex busseronne 11eller mix Pull-on buks eller 11 eller et mix ialt 11 buks Betyder dette: - Skal denne pakke indeholde 11 stk af hvert produkt, hvilket betyder 55 stykker tøj - Skal hele pakken indeholde 11 stk tøj totalt - Eller skal der vælges 11 i hver kategori (busseronne/bukser) altså 22 stykker tøj Svar: Det skal forstås således, at den enkelte medarbejder samlet vælger 11 stk i hver kategori og at der gerne må mixes Med interesse har jeg læst udbuddet vedr. vask og leje af beklædning, og som producent har vi stødt på nogle kvalitetsmæssige spørgsmål. I udbuddet skriver at flex og pull on bukserne skal bestå af 50% bomuld og 50% polyester. Fastholder I det, eller må der bydes ind med alternative kvaliteter? Vores alternativ består af en meget holdbar og let 35% bomuld og 65% polyester. Ønsker I at se denne nye serie inden I svarer, sender vi gerne uforpligtende en design oversigt eller billeder. Svar: Kravet fastholdes. Det er ikke tilladt for ordregiver at modtage materiale fra kommende tilbudsgivere i tilbudsfasen. 1. Jf. rumtegning for udleveringsautomat. Kan begge depotrum anvendes til udleveringsautomat? Svar: Ja, de kan begges anvendes. 2. Ang. micro fleece trøjer. Der beskrives to forskellige micro fleece trøjer. Kan det accepteres, at der kun tilbydes den ene af modellerne? Vi har haft dårlige erfaringer med lynlåsene i netop fleecetrøjen med hvide lynlåse. 3. Ang. poloshirts med striber. Vi har ikke som standard poloshirts med striber. Kan det accepteres der i stedet bydes stribet T-shirts? Svar: Ja, det kan accepteres, at der tilbydes stribet T-shirt i stedet. 4. Ang. træningsbuks i 95% bomuld og 5% elastan. Kan det accepteres med Side 5 av 8

97% bomuld og 3% elastan? 5. Ang. skjorter til det tekniske personale. Her ønskes en skjorte i 35% bomuld og 65% polyester. Kan det accepteres med 50% bomuld og 50% polyester? 6.Ang. antal beklædningsdele pr. ønskede pakke til de respektive personalegrupper. I udbudsmaterialets bilag 5 fremgår det f.eks, at sygeplejerskers pakkepris (11 stk) pr. uge/medarbejder. Hvorefter følgende beklædningstyper skal indgå: - fleksbuks - unisex denim buks - busseronne - unisex busseronne - pull-on-buks Betyder det, at der eksempelvis skal tilbydes 11 stk. fleksbuks og 11 stk. pull-on-buks, eller er det 11 underdele med frit miks og 11 overdele med frit miks. Samme spørgsmål stiller vi til de øvrige personalegrupper pakker i bilag 5. Svar: Det er korrekt forstået, at den enkelte medarbejder samlet vælger 11 stk underdele med frit miks og 11 overdele med frit miks. For ikke at der ske nogen misforståelser, vil vi høre, om Roskilde Kommune vil definere nøjagtig hvor mange underdele og overdele, der indgår i den enkelte personalepakke. Svar: Det samme svar som ovennævnte. 4. Kravspecifikation Træningspersonale Er det korrekt, at der ønskes Poloshirt i stribet? Svar: Ja, der ønskes stribet Poloshirt, men det accepteres at der tilbydes stribet T-shirt i stedet. Vedr. mærkning af tøjet Er det korrekt forstået, at den mærkning der skal inkluderes i prisen, er det logo emblem, der leveres på alle overdele? Svar: Ja, det er korrekt forstået. Logo emblem med fornavn og arbejdssted jf. kravspecifikationen pkt. 4 side 10 Generelt til de udbudte områder. Herudover skal prisen inkludere tilbudsgivers ID mærkning (chip) af hver tøjgenstand. Side 6 av 8

Øvrige krav Mindstekrav Vi vil gerne have uddybet, hvad Roskilde Kommune mener med, at der ved afmelding af tøj/tøjpakker afregnes måneden ud. Hvordan forventer Roskilde Kommune at følgende eksempel skal behandles: Eks.: Et par bukser afmeldes den 28. i en måned. Ved afregning måneden ud vil der kun blive tale om afregning for 3 dage og bukserne vil ikke kunne nå at blive registret modtaget på vaskeriet indenfor de 3 dage. Svar: Tøj/tøjpakker afregnes pr. uge dvs. at kontrakthaver modtager betaling for hver leveret leverance opgjort ved månedens udgang. Tøj/tøjpakker afmeldes senest 3 arbejdsdage før næste tøjleverance således, at leverandøren altid har 2 hele arbejdsdage til at justerer den forestående leverance. Se i øvrigt rettelsesblad nr. 01 som er oploadet i Mercel under Filer. Venlig hilsen Roskilde Kommune Side 7 av 8

23.03.2012 13:15 Spørgsmål & Svar pr. 23.3.2012 Der er kommet flg. spørgsmål ifm. udbuddet: Ved gennemgang af udbudsmaterialet er et mindstekrav om minimum 2 sammenlignelige referencer fra den offentlige sektor opdaget. Såfremt dette krav fastholdes, vil det begrænset antallet af tilbudsgivere væsentligt. Kan dette krav ændres til minimum 1 sammenlignelig reference fra den offentlige sektor samt en reference af en større art fra den private sektor? Svar: Roskilde Kommune fastholder mindstekravet om 2 sammenlignelige referencer fra en offentlig myndighed. Venlig hilsen Roskilde Kommune 13.03.2012 09:58 Spørgsmål & svar pr. 13.3.2012 Der er kommet flg. spørgsmål: Af udbudsmaterialets "Snit A1 igennem rum til tøjautomat" mangler vi følgende oplysning: rummets bredde. Rummets højde og længde fremgår af tegningen, men ikke rummets bredde. For at kunne afgive det økonomiske mest optimale tilbud har vi brug for ovennævnte oplysning. Endvidere håber vi på en relativ hurtig tilbagemelding, da det er en tidskrævende proces at udarbejde det ønskede tilbud på tøjautomaten. Vi ser frem til at modtage Roskilde Kommunes svar/kommentar på ovenstående. Svar: Der er oploadet et nyt dokument - en plantegning under "filer" som besvare det stillede spørgsmål. I øvrigt er snittegningen blevet oploadet 2 gange, dvs. det er nok at forholde sig til den ene tegning. Venlig hilsen Roskilde Kommune Side 8 av 8