DIRIGENT: DAVID AD. 1 Fremmødte / Fraværende. Freddy, Pia H. David, Torben, Arne, Pia K. Aase, René. Afbud, Esbern Ott, Per Nielsen, Klaus. AD. 2 Godkendelse af referat nr. 4. Rettelse til referat fra Esbern Ott. Vedlagt stikordsliste som bilag. En enig bestyrelsen giver ikke Esbern O. medhold i, at det ikke er korrekt gengivet i referatet, hvad der blev sagt på mødet. Stikordslisten indeholder den præcise lovmæssige formulering af juridisk og økonomisk ansvar, men blev ikke sådan gengivet på mødet. Rettelse til 3 b.) Korrekt. Rettelse til 3 d.) Korrekt. Referatet godkendt af en enig bestyrelse. AD. 3 + 4 Meddelelser fra administrationen og varmemesteren under et v/ Freddy Rasmussen. a. Freddy har afholdt et møde med Esbern O. og Per N. Esbern O. deltager ikke fremover på vores bestyrelsesmøder, kun hvis vi giver udtryk for behovet for hans deltagelse, eller han ønsker at deltage på mødet. Esbern O. vil deltage i bestyrelsesmøderne når det er omkring budget og regnskab På fremtidige møder vil det blive fremlagt igennem Per N. eller Freddy, hvad der måtte være af meddelelser fra administrationen. b. Fremover enighed om, at varmemesteren Per N. og bestyrelsen tager sig af håndværkere og vedligeholdelse i henhold til vedligeholdelsesplanen. Enighed i bestyrelsen på, at vi vil bestræbe os på at få et nyt og godt samarbejde med Per N. c. Vedr. ventelister på køkken / bad. Det har vist sig at enkelte lejere var skrevet på listen før de var flyttet ind i lejligheden. Dette er blevet rettet på listen. 1
d. Vedr. svar fra kommunen omkring den verserende sag, hvor bestyrelsen henvender sig igen d. 3. marts 2004. Kommunen har givet bestyrelsen ret i, at vi kan se alt bilagsmateriale vedrørende regnskab og budgetter. I svaret har man bl.a. skrevet 2 afsnit som vi vil understrege. ( samt at tilsende Boligselskabets revisor kopi af sagens akter med henblik på at medvirke til at nedsætte risikoen for tilsvarende konteringsfejl fremover ). ( Såfremt sagens kerne hermed er afklaret, skal det gerne bekræftes, at denne bestemmelse også gælder for nærværende afdeling). Svarbrev fra kommunen er vedlagt som et bilag. Freddy har modtaget bilag på køkkenrenovering. Samt bilag på ind og udflytning af lejlighed. Bestyrelsen vil deltage i et udflytningssyn sammen med varmemester Per N., samt et indflytningssyn på prøve. Vi skal deles op i 2 hold. Derefter i samarbejde med Per N. vil der blive udfærdiget nogle fælles retningslinjer. AD. 5 Meddelelser fra udvalgene. a. Aktivitets og miljøudvalget. Banko afholdes på Rolandsskolen d. 25. april. Man mødes kl. 12.00. Vedr. legeredskaber. Der var tilbud fra Uniq Nordic som blev udleveret. Dette blev diskuteret. Bestyrelsen vil vedtage efter bestyrelsesmødet d. 4. maj, hvad man ønsker at købe. Den tidligere beslutning om, at Pia H. udleverede blomster til nye indehavere af Forretningerne er blevet ændret til at det fremover er kontaktpersonen for aktivitetsudvalget eller kassereren der uddeler blomster. b. Information og kontorudvalget. Forslag at der skal indkøbes en opslagstavle til kontoret. Bestyrelsen blev enige om, at der indkøbes en White board med magneter i Metro. Den gamle PC på kontoret sættes til salg. 500 kr. ved lodtrækning. Der deltog 3 bestyrelsesmedl. Fremover vil nyhedsbrevet være at finde i mappen sammen med referatet. Log bog ligger på kontoret, hvori man kan skrive, hvis man har problemer med PC.en. Bestyrelsen har bevilget 10.000 kr. til indkøb af ny PC med fladskærm. 2
c. Bygge og økonomiudvalget. Der er blevet renoveret 3 køkkener og 7 badeværelser på det gamle budget. I det nye budgetår vil der blive sat gang i renovering af 10 køkkener og 9 badeværelser. Forretningsblokkene med de lige numre bliver fuget på det nye budget som starter fra 1. april 2004. På konto nr. 3102 er der henlagt 100.000,00 kr. til maling af yderdøre i 2 blokke. Vi har modtaget et tilbud på 22.250,00 kr. for maling af 2 blokke. Forslag til bestyrelsen, at vi får yderligere malet 6 blokke i dette budgetår. Godkendt af en enig bestyrelse Kælderrum: Vi håber, at vi får nogle rum fri fra håndværkere som kan bruges til cykelrum, samt kælderrum til beboere som ikke har rum i den blok de bor i. Indstilling til bestyrelsen, at rummene bliver inddraget. Enig bestyrelse bakker op omkring dette I Blok 6. bliver elkablerne renoveret i dette budgetår. Flugtvejeskilte 6 stk. til 9.200 kr. + moms bliver etableret samtidigt med renovering af elkablerne. Udskiftning af el skal ske ved fraflytning af lejlighed. Bokse til brugte batterier vil blive opsat ved alle branddøre i samtlige blokke. d. IT- udvalget Der har været afholdt byggemøde med Cirque og man har skærpet tonen overfor Cirque da det har været under al kritik. Telefonsvarer manualen vil blive husstandsomdelt så snart vi modtager den. Har man problemer med TV kanalerne skal man ringe til varmemesteren eller på vagttelefonen. Der er blevet mere stille på supportaftenerne, det kan mærkes at det har hjulpet. Fremover vil der være åbent d. 2. og 4. tirsdag i måneden for support frem til 1. juli. e. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Pia forhørte sig omkring proceduren med bestilling af aflæsning af el og varme ved fraflytning af lejlighed. Dette vil blive undersøgt med Per N. Brev fra beboer vedr. kvaliteten af opsætningen af det nye kabeltræk til bredbånd. Spørgsmål om det kan godkendes ved fraflytning af lejlighed. Bestyrelsen tager sig af problemet i samarbejde med varmemesteren. 3
Konference på LO Skolen i Helsingør, hvor Pia og Aase deltog.. Pia kunne fortælle om en rigtig god tur med mange input. Emnet omkring råderet som vi begge havde meldt os til var desværre lidt det samme som vi tidligere havde deltaget i. Vores forventninger om der var nye tiltag indenfor området blev ikke indfriet. Bolind afholder messe d. 20 21. april. Freddy, David, Pia og Aase deltager d. 20. april. Vi mødes kl. 12.30. Seminar d. 5.april. Arne informerede om de 3 ting vi satte fokus på. Derudover enighed om at højne niveauet på informationssiden til beboerne. Der kommer et resume ud fra seminaret. Klaus skal undersøge pris på etablering og drift til en Infokanal og tekst TV i forhold til et blad budget. Pia har undersøgt priserne for at trykke et blad. Standard A4 begge sider 0,34 kr. + moms Enkelt arbejde 8 sider A5 hæftet 1050,00 kr. + moms for 550 stk. AD. 6 Organisationsbestyrelsen v/ Freddy Rasmussen. Har ikke afholdt nogen møder. Ingen bemærkninger. AD. 7 Formandens meddelelser v / Freddy Rasmussen. Klage fra beboer til administrationen mod for højt musik. Klage vedr. hold af husdyr. Klage vedr. kabelføring i lejlighed. Hvad vil det koste med skinner / bakker til kabelføring. Freddy fremsender klagerne til Fughmann og hører samtidig Per N. hvilken begrundelse for, at det ikke kan godkendes ved fraflytning. 4
AD. 8 Forslag og kommentarer til Nyhedsbrev / Dagsorden. Resume omkring vores seminar / Svaret på klage til kommune / Tilbud til beboerne omkring muligheden for at bede en fra bestyrelsen om at deltage i både synet ved fraflytning og indflytning. / Overskud på kontoen til fugning af forretningerne / Bokse til batterier bliver opsat i kælderen / Vagttelefon vedr. fejlmelding på TV kanaler / Telefon nr. til bestyrelseskontoret. / Orientering om vedligeholdelsesarbejdet / Øget beboerinformation. AD. 9 Eventuelt. Freddy undersøger med mulighed for køb af maling på rekvisition på vores vedligeholdelseskonto. Dirigent på næste møde: Arne Husk afbud til formanden eller sekretæren Referent: Aase Birthe Stisen 5