Referat mandag den 21. juni 2010 Kl. 18:00 i Rådssalen, Lejre Connie B. Jensen (A) Jens K. Jensen (V)
Indholdsfortegnelse 1. KB - Spørgetid...1 2. KB - Godkendelse af dagsorden...2 3. KB - Orientering...3 4. SSÆ - Budgettering, økonomistyring og overførselsadgang på Solvang og Bramsnæsvig...4 5. ØU - Bortfald af administrationsbidrag...9 6. ØU - Fælles sag - Forventet Regnskab 2010-1...12 7. ØU - Forventet Regnskab 2010-1 - Sammenfatning...15 8. ØU - Ændring af overførselsregler...18 9. ØU - Lejre Kommunes Kvalitetskontrakt 2010-2013...20 10. ØU - Kanalstrategi for Lejre Kommune...22 11. ØU - Fremadrettet Beredskab i Lejre Kommune...24 12. ØU - Kommunegaranti - Vangkildegård, Hvalsø...26 13. ØU - Kommunegaranti - Granhaven, Kirke Såby...28 14. ØU - Kommunegaranti til Osted Vandværk I/S...30 15. JA - Egenbetaling for deltagelse i danskuddannelse for voksne udlændinge (selvforsørgende)...32 16. JA - Aftale med Roskilde Kommune om Roskilde Sprogcenter...34 17. JA - Resultatrevision 2009...36 18. KF - Brugeraftale mellem Lejre Kommune og Osted Idrætsforening om drift af klubhuset på Engtoften...39 19. KF - Handleplan for afvikling af merforbrug i Hvalsø-Hallerne...41 20. KF - Kram Kamelen 2010...43 21. KF - Skjoldungelandet ansøger om tilskud til projekt "Kunsten ud i Landskabet"...45 22. SSÆ - Ombygning af plejeboliger på Hvalsø Ældrecenter/Birkely...47 23. TM - Energibesparende foranstaltninger, fase 2...51 24. TM - Forslag til Lokalplan LK 21 for et område til erhvervs og detailhandelsformål på Alfarvejen 54...54 25. TM - Frigivelse af midler til asfaltarbejder 2010...56 26. TM - Godkendelse af erhvervsaffaldsgebyr 2010...58
21-06-2010 Side 1 1. KB - Spørgetid Sagsnr.: 10/11 Resumé: s åbne møder indledes med spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til. Der er kun spørgetid ved s ordinære møder. Der er ikke spørgetid i forbindelse med s 2. behandling af budgettet. Sagsfremstilling: Spørgsmål kan stilles skriftligt eller mundtligt. Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før s møde. Skriftlige spørgsmål besvares kun, hvis spørgeren er til stede blandt til hørerne. Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold. Spørgsmålet skal dog have en generel interesse for lokalbefolkningen, og besvarelserne skal respektere tavshedspligt. Spørgsmål besvares af borgmesteren eller den borgmesteren udpeger hertil. Hvis et spørgsmål ikke umiddelbart kan besvares, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter s møde. Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning den 21-06-2010: Ingen spørgsmål. Connie B. Jensen, Jens K. Jensen. Henning Jensen deltog ikke i sagens behandling.
21-06-2010 Side 2 2. KB - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 10/9 Resumé: Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning den 21-06-2010: Dagsorden tiltrådt. Connie B. Jensen og Jens K. Jensen. Henning Nielsen deltog ikke i sagens behandling.
21-06-2010 Side 3 3. KB - Orientering Sagsnr.: 10/10 Resumé: A: Kommunalbestyrelsesmedlem Richard Bentzen har meddelt, at han skifter parti fra Dansk Folkeparti til Fokus. B: Siden sidste Kommunalbestyrelsesmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under - Post/Orientering: a) KL s brev til Finansminister Claus Hjort Frederiksen b) Brev om frikort til Movias busser c) Aftale om kommunernes økonomi for 2011 Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning den 21-06-2010: Taget til efterretning. Connie B. Jensen og Jens K. Jensen. Henning Nielsen deltog ikke i sagens behandling.
21-06-2010 Side 4 4. SSÆ - Budgettering, økonomistyring og overførselsadgang på Solvang og Bramsnæsvig Sagsnr.: 10/10999 Resumé: Sagen omhandler fastlæggelse af overordnede principper for budgettering, økonomistyring og overførselsadgang for Bramsnæsvig og Solvang, der begge er institutioner under Den Sociale Rammeaftale. Sagen omhandler endvidere overførselsadgangen fra 2009 til 2010 samt håndtering af Kommunekontaktrådet (KKR) Sjællands anbefaling om, at taksterne på institutioner under rammeaftalen fra 2010 til 2011 maksimalt må stige med den generelle pris- og lønfremskrivning fratrukket 2 procentpoint. Sagsfremstilling: I s behandling den 26. april 2010 af sag om overførsler fra 2009 til 2010 var overførsler for Solvang og Bramsnæsvig udeladt, idet der fra administrationens side blev rejst tvivl om den måde overførslerne hidtil er blevet opgjort på. Der er derfor foretaget en generel gennemgang af regler og hidtidig praksis for budgettering og regnskabsopgørelse vedrørende de to institutioner. Dette har resulteret i forslag til ændring af praksis vedrørende budgettering og regnskabsopgørelse, herunder håndtering af overførsler samt ændring i forhold til styringsmekanismerne i den daglige økonomistyring af virksomhederne. Lejre Kommune har siden sammenlægningen i 2007 været driftsherre for Solvang og Bramsnæsvig. Institutionerne er begge længerevarende botilbud efter Servicelovens 108. Begge institutioner er underlagt Den Sociale Rammeaftale i Region Sjælland. Målet med Rammeaftalen er at styre udbud og efterspørgsel af pladser i regionen. Begge institutioner er takstfinansierede, og håndtering af takster og institutionernes regnskaber er reguleret efter principperne i en fælles takstaftale under rammeaftalen. Målet med takstaftalen er at medvirke til økonomisk rationel drift på institutionsniveau. Meget kort handler driften af de to institutioner om salg af pladser af den rigtige kvalitet og til den rigtige pris sat i forhold til efterspørgslen på pladser. Indtil nu har det kun været udgiftssiden, der har været en del af den styringsmæssige virkelighed på institutionerne, men da driften af institutionerne netop handler om salg af pladser - altså indtægter - foreslås indtægtssiden også indlemmet i den styringsmæssige virkelighed. Betydningen af dette fremgår nedenfor. Indtægter og udgifter som del af budget og regnskab Overordnet opereres der med to budgetter og to regnskaber pr. institution, nemlig et takstbudget og et driftsbudget samt et takstregnskab og et driftsregnskab. Begge budgettyper er nulbudgetter, hvilket vil sige, at udgifter og indtægter (over tid) balancerer. Forskellen mellem de to typer budgetter/regnskaber er meget kompleks og gennemgås ikke her. Praksis omkring takstbudget og -regnskab følger i dag principperne i takstaftalen. Det gør driftsbudgettet og -regnskabet ikke, hvorfor disse derimod foreslås ændret til både at indeholde udgifter og indtægter. Der fokuseres derfor primært på aspekter i forhold til driftsbudget og -regnskabet i sagsfremstillingen. Ændringen betyder, at forstanderen for den enkelte institution skal styre efter både udgifter og indtægter for at sikre en rationel drift.
21-06-2010 Side 5 Belægningsprocent Udgiftssiden i driftsbudgettet er fastsat ud fra en betragtning om, at der er fuld belægning, og budgettet fremskrives med KL s pris- og lønskøn. Indtægtssiden er fastsat ud fra de forventede takstindtægter. I beregningen af disse indgår faktoren "belægningsprocent", der fortæller, hvor stor en andel af institutionens pladser, som forventes at være besat i løbet af året. Belægningsprocenten skal sikre institutionen mod tomgangsudgifter i forbindelse med tomme pladser. Faktorens virkning på budgettet er således, at indtægter og udgifter balancerer. Det er den enkelte driftsherre, som fastlægger belægningsprocenten, men det er i regionen aftalt, at spændet mellem den budgetterede belægning og den faktiske belægning er mindst muligt. Det foreslås, at Lejre Kommune i budgetlægningen benytter den gennemsnitlige belægningsprocent over de tre seneste år og samtidig fratrækker 1,5 procentpoint. På denne måde sikres driften af institutionerne mod større udsving et enkelt år og får på denne måde mulighed for kontinuerlige driftsbetingelser. Selvom der er denne sikkerhed i budgetteringen, betyder modellen med både udgifter og indtægter i driftsbudgettet, at den enkelte forstander skal være mere opmærksom på forholdet mellem indtægter og udgifter. Tegner belægningsprocenten til at blive lavere end den budgetterede, skal forstanderen nedjustere driftsudgifterne. Bliver den højere kan det betyde en økonomisk gevinst for institutionen. En forudsætning for denne tætte økonomistyring er, at taksterne opkræves månedligt, hvilket allerede i dag er praksis. Håndtering af over- og underskud Reglerne for håndtering af over- og underskud ligger fast med takstaftalen. I modellen med både indtægter og udgifter i driftsbudgettet kan overskud skyldes henholdsvis mindreforbrug og/eller merindtægter, ligesom underskud kan skyldes henholdsvis merforbrug og/eller mindreindtægter. De vedtagne regler i Region Sjælland for håndtering af over- og underskud er: Underskud indregnes i taksten senest 2 år efter. Teknisk set vil det sige, at et underskud i 2010 indregnes i taksten i 2012, mens underskuddet (fratrukket indirekte udgifter) overføres til institutionens driftsbudget året efter. Således oppebærer institutionen underskuddet det følgende år og kompenseres 2 år efter. Overskud overføres i henhold til kommunens regler dog højest 5 %. Det betyder, at et overskud inden for 5 % af det oprindelige vedtagne driftsbudget (udgiftssiden) i 2009 overføres til 2010. Hidtidig praksis har været i forhold til korrigeret budget, men på denne måde påvirker et overskud det ene år ikke størrelsen af et eventuelt overskud det næste år, hvilket er i tråd med takstaftalens hensigt om, at overskud ikke må akkumuleres over flere år. Det foreslås, at et eventuelt overskud inden for rammen på 5 % det efterfølgende år benyttes til udvikling af det enkelte tilbud. Dette sker for at sikre incitamenter for institution til effektiv drift og derigennem sikre midler, som kan bruges til at sikre tilbuddets kvalitet og indhold, således at der fortsat kan sælges pladser. Overskud over 5 % indregnes i taksten 2 år efter. Det vil sige at et overskud over 5 % i 2009 indregnes i taksten i 2011. De overskydende indtægter fra 2009 (fratrukket indirekte udgifter) overføres endvidere til institutionens driftsbudget i 2011 for at lukke gabet mellem indtægterne (som bliver færre, da taksten er sat ned) og driftsbudgettet, som er uændret. Reglerne skal som tidligere nævnt sikre, at budgettet over tid balancerer og at driften optimeres. Tillægsydelser
21-06-2010 Side 6 I takstaftalen er der endvidere mulighed for tillægsydelser. Hensigten i aftalen er færrest mulige takster. Det betyder, at der bør være én takst pr. målgruppe, som det enkelte tilbud omfatter. Institutionen skal inden for taksten sikre, at der kan ske en fleksibel ressourceudnyttelse, så udsving i beboernes funktionsniveau, kan håndteres inden for de tilstedeværende ressourcer. Skulle dette ikke være muligt giver takstaftalen mulighed for at operere med tillægsydelser. Målet er dog, at der er færrest mulige tillægsydelser. Der beregnes faste timetakster for tillægsydelserne. Omfanget af indsatsen aftales individuelt mellem den myndighed, der leverer ydelsen, og den, der modtager. Der er i Region Sjælland igangsat et analysearbejde, som skal fremkomme med forslag til beregning af tillægsydelser. Der én fast takst for Solvang og én fast takst for Bramsnæsvig. Behovet for tillægsydelser forekommer ikke ofte. Der tages stilling til omfanget af tillægsydelsen ved visitationen. Det foreslås, at Lejre Kommune - indtil der er lavet en fælles kommunalregional beregningsmodel - ved brug af tillægsydelser opretter selvstændige bevillinger hertil. Bevillingerne laves som nulbudgetter med fuld overførselsadgang mellem årene i ydelsens løbetid. Ved ydelsens ophør tilbagebetales modtageren et eventuelt overskud, mens et eventuelt underskud afkræves modtageren. På denne måde holdes tillægsydelserne i et lukket kredsløb, og det er enkelt at identificere økonomien i dem og adskille den fra den øvrige drift. Muligheden for at benytte tillægsydelser forudsætter, at basisydelsen er tilstrækkeligt defineret. Institutionerne arbejder allerede med at beskrive indholdet af eget tilbud og synliggørelse heraf. Overførsel fra 2009 til 2010 samt 2010 til 2011 Den foreslåede budgetterings- og regnskabsmetode vil først have fuld virkning fra regnskabsåret 2011, idet budgettet og taksten for 2010 allerede er bestemt. Overførslerne for 2009 til 2010 og 2010 til 2011 foreslås dog at følge de principper, der er beskrevet i nærværende sag. Dette igen under hensyntagen til dels den enkelte institutions muligheder for at indføre principperne med tilbagevirkende kraft, og dels til at midlerne, som indstilles til overførsel finansieres ved kassetræk, idet de allerede er lagt i kassen. Udfra disse betragtninger betyder det, at der overføres 21.000 kr. til Solvang og 300.000 kr. til Bramsnæsvig. Den store forskel mellem overførslerne på de to institutioner skyldes primært, at Solvang i 2009 har haft færre indtægter dels som følge af lavere belægning/flere tomgangsudgifter og dels som følge af regulering af taksten, der i 2009 blev sat ned på grund af merindtægter i 2007. KKRs anbefalede takststigning fra 2010 til 2011 KKR Sjælland har ligesom sidste år anbefalet kommunerne, at taksterne for institutioner inden for Den Sociale Rammeaftale maksimalt må stige med den generelle pris- og lønfremskrivning fratrukket 2 procentpoint. Dette skyldes bl.a., at der på landsplan har været konstateret budgetmæssige problemer, hvorfor området siden strukturreformen har været fulgt tæt. I Region Sjælland monitoreres området bl.a. gennem en omkostnings- og takstanalyse. Den seneste analyse viser, at Region Sjælland og kommunerne i regionen samlet set har indfriet sidste års målsætning vedrørende takststigninger. Lejre Kommune ønskede af principielle grunde ikke at godkende KKRs foreslåede stigning sidste år med henvisning til, at kommunen allerede havde nedsat taksterne året før (s behandling af sag nr. 2. - SSÆ - Forslag til Den Sociale
21-06-2010 Side 7 Rammeaftale 2010 den 8. oktober 2009). Kommunen lå under den foreslåede takststigning, og bidrog således alligevel til at målsætningen blev indfriet. Det foreslås, at Lejre Kommune i år imødekommer KKRs anbefaling. Dette gøres ved at regulere belægningsprocenten på Bramsnæsvig fra 95 % i 2010 til 97,9 % i 2011 og på Solvang fra 95 % i 2010 til 97,1 % i 2011. Som beskrevet tidligere sættes taksten ned, når den budgetterede belægningsprocent sættes op. KKRs anbefaling efterleves således ved gennem mekanismerne i takstaftalen og ved at benytte dem som foreslået ovenfor. Lejre Kommune har i lighed med mange andre kommuner i regionen i de første år efter overtagelsen af institutionerne valgt at fastlægge belægningsprocenten til 95 %. Dette skyldes forsigtighed. Nu er der bedre overblik over omfanget af driften af de to institutioner, hvorfor tiden er moden til at regulere belægningsprocenten. Det får som nævnt ikke umiddelbare konsekvenser for driften af de to institutioner, hvis kommunen benytter en regulering af belægningsprocenten. Dette skyldes, at taksterne udregnes på baggrund af, hvad det koster at drive institutionen med en 100 % belægning, og hvor belægningsprocenten i takstberegningen indgår som en mekanisme, der blandt andet skal sikre den enkelte institution mod såkaldte tomgangsudgifter, når en plads står ledig i kortere tid. En mulig konsekvens for de to institutioner er dog, at et potentielt overskud på driftsregnskabet - hvis de budgetterede driftsudgifter holdes og belægningsprocenten overstiger den budgetterede - bliver mindre. Det er dog meningen, at udgifter og indtægter over tid skal balancere, hvad de også vil gøre, hvis principperne i takstaftalen bliver fulgt. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de nævnte forslag følger principperne i takstaftalen, som kommunen allerede har godkendt. Forslagene skaber samtidig klarhed over, hvordan kommunen forvalter principperne i takstaftalen, og gør det tydeligt, hvad pengene, køberne af pladser betaler, går til - nemlig tilbuddet. Administrationen mener, at implementering af forslagene både vil bidrage til grundlaget for en effektiv drift af kommunens institutioner under Den Sociale Rammeaftale, og kan samtidig medvirke til at sikre et fokus på udvikling af tilbuddene. Administrationen mener, at dette er vigtige forudsætninger, når udgangspunktet handler om salg af pladser. Forslagene stiller større krav til den enkelte forstanders styring af økonomien, men forslagene giver samtidig en længe ønsket klarhed over styringsmekanismerne. Det særlige fokus på det specialiserede socialområde, herunder KKR s anbefalinger om takststigninger, gør det endnu mere aktuelt at implementere forslagene. Økonomi og finansiering: Ingen yderligere bemærkninger. Beslutningskompetence: Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at udgifter og indtægter fra budget 2011 indgår i driftsbudgettet og -regnskabet for henholdsvis Solvang og Bramsnæsvig 2. at over- og underskud på den enkelte institutions driftsregnskab overføres til det kommende års driftsbudget som beskrevet i sagsfremstillingen
21-06-2010 Side 8 3. at et eventuelt overskud inden for overførselsrammen på 5 % bruges til udvikling af det enkelte tilbud 4. at der mellem 2009 og 2010 overføres 21.000 kr. til Solvang og til Bramsnæsvig overføres 300.000 kr. 5. at overførslen mellem 2010 og 2011 også gennemføres ud fra principperne i indstilling 2 og 3 6. at Lejre Kommune i tilfælde af tillægsydelser opretter selvstændige bevillinger ud fra de i sagen beskrevne principper 7. at Lejre Kommune i budgetlægningen fremover benytter den gennemsnitlige belægningsprocent over de tre seneste år og samtidig fratrækker 1,5 procentpoint 8. at Lejre Kommune imødekommer KKR Sjællands anbefaling om, at taksterne på Solvang og Bramsnæsvig i budget 2011 maksimalt må stige med den generelle pris- og lønfremskrivning fratrukket 2 procentpoint. Dette imødekommes ved i takstberegningen til budget 2011 at sætte belægningsprocenten på Solvang til 97,1 % og på Bramsnæsvig til 97,9 %. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 31-05-2010: Indstillingerne anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den 15-06-2010: Indstillingen fra Udvalget for Social, Sundhed & Ældre anbefales. Beslutning den 21-06-2010: Indstilling tiltrådt. Connie B. Jensen Jens K. Jensen
21-06-2010 Side 9 5. ØU - Bortfald af administrationsbidrag Sagsnr.: 10/10317 Resumé: Vandsektorloven indebærer, at Lejre Kommune fremover ikke må sælge ydelser til forsyningsområdet udover lønadministration. Dette medfører, at den administrationsindtægt Lejre Kommune tidligere har opkrævet ved vand- og spildevandsforsyningen samt de omkostninger forbundet hermed i al væsentlighed bortfalder. Sagsfremstilling: Det er i forbindelse med de kommunale budgetforhandlinger for 2010 vedtaget at fastholde administrationsbidraget overfor vand og spildevandsområdet for 1. halvår 2010. Administrationen har undersøgt muligheden for at fastholde administrationsbidraget for hele 2010 jf. s beslutning af 15. februar 2010. Administrationens advokat har udtalt, at der ikke er hjemmel i vandsektorloven til at fastholde administrationsbidraget for resten af 2010 for så vidt angår de dele, der vedrører vandog spildevandsområdet. Dette medfører, at de forsyningsmedarbejdere, der indtil nu har været en del af administrationsbidraget, pr. stiftelsesdagen skal aflønnes af Lejre Forsyning Service A/S. Vandsektorloven med tilhørende bekendtgørelser indebærer, at Lejre Kommune fremover ikke må sælge ydelser til forsyningsområdet udover lønadministration. Lønadministration, der fremover må sælges fra Lejre Kommune til forsyningerne, skal afregnes til kostpriser. Der gøres opmærksom på, at Forsyningssekretariatet under Konkurrencestyrelsen fremadrettet skal føre tilsyn med eventuelle transaktioner/salg af aktiver og ydelser m.v. fra kommune til dennes vand og spildevandsforsyninger. Dette medfører, at der stilles krav om, at Lejre Kommune indsender alle oplysninger om transaktioner med selskaberne i de nye forsyningsvirksomheder. Forsyningssekretariatet har ikke udmeldt, hvorvidt der vil ske regulering i det kommunale statstilskud i 2010. I alt indgår der i administrationsbidraget, hvad der svarer til ca. otte fuldtidsstillinger til at løse opgaver for forsyningsområdet jf. også sagsfremstilling nr. 10/1624. Af de i alt ca. otte fuldtidsstillinger vil fem medarbejdere overgå til forsyningsvirksomheden. De resterende tre fuldtidsstillinger er fordelt på flere medarbejdere i den kommunale forvaltning inden for ovennævnte arbejdsområder. Administrationsbidraget vedrørende vand- og spildevandsforsyningen er for 2010 i budgettet fastsat til 5.377.000 kr. for hele 2010. Ud fra de foretagne dispositioner, hvor administrationsbidraget er fastholdt i 1. halvår 2010, vurderes situationen at se således ud for Lejre Kommune i 2010 i forhold til budgettet (opgjort pr. 1. juli 2010): Administrationsbidragsopgørelse 2010: Budgetteret administrationsbidrag 2010: kr. 5.377.000 - Afholdt administrationsomkostninger 1. halvår 2010: kr. 2.689.000 = Beregnet administrationsomkostninger 2. halvår 2010: kr. 2.688.000 Administrationsomkostninger 2. halvår 2010: kr. 2.688.000 - Bortfald af lønomkostninger 2. halvår 2010: kr. 1.144.000 - Bortfald af systemomkostninger 2. halvår 2010: kr. 100.000
21-06-2010 Side 10 - Assistance udført af kommunen i f.m. selskabsgørelsen: kr. 775.000 - Assistance i f.m. lønadministration 2. halvår 2010: kr. 100.000 I alt (meromkostning): kr. - 569.000 Tallene for systemomkostninger og lønadministration er skønnede. Udtalelser: Ingen Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at som følge af kravene i Vandsektorloven med tilhørende bekendtgørelser bør administrationsbidraget for 2. halvår 2010 bortfalde og det kommunale budget korrigeres tilsvarende. Vedrørende lønadministration er det administrationens vurdering, at Lejre Kommune anvender ca. 0,6 årsværk til betjening af vand- og spildevandsforsyningen. Administrationen vurderer, at den udskilte forsyningsvirksomhed med fordel kan anvende Lejre Kommune til at varetage løn- og personaleadministration. Denne ydelse vil jf. beregningen ovenfor ligeledes bibringe Lejre Kommune en indtægt. Hvor længe denne ordning skal bestå, vil afhænge af såvel lovgivning som forsyningsvirksomhedens eventuelle andre muligheder. Administrationen vurderer ikke, at Forsyningssekretariatet vil modregne i statstilskuddet i 2010, men risikoen foreligger. Fra 2011 må det derimod forventes, at der vil ske modregning. Økonomi og finansiering: Som beskrevet ovenfor, vil bortfald af administrationsbidrag pr. 1. juli 2010 medføre en forventet meromkostning i Lejre Kommune på kr. 569.000 i 2 halvår 2010. Beløbet er medtaget i sagen om håndtering af risikoområder fra Forventet Regnskab 2010-1 på Økonomiudvalget den 15. juni 2010. Der vil ske tekniske korrektioner i forbindelse med Forventet Regnskab II. Disse er ikke medtaget i ovenstående beregning. Beslutningskompetence: Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at administrationen bemyndiges til at indgå aftale med Lejre Forsyning Service A/S om varetagelse af lønadministration for 2010 og 2011. Beslutning Økonomiudvalget den 15-06-2010: Indstillingen anbefales. Beslutning den 21-06-2010:
21-06-2010 Side 11 Indstilling tiltrådt. Connie B. Jensen Jens K. Jensen
21-06-2010 Side 12 6. ØU - Fælles sag - Forventet Regnskab 2010-1 Sagsnr.: 10/11522 Resumé: Forventet Regnskab 2010-1 fremsendes til det ekstraordinære Økonomiudvalgsmøde den 31. maj 2010. Sagen går sideløbende videre til ordinær politisk behandling i fagudvalgene den 31. maj 2. juni 2010, og Økonomiudvalget den 15. juni 2010 og i 21. juni 2010. Forventet Regnskab 2010-1 er baseret på det vedtagne budget 2010, faktisk forbrugsudvikling fra 1. januar - 30. april 2010 samt risikoanalyse på udvalgsområderne. Sagsfremstilling: Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab 2010-1, der er baseret på afgivne bevillinger og forbrugsudviklingen frem til 30. april 2010, samt risikoanalyse på udvalgsområder. Forventet Regnskab viser en risiko for en samlet merudgift på 7,3 mio. kr. på de sociale områder. Den samlede merudgift består af en række mer- og mindreforbrug. De væsentligste er: På Udvalget for Børn & Ungdom er der en forventet merudgift på 6,9 mio. kr., der primært vedrører udgifter til specialundervisning og befordring. På Udvalget for Teknik & Miljø er der risiko for merforbrug på 1,2 mio. kr. vedr. vintervedligeholdelse baseret på, at den resterende vinter (oktober-december 2010) bliver gennemsnitlig. Bevillingen er kalkulatorisk, hvorfor der ikke meddeles tillægsbevilling. Udvalget for Teknik & Miljø vil før vintersæsonen går i gang få forelagt en evaluering af vinterberedskabet med mulighed for reduktion af serviceniveauet. På Udvalget for Social, Sundhed & Ældre er der risiko for merudgifter på 0,4 mio. kr. Primært vedr. området for misbrug og socialt udsatte. Der forventes mindreudgifter til afvikling af mellemværendet med forsyningsvirksomhederne på 1,3 mio. kr. i 2010. Administrationen opstarter et projekt med gennemgang af mulighederne for fradrag af moms og afgifter med henblik på at sikre at kommunen får refunderet/fratrukket den moms og de afgifter kommunen er berettiget til. Der er tale om en gennemgang, der går dybere end den, der foretages i forbindelse med den løbende revision, og gennemføres af specialister eller medarbejdere, der instrueres af specialister fra revisionsfirma. Projektet vedrører årene 2007-2009 samt 2010 og frem. Det vurderes, at der kan hjemtages merindtægter i 2010. Niveauet vil blive beskrevet i Forventet Regnskab 2010-2. I budgetvedtagelsen for 2010 blev der iværksat en indsats mod socialt bedrageri. Indsatsen går efter planen og administrationen forventer i 2011 og de fremadrettede år at hente yderligere beløb ind i fejlagtigt udbetalte sociale ydelser. Dette indgår i Økonomiudvalgets sparekatalog for 2011. På det rammestyrede område var der i 2009 et samlet merforbrug på 6,8 mio. kr. I 2010 forventes på nuværende tidspunkt et merforbrug i samme størrelsesorden som vil blive overført til 2011. Der er iværksat handleplaner med henblik på, at underskuddet afvikles og der følges løbende op på handleplanerne i fagudvalgene. På skoleområdet redegøres for problematikken i en særskilt sag til behandling i Økonomiudvalget den 15. juni, hvor der også vil blive forelagt en status for handleplanerne.
21-06-2010 Side 13 På anlægssiden er der budgetteret med indtægter fra salg af kommunale ejendomme i 2010, ligesom der er overført indtægtsbevillinger fra tidligere år vedrørende salg af grunde og kommunale ejendomme. I den øjeblikkelige samfundskonjunktur er der stor sandsynlighed for, at indtægterne ikke kan realiseres i 2010. Dette kan derfor få konsekvenser for anlægsprioriteringen, hvis kommunen på den anden side anvender alle udgiftsbevillingerne, der er overført fra 2009 til 2010 på anlægsområdet. Administrationen udarbejder materiale til Økonomiudvalgets møde den 15. juni om problematikken. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der er risiko for en budgetoverskridelse på op til 7,3 mio. kr. Administrationen vurderer, at der bør udarbejdes spareforslag, som kan anvendes til at imødegå merudgifterne, herunder spareforslag på de udgiftsområder, der bidrager til budgetoverskridelserne. Administrationen vurderer, at fastfrysningen af anlægsprojekterne fastholdes indtil budgetoverholdelse er sikret eller indtil der kan forudses mindreforbrug på andre anlægsprojekter. Økonomi og finansiering: Det forudsætter målrettet arbejde med spareforslag på driften at undgå tillægsbevillinger finansieret af kassen i 2010. Der søges således ingen tillægsbevillinger i Forventet Regnskab 2010-1, men alene bevillingsomflytninger. Beslutningskompetence: Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at omplaceringerne i bilag 1 kolonnerne "Øvrige omplaceringer" samt "Tekniske omplaceringer" godkendes, 2. at omplaceringer vedr. ændret administration af ADSL-forbindelse i bilag 2 godkendes, 3. at administrationen anmodes om et sparekatalog for 2010 på 7,3 mio. kr., herunder med forslag på områder med risiko for merforbrug, 4. at indefrysningerne af anlægsprojekter fastholdes, 5. at skønnet om, at merforbruget på det rammestyrede område i 2010 forudsættes at være af samme størrelsesorden som i 2009 tages til efterretning. Bilag: 1. Samlet Forventet Regnskab 2010-1 2. Bilag vedr. omplacering af budget til ADSL forbindelser Beslutning Økonomiudvalget den 31-05-2010: Indstillingen tiltrådt. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 31-05-2010: Indstillingen anbefales. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 31-05-2010: Indstillingerne anbefales
21-06-2010 Side 14 Thomas Stokholm Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 01-06-2010: Udvalget anbefaler indstillingen på udvalgets område. Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 02-06-2010: Indstilling anbefales. Jens K. Jensen og Thomas Stokholm tager forbehold vedr. pkt. 4, idet anlægsprojekterne ønskes frigivet, når der er fundet besparelser for de 7,3 mill. kr Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 02-06-2010: Indstillingerne anbefales på udvalgets område. Beslutning Økonomiudvalget den 15-06-2010: Indstillingerne fra Udvalget for Social, Sundhed & Ældre, Udvalget for Job & Arbejdsmarked, Udvalget for Børn & Ungdom, Udvalget for Teknik & Miljø samt Udvalget for Kultur & Fritid anbefales. Beslutning den 21-06-2010: Indstilling tiltrådt. Connie B. Jensen Jens K. Jensen
21-06-2010 Side 15 7. ØU - Forventet Regnskab 2010-1 - Sammenfatning Sagsnr.: 10/11522 Resumé: Økonomiudvalget behandlede Forventet Regnskab 2010-1 den 31. maj 2010. Det blev besluttet, at administrationen skulle udarbejde et spareforslag på den forventet overskridelse af budgettet, at der skulle fremlægges en status for handleplaner samt analyse af anlægsområdet. Sagsfremstilling: Drift Administrationen har udarbejdet et spareforslag, hvor det er vurderet realistisk og praktisk muligt at gennemfører besparelser i år, med henblik på at dække overskridelsen indenfor det udmeldte budget. I forbindelse med Forventet Regnskab 2010-1 er der foretaget en risikovurdering der indikerer en overskridelse af budget 2010 med 7,3 mio. kr. på de sociale områder. Derudover behandler Økonomiudvalget to sager med økonomiske konsekvenser. En sag om bortfald af administrationsbidrag fra forsyningsvirksomheden med sagsnr. 10/10317 på 569.000 kr. Den anden sag vedrører budgettering, økonomistyring og overførselsadgang på Solvang og Bramsnæsvig på i alt 321.000 kr. Administrationen har foretaget yderligere gennemgang af budgetterne og fundet tekniske korrektioner for -2,5 mio. kr. Herefter er der samlet set behov for besparelser for 5,6 mio. kr. Spareforslag for 2010: Udvalg Besparelser (1.000 kr.) Økonomiudvalget -2.328 Børn & Ungdom -1.235 Teknik & Miljø -800 Job & Arbejdsmarked 0 Social, Sundhed & Ældre -1.050 Kultur & Fritid -201 I alt -5.614 Opfølgning handleplaner Administrationen har foretaget opfølgning på handleplaner, beskrevet nærmere i bilag 2. Anlæg Administrationen har foretaget en analyse af anlægsområdet med henblik på at vurdere om kommunens likviditet vil blive påvirket af manglende salgsindtægter i 2010. Administrationens analyse viser, at kassevirkningen overordnet set stemmer overens med det korrigerede budget. jf. bilag 3. Forudsætningen for dette er at fastfrysningerne af anlægsprojekterne for 5,6 mio. kr. fastholdes, udgifter for yderligere 11,4 mio. kr. når ikke at blive anvendt i 2010, indtægter for -39,4 mio. kr. realiseres ikke i 2010 og der optages lån for -22,7 mio. kr. vedrørende ældreboligerne i Osted i 2010, som ikke indgår i det korrigerede budget 2010.
21-06-2010 Side 16 Opr. Budget 2010 Overførsler fra 2009 til 2010 Øvrige tillægsbevillinger Korr. Budget 2010 Forventet resultat Forskel Anlægsudgifter 37,0 50,8 5,3 93,1 81,6-11,5 Indefrosne anlæg -6,9-6,9 Salgsindtægter -5,2-41,3 0,0-46,4-7,0 39,4 Låneoptag 2010-10,3-6,7-1,8-18,8-18,8 0,0 Låneoptag ældreboliger 2008, 2009 og 2010 0,0 0,0 0,0 0,0-22,7-22,7 Kvalitetsfondsmidler -9,9 0,0-6,0-15,8-15,3 0,5 Kvalitetsfondsmidler vedr. Indefrosne anlæg 1,2 1,2 I alt 11,7 2,9-2,5 12,1 12,1 0,0 Bevillingsmæssige omflytninger og konsekvenser på anlægsområdet medtages i Forventet Regnskab 2010-2. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer tre forskellige løsninger til håndtering af risikoområder fra Forventet Regnskab 2010-1: Gennemførelse af administrationens spareforslag Anmode alle bevillingshavere om maksimal tilbageholdenhed i 2010 Kombination af de to løsninger, hvor der dels gennemføres spareforslag og dels udmeldes tilbageholdenhed til bevillingshavere Direktionen anbefaler den første løsning. Administrationen vurderer at der vil kunne skabes balance på anlæg inkl. salgsindtægter, låneoptagelse og kvalitetsfondsmidler gennem: Det skønnes at det ikke vil være muligt at afholde anlægsudgifter på 11,5 mio. kr. i indeværende år Det skønnes at salgsindtægter af kommunale grunde og ejendomme ikke vil kunne opnås i indeværende år med det nuværende efterspørgselsniveau Der vil kunne låneoptages 22,7 mio. kr. vedr. ældreboligerne i Osted De hidtidige indefrosne anlægsprojekter fastholdes indtil videre På anlægsområdet vurderes det nødvendigt at holde udgifterne nede ved at fastholde indefrysningerne af anlægsprojekter eller at tage initiativer, der gør det muligt at realisere en større del af de budgetterede salgsindtægter. I modsat fald vil der ske et kassetræk ud over det, der blev vedtaget ved budgetlægningen for 2010. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
21-06-2010 Side 17 Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at der gives tillægsbevilling på 6,9 mio. kr. til området for sårbare børn og unge jf. risikoanalysen i Forventet Regnskab 2010-1 og tillægsbevilling på 0,4 til sociale ydelser, 2. at der gives tillægsbevilling på -2,5 mio. kr. som en teknisk korrektion af budget 2010 jf. bilag 1, 3. at der gives tillægsbevilling på -5,6 mio. kr. specificeret i spareforslaget til budget 2010 jf. bilag 1, 4. at orienteringen om status på handleplaner tages til efterretning, 5. at orienteringen om status for anlægsområdet tages til efterretning, 6. at Direktionen anmodes om oplæg til salg af kommunale grunde med udgangspunkt i en prisnedsættelse og vurdering af fordele og ulemper ved et sådant initiativ, 7. at indefrysningerne af anlægsprojekter på netto 5,6 mio. kr. fastholdes, 8. at Direktionen anmodes om status for alle anlægsprojekter samt en vurdering af alternative muligheder for at udskyde anlægsprojekter, som vil kunne finansiere frigivelse af indefrosne anlægsprojekter. Bilag: 1. Bilag 1 Tekniske korrektioner og spareforslag FR 2010-1.xls 2. Bilag 2 Handleplaner.doc 3. Bilag 3 Anlægsanalyse 2010 4. Bilag 4 Anlægsudgifter Budget 2010 5. Bilag 5 Lånoptagelse 2010 6. Bilag 6 Salgsindtægter budget 2010 Beslutning Økonomiudvalget den 15-06-2010: Indstillingen anbefales, idet 3. at erstattes af en forholdsmæssig nedskrivning af udvalgenes serviceudgifter på i alt 5,6 mio. kr. til udmøntning i respektive fagudvalg. Beslutning den 21-06-2010: Indstilling tiltrådt, dog således at pkt. 3 erstattes af en bemyndigelse til direktionen om at udmønte besparelserne således at det bevillingsmæssigt forelægges for i forbindelse med Forventet Regnskab 2010-2. Connie B. Jensen Jens K. Jensen
21-06-2010 Side 18 8. ØU - Ændring af overførselsregler Sagsnr.: 10/12540 Resumé: Administrationen har udarbejdet et forslag til ændring af overførselsreglerne for kommunens institutioner og øvrige bevillingsansvarlige. Sagsfremstilling: Ændringerne skal ses i sammenhæng med de stadigt større krav til økonomistyringen, dels for den enkelte bevillingsansvarlige, dels for hele Lejre Kommune. Ændringerne er beskrevet nærmere i bilag 1. "Principper for overførsel af uforbrugte midler mellem regnskabsårene". De største ændringer er, at retten til at overføre mindreforbrug på op til 10 % af det korrigerede budget ændres til 5 %. Årsagen til dette er, at de 10 %, var et meget højt niveau, der blev fastsat på grund af den ekstra usikkerhed der var omkring bevillingernes afgrænsning i forbindelse med kommunesammenlægningen. Som en overgangsordning til de nye mere snævre grænser foreslås det endvidere at bevillingerne får ret til at overføre samme beløb fra budget 2010 til budget 2011, som de fik overført til budget 2010. Derudover foreslås det, at bevillinger, der skal udarbejde en handlingsplan, på grund af et merforbrug der overstiger 5 % af budgettet, fremover udarbejder handlingsplanen til Økonomiudvalget i modsætning til tidligere, hvor handlingsplanen har været udarbejdet til fagudvalget. Yderligere foreslås det, at der følges op på handlingsplanerne, ved Forventet Regnskab og i regnskabet. Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at principper for overførsel mellem regnskabsårene godkendes, Bilag: 1. Bilag 1 Beslutning Økonomiudvalget den 15-06-2010: Indstillingen anbefales, idet der kan overføres mindreforbrug op til 10 %. Grethe N. Saabye (C) anbefaler direktionens indstilling. Beslutning den 21-06-2010: