UDBUDSBETINGELSER Juni 2013 Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af flydende Helium i tanke til inano Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 2.1. Kontaktperson... 3 3. Det udbudte indkøb... 3 3.1. Baggrund for og formål med udbuddet... 3 4. Generelle form- og procedurekrav... 4 4.1. Tilbudsgivers kontaktperson... 4 4.2. Tilbudsfrist... 4 4.3. Indleveringsadresse... 4 4.4. Sprog... 4 4.5. Honorar og omkostninger... 4 4.6. Ejendomsret til modtagne tilbud... 4 4.7. Vedståelsesfrist... 5 4.8. Ét tilbud... 5 4.9. Alternative tilbud... 5 4.10. Forbehold... 5 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed... 5 5.1. Tilbudsgivers personlige forhold... 5 5.1.1. Dokumentation... 5 5.2. Finansiel og økonomisk formåen... 5 5.2.1. Dokumentation... 6 5.3. Teknisk og faglig formåen... 6 5.3.1. Dokumentation... 6 5.4. Henvisning til andre virksomheders formåen... 6 5.5. Konsortium... 6 6. Vurdering af konditionsmæssighed... 7 7. Tildeling... 7 7.1.1. Pris... 7 8. Levering... 7 9. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 9.1. Spørgsmål og svar... 8 9.2. Yderligere oplysninger... 8 9.3. Rettelser... 8 1
10. Praktiske forhold... 8 10.1. Åbning af tilbud... 8 10.2. Supplerende oplysninger m.v.... 8 10.3. Meddelelse af resultatet... 9 10.4. Aktindsigt... 9 10.5. Tavshedspligt... 9 11. Tidsplan for udbudsforretningen... 9 12. Oversigt over tilbudsdokumenter... 10 Bilag til udbudsmaterialet: Bilag 1 - Tilbudsblanketten Bilag 2 - Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse Bilag 3 - Kontrakten Formular A - Tro- og loveerklæring Formular B Henvisning til andres virksomheders formåen Formular C - Konsortieerklæring 2
1. Indledning Tilbudsindhentningsbetingelserne gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af flydende Helium i tanke offentliggjort på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud den 13. juni 2013. Udbuddet er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), afsnit II. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) finder ikke anvendelse i forbindelse med tilbudsindhentningen. 2. Ordregiver Ordregiver under udbudsforretningen er: Aarhus Universitet inano Gustav Wiedsvej 14 8000 Aarhus C Information om Ordregiver kan fås på www.au.dk. 2.1. Kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal være affattet på dansk og skal rettes pr. e-mail til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Att.: Camilla Ladekarl Sørensen E-mail: udbud@au.dk Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal, udbud af indkøb af flydende Helium i tanke anføres i emnefeltet. 3. Det udbudte indkøb 3.1. Baggrund for og formål med udbuddet Ordregiver skal til opstart af en ny superledende NMR magnet bruge flydende Helium. Ordregiver ønsker at konkurrenceudsætte indkøbet af flydende Helium i tanke, da ordregiver er af den overbevisning at volumen af det forventede indkøb resultere i fordelagtige vilkår og priser. 3
4. Generelle form- og procedurekrav 4.1. Tilbudsgivers kontaktperson Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i Bilag 1 - Tilbudsblanket. 4.2. Tilbudsfrist Tilbudsfristen er torsdag den 27. juni 2013, klokken 12.00. 4.3. Indleveringsadresse Tilbud skal indleveres til følgende e-mailadresse: E-mail: udbud@au.dk Tilbudsgiver bedes anføre, udbud af indkøb af flydende Helium i tanke i emnefeltet. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud skal afleveres i: Én (1) underskrevet og indscannet elektronisk original. Det elektroniske tilbud skal afleveres i MS-Office og/eller PDF format. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende princippet i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen). 4.4. Sprog Tilbuddet skal afleveres på dansk. Evt. teknisk dokumentation på engelsk accepteres. Spørgsmål skal stilles på dansk, og svar vil blive givet på dansk. 4.5. Honorar og omkostninger Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud. Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelse af tilbud eller andre aktiviteter i den forbindelse, afholdes af tilbudsgiver. 4.6. Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som Tilbudsgiver indleverer til Ordregiver, vil blive betragtet som Ordregivers ejendom. 4
4.7. Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i tre (3) måneder regnet fra tilbudsfristen. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det tilbud med den laveste pris, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere tre (3) måneder. 4.8. Ét tilbud Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Eventuelt koncernforbundne tilbudsgivere bør i deres tilbud beskrive, hvordan uafhængigheden mellem dem er sikret. 4.9. Alternative tilbud Der kan ikke indleveres alternative tilbud. 4.10. Forbehold Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav opstillet i Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til ikke at tage forbehold ved tilbudsafgivelse, men i stedet at stille spørgsmål som beskrevet i afsnit 9 nedenfor. 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1. Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 5.1.1. Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. 5.2. Finansiel og økonomisk formåen Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes finansielle og økonomiske formåen: 1. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. 5
2. Tilbudsgiver skal have en nettoomsætning på mindst 1.000.000 DKK i det senest afsluttede regnskabsår. 5.2.1. Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen skal Tilbudsgiver udfylde afsnit 7 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Årsrapport(underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: i) Nettoomsætning og ii) Egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår. 5.3. Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at tilbudsgiveren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen: - Tilbudsgiver skal minimum have 1 tilsvarende reference, som det udbudte, udført i 2011 eller senere. Ved tilsvarende referencer forstås referencer på levering af flydende Helium i tanke som efterspurgt i Bilag 2. 5.3.1. Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen skal Tilbudsgiver udfylde pkt. 8 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Referenceliste med de betydeligste referencer af tilsvarende leverancer, som det udbudte, udført i 2011 eller senere. Tilbudsgiver skal oplyse minimum 1 reference. 5.4. Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis Tilbudsgiver til brug for ordregivers egnethedsvurdering vil basere sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.2 og 5.3 ved at støtte ret på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne frit kan disponere herover. Som dokumentation vedlægges udfyldt og underskreven Formular B - Støtteerklæring som dokumenterer hvorledes Tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen på en underleverandør eller anden virksomhed. 5.5. Konsortium Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular C Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtigede, der er bemyndiget til at tegne konsortiet. Oplysningerne under punkt 5.1, 5.2 og 5.3 skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 6
6. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder efter omstændighederne efter anvendelse af princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) 12, hvilket vil sige at tilbuddet opfylder følgende punkter: At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4. At tilbuddet ikke indeholder forbehold, jf. punkt 5. At Bilag 1 - Tilbudsblanket, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Formular A - Tro- og loveerklæring, er korrekt udfyldt og vedlagt. At formular B og C er vedlagt hvis relevant, og er korrekt udfyldt. 7. Tildeling Ordregiver vil ved tildeling af opgaven vælge det tilbud med den laveste pris. 7.1.1. Pris Tilbudsgiver skal i Bilag 1 - Tilbudsblanket angive pris for den tilbudte mængde flydende Helium i tanke inklusiv alle øvrige omkostninger, herunder også levering og afhentning af henholdsvis tomme tanke og evt. tanke til tilbagelevering. Prisen skal angives i danske kroner, ekskl. moms. 8. Levering Leveringsadressen er: Aarhus Universitet inano Gustav Wiedsvej 14 Bygning 1593, kld. 8000 Aarhus C Leveringstiden for den tilbudte mængde flydende Helium i tanke er torsdag den 1. august 2013, med forbehold for at maskinen bliver forsinket, hvilket vil udsætte leveringstiden. Leveringstiden afklares ved endelig ordreafgivelse. 7
9. Spørgsmål til udbudsmaterialet 9.1. Spørgsmål og svar Fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet er torsdag den 20. juni 2013, klokken 12.00. Spørgsmål skal sendes pr. e-mail til: E-mail: udbud@au.dk Att.: Camilla Ladekarl Sørensen Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil senest fredag den 21. juni 2013 blive offentliggjort i anonymiseret form på www.udbud.dk og på www.au.dk/udbud. Spørgsmål, der fremsendes efter fristens udløb, vil kun blive besvaret, i det omfang det er muligt. Alle spørgsmål bør henvise til sags-nr. 65473 og starte med entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. 9.2. Yderligere oplysninger Såfremt Ordregiver finder det relevant, vil Ordregiver frem til seks dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud. 9.3. Rettelser Såfremt Ordregiver har rettelser til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud. 10. Praktiske forhold 10.1. Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene. 10.2. Supplerende oplysninger m.v. Hvis Ordregiver finder behov for præcisering af det afgivne tilbud eller ønsker supplerende oplysninger i relation hertil, vil den enkelte tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at oplyse de supplerende informationer. Ordregiver sørger i den forbindelse for, at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling bliver overholdt. Derudover vil Ordregiver have mulighed for at anvende princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige 8
tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) 12. 10.3. Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt via mail til den i Bilag 1 - Tilbudsblanket, angivne kontaktperson, blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå en aftale med tilbudsgiveren. Der er ingen aftale eller løfte herom, før Bilag 3 - Kontrakten, er underskrevet af begge parter. Meddelelse om, at et tilbud ikke er identificeret som det tilbud med laveste pris, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende, indtil endelig aftale er indgået og underskrevet. 10.4. Aktindsigt Ordregiver er underlagt regler om aktindsigt, blandt andet i henhold til offentlighedsloven. I den udstrækning, tilbudsgiver anser oplysninger i dennes tilbud for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. 10.5. Tavshedspligt Tilbudsgivere, deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til kendskab ved tilbudsafgivelsen. 11. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæl. DATO Torsdag den 13. juni 2013 T0rsdag den 20. juni 2013, klokken 12.00 Fredag den 21. juni 2013 Torsdag den 27. juni 2013 kl. 12.00 Uge 26-27 MILEPÆL Annoncering offentliggjort på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Svar på skriftlige spørgsmål Frist for modtagelse af tilbud Forventet offentliggørelse af udbuddets vinder og underskrift af kontrakt. 9
12. Oversigt over tilbudsdokumenter Nedenstående oversigt viser de dokumenter, der bør vedlægges tilbuddet: Bilag 1 - Tilbudsblanket, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende materiale Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, skal vedlægges i udfyldt stand Bilag 3 Kontrakt, skal vedlægges i udfyldt stand Formular A Tro- og loveerklæring, skal vedlægges i udfyldt stand Hvis relevant Formular B og C, skal vedlægges i udfyldt stand. 10