Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland Dato 12. juni 2012 Jnr.: 2011-0017073 Beskrivelse af Jobcenter Holbæks gennemførelse af pilotfase i det kontrollerede forsøg: Mentor til indsatsklare unge uden kompetencegivende uddannelse Jobcenter Holbæk gennemfører i perioden 15. maj - 15. juni 2012 pilotfase for det kontrollerede forsøg om mentor til match 2 unge. Holbæk tester i pilotfasen it-værktøjet og progressionsspørgsmål for 30 unge i forsøgets målgruppe, ligesom motivation af deltagergruppen til at tage imod mentorstøtte testes. I det følgende beskrives Jobcenter Holbæks organisering af forsøgsindsatsen i pilotfasen, hvori også jobcentrets overvejelser om fordele og opmærksomhedspunkter ved den valgte metode beskrives. Det skal bemærkes, at den valgte organisering er én af flere mulige måder at organisere indsatsen på. 1. Indtastning af borgere i it-værktøjet 1 I Jobcenter Holbæk har vi valgt en model, hvor indtastningen i værktøjet foretages af 2 projektmedarbejdere på følgende 2 måder: 1. Den ene projektmedarbejder vil i optagsperioden have et skrivebord på samme kontor som ungesagsbehandlerne med match 2-sagsstammer, og vil screene og indtaste de borgere, som kommer til samtale. Dernæst vil projektmedarbejderen efter borgerens samtale med sagsbehandler præsentere projektet, udlevere brev, udfylde progressionsskema samt tilbyde mentor til deltagergruppen 2. Den anden projektmedarbejder screener alle de unge, der aktuelt er tilmeldte på jobcentret, og som er i aktiveringstilbud, og taster dem direkte ind i værktøjet. Projektmedarbejderen informerer de berørte sagsbehandlere med det samme. De unge udtrukket i kontrolgruppe vil få tilsendt brev og sagsbehandlerne vil informere dem til førstkommende jobsamtale. For de unge i deltagergruppen vil projektmedarbejderen aftale med aktiveringstilbuddet, at de finder en dag, hvor projektmedarbejderen med en med- 1 Den tekniske beskrivelse af indtastning i forsøgets it-værktøj er beskrevet i en brugervejledning, der kan hentes via selve it-værktøjet
arbejder fra aktiveringstilbuddet og borgeren kan mødes, med henblik på at præsentere projektet, udlevere brev, udfylde progressionsskema samt tilbyde mentor. Dernæst vil den unge få en betænkningstid, som vi i pilotfasen har erfaret kan være nødvendig, hvorunder projektmedarbejder matcher de unge med en mentor. For de unge, som ikke siger ja til mentor efter en kort betænkningstid, vil sagsbehandler indkalde den unge til 3partssamtale med mentor, hvor den unge skal tage stilling til deltagelse i projektet, og der vil i fællesskab aftales indsatspunkter, forventninger og krav til gensidig kontakt. Det vil sige, at selvom den unge til at begynde med afslår en mentor, har vi internt (men endnu ikke i værktøjet) tilknyttet en mentor til vedkommende, som kan stå klar, såfremt den unge skifter mening, og som i mindre grad også følger den unge på sidelinjen. Fordele: Man sikrer en større ensartethed i indtastningen, når den centreres på kun få personer, og mindsker dermed risikoen for fejlindtastninger og misforståelser Man får mulighed for at indarbejde en rutine i forhold til hvilke oplysninger, der skal tjekkes i det kommunale system (her; workbase) omkring den unge, inden personen oprettes i it-værktøjet Ligeledes indarbejdes rutine i forhold til at få knyttet markeringskode for hhv. kontrolgruppe og deltagergruppe på den enkelte unge i eget kommunale system. Markeringskoden er vigtig, dels så sagsbehandler ved alle jobsamtaler er klar og over, at den pågældende borger skal besvare progressionsspørgsmål i forbindelse med jobsamtalen, dels så jobcentret kan se ved eventuel gentilmelding, at personen skal genindtræde i forsøget Der opnås fortrolighed med it-værktøjet Sagsbehandlerne kan fokusere på deres opgaver med borgerne, og skal ikke tænke på at have en computer ved hånden, tjekke om deres borgere er i projektet, logge ind i værktøjet mm. Projektmedarbejderne udarbejder en hard-copy projektmappe til hver ungesagsbehandler med match 2-sagsstammer, og kontrollerer løbende, at den er up-to-date med oplysninger om sagsbehandlerens borgere i projektet, mentorer tilknyttet samt progressionsspørgsmål. Således har projektmedarbejderne overblikket over projektets progression Når det er sagsbehandler, som præsenterer tilbuddet om en mentor, vil mange unge ikke turde sige nej. Ved at lade projektmedarbejderne præsentere tilbuddet, bliver det mere frivilligt. I pilotfasen har vi i Holbæk Kommune haft 14 unge udtrukket til deltagergruppe. 8 sagde ja med det samme, 5 skulle tænke over det og har efterfølgende sagt ja (2 af dem lagde ud med et blankt nej) og 1 har fået stoppet sin ydelse efter indtastning i værktøjet, og det har endnu ikke været muligt at opnå kontakt til vedkommende i forhold til at skulle præsentere projektet Opmærksomhedspunkter: I pilotfasen har vi erfaret, at mange unge ikke dukker op til samtaler og flere af vores sagsbehandlere har indarbejdet rutiner, hvor de for de mest udsatte unge møder op i deres aktiveringstilbud, og afholder samtalerne. Dén del af projektets målgruppe vil vi gerne have med, da de repræsenterer nogle af de mest udsatte, hvorfor vi har indarbejdet arbejdsmetoden med at indtaste borgere i aktiveringstilbud direkte 2/6
Selvom sagsbehandlerne med denne arbejdsmetode fritages for en del ekstraopgaver, er det en ekstra opgave for projektmedarbejderne at sørge for, at sagsbehandlerne er holdt up-to-date med deres borgere Når den unge indtastes i værktøjet direkte, er der risiko for, at man først ved samtalen opdager omstændigheder, der reelt fritager den unge fra forsøget. Problemet mindskes ved, at der i it-værktøjet til hovedforsøget gives mulighed for at rette i undtagelsesmuligheder op til 14 dage efter indtastning Det er meget vigtigt, at jobcentret har sikret sig, at den unge aktuelt modtager kontanthjælp inden den unge tastes ind i systemet, da det ikke er muligt at slette en indtastning, når først de er tastet ind med mindre den unge opfylder et af undtagelseskriterierne for forsøget (se forrige dot) NOTE: Det kan være muligt, at nøjes med 1 projektmedarbejder til at screene og indtaste borgerne i værktøjet på de 2 måder, men på grund af blandede arbejdsopgaver, har vi valgt at have 2. 2. Motivation af deltagergruppen til at tage imod mentorstøtte Når en gruppe unge er indtastet i værktøjet, der har fordelt dem i henholdsvis kontrol- og deltagergruppe, vil den ene projektmedarbejder snakke med de unge i direkte forlængelse af deres jobsamtale hos sagsbehandler. Den anden projektmedarbejder vil for deltagergruppens vedkommende besøge hver enkelt borger på det aktiveringssted, hvor den unge aktuelt befinder sig, og sammen med en medarbejder fra aktiveringsstedet. Den unge i deltagergruppen orienteres om forsøget (mundtligt såvel som skriftligt), får forklaret hvad det vil sige at have en mentor, hvilke fordele det giver, og den unge får stillet progressionsspørgsmålene (såfremt denne indvilger heri). På forhånd har projektmedarbejderne sikret sig, at både sagsbehandlere og aktiveringssteder er godt informeret om projektet, såfremt borgeren skulle have spørgsmål til dem. Gode råd og erfaringer fra pilotfasen: På både borgere og i aktiveringsstederne (som oftest er dem, med den tætteste kontakt/relation til de unge), er det vores erfaring fra pilotfasen, at de unge har syntes rigtig godt om, at præsentationen af projektet og tilbuddet om mentor skete i trygge rammer. Medarbejderne på aktiveringsstederne har også efterfølgende udgjort en stor motivationsfaktor for de unge til at tage imod tilbuddet, da de unge har tillid til dem og føler sig trygge også ved deres opbakning til en mentortilknytning. Tidsmæssigt har det været et for stort arbejde for os, til at vi i hovedforsøget kan anvende udelukkende denne metode, og derudover er det i det samlede forsøgsprojekts formål, at målgruppen også er bredere og ikke kun selektivt udvalgt pga. deltagere i aktive tilbud. Men eftersom deltagerne i netop disse tilbud oftest er de mest sårbare og udsatte, er det en sandsynligvis afgørende faktor, at tilbuddet om en mentor sker i for dem helt trygge og kendte omgivelser Det er nødvendigt for mange unge, at skulle tænke over tilbuddet og også at kunne vende det med en signifikant voksen/kontakt, for at få deres støtte eller opbakning til det. Betænkningstiden bør indregnes i tidsplanen i forhold til at mentor skal tilbydes indenfor 4 uger 3/6
Vi har desuden gjort os den erfaring, at drøftelse af forventninger, krav til kontakt mm. dvs formalia i projektet, oftest har været for overvældende for de unge at lægge ud med, og flere har reageret med modstand, fordi de ikke har kunnet overskue konsekvenserne. Vores løsning på det er, at præsentationen af projektet af projektmedarbejder udelukkende handler om, at de er blevet tilfældigt udtrukket til et forsøg, hvor vi skal dokumentere effekten af mentorer for unge, og at vi gerne vil tilbyde dem en mentor, hvorefter de får udleveret brevet (indeholdende kontaktoplysninger til projektmedarbejder også) og udfylder progressionsspørgsmål o For de unge, som siger ja til en mentor med det samme, vil mentor på første møde præsentere projektkrav, og mentor vil have kontaktet sagsbehandler for at aftale eventuelle indsatspunkter i arbejdet med den unge o For de unge, som ikke siger ja til mentor indenfor et kort tidsrum, vil projektmedarbejder bede sagsbehandler indkalde til 3partssamtale med ny-matchet mentor, i hvilket tidsrum den unge får mulighed for at tænke over tilbuddet, og først til 3partssamtalen fremlægges forventninger, krav mm. Efter at have ændret i vores præsentation af projektet og gjort det mindre formelt og krævende for den unge, har de reageret langt mere positivt og flere har med det samme sagt, at de gerne vil deltage Enkelte af de unge har haft modstand mod projektet, fordi de ikke mener, at de har behov for mentor der er intet galt med dem, de har det fint og kan selv. Det er i disse tilfælde ikke en vurdering, sagsbehandler og andre kontaktpersoner omkring dem deler. Den afgørende motivation til at sige ja til mentor alligevel, har for dem været, oftest efter en betænkningstid og efter projektmedarbejder først har været i kontakt med andre nære relationer omkring dem, for at få deres opbakning, at de selv bestemmer, hvornår mentorrelationen skal ophøre, at det er frivilligt, og at, hvis de kommer i arbejde/uddannelse så hurtigt, som de selv mener, at det vil være et rigtig godt resultat for projektet (dvs vi taler os ind på, at det er os, som behøver deres hjælp) Andre af de unge siger ja uden at blinke med øjet, og har allerede en række opgaver, mentor gerne må hjælpe med Fordele: Metoden sikrer at alle unge, der udtrækkes til deltagergruppen, bliver orienteret om forsøget og får mulighed for at forholde sig til tilbuddet om mentor, uafhængigt af eventuelle udeblivelser fra jobsamtalen i jobcentret, og uafhængigt af sagsbehandlers holdning Det sikrer deslige, at jobcentret er opmærksomme på at få stillet progressionsspørgsmålene ved starten af forsøget (såfremt den unge indvilger heri) Nogle af de unge mødes i velkendte omgivelser, og for alle gives der tid til forklaringer og besvarelse af spørgsmål omkring forsøget og tilbuddet om mentor 3. Jobsamtalen/3partssamtalen Sagsbehandleren har til en 3partssamtale mulighed for sammen med mentor følge op på, hvilke overvejelser den unge (som endnu ikke har sagt ja til mentor) har gjort sig om jobcentrets tilbud om mentorstøtte. Den unge har nu haft et par dage til at overveje tilbuddet, og sagsbehandler og mentor kan være til rådighed for spørgsmål, som måske er dukket op hos den unge. 4/6
Ved mødet forventningsafstemmes, og projektets krav præsenteres for den unge. Samtalen giver ligeledes sagsbehandler og mentor mulighed for at være sammen om at bestemme, hvilke indsatspunkter, mentor skal hjælpe med, og den unge kan få medindflydelse herpå. For de unge, som med det samme har sagt ja til en mentor, vil sagsbehandler ved førstkommende jobsamtale, være forberedt på, at den unge har fået en mentor, og mentor vil have drøftet indsatspunkter med sagsbehandler og opdateret vedkommende om den unges progression. For de unge i kontrolgruppen, som projektmedarbejder ikke har snakket med, vil sagsbehandler til de ordinære jobsamtaler være forberedt på, at der skal stilles progressionsspørgsmål til den unge i forbindelse med samtalen. Projektmedarbejder har på forhånd sørget for, at sagsbehandler har progressionsspørgsmål ved hånden. Fordele: Unge, udtrukket til deltagergruppen, og som tvivler, kan motiveres af to omgange til at tage imod tilbuddet om mentorstøtte, hvilket kan bidrage til at flere tager imod tilbuddet Den unge i deltagergruppen har haft mulighed for at tænke over tilbuddet og kan herefter - efter få dage - få klarhed over eventuelle spørgsmål, der er dukket op i forbindelse med tilbuddet om mentor 4. Progressionsspørgsmål Første gang progressionsspørgsmålene stilles til deltagergruppen, sker det enten i forlængelse af jobsamtale med sagsbehandler eller ved projektmedarbejders besøg på aktiveringsstedet. For kontrolgruppen stilles progressionsspørgsmålene ved jobsamtalen i jobcentret. I pilotfasen stilles progressionsspørgsmålene til alle forsøgsdeltagere (30 personer) kort efter, at de er blevet omfattet af forsøget. Da pilotfasen kun varer en måned, har det ikke givet mening, at få stillet spørgsmålene mere end én gang i pilotfasen. Når pilotfasen er afsluttet den 15. juni 2012 vil Rambøll evaluere på spørgsmålene via interview af udvalgte jobcentermedarbejdere og unge. Spørgsmålene tilrettes i overensstemmelse med udfaldet af evalueringen og vil, når hovedforsøget starter medio august 2012, blive stillet til de unge hver 3. måned i forbindelse med jobsamtaler i jobcentret. I Jobcenter Holbæk vil sagsbehandlerne i hovedforsøget få mulighed for både at udfylde progressionsspørgsmålene direkte i it-værktøjet eller i hånden på udprint, som projektmedarbejder har udleveret. I sidstnævnte tilfælde vil projektmedarbejder efterfølgende indsamle og indtaste spørgsmålene i it-værktøjet. Vi har i pilotfasen måtte indføre denne procedure, fordi sagsbehandlere dels ikke altid har adgang til computer under jobsamtalen, dels fordi det glemmes. For deltagergruppens vedkommende vil projektmedarbejderne også kunne udfylde progressionsspørgsmålene i hovedforsøget. 5. Tilknytning af mentor til unge i deltagergruppen Holbæk har i pilotfasen 3 erfarne mentorer til rådighed for deltagergruppen på 14 personer. Den ene er delvist mentor og delvist projektleder/projektmedarbejder, og er mentor for de fle- 5/6
ste unge udtrukket i pilotforsøget. De resterende 2 mentorer har kun et par unge hver, men vil starte på fuld tid til hovedforsøget med flere unge. Jobcentret har således også i pilotfasen sikret sig mulighed for at kunne foretage en vurdering af hvilken type mentorkvalifikationer, der forventes at være det bedste match med den enkelte borger i deltagergruppen. 6. Sikring af, at der ikke i stigende grad bruges mentor til kontrolgruppen Et vigtigt element i det kontrollerede forsøg er at sikre, at der er klar forskel på andelen i kontrolgruppen og deltagergruppen, der har en social mentor. Dette kræver meget stærk fokus og styring fra jobcentrets side på, at andelen af unge i kontrolgruppen, der får tilknyttet en mentor, ikke stiger i forhold til jobcentrets andel af unge i matchgruppe 2, der forud for forsøgets start fik tilknyttet mentor (maksimalt 15 %). Jobcenter Holbæk styrer andelen af unge i kontrolgruppen, der har social mentor, ved at screene de unge, før de tastes ind i it-værktøjet. I Jobcenter Holbæk har vi størstedelen af de sociale mentorer internt forankret, hvorfor vi lettere kan screene dem i vores kommunale system. Derudover vil vi være opmærksomme på, at de unge især i kontrolgruppen kun tilbydes den indsats, vi normalt ville have givet, hvorfor vi ikke vil nå over 15 %, som er tilknyttet mentor. Denne statistik kan vi følge i mentorkorpsets screeningsudvalg, som også er forankret i jobcentret. 7. Kontaktpersoner i Jobcenter Holbæk Hvis du vil vide mere om Jobcenter Holbæks tilrettelæggelse af mentor-forsøget, er du velkommen til at kontakte: Amalie Sommer (projektledelse) på: amams@holb.dk Unni Mathiasson (afdelingsleder) på: um@holb.dk 6/6