Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 26. januar 2016. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Mødepunkt Beslutning 1 Budget 2016 - Annisse kirkekasses endelige budget 2016 Sag: Budget 2016 (1004) Ifm. PUs behandling af menighedsrådenes budgetter blev Annisse kirkekasse bedt om rettelse på bilag 3 vedr. stiftsmiddellån. Rettelsen har ikke betydning for ligningsbeløbet! Godkendt efter omstændighederne. Rettelsen er endnu ej foretaget, og provstikontoret har erfaret at Annisses regnskabsfører er sygemeldt. Kan Annisse kirkekasses endelige budget 2016 accepteres uden rettelsen? Erindring om rettelse af Annisses Endelige budget 2016 2 PUs Økonomiske strategi Sag: PUs økonomiske strategi (1074) Fra PU mødet 24-11-2015: Der udarbejdes oplæg til økonomisk strategi for provstiudvalget, til behandling på PU mødet i januar. Medlemmer af provstiudvalget; Birgit Sommer, Peter Søndergaard og Ejvind Hartmund vil holde møde med de enkelte menighedsråd med henblik på en afklaring af forbruget af opsparede midler, og vejledning i økonomisk styring af anlægsaktiviteter. PU møde 2015-11-24(24-11-2015) Notat vedr. økonomisk strategi af 22-10-2015 Notat fra Ejvind Hartmund af 22-10-2015 vedr. økonomisk strategi. 3 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd (Sag:931) Dagsordenpunkt til formandsmødet d. 09-02-2016: Nedsættelse af yderligere samarbejdsgrupper. Fælles samarbejde tages op på det kommende formandsmøde d. 09-02-2016 i Helsinge Sognegård, hvor der skal tages beslutning om, hvorvidt Udvalget om samarbejde skal fortsætte eller nedlægges eller f.eks. fortsætte med nye medlemmer. På budgetsamrådet d. 12-01-2016 blev menighedsrådene bedt om inden da at behandle emnet på et menighedsrådsmøde. Referat,26-01-2016 Side: 1
Mødepunkt Beslutning 4 Fælles personalekonsulent Sag: Fælles Personalekonsulent Frederiksværk Provsti (1054) På budgetsamrådet d. 12-01-2016 blev besluttet samarbejdsaftale om Fælles personaleonsulent med provstiet som ramme. Referat med stemmeresultat fra Budgetsamråd 12.01.2016 - vedr. Personalekonsulent Referat med stemmeresultat fra Budgetsamråd 12.01.2016 - vedr. Personalekonsulent og Plejehjemspræst. På budgetsamrådet d. 12-01-2016 blev indgået samarbejdsaftale om fælles personalekonsulent med provstiet som ramme. Derudover blev der vedtaget en vedtægt for samarbejdet. Til bestyrelse blev valgt; Provsten (født medlem): Birgit Jakobsen Hasselager Menighedsrådenes opstillede kandidater som blev valgt: Niels Worm/Tibirke Jens-Erik Engelbrecht/Helsinge Mads Bennedsen/Mårum Ebbe Torpegård/Annisse Det bemærkes at der er en mangel i referatet fra budgetsamrådet, idet vedtagelse af vedtægten ikke er nævnt. 5 Fælles koordinerende plejehjemspræst Sag: Fælles Koordinerende Plejehjemspræst - Pilotprojekt (952) På budgetsamrådet d. 12-01-2016 blev besluttet samarbejdsaftale om Fælles koordinerende plejehjemspræst med provstiet som ramme. Referat med stemmeresultat fra Budgetsamråd 12.01.2016 - vedr. Plejehjemspræst. Referat med stemmeresultat fra Budgetsamråd 12.01.2016 - vedr. Personalekonsulent og Plejehjemspræst. På budgetsamrådet d. 12-01-2016 blev vedtaget en vedtægt for fælles plejehjemspræst.til bestyrelse blev valgt; PUs medlem: Else Rosenlund Korsholm. Alle menighedsrådenes opstillede kandidater blev valgt: Inge Askgaard/Blistrup Henning Nielsen/Tibirke Kista Lønstrup Ruth/Valby Det bemærkes at der er en mangel i referatet fra budgetsamrådet, idet det kun var vedtægten der var til afstemning. 6 Esbønderup MR - Ansøger konvertering og overførsel Sag: Esbønderup MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (687) - Esbønderup Sogn Esbønderup MR - Ansøgning om overførsel I mail af 14-12-2015 fra Esbønderup menighedsråd ansøges om overførsel af overskydende beløb fra afsluttede anlægsarbejder, i alt kr. 86,678, hvoraf kr. 45,000 ønskes anvendt på nye bænkehynder til kirken. Det resterende beløb ønskes anvendt som udbetaling på ny løvsuger til kirkegården. Desuden ønskes kr. 135,000 på ikke udførte arbejder overført. PU godkender overførsel af kr. 41.678 til 2016. Kr. 45.000 godkendes anvendt til bænkehynder i kirken. Kr. 135.000 godkendes overført til 2016. Else Korsholm deltog ikke ved behandling af dette punkt. Referat,26-01-2016 Side: 2
Mødepunkt Beslutning 7 Græsted MR - Ansøgning om fortsatsvinduer og glasdør i kirken Sag: Græsted kirke - Fortsatsvinduer og glasdør (1104) - Græsted Sogn Projektet fremsendes til Stiftsøvrigheden med provstiudvalgets anbefaling, idet der dog ikke er taget stilling til finansieringen. Græsted MR - ansøger opsætning af fortsatsvinduer og glasdør i kirken I mail af 14-12-2015 har Græsted menighedsråd ad tjenestevejen fremsendt ansøgning om opsætning af fortsatsvinduer og glasdør i Græsted Kirke, til provstiudvalgets behandling. 8 Helsinge MR - Ansøger refusion ifm. børnekonfirmander samt diplomoverrækkelse Sag: Børnekonfirmandhold - Refusion ifm. afviklede hold (1083) Godkendt. Ejvind Hartmund deltog ikke under behandling af dette punkt. Helsinge MR - Ansøger refusion vedr. børnekonfirmander samt dipolm overrækkelse Helsinge MR har i mail af 05-12-2015 fremsendt ansøgning om refusion af børnekonfirmandhold. 9 Kregme MR - Ansøger konvertering af anlægsmidler Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Note: Ifm. afslag på 7a ansøgning om møblering af præstekontoret på Kregme præstegård, blev Kregme MR, efter PU mødet d. 24-11-2015, bedt om tilbagemelding vedr. byggeregnskab for renovering af præsteboligen. Tilbagemelding er endnu ej modtaget. Kr. 60.000 godkendes konverteret til præstekontor. Kr. 71.745 godkendes overført til 2016 og kan anvendes til det nævnte AV-udstyr, såfremt det er synsudsat! Resterende midler overføres til driften. På PU mødet d. 24-11-2015, blev Kregme MR bedt om tilbagemelding vedr. byggeregnskab for renovering af præsteboligen. Provstiudvalget afventer stadig tilbagemeldingen. Kregme MR - Konvertering ubrugte anlægsmidler I brev af 11-12-2015 ansøger Kregme menighedsråd om konvertering af ubrugte anlægsmidler. 1) Overskud på udførte arbejder: Ny trappe til tårnrum, kr. 68,612. Anlæg af urnegrave, kr. 24,000. 2) Ej udført anlægsarbejde - skal afsynes: Våbenhusgulv, slibes og poleres, budgetsat med kr. 50,000. Ubenyttede anlægsmidler 1)+2) i alt kr. 142,612 Heraf ansøges konvertering til følgende Referat,26-01-2016 Side: 3
Mødepunkt Beslutning Heraf ansøges konvertering til følgende arbejder: Møblering af præstekontor i Kregme Præstegård, kr. 60,000. Indkøb af et tidsvarende lyd- og billedanlæg til Konfirmandstuen, kr. 71.745. 10 Kregme MR - Kirkegårdsvedtægt til PUs godkendelse Sag: Kirkegårdsvedtægter 2013 til - (682) Godkendt. Til godkendelse - Kregme kirkegårdsvedtægt af 11-08-2015 I brev af 04-12-2015 har Kregme MR fremsendt kirkegårdsvedtægt af 11-08-2015 til provstiudvalgets godkendelse. 11 Frederiksværk-Vinderød MR - Projektforslag vedr. stolestader, orgel m.v. i Vinderød kirke Sag: Vinderød kirke - Maling af kirkebænke (1021) - Frederiksværk-Vinderød Sogn Projektet fremsendes til Stiftsøvrigheden med provstiudvalgets anbefaling, idet der dog ikke er taget stilling til finansieringen. Vinderød kirke - Projektforslag vedr. stolestader, orgel m.v. Frederiksværk-Vinderød menighedsråd har i mail af 05-01-2016 ad tjenestevejen fremsendt arkitekts projektforslag af januar 2016 for - Nystaffering af stolestader, orgel m.v., til provstiudvalgets behandling. 12 PU-sag - Vedr. Ramløse MRs mødebehandling af sagen om kirkegårdsmuren Sag: Ramløse kirkegård - Sag vedr. MRs sagsbehandling af Renovering af stendige (1110) - Ramløse Sogn Sagen fremsendes til høring hos menighedsrådet. Provsts kvittering - Vedr. møde i går i Ramløse Menighedsråd - Fra Jette Haugaard Referat,26-01-2016 Side: 4
Orientering 13 MR-Valg 2016 - Ministerens brev til MR om forberedelser Sag: Menighedsrådsvalg 2016 (1108) Brev fra ministeren til MR - om forberedelser til MR-valget i 2016 Kirkeministeren har i brev af 21-12-2015 udsendt brev til menighedsrådene på Den digitale ArbejdsPlads/DAP med blandt andet opfordring til at alle sogne holder menighedsrådsvalg tirsdag d. 13-09-2016. 14 Blistrup Kirke - HS til PU om udtalelse vedr. prædikestol og kalkmalerier Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Provstiudvalgets formand har fremsendt provstiudvalgets anbefailing til stiftsøvrigheden. HS anmoder PU om udtalelse vedr. prædikestol og kalkmalerier i Blistrup Kirke I brev af 09-12-2015, dok.nr. 137176/15, har Helsingør stift fremsendt Blistrup menighedsråds ansøgning af 08-12-2015 ifm. renovering af prædikestol og kalkmalerier i Blistrup Kirke, som hastesag til prostiudvalgets udtalelse, inden fremsendelse til Nationalmuseets udtalelse. 15 Græsted MR - Refusion af udgifter til børnekonfirmandhold Sag: Børnekonfirmandhold - Refusion ifm. afviklede hold (1083) Græsted MRs opgørelse vedr. udgifter til børnekonfirmander Græsted MR har i mail af 25-11-2015 fremsendt opgørelse over udgifter til afviklet børnekonfirmandhold. Refusion er overført til kirkekassen. 16 Kregme kirkegård - HS godkender genopførelse af kirkegårdsmuren Sag: Kregme kirkegård - Væltet stendige/kirkegårdsmur (1053) - Kregme Sogn HS - godkender Genopførelse af kirkegårdsmuren ved Kregme Kirke I brev af 11-01-2016, dok.nr. 106/16 til Kregme menighedsråd godkender HS genopførelse af kirkegårdsmuren ved Kregme kirke. Nationalmuseets udtalelse til genopført kirkegåresmur ved Kregme Kirke Referat,26-01-2016 Side: 5
Orientering 17 GIAS og ERFA fællesmøde - Afholdes d. 03-02-2016 Sag: Kirkegårdenes GIAS og ERFA-grupper (906) Indbydelse til andet Årlige GIAS og ERFA fællesmøde onsdag d. 03-02-2015 Indkaldelse er udsendt til andet årlige ERFA møde med provstiets kirkegårde, som afholdes i Frederiksværk Sognegård onsdag d. 03-02- 2016, kl. 09.00. Alle fastansatte på kirkegårdene er inviteret. 18 Villingerød MR - 7a vedr. Voldgiftsnævnets afgørelse - samt opgørelse Sag: 5% midler 2013 - Villingerød MR (960) - Villingerød Sogn Villingerød MR - 7a Sagsomk. Voldgiftsnævnets afgørelse I brev af 30-11-2015 har Villingerød MR fremsendt Voldgiftsnævnets afgørelse i forbindelse med det nye menighedshus, samt opgørelse over betalte sagsomkostninger til arkitekt og entreprenør. I alt kr. 60.000. I henhold til PU beslutning af 07-10-2014 er udgiften dækket via 7a midlerne. Beløbet er overført til kirkekassen. Villingerød MR - 7a Voldgiftsnævns opgørelse I brev af 15-12-2015 har Villingerød MR fremsendt Voldgiftsnævnets opgørelse af omkostninger i forbindelse med det nye menighedshus. Med fratræk af depositum udgør beløbet kr. 14.688,68. I henhold til PU beslutning af 07-10-2014 er udgiften dækket via 7a midlerne. Beløbet er overført til kirkekassen. 19 Villingerød MR - 7a Delopgørelse Advokat Sag: 5% midler 2013 - Villingerød MR (960) - Villingerød Sogn Villingerød MR - 7a Delopgørelse Advokat 101215 I brev af 10-12-2015 har Villingerød MR fremsendt advokats delopgørelse i forbindelse Referat,26-01-2016 Side: 6
Orientering med syn og skøn, i alt kr. 6.450,26. I henhold til PU beslutning af 07-10-2014 er udgiften dækket via 7a midlerne. Beløbet er overført til kirkekassen. Mødet sluttede kl.: 20.30 Referat,26-01-2016 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 26-01-2016 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,26-01-2016 Side: 8