Opsætning på kreditor For at overførsel af betalinger kan foretages til dit homebanking, kræver det noget opsætning på dine leverandører. Opsætningen foretages på fanebladet Betaling på kreditoren. I feltet Betalingsmåde vælges betalingsmåden for valg af den bank, betalingen skal foretages gennem. I feltet Betalingsspecifikation foretages valg af, hvordan overførslen til denne kreditor som standard skal foretages eksempelvis: Dansk overførsel med kort advis, FI-kort, Udenlandsk overførsel m.fl. I feltet Bankkonto vælges standard bankkontoen for leverandøren. Opsætningen af bankkontoen foretages i et underliggende kartotek. Vælg knappen: Opsætning / Bankkonti eller tast CTRL+ALT+F4 i feltet Bankkonto for opsætning af bankkonti på kreditoren.
På en kreditor kan der oprettes flere bankkonti i ovenstående er der oprettet mulighed for overførsel til en bankkonto med registreringsnummer 2233 kontonr. 123456 eller benyttelse af FI-kort (Fælles Indbetalingskort) til kreditorkode 88002211 (de sidste, der skrives i OCR-linjen eksempelvis +71>000090040007628 +88002211<). I ovennævnte tilfælde er der skrevet IK foran kreditorkoden. Dette gælder kun ved benyttelse af Danske Bank-profilen ved benyttelse af andre betalingsmådefilformater skrives der ikke noget foran kreditorkoden. Der vil i ovennævnte tilfælde kun blive skrevet 88002211 i bankkontonummerfeltet. Når bankkontoen eller -konti er oprettet på leverandøren, vælges en standardbankkonto i feltet Bankkonto på leverandøren. I tilfælde af der benyttes FIK-overførsel til kreditoren, kan feltet Betalings-id i nogen tilfælde med fordel delvis udfyldes. I førnævnte OCR-linje er vores kundenr. 9004 og vil derfor altid blive skrevet først i koden. Man kan derfor med fordel udfylde feltet Betalings-id med 7100009004. I finanskladden vil denne værdi derfor automatisk være forud udfyldt med denne værdi, når kreditoren vælges, hvorfor det kun er den resterende del indtil +, der skal udfyldes i kladden. Læs mere her om i forbindelse med posteringer i kladden på side 13.
Opsætning på udenlandsk kreditor Ved betaling til udenlandsk kreditor skal der som det første være oprettet en betalingsspecifikation til udland, som vælges i feltet Betalingsspecifikation på fanebladet Betaling på den enkelte kreditor. Bankkontoopsætningen foretages således: Mange overførsler til udland foretages i dag som IBAN-overførsler IBAN-nummeret skrives i feltet Bankkontonummer. Flere af filformaterne kræver desuden, at oplysninger om bank er oprettet skriv bankens navn i feltet Navn. På fanebladet Generelt udfyldes feltet IBAN. SWIFT-kode skrives i feltet SWIFT-kode.
Vælg fanebladet Opsætning : Eventuel meddelelse til banken, som sendes med betalingerne, indtastes i feltet Meddelelse til bank. Vælg fanebladet Adresse : Flere af formaterne kræver, at bankens adresseoplysninger er udfyldt Land. Dette gøres i feltet Gadenavn og Bankkontoen tilknyttes efterfølgende kreditoren på samme måde som under danske kreditorer.
Banking i Finanskladden I nedenstående eksempel benyttes AccountPlus, men den almindelige Finanskladde kan også benyttes Her skal nogle af felterne (forfaldsdato og fakturanr.) findes på Betalingsfanebladet, samt der kan benyttes fakturakladden under AccountPlus eller Kreditor. På Kreditor -linjen i kladden skal fakturanummer udfyldes, når feltet forlades, beregnes forfaldsdatoen ud fra den betalingsbetingelse, der er opsat på kreditoren. Er forfaldsdatoen ikke korrekt på det aktuelle bilag, rettes forfaldsdatoen. Hvis betalingsbetingelsen generelt er ændret, så husk at ændre betalingsbetingelse på kreditoren. Hvis der benyttes FI-kort, skal fanebladet Faktura åbnes: I feltet Betalings-id skrives OCR-koden fra FI-kortet i ovenstående tilfælde skal kun det sidste udfyldes:
Feltet kan eventuelt flyttes om på oversigtsfanebladet, hvis Betalings-id benyttes ofte. Se vejledningen omkring tilretning af skærmbilleder. Hvis bogføringen foretages i fakturajournalen, kunne posteringen se således ud: Husk: Fakturanr., forfaldsdato og betalings-id. Banking på indkøb Hvis opdateringen af fakturaen foretages gennem et indkøb, så foretages registreringen således:
Vælg opdatering af faktura på indkøbet.
Indtast fakturanummeret i feltet Faktura. Vælg efterfølgende fanebladet Opsætning. Indtast Bogføringsdato og Betalings-id, inden fakturaen opdateres.
Opret kreditorbetaling Kreditorbetalinger oprettes under: Kreditor / Kladder / Betalinger / Betalingskladde. I kladden vælges knappen: Betalingsforslag og underpunktet Forslag efter forfald (eventuelt en af de andre valgmuligheder, hvis der benyttes kontantrabat). Under knappen Udvælg kan der eventuelt afgrænses på kreditorerne, hvis ikke alle ønskes betalt. Feltet Fra dato efterlades blank, således eventuelle ældre forfaldne fakturaer fanges. Feltet Til dato udfyldes med den dato frem i tiden, der ønskes betalt eksempelvis én uge frem i tiden. Minimumsdato må aldrig være ældre end dags dato hvis eksempelvis betalingerne forberedes til godkendelse i homebanking programmet i morgen, sættes minimumsdatoen til i morgen. Det betyder, at alle fakturaer med forfaldsdato før i morgen sættes til minimumsdatoen, da bankerne ikke tillader betaling af fakturaer tilbage i tiden.
Slet negative betalinger kan eventuelt aktiveres, hvis man ikke ønsker kreditnotaer overført som betalingsforslag. Dette kræver, at brugeren er omhyggelig med løbende at udligne kreditnotaer på leverandørens konto. Overførsel af kreditnotaer kan kun benyttes, hvis betalingsterminen ikke er sat til Faktura. Se beskrivelsen på side 6. Tryk på OK-knappen. Åbne kreditorfakturaer, der opfylder betingelserne, bliver efterfølgende vist i et nyt skærmbillede. Fakturaer, som af en eller anden grund ikke skal betales nu, slettes i oversigten med tasterne ALT + F9. Fakturaerne fremkommer igen næste gang, der laves et betalingsforslag. Når der kun er de ønskede fakturaer tilbage, lukkes skærmbilledet (ALT + F4), hvorefter posterne overføres til betalingskladden. Hvis der under Termin på betalingsmåden er valgt samling af fakturaerne, vil flere poster eventuelt blive samlet på én linje.
For udlæsning til fil vælges knappen Funktioner og underpunktet Opret betalinger. Vælg Betalingsmåde (valget huskes næste gang skærmbilledet åbnes). Første gang skal der foretages opsætning under knappen Dialog. Skærmbilledet for Dialog er afhængig af, hvilke filformat der er valgt:
Dialogen udfyldes med, hvad filen skal hedde og hvor den skal placeres. Tjek vejledningen for homebanking programmet for, hvordan det skal sættes op eller kontakt homebanking-supporten for dit pengeinstitut for at finde et svar på dette. Tryk OK, når oplysningerne er udfyldt. Efterfølgende kan posteringerne importeres til din homebanking-program og køre den normale godkendelsesprocedure.