Virksomhedsstrategi 2008 Strategiske temaer og indsatsområder 1
Skive Kommunes virksomhedsstrategi 2008 Strategiske temaer og indsatsområder Marts 2008 Direktionen Skive Kommune Oplag: 1.000 Layout: HR og Kommunikation Tryk: Handy-Print A/S, Skive Foto: Colourbox 2
Virksomhedsstrategi 2008 Virksomhedsstrategien er Skive Kommunes overordnede fælles strategi for udvikling af Skive Kommune som virksomhed og som arbejdsplads. Virksomhedsstrategien består af dels formuleringen af kommunens overordnede mål og værdier, som er samlet i hæftet Mission, vision og værdier, dels af en række indsatsområder for det aktuelle år. Dette hæfte indeholder beskrivelsen af de fælles indsatsområder i 2008. Indsatsområderne er samlet under nogle overordnede temaer som tager udgangspunkt i missionen, visionen og værdigrundlaget. I 2008 vil vi igen sætte fokus på de samme fire temaer som indgik i virksomhedsstrategien for 2007: 1. Effektivitet og kvalitet 2. Attraktiv arbejdsplads 3. God ledelse 4. Kommunikation At strategierne omsættes til handling og udmøntes overalt i organisationen skal sikre at vi i fællesskab bevæger os i retning af den fælles målsætning beskrevet i missionen og visionen. De strategiske temaer er krumtappen mellem vores vision og vores arbejde i dagligdagen. Det er garantien for en vision der virker. For hvert tema er kort beskrevet de faktorer som vi mener har størst betydning indenfor temaet. På denne baggrund er der udvalgt og beskrevet en række indsatsområder som er valgt ud til en særlig indsats i 2008. For at få en mere handlingsanvisende og præcis beskrivelse af indsatsen er der for hvert indsatsområde dels beskrevet konkrete projekter, dels punkter til lokal udmøntning. Til projekterne er en række krav om projektstyring, planlægning og gennemførelse som sikrer en konkret gennemførelse. For hvert projekt udpeges således en projektansvarlig som har ansvaret for at beskrive og gennemføre projektet. Punkter til lokal udmøntning er en specifikation af de elementer i virksomhedsstrategien som den enkelte arbejdsplads institution eller afdeling er forpligtet til at forholde sig aktivt til og i det omfang man finder det relevant, at beskrive i egen virksomhedsplan. Alle arbejdspladser skal i 2008 beskrive sin indsats på minimum flg. tre obligatoriske indsatsområder: Sygefravær (se afsnit 2.3) Dialog med brugere, borgere og organisationer (se afsnit 4.2) Presse og medier (se afsnit 4.7) Vedr. udarbejdelse af virksomhedsplaner henvises i øvrigt til vejledning om virksomhedsplaner for 2008 og 2009 som er sendt ud til alle kommunens ledere. 3
1. Effektivitet og kvalitet Vores eksistensberettigelse er at vi leverer den bedst mulige service til borgerne. Vi lægger derfor vægt på effektivitet og kvalitet i arbejdet, resultater og udvikling af organisation og arbejdsprocesser. Kompetencer. Vores vigtigste ressource er medarbejderne. Derfor er det afgørende at denne ressource løbende vedligeholdes og forbedres. Processer og arbejdsgange. Med forskellige metoder og ikke mindst sund fornuft, skal vi sikre at arbejdet er tilrettelagt så vi opnår det størst mulige udbytte af vores indsats, mindsker spild og skaber mest mulig værdi for brugere og borgere. Systemer, IT og værktøjer. Arbejdet skal understøttes at de rigtige værktøjer og systemer, ikke mindst gennem et højt niveau af IT-anvendelse. Trivsel. Gode resultater skabes af motiverede og loyale medarbejdere som trives med deres arbejde. Det at skabe attraktive arbejdspladser er derfor det andet strategiske tema. En af de helt centrale faktører måske endda den allervigtigste faktor når det handler om at skabe attraktive arbejdspladser er god ledelse. God ledelse er derfor det tredje strategiske tema. Service og dialog. Udover at vi har en stor produktion skal vi også sikre at vi producerer det borgerne efterspørger og at vi får det leveret på den rigtige måde. Det kræver en tæt dialog og fokus på at kommunikation er en del af alt hvad vi gør. Kommunikation er derfor det fjerde strategiske tema. Organisationskultur. For at leve op til disse mål behøver vi en stærk fælles forståelse for vores fælles mission og vision. Fokus på effektivitet, kvalitet, udvikling og værdiskabelse skal være en naturlig del af den måde vi arbejder på overalt i organisationen. 1.1 Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling skal på den ene side ruste arbejdspladserne til nutidens og fremtidens krav og på den anden side tage hånd om medarbejdernes ønsker og mål for fremtiden. Det er vigtigt at medarbejderne løbende udvikles fagligt og personligt således at de kan løse deres opgaver optimalt og trives med arbejdet. Dette skal samtidig ses som et led i en aktiv fastholdelses- og rekrutteringsstrategi. Alle medarbejdere skal være kompetente til løsning af deres opgaver og opleve trivsel gennem kompetent opgavevaretagelse. MUS og kompetenceplaner: Der indføres et IT-værktøj til understøttelse af de årlige MUSsamtaler. Der skal i forbindelse med MUS-samtalerne laves individuelle eller gruppevise kompetenceudviklingsplaner. Hvad vil I gøre for at udvikle medarbejdernes kompetencer gennem uddannelse, kurser, læring på jobbet, coaching eller med andre metoder? 1.2 Arbejdsgange Forbedrede arbejdsgangene skal sikre en effektiv, logisk og gennemskuelig proces, hvor opgaverne løses med hensyntagen til helheder og med færrest mulige ressourcer. Bedre kvalitet. Øget videndeling og medarbejderinddragelse. Kompetenceudvikling af medarbejderne. Lean: Der etableres et forum for tværgående evaluering og erfaringsudveksling i forhold til de forskellige lean-relaterede aktiviteter i organisationen. Der kan evt. uddannes interne konsulenter til at Hvordan vil I arbejde med arbejdsgangsanalyser, dokumentation, benchmarking eller andre effektiviseringsmetoder? 4
Effektivisering og optimal udnyttelse af ressourcer. Enkle og gennemskuelige arbejdsgange. understøtte processen. 1.3 IT-anvendelse IT skal indgå som en naturlig del af opgaveløsningen på alle områder, hvor det er relevant, og indgå således at dette sker med færrest mulige omkostninger og bidrager til størst mulig kvalitet. IT skal understøtte, forbedre og effektiviserer forretningsprocesser og brugeroplevelser. Anskaffelse og anvendelse af IT skal vurderes ud fra økonomi, værdiskabelse, risiko og sikkerhed. Optimering af organisationens og brugernes IT-kompetence for at give størst muligt udbytte af ITløsningerne. Brugerstyret IT-udvikling: Gennemførelse af brugerundersøgelse med henblik på at indsamle data og efterfølgende realisere forbedringspotentialer. Forretningsorienteret IT: Indførelse af obligatoriske business cases forud for anskaffelse eller større omlægninger af ITsystemer og indførelse af model for IT-governance til støtte for forretningsorienteret ITanvendelse. Digital borgerbetjening: Etablering af kanalstrategi og forøget mulighed for digital borgerbetjening. 5
2. Attraktiv arbejdsplads Det skal være attraktivt at være ansat i Skive Kommune. Trivsel og et godt arbejdsmiljø er en forudsætning for at kommunen fortsat kan have loyale og effektive medarbejdere og en af de vigtigste forudsætninger, for at vi kan fastholde og rekruttere dygtige medarbejdere. For at skabe attraktive arbejdspladser skal der arbejdes med en række faktorer: Jobindhold. Medarbejderne skal have mulighed for udfoldelse, udfordring og skal dagligt bruge sin faglighed. Medarbejderen skal føle, at han gør nytte, skaber resultater og er med til at udvikle sit område kort sagt opleve at gøre en forskel. En attraktiv arbejdsplads er altså bl.a. karakteriseret ved effektivitet og kvalitet som var det første strategiske tema. Arbejdsvilkår. Medarbejderne skal opleve jobsikkerhed, dvs. ikke at frygte for at blive fyret eller flyttet mod sin vilje. Der skal være størst mulig fleksibilitet i f.eks. tilrettelæggelse af arbejdstid, sådan at både arbejdspladsens og medarbejderens behov tilgodeses. Der skal være de bedst muligt personlige udviklingsmuligheder og mulighed for indflydelse. Der skal være et passende forhold mellem arbejdspresset og arbejdspladsens ressourcer og arbejdsredskaber. Ledelse og sociale relationer. Centralt for en attraktiv arbejdsplads er gode relationer til leder og kolleger. Der skal være et miljø, hvor der ydes støtte og omsorg for den enkelte og hvor der er fokus på samarbejde og hvor der udtrykkes påskønnelse for den enkeltes indsats. Goder. Adgang til forskellige goder så som sundhedsordning, ferieboliger, gaver og festligholdelse af jubilæer og lignende kan have betydning for om arbejdspladsen opleves som attraktiv, men er ikke mindst et udtryk for en arbejdsplads som drager omsorg og viser påskønnelse. Omdømme. Glæden ved arbejdet og ønsket om at arbejde ved kommunen kan også påvirkes af arbejdspladsens omdømme i offentligheden. Dette aspekt behandles nærmere under det fjerde strategiske tema. 2.1 Personalepolitik Personalepolitikken udtrykker grundholdninger til hvordan gode personaleforhold og arbejdsvilkår sikres i Skive Kommune. Udmøntningen sker lokalt og kan således variere fra arbejdsplads til arbejdsplads med hensyntagen til de lokale forhold. Personalepolitikken kan dog også indeholde konkrete regler og retningslinier, hvor det vurderes at være mest hensigtsmæssigt. Trivsel, engagement og motivation kendetegner alle kommunens arbejdspladser. Alle kommunens medarbejdere kender kommunens personalepolitik og handler i overensstemmelse med den. Evaluering af personalepolitikken: Personalepolitikken skal evalueres i Hoved-MED og der skal tages stilling til videreudvikling, evt. udvikling af delpolitikker. Trivselsmålinger: Der skal udvikles et koncept for gennemførelse af regelmæssige og målrettede trivselsundersøgelser overalt i organisationen. Personalepolitikken gennemgås på arbejdspladsen med henblik på en drøftelse af på hvilke områder der er behov for præcisering i en lokal politik, retningslinier eller andet som sikrer en hensigtsmæssig udmøntning som leder og medarbejdere kan være enige om. 2.2 Introduktion af nye medarbejdere Alle nye medarbejdere skal føle sig velkomne og gives mulighed for at stifte nærmere bekendtskab med de fælles værdier, mål, per- Introduktionsguide: Der udvikles centrale guidelines og materiale som kan anvendes i forbindelse med introduktion af Hvordan vil I sikre god modtagelse og introduktion af nye medarbejdere i 2008? 6
sonalepolitik mv., samt overordnet kendskab til organisationens opbygning, opgaver, ledelse osv. nye medarbejdere overalt i organisationen. Der skal herunder overvejes udvikling af koncept for afholdelse af regelmæssige fælles introduktionsarrangementer. 2.3 Sygefravær Højt sygefravær er dyrt for kommunen og kan være en klar indikator på problemer med trivsel, ledelse eller andre vigtige elementer i driften af virksomheden. Der skal derfor fokus på metoder til nedbringelse af sygefraværet. Et lavt sygefravær. Et præcist og pålideligt datagrundlag som kortlægger sygefraværet. Et godt kendskab til metoder til nedbringelse af sygefraværet. Nedbring sygefravær: Der skal gennemføres et projekt som både sikrer et solidt kendskab til faktorer bag sygefraværet i kommunen og at denne viden bringes til anvendelse overalt i organisationen. Hvilke aktiviteter vil I gennemføre i 2008 med henblik på at nedbringe sygefraværet? 2.4 Personalepolitisk regnskab Et personalepolitisk regnskab skal indeholde nøgletal som fravær, personaleomsætning ol., samt andre data fra f.eks. MUS, fratrædelsessamtaler mv. som samlet set beskriver status på attraktive arbejdspladser i kommunen. Udarbejdes med henblik på vurdering og målretning af indsatsen. Samlet overblik over kvantitative og kvalitative mål for udvikling af Skive Kommune som attraktiv arbejdsplads. Personalepolitisk regnskab: Koncept for det personalepolitiske regnskab udvikles med henblik på en periodisk udgivelse. 3. God ledelse Forskellen på en god og en dårlig virksomhed er god ledelse. Derfor skal der i Skive Kommune, med udgangspunkt i ledelsesværdierne, arbejdes med udvikling af ledelse overalt i organisationen. Grundholdningen i kommunen til hvad god ledelse er, er formuleret i ledelsesværdierne. 3.1 Lederevaluering Lederen bruger sig selv og sin personlighed i sin rolle som leder. En åben refleksion over personlighed og rollen som leder er derfor nødvendig. Regelmæssig evaluering af ledelsesopgaven er et meget værdifuldt input i en fortløbende udviklingsproces. Lederen reflekterer over udførelsen af ledelsesopgaven og anvender resultatet i en fortsat lederudvikling. Lederevaluering: Der gennemføres regelmæssig lederevaluering som led i et sammenhængende lederudviklingskoncept. 7
3.2 Resultatløn Ledere som er i stand til at opnå gode resultater, i relation til kommunens mål og værdier bør belønnes og lederne skal gives et incitament, via resultatløn, til at fokusere på at skabe resultater på disse områder. Ledere skal have lønmæssigt incitament til at fokusere på kommunens mål og resultater. Resultatløn: Mulighederne for hensigtsmæssig anvendelse af resultatløn undersøges. På den baggrund udarbejdes politikker og vejledninger for anvendelse af resultatløn til ledere. 3.3 Lederuddannelse Formuleringen af værdier for god ledelse understøttes af udvikling af lederkompetencer i organisationen. Organisationen skal være præget af professionel ledelse og den enkelte leder skal være rustet til at udføre ledelsesopgaven. Alle ledere i Skive Kommune skal forholde sig professionelt til ledelse og føle sig forpligtet til at sikre sin egen udvikling som leder. Alle ledere skal være rustet til at udføre ledelse i overensstemmelse med ledelsesgrundlaget. Lederuddannelse: Lederudvikling med forskellige aktiviteter og lederudviklingsmetoder igangsættes på baggrund af koncept udviklet i Lederforum. Krav til formel lederuddannelse i forbindelse med kvalitetsreformen er integreret i det samlede lederudviklingskoncept. 3.4 Førlederuddannelse Både for at forbedre mulighederne for at rekruttere ledertalenter internt i organisationen og for at give medarbejderne optimale udviklingsmuligheder skal der være fokus på udvikling af ledertalenter. Ledertalenter afdækkes og tilbydes kompetenceafklaring og uddannelse. Førlederuddannelse: Afklaring og uddannelse af lederaspiranter indarbejdes som et element i viften af lederuddannelsestilbud. 3.5 Fora og netværk Lederforum videreudvikles og suppleres med formelle netværk, som kan varetage en række opgaver, bl.a. i forbindelse med lederudvikling. Den enkelte leder understøttes i sin refleksion og udvikling sin ledelsespraksis. Netværksgrupperne vil kunne Ledernetværk: Som led i et samlet lederudviklingskoncept etableres formelle netværksgrupper som kan understøtte den enkelte leder i egne 8
drøfte og løse opgaver som ikke hensigtsmæssigt kan drøftes og løses i det samlede lederforum. udviklingsprocesser. Netværkene kan desuden løse opgaver som ikke hensigtsmæssigt kan løses i det samlede Lederforum. 3.6 Ledelsesværktøjer Ledelsen understøttes af en række metoder og redskaber som anvendes overalt i organisationen. Ledelsesværdierne underbygges af en systematik som den enkelte leder kan støtte sig til i sin praksis og i sine ledelsesmæssige vurderinger. Praktiske og administrative ledelsesopgaver effektiviseres gennem IT-anvendelse og digital kommunikation. HR-portal: Information om personaleforhold og værktøjer til personaleadministration mv. på intranettet videreudvikles på baggrund af en dialog med lederne om behovet. Liniekommunikation: På intranettet opbygges faciliteter for nem kommunikation og videndeling mellem ledelse og medarbejdere. Ledelsesinformation: På intranettet opbygges ledelsesinformation, hvor ledere får nem adgang til overskuelige og aktuelle oversigter og nøgletal vedr. økonomi, personale ol. 4. Kommunikation Aktiv og strategisk kommunikation er et væsentligt element i Skive Kommunes bestræbelser på at opnå alle de øvrige mål. Kommunikation både intern og ekstern er vigtig i organisationen for blandt andet at skabe engagement, loyalitet og effektivitet. Åbenhed og dialog. I Skive Kommune vil vi som offentlig myndighed og servicevirksomhed tilstræbe så høj grad af åbenhed som muligt. Det skal underbygge vores legitimitet og demokratiske grundlag. Desuden er dialogen med vores brugere og borgere vigtig for at få en præcis forståelse for det behov vi opfylder i vores serviceproduktion. Nyttig information. Borgere og brugere har behov for viden som kommunen kan give dem. Vi vil udnytte de rette kanaler for at stille relevante informationer til rådighed til rette tid og på rette sted. Videndeling. Medarbejderne og deres viden er den vigtigste ressource i en vidensbaseret produktion som vi har i kommunen. Når viden deles bliver der mere af den og på den måde vil vi øge vores ressourcer. Image. I kommunikationen med vores omgivelser er det hensigtsmæssigt at blive genkendt og forstået. Et godt image som afspejler kommunens værdier og kvaliteter er et godt grundlag for en målrettet kommunikation. 9
4.1 Kommunikationspolitik Kommunens mange kommunikationsaktiviteter samles og gives fælles retning under en samlet kommunikationspolitik. Der formuleres en kommunikationspolitik som udmøntet i kommunikationsstrategier som er med til at sikre at Skive Kommune opnår de mål der i øvrigt er defineret i virksomhedsstrategier. Kommunikationspolitik: Der udarbejdes en kommunikationspolitik i en bred og inddragende proces som sikrer størst mulig forankring i organisationen. 4.2 Dialog med brugere, borgere og organisationer Effektivitet handler i høj grad om at kunne fokusere sine ydelser i forhold til borgernes ønsker og behov. Der er derfor behov for at arbejde med lydhørhed overfor brugere og borgere. Dialog med borgere, brugere og organisationer som kan bidrage til en gensidig forståelse mellem borgerne og den kommunale organisation. Åbenhed og dialog: På de store serviceområder skal der udarbejdes planer for hvordan åbenheden og dialogen styrkes. Hvordan arbejder I med systematisk dialog med jeres brugere? 4.3 Videndeling Videndeling blandt medarbejdere er altid vigtigt for at en organisation kan udvikles sig. Alle medarbejdere medvirker til videndeling og ved hvor de kan få information. Intranet til alle: Intranet skal udbredes så det kan tilgås af alle medarbejdere. Medarbejderen har ordet: Den enkelte medarbejder skal gives bedre muligheder for at komme i dialog med direktionen og f.eks. fremkomme med gode idéer mv. Det kan f.eks. ske ved møder eller via digitale dialogmedier, f.eks. weblogs. Hvad vil I gøre for at dele viden internt, på tværs i kommunen og i forhold til eksterne samarbejdsparter ol.? 4.4 Designlinie Designlinien er kommunens visuelle identitet og sikrer at både medarbejdere og borgere genkender information fra kommunen, og dermed ikke er tvivl om afsenderen. Designlinien gennemføres overalt på en både æstetisk og funktionel måde. Designmanual: Der skal udarbejdes en designmanual som implementeres i hele organisationen og i al formidling. 10
4.5 Annoncer Annoncer er et vigtigt medie i kommunens kommunikation med borgerne og i kommunens markedsføring, bl.a. i forbindelse med stillingsannoncer. Annoncen formidler et konkret budskab, men er også med til at forme kommunens image. Modtagerorienteret annoncering efter designmanualens forskrifter. Økonomisk rationale ved koordination af kommunens annoncering. Annoncepolitik: I forbindelse med udarbejdelsen af en samlet kommunikationspolitik for kommunen udarbejdes en annoncepolitik. Hvordan vil I tilrettelægge og gennemføre annoncering kommunikativt, designmæssigt og økonomisk? 4.6 Hjemmeside Digital forvaltning og digital borgerservice bliver mere og mere udbredt. Effektiviseringer og udviklingstiltag er ofte bundet sammen med digitale løsninger, derfor skal Skive Kommune være gearet til yde digital service overfor borgerne. Borgerne skal i stor udstrækning kunne servicere sig selv både med information og offentlige ydelser via kommunes hjemmeside. Digital borgerservice: Hjemmesiden skal tilbyde flest mulige digitale løsninger, herunder f.eks. at give borgerne mulighed for at følge sin egen sag via hjemmesiden. Institutionshjemmesider: Alle institutioner skal have en udbygget og opdateret hjemmeside. Hvordan vil I anvende hjemmesiden til at servicere og kommunikere med jeres brugere? 4.7 Presse og medier Presserelationerne og relationer til borgere, brugere og andre interessenter er vigtige i forhold til kommunes omdømme, både internt og eksternt. En åben og aktiv relation til pressen og kommunens øvrige interessenter. Pressepolitik: I forbindelse med udarbejdelsen af en samlet kommunikationspolitik for kommunen udarbejdes en pressepolitik. Der tilbydes kurser, vejledninger el.lign. i gennemførelse af PR-aktiviteter. Hvordan vil I arbejde for, at nyheder, gode historier og spændende aktiviteter løbende bliver formuleret og formidlet til brugere, presse, fagtidsskrifter ol.? 11