VEJLEDNING TIL PARADIGME FOR SAMFUNDSANSVAR VED EU-UDBUD 1. INDLEDNING Freningen fr Byggeriets Samfundsansvar (FBSA) har udviklet et paradigme, der hjælper bygherrer med at sætte fkus på samfundsansvar, når der udbydes byggeprjekter. Nærværende vejledning har til frmål at give læseren et verblik ver paradigmet g inspiratin til, hvrdan paradigmet kan anvendes. Bemærk, at dette paradigme vedrører EU-udbud. Der findes tilsvarende paradigmer fr henhldsvis udbud mfattet af tilbudslven, frsyningsvirksmhedsdirektivet g private bygherrer. På tværs af alle paradigmer anvendes så vidt muligt ensartede krav g prcedurer med henblik på at sikre genkendelighed fr entreprenører g rådgivere, g herved tilstræbe lavere transaktinsmkstninger. Paradigmet skal bidrage til, at udbydere af byggeprjekter stiller de rigtige spørgsmål g krav til deres entreprenører. Paradigmet kan endvidere anvendes sm inspiratin fr indkøb af rådgiverydelser, herunder særligt punkt 3.1, 3.5 g 3.6 nedenfr. Frmålet er at understøtte knkrete g praktiske dialger m, hvad det indebærer at have et tilstrækkeligt beredskab til at tackle risici i frhld til samfundsansvar. Paradigmet er tilpasset udbudslven (lv nr. 1564 af 15. december 2015) g kan således anvendes ved EU-udbud. Sm det fremgår af det følgende, indehlder udbudslven visse begrænsninger i adgangen til en sådan dialg, g paradigmet indehlder derfr frslag til håndtering heraf ved anvendelse af kntraktbestemmelser. Særligt i relatin til kntraktbetingelser er freslået den fremgangsmåde, at entreprenøren inden kntraktunderskrift skal medvirke til at afdække den knkrete udmøntning af de krav, sm fremgår af kntraktbestemmelsen. Herved pnås et præventivt fkus på de pågældende klausuler, ligesm begge parter inddrages i fastlæggelse af klausulernes indhld. I paradigmet er denne løsning anvendt ved arbejdsklausulen g lærlingeklausulen, men princippet kan videre-
føres til andre kntraktbetingelser gså. Ordregiver bør dg verveje, m entreprenøren i det enkelte tilfælde hensigtsmæssigt kan frventes at redegøre fr den knkrete udmøntningen af et givent krav så tidligt i prcessen. I visse tilfælde vil det eksempelvis frudsætte, at en entreprenøren g underentreprenør har indgået nærmere aftale m det pågældende frhld. Sm et alternativ til den netp venfr nævnte rdning kan rdregiver gså i en række tilfælde vælge at tilrettelægge udbuddet sm et 'udbud med frhandling'. Her kan rdregiver tidligere i frløbet indlede en drøftelse med alle de ptentielle entreprenører m, hvrdan de sciale klausuler udmøntes. Ordregiver skal dg i den frbindelse være særligt pmærksm på at gøre det gennemsigtigt fr alle, i hvilket mfang et givent frhld indgår i bedømmelsen af de enkelte tilbud. Enkelte bygherrer har allerede iværksat initiativer, der på visse punkter er mere ambitiøse, end dette paradigme lægger p til. Fr disse bygherrer kan nærværende dkument tjene sm en tjekliste ved udvælgelse af ptentielle entreprenører. En drøftelse m paradigmets dialgpunkter med den pågældende entreprenør kan give en klar indikatin af, m entreprenøren arbejder målrettet g bevist med samfundsansvar. Dialgpunkterne er udarbejdet, så de spiller sammen med g eksemplificerer FBSA's charter. Samfundsansvar er defineret ved FN's Glbal Cmpact, sm freningen har sammenfattet i seks principper, der er særligt relevante fr danske byggeprjekter: Princip 1: Vi vurderer systematisk, m charterets principper verhldes. Princip 2: Vi vurderer samarbejdspartneres g leverandørers håndtering af samfundsansvar. Princip 3: Vi indgår i dialg med samarbejdspartnere g interessenter. Princip 4: Vi arbejder fr miljømæssige bæredygtige løsninger. Princip 5: Vi har rdentlige ansættelses- g arbejdsfrhld. Princip 6: Vi udviser uafhængighed g antikrrupt praksis. Ved udarbejdelse af paradigmet har det været hensigten, at de seks principper så vidt muligt skal bruges aktivt i udbudsprcessen. Paradigmet består af følgende dkumenter: Nærværende vejledning. Kntraktbetingelser. Frslag til frmulering af egnethedskrav i udbudsbekendtgørelse.
Skema fr entreprenørens plysninger m verhldelse af klausuler. Nedenfr i afsnit 2 findes først en beskrivelse af de retlige rammer fr at inddrage principper m samfundsansvar i en udbudsprces. Herefter beskrives i afsnit 3 de 6 principper hver fr sig, g hvrdan disse principper knkret kan indgå i udbudsprcessen. 2. INDDRAGELSE AF PRINCIPPER OM SAMFUNDSANSVAR I EN UDBUDSPROCES Udbudslven stiller visse betingelser fr, hvrdan et princip m samfundsansvar kan indarbejdes i en udbudsprces. I den frbindelse skelnes mellem følgende kategrier af vilkår, rdregiver kan tillægge betydning ved en udbudspligtig kntrakt: Egnethedskrav samt udelukkelsesgrunde, g eventuelle udvælgelseskriterier (herefter samlet benævnt "egnethedskrav"), sm vedrører entreprenørens generelle frhld g ressurcer, g vurderingen af, hvilke entreprenører, der kan afgive tilbud, Knkurrenceparametre, sm vedrører bedømmelsen af entreprenørens tilbud på den knkrete pgave, samt Kntraktbetingelser, sm fastlægger de knkrete vilkår fr kntraktens gennemførelse, g sm ikke har betydning fr vurdering af de enkelte tilbud eller tilbudsgivere. Ovenstående liste er udtømmende, idet en rdregiver ikke kan inddrage andre frhld i udbudsprcessen end de her nævnte. Knkurrenceparametre g kntraktbetingelser skal vedrøre den knkrete pgave g må ikke angå generelle frhld hs entreprenøren. Samme krav gælder ikke fr egnethedskrav, mend de generelt frmulerede krav til egnethed dg skal være relevante g prprtinale fr den pågældende kntrakt. Samfundsansvar kan inddrages i såvel i frm af knkurrenceparametre sm kntraktbetingelser g egnethedskrav. Det er dg FBSA's erfaring, at at bløde knkurrenceparametre har tilbøjelighed til at træde i baggrunden i frhld til de øknmiske, hvrfr denne vejledning primært søger at inspirere til hvrdan samfundsansvar kan inddrages i egnethedsvurderingen g sm kntraktbetingelser. Egnethedskrav har endvidere den frdel, at entreprenørerne allerede tidligt i prcessen skal tage stilling til g beskrive de relevante frhld. Ordregivere pfrdres imidlertid til at påse, at kravene til entreprenørerne i ansøgnings- g/eller tilbudsfasen ikke medfører unødigt høje transaktinsmkstninger. Uanset hvilken fremgangsmåde en rdregiver anvender, skal al inddragelse af samfundsansvar skal ske under iagttagelse af det udbudsretlige princip m prprtinalitet. Krav til entreprenørerne må således ikke være ufrhldsmæssigt byrdefulde sammenhldt med det hensyn, sm rdregiver søger at
pnå med kravet, ligesm rdregiver skal afstå fra at stille krav til entreprenøren, sm ikke vedrører den pågældende kntrakt. Særligt bør kntraktbetingelser g tilhørende kntrlmekanismer anvendes med mhu efter en risikbaseret tilgang. Uprprtinelle krav til entreprenøren medfører unødige mkstninger fr både rdregiver g entreprenøren g kan endvidere udgøre en vertrædelse af udbudslven. Fr hvert af de 6 principper fkuseres derfr i det følgende på muligheden fr at inddrage det pågældende princip sm egnethedsbetingelse eller kntraktbetingelse. Du kan i øvrigt læse mere m egnethedskrav (side 171) g kntraktbetingelser (side 151) i Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens Vejledning m udbudsreglerne fra januar 2016, sm du kan finde gratis her. Etablering af beredskab fr samfundsansvar hs entreprenører, der ellers er udelukket fra at deltage i udbud I relatin til egnethedskrav i frm af udelukkelsesgrunde bemærkes, at udbudslven, der trådte i kraft 1. januar 2016, har intrduceret dialg- g udviklingsværktøjet 'self-cleaning'. En entreprenør, der er mfattet af en udelukkelsesgrund, er berettiget til at fretage "self-cleaning" med den virkning, at entreprenøren alligevel ikke udelukkes fra deltagelse i det pågældende udbud. Dette gælder eksempelvis gså i en situatin, hvr entreprenøren tidligere har gjrt sig skyldig i væsentlige vertrædelser af arbejdsklausuler eller andre sciale klausuler. I praksis skal rdregiveren rette henvendelse til den pågældende entreprenør, der ønsker at deltage i udbudsprcessen, g anmde denne m at fremsende dkumentatin fr sin pålidelighed inden fr en passende frist. Dkumentatinen kan enten vise, at entreprenøren (alligevel) ikke er mfattet af den pågældende udelukkelsesgrund, eller de franstaltninger, sm entreprenøren har truffet fr at sikre, at vertrædelsen ikke gentages. De franstaltninger, der skal sikre, at vertrædelsen ikke gentages, indebærer, at entreprenøren: 1) i frnødent mfang har dkumenteret, at entreprenøren har ydet den erstatning, denne er blevet pålagt, eller har påtaget sig at yde erstatning fr eventuelle tab sm følge af sine handlinger, 2) i frnødent mfang har gjrt indgående rede fr frhldene g mstændighederne gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndighederne, g 3) har truffet passende knkrete tekniske, rganisatriske g persnalemæssige franstaltninger fr at frebygge yderligere vertrædelser.
Betingelserne finder alene anvendelse, såfremt de er relevante fr den pågældende vertrædelse. Særligt betingelse nr. 3 kan give anledning til tvivl. Franstaltningerne vil dg frmentlig fte mfatte afskedigelse eller mplacering af de ansvarlige medarbejdere g indførelse af kntrl- g rapprteringssystemer rettet md den pågældende pgaveudførelse. Det berr på en knkret vurdering fra rdregiver, m entreprenøren på tilstrækkelig vis har dkumenteret dennes pålidelighed. Hvis rdregiver vurderer, at entreprenøren ikke har fremsendt tilstrækkelig dkumentatin, skal dette begrundes. 3. DE 6 PRINCIPPER 3.1 Princip 1. Vi vurderer systematisk, m charterets principper verhldes Ordregiver er frpligtet til at udelukke entreprenører, der ved endelig dm er dømt eller har accepteret bødefrlæg i en eller flere af nedenstående kategrier. Det samme gælder, såfremt handlingen er begået af et medlem af entreprenørens bestyrelse, direktin eller tilsynsråd: Grvere tilfælde af bestikkelse eller svig Hvidvaskning af penge Terrrhandlinger g finansiering af terrr Børnearbejde g menneskehandel Udelukkelsen gælder i 4 år g sker med rdregivers henvisning til udelukkelsesgrundene i udbudslven 135. Se frslag til frmulering i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.1). Ordregiveren kan endvidere vælge at udelukke entreprenører, såfremt rdregiver kan påvise, at entreprenøren er i en eller flere af følgende situatiner: Entreprenøren har tilsidesat gældende frpligtelser inden fr det miljø-, scial- eller arbejdsretlige mråde i henhld til EU-retten, natinal lvgivning, kllektive aftaler Entreprenøren har i frbindelse med udøvelsen af sit erhverv begået alvrlige frsømmelser, der sår tvivl entreprenørens integritet. Entreprenøren har indgået en ulvlig knkurrencefrvridende aftale
Entreprenøren har væsentligt mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt, g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Overtrædelsen kan eksempelvis bestå i vertrædelse af sciale klausuler i andre ffentlige kntrakter. Såfremt rdregiveren ønsker at udelukke sådanne entreprenører fra deltagelse i udbudsprcessen, sker dette ved at anføre i udbudsbekendtgørelsen g udbudsbetingelserne, at rdregiver anvender de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslvens 137, stk. 1 nr. 1, 3, 4 g 5. Udelukkelsen sker i så fald i 2 år, fra den alvrlige frsømmelse fandt sted. Se frslag til frmulering i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.1). Reglerne m self-cleaning beskrevet venfr under afsnit 2.1 finder anvendelse. Kntraktbetingelse Ordregiver kan fastsætte kntraktbetingelser, der pålægger entreprenøren at tiltræde eksempelvis charteret fr FBSA, FN's Glbal Cmpact, ISO 26000 eller lignende eller verhlde principperne heri i frbindelse med udførelse af den pågældende kntrakt. Se eksempel i dkumentet Kntraktbetingelser afsnit 1. 3.2 Princip 2. Vi vurderer samarbejdspartneres g leverandørers håndtering af samfundsansvar Ordregiver er berettiget til at fastsætte krav m, at entreprenøren dkumenterer sin tekniske frmåen ved angivelse af den frvaltning af frsyningskæden g de efterspringssystemer, entreprenøren kan anvende ved gennemførelse af kntrakten. Det betyder eksempelvis, at rdregiveren kan kræve en beskrivelse af den måde, sm entreprenøren vil administrere g kntrllere underleverandørkæden. Entreprenørens besvarelse kan i denne frbindelse vedrøre den persn hs entreprenøren, der har kntrllen med underleverandørerne g deres pgaver, g de knkrete kntrlfranstaltninger hs entreprenøren, der skal sikre, at underleverandørkæden udfører pgaverne i verensstemmelse med kntrakten g herunder bestemmelserne m samfundsansvar. Se frslag til frmulering i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3). Kntraktbetingelse Se frslag til kntraktbestemmelse i dkumentet 'kntraktbetingelser' punkt 2, der ekspliciterer, at entreprenøren er ansvarlig fr, at underentreprenører udfører de relevante arbejder i verensstemmelse med kntraktens vilkår.
3.3 Princip 3. Vi indgår i dialg med samarbejdspartnere g interessenter Se frslag under punkt 3.2. Princippet er fr generelt til selvstændig inddragelse i udbudsprcessen. Kntraktbetingelse Se frslag under punkt 3.2. Princippet er fr generelt til selvstændig inddragelse i udbudsprcessen. 3.4 Princip 4. Vi arbejder fr miljømæssige bæredygtige løsninger Miljøkrav vil fte fastsættes sm kntraktkrav, men rdregiver kan gså vælge at fastsætte egnethedskrav m miljøstyringsfranstaltninger g/eller miljøledelsessystemer ver fr ansøgerne eller tilbudsgiverne. Knkurrenceparameter Ordregiver kan fastsætte knkurrenceparametre, der tager højde fr livscyklusmkstninger ved anvendelse af tildelingskriteriet "mkstninger" eller "bedste frhld mellem pris g kvalitet". Ordregiver kan endvidere fastsætte knkurrenceparametre m bæredygtige løsninger - eksempelvis jrdhåndtering i frbindelse frurenet jrd. Kntraktbetingelse Ordregiver er berettiget til at fastætte knkrete kntraktvilkår, sm vedrører miljøkrav, der er relevante fr udførelse af den pågældende pgave, blt dette ikke fører til en kunstig indskrænkning af knkurrencen. Kravene er vanskelige at frmulere sm generelle eksempler, men kan fx angå affaldsminimering eller ressurceeffektivitet i det knkrete prjekt. Ordregiver kan ligeledes fastsætte krav m, at det pågældende byggeri skal kunne certificeres med relevante miljøcertifikater - eksempelvis DGBN, BRE- EAM eller LEED. 3.5 Princip 5. Vi har rdentlige ansættelses- g arbejdsfrhld Ordregiver kan udelukke entreprenører, der har tilsidesat gældende frpligtelser inden fr det miljø-, scial- eller arbejdsretlige mråde i henhld til EU-retten, natinal lvgivning, kllektive aftaler.
Ordregiver kan vælge at udelukke entreprenører, sm har mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Overtrædelsen kan eksempelvis bestå i vertrædelse af sciale klausuler m ansættelses- g arbejdsfrhld. Såfremt rdregiveren ønsker at anvende de t venfr nævnte udelukkelsesgrunde, sker dette ved at anføre i udbudsbekendtgørelsen g udbudsbetingelserne, at rdregiver anvender de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslvens 137, stk. 1 nr. 1 g 5. Udelukkelsen sker i så fald i 2 år, fra den alvrlige frsømmelse fandt sted. Se frslag til frmulering i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.1). Knkurrenceparameter Ordregiver kan fastsætte et knkurrenceparameter fr hvr str en andel af arbejdet, sm udføres af elever/lærlinge. Dette frudsætter, at tildelingskriteriet er "bedste frhld mellem pris g kvalitet". (Kriteriet kan eksempelvis udfrmes således, at "Ordregiver vil evaluere tilbuddene i frhld til underkriteriet "Andel af arbejde mfattet af aftalen, sm udføres af elever/lærlinge" på grundlag af den prcentsats, sm tilbudsgiver har angivet i tilbuddet. Prcentsatsen indikerer den andel af de samlede arbejder regnet i timer, sm udføres af elever/lærlinge. En høj prcentsats giver en højere pint-scre end en lav prcentsats.") Kntraktbetingelse Ordregiver kan anvende en lærlingeklausul fr at understøtte, at entreprenøren beskæftiger lærlinge. Kravet bør fastsættes under hensyn til en knkret vurdering af, hvr meget lærlingerelevant arbejde den pågældende kntrakt indehlder. Ordregiver kan i den frbindelse verveje, m lærlingeklausulen bør tilpasses således, at kravet gså kan pfyldes ved anvendelse af elever g/eller praktikanter. Se frslag til frmulering af lærlingeklausul i dkumentet 'kntraktbetingelser' punkt 3. Se alternativt eksempler i Værdibygs Vejledning m kvalitative tildelingskriterier her. Ordregiver kan gså vælge at indgå en eller flere frivillige partnerskabsaftaler med henblik på at etablere flere lærlingepladser sm et alternativ til lærlingeklausuler. Ordregiver kan verveje at tilpasse lærlingeklausulen med en bnus således, at entreprenøren belønnes fr at anvende flere lærlinge end klausulen ellers freskriver. Ordregiver kan anvende en arbejdsklausul, der pålægger entreprenøren at tilbyde de medarbejdere, der udfører arbejder mfattet af kntrakten, visse løn- g ansættelsesvilkår. Se frslag til frmulering af arbejdsklausul i dku-
mentet 'kntraktbetingelser' punkt 4. Frslaget er baseret på Beskæftigelsesministeriets pdaterede ILO 94-klausul i Vejledning til cirkulære m arbejdsklausuler i ffentlige kntrakter (2014), dg med følgende tilpasninger: Kædeansvaret er tilpasset således, at vertrædelser af arbejdsklausulen hs underentreprenører ikke sanktineres, hvis entreprenøren kan dkumentere, at denne har udvist rettidig mhu, g med passende franstaltning har ydet en væsentligt indsats fr at undgå vertrædelse af arbejdsklausulen hs den pågældende underentreprenør. Klausulen er tilpasset, så den kan anvendes fr aftaler, hvr en del af arbejdet udføres uden fr Danmarks grænser (fx betnelementer, der tilvirkes i Plen). Klausulen har et øget antal muligheder fr dkumentatin af, at klausulen er verhldt. Vi henviser dg til det i afsnit 2 anførte m anvendelse af kntrlfranstaltninger med mhu efter en risikbaseret tilgang. Ordregiver kan endvidere verveje, m det knkret vil være aktuelt at entreprenøren dkumenterer skattebetalinger, sm anført i klausulen. Afhængigt af denne vurdering kan teksten tilpasses i klausulen. Klausulen tager højde fr det persndataretlige samtykke, sm er en frudsætning fr entreprenørens (lvlige) dkumentatin fr, at klausulen er verhldt. Klausulen giver mulighed fr samspil med det eksisterende fagretlige tvisteløsningssystem. Klausulen sikrer, at entreprenører, der har tegnet verenskmst, ikke stilles ringere end entreprenører, der ikke har tegnet verenskmst. Klausulen har et køreklart frslag til dagbd. Ordregiver kan ud ver bligatriske lvkrav - fastsætte særlige krav mv. til arbejdsmiljø, fr at understøtte en sikker tilrettelæggelse af arbejdet. Dette er et strt g selvstændigt emne, sm en række andre parter har arbejdet med at udvikle værktøjer fr. Frhldet er ikke nærmere beskrevet i nærværende vejledning, men FSBA påtænker i fremtiden behandle dette mråde nærmere. 3.6 Princip 6. Vi udviser uafhængighed g antikrrupt praksis
Det følger udbudslvens 135, stk. 1, nr. 1-3, g 5, at entreprenører, der deltager i en kriminel rganisatin, fretager bestikkelse, svig eller hvidvask af penge, skal udelukkes fra at deltage i udbudsprcesser i 4 år fra vedkmmende entreprenør er endelig dømt eller har vedtaget bødefrlæg. Reglerne m self-cleaning beskrevet venfr under afsnit 2.1 finder anvendelse. Kntraktbetingelse Ordregiver kan fastlægge en kntraktbestemmelse, der frpligter entreprenøren til at afstå fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke interne eller eksterne aktører i frbindelse med pfyldelse af kntrakten. Se eksempel 5 i dkumentet med kntraktbetingelser. Bestemmelsen indebærer, at bestikkelse eller anden uretmæssig påvirkning i frbindelse med udførelse af kntrakten kan sanktineres sm mislighldelse af kntrakten mellem rdregiver g entreprenøren. Bestemmelsen pålægger endvidere entreprenøren lyalt at plyse m eventuelle partsrelatiner eller særlige hensyn, der kan give anledning til interesseknflikter med bygherre.