6 QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 contract management del 2
QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 7 Er du helt sikker på, at du har Contract Management? Del 2: Forankring og overblik Contract Management kan være et centralt redskab i arbejdet med at nedbringe omkostninger og risiko. I første kapitel af vores Contract Management-tutorial så vi på de enkelte delelementer i Contract Management-arbejdet. I dette værktøjsorientrede andet afsnit fokuserer vi på rejsen mod implementering af en Contract Management-funktion og begynder med det allerførste skridt: Overblik og forankring. Hvor starter arbejdet, når man skal opbygge en Contract Management-organisation? Genbesøger vi Contract Management-hjulet (figur 1) står det klart, at implementeringen af Contract Management er en tværgående øvelse, hvor Contract Management-arbejdet blandt andet skal indlejres i en lang række allerede eksisterende processer og roller. Implementeringen skal tage hensyn til, hvordan organisationen i øvrigt arbejder. Contract Management kan samles centralt, hvis organisationen arbejder centralt. Er organisationen mere decentralt organiseret, kan Contract Management implementeres efter en decentral model. Det afgørende er, arbejdsmetoderne følger Contract Management-hjulet, inkluderer alle elementer, og at der arbejdes ensartet. Det leder frem til svaret på spørgsmålet om, hvor arbejdet med at opbygge Contract Management starter. Svaret er: Arbejdet starter med at fange ledelsens opmærksomhed, for uden en stærk ledelsesmæssig forankring er det typisk ikke muligt at få implementeret Contract Management inertien i de fleste organisationer er simpelthen for stor. Forankringen skal starte med en samtale i ledelsesgruppen om den nuværende status og om, hvor man gerne vil være. Vi giver her hjælpemidler til at danne sig overblikket og til at starte den samtale. De tre hjælpemidler er: Faktureringsanalyse Overbliksevaluering Modenhedsvurdering Proof of Contract Management (PoCM) FAKTURERINGSANALYSE Vores analyser har vist, at netop virksomhedernes fakturakontrol ofte er et centralt problem i forhold til Contract Management. Analysen slår ned på de væsentligste uoverensstemmelser mellem kontrakt og fakturering et af de områder, hvor langt de fleste virksomheder vil kunne finde reelle økonomiske besparelser. Analysen kan i princippet gøres så begrænset eller omfattende, som der er kapacitet til, men for at sikre størst værdi i forhold til indsats anbefaler vi følgende afgrænsning: 1. Start med at identificere organisationens en til to største leverandør/er. Det vil sige den eller de leverandør/er, hvis leverancer udgør en signifikant Fig. 1. Contract Management-hjulet del af det samlede it-budget.
8 QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 2. Saml alle kontrakter fra den eller de pågældende leverandør/er og alle de fakturaer, der er kommet ind det foregående år. 3. Match faktura med kontrakterne. Når fakturaer og kontrakter matches, skal man se efter hullerne eller det uklare, herunder: Faktura for ydelser, der ikke er blevet leveret. Faktura for ydelser, der ikke er aftalebelagt, og ydelser, der ikke entydigt kan henvises til et aftalepunkt. Ydelser, der bliver leveret, men ikke faktureres Ydelser der leveres dobbelt. Eksempelvis samme type leverance fra to forskellige leverandører - her går du potentielt glip af volumenrabatter. Over-licensiering i forhold til reelt forbrug. Overbetaling for oppetider. Analysen vil dels give dig et overblik over mulige kortsigtede økonomiske gevinster, dels over, hvor Contract Management-arbejde vil kunne forbedre de økonomiske kontraktvilkår på længere sigt. OVERBLIKSEVALUERING Sammen med faktureringsanalysen er det en god idé at tage et kig på organisationens samlede overblik over følgende: Samlet økonomi i kontrakterne Antal kontrakter Antal leverandører Overbliksevalueringen er en selvevaluering, og det giver sig selv, at jo mere ærlig besvarelserne er, jo bedre bliver overblikket. Implementering af Contract Management behøver ikke nødvendigvis være et Big Bang-projekt, hvor man ser på alle problemstillinger i alle områder simultant. Arbejdet kan udrulles gradvist, og overbliksevalueringen kan understøtte dialogen i ledelsesgruppen om, hvor man skal starte indsatsen. Nedenstående skema, figur 2, er en udfyldt overbliksevaluering fra en virksomhed med lange driftsoutsourcingkontrakter. Over tid er der blevet tilføjet en lang række tillægskontrakter, og der er behov for en gennemgang af området i forhold til økonomien i kontrakterne og antallet af kontrakterne. HAR DU OVERBLIK? Vi har intet overblik Vi har delvist overblik Vi har fuldt overblik Den samlede økonomi Drift Udvikling Vedligehold Licenser Andet Antal af kontrakter Drift Udvikling Vedligehold Licenser Andet Antal af leverandører Drift Udvikling Vedligehold Licenser Andet Fig 2. Eksempel på overbliksevaluering
QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 9 PROOF OF CONTRACT MANAGEMENT MODENHEDSEVALUERING Proof of Contract Management-værktøjet, eller modenhedsevalueringen, er også et selvevalueringsværktøj, der kan bruges i de indledende samtaler i ledelsesgruppen. Proof of Contract Management (PoCM) går et spadestik dybere end overbliksevalueringen og ser på centrale processer i Contract Management-arbejdet under tre primære kategorier: Direkte økonomiske gevinster Merværdi Risikovurdering Proof of Contract Management-skemaet består af en række tjek-spørgsmål inden for hver kategori og udfyldes med en enten grøn eller rød markering, som indikerer, om der er fungerende processer på plads/ styr på området eller det modsatte. Nedenstående skemaer er udfyldte eksempler på en PoCM-gennemgang. DIREKTE ØKONOMISKE KONSEKVENSER I figur 3 er skemaet med tjek-spørgsmål fokuseret ind på de områder, hvor implementerede Contract Management-processer kan have stor økonomisk betydning for organisationen: Fejlfakturering, priser over markedspris, autoforlængelser, misligholdsbestemmelser, volumenrabatter og prisreguleringsmekanismer. Best practice foreskriver, at aftaler vurderes i forhold til disse elementer en gang om året. Det er samtidig værd at være opmærksom på antallet af aftaler, der er mere end fire år gamle. Har man ORGANISATIONENS EVNE TIL AT INDFRI DIREKTE ØKONOMISKE GEVINSTER Fejlfakturering Er fakturakontrolprocesserne på plads beskrevet og implementeret? Er der overensstemmelse mellem aftale, rapportering og fakturering? Priser over markedspris aftalerne hvert år i forhold til markedspriserne? Er de fleste aftaler 4-årige eller kortere? Vurderes markedspriser i forhold til eksterne benchmark/ nøgletal? Aftaler der ikke opsiges (autoforlængelser) Ingen eller ganske få aftaler autoforlænges. Ikke udnyttede misligeholdelsesbestemmelser Opkræves der bod i alle de situationer hvor det er muligt? Udnyttes mulighederne for at hæve aftaler ved misligeholdelse? Er der typisk tale om velfungerende leverandørrelationer? Volumenrabatter Er der indregnet volumenrabatter i aftalerne? Følges der op på volumenrabatter? Udnyttelse af prisreguleringsmekanismer Er der som hovedregel indarbejdet prisreguleringsmekanismer i aftalerne der følger de faktiske makedspriser? Følges der op på prisreguleringsmekanismer? Fig. 3. Eksempel på udfyldt PoCM-skema: Direkte økonomiske gevinster
10 QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 en betydelig del af aftaler, som er over fire år gamle, bør dette være et særskilt indsatsområde i kontraktgennemgangen, da du typisk her vil finde kontrakter markant over markedsprisen. Et stort antal kontrakter med autoforlængelse bør også ses som en indikation på et område, der skal have særskilt opmærksomhed, da autoforlængelser kan resultere i manglende opmærksomhed ( de kører bare ) og dermed en overprissætning i forhold til markedet. Hvad angår udnyttelsen af misligholdsbestemmelser, er der i skemaet medtaget en vurdering af det generelle forhold til organisationens leverandører. Der kan være tilfælde, hvor man undgår at gå efter realisering af bod ved misligholdelse som en del af en anden aftale med den pågældende leverandør, men det skal selvsagt ske bevidst. MERVÆRDI Udnyttelse af aftalernes vilkår, forretningstilpasning og sikring af rette kvalitet er alle områder, hvor Contract Management kan være med til at give en merværdi for forretningen, der ligger ud over de direkte økonomiske konsekvenser. Merværdien opstår ved at sikre, at kontrakterne til enhver tid afspejler forretningens reelle behov, at kontrakterne kan og bliver ændret i takt med, at forretningens behov ændres, og at der til hver en tid er et samlet overblik over kvaliteten af de ydelser, man aftager. Sidstnævnte er centralt dels for at kunne vurdere, om der skal foretages en evaluering af leverandørstyringen i virksomheden, dels for at fastslå, om der i organisationen er et reelt behov for den kvalitet, der aftages, hvilket er interessant for eksempel i forhold til SLA-regimer. RISIKOVURDERING I figur 5 er skemaet med tjek-spørgsmål fokuseret på de områder, hvor implementerede Contract Management-processer kan være med til dels at minimere organisationens risikoprofil, dels at sikre, at de ydelser, der aftages, er tilpasset organisationens behov. Sidstnævnte er blandt andet aktuelt i forhold til et område som bod. Her kan det føles som en risikominimering at skrue helt op for boden i kontrakterne, men det er en risikominimering, som leverandøren tager sig betalt for (læs artiklen: Vilkår, der koster på vores hjemmeside quarterlyanalytics.dk), og som der måske reelt ikke er behov for. I hvilket omfang, der aftales standardydelser, er også et centralt område i risikovurderingen. Jo mindre standardisering, jo større risiko i forhold til fejl leverancer og projekter, der går over tiden. Offentlige organisationer bør samtidig bruge ekstra tid på gennemgangen af processerne for identificering af aftaler, der understøtter forretningskritiske arbejdsom råder. Der er stor ekstern opmærksomhed på offentlige it-systemer, og i forhold til omdømmehåndtering kan det nødvendiggøre særlige processer for denne type kontrakter. ER ORGANISATIONEN I STAND TIL GENNEM CONTRACT MANAGEMENT AT GIVE DIN FORRETNING MERVÆRDI? Fuld udnyttelse af aftalernes vilkår Er der et fuldt overblik over aftalens ydelser og muligheder? Følges der op på udnyttelsen af aftalernes ydelser? Opdateres/ændres aftalerne i forhold til ændrede behov? Forretningstilpassede vilkår gang om året? Er der overblik over forhold mellem vilkår og prisen for vilkår? Indeholder aftalerne relevante og operationelle ændringsvilkår? Kvaliteten af de modtagne ydelser Leveres de aftalte ydelser til aftalt kvalitet? Leveres de relevante ydelser i kvalitet der afspejler reelt behov? Fig. 4. Eksempel på udfyldt PoCM-skema: Merværdi
QUARTERLY ANALYTICS 3 2014 11 RISIKOMINIMERING: FORETAGER ORGANISATIONEN EN REEL VURDERING AF RISIKO? Vilkår der passer til behov og risikoprofil Er der overblik over, hvor man aftager ikke-standardiserede ydelser? Er der en løbende vurdering af vilkår ift. behov samt risikoprofil? Omdømmehåndtering Er der identificeret aftaler, der understøtter kritiske forretningsprocesser med stor ekstern bevågenhed? Er der særlige processer/ vilkår for disse aftaler? Standardisering af vilkår og ydelser Er der overblik over, hvor man aftager ikke-standardiserede ydelser? Er aftalernes vilkår standardiseret så meget som muligt? Er ydelsesdefinitioner standardiseret så meget som muligt? Sammenhæng mellem aftaler Er der overblik over sammenhænge og afhængigheder mellem aftaler? Følges der op på disse sammenhænge og afhængigheder i det løbende arbejde med leverandørerne? Følges der op på disse sammenhænge og afhængigheder, når aftaler genforhandles? Samlet risikostyring og kapitalisering af risiko Indgår aftalerne i den samlede risikostyringsmodel? Kapitaliseres risici knyttet til virksomhedens aftaler? Fig. 5. Eksempel på udfyldt PoCM-skema: Risikovurdering Alle ovenstående skemaer til PoCM og overbliksevaluering finder du i Excel-format på Quarterly Analytics hjemmeside, så du kan bruge dem i dit eget Contract Management-arbejde. De er placeret under menupunktet værktøjer. På hjemmesiden kan du også hente det første kapitel af Contract Management-tutorial en. Den finder du under menupunktet Rapporter > Tutorials. I tredje del af vores Contract Management-tutorial fortsætter vi beskrivelsen af, hvordan man forankrer Contract Management-arbejdet i organisationen, med et kig på, hvordan man bygger en Contract Management-funktion, og hvem den skal bestå af. Quarterly Analytics tutorial-serie om Contract Management er udarbejdet i samarbejde med FalckEkdahl. FalckEkdahl leverer specialiseret juridisk og kommerciel rådgivning til både offentlige og private virksomheder og arbejder primært med opgaver inden for IT-området. Virksomheden kan bistå i hele anskaffelsens livscyklus - det vil sige fra fasen med udbud og kontraktkoncipering til opfølgning af kontrakten og frem til terminering eller genforhandling. FalckEkdahls specialistområder er udbud, kontraktkoncipering, Contract Management og kontraktforhandling.