BRUGERVEJLEDNING BESTILLING AF MANGLENDE PUBLIKATIONER LEVERINGSREKLAMATIONER KØB KØRSEL Sidst opdateret af NRA den 15-04-2009
Indholdsfortegnelse Side Indledning 3 Ajourfør Reklamationer (Bestillinger) 4 Annullering af bestillinger, der er foretaget ved en fejl 5 Oversigt Reklamationer 6 Afstem faktura (afregningsgrundlag) fra Bladkompagniet 7 Svar Reklamation (kun relevant for Styringen) 8 Bilag A: Oversigt over reklamationskoder, herunder skadevolderoversigt 9 Bilag B: REK102 Oversigt Reklamationer. Visning af skadevolder 10 Bilag C: REK102 Oversigt Reklamationer. Visning af Styringens behandling 11 2
Indledning Denne vejledning beskriver: - hvordan distributørerne bestiller publikationer i forbindelse med distributionen, - hvordan Styringen behandler bestillingerne (reklamationerne), og - hvordan skadevolder defineres (hvordan afregningen for bestillingerne foretages). Bestillinger foretages i Transport & Logistik vælg Reklamationssystem og Ajourfør Reklamationer. 3
Ajourfør Reklamationer (Bestillinger) I skærmbilledet: skal følgende felter udfyldes: - Kontonummeret, hvor aviserne skal leveres. - Reklamationskoden, jf. Bilag A. Der kan bestilles produkter på alle opgaver efter reklamationskoden er valgt. - Antal aviser der ønskes leveret (Opgavenummeret vælges først, hvorefter publikationerne på de enkelte læs fremkommer og bestillingen kan foretages). - Feltet Tekst, når reklamationskoderne 819, 829 og 839 anvendes. Feltet Tekst kan anvendes ved de øvrige koder. Vælges reklamationskode 820 vises dog kun hovedaviserne. Vælges reklamationskode 825 vises kun efterfølgende dele/sektioner. Ved valg af de øvrige reklamationskoder vises både hovedaviserne og efterfølgende dele/sektioner. Nedenfor er vist et eksempel på en bestilling af 9 BØR: Skadevolder udfyldes automatisk afhængig af den valgte reklamationskode: - Distributør koderne 810 til 819, - DRØ koderne 820 til 829 eller - Udgiver koderne 830 til 839. Styringen kan ændre den valgte Skadevolder, jf. Bilag B. Henter Selv er altid udfyldt med N(ej). Distributøren kan rette værdien til J(a), hvorved Styringen gøres opmærksom på at distributøren selv henter de bestilte publikationer. Distributøren afregnes ikke for transporten af de bestilte publikationer. 4
Annullering af bestillinger, der er foretaget ved en fejl Annulleringer af fejlbestilte aviser foretages i billedet Ajourfør Reklamationer. Annulleringer foretages ved at stille cursoren i den midterste blok med Opgave nr., og klik på knappen Annuller. Her vil hele bestillingen/reklamationen bliver annulleret, uanset om der er tilknyttet ét eller flere produkter til reklamationen. Annulleringer af enkelte produkter i en bestilling/reklamation foretages ved at stille cursoren i den nederste blok med produkter, og klik på knappen Annuller, hvorved kun det enkelte produkt bliver annulleret. Bemærk at selvom Styringen har besvaret reklamationen, et det stadig muligt at annullere en bestilling/- reklamation. Det er her vigtigt at Styringen kontaktes telefonisk, da de ikke systemmæssigt - bliver gjort opmærksom på, at en reklamation er annulleret. 5
Oversigt Reklamationer I Transport & Logistik kan der for det enkelte leveringssted vises en samlet oversigt over bestillinger/reklamationer. Via Reklamationssystem vælges Oversigt Reklamationer : Og følgende skærmbillede vises: I feltet Skadevolder kan følgende vælges: Alle Distributør DRØ Udgiver Ændret Alle reklamationer fremsøges og vises. Kode-810 til 819 fremsøges og vises. Kode-820 til 829 fremsøges og vises. Kode-830 til 839 fremsøges og vises. Alle reklamationer, der har skiftet skadevolder. Når Styringen i svarbilledet har rettet Skadevolder fra Distributør til fx Udgiver, vil bestillingen/reklamationen kun blive vist med Udgiver som søgekriterie. Hvis man søger på Ændret vil alle reklamationer hvor Styringen i Svarbilledet har rettet Skadevolder til en anden værdi blive vist. Hvis Styringen i svarbilledet har rettet skadevolder til en anden værdi, end den som distributøren oprindeligt benyttede ved bestillingen, vil feltet Skadevolder stå med rød baggrundsfarve. 6
Afstem faktura (afregningsgrundlag) fra Bladkompagniet Fakturaer, der omfatter distributørernes bestilling af manglende publikationer (Køb Kørsel), fremsendes som Kreditnota nr. startende med Vafxxxxx (Distributørafregningerne starter med Dafxxxxx). Ovenstående faktura dækker distributørens køb af publikationer i perioden 09 13. Publikationerne på Vafafregningerne må ikke forveksles med depotaviser, der leveres dagligt som led i distributionen (disse afregnes via basisafregningen/daf-afregninger). Til dato er den sidste dag i afregningsperioden (hverdag henholdsvis søndag). I kan afstemme antal aviser og antal bestillingsgebyr i Transport & Logistik Oversigt Reklamationer, jf. nedenstående skærmbillede: I Konto nr og Konto nr Til skrives det laveste henholdsvis højeste kørestedsnummer som afregningen omfatter. I Dist. Dato og Dist. Dato Til vælges første dato i afregningsperioden henholdsvis sidste dato i afregningsperioden. I ovenstående tilfælde 230309 og 290309. I Skadevolder vælges Distributør. Tast herefter F8 og alle bestillinger, der skal betales af distributøren vises. 7
Svar Reklamation Skadevolder, feltet kan opdateres på alle 8xx-koder, med følgende mulige skadevoldere: - Distributør - DRØ (Drift, Øst) - KLS (Kontrakt- og Leverandørstyring - Udgiver Styringen har ansvaret for at rette værdien, hvis distributøren har benyttet en forkert skadevolder. Distributøren kan ikke ændre default-værdierne, i forbindelse med oprettelsen af bestillingen/reklamationen. Henter Selv, kan ikke ændres af Styringen. Ved Ja kommer distributøren selv og henter de manglende aviser. Styringen kan benytte følgende svarkoder: 1 Vognmand retter selv 2 Reklamationsvogn leverer 6 Læs svar 11 Læs svar/afvist 12 Kommer med næste læs Styringen kan i svarbilledet afvise reklamationen, dette gøres ved brug af svar kode 11 (Læs Svar/Afvist). Styringen kan i svarbilledet bruge svarkode 12, der betyder, at bestillingen kommer med næste læs. Svarkode 11 (Læs Svar/Afvist) bruges når reklamationen afvises. Når den anvendes vil distributøren blive gjort opmærksom på dette ved farvemarkeringen grøn i oversigtsbilledet. Eksempel på visning af Styringens behandling fremgår Bilag C. 8
Bilag A Oversigt over reklamationskoder, herunder skadevolderoversigt I forbindelse med distributørens bestilling vælges en reklamationskode. Tryk F9 i feltet Kode for at se de 18 koder: Skadevolder Reklamationskoderne er opdelt i tre kategorier. Anvendes koderne 810 819 betaler distributøren for aviserne (pr. stk.) og pr. bestilling (en pr. levering/adresse). Anvendes koderne 820 829 betaler Kontrakt- og Leverandørstyring eller Drift, Øst for de bestilte aviser. Anvendes koderne 830 839 betaler den pågældende udgiver for aviserne (pr. stk.) samt et administrationsgebyr pr. bestilling 9
Bilag B REK102 Oversigt Reklamationer. Visning af skadevolder Distributøren kan få en oversigt over bestillinger/reklamationer, hvor det er distributøren, der betaler for de leverede aviser ved søgning i feltet Skadevolder : Ved valg af Distributør som skadevolder udsøges reklamationer med koderne 810 819, jf. nedenstående eksempel: Bemærk at hvis Styringen i Svarbilledet har rettet Skadevolder til en anden værdi, vil feltet Skadevolder blive vist med rød baggrundsfarve., jf. nedenstående eksempel. Disse kan også fremsøges ved at vælge værdien Ændret i søgekriteriet Skadevolder. Styringen kan afvise en reklamation med svarkode 11 (Læs Svar/Afvist). Svaret skal markeres som Læst ved at trykke på knappen Læst/Luk, derved forsvinder den grønne farve. 10
Bilag C REK102 Oversigt Reklamationer. Visning af Styringens behandling I nedenstående eksempel har Styringen afvist reklamationen med svarkode 11 (Læs Svar/Afvist). Det er nemt at se ved den grønne farve. Denne farve fortæller, at distributøren skal læse Styringens behandling af reklamationen. I første søgekriterie Type vælges kriteriet Svar bør læses / Afd., vil alle de svar som hele ens afdeling mangler at læse fremstå, mens de reklamationer du har oprettet fremstå med den grønne. 11