Elektronisk PatientJournal

Elektronisk PatientJournal Sygehus Fyn Projekttitel: SHIFT-EPJ Rapport nr. 4: Implementeringsrapport April 2001

Indholdsfortegnelse Side 1. Indledning... 1 1.1 Evalueringsforløbet... 1 1.2 Metode og datakilder... 2 1.3 Ledelsernes holdning til implementeringen... 4 2. Sammenfatning... 6 2.1 Projektorganisationen... 6 2.2 Kravspecifikationsfasen... 7 2.3 Uddannelse af brugerne... 8 2.4 Udrulning af EPJ... 9 2.5 Nye arbejdsgange og procedurer... 9 DEL 1: FØR OPSTART... 11 3. Projektorganisationen... 11 3.1 Styregruppen... 11 3.2 Implementeringsgruppen... 11 3.3 Referencegruppen... 13 3.4 Teknikergruppen... 13 3.5 Brugergrupperne... 14 3.6 Eksterne konsulenter... 15 3.7 Konklusioner og anbefalinger... 15 4. Information og kravspecifikation... 18 4.1 Brugerinddragelse... 19 4.2 Samspillet med leverandøren... 20 4.3 Konklusion og anbefalinger... 20 5. Uddannelse... 23 5.1 Undervisningsholdenes sammensætning... 23 5.2 Undervisning i grundlæggende Windows og MediCare... 26 5.4 Konklusion og anbefalinger... 28 DEL 2: OPSTART... 30 6. Udrulningen af EPJ... 30 6.1 Testfasen... 31 6.2 Opstartsfasen... 32 6.3 Support... 34 6.4 Konklusion og anbefalinger... 35 DEL 3: EFTER OPSTART... 38 7. Effekter af EPJ... 38 7.1 Nye arbejdsgange og procedurer... 38 7.2 Korttidseffekterne af EPJ... 39 7.3 Konklusion og anbefalinger... 40 8. Afslutning... 42

BILAG A Eksempel på et temamøde om plejeplaner... 43 BILAG B Det planlagte og det faktiske udrulningsforløb... 45 1. Indledning 2 Sygehus Fyn Center Syd startede i september 1997 et projekt om indførelsen af en elektronisk patientjournal (EPJ) i tre geografisk adskilte og samarbejdende afdelinger i Sygehus Fyn Center Syd. Det drejer sig om medicinsk afdeling på Sygehus Fyn Svendborg, samt alle afdelinger på sygehusenhederne i Rudkøbing og Ærøskøbing. Et projekt, der omfatter ca. 500 kliniske medarbejdere, og som har til formål at udvikle, indføre og afprøve EPJ på disse tre lokationer i Sygehus Fyn Center Syd. Projektet kaldes SHIFT-EPJ, hvilket illustrerer overgangen fra papirjournal til elektronisk journal, og at sygehuse indfører fælles teknologi. Siden 1994 har lægerne på Sygehus Fyn Rudkøbing anvendt EPJ, og det var derfor naturligt at Sygehus Fyn Rudkøbing var med til at danne baggrund for et naturligt skridt videre i udviklingen. Med afsæt i erfaringerne fra Sygehus Fyn Rudkøbing ønskede Sygehus Fyn Center Syd dels at videreudvikle produktet til en tværfaglig enhedsjournal og dels at udbrede anvendelsen af EPJ til hele Sygehus Fyn Center Syd. Formålet med indførelsen af EPJ er at etablere nye kommunikationsmuligheder, som vil understøtte patientforløb, muliggøre mere smidige arbejdsgange, tværfaglighed, give kvalitetsløft og i sidste ende opnåelse af en optimering af driften af Sygehus Fyn Center Syd. 1.1 Evalueringsforløbet Som en vigtig del af SHIFT-EPJ-projektet gennemføres en løbende evaluering af projektet. Evalueringen har flere formål, for det første skal den forsøge at give et billede af nytten af eller gevinsten ved at indføre EPJ. For det andet skal evalueringen opsamle og formidle de erfaringer, der gøres i projektet med hensyn til den praktiske implementering i den kliniske hverdag. Denne rapport fokuserer på sidstnævnte formål og beskriver tre implementeringsforløb på de tre geografisk spredte sygehusenheder i henholdsvis Rudkøbing, Ærøskøbing og Svendborg. De tre forløb kan og skal ikke ses som tre sammenlignelige forløb, men derimod som tre sammenhængende forløb, forstået på den måde, at erfaringerne fra implementeringsforløbet på Sygehus Fyn Rudkøbing har været anvendt i implementeringen af EPJ på Sygehus Fyn Ærøskøbing osv. Ligeledes er der tale om forskellige vilkår, idet der på Sygehus Fyn Rudkøbing er tale om en konvertering fra én EPJ; den dos-baserede Medex, til en anden EPJ; den Windows-baserede MediCare, mens der på Sygehus Fyn Ærøskøbing og Sygehus Fyn Svendborg er tale om en overgang fra papirjournal til elektronisk journal. Fælles for de tre enheder er, at de skal overgå til en enhedsjournal, det vil sige fra flere journaler (sygeplejerkardex, lægejournal og andre faggruppers

journaler)til en tværfaglig journal for alle faggrupper. Der er derfor ikke kun tale om at gå fra papir til edb, men også tale om ændringer i arbejdsgange og samarbejdsrutiner faggrupperne imellem. Nærværende rapport er den fjerde af fem rapporter, der alle bidrager til at dokumentere projektets forløb og resultater: 3 Rapport nr. 1: Elektronisk patientjournal i Sygehus Fyn Rudkøbing. En statusopgørelse over de første EPJ-driftsår på Sygehus Fyn Rudkøbing. Fischer & Lorenz, april 1998. Rapport nr. 2: Før-analyserapport Elektroniske Patientjournaler - et redskab til en bedre behandling? - med udgangspunkt i Sygehus Fyn Center Syd. En dokumenteret føranalyse, der kortlægger udgangspunktet for SHIFT-EPJ projektet samt forventningerne til EPJ-systemets effekter for Sygehus Fyn Rudkøbing, Sygehus Fyn Ærøskøbing og Sygehus Fyn Svendborg, afdeling M. Fischer og Lorenz, maj 1999. Rapport nr. 3: Implementeringsanalyse. Der dels er en beskrivelse, dels en vurdering af det faktiske implementerings- og udviklingsforløb, som er gennemgået i løbet af SHIFT- EPJ-projektets første år på Sygehus Fyn Rudkøbing og Sygehus Fyn Ærøskøbing. Fischer & Lorenz, maj 1999. Rapport nr. 4:Erfaringer fra implementeringen af EPJ på de tre sygehusenheder. Rapporten vil dels beskrive specifikke erfaringer fra implementeringsfasen, samt komme med anbefalinger til en implementeringsmodel for resten af Sygehus Fyn. Udviklings- og Uddannelsesafdelingen, Fyns Amt, april 2001. Rapport nr. 5: Evalueringsrapporten opsamler de væsentligste erfaringer med EPJ og kommer med anbefalinger til de videre udbredelse af EPJ i Fyns Amt. Effekterne af EPJ belyses i forhold til arbejdsopgaver, aktører og organisationen som helhed. Udviklings- og Uddannelsesafdelingen, Fyns Amt, juni 2001. 1.2 Metode og datakilder Hensigten med denne evaluering er som nævnt at beskrive implementeringsprocessen. Hertil er indsamlet de involverede parters erfaring og oplevelse af implementeringsforløbet via forskellige dataindsamlingsmetoder. Indsamlingen består primært af kvalitative metoder i form af personlige interview, fokusgruppeinterview og åbne spørgeskemaer. Dataindsamlingen har spredt sig over perioden december 1998 til december 1999 og består af følgende elementer:

Sygehus Fyn Rudkøbing På Sygehus Fyn Rudkøbing blev der efter 4-7 ugers drift af MediCare (december 1998 - januar 1999) gennemført 11 individuelle interview blandt alle personalegrupper. I interviewene blev der primært fokuseret på konverteringsprocessen fra Medex til MediCare, uddannelsesforløbet, opstartsfasen, informationen under implementeringsforløbet, arbejdet med kravspecifikation og selve idrifttagningen herunder support fra Implementeringsgruppen. 4 Et emne, der fyldte meget i interviewene, var de driftsproblemer, der på daværende tidspunkt var med MediCare. Interviewene blev derfor også brugt som en opsamling af de programmelle og funktionelle problemer, der i høj grad var med programmet. Denne opsamling blev efterfølgende anvendt til at prioritere og systematisere leverandørens videre udviklingsarbejde med rettelse af fejl og indgår derfor ikke direkte i denne rapport. Sygehus Fyn Ærøskøbing En måned efter opstart af MediCare på Sygehus Fyn Ærøskøbing (marts 1999) blev der foretaget et fokusgruppeinterview, hvor alle faggrupper var repræsenteret. Formålet var i lighed med interviewene på Sygehus Fyn Rudkøbing at afdække brugernes erfaringer og vurdering af uddannelsesforløbet, samt af informationen om og idrifttagningen af MediCare. Denne metode vidste sig at være meget velegnet til at opsamle brugernes erfaringer fra implementeringen af EPJ. Der udspandt sig en god diskussion, der betød, at mange facetter ved implementeringen blev afdækket. Implementeringsgruppen Implementeringsgruppen er det centrale omdrejningspunkt i SHIFT-EPJ-projektet og fungerer som projektets koordinerende, formidlende og samlende organ. Dette har været årsag til, at Implementeringsgruppen i høj grad har bidraget med deres erfaringer fra implementeringen af EPJ. Erfaringerne fra udviklingen af MediCare samt implementeringsprocessen og udrulningen på henholdsvis Sygehus Fyn Rudkøbing og Sygehus Fyn Ærøskøbing blev opsamlet via et seminar for Implementeringsgruppens medlemmer. Seminaret drejede sig dels om samspillet mellem Implementeringsgruppen og de øvrige grupper i projektet herunder primært brugerne, Teknikergruppen og leverandøren, og dels om forløbet før, under og efter udrulningen af MediCare. På seminaret blev der taget udgangspunkt i de gennemførte interview med brugerne samt i Implementeringsgruppens erfaringer. Disse erfaringer blev inden seminaret indsamlet via åbne spørgeskemaer, hvor implementeringsgruppen gav udtryk for deres oplevelser af, hvad der gik godt og skidt i forbindelse med implementeringen samt hvilke erfaringer, der var vigtige at tage med videre til implementeringen af EPJ på Sygehus Fyn Svendborg. Seminaret blev afholdt i juni 1999 og omfattede uddybende diskussioner samt formulering af anbefalinger. Implementeringsgruppens erfaringer fra implementeringen af EPJ på Sygehus Fyn Svendborg er efterfølgende blevet indhentet via møder med projektleder Lone Tynan. Teknikergruppen

Teknikergruppen har i lighed med Implementeringsgruppen modtaget spørgeskemaer omkring deres oplevelse af implementeringsfasen. Desværre var tilslutningen yderst begrænset, hvilket gør, at Teknikergruppens udsagn bygger på ganske få personer. 5 Leverandøren Projektlederen hos Rambøll A/S er blevet interviewet om leverandørens oplevelse af implementeringsforløbet, herunder Rambølls rolle og samarbejde med de øvrige grupper i projektorganisationen. Disse samarbejdspartnere er Implementeringsgruppen, Teknikergruppen samt brugerne. Interviewet blev gennemført i september 1999. Sygehus Fyn Svendborg, afdeling M I lighed med de øvrige sygehusenheder blev der efter en måneds drift (november-december 1999) foretaget tre fokusgruppeinterview på Sygehus Fyn Svendborg, afdeling M, hvor alle faggrupper var repræsenteret. I modsætning til de tidligere interview på de øvrige sygehusenheder var fokus primært rettet mod brugernes oplevelse af udrulningen samt den første tid med EPJ, herunder programmets funktionalitet og indvirkning på arbejdsgange og rutiner. Denne rapport indeholder på baggrund af ovennævnte materiale primært brugernes og Implementeringsgruppens oplevelse af implementeringsforløbet. De øvrige aktører i implementeringsfasen har enten selv valgt ikke at bidrage i dataindsamlingen eller er blevet udeladt, da de ikke har været tilknyttet projektet på indsamlingstidspunktet. Implementeringsfasen har været præget af samarbejdsproblemer med eksterne konsulenter og med leverandøren i forhold til indgåede aftaler og opfyldelsen heraf, hvilket har præget dataindsamlingen. Datamaterialet er på baggrund af dette forsøgt balanceret i forhold til de involverede parter. I forbindelse med evalueringen af effekten af EPJ er områdeledelsen på Sygehus Fyn, centerledelsen på Sygehus Fyn Center Syd og afdelingsledelserne på henholdsvis Sygehus Fyn Rudkøbing, Sygehus Fyn Ærøskøbing og medicinsk afdeling, Sygehus Fyn Svendborg blevet interviewet. Ledelsens syn på implementeringen af EPJ blev kort berørt og indgår afslutningsvis i denne rapports sidste kapitel. 1.3 Ledelsernes holdning til implementeringen Følgende afsnit bygger på udtalelser fra områdeledelsen på Sygehus Fyn, centerledelsen på Sygehus Fyn Center Syd og afdelingsledelserne på henholdsvis Sygehus Fyn Rudkøbing, Sygehus Fyn Ærøskøbing og medicinsk afdeling, Sygehus Fyn Svendborg om implementeringen af EPJ. Ledelserne er enige om, at SHIFT-EPJ-projektet skal anses som et organisations-udviklingsprojekt, hvor der gradvist vil ske en holdningsændring hos medarbejderne. Erfaringerne viser, at medarbejderne er nødt til at være indstillet på omvæltning og ændringer i deres dagligdag ved indførelsen af EPJ.

6 Der er enighed blandt ledelsesniveauerne om, at det kræver en række tiltag at opnå den optimale effekt af EPJ dels hos ledelserne og dels hos medarbejderne. Følgende forudsætninger for at indføre EPJ og dermed opnå den forventede effekt af EPJ nævnes: klare mål for projektet, der løbende kan følges op forankring af projektet i den øverste ledelse gennem hele projektperioden bevidsthed om det økonomiske grundlag/ressourcegrundlaget for udvikling og implementering bevidsthed om kultur- og holdningsændringer i organisationen Det er vigtig, at et stort projekt som SHIFT-EPJ under hele projektforløbet er forankret i den øverste ledelse i organisationen, og at ledelsen følger projektet tæt. Det kræver mere end blot ildsjæle at skabe et velfungerende projekt. Der skal opstilles klare og konkrete mål for projektet, som løbende skal følges op gennem projektforløbet. Dette er med til at skabe en bevidsthed om de økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser af EPJ. Udviklingen og implementeringen af EPJ koster noget for organisationen dels i form af kroner og ører, og dels i form af tid og engagement fra alle medarbejderne i organisationen. SHIFT-EPJ-projektet kræver en indsats fra den enkelte medarbejder i form af engagement og tid dels i forbindelse med udviklingen af EPJ i form af arbejdsgangsanalyser og udarbejdelsen af kravspecifikation, og dels i implementeringen af EPJ i form af uddannelse og ændringer af arbejdsgange. Det er vigtigt, at afdelingsledelsen aktivt går ind og forholder sig til EPJ som et arbejdsredskab sammen med medarbejderne i form af arbejdsgangsbeskrivelser og løbende arbejdsgangsændringer. Afdelingsledelsen ser det som en naturlig og nødvendig proces, at medarbejdere og ledelse sammen gør sig tanker om og forholder sig åbent over for forandringer i forbindelse med indførelsen af EPJ. Kulturog holdningsændringer i organisationen er en kompleks proces på grund af involvering af mange faggrupper med hver deres forudsætning og dagsrytmer, men en nødvendig proces for et organisationsudviklingsprojekt som EPJ. Denne implementeringsrapport vil gå i dybden med en række af disse forudsætninger ud fra brugernes og de øvrige parters vurdering af implementeringsforløbet.

2. Sammenfatning 7 Sygehus Fyn Center Syd påbegyndte i september 1997 SHIFT-EPJ-projektet. Projektet omhandler indførelse af en elektronisk patientjournal (EPJ) på centrets tre sygehusenheder, Sygehus Fyn Rudkøbing, Sygehus Fyn Ærøskøbing og Sygehus Fyn Svendborg (kun medicinsk afdeling). Sygehus Fyns formål med projektet er at etablere nye kommunikationsmuligheder til understøttelse af patientforløb, muliggøre mere smidige arbejdsgange, tværfaglighed, kvalitetsforbedringer og opnåelse af en optimering af driften af Sygehus Fyn Center Syd. Følgende kapitel vil kort beskrive implementeringsforløbets faser før, under og efter opstarten af EPJ samt de overordnede anbefalinger i forbindelse med indførelsen af EPJ. Disse anbefalinger bygger udelukkende på erfaringer med udviklingen og implementeringen af EPJ på Sygehus Fyn Center Syd. Endvidere henvises til de konkluderende afsnit efter hvert kapitel i rapporten. Datamaterialet for evalueringen består dels af interview med det kliniske personale, dvs. brugerne af EPJ og leverandøren af programmet, og dels af et diskussionsseminar for Implementerings-gruppen. Implementeringsfasen har været præget af samarbejdsproblemer med de eksterne konsulenter samt leverandøren af programmet, hvilket har præget dataindsamlingen. Datamaterialet er på baggrund af dette forsøgt balanceret i forhold til de involverede parter. Evalueringen strækker sig over perioden fra projektstart (oktober 1997) til 1-2 måneder efter udrulningen af EPJ på den enkelte sygehusenhed (spredt over perioden december 1998 til december 1999). Følgende afsnit vil dels beskrive udviklingsforløbet i form af etablering af projektorganisation, kravspecifikationsfasen og uddannelsesforløbet, og dels beskrive implementeringsforløbet i form af udrulningen af EPJ. 2.1 Projektorganisationen Projektorganisationen blev dannet i oktober 1997 umiddelbart efter, at SHIFT-EPJ-projektet var startet. Projektorganisationen består af en styregruppe, en referencegruppe, en implementeringsgruppe, en teknikergruppe og en række tværfaglige og tværgeografiske brugergrupper. De enkelte grupper har gennem projektforløbet ændret sig alt efter behov og fase, eksempelvis varetog en ekstern konsulent projektledelsen helt eller delvist i projektets opstartsfase i tæt samarbejde med Implementeringsgruppen. Implementeringsgruppen har gennem hele implementeringsforløbet været omdrejningspunkt i projektorganisationen. Informationsgangene internt i grupperne og mellem grupperne i projektorganisationen har ikke altid været lige klare. Der er derfor blevet strammet op undervejs i forløbet med mere faste rammer i form af mødeplaner og skriftlige referater, således at alle beslutninger og aftaler foreligger skriftligt.

8 Det anbefales, at projektorganisationen samlet repræsenterer alle involverede niveauer og parter i projektet. Endvidere er det vigtigt, at de enkelte grupper i organisationen er rigtigt sammensat, og at de har kompetence til at varetage udviklings- og projektorienterede opgaver herunder IT-viden. De enkelte grupper bør klart definere, hvilken rolle og hvilke arbejdsopgaver de skal varetage samt samarbejdsrelationer med eksterne og interne parter i projektet. 2.2 Kravspecifikationsfasen Kravspecifikationsfasen er det grundlæggende element for udviklingen af en elektronisk patientjournal, og nøgleordene i en velfungerende fase er information og kommunikation. Planlagt og systematiseret information til brugerne samt velstruktureret kommunikation mellem Brugergrupperne, Implementeringsgruppen og leverandøren er meget vigtigt i udviklingsforløbet og er i høj grad med til at præge forventningerne til produktet og brugernes aktive deltagelse heri. Brugernes krav til produktet skabes dels i form af den information og dermed de forventninger brugerne danner, og dels i form af den inddragelse og medindflydelse brugerne får i udviklings- og implementeringsprocessen. Projektlederen og leverandøren afholdt ved projektets begyndelse et informationsmøde for brugerne om projektet og baggrunden for at indføre EPJ, mens Implementeringsgruppen løbende gennem hele projektet har afholdt stormøder på de enkelte sygehusenheder for at informere om de kommende aktiviteter. Brugerne har været inddraget i forløbet via en række brugergrupper, der har haft til opgave at arbejde med forskellige temaer omhandlende arbejdsgange og -procedurer for deres nuværende og fremtidige arbejdssituation. Dette mundede ud i en række ønsker og krav til den elektroniske journals indhold, hvor ud fra der blev opstillet en række krav til programmet. Disse krav blev efterfølgende vurderet og konkretiseret i form af en række møder mellem brugerne, Implementeringsgruppen og leverandøren. Formålet var at skabe den fornødne dialog mellem bruger og leverandør for at få afdækket den viden og de kompetencer, der findes i den kliniske verden herunder eventuelt tolke til at oversætte mellem den kliniske og tekniske verden. I princippet var det denne tankegang, der lå bag kravspecifikationsprocessen, men det må konkluderes, at det ikke i tilstrækkeligt omfang lykkedes at skabe denne dialog. Det anbefales, at den endelige kravspecifikation er en skriftlig og bindende aftale mellem projektorganisation og leverandør indeholdende klare og detaljerede krav til produktet samt faste leveringsfrister. Der skal være tale om en kontrakt udarbejdet i fællesskab, således at alle er indforstået

og kan leve op til aftalen. Eventuelle sanktioner ved manglende overholdelse kan overvejes, da erfaringerne - også fra andre danske EPJ-projekter - viser, at udviklingen af edb-programmer ofte tager længere tid end beregnet. 9 2.3 Uddannelse af brugerne Implementeringen af EPJ består af et uddannelsesforløb for alle brugere. Forløbet består dels af tilrettelæggelsen af undervisningen i forhold til den samlede tidsplan for udrulningen og brugernes dagligdag, og dels af sammensætningen af undervisningshold i forhold til niveau og faggruppe. Erfaringerne fra SHIFT-EPJ-projektet viser, at følgende forudsætninger bør være opfyldt: at programmet er driftssikkert og næsten færdigudviklet niveauinddeling af brugerne er optimal i forhold til pc-kendskab undervisningshold er sammensat rigtigt i forhold til faggrupper undervisningsforløb er veltilrettelagt i forhold til udrulningstidspunkt fleksibelt undervisningsforløb i forhold til brugernes hverdag underviserne skal have et minimum af kendskab til de kliniske brugeres hverdag klare udvælgelseskriterier for superbrugerne herunder definition af rolle, ansvar og opgaver opfølgende undervisning ca. tre måneder efter udrulning med det formål at afskaffe dårlige vaner og øge fokus på arbejdsgange og procedurer Undervisningsholdene var som udgangspunkt opdelt i tværfaglige hold. Formålet med disse tværfaglige hold var for det første at danne et grundlag for den fælles tværfaglige udnyttelse af de tekniske muligheder med EPJ, og for det andet at opnå en bedre forståelse for og indsigt i andre faggruppers behov og arbejdsgange. Det viste sig, at denne tværfaglige sammensætning ikke fungerede efter hensigten. Brugerne foretrak en målrettet undervisning i forhold til deres kliniske hverdag og kunne på daværende tidspunkt ikke overskue andre faggruppers anvendelse af EPJ. Brugerne mener, at dette overskud først ses efter en længere driftsperiode med EPJ og foreslår, at opfølgende undervisning etableres dels for at genopfriske allerede lærte ting og dels for tværfagligt at diskutere arbejdsgange og procedurer i forhold til EPJ. Undervisningsplanen skal være fleksibel af hensyn til brugernes kliniske hverdag. Afdelingerne, specielt på de mindre sygehusenheder, kan være sårbare, hvis de drænes for personale samtidig. Samtidig bør det sikres, at undervisningsmodulerne afvikles som et sammenhængende forløb dels i forhold til hinanden og dels i forhold til programudviklingen og udrulningstidspunktet. 2.4 Udrulning af EPJ Udrulningen af EPJ på Sygehus Fyn Center Syd foregik i tre etaper på henholdsvis Sygehus Fyn

10 Rudkøbing, Sygehus Fyn Ærøskøbing og Sygehus Fyn Svendborg. Grunden til at Sygehus Fyn Rudkøbing blev valgt som den første enhed var, at sygehusenheder siden 1994 havde gjort sig erfaringer med anvendelsen af EPJ i form af en elektronisk lægejournal. Disse erfaringer kunne være med til, at brugerne hurtigere og lettere kunne indicere fejl og mangler i programmet. Det ville således være muligt at tilrette programmet før den efterfølgende udrulning på Sygehus Fyn Ærøskøbing. Ved at vente med Sygehus Fyn Svendborg til sidst i forløbet var det muligt at bruge erfaringerne fra to mindre sygehusenheder, inden udrulningen af EPJ blev sat i gang på en større sygehusenhed. Det anbefales, at følgende forudsætninger er opfyldt, inden EPJ sættes i drift; 1) programmet er gennemtestet i forhold til kravspecifikationen, i det rette miljø og i forhold til driftssikkerheden, og 2) at udrulningen ikke sker for lang tid efter undervisningsforløbet. SHIFT-EPJ-projektet var i udrulningen præget af mange tekniske problemer. Leveringen af programmet blev forsinket i forhold til den aftalte tidsplan, og programmet levede ikke op til hverken projektorganisationens eller brugernes forventninger. Testfasen var præget af uerfarne aktører, hvilket resulterede i, at programmet blev sat i drift på trods af mange tekniske og funktionelle mangler. Erfaringerne fra SHIFT-EPJ-projektet samt fra andre IT-projekter viser, at det ofte er svært at langtidsplanlægge et sådant projekt, men at usikkerheder kan mindskes i form af tæt koordinering og samarbejde mellem alle involverede parter. Det anbefales, at der foretages en løbende opfølgning eksempelvis via statusmøder mellem projektets parter samt skriftlige aftaler omkring programudvikling, levering, dokumentation og tekniske forudsætninger for dermed at mindske uforudsete hændelser og skabe mere gensidig forståelse. 2.5 Nye arbejdsgange og procedurer Indførelsen af EPJ drejer sig ikke kun om at sætte strøm til papirjournalen. Overgangen fra flere papirjournaler til én tværfaglig elektronisk journal kræver en række ændringer i organisationen i form af nye arbejdsgange og procedurer. Det er derfor nødvendigt at nedsætte en række tværfaglige arbejdsgrupper, der både før, under og efter indførelsen af EPJ kan diskutere EPJs betydning for arbejdsgange og procedurer. Disse arbejdsgrupper vil til dels være en del af kravspecifikationsfasen, men de vil ligeledes danne ramme for en række opfølgende diskussioner om den optimale anvendelse af EPJ. Det anbefales, at indførelsen af EPJ ses som et organisationsudviklingsprojekt, hvor medarbejderne dels er med til at udvikle et støttende værktøj for pleje og behandling af patienten, og dels flytter sig hen til de muligheder, som dette værktøj giver for dermed at opnå det optimale patientforløb.

11

DEL 1: FØR OPSTART Perioden før udrulningen af EPJ bestod ud over etableringen af en projektorganisation, dels af udviklingen af EPJ ved opstilling af krav til produktet, og dels af løbende undervisning af brugerne på de tre sygehusenheder umiddelbart før udrulningen af EPJ. De følgende tre kapitler vil beskrive disse tre faser; projektorganisationens opbygning, kravspecifikationsfasen og uddannelsesforløbet. 12 3. Projektorganisationen Projektorganisationen blev dannet i oktober 1997 umiddelbart efter, at SHIFT-EPJ-projektet var startet. Organisationen er bygget op omkring Implementeringsgruppen og har udviklet sig efterhånden som projektet og behovet for mere struktur og formalisering er vokset. Dette kapitel vil kort beskrive grupperne og deres indbyrdes sammenhæng og bygger hovedsageligt på Implementeringsgruppens egen evaluering af projektorganisationen. For nærmere beskrivelse af sammensætningen af grupperne i projektorganisationen henvises til rapport 3 fra SHIFT-EPJ-projektet 1. 3.1 Styregruppen Styregruppen har til opgave at sikre den ledelsesmæssige forankring af SHIFT-EPJ-projektet i Sygehus Fyn Center Syd. Styregruppen er sammensat af repræsentanter fra områdeledelsen, centerledelsen, afdelingsledelsen, IT-chefen, en praktiserende læge, en fællestillidsmand og en repræsentant fra Rambøll samt i opstartsfasen en repræsentant fra konsulentfirmaet Fischer & Lorenz. Styregruppen har faste mødeplaner i forbindelse med projektets milepæle og mødes derudover ad hoc. Implementeringsgruppen vurderer, at de har haft et godt samarbejde med Styregruppen. Sammensætningen af Styregruppen har været god og kompetent, men Implementeringsgruppen påpeger, at gruppens medlemmer skal vælges med omhu. Implementeringsgruppen mener, at det har været vanskeligt at diskutere problematiske områder i forbindelse med programudvikling og levering, når leverandøren er til stede, men omvendt er muligheden for direkte dialog med leverandøren i princippet god. Det kan derfor anbefales, at leverandøren indgår ad hoc eller inviteres til udvalgte styregruppemøder. Ligeledes nævner Implementeringsgruppen, at nøglepersoner fra det kliniske personale burde have været mere involveret i gruppen. 3.2 Implementeringsgruppen Implementeringsgruppen har til opgave at fungere som projektets koordinerende, formidlende og 1 Rapport nr. 3: Implementeringsanalyse af Fischer & Lorenz, p. 7-12.

13 samlende organ, samt ansvarlig for projektets fortsatte fremdrift 2. Implementeringsgruppen består af repræsentanter på tværs af faggrupper og på tværs af den geografiske fordeling på de tre sygehusenheder, der er frikøbte fuldtidsressourcer. Implementeringsgruppen er det centrale omdrejningspunkt i projektet, hvorfra aktiviteter iværksættes, arbejdsgrupper nedsættes, og data indsamles, bearbejdes samt videreformidles. Implementeringsgruppens medlemmer varetager rollen som EPJ-konsulenter og fungerer som formidlere til organisationen i forbindelse med det konkrete EPJarbejde. Implementeringsgruppen refererer til Styregruppen og ledes af projektlederen. Implementeringsgruppen vurderer sig selv som værende en dynamisk gruppe, der har suppleret hinanden godt både fagligt og geografisk, det vil sige i forhold til det lokale kendskab på de enkelte sygehusenheder og afdelinger. Implementeringsgruppen mener, at de i gruppen har haft en god indbyrdes kemi, og at de har været fleksible og åbne over for hinanden. Implementeringsgruppen har haft en løs struktur i gruppen, hvor der ikke har været skarpe faggrænser eller opgavegrænser. Dette har både været til fordel og ulempe for Implementeringsgruppen, der har udviklet en meget bred kompetence, men samtidig har de været lidt længere tid om at løse nye opgaver på grund af den manglende ansvarsplacering. Implementeringsgruppen vurderer, at de har behov for mere struktur i gruppen herunder mere tid til at pleje gruppen og dens opgaver og ansvar. Det kan derfor anbefales, at Implementeringsgruppen indfører en fast mødestruktur med skriftlige beslutningsreferater herunder mere opgavestyring i forhold til præcisering og uddelegering. Implementeringsgruppen mener, at de har manglet kompetence og uddannelse i forhold til projektarbejde og IT-kendskab. Ligeledes har det været problematisk, at Implementeringsgruppen kun i perioder har haft den fulde tværfaglighed i form af en læge i gruppen. Disse mangler er dels kommet til udtryk i Implementeringsgruppens samarbejde med leverandøren, hvor det IT-mæssige grundlag har været mangelfuldt, og dels i deres kommunikation med brugerne, hvor lægerne på afdelingerne og Implementeringsgruppen har manglet en gensidig sparringspartner. Implementeringsgruppen mener, at en del af ovennævnte problemer kunne være løst via en bedre planlægning og forberedelse samt kortlægning af kompetence i Implementeringsgruppen før den egentlige projektopstart. Herunder mere tid og større mulighed for at orientere sig om EPJ-udviklingen uden for eget projekt eventuelt via studiebesøg eller litteraturgennemgang. Eksempelvis har Sverige og Norge gjort erfaringer med EPJ. Brugerne mener generelt, at Implementeringsgruppen har gjort et stort stykke arbejde med meget engagement og været en stor støtte ikke mindst i forhold til selve udrulningen af EPJ. Samtidig har brugerne haft en række frustrationer i forbindelse med de mange fejl og mangler ved programmet, samt 2 For nærmere beskrivelse af Implementeringsgruppens opgaver henvises til rapport nr. 3 i SHIFT- EPJ-projektet: Implementeringsanalyse af Fischer & Lorenz, p. 23-24.

14 forsinkelserne i projektet, hvilket har gjort, at brugerne ikke føler, at informationen til og fra Implementeringsgruppen har været tilstrækkelig struktureret. Enkelte brugere nævner ligeledes, at problemet har ligget i kommunikationen mellem Implementeringsgruppen og Rambøll, hvilket Rambøll bekræfter. Rambøll mener, at årsagen er den manglende struktur i Implementeringsgruppen og en projektstart uden en fast projektleder i Implementeringsgruppen. 3.3 Referencegruppen Referencegruppen består af håndplukkede interessenter uden for SHIFT-EPJ-projektet og har til opgave at sikre det faglige indhold i projektet samt tjene som rådgiver for Styregruppen og Implementeringsgruppen. Referencegruppen har fået nye medlemmer undervejs i forløbet og er dermed støt blevet større. Implementeringsgruppen mener, at Referencegruppen har været en god sparringspartner, der har kunnet bidrage med viden og erfaringer til projektet. Referencegruppen har været Implementeringsgruppens mulighed for at diskutere med omverdenen. Det er derfor Implementeringsgruppens vurdering, at Referencegruppen bør sammensættes af eksterne og interne repræsentanter med interesse for EPJ og med et klart defineret formål, således at Referencegruppen ikke bliver et forum for intern information. Der er ligeledes mulighed for, at Referencegruppens størrelse og sammensætning kan variere over tid, alt efter behov og hvilken fase projektet befinder sig i. 3.4 Teknikergruppen Teknikergruppen består af de tekniske medarbejdere i Sygehus Fyn med ansvar for håndteringen af de overordnede tekniske opgaver i projektet. Teknikergruppen mener ikke, at de har haft tilstrækkelig viden og uddannelse til at kunne løfte et så stort projekt. Dels nævner Teknikergruppen behov for mere teknisk viden herunder viden om de understøttende programmer og dels behov for en mere projektorienteret gruppe. Teknikergruppen har til tider ikke følt sig fleksible nok i forhold til eksempelvis arbejdstider og aflønning, hvilket et projekt som dette klart kræver. Ligeledes mener Teknikergruppen ikke, at samarbejdet med Rambøll har fungeret tilfredsstillende. Rambøll peger i lighed med Teknikergruppen selv på Teknikergruppens manglende viden og projektforståelse til at kunne varetage så stort et projekt som SHIFT-EPJ. Rambøll mener, at samarbejdet har været præget af, at Teknikergruppen var meget ufleksible med hensyn til arbejdstider. Ofte var Teknikergruppen ikke til stede, når der var brug for det, hvilket gjorde, at Implementeringsgruppen eller brugerne måtte træde til. Desuden beskriver Rambøll deres kommunikation og samarbejde med Teknikergruppen som to parter, der ikke talte samme sprog.

15 Implementeringsgruppen vurderer, at der bør stilles større krav til Teknikergruppen i forbindelse med så stort et udviklings- og implementeringsprojekt, som EPJ er. Teknikergruppen skal have stort ITkendskab og have erfaring med projektarbejde og udviklingsprojekter samt mulighed for at indgå i projektorganisationen i form af mere fleksible arbejdsvilkår. Implementeringsgruppen mener, at Teknikergruppens engagement har været varierende gennem projektet, og at opgave-prioriteringen i Teknikergruppen til tider har adskilt sig fra Implementeringsgruppens prioriteringer. For at imødekomme disse kommunikationsproblemer udarbejdede Sygehus Fyn en kommunikationsmodel for det videre tekniske samarbejde mellem Implementeringsgruppen, IT-afdelingen på Sygehus Fyn og leverandøren (Rambøll). Informationsafdelingen på Sygehus Fyn udarbejdede i december 1998 en kommunika-tionsmodel for SHIFT-EPJ-projektet: Kommunikationen mellem Implementeringsgruppen og IT-afdelingen, Sygehus Fyn: Statusmøder hver 14. dag med skriftlige opgavelister og tidsplaner herfor. IT-afdelingens interne møder meddeles til Implementeringsgruppen. Kommunikationen med Rambøll: Statusmøder hver 14. dag, hvor eventuelle problemstillinger afklares. Spørgsmål om brugergrænseflade og brugertest rettes til Implementeringsgruppen. Spørgsmål om drift og opsætning af servere og arbejdsstationer rettes til IT-afd. Ændringer på serveren eller på arbejdsstationer skal ske i samarbejde med IT-afd. 3.5 Brugergrupperne Hver af de tre sygehusenheder har nedsat lokale tværfaglige brugergrupper. Brugergrupperne havde i starten blandt andet til opgave at opstille kravspecifikationer til programmet, udarbejde arbejdsgangsbeskrivelser, arbejdspladsvurderinger samt deltage i tværgeografiske arbejdsgrupper. Det var derfor vigtigt at sikre, at alle faggrupper og afsnit/afdelinger er repræsenteret i Brugergrupperne, og at de udvalgte brugere i gruppen kan varetage opgaven som repræsentant for alle brugere herunder viderebringelse af informationer mellem brugerne og Implementeringsgruppen. Implementeringsgruppen mener, at Brugergrupperne har været et godt forum for diskussioner samt formidling af informationer mellem Implementeringsgruppen og Brugergrupperne, mens kommunikationen fra Brugergrupperne ud til brugere ikke altid har fungeret optimalt. Brugergrupperne mener, at Implementeringsgruppen har været en god støtte for arbejdet i Brugergrupperne, men ikke alle i Brugergrupperne har set det som deres opgave at viderebringe

16 informationer mellem Implementeringsgruppen og brugerne. Dette har forårsaget, at brugerne ikke føler sig tilstrækkelig informeret specielt i forbindelse med feedback og derfor efterlyser en direkte dialog med henholdsvis Implementeringsgruppen og Rambøll. 3.6 Eksterne konsulenter Konsulentfirmaet Fischer & Lorenz var i forbindelse med SHIFT-EPJ-projektets opstart i perioden september 1997 til april 1999 tilknyttet Implementeringsgruppen. Fischer & Lorenz fungerede som rådgiver og som teknisk assistance i forbindelse med udarbejdelsen af kravspecifikationen samt den tekniske vurdering af MediCare herunder løbende vurdering af projektplaner og dokumentation. Ligeledes har Fischer & Lorenz, som det fremgår af afsnit 1.1, bidraget med de tre første rapporter i denne serie omhandlende SHIFT-EPJ-projektet. Fyns Amt, Udviklings- og Uddannelsesafdelingen, Udviklingskontoret, er tilknyttet SHIFT-EPJprojektet i forbindelse med evalueringen af EPJ og gennemfører målinger i form af før- og efter-analyser samt en evaluering af implementeringen af EPJ. Udviklingskontoret bidrager, som det fremgår af afsnit 1.1, med de to sidste rapporter i serien omhandlende SHIFT-EPJ-projektet, hvoraf denne implementeringsrapport er den ene, mens den sidste rapport er den samlede evaluering af hele SHIFT- EPJ-projektet. 3.7 Konklusioner og anbefalinger Følgende anbefalinger kan på baggrund af ovennævnte videregives vedrørende etableringen og organiseringen af projektorganisationen i form af sammensætningen og samarbejdsrelationerne mellem grupperne i projektorganisationen. Endvidere henvises til rapport 3 fra SHIFT-EPJ-projektet 3. Styregruppen Den rette gruppesammensætning kan sikres i form af repræsentanter fra afdelings-, center- og områdeledelsen, IT-faglige personer samt repræsentanter fra det kliniske personale med den rette viden og engagement i projektet. Leverandøren bør ikke være fast medlem af Styregruppen. Implementeringsgruppen Implementeringsgruppens medlemmer skal være uddannet til at kunne varetage projektarbejde og anvendelse af IT, samt have både en bred faglighed og bløde kvalifikationer så som fleksibilitet, tålmodighed og engagement. Implementeringsgruppens medlemmer skal projektansættes, således at de rette arbejdsvilkår sikres herunder arbejdstider og aflønning. Ligeledes skal Implementeringsgruppen have mulighed for efter 3 Rapport nr. 3: Implementeringsanalyse af Fischer & Lorenz, p. 30, 33, 35-37.

17 behov at frikøbe personale til specifikke ad hoc-opgaver. Implementeringsgruppen har behov for faste rammer og klare informationsgange både internt og eksternt i form af faste mødeplaner og skriftlige beslutningsreferater. Der skal foretages langsigtet planlægning og en løbende strukturering og revision af rolle- og opgavefordelingen henholdsvis i Implementeringsgruppen og i samarbejdet med interne og eksterne parter. Herunder klare aftaler om dokumentationsniveau og -ansvar i form af formelle kontrakter med eksterne samarbejdsparter. Referencegruppen Formålet med Referencegruppen skal klart defineres. Referencegruppen skal ikke være et forum for intern information, men derimod Implementeringsgruppens mulighed for at diskutere med omverdenen. Teknikergruppen Teknikergruppens opgaver skal være klart defineret og omfatte koordineringen af de tekniske opgaver mellem de involverede parter samt tekniske ad hoc-opgaver og løbende information. Den rette kompetence i form af stor teknisk indsigt og projekterfaring skal være til stede eller udvikles hos Teknikergruppens medlemmer eventuelt via uddannelse. Teknikergruppens medlemmer skal indgå aftaler med driftsorganisationerne om arbejdsvilkår, arbejdstider, overenskomst og lignende i forhold til projektorienteret arbejde. Teknikergruppen skal indgå klare og detaljerede aftaler med sine samarbejdspartnere om ansvarsog opgavefordelinger herunder samarbejdsrelationer. Brugergrupperne Brugergruppernes opgaver skal defineres og være kendt af alle involverede parter, da de skal fungere som repræsentant for brugerne. Opgaverne dækker dels brugernes inddragelse og rolle i programudviklingen herunder kravspecifikationen, og dels i forhold til den løbende informationsgang mellem Brugergrupperne og brugerne samt mellem Brugergrupperne og projektets øvrige parter. Det er vigtigt at skabe en fælles forståelsesramme blandt projektets parter specielt i forhold til brugernes krav og ønsker, da brugernes motivation og samarbejdsvillighed er et vigtigt fundament for projektet.

18 Eksterne konsulenter Eksterne konsulenter skal kun anvendes i begrænset omfang til enkeltstående og veldefinerede opgaver. Det skal så vidt muligt tilstræbes, at egen kompetence og ekspertise anvendes, således at det rette sundhedsfaglige og tekniske kendskab sikres, og at projektledelsen forankres internt. Eventuel brug af eksterne parter kræver dels klare aftaler med projektorganisationen og dels, at erfaringer aflejres i projektorganisationen.

4. Information og kravspecifikation 19 Kravspecifikationsfasen bestod dels af en række tværgeografiske og lokale informationsmøder for de kommende brugere omkring udvikling og implementering af EPJ og dels af en række temamøder, hvor brugerne har diskuteret konkrete faglige temaers relation til EPJ. Fischer & Lorenz og Rambøll afholdt ved projektets start et informationsmøde for brugerne om projektet og baggrunden for at indføre EPJ, mens Implementeringsgruppen løbende gennem hele projektet har afholdt stormøder på de enkelte sygehusenheder for at informere om de kommende aktiviteter. For yderligere oplysninger om information og kravspecifikationen henvises desuden til rapport 3 fra SHIFT-EPJ-projektet 4. Temamøderne er afholdt af forskellige brugergrupper, der hver især udarbejdede en række arbejdsgangsbeskrivelser i forhold til deres nuværende arbejdsgange med papirjournal og kardex og i forhold til deres forventede fremtidige arbejdssituation med én fælles EPJ. Dette mundede ud i en række ønsker og krav til journalens indhold, hvor ud fra Fischer & Lorenz opstillede en kravspecifikation. Eksempel på faglige temaer: Indlæggelse af patienter Akut forløb Plejeplaner Fælles problemløsende journal Medicinering Udskrivning af patient Genering af rapporter Stuegang? Eksempel på et tema: Plejeplaner Formål: At få udarbejdet et for alle implicerede parter så optimalt arbejds- og dokumentationsredskab som muligt. Den elektroniske plejeplan vil berøre mange fagpersoner fordelt på mange afsnit, og flere geografiske områder, hvorfor det er af væsentlig betydning, at det diskuteres så bredt som muligt. Gevinster: At plejepersonalet arbejder mere målrettet og fremadrettet. Det bliver lettere at overflytte patienter, når plejeplanen er ens. At nå frem til en fælles måde at samarbejde og dokumentere på, dvs. et fælles sprog, vil gøre det lettere at forstå hinanden, samt lettere at sammenligne på tværs eksempelvis ved kvalitetsundersøgelser o.l.... Spørgsmål: Hvordan skal strukturen i den elektroniske plejeplan være? Hvad er plejepersonalets indstilling til at arbejde med en tværfaglig problemorienteret journal?... Ansvarlig hovedinteresse: Tværgeografisk gruppe primært bestående af plejepersonale. 4 Rapport nr. 3: Implementeringsanalyse af Fischer & Lorenz, p. 16-17, 20, 23, 46-59.

20 Kravspecifikationen var en beskrivelse af det forventede system ud fra en række krav til journalindhold, betjening og funktionalitet, sikkerhed, teknik, samt indførelse og drift. Formålet med kravspecifikationen var dels at afgrænse det forestående udviklingsprojekt på en sådan måde, at leverandøren var i stand til at vurdere omfanget af de konsulent- og udviklingsressourcer, de skulle anvende, og dels at danne et fælles udgangspunkt for projektorganisationen, leverandøren og kommende brugere i forhold til de efterfølgende drøftelser om konkrete krav og ønsker til EPJ. Disse drøftelser blev foretaget i forskellige tværfaglige brugergrupper, dannet på baggrund af de faglige temaer fra arbejdsgangsbeskrivelserne. Formålet med disse tværgående grupper var på grundlag af kravspecifikationen at skabe enighed blandt brugerne om struktur, indhold og layout i EPJ i forhold til de enkelte faglige temaer. Temamøderne skulle ligeledes fungere som en direkte dialog mellem Rambøll og brugerne om konkrete behov og ønsker til en fælles elektronisk enhedsjournal i forhold til de faktiske udviklingsmuligheder. I bilag A ses et eksempel på en dagsorden til et sådant temamøde. 4.1 Brugerinddragelse Brugernes grundlag for at stille krav til en kommende EPJ bygger på information samt brugernes egne diskussioner og arbejdsgangsbeskrivelser. Ligeledes har enkelte brugere være på studietur til Sygehus Fyn Rudkøbing for at se EPJ i drift, mens andre brugere har haft en Medex-journal til gennemsyn for at danne sig et billede af, hvordan EPJ kan opbygges. Generelt mener brugerne, at det har været svært at danne sig et billede af, hvad EPJ var, og hvad det ville betyde for deres hverdag. Brugerne mener, at informationen i opstartsfasen var meget teknisk og programrettet frem for patientfokuseret. Dette gjorde, at brugerne havde svært ved at opstille konkrete krav til MediCare ud fra det givne informationsgrundlag. På trods heraf oplevede brugerne en række gode diskussioner på fællesmøderne og i brugergrupperne i forhold til etableringen af en fælles journal og mellem erfarne Medex-brugere fra Sygehus Fyn Rudkøbing og de kommende brugere fra Sygehus Fyn Ærøskøbing og Sygehus Fyn Svendborg. De brugere, der var på studietur til Sygehus Fyn Rudkøbing, mener, at turen var meget givende og med til at give dem et bedre grundlag for at stille krav, mens de brugere, der fik en Medex-journal til gennemsyn, ikke mener, at det var nogen hjælp i forhold til kravspecifikationen. Lægerne fra Sygehus Fyn Rudkøbing mener ikke, at deres viden og erfaringer med Medex blev inddraget tilstrækkeligt i udviklingsarbejdet. Set i bakspejlet mener lægerne, at mange fejl og mangler i MediCare kunne være undgået, hvis systemudviklerne havde taget udgangspunkt i Medex-journalen og taget lægernes erfaringer og ideer om forbedringer til efterretning. Lægerne mener ligeledes, at de har haft for få ressourcer til rådighed til at deltage i udviklingsarbejdet, og at der har manglet information fra Implementeringsgruppen om vigtigheden af lægegruppens deltagelse.

21 Implementeringsgruppen er enige med brugerne i, at det har været svært for det kliniske personale at opstille krav til et produkt, de ikke har haft et klart billede af hvad var. Trods grundlaget for at opstille krav mener Implementeringsgruppen, at Brugergrupperne har været velfungerende og sammensat af engagerede og initiativrige brugere. 4.2 Samspillet med leverandøren Rambøll indgik i arbejdet omkring kravspecifikationen ved at deltage i Brugergruppernes temamøder, hvor formålet var via direkte dialog at gøre kravspecifikationen mere præcis og detaljeret. Brugerne kunne præsentere deres krav og ønsker til programmet, og Rambøll havde mulighed for at komme med uddybende spørgsmål i forhold hertil. Formålet med disse møder var blandt andet at give brugerne en direkte tilbagemelding på, om deres krav og ønsker kunne indfries og i givet fald, hvordan Rambøll ville løse opgaven. Denne dialog mellem den tekniske og kliniske verden skulle være med til at skabe en fælles forståelses- og begrebsramme i forhold til programudviklingen. Desværre lykkedes det ikke på alle temamøderne at skabe denne dialog, da Rambøll ikke deltog i alle temamøderne. Både brugere, Implementeringsgruppen og Rambøll giver udtryk for, at de manglede denne direkte dialog, men Rambøll erkender, at de ikke havde ressourcer til at deltage i alle temamøderne. Dette gjorde, at en del af informationen fra Brugergrupperne gik via Implementeringsgruppen til Rambøll, idet Implementeringsgruppen måtte videregive brugernes krav og ønsker for Rambøll i form af referater fra møderne. Implementeringsgruppen mener, at denne kommunikation med Rambøll var mangelfuld, da Rambøll på daværende tidspunkt endnu ikke havde en projektleder. Rambølls manglende deltagelse i temamøderne kombineret med den mangelfulde dialog mellem Implementeringsgruppen og Rambøll resulterede derfor i, at formålet med temamøderne ikke blev opfyldt på alle møderne, det vil sige en manglende præcisering af kravspecifikationen. Rambøll mener ikke, at der blev udarbejdet en egentlig kravspecifikation, men at Sygehus Fyn troede, at den kravspecifikation, som Fischer & Lorentz lavede, var den endelige kravspecifikation. Der var derfor nævnt mange ønsker i kravspecifikationen, som Rambøll mener slet ikke kunne lade sig gøre i praksis. 4.3 Konklusion og anbefalinger Overordnet må det konkluderes, at udviklingsarbejde tager tid, og at det er vigtigt, at de rette ressourcer reserveres hertil. Alle parter skal være forberedt på, hvad det kræver, og hvilke konsekvenser det vil få for deres hverdag at være en del af et udviklingsprojekt. Ligeledes er det vigtigt så vidt muligt at adskille udvikling og implementering, da det er meget svært og ressourcekrævende i den samlede planlægning at sammenlægge disse faser. I forhold til kravspecifikationsfasen og inddragelse af brugerne kan der drages følgende konklusioner:

22 Tilrettelæggelsen af kravspecifikationsfasen For at kunne udvikle en velfungerende EPJ er det afgørende, at den viden og de kompetencer, der findes i den kliniske verden, afdækkes og anvendes. Dette kræver, at systemudviklerne forstår, hvordan den kliniske hverdag fungerer, og hvilke behov produktet skal imødekomme. Det kræver en veltilrettelagt dialog, hvori det til tider kan være nødvendigt at anvende tolke til oversættelse mellem den kliniske hverdag og teknikken. I princippet var det også denne tankegang, der lå bag organiseringen af SHIFT-EPJ-projektet i form af brugernes aktive og konstruktive deltagelse. Det må dog konkluderes, at det særligt i den afgørende startfase ikke i tilstrækkeligt omfang lykkedes at skabe denne dialog. Nøgleordene i en velfungerende kravspecifikationsfase er information og kommunikation. Planlagt og systematiseret information til brugerne samt velstruktureret kommunikation mellem Brugergrupperne, Implementeringsgruppen og leverandøren er meget vigtigt i udviklingsforløbet og er i høj grad med til at præge forventningerne til produktet og den aktive deltagelse heri. Erfaringer fra lignende både danske og udenlandske produkter på markedet (eksempelvis fra Norge, Sverige eller Finland) kan være med til at give brugerne et bedre grundlag for at stille krav. Anbefalinger og ideer til kommende opstartsfaser herunder kravspecifikationen På baggrund af ovennævnte erfaringer med kravspecifikationen kan der gives følgende anbefalinger til kommende EPJ-projekter:? Nødvendig tid og ressourcer skal afsættes i forbindelse med kravspecifikationsfasen herunder valg af produkt, da dette er en meget afgørende og grundlæggende fase i forhold til projektet og det videre forløb. Erfaringer og viden fra andre IT-projekter eller produkter både i og uden for Danmark bør indhentes.? Brugerne skal have det nødvendige vidensgrundlag for at få et så realistisk billede af produktet som muligt eventuelt i form af studiebesøg eller demo-versioner af lignende produkter på markedet. Ligeledes skal leverandøren være i besiddelse af den nødvendige sundhedsfaglige kompetence, det vil sige kendskab til det kliniske miljø, produktet skal indgå i/være en del af.? Brugerinddragelse skaber behov for vikarer og/eller nedsat patientindtag, således at personalet har den fornødne tid til at indgå i udviklingsarbejdet.? Kravspecifikationen skal være skriftlig og udarbejdet i tæt samarbejde mellem brugere, projektorganisationens parter og leverandøren, indeholdende klare krav og tidsfrister, som alle kan leve op til.