Projektbeskrivelse
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund... 1 2. Formål med opgaven... 2 3. Indhold af projektet... 2 4. Organisering af opgaven... 3 5. Resultat af projektet... 4 6. Tidsplan... 4 BILAG 1... 6 7. Konsulentfirmaet H.C.Vestergaard... 6 8. Konsulenter... 6 S2
1. Baggrund har rettet henvendelse til et H.C.Vestergaard med henblik på en vurdering af hvilken organisationsmodel, der vil være bedst egnet fremover til at understøtte kommunen i forhold til de udfordringer og muligheder, man står overfor. En af de større udfordringer for er at sikre et fremtidigt bæredygtigt grundlag såvel økonomisk som fagligt. Herudover er der et pres fra omverdenen i forhold til kommunens serviceydelser. Det gælder både mængden og kvaliteten i serviceydelserne. Ligeledes er der en udfordring for den demokratiske proces. Yngre borgere har andre forventninger til det politiske system ikke kun til indholdet men bestemt også til formen. Over for det står en række muligheder, som måske kan være med til at bane vejen for løsningerne på kommunens udfordringer. Der er rigtig mange frivillige, der i dag yder en stor og uegennyttig indsats. Kan det frivillige element inddrages endnu mere uden at ødelægge grundlaget for kerneydelsen. Der kommer stadig nye teknologiske muligheder frem, der giver mulighed for både at tage nye opgaver op, man ikke kunne løse før og løse eksisterende opgaver bedre og mere effektivt. Der opleves stor interesse fra borgernes side for involvering og for at bidrage. Disse udfordringer og muligheder er ikke nye, men de har nok en noget anderledes dimension i dag end for bare 7 år siden ved kommunesammenlægningen. Herudover er der nogle mere konkrete situationer i den nære fremtid. s fire direktører forventes at forlade organisationen inden for de næste 2-4 år på baggrund af pensionering og udløb af åremålskontrakt. har købstadsjubilæum i 2017, som samtidig er et valgår, hvor der tiltræder et nyt byråd i 2018. Der er derfor al mulig grund til at stoppe op og vurdere, hvorledes Struer Kommune ledelsesmæssigt og organisatorisk bliver i stand til at møde disse udfordringer og muligheder og ikke bare afværge det værst tænkelige, men tværtimod blive i stand til at påvirke udviklingen og skabe det bedst mulige grundlag for kommunen fremover. Hvordan kan kommunens egen organisation blive i stand også fremover at være en aktiv medspiller for borgerne og virksomhederne på de nye vilkår, der kommer? Hvilken organisationsform vil bedst understøtte det? Hvis der skal ske ændringer i organisationsformen, er der særlige krav til ledelsesstruktur og ledelsesform, der skal indgå? Og ikke mindst hvordan times eventuelle ændringer set i lyset af de ovenfor nævnte situationer? S1
Der har været afholdt møder mellem borgmester Mads Jakobsen, kommunaldirektør Claus Damgaard og chefkonsulent Hans Chr. Vestergaard om formål og indhold af opgaven. Forud er udleveret Notat af 4. januar 2012: Ledelse og organisering af s overordnede personalepolitik Det overordnede grundlag for r (mission, identitet, vision, værdier og slogan). Kompetencepolitik Organisationsdiagrammer for På baggrund heraf er nærværende forslag til proces for vurdering af den fremtidig ledelses- og organisationsstruktur bl.a. set i lyset af det forestående generationsskrifte udarbejdet. 2. Formål med opgaven Formålet med opgaven er At vurdere den fremtidig størrelse på direktionen i en kommune af denne størrelse og fordele/ulemper ved 2/3/evt. 4 medlemmer af direktionen At vurdere organiseringen af administrationen fremadrettet med en evt. ændret direktionsstørrelse, herunder fordele og ulemper i forhold til den faglige, ledelsesmæssige kompetence, de økonomiske vilkår og den politiske betjening. Hovedemnerne i projektet omhandler den overordnede ledelsesstruktur og organisationsmodel samt snitflader mellem de enkelte afdelinger i organisationen. Som udgangspunkt vil projektet ikke omfatte en vurdering af den interne organisationsopbygning og opgaveløsning i de enkelte afdelinger. Der vil dog kunne peges på sådanne elementer til en eventuel efterfølgende justering. Udviklingsprojektet omfatter ikke: det politiske system den decentrale organisationsstruktur (udenfor rådhuset) den interne organisering af de enkelte afdelinger på rådhuset vurdering af normeringer vurdering af enkeltpersoner Konkretisering af det mere præcise formål med opgaven i form af delmål m.v. indgår som et led i processen. 3. Indhold af projektet S2
Opgaven tilrettelægges således, at den indledes med interview af udvalgte personer og grupper med henblik på at uddybe og kvalificere ovenstående problemstillinger samt eventuelt at pege på relevante problemstillinger, der ikke fremgår af ovenstående, men som vil være nødvendige at inddrage i overvejelserne omkring generationsskiftet samt tilpasning og udvikling af organisationen. Processen vil omfatte nedenstående aktiviteter. Konsulentfirmaet modtager relevant materiale omkring generationsskiftet og organiseringen i. På baggrund heraf udarbejdes interviewguide til brug for interview af relevante personer. Følgende personer interviewes: Økonomiudvalget Direktionen Afdelingscheferne Repræsentanter fra øvrige ledere i kommunen Medarbejderrepræsentanter fra HovedMED Interviewene vil blive gennemført som individuelle interview og fokusgruppeinterview. Der er i tilbuddet indregnet 11 individuelle interview á 1½ time og 7 fokusgruppeinterview á 2½ time. Resultatet af interviewene forelægges for direktionen, der sammen med chefkonsulenten planlægger et udviklingsseminar af 1 dags varighed. I seminaret deltager direktion og afdelingschefer. Formålet med dette seminar er at udarbejde forslag til den fremtidige organisationsmodel og ledelsesstruktur. Forslag til ny organisationsmodel og ledelsesstruktur beskrives nærmere. I tilknytning hertil drøftes model for gennemførelse generationsskriftet i et samspil mellem direktionen og økonomi- og arbejdsmarkedsudvalget. Der udarbejdes forslag til tids og handlingsplan for det videre arbejde med udvikling og implementering af den nye organisations- og ledelsesstruktur. Forslaget vil omfatte beskrivelse af hvilke delopgaver, der nærmere skal undersøges og afklares enten i den eksisterende organisation eller i hertil nedsatte arbejdsgrupper. Forslaget drøftes med afdelingscheferne og forelægges til høring i HovedMed, hvorefter det sendes til behandling i økonomi- og arbejdsmarkedsudvalget. 4. Organisering af opgaven S3
Borgmester og kommunaldirektør er styregruppe for projektets indhold og gennemførelse. HovedMED er følgegruppe for projektet, og har til formål at være sparringspartner m.v. over for styregruppen og direktionen i forbindelse med opgavens gennemførelse. Konsulentfirmaet H.C.Vestergaard er tilknyttet som projektleder. Der tilknyttes en sekretariatsfunktionen for projektet, der bistår et med praktiske opgaver såsom mødetilrettelæggelse og mødegennemførelse, udarbejdelse af referater og eventuelle notater m.v. 5. Resultat af projektet Resultatet af projektet vil være: En sammenfattende vurdering af generationsskiftet i direktionen herunder hvilke muligheder der er for timing af de enkelte skift i direktionen set i lyset af de udfordringer kommunen står overfor samt eventuelle ændringer i ledelsesstruktur og organisering i øvrigt. En vurdering af den overordnede ledelsesstruktur i omfattende direktionen og afdelingschefniveauet samt forslag til fremtidig ledelsesstruktur. En vurdering af den overordnede organisationsstruktur i Struer Kommune samt forslag til fremtidig organistionsstruktur. Eventuelle forslag til øvrige emner, der som resultat af opgaven skal arbejdes videre med. Ovenstående belyses i forhold til de faglige og ledelsesmæssige kompetencer, eventuelle økonomiske konsekvenser samt den politiske betjening. 6. Tidsplan Der foreslås følgende tidsplan for projektet: Aktivitet Tid Ansvarlig/involveret Drøftelse og tilretning af nærværende beskrivelse August Kommunaldirektøren/ Direktionen Indsamling og gennemgang af materiale om kommunen Uge 37 Sekretariat og Gennemførelse af interview Uge 38-39 Konsulentfirmaet Bearbejdning af interview Uge 40-42 Konsulentfirmaet Planlægning og gennemførelse af seminar Uge 41-44 Direktion og S4
Beskrivelse af forslag til ny org. model og ledelsesstruktur Uge 44-45 Konsulentfirmaet og sekretariat Drøftelse af generationsskifte samt timingen heraf Uge 45-46 ØAK, direktion og Udarbejdelse af forslag til tidsog handlingsplan Uge 47 Konsulentfirmaet og sekretariat Drøftelse med direktion og afdelingschefer Uge 48 Direktion og Høring i HovedMED Uge 48 Direktion Behandling i ØAK 8. december Direktion og Ovenstående tidsplan kan ændres i det omfang, processen viser behov for nye eller andre/ændrede aktiviteter i forbindelse med tilpasning og udvikling af organiseringen. S5
BILAG 1 7. Konsulentfirmaet H.C.Vestergaard Firmaet H.C.Vestergaard ApS er et, der rådgiver kommuner, regioner og andre offentlige organisationer indenfor ledelse, styring og udvikling. Firmaets konsulenter har stor erfaring både som tidligere topchefer i stat, amt og kommune og som chefkonsulenter for ledelsen i kommuner, regioner og øvrige offentlige virksomheder. Konsulentfirmaet har bistået kommuner og regioner med fusionsprocessen i forbindelse med Kommunalreformen og har i forlængelse heraf også bistået en række kommuner med en opfølgende justering af den valgte organisering. 8. Konsulenter Hans Chr. Vestergaard Hans Chr. Vestergaard arbejder som ejer og chefkonsulent i et H.C.Vestergaard. Hans Christian Vestergaard er uddannet cand. oecon og har 17 års erfaring som topchef i private og offentlige virksomheder. Han har været direktør i kommunikationsvirksomheden Dafolo i Frederikshavn. Dernæst 9 år som kommunaldirektør i Silkeborg og senest 5 år som amtsdirektør i Ringkøbing Amt. Han arbejdede som chefkonsulent og manager i konsulentvirksomheden PLS RAMBØLL Management A/S inden han i 2002 dannede et H.C. Vestergaard ApS. Hans konsulenterfaring har omfattet ledelses- og organisationsudvikling samt strategisk planlægning i kommuner, regioner og universiteter. Opgaverne omfatter bl.a. evaluering og udvikling af organisationen, ledelsesstruktur, direktionsmodel, fusionering, værdibaseret ledelse, omstruktureringer, arbejdsgangsanalyser, teambuilding, rekruttering af topchefer samt bidraget til etableringen af ledelsesakademiet for topchefer i kommuner og amter i Danmark. Som konsulent har Hans Chr. Vestergaard arbejdet for over 50 forskellige kommuner og regioner i Danmark. Hans Chr. Vestergaard vil indgå som projektleder. S6